Accord sur le télétravail au sein de l’EPF

Entre les soussignés,

La Fondation EPF, dont le siège social est situé au 3bis rue Lakanal 92330 Sceaux,

N° Siret : 391 101 581 00018,

Représentée par M., agissant en qualité de Directeur Général,

Ci-après « La Fondation EPF »

d'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical, à savoir :

M.

Représentant la CGC

d'autre part,

Il a été conclu l'accord collectif suivant

Préambule

Dans le cadre d'une réflexion sur l’organisation du travail et la qualité de vie au travail, la Fondation EPF a souhaité mettre en place le télétravail.

Le télétravail permet de réduire le temps de trajet ainsi que la fatigue et le stress qui en résultent, et de réinvestir le temps ainsi gagné dans la sphère personnelle et professionnelle. Il facilite aussi la poursuite de leur activité professionnelle pour les salarié-e-s en situation de handicap et les salariées pendant leur grossesse. Il permet aux salarié-e-s travaillant à leur domicile de mieux se concentrer, les sollicitations étant moindres, et donc d’améliorer leur productivité et leur efficacité.

Il permet aussi de s’inscrire dans une démarche éco-responsable en réduisant l’impact carbone de l’activité.

Cependant, il faut veiller à ce que le lien social avec l’entreprise soit préservé.

Par ailleurs, compte tenu des spécificités de l’activité d’enseignement qui exige des interactions avec les élèves et les enseignants entre autres, le télétravail ne peut être déployé auprès de tous les métiers et activités.

Lorsque l’emploi exercé par le salarié se prête à cette forme d’organisation, que les contraintes internes ou externes le permettent, que sont garanties de bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel et le management, le télétravail peut être une forme d’organisation apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation, d’efficacité et de motivation pour les salariés, de souplesse dans l’organisation du travail et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles.

Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur la relation de confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Article 1 – Définition du télétravail

Le télétravail désigne au sens du présent accord, toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un collaborateur, au domicile de celui-ci de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un avenant à son contrat de travail.

Article 2 - Conditions de passage en télétravail : critères d'éligibilité

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance, notamment aux activités suivantes : activités support, activités annexes à l’activité d’enseignement.

Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent à l'un des critères suivants :

• nécessité d'assurer un accueil physique des élèves, des enseignants, du personnel ou de tiers,

• certaines activités induites liées à l’activité d’enseignement telles que les réunions pédagogiques, la préparation de travaux pratiques…

• travaux portant sur des données confidentielles,

• travaux nécessitant l'utilisation de logiciels ou de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l'entreprise.

Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salarié-e-s doivent réunir les conditions suivantes :

• ne pas être en période d’essai,

• travailler à temps plein ou à temps partiel avec une quotité de travail de 80% au moins. Des exceptions à cette règle pourront être accordées en cas de circonstances exceptionnelles, telles que la réalisation de travaux urgents.

Article 3 - Conditions de mise en œuvre du télétravail

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat dont l’initiative appartient au/à la salarié-e. Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de réversibilité tant à l'initiative de l'employeur que du/de la salarié-e.

Le/la salarié-e qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son/sa supérieur-e hiérarchique par lettre remise en main propre ou envoyée par mail.

La demande de télétravail devra préciser :

• ses motivations pour télétravailler,

• les activités qu’il/ elle se propose de prendre en charge dans ce cadre,

• le jour de la semaine souhaité pour télétravailler, si le/ la salarié-e souhaite travailler un jour fixe dans la semaine,

• les caractéristiques de l’espace dédié à son domicile pour télétravailler, notamment la conformité des installations électriques.

Dans tous les cas, l’employeur reste le seul décisionnaire quant à l’organisation du télétravail.

Le/ la responsable a un délai de 15 jours pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé.

Le/la responsable hiérarchique examinera la demande du collaborateur en tenant compte notamment :

• de la maîtrise par celui-ci/ celle-ci du poste occupé,

• de son autonomie dans l’organisation du travail et dans la gestion du temps de travail,

• la faisabilité technique de cette modalité de travail, sa compatibilité avec l’organisation des activités du service, les impératifs de sécurité des données et les nécessaires interactions avec différentes parties prenantes qui, dans certains cas, pourraient ne pas permettre la mise en œuvre du télétravail.

Après avoir obtenu l’accord de son Directeur, le/la Responsable hiérarchique transmet la demande pour avis aux Directeurs de campus et à la Responsable des Ressources Humaines.

Lorsque la demande de télétravail sera acceptée, un avenant au contrat sera conclu pour confirmer l'accord du/de la salarié-e et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail et adaptées à la situation du/ de la télétravailleur-se. Cet avenant sera conclu pour une durée d’un an maximum, renouvelable après évaluation avec le supérieur hiérarchique, ses modalités pouvant être revues chaque année, notamment pour permettre un roulement et donc la possibilité pour d’autres membres du service de bénéficier aussi du télétravail.

Au sein de chaque service, la répartition des jours télétravaillés devra garantir la présence de l’ensemble des membres du service au moins un jour par semaine. Le/ la responsable pourra limiter le nombre de salarié-e-s bénéficiant du télétravail pour assurer le bon fonctionnement du service et prévoir un roulement des bénéficiaires du télétravail d’une année sur l’autre.

Dans le cadre d’une demande ponctuelle, le / la salarié-e fait une demande à son/ sa responsable par mail au moins 7 jours à l’avance. Le/ la responsable examinera cette demande en tenant compte des critères définis ci-dessus et des contraintes du service.

L’employeur pourra accepter une demande faite dans un délai plus court en cas de circonstances exceptionnelles.

Article 4 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

4.1 Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de deux mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le/la salarié-e a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le/la salarié-e, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le/la salarié-e peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de deux semaines.

4.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par le salarié

A l’issue de cette période d’adaptation, le/la télétravailleur-se pourra mettre fin au télétravail par remise d’une lettre en main propre ou par envoi d'un mail au Service Ressources Humaines et à son/sa responsable.

4.3 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : impacts négatifs sur le bon fonctionnement du service, non-respect des règles liées au télétravail, modification de la situation initiale qui avait permis le télétravail, changement des missions ou de poste du/de la salarié-e, réorganisation du service, déménagement du/de la salarié-e.

Cette décision sera notifiée par écrit par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet dans un délai d’une semaine à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Article 5 - Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du/de la salarié-e.

En cas de changement de domicile, le/la salarié-e préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le/la salarié-e et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 3.

Article 6 - Modalités de régulation de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le/la salarié-e travaille dans les locaux de l'entreprise.

Le/la supérieur-e hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan régulier de leur activité. Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail et sur les conséquences du télétravail sur le bon fonctionnement du service.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le/la télétravailleur-se est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.

Modalités de contrôle du temps de travail

Le/la télétravailleur-se doit organiser son temps de travail en respectant la durée du travail quotidienne et les temps de pause prévus par son contrat de travail.

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur relèvera ses horaires de travail pour chaque jour travaillé à son domicile et transmettra ce relevé à son supérieur hiérarchique.

Article 7 - Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Les salariés ne pourront pas effectuer plus d’un jour de télétravail par semaine. Lorsque l’avenant prévoit un jour précis de télétravail hebdomadaire, ce jour est fixe et non reportable d’une semaine sur l’autre. Il peut toutefois être mobile à l’intérieur de la semaine pour prendre en compte les contraintes inhérentes aux fonctions des télétravailleurs et en accord avec la hiérarchie.

Le nombre maximal de jours de télétravail par semaine pourra être augmenté en cas de circonstances exceptionnelles, notamment pour les femmes enceintes ayant des contraintes de transport importantes, pour les salarié-e-s en situation de handicap, mais aussi en cas d’intempéries ou de grève des transports. Ce nombre ne pourra pas dépasser 2 jours par semaine, sauf accord de l’Employeur.

Le jour de télétravail peut être fixé dans un avenant au contrat du/de la télétravailleur-se avec possibilité de le modifier par commun accord des parties moyennant un délai de prévenance ou, pour plus de souplesse, ils peuvent être fixés d'une semaine sur l'autre par demande écrite ou par le biais du logiciel de gestion du temps de travail lorsqu’il sera mis en place.

Le/la télétravailleur-se reste tenu-e, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de sa/son supérieur-e, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service ou à la demande du Service des ressources humaines pour participer à des formations ou à des réunions du personnel.

Article 8 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail prévues par l’avenant à son contrat de travail, comprises au maximum entre 8h et 19h, avec les pauses permettant de ne pas excéder la durée maximale de travail prévue par son contrat, pendant lesquelles il doit être possible de le joindre.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Article 9 - Équipements liés au télétravail

La mise en place du télétravail relevant d’une demande du /de la salarié-e, l’entreprise ne prendra pas en charge les éventuelles dépenses liées au télétravail, liées notamment à la mise en conformité du domicile au télétravail ou bien les dépenses d'installation de l'équipement bureautique et informatique.

Pendant la période de télétravail, le/la télétravailleur-se utilisera comme convenu son propre matériel.

Il/elle devra disposer d’un accès internet haut débit.

Le/la télétravailleur-se est tenu-e de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement. Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.

• Consignes particulières concernant les outils informatiques

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au/à la télétravailleur-se de prendre connaissance des consignes qui ont été remises au moyen de notice élaborée par la DSI et de les respecter scrupuleusement. Il en est de même des consignes qui seront portées à sa connaissance par la suite. Le/la télétravailleur-se s'engage, notamment, à respecter la charte informatique de l'entreprise au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant jusqu'au licenciement.

• Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le/la télétravailleur-se fournira une attestation de couverture par son assurance multirisque habitation du lieu de télétravail. Aucune indemnité ne sera versée par l’entreprise à ce titre.

Le/la télétravailleur-se produira une attestation sur l’honneur de la conformité aux normes de l’installation électrique de son lieu de télétravail.

Article 10 - Obligation de discrétion et de confidentialité

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Article 11 - Santé et sécurité au travail

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer le Service des ressources humaines et son/sa responsable, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise.

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile, à l’occasion de son travail, pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail, sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail.

Dans ces cas, le télétravailleur doit informer le Service des ressources humaines de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

Article 12 – Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord est mis en place, il sera organisé dans le cadre de la Délégation Unique du Personnel (DUP) et du CHSCT jusqu’à la mise en place du Comité Social et Economique (CSE) en 2019, puis dans le cadre du CSE quand il aura été élu.

Cette instance aura pour but de :

• Vérifier le respect de l’application de l’accord,

• Suivre le nombre de salariés en télétravail,

• Suivre le nombre d’entrées et de sorties dans le dispositif et éventuellement leurs raisons,

• De proposer des améliorations du texte et des pratiques.

Ce suivi sera effectué une fois par an. L’entreprise réalisera un bilan annuel détaillé et complet de la mise en application de ce mode d’organisation du travail. Ce bilan sera communiqué à la DUP et au CHSCT, puis quand il sera mis en place, au Comité Social et Economique.

Par ailleurs, pendant la première année de mise en œuvre de l’accord, une commission de suivi composée :

• de 3 représentants de la Direction,

• de 3 représentants du Personnel,

• de 3 membres du personnel volontaires et sélectionnés par la Direction et les représentants du personnel pour l’expertise qu’ils peuvent apporter dans le cadre du déploiement du dispositif,

assurera le suivi de la mise en œuvre du dispositif de télétravail, à savoir :

• la communication auprès des salariés,

• la remontée des éventuelles difficultés rencontrées,

• les propositions d’améliorations concernant les modalités pratiques de mise en place du télétravail.

Elle se réunira trois fois par an.

Article 13 - Durée de l'accord collectif - Forme et délai de renouvellement ou révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter du 1^er janvier 2019.

Il pourra être, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L2261-7 du Code du Travail.

L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L2261-9 du Code du Travail.

Article 14 – Dépôt et publicité

La Direction notifiera par courrier recommandé avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise.

Le présent accord est déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi et au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes conformément aux dispositions des articles L2231-5, L2231-6 et D2231-2 du Code du Travail.

Fait à Sceaux, le …11/12/2018

en 5 exemplaires