Accord télétravail

ENTRE :

Les sociétés constituant l’UES Aon France :

• Aon France, société par actions simplifiée au capital de 46 27 140 euros, dont le siège social est situé au 35-35 rue de la Fédération (75015) Paris, immatriculée au RCS Paris 414 572 248

• Aon Holdings France SNC société en nom collectif au capital de 449 217 900 euros, dont le siège social est situé au 31-35 rue de la Fédération, immatriculée U RCS Paris 501 211 411 ;

représentées par……., dûment habilitée pour conclure le présent accord au nom et pour le compte des sociétés visées ci-dessus,

Ci- après dénommé l’ « UES » ou la « Société »,

D'une part,

ET

Les organisations syndicales suivantes, représentatives au sein de l'UES Aon France :

Ci-après dénommé les « organisations syndicales »,

D'autre part,

Les signataires étant ensemble désignés dans le présent accord comme « les Parties » et individuellement comme une « Partie ».

Sommaire

TITRE I - LE TELETRAVAIL HABITUEL 4

Article 1 - L’éligibilité au télétravail 4

Article 1.1 – Champs d’application 4

Article 1.2 – Les critères d’éligibilité au télétravail 5

Article 2 - L’organisation du télétravail 5

Article 2.1 – Les modalités de mise en œuvre du télétravail 5

Article 2.2 – La réversibilité du télétravail 6

Article 2.3 – L’organisation du temps de télétravail 7

TITRE II - LE TELETRAVAIL OCCASIONNEL 10

TITRE III - LE TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL 11

TIRE IV - DISPOSITIONS FINALES 11

Article 1. Durée et date d’application de l’accord 11

Article 2. Commission de suivi 11

Article 3. Révision 12

Article 4. Notification, dépôt et publicité 12

Préambule

Dans le prolongement des négociations qui ont conduit à la conclusion d'un accord portant sur l'aménagement et la durée du temps de travail, le 15 mai 2019, la direction et les organisations syndicales ont souhaité renégocier les dispositions relatives au télétravail.

L’accord portant sur l'aménagement et la durée du temps de travail du 15 mai 2019 visait à intégrer les modalités de l’accord qualité de vie au travail du 1er mars 2016, et les évolutions législatives ainsi que les nécessités opérationnelles, organisationnelles et techniques du travail.

Dans le cadre des négociations portant sur le présent accord les parties ont souhaité pérenniser ce dispositif d'organisation du travail en y apportant les évolutions qu'elles estimaient bénéfiques au regard des nouvelles modalités d’organisation du travail mises en œuvre sur la période 2019 - 2021 et ont souhaité conclure un nouvel accord relatif au télétravail. La présente négociation a permis de définir un accord applicable à l’ensemble de l’UES qui se substitue aux modalités relatives au télétravail de l’accord existant.

Fort des dernières évolutions législatives visant à favoriser et à simplifier le recours au télétravail (ANI du 19 juillet 2005, ordonnance du 22 septembre 2017, accord de branche du 28 juin 2018 et ANI du 26 novembre 2020), les parties au présent accord ont convenu qu’il était souhaitable d’harmoniser les règles en vigueur au sein de l’UES pour promouvoir et sécuriser un dispositif télétravail homogène adapté à ses valeurs et réalités opérationnelles.

Ce nouveau dispositif vise à accompagner de manière pérenne le développement du télétravail en soulignant l’importance de la responsabilisation des acteurs pour établir un rapport de confiance entre le manager et le salarié, condition « sine qua none » de son bon fonctionnement. En effet, le télétravail constitue une demande croissante des salariés souhaitant pouvoir bénéficier de nouveaux modes de travail que la Direction souhaite accompagner.

Le présent accord vise à définir les modalités d’organisation du travail permettant un alignement entre les enjeux de bien-être au travail et les enjeux opérationnels et clients tout en maintenant la force du collectif qui constitue un pilier culturel et un facteur clé de succès au sein de l’UES.

Enfin, la mise en place du télétravail s’inscrit dans la stratégie du Groupe Aon (« smart working »), déployée notamment par le Comité d’Entreprise Européen au niveau de la zone EMEA qui vise à concilier performance et bien-être des collaborateurs.

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Ainsi, le présent accord vise exclusivement le travail au domicile du salarié (résidence principale).

Le présent accord a vocation à définir les modalités d’organisation du télétravail. Ainsi, trois formes de télétravail sont susceptibles d'être organisées au sein de l'UES :

• le télétravail habituel, qui correspond à la situation dans laquelle le télétravail est organisé par roulement et à fréquence régulière pour le salarié éligible, dans la limite de 88 jours par an, nécessitant une demande écrite du salarié et l'accord du manager sur la base des critères définis dans la charte télétravail;

• le télétravail occasionnel, qui correspond au télétravail expressément accordé par le manager après demande du salarié qui ne serait pas éligible au télétravail habituel, de manière ponctuelle;

• le télétravail exceptionnel, qui correspond au télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, et pourra être imposé par l'employeur en cas de déclenchement du plan de continuité de l'activité de l'UES.

Les modalités d'application de ces différentes formes de télétravail sont précisées ci-après.

TITRE I - LE TELETRAVAIL HABITUEL

Le télétravail habituel correspond à la situation dans laquelle le télétravail est organisé par roulement et à fréquence régulière, dans la limite de 88 jours par an. Il nécessite une demande écrite du collaborateur et l'accord du manager. 

Article 1 - L’éligibilité au télétravail

Article 1.1 – Champs d’application

Le télétravail habituel s'adresse aux collaborateurs de l'UES qui peuvent exercer leur fonction de façon autonome et dont le poste et les activités sont compatibles avec ce mode d’organisation du travail.

Ainsi, sont éligibles au télétravail habituel, les collaborateurs remplissant les conditions cumulatives suivantes :

• Avoir une ancienneté minimale de 6 mois ;

• Avoir validé la période d’essai

Les collaborateurs à temps partiels de plus de 60% auront une proratisation du nombre de jours de télétravail accordés dans le cadre du présent accord.

Ne peuvent pas être éligibles au télétravail habituel les collaborateurs suivants :

• Les fonctions non télétravaillables par nature (actuellement MGI & Infirmerie) ;

• Les nomades¹, tel que définis dans l’annexe 1 du présent accord ;

• Les CDD de moins de 6 mois ;

• Les temps-partiels de moins de 60% ;

• Les alternants ;

• Les stagiaires.

Les populations exclues de l’accord ne pourront prétendre à aucune disposition de celui-ci.

Les collaborateurs, qui répondent aux critères d’éligibilité du télétravail habituel, nécessitant une adaptation temporaire de leur organisation de travail, pourront bénéficier de dispositions adaptées, décidée en concertation avec leur manager et la Direction des Ressources Humaines.

A titre d’exemple, les femmes enceintes pourront bénéficier de dispositions adaptées, à partir du 3^e trimestre de grossesse ou pour toute la durée de la grossesse sur recommandation du médecin du travail, et en concertation avec leur manager et la Direction des Ressources Humaines. Ou encore les collaborateurs ayant une RQTH ou en incapacité temporaire de se rendre sur site pour raison de santé dument justifié, pourront bénéficier de dispositions adaptées, sur recommandation du médecin du travail et en concertation avec leur manager et la Direction des Ressources Humaines.

Article 1.2 – Les critères d’éligibilité au télétravail

Les critères d’éligibilité au télétravail habituel sont définis dans la charte télétravail applicable au sein de l’UES.

Article 2 - L’organisation du télétravail

Article 2.1 – Les modalités de mise en œuvre du télétravail

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-9 du Code du travail, le principe de volontariat fait partie du dispositif de télétravail. Ainsi, une partie ne peut imposer le télétravail à une autre, à l’exception du cas visé au titre III du présent accord.

• Formalisation du passage en télétravail

Pour en bénéficier, le collaborateur répondant aux critères d’éligibilités au télétravail habituel, devra formuler une demande écrite à l’attention de son manager et de son RRH. La demande sera étudiée conjointement par le manager et la Direction des Ressources Humaines sur la base des critères d’éligibilité définis dans la charte télétravail.

Une réponse écrite sera adressée au collaborateur dans un délai raisonnable (1 mois maximum) à compter de la date de réception de la demande. Toute décision de refus devra faire l’objet d’une réponse écrite dument justifiée au regard des critères d’éligibilité formulés dans la charte télétravail.

Toute demande de passage en télétravail sera formalisée pour une période de 1 an, renouvelable par tacite reconduction, suivant l’entretien de fin de période.

• Entretien de fin de période

A l’issue d’une période de 12 mois de télétravail, un entretien de fin de période sera réalisé entre le collaborateur et son manager pour déterminer si ce mode d’organisation du travail peut être automatiquement reconduit.

Cet entretien a pour objectif de déterminer si le télétravail est un mode d’organisation du travail qui convient à la situation du collaborateur dans l’entreprise au regard de ses tâches à accomplir, de ses objectifs et de son organisation personnelle.

En cas de décision d’arrêt du télétravail, le collaborateur sera informé par écrit à l’issue de l’entretien de fin de période.

• Période d’adaptation

La nouvelle organisation du travail est soumise à une période d'adaptation de 6 mois pendant laquelle chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail, à condition de respecter un délai de prévenance de 15 jours. A l’issue de cette période le collaborateur réalisera un entretien avec son manager afin de rendre ce mode d’organisation du temps de travail pérenne.

Cette période d’adaptation au télétravail ne sera applicable qu’aux collaborateurs ayant rejoint l’UES à compter de la date de mise en application du présent accord.

Article 2.2 – La réversibilité du télétravail

Au-delà de la période d'adaptation non concluante visée à l’article 2.1 du présent accord, il pourra être mis fin au télétravail à tout moment dans les conditions suivantes.

• A la demande du collaborateur

Le collaborateur en télétravail qui souhaite poursuivre son travail uniquement sur son site de rattachement peut en faire la demande par écrit, au plus tard 1 mois avant la fin du télétravail. La société devra y répondre dans un délai de 15 jours.

Si un collaborateur met fin au télétravail, alors il ne pourra reformuler une nouvelle demande de télétravail habituel avant une période de 1 an.

• A la demande de l'employeur

La société peut demander au collaborateur en télétravail de travailler de nouveau dans les locaux de l'entreprise notamment pour les raisons suivantes :

• Baisse de performance

• Suspension temporaire du télétravail liée au besoin du service

• Perte d’éligibilité au regard des critères d’éligibilité

Cette demande doit être adressée par écrit au collaborateur au moins 1 mois avant la date envisagée pour sa prise d'effet.

En cas de mobilité, l’interruption du télétravail sera automatique. Le collaborateur pourra alors reformuler une demande de passage en télétravail auprès de son nouveau manager.

Article 2.3 – L’organisation du temps de télétravail

• Fréquence et nombre de jours

Le télétravail est limité à 88 jours maximum par an, dans la limite de 2 jours maximum par semaine, pour les collaborateurs présents du 1^er janvier au 31 décembre de l’année considérée. Les compteurs seront remis à zéro à chaque fin d’année civile.

Les collaborateurs ne pourront prendre que des journées complètes de télétravail. Ainsi, il ne sera pas possible de prendre des demi-journées de télétravail.

Les collaborateurs partiellement présents sur une année, ou à temps partiel de plus de 60%, auront un nombre de jours de télétravail proratisé en fonction de leur temps de présence.

Le choix des jours de télétravail est décidé en accord avec le manager.

Afin de répondre à des impératifs d’ordre organisationnel, certains jours ne pourront pas être télétravaillés, tels que les jours où sont organisés les réunions d’équipe/de service ou des évènements au niveau du site/de l’entreprise.

Encore, eu égard aux enjeux business et opérationnels, liés à l’activité du service ou aux besoins clients, le manager pourra se réserver le droit pendant une période définie de refuser la prise de jours de télétravail. Il devra en informer les collaborateurs en amont dans un délai raisonnable

• Suivi des jours de télétravail

L’outils de paye (Decidium) est l’outil dédié au suivi du télétravail pour l’ensemble des collaborateurs de la Société.

Les collaborateurs en télétravail devront saisir leur jour de télétravail mensuellement dans l’outils afin que chaque manager puisse avoir une vision exhaustive de la répartition du temps de travail de son équipe.

Les jours saisis dans l’outils permettront également de déterminer le montant de l’indemnité de sujétion ainsi que l’attribution des titres-restaurants pour les collaborateurs rattachés à un site disposant d’un restaurant inter-entreprises.

De plus, chaque collaborateur veillera à tenir son agenda à jour dans un souci de communication et de transparence auprès de sa hiérarchie et de son équipe.

Les collaborateurs soumis au badgeage qui bénéficient du télétravail devront veiller à débadger chaque jour sur leur heure de déjeuner. A défaut, 1h30 sera automatiquement retirée de leur compteur pour les jours de télétravail afin de reconstituer l’heure de pause déjeuner.

• Lieu de télétravail

Le télétravail sera effectué soit au domicile² du collaborateur, soit dans un lieu tiers à définir entre le collaborateur, le manager et la direction des ressources humaines.

Le collaborateur en télétravail s’engage à travailler dans des conditions optimales au regard de son lieu de télétravail. A titre d’exemple, un espace de travail adapté devra être à la disposition du collaborateur (chaise + table + éclairage suffisant) ainsi qu’une connexion internet suffisante (abonnement ADSL ou fibre) n’impactant pas le rythme de travail du collaborateur et lui permettant d’assister et d’assurer des réunions à distance et d’accéder aux applicatifs et outils de la Société.

• Organisation du temps de travail

Pendant la période de télétravail, le collaborateur organise librement son temps de travail sous réserve de respecter :

• les limites imposées par la législation, la convention collective et l’accord d’entreprise en vigueur concernant la durée du travail ;

• les plages horaires de disponibilité pendant lesquelles il doit pouvoir être joint à minima :

  • 9h45 - 11h45

  • 14h15 - 16h30

Le télétravail ne doit pas conduire à enfreindre la règlementation du temps de travail (durées maximales quotidienne et hebdomadaire de travail, temps de repos obligatoires…).

• Charge de travail

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d'augmenter la charge de travail habituelle du collaborateur ou de compromettre la bonne exécution du travail.

Le collaborateur communiquera régulièrement avec son manager sur l'avancement de ses tâches. A cette occasion la charge de travail du collaborateur pourra le cas échéant être réajustée si nécessaire. Le collaborateur devra, en outre, contacter son manager sans délai en cas de difficulté de réalisation des travaux qui lui sont confiés, afin de trouver une solution au plus vite.

L’essence même de cet accord étant de contribuer à un meilleur équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle, aucune heure supplémentaire ne pourra être réalisée les jours de télétravail. Aussi, elles ne feront pas l’objet d’une contrepartie en repos ou financière.

Indépendamment des réajustements éventuels en cours d'année, et conforment à l’article L.1222-10 du Code du travail, l'évolution de la charge de travail du collaborateur sera discutée lors de l'entretien annuel portant notamment sur les conditions d'activité du collaborateur et sa charge de travail liées au télétravail.

• Equipement de travail

Le télétravailleur utilise le matériel mis à disposition par l’entreprise. Il procède lui-même à l’installation du matériel à son domicile avec l’aide éventuelle de l’assistance téléphonique.

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés et en assure la bonne conservation. En cas de vol ou de perte, un dépôt de plainte devra être communiqué et remis à la DRH sous 48h.

Conforment à l’article L.1222-10 du Code du travail, l’employeur est tenu à l’égard de ses collaborateurs en télétravail d’informer les collaborateurs de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions.

En cas d’incident technique empêchant d’effectuer normalement son activité, le télétravailleur doit en informer immédiatement son manager, qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne continuité de l’activité.

Un télétravailleur qui rencontre des problèmes techniques verra sa période de télétravail suspendue pour revenir travailler dans les locaux de l’entreprise.

• Protection des données

Le collaborateur en télétravail s'engage à respecter la Charte des bons usages informatiques de l’UES ainsi que les règles mises en place au sein du Groupe, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données.

Il porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification qui sont personnels, confidentiels et incessibles. Il s’engage à ne stocker aucune donnée d’ordre professionnel sur son matériel informatique personnel, et n’utilisera donc à cet effet que le matériel informatique mis à sa disposition par la Société.

• Droit à la déconnexion

Les outils technologiques de communication (TIC) mis à la disposition du collaborateur en télétravail offrant un droit à la déconnexion, le manager doit veiller à ce que l’usage des TIC reste raisonnable et limité, de telle sorte que les durées minimales de repos et les durées maximales de travail, ainsi que les périodes de congés soient respectées.

Pour garantir l’effectivité du droit à la déconnexion, l’implication de tous est nécessaire : chaque manager doit s’assurer du respect de ce droit et chaque collaborateur doit se sentir responsable de son utilisation des outils numériques et respecter ses collègues dans le cadre de l’usage de ceux-ci.

• Protection de la vie privée

La Société ne communiquera à quiconque, hormis aux services de secours, aucune information susceptible de nuire à la vie privée du télétravailleur notamment l'adresse personnelle, le numéro de téléphone personnel, etc.

Les heures de disponibilité susvisées sont obligatoirement placées pendant les horaires d'ouverture de la Société.

• Assurances

Le collaborateur en télétravail s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à la Société et à remettre à cette dernière une attestation « multirisques » habitation couvrant son domicile.

Il est précisé que le matériel informatique appartenant à la Société sera couvert en toutes circonstances par l’assurance de la Société.

• Santé et sécurité

Le collaborateur en télétravail est informé des règles de santé et de sécurité applicables mentionnées dans le règlement intérieur disponible sur l’intranet de la Société. En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le collaborateur s'engage à prévenir la Direction des ressources humaines dans un délai de 48h.

Conforment à l’article L.1222-9 du Code du travail, l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du Code de la Sécurité Sociale.

• Droits individuels et collectifs

Les collaborateurs en télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que l’ensemble des collaborateurs de l’UES.

Au titre de cette égalité de traitement, les télétravailleurs font partie, au même titre que les autres collaborateurs, des effectifs de l’entreprise pris en compte pour la détermination des seuils.

Ils ont le droit à la formation professionnelle et aux possibilités d’évolution de carrière dans les mêmes conditions que les collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ils sont également soumis aux mêmes politiques d’évaluation et de rémunération.

TITRE II - LE TELETRAVAIL OCCASIONNEL

Le télétravail occasionnel est mis en place afin de répondre à des évènements soudains et/ou imprévus ou encore pour répondre à des besoins ponctuels de salariés qui ne sont pas éligibles au dispositif de télétravail régulier mais qui exercent une fonction télétravailable.

Le télétravail occasionnel ne peut constituer une forme de contournement du cadre de fonctionnement du télétravail habituel.

Pour en bénéficier, le collaborateur devra en faire une demande par tout moyen écrit auprès de son manager en précisant le motif, dans la mesure du possible le travail qui sera effectué, et toute information permettant au manager de prendre une décision sur la validation de la demande.

Il est entendu que cette demande n’est envisageable que si le collaborateur dispose des moyens adaptés pour télétravailler, c’est-à-dire au minimum : ordinateur portable appartenant à la Société et connexion adaptée.

Une réponse formelle sera adressée dans les plus brefs délais au collaborateur. En cas d’acceptation, la réponse écrite fixera les modalités d’organisation du télétravail occasionnel qui doit nécessairement s’inscrire dans une durée temporaire.

Le télétravail occasionnel ne donnera droit à aucune indemnité de compensation.

À l’issue de la période de télétravail occasionnel, le collaborateur retrouve automatiquement l’organisation habituelle du travail et, plus exactement son lieu habituel de travail.

TITRE III - LE TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL

Le télétravail exceptionnel est défini à l’article L.1222-11 du Code du travail : « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. »

L’indemnisation des frais liés au télétravail exceptionnel sera renégociée, le cas échéant, entre la direction et les organisations syndicales.

TIRE IV - DISPOSITIONS FINALES

Article 1. Durée et date d’application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans. Il entre en vigueur le 1^er janvier 2022.

Article 2. Commission de suivi

Une Commission de suivi est créée afin de :

• Veiller à l’application des dispositions du présent accord ;

• Examiner toute éventuelle difficulté d’application et/ou d’interprétation des dits accords ;

• Apprécier les conditions de renouvellement ou de révision du présent l’accord ;

Cette Commission sera composée de deux représentants par organisation syndicale représentative et signataire du présent accord et de représentants de la Direction.

Elle se réunira une fois par an, dans le courant du premier trimestre suivant l’année à analyser.

Article 3. Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L.2261-7 à L.2261-8 du Code du travail, notamment en raison d’évolutions postérieures des textes législatifs et/ou conventionnels.

Toute modification fera l'objet d'un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.

Article 4. Notification, dépôt et publicité

A l’issue de la procédure de signature, l’accord sera notifié par la direction aux organisations syndicales représentative au sein de l’UES.

Conformément aux dispositions légales, il sera par ailleurs adressé à la DRIEETS via la plateforme « TéléAccords » et déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris, selon les modalités de dépôt prévues aux articles D.2231-4 et D.2231-1 alinéa 2 du Code du travail.

Le présent accord sera publié sur l’intranet de la Société pour communication à l’ensemble des collaborateurs de l’UES.

Fait à Paris, le 21 octobre 2021,

En 5 exemplaires originaux.

Pour la Société

Les Organisations syndicales

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1. Nomade : est considéré comme nomade le collaborateur dont le niveau de séniorité et/ou la fonction sont de nature à engendrer des déplacements professionnels réguliers impliquants une autonomie organisationnelle dans le respect des priorités business.↩

2. Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié, c'est-à-dire celui dont l'adresse figure sur le bulletin de salaire.↩