ACCORD RELATIF A

L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE COMME MOYEN EXCLUSIF DE VOTE AUX ELECTIONS 2023 DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’Association OPTIMA, dont le siège social est sis Parc d’activités Rennes Ouest – 9, rue du Lieutenant-Colonel Dubois à VEZIN-LE-COQUET (35132), représentée par xxx, agissant en qualité de Directeur Général

Ci-après dénommée « l’Association OPTIMA »,

ET :

L’Organisation Syndicale Force Ouvrière, représentée par xxx en sa qualité de Délégué Syndical

L’organisation Syndicale CFTC, représentée par xxx, en sa qualité de Déléguée Syndicale

Ci-après dénommés ensemble « les Parties ».

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur à Optima et de la diversité des sites de travail, il apparaît à la direction que la mise en place d’un système de vote électronique offre les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.

Par conséquent, les parties s’accordent sur la mise en place d’un procédé de vote électronique, exclusif de toute autre modalité de vote, pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique, qui doit se dérouler au sein l’Association OPTIMA au cours de l’année 2023.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote,

• sincérité et intégrité du vote,

• unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• confidentialité et liberté du vote,

• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser,

• information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique,

• sécurisation du vote au moyen de chiffrement et cryptage, et de codes d’accès confidentiels pour chacun des votants,

• création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote,

• existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

1. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Optima ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique lors de l’année 2023.

2. Recours à un prestataire

Les Parties conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Le nom du prestataire ainsi que ses coordonnées seront précisés dans le protocole d'accord préélectoral.

Le prestataire qui sera retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail. Le cahier des charges figurera en annexe du protocole d’accord pré-électoral concernant l’organisation de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique 2023.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

3. Respect de la loi « Informatique et Libertés »

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), OPTIMA sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

4. Lieu et temps du scrutin

L'élection des membres du comité social et économique est réalisée par vote électronique soit sur le lieu de travail, soit à distance, via tout terminal d’accès à Internet en se connectant au serveur de vote.

Le présent accord exclut expressément le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le recours au vote électronique sera prévu par le protocole d'accord préélectoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral. Elles pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

5. Listes électorales et listes de candidats

Les listes électorales, les listes de candidats, et le cas échéant les professions de foi, sont transmises pour importation et intégration dans le système de vote électronique avant la date prévue dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.

Les organisations syndicales présentant une liste pourront transmettre un logo dont la taille, le poids et le format seront précisés par le prestataire, afin de figurer sur le bulletin de vote électronique de manière identique pour chaque organisation syndicale.

Les professions de foi qui apparaîtront en ligne, devront également respecter la taille, le poids et le format, identiques pour toutes, sollicités par le prestataire.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

6. Modalités d’accès au serveur de vote

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par un identifiant et un mot de passe qui lui auront été transmis par courriel électronique à son adresse email professionnelle et/ou personnelle, selon des modalités garantissant sa confidentialité.

L’identifiant et le mot de passe seront identiques en cas de second tour.

Ils permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats correspondant à son collège et exprime son vote pour les titulaires et pour les suppléants. Son choix apparaît distinctement à l'écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Ils doivent alors s’identifier auprès du prestataire qui lui adresse de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur et sur sa demande expresse).

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification. Elle vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

7. Déroulement du scrutin

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

8. Clôture du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

9. Confidentialité des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles :

• des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le système de vote électronique peut être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

10. Contenu des fichiers

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, mention "titulaires" ou "suppléants", appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.

Les destinataires ou catégories de destinataires des données sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote (à des fins de contrôle de déroulement du scrutin), agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

11. Stockage des données

L'employeur ou le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

12. Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

13. Information et formation liées au vote électronique

Au jour du scrutin, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu conformément à l’article R. 2314-12 du Code du travail.

14. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, au titre de la seule élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’année 2023.

Il prend effet à compter de son dépôt auprès de l’administration et cessera de produire effet à l’échéance de son terme, c’est à dire dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (le cas échéant, après épuisement des délais et voies de recours).

15. Révision de l'accord

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

16. Dépôt et publicité

Le présent accord est établi et signé en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire dûment signé est remis à chaque signataire. Il sera également notifié aux organisations non signataires.

Le présent accord fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues par le Code du travail. En particulier :

• un exemplaire sur support électronique, en version PDF, signé par les parties, sera déposé sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;

un exemplaire papier sera déposé au greffe du conseil de prud'hommes ;

• un exemplaire de l’accord sera affiché sur le panneau prévu à cet effet.

Fait à VEZIN le COQUET, en 4 exemplaires originaux, le 24 octobre 2023.

Pour l’Association OPTIMA xxx

Pour l’Organisation Syndicale Force Ouvrière xxx

Pour l’Organisation Syndicale CFTC xxx