ACCORD relatif à la mise en place du télétravail au sein de la société Japy-Tech

ENTRE

La Société JAPY-TECH, société par actions simplifiée à associé unique au capital social de 11 522 677€, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de DIJON B sous le numéro 380 002 360, dont le siège social est situé au CRS DE GRAY 21850 SAINT-APOLLINAIRE, Représentée par , Directeur général, dûment mandaté et ayant pouvoir pour,

Ci-après désignée « société Japy Tech » ou « la Société »

D’une part

ET

Les Organisations syndicales représentatives :

• La CFDT représentée par - délégué syndical

• La FO représentée par - délégué syndical;

Ci-après désignée « les Organisations Syndicales Représentatives »

D’autre part,

Ci-après conjointement désignées « les Parties signataires »

SOMMAIRE

• Préambule et champ d’application

Article 1 – Conditions de recours au télétravail et définition 3

1.1. Principes directeurs du télétravail 3

1.2. Condition d’éligibilité 4

Article 2. Modalités de recours au télétravail 5

2.1. Principe de volontariat avec accord du manager. 5

2.2. Organisation du recours au télétravail 5

2.3. Horaires et temps de travail 7

2.4. Gestion du temps et plage de joignabilité 7

2.5. Formalisation de la demande de recours au télétravail 7

2.6. Environnement de travail. 8

2.7. Equipement de télétravail. 8

Article 3. Statut, droits et devoirs du salarié en télétravail 9

3.1. Santé et sécurité des travailleurs. 9

3.2. Protection des données et confidentialité 9

3.3. Manquement aux règles relatives au recours au télétravail 9

Article 4. Dispositions finales 10

4.1. Durée de l’accord 10

4.2. Suivi de l’accord 10

4.3. Adhésion 10

4.4. Révision de l’accord 10

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail. 10

4.5. Dénonciation de l’accord 11

4.6. Publicité et dépôt de l’accord 11

• Préambule et champ d’application

Le fonctionnement des entreprises est fortement remis en cause ces dernières années par l’utilisation généralisée des nouvelles technologies. Cette évolution se poursuit sans être encore arrivée à son terme: les nouvelles technologies deviennent dès lors un outil de production indispensable. Cette tendance forte a des implications multiples sur les organisations du travail dans les entreprises, ainsi les conditions de travail des salariés, le management doivent être redéfinis et repensés. Le temps et le lieu de travail eux-mêmes subissent des mutations importantes dues en particulier à l’accès à distance aux outils de production à partir du domicile des salariés dans le cadre du télétravail. Cette nouvelle forme d’organisation du travail nécessite de la part des entreprises une adaptation de leur fonctionnement managérial et technique (processus de contrôles, lien avec les télétravailleurs, sécurisation des données par exemple). Un tel changement nécessite une implication réciproque de l’entreprise et du salarié, et une grande vigilance dans la mise en œuvre du télétravail dans l’entreprise.

Le télétravail participe et va être amené à participer largement au développement économique des entreprises du secteur, il est aussi pour les salariés un élément essentiel de la qualité de vie au travail en leur permettant de travailler régulièrement ou non dans un environnement privé, spécifiquement aménagé, limitant les déplacements vers l’entreprise. Il doit aussi permettre de leur garantir un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle et familiale dont les limites ont tendance à s’estomper et à être prémuni d’un risque d’isolement vis-à-vis de la communauté sociale que représente l’entreprise. Les risques liés à la santé du télétravailleur doivent faire l’objet d’une attention particulière

La récente période de crise sanitaire (liée à la COVID 19) a permis d’alimenter la réflexion sur la démocratisation du télétravail au sein de la Société Japy Tech.

Le présent accord a été négocié avec les délégués syndicaux désignés au sein de la Société Japy Tech.

Le présent accord a pour objet de préciser le cadre général applicable au télétravail au sein de la société Japy Tech et s’applique à l’ensemble des salariés de la Société Japy Tech sous contrat à durée indéterminée ou sous contrat à durée déterminée, salariés en contrat temporaire à l’exclusion des cadres dirigeants tels que définis à l’article L.3111-2 du code du travail.

Article 1 – Conditions de recours au télétravail et définition

1.1. Principes directeurs du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l’article L. 1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

La mise en œuvre du télétravail repose sur trois principes fondamentaux :

- le volontariat du salarié et l’acceptation de sa hiérarchie de son entrée dans le dispositif du télétravail,

- la formalisation de l’accord du salarié et de la Société Japy Tech via le support mis en place à cet effet,

- le respect des exigences opérationnelles.

Le présent accord prévoit la mise en place de trois modes non cumulatifs de télétravail pour les salariés conformément aux dispositions de l’Annexe 2 du présent accord, à savoir :

- le télétravail régulier : détermination de jours de télétravail récurrents dans le temps (ex : tous les mardi),

- le télétravail occasionnel : journées de télétravail ponctuelles définies en concertation par le manager et le salarié,

- le télétravail par roulement : détermination des jours de télétravail selon le planning du service, notamment pour la prise d’appels.

Les cadres dirigeants n’entrent pas dans le champ d’application du présent accord, compte tenu de leur statut et de leur grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps.

Aussi, les situations de travail « nomade » notamment comme les déplacements professionnels ou l’exécution de tâches ne pouvant être réalisées dans les locaux, ne relèvent pas de la définition du télétravail. Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à considérer que le salarié est en situation de télétravail (ex : astreinte réalisée au domicile, tâches ne pouvant être exécutés dans les locaux, …).

1.2. Condition d’éligibilité

Les Parties signataires rappellent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que toute ou partie de l’activité du salarié puisse être exercée à distance et ne nécessite pas de proximité managériale.

Les Parties signataires rappellent que le recours au télétravail dépend :

• de la compatibilité du poste occupé par le salarié avec ce mode d’organisation ;

• des aptitudes professionnelles du salarié à travailler en autonomie et à distance, ainsi qu’une connaissance approfondie du poste occupé et de l’environnement informatique ;

• du métier et de la nature des tâches exercées (ex : nécessité d’une présence physique, confidentialité des travaux réalisés). En effet, la possibilité d’organiser le travail en dehors des locaux de la Société Japy Tech s’apprécie notamment en fonction de l’activité exercée ainsi que la dématérialisation des documents nécessaires à l’accomplissement des tâches et la compatibilité avec le niveau de sécurité ou de confidentialité.

Sont dès lors éligibles au télétravail, les salariés:

• titulaires d’un contrat à durée indéterminé ou déterminée à temps plein ou à temps partiel;

• Dont la période d’essai a été confirmée ;

• Occupant un poste pouvant être exercé à distance et dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et de la configuration de l’équipe ;

• Disposant d’un équipement adapté : connexion internet haut débit sécurisée, espace de travail dédié…

Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail les activités qui, par nature, requièrent d’être exercées physiquement et de manière permanente dans les locaux de la Société Japy Tech, notamment en raison :

• De la nécessité d’une présence physique du salarié ou d’une proximité obligatoire ;

• D’une organisation du travail spécifique ;

• De l’utilisation de logiciel, d’équipements matériels et/ou techniques spécifiques.

Article 2. Modalités de recours au télétravail

Les Parties signataires conviennent que le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son manager, mais également sur la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

2.1. Principe de volontariat avec accord du manager.

Le principe du recours au télétravail est soumis à un principe de double volontariat et double réversibilité, de sorte que le salarié comme la société Japy Tech puisse toujours accepter ou refuser de le mettre en place et revenir ultérieurement sur cette décision moyennant un délai de prévenance de 1 mois.

Le manager devra veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant du télétravail en même temps soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l’organisation de l’équipe.

Dans cette logique, il lui appartient d’apprécier le seuil de salarié en télétravail le même jour.

Le manager qui refuse d’accorder le télétravail à un salarié qui occupe un poste ou une activité éligible au télétravail selon les dispositions prévues au présent accord doit motiver sa réponse.

Les principaux motifs de refus du télétravail sont notamment :

• Le non-respect des conditions d’éligibilité définies au présent accord,

• Des raisons d’impossibilité technique ou fonctionnelle des outils,

• Des raisons de bon fonctionnement de l’organisation de l’équipe à laquelle est affectée le salarié sollicitant le recours au télétravail.

En cas de désaccord entre le manager et le salarié, la DRH pourra être saisie pour arbitrage et prendra la décision finale d’autoriser ou non le recours au télétravail pour le salarié, sur la période considérée.

Le télétravailleur comme le manager peuvent décider de mettre fin au télétravail, de le suspendre ou de le modifier à tout moment, sous réserve de respecter un préavis d’au moins un mois (ce délai est ramené à un jour franc en cas de force majeure ou problèmes techniques).

Sous réserve de motivation, il pourra être mis fin à la situation de télétravail immédiatement et unilatéralement par la Société Japy Tech, notamment, sans que cette liste ne soit exhaustive, en cas de : changement de poste, non-respect des règles de télétravail (lieu d’exercice, nombre de jours, protection des données, conditions non satisfaisantes de travail à domicile, performance du travail à distance inférieur à celui sur site, …).

2.2. Organisation du recours au télétravail

Les Parties signataires rappellent leur attachement au maintien d’une présence physique au sein de la Société Japy Tech. Cette présence est indispensable pour entretenir le lien professionnel et social direct entre le télétravailleur et son manager, ses collègues, et partager l’information ainsi que la vie de la Société.

Le salarié disposera d’un volume de deux jours (soit 4 demi-journées) de télétravail par semaine au maximum pour les salariés à temps complet, qui pourront être fractionnables.

En cas de circonstances exceptionnelles, et après accord de son supérieur hiérarchique, le salarié pourra télétravailler sur une base de 5 jours par semaine maximum.

Le salarié aura la possibilité de télétravailler en demi-journée.

Ainsi, l’organisation du télétravail doit permettre que, pour une semaine de 5 jours ouvrés :

- chaque salarié soit présent sur site au minimum 3 jours (soit 6 demi-journées) pour un temps plein, y compris en cas de déplacements, arrêt maladie, congés, RTT, … (sauf les semaines complètes de congés ou arrêt ou les semaines de congés scolaires) ;

- chaque salarié soit présent sur site au minimum 3 jours pour un temps partiel y compris en cas de déplacement, arrêt maladie, congés, RTT ; mi-temps thérapeutique, congé sans solde;

- une partie de l’équipe soit présente physiquement chaque jour, sauf éventuellement lors des ponts, congés scolaires.

Dans ce cadre, il appartiendra à chaque manager, en coordination avec la Direction des Ressources humaines :

- de valider le souhait du ou des jours ou demi-journée de télétravail sollicité(e)(s) par le salarié tout en conservant sa faculté de refuser certains jours de la semaine pour notamment des raisons d’organisation ;

- d’adapter ces jours dans le temps afin de s’assurer du respect de la présence physique minimale au sein de la Société Japy Tech en prenant en compte la saisonnalité (ex : semaine de ponts, jours fériés) ou d’autres évènements du salarié ou des membres de l’équipe (congés, maladie, …) ;

- de mettre en place, si nécessaire, un ou des jours « sans télétravail » afin que tous les membres d’une même équipe puissent se retrouver ;

- de s’assurer que le fonctionnement du service et de la Société Japy Tech n’est pas altéré par le télétravail.

Le manager continue à rester en contact avec le salarié en télétravail et veille à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié, physique ou par visio-conférence. Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Le salarié veille également à rester en contact avec son manager, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.

Le manager veille à ce que le salarié en télétravail, puisse joindre facilement ses collègues et lui-même.

Le télétravail devra impérativement respecter l’accord sur le droit à la déconnexion du 16 novembre 2017.

Une copie de cet accord sera remise par la DRH au salarié qui sera concerné par le recours au télétravail.

Les jours/ demi-journées de télétravail hebdomadaires ne sont pas reportables (même en cas d’arrêt maladie, ponts, congés ou incapacité temporaire de pouvoir travailler à domicile).

2.3. Horaires et temps de travail

Pendant la période de télétravail, le salarié exerce ses fonctions dans les mêmes conditions et avec les mêmes résultats que s’il était présent dans les locaux de la Société Japy Tech. Il doit notamment pouvoir être joint aux plages horaires habituelles de fonctionnement de son service, consulter sa messagerie et répondre aux sollicitations (mail, messagerie instantanée, téléphonie sur ordinateur, téléphone professionnel si attribué, etc.)

Sont considérées comme temps de travail, toutes les périodes pendant lesquelles le salarié se consacre pleinement et exclusivement à son activité professionnelle.

Pour tout télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heure :

- Pour les salariés travaillant selon des horaires fixes : ils doivent respecter ces horaires de travail fixes, durant lesquels ils restent joignables ;

- Pour les salariés travaillant selon des horaires variables :

• ils doivent respecter leurs plages fixes de travail, durant lesquelles ils sont joignables ;

• durant leur journée de télétravail, ces salariés conservent la souplesse des plages variables, mais doivent, sauf autorisation expresse de leur hiérarchie, s’organiser pour travailler 35 heures par semaine par respect de l’accord du temps de travail.

Pour tout télétravailleur dont le temps de travail est décompté en jours : le télétravailleur gère, en lien avec le manager, l’organisation de son temps de travail dans le respect des règles légales. Aussi, une journée de télétravail est décomptée, selon les règles habituelles, comme une journée travaillée.

Le salarié et son manager devront veiller au respect de la législation en vigueur relative à la durée du travail, et plus particulièrement de la durée maximale du travail et des temps de repos.

2.4. Gestion du temps et plage de joignabilité

Japy-Tech est attaché au respect de la vie privée des salariés. A cet effet, les parties conviennent que les salariés, sauf circonstances exceptionnelles, ne peut être joint par téléphone que pendant la plage fixe, en dehors de cette plage l’appel devra se faire uniquement par TEAMS pendant sa journée en télétravail.

Dans le respect du principe de conciliation vie personnelle et professionnelle, le salarié veillera à respecter les horaires de travail de son équipe.

2.5. Formalisation de la demande de recours au télétravail

Le recours au télétravail ne donne pas lieu à un avenant au contrat de travail du salarié.

Le salarié devra adresser, par le biais d’une déclaration dans l’outil de gestion RH du logiciel de paie, une demande préalable à son manager dans laquelle il précisera le(s) jour(s) télétravaillés.

Pour la bonne organisation du service, un délai de deux jours francs devra être respecté. La demande de journée ou demi-journée de télétravail devra faire l’objet d’une validation expresse et préalable par le manager.

Si la présence du salarié dans les locaux de la Société Japy tech est finalement exigée ce jour-là, la journée en télétravail sera annulée.

Un délai de prévenance pour annuler une journée de télétravail sera de 5 jours ouvrés, par le manager ou le salarié.

2.6. Environnement de travail.

Le domicile personnel du salarié, tel que déclaré par ce dernier auprès de la Société Japy Tech, constitue le lieu d’exécution du télétravail.

A cet égard, le télétravailleur régulier reconnait disposer à son domicile des conditions nécessaires (espace dédié et approprié, mobilier approprié, zone d’habitation présentant une couverture réseau suffisante...) pour exercer son activité en télétravail. Il atteste également que son logement est conforme, qu’il respecte les règles d’hygiène et de sécurité en vigueur, et qu’il est assuré pour le télétravail.

Le lieu de télétravail choisi doit également garantir la confidentialité et la sécurité des données, selon les règles applicables au sein de la Société Japy Tech. Le salarié doit informer sa compagnie d’assurance qu’il est amené à exercer une activité professionnelle à son domicile, à raison de maximum 104 jours par an, et s’assurer que son assurance habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Le salarié devra fournir à la Société Japy-Tech une attestation sur l’honneur qu’il a bien procédé à cette vérification.

En cas de changement de domicile durant la période, le salarié s’engage à en informer la Société Japy Tech au moins un mois avant la date prévue pour le déménagement et de communiquer à cette dernière l’ensemble des attestations et justifications.

2.7. Equipement de télétravail.

Le salarié en télétravail doit disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail à domicile.

La Société Japy Tech fournit au salarié en télétravail le matériel informatique et de communication permettant l’exercice de son activité.

A titre indicatif, cet équipement comprend :

• Un ordinateur portable équipé des logiciels nécessaires à la bonne exécution du travail ;

• Un accès sécurité (ex :AT&T) permettant une connexion au réseau à distance ;

• Un accès à un logiciel permettant la visio-conférence.

Le salarié s’engage également à respecter les procédures et bonnes pratiques d’utilisation du matériel et notamment les règles définies dans la charte de bon usage des outils informatiques.

Le salarié en télétravail bénéficiera d’un service d’assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant en présentiel au sein des locaux de la Société Japy Tech.

Dans le cas d’une impossibilité temporaire et non programmée de recours au télétravail le jour dédié (coupure inopinée d’électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés, non accessibilité des applications réseau etc..), le salarié viendra exercer ses fonctions dans son lieu habituel de travail ou, à défaut sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, RTT, etc..).

Le matériel et les applications éventuellement mis à disposition du salarié par la Société Japy Tech demeurent la propriété pleine et entière de cette dernière et sont strictement réservés à une utilisation professionnelle.

Le salarié s’engage à en prendre soin et en assurer la bonne conservation et à prendre toutes les précautions nécessaires à cet effet. Il s’engage également à informer immédiatement la Direction des Services Informatiques en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à sa disposition.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement ses tâches, le salarié doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la continuité.

le versement de l’indemnité de transport (1.50 euros par jour) est maintenue lorsque le salarié se trouve en situation de télétravail.

Article 3. Statut, droits et devoirs du salarié en télétravail

3.1. Santé et sécurité des travailleurs.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables.

Afin que la Société Japy Tech puisse procéder dans les 48 heures à toute éventuelle déclaration d’accident du travail auprès de la Sécurité Sociale qui en décidera la prise en charge, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de tout accident survenu au domicile à l’occasion et au temps de son activité.

3.2. Protection des données et confidentialité

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans la Société Japy Tech.

Il s’engage également à prendre toutes les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens, à ne pas laisser accéder des tiers non autorisés et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

Tout manquement à ces obligations pourra justifier, en outre, l’engagement de procédures disciplinaires.

3.3. Manquement aux règles relatives au recours au télétravail

Tout manquement aux règles relatives au recours au télétravail est susceptible de faire l’objet d’un rappel à l’ordre écrit immédiat du salarié par le manager ou le service RH.

Les Parties signataires conviennent qu’en cas de manquement aux règles relatives au recours au télétravail, le salarié concerné pourra se voir priver du droit au télétravail pour une durée maximale d’un an.

Article 4. Dispositions finales

4.1. Durée de l’accord

Les dispositions prévues au présent accord entreront en vigueur au 1^er avril 2021 et les Parties signataires conviennent que le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

4.2. Suivi de l’accord

Les Parties signataires conviennent de faire le point sur l’application pratique de cet accord au sein de la Société Japy Tech à la date anniversaire de sa signature.

Par ailleurs, en cas d’évolution législative ou règlementaire impactant le présent accord, les Parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour échanger sur les adaptations rendues nécessaires.

4.3. Adhésion

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans la Société Japy Tech, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du Greffe du Conseil de prud’hommes compétent et à la DIRECCTE.

Cette adhésion sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux Parties signataires dans un délai de huit jours à compter de celle-ci.

4.4. Révision de l’accord

Le présent accord peut être révisé, en tout ou partie, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.

Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail.

4.5. Dénonciation de l’accord

Le présent accord comme ses éventuels avenants à venir pourront être dénoncés par l’une ou l’autre des Parties signataires, sous réserve de respecter un préavis fixé à 3 mois.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des Parties signataires ou adhérentes, et adressée en copie à la DIRECCTE.

Au cours du préavis de dénonciation, une négociation devra être engagée à l’initiative de la partie la plus diligente pour déterminer les éventuelles nouvelles dispositions applicables.

4.6. Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord est notifié à chacune des organisations syndicales représentatives en application de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Un exemplaire original du présent accord est remis à chacune des Parties signataires.

Le présent accord sera adressé, par la Société Japy Tech par lettre recommandée avec accusé réception, en deux exemplaires (une version support papier signée des parties et une version support électronique) auprès de la DIRECCTE Bourgogne – Franche- Comté.

En effet, conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans la base de données nationale.

En outre, un exemplaire sera également remis au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de DIJON.

Fait à Saint Apollinaire, le 18 mars 2021 en 5 exemplaires originaux,

POUR FO POUR CFDT

Pour la Société JAPY-TECH