Avenant n°1 à l’Accord d’entreprise

Relatif au Dialogue Social et au fonctionnement des IRP

ENTRE

SARTHE HABITAT

158 Avenue Bollée - 72019 LE MANS Cedex 2

Office Public de l’Habitat

Immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés au Mans sous

le n° 403 040 850 00014

Représenté par son

D'UNE PART,

ET

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise

CFDT représentée

CGT représentée

D'AUTRE PART

Sommaire

Partie 1 : Comité social et économique 3

1/1 : Moyens de fonctionnement 3

1/1.1 : Calcul des budgets du CSE 3

1/1.2 : Mutualisation et annualisation des heures 3

1/2 : Organisation des réunions du CSE avec la Direction 4

1/2.1 : Remise de documents 4

1/2.2 : Nombre de réunions plénières 4

1/2.3 : Les participants aux réunions du CSE avec la direction 4

1/2.4 : Dates des réunions 5

1/3 : Commissions du CSE 5

1/3.1 : Commission Santé Sécurité et Condition de Travail (CSSCT) 5

1/3.2 : Commission formation 5

1/4 : Réclamations écrites 5

Partie 2 : Droit syndical 5

Partie 3 : Dispositions communes aux membres elus du CSE et aux représentants syndicaux 6

3/1 : Communication des IRP Diffusion d'information syndicale 6

3/1.1 : Moyens de communication 6

3/1.2 : Liberté d’accepter ou de refuser un message 7

3/2 : Moyens de fonctionnement 7

3/3 : Déplacements des élus 8

3/3.1 : Moyens de déplacement 8

3/3.2 : Prise en charge des déplacements 8

3/4 : Egalité de traitement et évolution professionnelle 8

3/4.1 : Egalité de traitement et évolution salariale 8

3/4.2 : Entretien de début et de fin de mandat 8

Partie 4 : DISPOSITIONS FINALES 9

4/1 : Durée de l’accord 9

4/2 : Révision de l’accord 9

4/3 : Dénonciation de l’accord 9

4/4 : Publicité 9

PREAMBULE-CHAMP D’APPLICATION

Le présent avenant de révision a pour objet de réviser les parties de l’accord d’entreprise relatif au Dialogue social signé le 14 mai 2019, suite aux dernières élections professionnelles qui se sont tenues en décembre 2022, ayant engendré la mise en place d’un nouveau CSE et la révision du règlement intérieur du CSE à compter de 2023.

L’accord relatif au Dialogue social a pour objet de définir les principes de fonctionnement et les modalités du dialogue social entre les instances représentatives et la direction de Sarthe Habitat. Les instances représentatives du personnel (IRP) sont les organisations syndicales et le comité social et économique (CSE).

Partie 1 : Comité social et économique

1/1 : Moyens de fonctionnement

1/1.1 : Calcul des budgets du CSE

1.1.1 : Budget Activités Sociales et Culturelles (ASC)

La contribution annuelle de Sarthe Habitat pour le financement des ASC du CSE est au moins égale à 1,2 % de la masse salariale brute DSN. Le régime indemnitaire des agents FPT est ajouté à cette masse salariale pour le calcul de la contribution annuelle.

1.1.2 : Budget de fonctionnement

La contribution annuelle de Sarthe Habitat pour le financement du budget de fonctionnement du CSE est au moins égale à 0,2 % de la masse salariale brute DSN. Le régime indemnitaire des agents FPT est ajouté à cette masse salariale pour le calcul de la contribution annuelle.

Le pourcentage affecté au calcul des budgets ASC et/ou de fonctionnement serait réajusté si de nouvelles dispositions règlementaires le prévoyaient.

1.1.3 : Modalités de versement

Les deux subventions sont versées sous forme de provision à hauteur de 100 % avant le 31 janvier de chaque année N sur la base de la masse salariale brute DSN + régime indemnitaire des agents FPT au 31 décembre N-1.

Une régularisation est faite sur les subventions N, lors du calcul des subventions N+1, à partir des masses salariales réelles au 31 décembre N et est versée (ou récupérée) avec la subvention N+1

1/1.2 : Mutualisation et annualisation des heures

Les élus titulaires du CSE mutualisent leurs heures de délégation avec les élus suppléants sur la base d’un pourcentage précisé au Règlement Intérieur.

Le décompte mensuel des heures de délégation est accessible à la direction sur la plateforme collaborative mise à disposition du CSE. Les élus y tiennent à jour leur décompte prévisionnel et réel d’heures de délégation et parallèle de leur agenda électronique.

Afin de maintenir la continuité et la qualité de service, un délai de prévenance de 48 heures est demandé pour toutes absences dans le cadre de l’exercice d’un ou plusieurs mandats. Ainsi, le salarié souhaitant bénéficier de ses heures de mandat devra en informer son supérieur hiérarchique au moins 48h avant leur prise d’effet, par écrit (mail ou agenda, à adapter selon le fonctionnement du service). En cas d’absence de son supérieur hiérarchique, il s’assurera de la bonne information de sa propre absence par son supérieur hiérarchique suppléant.

En raison de la soudaineté ou l’imprévisibilité d’un événement, ou de l’urgence des mesures à prendre, ce délai de prévenance ne sera pas imposé.

1/2 : Organisation des réunions du CSE avec la Direction

1/2.1 : Remise de documents

Dans le cadre d’une consultation obligatoire règlementaire du CSE, la direction dépose sur la plateforme collaborative du CSE, au plus tard 2 semaines avant la réunion, tous les documents nécessaires à l’étude des sujets à l’ordre du jour de la réunion.

Les documents relatifs aux autres points de l’ordre du jour relevant d’une consultation ponctuelle sont déposés dans la plateforme collaborative par la Direction au plus tard 8 jours avant la réunion.

Hors consultation, les documents de présentation seront déposés sur la plateforme collaborative du CSE, dès que possible, au plus tard dans les 3 jours ouvrés suivant la réunion.

Outre la BDESE (Base de Donnée Economiques et Sociales, et Environnementales) alimentée plusieurs fois en cours d’année et à des périodicités diverses, les thèmes, dates et objets de consultation sont mentionnés dans l’annexe 1.

Le CSE sera consulté sur les cahiers des charges relatifs aux appels d’offres concernant les conditions de travail du personnel (Complémentaire Santé, Prévoyance, Ticket restaurant, Véhicule - achat et entretien, Téléphonie, Mobilier…)

1/2.2 : Nombre de réunions ordinaires

Le nombre de réunions ordinaires est fixé à 11 par an, soit 1 réunion par mois sauf en août. Les élus et le Président du CSE se réservent la possibilité conjointe d’ajourner la réunion du mois de juillet si l’ordre du jour ne justifie pas de la maintenir.

1/2.3 : Les participants aux réunions du CSE avec la direction

Seuls les élus titulaires sont présents aux réunions du CSE. Toutefois, les suppléants reçoivent une convocation au même titre que les titulaires dans la mesure où ils peuvent être amenés à remplacer un titulaire, sans délai, en cas d’absence de celui-ci.

Les élus suppléants, membres de la Commission Santé, Sécurité, Conditions de Travail (CSSCT), pourront être présents aux réunions du CSE qui suivent les réunions de la CSSCT, sans nécessaire remplacement d’un titulaire, dans le cadre de la présentation du compte rendu des travaux de la dernière commission.

Il est possible pour tous les membres du CSE (élus, Direction et invités) d’assister aux réunions en présentiel ou à distance.

1/2.4 : Dates des réunions

Les dates et heures de réunions sont fixées avec au moins 3 mois d’avance.

Lorsque les réunions sont fixées le matin :

• Elles ne débutent pas avant 9h00, pour permettre aux élus des agences décentralisées d’effectuer le déplacement sur une plage horaire dite variable (à partir de 7h45),

• Elles sont suspendues entre 13h15 et 14h00 pour permettre aux élus de prendre une pause déjeuner de 45 minutes.

Les réunions sont fixées prioritairement le matin. Si elles avaient lieu l’après-midi, les réunions seraient suspendues à 18h30. Elus et Direction s’accorderaient sur le jour et l’heure de la reprise, en fonction des agendas de chacun.

1/3 : Commissions du CSE

1/3.1 : Commission Santé Sécurité et Condition de Travail (CSSCT)

Une commission SSCT est mise en place au sein du CSE. Elle se réunit 1 fois par trimestre et plus en cas de besoin à la demande des élus du CSE ou de l'employeur.

La commission SSCT comprend 4 élus du CSE, le DRH, par délégation du Directeur Général, et le chargé de mission RH Sécurité Conditions de Travail.

Au besoin, si les heures légales de délégation, après répartition entre élus, sont liquidées, un crédit de 5h de délégation supplémentaire sera attribué à chacun des membres de la CSSCT.

1/3.2 : Commission formation

Une commission formation est mise en place au sein du CSE. Elle se réunit une fois par an.

La commission formation comprend 2 élus du CSE, le DRH par délégation du Directeur Général et le chargé de mission RH Recrutement/formation.

1/4 : Réclamations écrites

Les élus du CSE ont la faculté de soumettre des réclamations à la direction au plus tard 3 jours avant la réunion du CSE. Les réclamations feront l’objet d’une inscription systématique prévisionnelle à l’ordre du jour. En cas de réclamation, une réponse écrite détaillée sera apportée par la Direction dans les 5 jours suivants la réunion du CSE, distinctement du procès-verbal (néanmoins intégrée au procès-verbal du CSE).

Partie 2 : Droit syndical

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ont la faculté de nommer, en plus du délégué syndical (également représentant de section syndicale), un suppléant.

Les délégués syndicaux titulaires disposent d’heures de délégation et d’autorisation spéciales d’absence, telles que mentionnées dans la convention collective des OPH, dans le cadre de leur mandat syndical. Ils ont la faculté de partager leurs heures de délégation avec leur suppléant, sous réserve d’information préalable de la direction.

Partie 3 : Dispositions communes aux membres elus du CSE et aux représentants syndicaux

3/1 : Communication des IRP Diffusion d'information syndicale

3/1.1 : Moyens de communication

En plus des zones d’affichage, le CSE et les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie électronique de Sarthe Habitat pour la diffusion des Procès-Verbaux, informations, tract, …

Sarthe Habitat met à la disposition de chaque section syndicale et/ou délégué syndical ainsi que des membres élus du CSE, une boîte aux lettres électronique qui permettra une bonne circulation de l’information entre l’instance et les salariés dans le respect de la confidentialité.

Pour ne pas entraver le bon fonctionnement du réseau informatique, la taille des messages diffusés, publications et tracts syndicaux, ne devra pas excéder 1 Mo. Les films ou les vidéos ne pourront pas être transmis par le biais de la messagerie.

Les contraintes, caractéristiques et niveaux de service de ces boîtes aux lettres seront identiques en tous points à celles utilisées par le personnel de Sarthe Habitat (quota, heures de consultations, antivirus, anti spam).

L’usage des outils informatiques et d’une manière générale la possibilité de travailler en dématérialisé étant privilégié par Sarthe Habitat, le CSE a accès à la plateforme collaborative qui lui est propre. C’est le Secrétaire du CSE qui a la responsabilité de la bonne tenue de la plateforme collaborative du CSE pour la partie réservée au CSE.

En cas de nécessité, le CSE peut solliciter le Service Informatique (problème sur le réseau, connexion, petit dépannage, …).

Un espace « Mes IRP » a été créé dans le nouvel intranet Sarthe Habitat, alimenté par la Direction, afin d’informer sur le fonctionnement des Institutions représentatives du personnel au sein de Sarthe Habitat.

Un espace collaboratif est créé, en parallèle de l’intranet de Sarthe Habitat, pour les institutions représentatives du personnel (Elus du CSE et Organisation Syndicales).

Il est convenu que chaque instance représentative du personnel soit responsable de ses insertions. Toutefois, celles-ci devront être liées directement en rapport avec les attributions de ces instances.

Tous les documents transmis par les élus du CSE et les organisations syndicales seront enregistrés et accessibles à tous les collaborateurs sur cet espace dédié.

Cet espace sera tenu à jour par les élus du CSE et les représentants syndicaux. Il est apparenté à un tableau d’affichage.

D’une manière générale, les moyens informatiques et de communication mis à disposition des représentants du personnel tiennent compte des évolutions technologiques et de l'évolution de ceux utilisés par l'entreprise.

3/1.2 : Liberté d’accepter ou de refuser un message

Afin de respecter les opinions syndicales de chaque salarié, ce dernier aura la possibilité d’accepter ou de refuser le message envoyé par les sections syndicales et/ou le délégué syndical. Dans cette optique, l’objet du message devra mentionner clairement le caractère syndical du tract ou de la publication et le nom de l’instance émettrice.

De même, les messages transmis par les autres instances représentatives devront pouvoir être acceptés ou refusés par le salarié. L’objet du message devra être clairement exprimé.

Pour permettre aux salariés d’identifier l’auteur du message avant son ouverture, ce dernier devra :

• Utiliser impérativement la boîte à lettres du syndicat ou de l’instance représentative du personnel et en aucun cas sa boîte à lettres personnelle professionnelle,

• Préciser dans l’objet les mentions suivantes :

  • Le nom de l’organisation syndicale ou de l’instance représentative du personnel

  • L’objet du message

A la lecture de l’objet, le salarié aura la possibilité d’ouvrir ou non le message.

3/2 : Moyens de fonctionnement

Conformément à l’article 3 de la CCNP-OPH, les locaux mis à la disposition du CSE et des organisations syndicales par Sarthe Habitat sont pour chacun, à minima :

• Un local chauffé et éclairé au sein du siège social de Sarthe Habitat.

• Chaque local comprend : 1Bureau, 2 chaises, une armoire fermant à clé, une boite aux lettres pour chaque instance. Chaque local est facilement accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise et proportionné au nombre d’élus.

• L’entretien des locaux est pris en charge par l’employeur.

Or, le siège social de Sarthe Habitat (158 avenue Bollée au Mans), ne permet pas aux élus du CSE et aux organisations syndicales de disposer de locaux séparés et spécifiquement attribués conformément à la règlementation. Néanmoins, le futur siège social de Sarthe Habitat permettra de disposer de locaux séparés.

Aussi, Sarthe Habitat met à disposition du CSE un local équipé (tables, chaises, bureau, armoires fermées) et une plateforme collaborative. Également, sont pris en charge l’électricité, les lignes téléphoniques, courrier interne (navette). Les salles de réunion peuvent être utilisées, au besoin, sans contrepartie financière, dans les conditions habituelles de réservation de celles-ci.

Également, Sarthe Habitat met à disposition des organisations syndicales les salles de réunions pour assurer des permanences, dans les conditions habituelles de réservation de celles-ci, des armoires fermant à clés et des boîtes aux lettres.

3/3 : Déplacements des élus

3/3.1 : Moyens de déplacement

Les représentants du personnel pourront effectuer des déplacements au titre de leur mandat au moyen :

• De véhicule de service, dans le cadre de convocation et de missions engagées par la Direction et sous réserve de leur disponibilité,

• De train (2^ème classe), bus, tram, ou tout autre moyen de déplacement collectif approprié au déplacement,

• De leur véhicule personnel

3/3.2 : Prise en charge des déplacements

Dans le cadre de convocation et de missions engagées par la Direction, les frais de déplacement des représentants du personnel sont pris en charge par Sarthe Habitat sur présentation de notes de frais accompagnées des justificatifs des dépenses.

Le traitement de ces frais fera l’objet d’une déclaration distincte directement transmise à la Direction des Ressources Humaines, sans validation préalable de l’encadrement, contrairement aux frais de déplacement.

3/4 : Egalité de traitement et évolution professionnelle

3/4.1 : Egalité de traitement et évolution salariale

L'appartenance à un syndicat ou l'exercice d'une activité syndicale et l'exercice d'un mandat de représentant du personnel ne peuvent conduire à aucune forme de discrimination. La Direction des Ressources Humaines de Sarthe Habitat apportera une attention toute particulière au respect de ce principe d'égalité en procédant à un suivi de l'évolution de la rémunération des représentants du personnel, de leur carrière et de leurs besoins en formation.

Il sera donc observé, à l’issue des mandats, l’évolution de rémunération des représentants du personnel et représentants syndicaux, sur la durée des dits mandats, par rapport à l’évolution moyenne de rémunération des collaborateurs de la même catégorie /niveau. Au besoin, les rémunérations seront alignées sur la rémunération moyenne.

3/4.2 : Entretien de début et de fin de mandat

Chaque élu bénéficie d'un entretien individuel portant sur les modalités pratiques d'exercice de son mandat au sein de l'entreprise au regard de son emploi, avec son N+1.

Il peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Cet entretien est un entretien professionnel mais ne se substitue pas à l'entretien professionnel récurrent.

Lorsque l'entretien professionnel est réalisé au terme d'un mandat, celui-ci permet de procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l'expérience acquise – à relever dans l’entretien annuel, dans l’onglet dédié à l’identification des compétences.

Partie 4 : DISPOSITIONS FINALES

4/1 : Durée de l’avenant

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt.

4/2 : Révision de l’avenant

Conformément à l’article L 2222-5 du Code du Travail, seules les parties signataires du présent avenant pourront demander la révision de tout ou partie selon les modalités suivantes :

• toute demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec avis de réception à chacun des signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement,

• le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la date de réception de la lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte,

• les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord. A défaut d’accord dans un délai de 6 mois à compter de la demande de révision, les dispositions du présent accord seront maintenues.

4/3 : Dénonciation de l’avenant

Le présent avenant pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires selon les modalités fixées aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

4/4 : Notification, dépôt et publicité de l’avenant

Le présent avenant, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’Office.

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes du Mans.

Il fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Le présent avenant sera mis en ligne sur le site intranet et tenu à disposition du personnel au sein du service des ressources humaines.

Etabli en 5 exemplaires originaux,

Au Mans, le 23 mai 2023

Pour la CFDT Pour la CGT Pour SARTHE HABITAT