Accord d'entreprise "Accord POOL" chez POLYCLINIQUE QUIMPER SUD (Siège)

Accord d’entreprise ayant pour objet la mise en place et l’organisation

du pool de remplacement

ENTRE :

La société Clinique Mutualiste de Bretagne Occidentale dont le siège est situé à Kerlic, 29000 QUIMPER, inscrite au RCS de Quimper sous le numéro 377 080 189. 

site Kerjestin situé au 88 rue de Kerjestin, 29 000 QUIMPER

N° Siret 377 080 189 000 55

site Flaubert situé au 21 rue Gustave Flaubert, 29 000 QUIMPER

N° Siret 377 080 189 000 22

Représentée par Monsieur ……………, Directeur,

D’une part,

Et :

M…………………., délégué(e) syndicale CFDT

M…………………., délégué(e) syndicale CFDT.

D’autre part,

Il a été conclu ce jour un accord d’entreprise dont le contenu est le suivant :

Préambule :

Compte tenu de l’effectif de la clinique, l’encadrement et le service RH doivent pourvoir à des besoins récurrents de remplacement des salariés (congés payés, maladies, formations…).

Dans ce but, il a été décidé de constituer une équipe de remplaçants CDI, désignée ci-après « pool de remplacement ».

Pour autant, le recours à des remplaçants en CDD se poursuit pour les remplacements longs.

Ainsi les objectifs généraux de la mise en place de ce pool de remplacement visent à :

• Pourvoir aux remplacements, tout en diminuant la présence des personnels intérimaires et CDD (réduction de la précarité).

• Fidéliser nos remplaçants habituels par des contrats CDI.

• Assurer l’adéquation de l’effectif à l’activité pour maintenir la qualité et la sécurité des soins.

• Assurer ces remplacements et cette adéquation avec du personnel connaissant bien les services (outils informatiques, organisations du travail, médecins…)

Pour le pool, les temps pleins sont privilégiés.

Un premier accord sur ce sujet avait été conclu en avril 2017. Cet accord a fait l’objet d’un accord de substitution dans le cadre de la fusion juridique, signé en décembre 2020.

Après quelques années d’application de cet accord les parties ont souhaité en modifier les termes et conclure un nouvel accord qui annule et remplace les stipulations antérieures.

Après différentes réunions de négociation auxquelles ont été invitées toutes les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise qui se sont tenues les 11/12/2021,20/01/2022 et le 10/03/2022 il a été convenu le présent accord.

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 : Champ d’application – Objet

Le présent accord s’applique aux collaborateurs engagés (soit qu’ils aient été engagés à cette fin soit qu’ils aient été engagés auparavant puis se soient portés volontaires) dans le pool de remplacement et a pour objet de déterminer les modalités générales de fonctionnement de ce pool.

Il s’applique à tous les établissements de la société.

Article 2 : Missions des collaborateurs du pool de remplacement

Les collaborateurs du pool ont pour mission de :

• Remplacer les salariés absents pour des absences de courte durée : congés annuels, congé pour événement familial, arrêt maladie de courte durée, jour enfant malade, formation de courte durée, et dans une certaine mesure congé d’ancienneté et récupération.

• Répondre à un besoin de renfort d’effectif, validé par l’encadrement au vu de l’activité dans le service d’affectation.

Les collaborateurs du pool se réfèrent à la fiche d’activité du service d’affectation.

Le remplacement de longue durée du même salarié au-delà de 30 jours consécutifs (congé maternité, congé parental, congé de longue maladie, congé sabbatique, congé de formation de longue durée, agent déplacé sur un autre poste…) peut être effectué par un collaborateur du pool dans le respect des conditions déterminées à l’article 8 (indemnité des collaborateurs du pool de remplacement).

Article 3 : Intégration, évolution et évaluation des collaborateurs au sein du pool

3-1) Organisation des pools

Les pools suivants sont mis en place :

• IDE de jour

• AS de jour

• Agent (jour)

• IDE de nuit

• AS de nuit

Cette liste pourra évoluer.

On pourra donc parler indistinctement du pool ou des pools au pluriel.

3-2) Polyvalence demandée

Il est attendu des collaborateurs du pool une polyvalence qui leur permet d’exercer dans plusieurs services suivant leur niveau de polyvalence :

• IDE de jour : ambulatoire au sens large, SNP, chirurgie et médecine HC, USC et SSPI

• IDE de nuit : chirurgie et médecine HC, USC

• AS de jour : ambulatoire au sens large, chirurgie et médecine HC, USC

• AS de nuit : chirurgie et médecine HC, USC

• Agent : agent des services hospitaliers HC, agent – brancardier, agent de bloc, agent de stérilisation

Cette liste pourra évoluer.

Un collaborateur est polyvalent sur certains services et pas sur d’autres ; et sur chaque service son niveau de compétence / expérience est plus ou moins élevé. Par ailleurs il a plus d’appétence pour certains services. La planification tiendra compte de ces paramètres.

Certaines mesures (modification des tâches, entraide…) pourront être prises au niveau du service d’accueil pour que le poste affecté à la personne du pool soit mieux en adéquation avec ses compétences.

Egalement, sur un périmètre donné (médecine, stérilisation…), l’affectation pourra se faire une priorité sur certains postes : secteur de médecine polyvalente, poste au lavage… Par exemple un CDI fixe en médecine pourra être affecté dans le secteur des soins palliatifs ou en chimiothérapie pour permettre d’affecter la personne du pool dans un des deux secteurs de médecine polyvalente.

3-3) Acquisition de la polyvalence

Cette polyvalence s’acquiert progressivement.

En fonction de son expérience préalable, le nouveau collaborateur du pool pourra être affecté immédiatement dans certains services.

Le collaborateur et le cadre de soin responsable du pool détermineront le ou les services sur lesquels le collaborateur pourra se former, dans quels délais et avec quel besoin de formation.

Pour un nouveau service, la période de doublure initiale est définie en fonction du service et de l’expérience du collaborateur. Cette période est réajustée si besoin. Elle est validée par une évaluation (à partir de la grille d’évaluation du service).

Le collaborateur bénéficie d’un entretien annuel : soit un entretien professionnel, soit un entretien d’évaluation.

Article 4 : Management

Les collaborateurs des pools sont rattachés à un cadre de soin.

Lors de l’exécution de leur mission, ils travaillent sous la responsabilité du cadre du service d’affectation.

Des réunions (par exemple des réunions avec plateaux repas) pour les personnels des pools sont organisées une fois par trimestre pour aborder différents sujets : doublure / formation, demandes de modification de planning, problèmes d’organisation, suivi d’indicateurs, sentiment d’appartenance, QVT…

Article 5 : Nuit

Dans les pools soins, certains collaborateurs sont sur des plannings de nuit.

Un planning alternant jour / nuit pourra être mis en place seulement si cela correspond au souhait du collaborateur. Le cas échéant, la période de nuit sera limitée : par exemple sur un cycle de 12 semaines, la période de nuit ne pourra pas excéder 4 semaines consécutives.

Pour un collaborateur sur un planning alternant jour / nuit, son souhait sera rediscuté tous les six mois.

Article 6 : Le planning horaire des collaborateurs du pool

Les collaborateurs du pool ont un planning de référence qui est un cycle pouvant aller jusqu’à 12 semaines

Les semaines du cycle peuvent comporter des amplitudes et des horaires journaliers différents.

L’horaire hebdomadaire moyen sur le cycle est de 35 heures pour un temps plein.

Pour le 15 du mois M-1, et au plus tard le 20 du mois M-1, l’assistante RH communique le planning du mois M tenant compte des absences des personnels et de l’activité prévisionnelle des services.

Le planning prévisionnel du mois M restera modifiable dans le délai de prévenance légal de 7 jours calendaires, c’est-à-dire la possibilité le jour J de modifier le planning à partir de J+7. Ce délai pourrait être réduit en cas d’aléa et après échange avec le salarié concerné.

La direction engage les actions (lissage de l’activité, anticipation des congés des praticiens, amélioration des outils de prévision de l’activité…) permettant de limiter les modifications de planning.

A la date de signature de l’accord, il est impossible de déterminer dans quelle mesure le planning réel sera proche du planning de référence. Il faudra probablement attendre la première année d’exploitation pour constater s’il est conforme seulement à un quart du planning de référence ou conforme aux deux tiers...

En cas de modification de planning avec un préavis inférieur à 7 jours calendaires, l’information sera donnée au collaborateur par le service RH.

En cas de sollicitation par email ou sms (modalité à définir par le collaborateur), notamment de la part du cadre d’astreinte administrative, le collaborateur s’engage à apporter une réponse qu’elle soit positive ou négative dans le meilleur délai possible.

Le collaborateur appartenant au pool pourra effectuer des demandes de récupérations comme les autres salariés.

Concernant les interventions pendant les week-ends

Un collaborateur du pool travaille un nombre de week-ends limité.

Ce nombre est fixé à 1 week-end sur 3.

Le planning de référence respecte cette contrainte du nombre maximum de week-ends. Au niveau du planning réalisé, le nombre annuel de week-ends doit respecter cette contrainte.

Concernant les heures supplémentaires

Les heures supplémentaires seront décomptées à l’issue du cycle théorique de x semaines et uniquement sur les heures dépassant 35 heures multipliées par les x semaines du cycle.

Les heures supplémentaires peuvent être payées ou récupérées avec la majoration prévue pour ces heures et tel que prévu par l’accord de réduction du temps de travail.

Cependant, comme pour tous les autres salariés, il est souhaitable que le compteur d’heures (heures supplémentaires + heures fériées + repos compensateur de nuit …) ne soit pas supérieur à 35 heures.

Concernant les fériés et dimanche

Pour les collaborateurs sans planning de référence, et de ce fait dans le cadre du système d’annualisation, tout férié travaillé sera payé au prorata du nombre d’heures effectuées ce jour-là. Les collaborateurs ne récupèrent pas d’heures les jours fériés chômés car leur temps de travail est annualisé.

Article 7 : La gestion des congés payés, demandes d’absence et d’indisponibilité :

Les demandes d’absence

Les demandes d’absence hors congés payés sont à formuler par écrit auprès du service RH, selon le formulaire disponible sous la GED.

A des fins de bonne organisation, elles doivent être déposées avant le 5 du mois précédent celui au cours duquel l’absence est prévue.

Exemple : si l’absence souhaitée est le 15 avril, la demande est à effectuer avant le 5 mars.

Les congés payés

Les salariés du pool de remplacement ont droit à 5 semaines de congés annuels comme tous les autres salariés.

Le calcul des jours se fait en fonction des règles de décompte en jours ouvrables.

Les congés payés doivent être demandés lors des campagnes de pose, soit 2 fois par an et en respectant le nombre d’absences autorisées sur la période.

Demande d’indisponibilité

Un collaborateur du pool peut poser une demande d’indisponibilité par cycle, auprès de son responsable.

A des fins de bonne organisation, elle doit être déposée avant le 5 du mois précédent celui au cours duquel l’indisponibilité est prévue. Il est admis de tous que deux personnes d’un même pool ne peuvent pas demander une même date d’indisponibilité.

Article 8 : Indemnité des personnels du pool de remplacement :

La direction a décidé d’accorder une indemnité à tout salarié exerçant au sein du pool.

Cette indemnité rémunère la disponibilité du collaborateur.

Pour les nouveaux embauchés au sein de la clinique, cette prime est attribuée à l’issue de la période d’essai renouvelée systématiquement.

L’indemnité pour un temps complet est fixée à 120 euros brut mensuel. Elle est proratisée pour les éventuels temps partiels.

L’indemnité est réduite aux deux tiers pour un nouveau collaborateur du pool dont la disponibilité est limitée par l’absence de polyvalence (situation nécessairement temporaire).

L’indemnité est divisée par deux pour un collaborateur ayant des restrictions sur son niveau de disponibilité (situation exceptionnelle).

Le montant est identique quelle que soit la catégorie professionnelle.

Cette prime subsiste tant que le salarié est occupé aux remplacements de courte durée, elle disparaît lorsque le salarié effectue des remplacements de longue durée, c’est-à-dire de plus de 30 jours consécutifs ou reprend un poste de titulaire.

Article 9 : Remplacement de longue durée ou poste vacant porté à l’affichage

Les remplacements d’une absence de plus de six mois, comme par exemple un congé sabbatique, sont portés à la connaissance des collaborateurs du pool qui peuvent demander à les effectuer.

Les collaborateurs du pool peuvent, comme tous les salariés de l’entreprise, postuler sur les postes vacants ou nouvellement créés dans les services et portés à la connaissance de tous par voie d’affichage.

Les candidatures à un poste fixe sont examinées avec le même niveau de priorité que pour les autres salariés au regard de la loi et/ou de la convention collective (temps partiel, travailleur de nuit …) et selon les compétences attendues et d’autres critères comme l’ancienneté.

Toutefois le collaborateur du pool s’engage à y rester une durée suffisante. Notamment un nouveau salarié recruté sur le pool sans expérience préalable doit s’engager pour 3 années, compte tenu de l’effort de formation réalisé.

Ce n’est pas une règle stricte et, dans le cadre d’un échange avec son responsable, le collaborateur du pool peut se voir attribuer un poste fixe.

Article 10 : Congé parental d’un collaborateur du pool

Compte tenu des contraintes liées aux contrats de travail à temps partiel, notamment au niveau des horaires, il a été établi que le pool comporte essentiellement des collaborateurs à temps complet.

Cependant, il est admis qu’un salarié du pool puisse comme les autres salariés être en demande d’un passage à temps partiel de façon temporaire à l’occasion d’un congé parental. Chaque demande est alors examinée par le responsable du salarié concerné qui propose les aménagements éventuels permettant de répondre positivement, soit à l’intérieur du pool, soit hors du pool.

Article 11 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1^er juillet 2022.

Il se substituera à l’ensemble des dispositions conventionnelles et usages en vigueur ayant le même objet au jour de la signature, et notamment à l’accord pool signé en avril 2017.

Article 12 - Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Les parties signataires s’accordent sur le principe d’une réunion de « revoyure » au terme de la première année d’application de l’accord pour envisager, au regard d’un bilan quantitatif et qualitatif préparé par la direction, son éventuelle adaptation.

Article 13 : Révision

Il pourra apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent accord. Il est rappelé qu’en application des dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du Travail, sont habilitées à engager la procédure de révision d’un accord d’entreprise :

• Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes de cet accord.

• À l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.

Suite à la demande écrite d’au moins une des organisations syndicales visées ci-dessus, une négociation de révision s’engagera sur convocation écrite (lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) de la direction de la société ce, dans un délai de deux mois suivant la réception de la demande écrite de révision.

La négociation de révision pourra tout autant être engagée à l’initiative de la direction de la société. La convocation écrite à la négociation de révision sera adressée à l’ensemble des organisations syndicales de salariés représentatives dans la société, que celles-ci soient ou non signataires ou adhérentes du présent accord.

Même en l’absence de délégué syndical, l’accord pourra être révisé selon l’un des modes de négociation dérogatoire prévu par le Code du Travail, notamment par les articles L. 2232-24 et suivants du Code du Travail.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent Accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse où la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.

Article 14 : Dénonciation

L’accord et ses avenants éventuels, conclus pour une durée indéterminée, pourront être dénoncés à tout moment par l’une ou l’autre des parties, sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires et adhérentes, à la DREETS (Direction Régionales de l’Economie, de l’Emploi, du travail et des Solidarités) compétente, ainsi qu’au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Quimper.

L’auteur de la dénonciation la déposera sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Article 15 : Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé, dans les 15 jours suivant la date limite de conclusion, à l diligence de l’Entreprise, à la DREETS (Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) sur la plateforme télé procédure dédiée du Ministère du travail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

L’entreprise remettra également un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de Prud’hommes de Quimper.

Les parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise.

A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Cet accord est affiché au tableau d’affichage de la Direction et une copie est remise au comité social et économique, ainsi qu’au syndicat.

Fait à Quimper,

Le

En 4 exemplaires.

Pour le syndicat CFDT Pour le syndicat Pour le syndicat

Pour la Société CMBO