Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail" chez MERCER (FRANCE) SAS (Siège)

MERCER France et MERCER CONSULTING

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ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES:

D’une part,

Les sociétés Mercer (France) SAS et Mercer Consulting SAS constituées en UES, domiciliées Tour Ariane, 5, place de la Pyramide, 92800 PUTEAUX,

ci-après dénommée « l’entreprise » et représentée par …………….., Président

Et d’autre part,

…………..., déléguée syndicale CFTC ;

……………, déléguée syndicale CFDT ;

ci-après dénommées « les organisations syndicales ».

SOMMAIRE

PREAMBULE : 4

Article 1 – Champs d’application 4

Article 2 – Définition du télétravail 4

Article 3 – Bénéficiaires 4

Article 4 – Conditions d’accès au télétravail 5

Article 4.1. – Conditions liées à la compliance 5

Article 4.2. – Conditions liées à la performance 5

Article 4.3. – Conditions liées au domicile du télétravailleur 6

Article 5 – Mise en œuvre du télétravail 6

Article 6 – Organisation du télétravail 7

Article 6.1. – Télétravail dans les centres de gestion et le centre relation clients (CAT) 7

Article 6.2. – Télétravail à Ariane et dans les bureaux commerciaux 8

Article 6.3. – Suspension provisoire 8

Article 7 – Situation du salarié en télétravail 8

Article 7.1. – Droits collectifs et individuels 8

Article 7.2. – Suivi du temps de travail et droit à la déconnexion 8

Article 7.3. – Dispositions relatives à la santé et à la sécurité 9

Article 7.4. – Matériel mis à disposition 10

Article 7.5. – Confidentialité et protection des données 10

Article 8 – Accompagnement du salarié et du manager au télétravail 11

Article 9 – Prise en charge financière des frais de télétravail 11

Article 9.1. – Indemnité forfaitaire 11

Article 9.2. – Indemnité repas 11

Article 9.3. – Versement des indemnités 12

Article 10 – Entrée en vigueur de l’accord et modalités de révision et de dénonciation 12

Article 10 – Modalités de suivi de l’accord 12

Article 11 – Publicité 13

PREAMBULE :

Les parties et les organisations syndicales représentatives sont convenues de négocier un nouvel accord visant à définir et préciser les modalités d’exercice du télétravail.

Le présent accord s’inscrit dans une démarche de Qualité de Vie au Travail (QVT) et vise à une meilleure articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, tout en maintenant un bon fonctionnement de l’activité.

Le développement du télétravail suite à la crise sanitaire liée au Covid 19 a permis de faire ressortir certains bénéfices. Les salariés apprécient de pouvoir avoir un rythme alterné entre le télétravail et le travail au bureau et ce, notamment, car cela permet de diminuer les temps de trajet, d’avoir une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle etc.

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle, une capacité du collaborateur à exercer ses fonctions de manière autonome, mais aussi sur le contrôle des résultats par rapport aux objectifs à atteindre.

IL A ETE EN CONSEQUENCE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 – Champs d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel salarié travaillant au sein des entreprises Mercer France et Mercer Consulting, selon les conditions précisées ci-après.

Article 2 – Définition du télétravail

Le télétravail est défini par l’article L-1222-9 du Code du travail comme suit : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Article 3 – Bénéficiaires

Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l’entreprise qui peut, si son poste et ses missions le permettent, effectuer du télétravail, s’il remplit un certain nombre de conditions ci-dessous mentionnées à l’article 4 et après accord de son responsable hiérarchique.

Sont exclus les stagiaires, les salariés en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage.

De plus, compte tenu des spécificités de ce mode d’organisation du travail, le télétravail ne peut être ouvert que pour des postes ou des activités compatibles avec cette forme de travail.

A titre d’exemple, les salariés ayant une activité qui par nature requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d’une présence physique ne pourront accéder au télétravail. C’est les cas des activités suivantes par exemple :

- Service Courrier

- Services Généraux

En cas de changement de fonction un réexamen de la situation pourra être réalisé.

Article 4 – Conditions d’accès au télétravail

L’accès au télétravail est soumis à certaines conditions, tenant au salarié et à sa capacité d’autonomie, à son métier, à l’organisation de son service et aux contraintes techniques de l’entreprise.

Pour avoir accès au télétravail, le salarié doit avoir valider sa période d’essai.

Les salariés ayant une reconnaissance de travailleurs handicapés bénéficient des mêmes conditions d’accès au télétravail.

Le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Le manager conserve en toute circonstance la faculté d’en apprécier les résultats et conséquences au regard des objectifs fixés et des impératifs liés au bon fonctionnement de l’activité de l’équipe.

Article 4.1. – Conditions liées à la compliance

Le salarié souhaitant recourir au télétravail s’engage à respecter les règles et les process de l’entreprise. Pour cela il doit :

- avoir suivi toutes les formations obligatoires dispensées par le groupe Marsh & McLennan et/ou les formations DDA

- avoir effectué tous les process RH tels que fixation d’objectifs dans WD, respecter les process relatifs à la pose des jours de congés (CP et RTT) sur l’outil de gestion des temps.

De plus, le salarié doit poser dans l’outil de gestion des temps, ses jours de télétravail.

Si ces conditions de compliance ne sont pas remplies, le salarié ne pourra pas prétendre au télétravail.

Si le salarié ne respecte pas ces conditions, le bénéfice du télétravail sera suspendu.

Article 4.2. – Conditions liées à la performance

Le salarié doit faire preuve d’autonomie dans la réalisation de ses missions afin de pouvoir être éligible au télétravail. Le niveau d’autonomie sera apprécié par le manager et/ou par le service des ressources humaines le cas échéant.

Un suivi régulier est assuré avec des entretiens à minima trimestriel entre le manager et le salarié afin de discuter notamment des objectifs fixés.

Si la performance n’est pas satisfaisante, le manager peut par écrit :

- refuser une demande de télétravail ponctuelle

- suspendre pour une période donnée la possibilité d’accéder au télétravail

Dans ces situations, le manager devra discuter avec le salarié d’un plan de retour à la performance qui nécessite un accompagnement en présentiel au sein des locaux de l’entreprise.

Article 4.3. – Conditions liées au domicile du télétravailleur

Le télétravail doit s’effectuer au sein du domicile du télétravailleur.

Le domicile s’entend de l’adresse communiquée par le salarié au service ressources humaines. Il doit correspondre en terme de proximité géographique au lieu de travail indiqué au contrat de travail.

Il ne peut en aucun cas être exécuté à l’étranger.

Par ailleurs, le domicile doit répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail dans de bonnes conditions et plus spécifiquement : une connexion internet haut-débit, un détecteur de fumée, des installations électriques conformes aux normes et règles de sécurité.

Ainsi, le salarié doit disposer d’un espace de travail adapté à ce mode d’organisation, lui permettant à la fois d’exercer dans des conditions conformes aux règles d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail et de dissocier vie privée et vie professionnelle durant l’exercice de son activité. Le domicile se doit d’être un lieu propice au travail et à la concentration, isolé du bruit et/ou des sollicitations extérieures.

A titre exceptionnel, le télétravail peut être exécuté dans un espace de coworking (ceci n’implique pas une prise en charge de la part de l’entreprise).

Le salarié devra produire une attestation sur l’honneur sur la conformité de son domicile aux règles de sécurité et conditions de travail. Cette attestation devra être remise une fois par an (sauf changement de lieu de domicile en cours d’année) par le salarié lors d’une demande de télétravail dans l’outil de gestion des temps.

A titre exceptionnel, le télétravail peut s’exécuter dans un autre lieu que le domicile en France métropolitaine (hors DROM/COM) pour un nombre de jours maximum de 10 jours par an. Pour se faire, le salarié doit en faire la demande à son manager en amont par mail et lui indiquer l’adresse du lieu souhaité et le nombre de jour télétravaillés hors de son domicile principal.

Il doit également l’indiquer en commentaire lorsqu’il fait la demande de journée de télétravail dans l’outil de gestion des temps.

Ce dernier doit, tout comme le domicile, répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail dans de bonnes conditions. Une attestation sur l’honneur devra également être remise lors de la demande de télétravail dans un autre lieu que le domicile.

Il est entendu que le collaborateur ne pourra pas solliciter, le cas échéant, le versement d’un supplément à son indemnité transport habituelle et devra être en capacité de rejoindre rapidement son lieu habituel de travail en cas de besoin.

Article 5 – Mise en œuvre du télétravail

Le télétravail doit être effectué au domicile du salarié suivant les conditions de l’article 4.3.

La mise en place du télétravail doit être fondée sur un principe de double volontariat et de réversibilité tant à l’initiative de l’employeur que du salarié. Elle ne donne pas lieu à une modification du contrat de travail.

La fréquence du télétravail possible est adaptée selon les métiers.

Le salarié souhaitant avoir recours au télétravail doit en faire la demande sur l’outil de gestion des temps.

Le responsable hiérarchique doit valider la demande avant la mise en place.

Le salarié doit respecter un délai de prévenance, chaque semaine, le salarié doit poser ses jours de télétravail au plus tard le mercredi soir pour la semaine suivante sauf cas exceptionnels.

Le responsable hiérarchique est en droit de refuser la demande notamment pour garantir le bon fonctionnement de l’activité par le biais de l’outil de gestion en argumentant le refus.

Pour se faire, le salarié s’engage à rapporter à la fin de chaque journée de travail son ordinateur portable à son domicile.

Article 6 – Organisation du télétravail

Le télétravail peut également être mis en place à l’initiative seule de l’employeur dans des cas particuliers tels que :

• Cas de force majeure : intempéries, grèves des transports, pics de pollution, crise sanitaire, plan de continuité d’activité etc.

Dans ce cas de figure, le forfait de jours applicable ne sera pas imputé toutefois il sera revu à la fin de la période de force majeure et recalculé au prorata le cas échéant (si la période de force majeure a eu une durée longue sur l’année).

Toute situation exceptionnelle pouvant amené à une demande de télétravail particulière devra être présentée au service des ressources humaines pour validation.

En règle générale, le télétravail peut être effectué au maximum 4 jours consécutifs (hors week-end).

La mise en place du télétravail ne donne pas lieu à une modification du contrat de travail.

Article 6.1. – Télétravail dans les centres de gestion et le centre relation clients (CAT)

Le salarié dont le lieu de travail régulier et l’activité exercée dépendent d’un de nos centres de gestion et/ou centre relation client (CAT) qui souhaite effectuer du télétravail dispose d’un stock de 160 jours de télétravail possible par année civile.

Ce stock sera non reportable d’une année sur l’autre. Par ailleurs, suivant la date d’intégration dans l’entreprise dans l’année, ou la durée du temps de travail, ledit stock sera proratisé par journée entière.

Une fois le stock de jours épuisé, il n’est plus possible pour le salarié de faire du télétravail.

Article 6.2. – Télétravail à Ariane et dans les bureaux commerciaux

Le salarié dont le lieu de travail régulier est situé au siège social, Tour Ariane, à Puteaux, ou dans un de nos bureaux commerciaux en régions, qui souhaite effectuer du télétravail dispose d’un stock de 100 jours de télétravail possible par année civile.

Ce stock sera non reportable d’une année sur l’autre. Par ailleurs, suivant la date d’intégration dans l’entreprise dans l’année, ou la durée du temps de travail, ledit stock sera proratisé par journée entière.

Une fois le stock de jours épuisé, il n’est plus possible pour le salarié de faire du télétravail.

Article 6.3. – Suspension provisoire

En cas de nécessité de service (réunion importante, formation…), les parties conviennent de la nécessité de pouvoir suspendre le télétravail, à l’initiative du manager, et sans pour autant que cela puisse être analysé comme une remise en cause de cette forme d’organisation du travail.

Le salarié n’ayant pas posé ses jours de télétravail dans les délais impartis, est considéré, comme exerçant son activité dans les locaux de l’entreprise.

Article 7 – Situation du salarié en télétravail

Article 7.1. – Droits collectifs et individuels

Article 7.1.1 – Droits collectifs

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 7.1.2 – Droits individuels

Il bénéficie également des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation et de rémunération.

Article 7.2. – Suivi du temps de travail et droit à la déconnexion

Article 7.2.1 – Suivi du temps de travail

La gestion du temps de travail à distance ne saurait déroger au cadre des règles légales et conventionnelles applicables dans l’entreprise, et plus particulièrement les règles relatives à la durée quotidienne et à l’amplitude de travail, et au repos quotidien et hebdomadaire.

Une journée de télétravail pour les salariés étant en modalités horaires correspondant à une journée de 7h33. Il est rappelé que le télétravail ne doit pas être un moyen pour le salarié d’effectuer des heures supplémentaires dans un but d’augmenter son crédit d’heure. Lors des journées de télétravail, le droit à la déconnexion se doit d’être respecté comme mentionné à l’article 7.2.2, de la même façon, un suivi régulier sera fait avec le management concernant la charge de travail.

La Direction des Ressources Humaines peut, le cas échéant, écrêter les soldes d’heures positif si ces derniers sont non justifiés conformément à l’accord d’aménagement du temps de travail applicable au sein de l’entreprise.

Le salarié en télétravail doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations à l’intérieur des plages horaires de disponibilité à savoir dans une plage se situant entre 9h et 12h30 et 14h à 18h.

Pour le centre relation client (CAT), les salariés doivent être joignables sur la plage horaire suivante : de 8h30 à 18h00 du lundi au vendredi en fonction du planning qui a été attribué au salarié.

Article 7.2.2 – Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion doit être strictement respecté pendant la durée légale de repos de 11 heures consécutives minimum quotidien.

Le manager doit s’assurer que les membres de son équipe en télétravail disposent des outils nécessaires à la bonne exécution de ses missions ainsi qu’au respect du droit à la déconnexion.

Il est rappelé que des entretiens réguliers sont organisés au cours de l’année sur la charge de travail des salariés.

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-10 du Code du travail, l’employeur est tenu d’organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail.

Ainsi, lors de l’entretien annuel, un bilan sur les avantages et les contraintes que chacun retire du télétravail ainsi que sur la charge de travail sera fait avec le manager, ce qui permettra également d’apprécier l’opportunité de poursuivre le télétravail ou non, ou encore d’en revoir les modalités, et de veiller à la bonne conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée.

Le manager se doit de faire un suivi régulier de la charge de travail des salariés de son équipe. Il lui est demandé également d’adapter son management et ses communications aux fins que toutes les informations nécessaires soient mises à disposition à l’identique pour tous les collaborateurs d’une même équipe, qu’ils soient ou non en télétravail.

Article 7.3. – Dispositions relatives à la santé et à la sécurité

Le salarié en télétravail demeure soumis au règlement intérieur en vigueur dans l’entreprise. De même, les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail.

Dans ces conditions, le télétravail doit s’appliquer dans un espace répondant à des normes d’aménagement d’hygiène et sécurité suffisantes.

Il est rappelé qu’au sens des articles L.1222-9 du Code du Travail et L.411-1 du Code de la Sécurité Sociale, les accidents survenus sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle bénéficient d’une présomption de caractère professionnel. Le salarié fournit, au plus tard dans les 24 heures de la survenance de l’accident, les éléments nécessaires à l’entreprise qui effectuera la déclaration d’accident de travail.

Les risques professionnels liés à l’exercice du télétravail sont répertoriés et examinés annuellement dans le document unique d’évaluation des risques (DUER).

Article 7.4. – Matériel mis à disposition

Il sera remis au télétravailleur le matériel suivant :

• un ordinateur portable

• un téléphone portable (si les missions le nécessite)

Le salarié peut, s’il le souhaite, faire la demande auprès du service informatique, d’un clavier, d’une souris et/ou d’un écran d’ordinateur fixe.

Pour les salariés des centres de gestion, ils pourront également faire la demande s’ils en ressentent la nécessité d’une chaise de bureau s’ils effectuent du télétravail régulièrement (soit plusieurs jours par semaine).

Aucun matériel d’impression, ni consommable ne sera alloué dans ce cadre, les impressions devant être réalisées dans l’enceinte de l’entreprise.

Le matériel mis à disposition doit être utilisé dans un cadre strictement professionnel. L’utilisation d’un équipement informatique personnel n’est pas autorisé.

Le salarié s’engage à restituer l’intégralité du matériel confié en cas de départ de l’entreprise.

Le salarié en situation de télétravail bénéficie d’une assistance technique à distance, identique à celle en place dans les locaux de l’entreprise.

En cas de problème technique ou de connexion internet, le salarié doit se rapprocher immédiatement de sa hiérarchie pour connaître les modalités de poursuite de son activité à son domicile ou sur site.

Le salarié qui souhaite télétravailler devra prévenir sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle avec du matériel appartenant à l'employeur et s’assurer que son assurance Multirisques Habitation couvre bien cette activité au domicile déclaré comme lieu de télétravail.

Article 7.5. – Confidentialité et protection des données

Le salarié en télétravail doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition. Il doit s’assurer du respect de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des informations et des documents qui lui sont confiés et auxquels il a accès dans le cadre professionnel.

Il doit respecter les dispositions des politiques et procédures relatives au bon usage des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) et à la sécurité de l’information en vigueur à ce jour au sein de l’entreprise.

De ce fait, il doit porter une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le salarié en situation de télétravail s’engage à ne stocker aucune donnée d’ordre professionnel sur son matériel informatique personnel, et n’utilisera donc à cet effet que le matériel informatique mis à sa disposition par l’entreprise.

L’entreprise mets également à disposition un service d’aide à l’informatique joignable à distance.

Article 8 – Accompagnement du salarié et du manager au télétravail

L’évolution de l’organisation du travail induite par le télétravail participe de la transformation du rôle du manager.

Le manager a un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle du télétravail notamment sur la fixation des objectifs individuels et collectifs, sur l’articulation entre travail en présentiel et travail à distance, sur le dialogue professionnel relative au télétravail mais aussi en matière de maintien du lien social et de prévention de l’isolement du télétravailleur.

L’entreprise entend accompagner autant les managers que les salariés dans la mise en place du télétravail pour faciliter les relations entre manager et salariés.

Des programmes de formation seront dispensés à tous les salariés ainsi qu’aux managers pour leur permettre de mieux comprendre les spécificités et les bonnes pratiques du télétravail et, pour les managers, du management hybride.

L’idée est également de profiter de ces sessions de formation pour partager les bonnes pratiques, pour mieux se les approprier et les adapter au télétravail.

Article 9 – Prise en charge financière des frais de télétravail

Article 9.1. – Indemnité forfaitaire

En contrepartie des dépenses engagées dans le cadre du télétravail et de l’utilisation du domicile pour des activités professionnelles, le salarié perçoit une indemnité forfaitaire nette mensuelle de :

- 10 € net par mois lorsqu’il effectue entre 4 et 9 jours de télétravail par mois

- 20 € net par mois lorsqu’il effectue 10 jours et plus de télétravail par mois

Jusqu’à 3 jours de télétravail par mois, l’indemnité ne sera pas versée.

Ces frais correspondent à une quote-part des frais supplémentaires engagés du fait de cette activité professionnelle en télétravail :

• Frais d’abonnement opérateur et connexion Internet

• Loyer, énergie, eau, chauffage, consommables

Article 9.2. – Indemnité repas

Pour les salariés basés à la Tour Ariane bénéficiant de la subvention du restaurant d’entreprise, ils pourront bénéficier lors de leur jour de télétravail, d’une indemnité repas de 5,50€ net en compensation.

Pour les salariés bénéficiant des titres-restaurant, ils continueront d’en bénéficier même lorsqu’ils sont en télétravail.

Article 9.3. – Versement des indemnités

L’indemnité forfaitaire mensuelle ainsi que l’indemnité repas seront versées le mois suivant le mois d’exécution du télétravail (M+1).

Article 10 – Entrée en vigueur de l’accord et modalités de révision et de dénonciation

Les parties conviennent que l’accord est conclu pour une durée de 3 ans. Il prendra effet à compter du 1^er octobre 2021 sous réserve des recommandations gouvernementales sur la situation sanitaire.

Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L2261-7 du Code du Travail.

L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L2261-9 du Code du Travail.

Article 10 – Modalités de suivi de l’accord

Une commission de suivi est mise en place, elle est composée des délégués syndicaux signataires de l’accord, d’un membre du département des ressources humaines, du secrétaire du Comité social et économique (CSE), d’un membre de la Commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT) et de 6 salariés de l’entreprise tirés au sort.

Elle se réunira au moins deux fois par an.

Une enquête annuelle est envoyée à tous les salariés pour recueillir leurs avis sur la mise en place du télétravail et les conditions.

Article 11 – Publicité

Le présent accord est établi en quatre exemplaires originaux, dont :

• un pour chacune des parties signataires,

- deux seront adressés à la DREETS sur support numérique via la plateforme TéléAccords,

• un exemplaire sera en outre adressé au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes.

FAIT A PUTEAUX

LE 15 septembre 2021

EN QUATRE EXEMPLAIRES

Pour l’entreprise:

………………

Pour les organisations syndicales représentatives :

………., déléguée syndicale CFTC 

………., déléguée syndicale CFDT