Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL ETABLISSEMENT SANOFI PASTEUR LYON" chez SANOFI PASTEUR (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL ETABLISSEMENT SANOFI PASTEUR LYON

ELECTIONS 2018 EN VUE DE LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE L’ETABLISSEMENT DE LYON DE LA SOCIETE SANOFI PASTEUR

Entre les parties soussignées

L’Etablissement de LYON Sanofi Pasteur situé 14 Espace Henry Vallée, 69007 Lyon, représenté par le Directeur Ressources Humaines

Code APE 2120Z - Convention collective Nationale de l’Industrie Pharmaceutique

d'une part,

et

les organisations syndicales intéressées ci-après signataires représentées par leurs délégués syndicaux respectifs ou des personnes dûment mandatées,

CFE-CGC,

CFTC,

CFDT,

FO,

d'autre part,

PREAMBULE

Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu en vue de l’élection des représentants du personnel au Comité social et économique de l’établissement de Lyon de la société Sanofi Pasteur, en application de l’accord d’entreprise relatif à la mise en place du Comité social et économique en date du 29 juin 2018.

Ce protocole règle donc la procédure des élections 2018 des membres titulaires et suppléants du Comité social et économique de l’établissement de Lyon de la société Sanofi Pasteur.

Le présent protocole tient compte du protocole cadre relatif aux élections professionnelles 2018 Sanofi Pasteur.

Les opérations électorales des représentants du personnel au Comité social et économique de l’établissement de Lyon seront organisées conformément aux dispositions du Code du Travail et selon les modalités suivantes.

ARTICLE 1 – DATE, HEURE ET LIEU DU SCRUTIN

Article 1.1 Premier tour

Conformément au protocole cadre relatif aux élections professionnelles 2018 Sanofi Pasteur et afin d’assurer un taux de participation optimum, le premier tour aura lieu du lundi 12 novembre à 9h au vendredi au 16 novembre 2018 à 14h, pour l’ensemble des collèges.

Le dépouillement sera effectué le 16 novembre 2018 à 14h10.

Si le quorum n’est pas atteint au premier tour, s’il y a eu carence totale de candidature ou si tous les sièges n’ont pas été pourvus, il sera procédé à un second tour de scrutin.

Article 1.2 Second tour

Conformément au protocole cadre relatif aux élections professionnelles 2018 Sanofi Pasteur et afin d’assurer un taux de participation optimum, le second tour aura lieu du lundi 26 à 9h au vendredi 30 novembre 2018 à 14h, pour l’ensemble des collèges si nécessaire.

Le dépouillement sera effectué le vendredi 30 novembre 2018 à 14h10.

Article 1. 3 Information du personnel

Les salariés seront informés de l’organisation des élections professionnelles et de leurs modalités dans la semaine du 1^er octobre, par plusieurs moyens simultanés :

• par voie d’affichage sur site ;

• par un mail à l’ensemble des salariés de la société Sanofi Pasteur

• par les outils de communication site : Info Ecrans et News intranet

ARTICLE 2 – EFFECTIF DE L’ETABLISSEMENT

L’effectif de l’établissement  est calculé conformément aux dispositions des articles L.1111-2 et L.1111-3 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure seront pris en compte dans les effectifs conformément aux dispositions de l’article L. 1111-2 du Code du travail :

« les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents ».

L’effectif prévisionnel de l’établissement à la date du 1^er tour de scrutin est de 574,49 salariés en équivalent temps.

ARTICLE 3 – COLLEGES ELECTORAUX

En raison de la faible représentativité du collège 1, les parties s’accordent pour fusionner les collèges 1 et 2.

Il est néanmoins convenu que les voix obtenues par le syndicat catégoriel la CFE-CGC  dans ce collège fusionné seront intégralement prises en compte et considérées, au moment de la consolidation, comme des voix obtenues au titre d’un collège 2 classique (au sens du code du travail).

Collège Non-cadres (collèges 1 & 2)

Votent dans le second collège les salariés classés de 180 à 390 (incluant les coefficients 365 non-cadres).

Collège Cadres (collège 3)

Votent dans le troisième collège les salariés classés de 400 à 800 (incluant les coefficients 365 cadres).

ARTICLE 4 – NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR

Le nombre de sièges à pourvoir au Comité social et économique est déterminé en fonction de l’effectif de l’établissement, conformément aux dispositions de l’article R.2314-1 du code du travail.

Il est convenu entre les parties de répartir les sièges de la façon suivante :

Effectifs en équivalent temps plein	Nombre de membres du CSE à élire	Répartition des sièges au CSE
Non-cadres	107,22	13 Titulaires	Non-cadres : 3
			Cadres : 10
Cadres	467,27	13 Suppléants	Non-cadres : 3
			Cadres : 10
Total	574,49

ARTICLE 5 – REPRESENTATION EQUILIBREE ENTRE LES FEMMES ET LES HOMMES

En application de l’article L. 2314-30 du Code du travail, une représentation équilibrée des femmes et des hommes doit être assurée au sein du Comité social et économique, tant pour les membres titulaires que pour les membres suppléants.

Pour chaque collège électoral, les listes qui doivent comporter plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits dans le collège électoral (par effet « miroir »).

Cela s’applique à la liste des candidats titulaires et à la liste des candidats suppléants.

Les listes doivent être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

La société a porté à la connaissance des salariés la part de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5

• Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut pas être en première position sur la liste.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :

• L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

• L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Néanmoins, si les listes déposées sont conformes et que la sur-représentativité d’un candidat élu était liée au raturage de certains candidats ou à l’élection au poste de titulaire d’un candidat suppléant, il n’y aura pas d’annulation de l’élection d’un candidat devenu surreprésenté par ces deux causes.

La proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège est la suivante : (estimation des listes électorales)

Collège non-cadres :

Nombre d’inscrits sur la liste électorale : 115 salariés

Nombre de femmes = 110 : proportion de femmes dans le collège non-cadres = 95,65 %

Nombre d’hommes = 5 : proportion d’hommes dans le collège non-cadres = 4,35 %

Collège cadres :

Nombre d’inscrits sur la liste électorale : 438 salariés

Nombre de femmes = 224 : proportion de femmes dans le collège cadres = 51,14 %

Nombre d’hommes = 214 : proportion d’hommes dans le collège cadres = 48,86 %

ARTICLE 6 – CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE

ELECTORAT :

Sont électeurs, les salariés remplissant les conditions suivantes au jour du 1^er tour du scrutin,

• inscrits à l’effectif de l’établissement au jour des élections,

• âgés de 16 ans révolus,

• travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise,

• n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

En revanche, ne sont pas électeurs :

• l’employeur et les cadres qui par leurs fonctions représentent le chef d’entreprise auprès du personnel,

• les salariés intérimaires qui sont électeurs dans l’entreprise de travail temporaire.

Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure répondant aux critères cumulatifs suivants :

• présence dans les locaux de l’établissement,

• présence permanente et continue sur les 12 mois précédant le 1er tour,

peuvent faire le choix d’être électeur, dans leur collège, au sein de Sanofi Pasteur. Ils doivent en exprimer formellement la demande auprès de leur employeur.

ELIGIBILITE :

Sont éligibles les salariés remplissant les conditions suivantes au jour du 1^er tour du scrutin

• être électeur,

• âgés de 18 ans révolus,

• ayant travaillé dans le Groupe sanofi depuis un an au moins,

• ne pas être conjoint, pacsé, concubin, ascendant, frère, sœur ou allié au même degré de l’employeur.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice.

ARTICLE 7 – ELABORATION ET AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES

Les listes électorales sont établies distinctement par collège en conformité avec le présent protocole.

Elles comporteront, l’indication des noms, prénoms, la mention « 16 ans révolus », ancienneté des salariés concernés (pour les salariés mis à disposition, il sera indiqué la date de début de mise à disposition dans nos locaux), ainsi que leur poste ou fonction occupée.

Ces listes seront affichées dans les locaux de l’établissement au plus tard le mardi 16 octobre pour le 1er tour.

Conformément à la loi, une action pourra être engagée devant le tribunal d’instance, dans le délai maximum de 3 jours, à compter de l’affichage.

ARTICLE 8 – LISTES DE CANDIDATS

Les listes sont établies de façon distincte pour chaque collège, et séparément pour les titulaires et les suppléants.

Les listes de candidats peuvent comprendre un nombre de candidats inférieur à celui des sièges à pourvoir, mais non supérieur.

Les listes de candidatures, établies par collège, doivent préciser :

• s’il s’agit du 1er ou du 2nd tour des élections,

• le cas échéant, en particulier pour le 1er tour, le nom de la ou des organisations syndicales qui la présentent,

• s’il s’agit de la liste des titulaires ou des suppléants,

• le nom et prénom du candidat, contresigné par l’intéressé.

Un salarié d’un collège ne peut se présenter que dans son collège.

Les doubles candidatures titulaire/suppléant sont admises. Dans le cas où le candidat est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, la candidature de titulaire prévaut sur celle de suppléant. Dans ce cas, le poste suppléant est attribué au candidat suppléant suivant dans la liste.

Article 8.1 Premier tour de scrutin

Au premier tour de scrutin, il est rappelé qu’en application des dispositions des articles L.2314-29 et L.2314-5 du Code du travail, seules les organisations syndicales habilitées peuvent présenter des candidats.

Les listes de candidatures proposées au 1er tour par les organisations syndicales seront remises par écrit par lettre remise en main propre contre récépissé ou lettre recommandée avec accusé de réception au bâtiment C1-2 ou par mail avec accusé de réception à Claire Brion et Karine Cotton au plus tard le jeudi 11 octobre à 16 heures.

Les listes de candidats seront affichées dans les locaux de l’établissement au plus tard le mardi 16 octobre après vérification de leur conformité à la réglementation.

En plus de l’affichage, les listes de candidats seront transmises par la Direction des Ressources Humaines au prestataire ELECTION EUROPE pour mise en ligne sur le site internet permettant le vote électronique.

Article 8.2 Deuxième tour de scrutin

Au second tour, des candidats autres que ceux proposés par les organisations syndicales habilitées au premier tour peuvent se présenter. En raison de la  liberté de ce scrutin, un candidat isolé peut constituer une liste.

Les listes déposées au 1er tour par les organisations syndicales habilitées restent valables au 2nd tour.

Si ces listes font l’objet d’un changement ou si d’autres listes de candidats sont présentées, elles doivent être remises par écrit par lettre remise en main propre contre récépissé ou lettre recommandée avec accusé de réception au bâtiment C1-2 ou par mail avec accusé de réception à Claire Brion et Karine Cotton au plus tard lundi 19 novembre à 16 heures.

Les listes de candidats seront affichées dans les locaux de l’établissement au plus tard le mercredi 21 novembre après vérification de leur conformité à la réglementation.

En plus de l’affichage, les listes de candidats seront transmises par la DRH au prestataire ELECTION EUROPE pour mise en ligne sur le site internet permettant le vote électronique.

ARTICLE 9 – DIFFUSION DE LA PROPAGANDE ELECTORALE

Article 9.1 Professions de foi

Les Organisations Syndicales désirant adresser un texte d’information aux salariés électeurs absents devront faire parvenir leur profession de foi au secrétariat de la Direction des Ressources Humaines, dans les mêmes conditions et délais que ceux imposés pour la présentation des listes de candidats, soit au plus tard le jeudi 11 octobre à 16 heures pour le 1er tour et au plus tard le lundi 19 novembre à 16h en cas de 2nd tour.

Les organisations syndicales pourront fournir à la Direction par voie informatique leur profession de foi sous format PDF avec un poids limite de 800 Ko dans les mêmes délais que ceux du dépôt des listes de candidat, afin qu’elle soit mise en ligne par le prestataire ELECTION EUROPE sur le site internet permettant le vote électronique et lisible au moment du vote.

Le logo éventuel associé à la liste devra être joint à l’envoi de la profession de foi en format GIF ou JPEG.

Article 9.2 Communication auprès des salariés par la Direction

• par voie d’affichage sur site,

• par un mail à l’ensemble des salariés de la société Sanofi Pasteur,

• par les outils de communication site : Info Ecrans et News intranet

Article 9.3 Communication auprès des salariés par les Organisations Syndicales

• par les moyens prévus par l’accord de droit syndical sanofi pasteur

ARTICLE 10 – MODALITES PRATIQUES DU SCRUTIN

Conformément à l’accord cadre d’entreprise relatif au vote par voie électronique pour les élections professionnelles au sein de sanofi pasteur en date du 24 juillet 2018, les élections 2018 des représentants du personnel au Comité social et économique de l’établissement de Lyon de Sanofi Pasteur se dérouleront par vote électronique.

La mise en place du vote électronique supprime le vote à l’urne à bulletin secret sous enveloppe.

Le prestataire choisi pour assurer le déroulement du vote électronique est la société ELECTION EUROPE.

La description détaillée du fonctionnement du vote électronique et du déroulement des opérations électorales figure au présent article et en annexe du présent protocole.

Article 10.1 Les bureaux de vote

Il sera constitué un seul bureau de vote pour les 2 collèges Non-cadres & Cadres. Ce bureau sera composé d’un Président assisté de deux assesseurs. Il sera garanti qu’il y aura une représentation de chacun des 2 collèges dans la constitution du bureau.

La présidence reviendra au plus âgé.

Article 10.2 Connexion et forme du site de vote

Article 10.2.1 Envoi des codes d’accès et moyens d’authentification

Les codes d’identification et mots de passe seront générés de manière aléatoire par ELECTION EUROPE et envoyés à tous les électeurs le jeudi 25 octobre 2018. Les codes seront transmis par courrier postal  mais aussi par courriel, en mode privé et confidentiel, bénéficiant du caractère inviolable des communications privées, et ce à plusieurs reprises durant le scrutin pour favoriser la participation. Pour sécuriser tant l’envoi par courrier postal que par courriel, un troisième critère d’authentification, connu de l’Electeur et ne figurant, ni dans les courriers postaux, ni dans les courriels, sera demandé pour accéder au site de vote.

En cas de perte de l’identifiant et/ou du code d’accès, l’électeur pourra contacter le secrétariat de la Direction des Ressources Humaines, qui demandera à ELECTION EUROPE, une fois l’identité du salarié vérifiée, l’envoi en direct à l’intéressé de ses identifiant et code d’accès. La vérification de l’identité du salarié se fera de la manière suivante : outre la déclinaison de son identité, l’authentification de l’électeur sera renforcée par un dispositif de type défi/réponse (question relative à une information personnelle de l’électeur). L’identifiant et le code d’accès seront communiqués dans les plus brefs délais par SMS ou par mail sur une adresse personnelle ou professionnelle, au choix de l’intéressé.

Cet envoi sera accompagné, en plus de l’adresse internet du site, d’un mode opératoire expliquant à l’électeur les étapes à suivre afin de procéder au vote.

Article 10.2.2 Lieu de vote

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant les jours et heures fixés pour le vote, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de séjour en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.

L’accès au site de vote électronique à partir de l’établissement sera possible à partir de l’intranet.

Article 10.2.3 Accès au site et déroulement du vote

Les électeurs seront informés par affichage et par mail de l’ouverture et de la fermeture de la période de vote. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs affichages et mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Afin de procéder au vote, l’électeur devra s’identifier à l’aide de son code identifiant et de son mot de passe personnels et confidentiels. L’authentification de l’électeur sera par ailleurs renforcée par un dispositif de type défi/réponse (envoi par le serveur d’une question relative à une information personnelle de l’électeur). Après identification, le serveur affiche les élections auxquelles le salarié est autorisé à participer.

L’électeur choisit une élection. Les listes de candidats s’affichent pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur. L’électeur peut, pour son bulletin de vote :

• Choisir une liste complète

• Rayer des noms

• Voter blanc

Le panachage est interdit et par conséquent impossible.

Afin de lever toute ambiguïté sur la teneur de son bulletin de vote, ce dernier lui sera récapitulé (rappel des noms de candidat retenus par son vote) avant validation. L’électeur devra confirmer son vote afin qu’il soit enregistré et déposé dans l’urne électronique.

L’électeur peut alors choisir une autre élection pour laquelle il n’a pas déjà voté.

L’électeur ayant enregistré son vote visualisera un accusé réception qui indique la date et l’heure du dernier vote. Cet accusé réception indiquant la bonne prise en compte du vote est consultable par l’électeur une fois son vote terminé tout au long du scrutin en cas de reconnexion.

Article 10.3 Administration du site

Pendant toute la durée du scrutin, les membres des bureaux de vote et scrutateurs, auront accès au site d’administration pour visualiser le taux de participation. Pour ce faire, des codes d’accès et identifiants leurs seront transmis par messagerie vers leur adresse professionnelle.

Concernant les listes d’émargement, elles ne sont accessibles qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du scrutin conformément à l’article R.2314-16 du code du travail.

Article 10.4 Cellule d’assistance technique

Conformément aux dispositions légales, l’établissement met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule d’assistance technique est composée d’un représentant de la Direction des ressources humaines et d’un représentant du prestataire ELECTION EUROPE.

Conformément aux dispositions légales, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, et procède à un test spécifique du système de

Les membres des bureaux de vote et scrutateurs seront donc invités avant le démarrage du scrutin par la cellule d’assistance technique à une réunion ayant pour objet de vérifier le bon fonctionnement du site, le respect des dispositions prévues au présent protocole et le scellement électronique des urnes. Une invitation sera adressée mi-octobre.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la Direction des Ressources Humaines de 9h à 12h et de 14h à 17h par mail ou par téléphone afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

ARTICLE 11 – MODALITES DU DEPOUILLEMENT

Article 11.1 Désignation des scrutateurs avant le scrutin

Chaque organisation syndicale ayant présenté une liste fera parvenir à la Direction des Ressources Humaines, au plus tard le 11 octobre, la liste des scrutateur(s) salarié(s) Sanofi Pasteur qu’elle désigne (2 scrutateurs par OS).

Il appartient à chaque organisation syndicale de veiller à ce que le scrutateur qu’elle aura désigné participe effectivement au dépouillement et ne soit pas candidat aux élections. 

Cette désignation vaudra pour les deux tours.

Article 11.2 Le dépouillement le jour du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, conformément aux dispositions légales, la cellule d’assistance technique contrôle, en présence des représentants des listes de candidats, le scellement du système.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement, afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

ARTICLE 12 – ATTRIBUTION DES SIEGES – PROCES VERBAUX – PROCLAMATION DES RESULTATS

En l’absence de quorum au 1er tour, il devra impérativement être procédé au dépouillement.

Si le quorum est atteint au 1er tour, il est attribué à chaque liste, dans chaque collège, autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Le quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

Au cas où aucun siège n’aurait été pourvu en application du quotient électoral ou s’il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.

A cet effet, le nombre de voix obtenu par chaque liste est divisé par le nombre augmenté d'une unité des sièges déjà attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes obtenues. Le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne.

Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges non pourvus jusqu'au dernier.

Au sein de chaque liste ayant obtenu des sièges, le bureau de vote désigne les candidats élus dans l’ordre de présentation des candidats sur la liste, sauf si les ratures sur un même nom sont supérieures ou égales à 10 % du nombre des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant été raturés à plus ou égal 10% dans une même liste, c’est le candidat le plus âgé qui sera proclamé élu.

Les résultats des opérations de dépouillement sont consignés sur des procès-verbaux distincts pour chaque élection (titulaires et suppléants) et pour chaque collège, sur lesquels le Président du bureau de vote signale éventuellement les incidents et les réclamations qui peuvent être formulées par tout électeur.

Les procès-verbaux sont impérativement signés par le Président du bureau de vote et ses assesseurs en amont de la proclamation des résultats.

Le président du bureau de vote proclame ensuite les résultats.

Les noms des élus titulaires et suppléants sont portés par note de la Direction des Ressources Humaines à la connaissance du personnel.

Le procès-verbal de l’élection sera envoyé au centre de traitement des élections professionnelles et, dans les 15 jours et en double exemplaire, à l’inspection du travail. Une copie de chaque procès-verbal sera également transmise à chaque organisation syndicale qui a présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ou qui a participé à la négociation du présent protocole.

ARTICLE 13 – DUREE DES MANDATS

Les mandats de la délégation du personnel élue du Comité social et économique prendront effet à la date du 1^er décembre 2018.

Conformément à l’accord portant sur la mise en place du Comité social et économique en date du 28 juin 2018, la durée des mandats des représentants du personnel au Comité social et économique d’établissement est de quatre ans.

ARTICLE 14 – DIFFUSION DE L’ACCORD

Le présent accord est établi en 5 exemplaires pour remise à chaque organisation syndicale et à la Direction.

Il est affiché dans l’établissement sur les panneaux prévus à cet effet le lendemain de sa signature.

Fait à Lyon, le 1^er octobre 2018

Pour Sanofi Pasteur, Etablissement de Lyon,

Directeur des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales,

Pour la CFE-CGC, dûment mandaté et habilité,

Pour la CFTC, dûment mandaté et habilité,

Pour la CFDT, dûment mandaté et habilité,

Pour FO, dûment mandaté et habilité,

ANNEXE 1 : PRECISIONS SUR LE FONCTIONNEMENT DU VOTE ELECTRONIQUE

Principes généraux

Conformément aux dispositions légales, le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Par ailleurs, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs, afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, ancienneté, matricule, collège d’appartenant, et indication « mise à disposition » le cas échéant,

• Pour le fichier des électeurs : nom, prénom, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs,

• Pour les listes d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, matricule,

• Pour les listes des candidats : collège, mention « titulaires » ou « suppléants », nom, prénom des candidats, et le cas échéant appartenance syndicale,

• Pour la liste des résultats : nom et prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, Direction des Ressources Humaines ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, Direction des Ressources Humaines,

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, Direction des Ressources Humaines ;

• Pour le taux de participation (total et par collège) pendant la période de vote : membres des bureaux de vote, syndicats et Direction des Ressources Humaines

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, l’employeur ou la Direction des Ressources Humaines.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin, toutefois le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par la société ELECTION EUROPE ainsi qu’un mot de passe.

Seule la société ELECTION EUROPE aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès validation du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par la société ELECTION EUROPE.

La confidentialité du vote devant être assurée à tout salarié, les salariés partageant leur poste de travail seront invités à voter sur les postes mis à leur disposition dans les salles prévues à cet effet. La direction laissera le temps nécessaire au salarié pour se rendre dans la salle de vote.

Bulletins de vote

ELECTION EUROPE assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

ELECTION EUROPE reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des Ressources Humaines avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la Direction des Ressources Humaines.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, ELECTION EUROPE veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Opérations de dépouillement

A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote

• Intégration automatisée des résultats du vote internet

• Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.

• Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote

• Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

La plate-forme de vote électronique

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.

Il comprend obligatoirement :

• Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification

• Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires

• Une séparation stricte des données sera assurée :

1. pour le fichier des électeurs

2. pour la réception des votes (urne électronique)

Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

• La fiabilité de l’ensemble

• Une protection des accès physiques

• Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données

• La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Disponibilité de la plateforme

La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.

Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH.

Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

Accessibilité de la plateforme

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.

En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.

Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en oeuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué.

L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.

Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).

Maintenance et assistance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

• Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration

• L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système

• Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs

• L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

Le Prestataire fournira :

• Une documentation sur le système de vote

• Une documentation sur le système de dépouillement

• Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes

Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage :

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement :

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité :

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote :

Le système de vote devra permettre :

• Le vote blanc

• Le raturage dans une liste

• À l’électeur de revenir sur son choix avant validation

• La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique

• La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

Le système de vote devra interdire :

• De sélectionner plus d’une liste

• De voter plusieurs fois

• Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote

Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• Le bon fonctionnement du processus de connexion

• La présence de la liste d’émargement

• La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés

• La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos

• Le fonctionnement du processus de vote

• Le fonctionnement du processus de dépouillement

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le Prestataire :

• Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles

• Scellera les listes électorales

• Scellera les listes de candidats

• Remettra à zéro le compteur des votes

• Videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.