Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif à la mise en place et au fonctionnement du comité Social et économique" chez MSD FRANCE (Siège)

Accord collectif d'entreprise

relatif à la mise en place et

au fonctionnement du Comité Social et Economique

Entre les soussignés :

La Société MSD France, SAS, au capital de 147 824,07 € enregistrée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 417 890 589, dont le siège social est sis 10/12 Cours Michelet 92800 PUTEAUX, représentée par Monsieur XXXXXXX, en sa qualité de Directeur des Relations Sociales,

Ci-après dénommée « la Société » ou « L’entreprise »,

D'une part,

et

Les Organisations Syndicales Représentatives (ci-après les "Organisations Syndicales") :

La Confédération Française d’Encadrement / Confédération Générale des Cadres (C.F.E. - C.G.C.) ;

Représentée par XXXXXXXXXXXXxDélégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet ;

La Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (C.F.T.C.) ;

Représentée par XXXXXXXXXXXXXXX Délégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet ;

La Confédération Française Démocratique du Travail (C.F.D.T.) ;

Représentée par XXXXXXXXXXXXXX Délégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet ;

L’Union Nationale des Syndicats Autonomes (U.N.S.A.) ;

Représentée par XXXXXXXXXXXXXX Délégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet ;

Ensemble dénommées « les Parties » signataires,

D'autre part

PRÉAMBULE

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, modifie en profondeur les règles de dialogue social et l’architecture des instances représentatives du personnel.

Le Comité Social et Economique (CSE) devient impératif au plus tard au 1^er janvier 2020, en remplacement des anciennes instances élues en place.

Parallèlement l’article 9, VII de l’ordonnance a déclaré caducs les anciens accords relatifs aux institutions représentatives du personnel, et ce, à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Dès lors, les parties ont donc convenu de fixer ensemble les règles de fonctionnement de l’instance du Comité Social et Economique en amont des élections qui seront effectuées avant la fin de l’année 2019 et ce afin de cadrer les rôles et moyens liés aux nouveaux mandats.

A cet effet, et en amont de la négociation du protocole d’accord préélectoral prévue au mois de mai 2019, les parties ont donc négocié et conclu le présent accord collectif aux fins de :

• convenir d’un cadre de mise en place du CSE ;

• déterminer les règles liées à la composition du CSE ;

• préciser les principales modalités de fonctionnement du CSE ;

• définir les règles d’intégration des mandats du CSE dans la vie professionnelle.

Les parties rappellent par ailleurs que d’autres thématiques pouvant contribuer à la qualité du dialogue social, notamment relatives à l’exercice du droit syndical feront l’objet de négociations postérieures à la mise en place du CSE.

CECI AYANT ETE RAPPELE IL A ETE CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :

1. Champ d’application de l'Accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de MSD France, quels que soient leur lieu de travail, leur type de contrat de travail, leur catégorie professionnelle ou l'emploi concerné.

2. Rôle du CSE

La mise en place du Comité Social et Economique est l’occasion pour les parties de définir les grands principes qui vont définir le rôle de celui-ci.

Compte tenu de la création d’une instance unique de représentation du personnel, il apparait ainsi important de la rendre la plus efficace possible et d’assurer la capacité, notamment au travers de la formation des élus, à gérer le périmètre complet dévolu au CSE.

Par ailleurs, la mise en place du CSE doit permettre aux membres de cette instance d’être plus que jamais le pont entre les préoccupations et priorités des salariés, et les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Pour cela la qualité du dialogue social qui sera présent au sein du CSE doit être une priorité des parties notamment à l’occasion des moments clés de l’année qu’ils soit liés aux consultations annuelles récurrentes ou aux différents sujets d’importance qui pourront ponctuellement être d’actualité.

3. Composition du CSE

3. 1. Délégation au CSE

Le Comité Social et Economique comprend une délégation du personnel dont le nombre de membres est déterminé en fonction des dispositions prévues à l’article R. 2314-1 du code du travail.

Il est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs qui ont voix consultative, conformément à l’article L. 2315-23 du code du travail.

2. Crédit d’heures

Le crédit d’heures octroyé aux membres titulaires du CSE est fixé par décret en fonction des effectifs de l’entreprise.

Afin de prendre en compte le rôle particulier incombant aux membres du bureau du CSE :

• le Secrétaire du CSE dispose d’un crédit d’heures supplémentaires de 140 heures par an non reportables d’une année sur l’autre. Ce crédit supplémentaire est partageable sur la base d’1/10^ème du total par mois au Secrétaire Adjoint par décision du Secrétaire qui en informera la Direction par écrit ;

• le Trésorier du CSE dispose d’un crédit d’heures supplémentaires de 60 heures par an non reportables d’une année sur l’autre. Ce crédit supplémentaire est partageable sur la base d’1/10^ème du total par mois au Trésorier Adjoint par décision du Trésorier qui en informera la Direction par écrit;

• le Rapporteur de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) dispose d’un crédit d’heures spécifique de 30 heures par an non cessibles avec un autre membre, ni reportables d’une année sur l’autre.

Concernant les salariés en forfait annuel en jours, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées et vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés, conformément à l’article R. 2315-3.

Une demi-journée correspond à 4 heures de mandat. Dans l’hypothèse où le crédit d’heures ou la fraction du crédit d’heures restant est inférieur à 4 heures, les représentants du personnel qui en bénéficient au titre des heures additionnées sur l’année bénéficient d’une demi-journée supplémentaire qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés.

Les membres du CSE devront effectuer le suivi des heures de délégation selon les modalités définies par la Direction des Ressources Humaines. A la date d’entrée en vigueur de l’accord le suivi s’effectue au moyen de bons de délégations pour les salariés basés sur le siège et via un système déclaratif d’activité pour les salariés terrain.

3. Membres suppléants

La délégation du personnel présente aux réunions du CSE sera strictement limitée aux titulaires. Le suppléant n’y participera qu’en l’absence du titulaire qu’il remplacera.

Toutefois, de façon dérogatoire à ce qui précède, afin de permettre à certains membres suppléants de se familiariser au fonctionnement de l’instance, de pouvoir suivre les sujets et remplacer en cas de besoin les titulaires il est convenu qu’un membre suppléant du CSE élu par liste pourra participer à quatre réunions préparatoires et plénières par an parmi celles dédiées :

• à la remise de l’avis du CSE sur la situation économique et financière de l’entreprise ;

• à la remise de l’avis partiel du CSE sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi ;

• à la remise de l’avis final du CSE sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi ;

• à la réunion du démarrage de l’information/consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise

• à la réunion de remise de l’avis du CSE sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

Cette règle vient en sus des dispositions légales de suppléance qui prévoient la présence du membre suppléant du titulaire au CSE qui serait absent à une des réunions sus mentionnées.

Tous les élus suppléants seront convoqués pour les réunions de CSE et auront 72 heures après envoi de la convocation pour confirmer ou non leur présence à la réunion auprès de La Direction des Ressources Humaines, en précisant si leur présence est au titre de remplacement de l’élu titulaire associé ou au titre des présences exceptionnelles mentionnées ci-dessus.

4. Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

• Attributions de la CSSCT

Par le présent accord, les parties entendent déléguer à la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail, les attributions suivantes du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail :

• Les visites d’inspections de site

Les membres désignés de la CSSCT pourront procéder, à l’occasion des réunions trimestrielles, à des inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail. Ces inspections pourront faire l’objet d’un rapport transmis à l’entreprise qui pourra décider en fonction des situations remontées d’actions correctives ou de prévention à prendre.

• Les analyses d’accident du travail

L’analyse des accidents du travail contribue au processus d’amélioration continue de la prévention des risques professionnels. A ce titre, après analyse des accidents du travail la CSSCT pourra proposer des actions de prévention qui pourront alimenter le plan de prévention annuel de l’entreprise.

• La préparation des éléments liés à la santé, sécurité et aux conditions de travail compris dans la consultation récurrente du CSE sur les politiques sociales de l’entreprise

La CSSCT travaille ainsi à la préparation de cette consultation qui portera - entre autres - sur la mise à jour annuelle du Document Unique d’Evaluation des Risques (DUER), du rapport annuel santé, sécurité et condition de travail et du plan de prévention annuel.

Le Rapporteur de la CSSCT fera le lien avec les membres du CSE en vue du rendu d’avis qui sera réalisé à l’occasion de cette consultation récurrente.

• Composition de la CSSCT

La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail est composée de 6 membres élus au Comité Social et Economique, qui seront désignés de la manière suivante :

• 1 membre sera désigné par chaque liste ayant au moins un membre titulaire au CSE

• Les autres membres restants seront désignés selon les règles de la proportionnelle à la plus forte moyenne une fois les premiers membres désignés par chacune des listes

• Le remplacement d’un membre de la CSSCT ayant cédé son mandat se fera dans les mêmes conditions que sa désignation

Au moins l’un des membres désignés doit faire partie du second collège ou le cas échéant du 3e collège, prévus à l’article L. 2314-11 du code du travail.

Par ailleurs, les Parties conviennent qu’au moins un membre de la CSSCT sera, dans la mesure du possible, un salarié basé sur le siège social.

Il peut s’agir aussi bien de représentants titulaires que suppléants du CSE et sont élus pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres du CSE.

• Fonctionnement de la CSSCT

La CSSCT se réunira 4 fois par an sous la présidence du représentant de l’entreprise. Un Rapporteur est désigné par les membres de la CSSCT et sera obligatoirement un membre titulaire du CSE.

L’agenda de ces réunions sera défini selon les attributions données à la CSSCT. La commission est convoquée par son président, au moins 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion. A la convocation sont joints si besoin les documents s’y rapportant.

A l’issue de chaque réunion de la CSSCT, un rapport peut être établi par le Rapporteur qui est ensuite soumis aux membres élus et au Président du CSE.

Conformément aux dispositions légales prévues à l’article L. 2314-3 du code du travail et de par la délégation des attributions du CSE à la CSSCT, devront être invitées aux réunions de cette commission les personnes suivantes :

• le médecin du travail ;

• l’agent de contrôle de l’inspection du travail ;

• l’ingénieur de la CARSAT ;

• le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail.

La Direction pourra inviter des collaborateurs (RH, préventeur, responsable services généraux, prestataire d’accompagnement social ou psychosocial…) pour participer à cette commission.

Le temps passé aux réunions de la commission est rémunéré comme temps de travail et n’est pas décompté du crédit d’heures.

4. Autres commissions obligatoires

Par application des dispositions légales, il est prévu la mise en place des commissions obligatoires qui seront déterminées au début de chaque mandature de CSE.

La liste des commissions obligatoires sera revue en fonction des dispositions légales à chaque renouvellement du CSE.

A la date d’entrée en vigueur de l’accord il est prévu la mise en place des commissions suivantes :

• commission Economique

• commission Formation

• commission Logement

• commission Egalité Professionnelle

Chaque commission obligatoire est composée de 4 membres.

Un Rapporteur, obligatoirement membre titulaire du CSE, est nommé par les membres de la commission en leur sein pour chaque commission obligatoire.

Les commissions obligatoires se réunissent jusqu’à 2 fois par an. En cas de besoin exceptionnel, il pourra être organisé une réunion supplémentaire après validation de la Direction.

Le temps passé aux réunions des commissions est rémunéré comme temps de travail et n’est pas décompté du crédit d’heures.

Les frais de déplacements associés à ces commissions obligatoires sont pris en charge par l’entreprise.

5. Commissions facultatives

Dans le cadre du présent accord, les parties s’accordent pour la mise en place des commissions facultatives suivantes :

• commission Prévoyance

• commission Œuvres Sociales

• commission Handicap

• commission PCAA

Au cas où, en début de mandature une commission mentionnée à l’article 4 ne bénéficierait plus du statut de commission obligatoire, elle pourra être ajoutée à la liste des commissions facultatives.

Par ailleurs, la commission PCAA cessera son activité à partir du moment où il n’y aura plus de salariés en PCAA à l’effectif de l’entreprise.

Chaque commission facultative est composée de 4 membres.

Un Rapporteur, obligatoirement membre titulaire du CSE, est nommé par les membres de la commission en leur sein pour chaque commission facultative.

Les commissions facultatives se réunissent une fois par an, à l’exception de la commission des œuvres sociales qui pourra se réunir jusqu’à 3 fois par an. En cas de besoin exceptionnel, il pourra être organisé une réunion supplémentaire après validation de la Direction.

Le temps passé aux réunions des commissions est rémunéré comme temps de travail et n’est pas décompté du crédit d’heures.

Les frais de déplacements associés à ces commissions facultatives sont pris en charge par le budget de fonctionnement du CSE.

6. Durée des mandats

Conformément aux dispositions légales, les membres de la délégation du personnel au CSE sont élus pour une durée de 4 ans.

7. Fonctionnement du CSE

7. 5. Moyens matériels

Le CSE dispose d'un local équipé d'une armoire fermant à clef, de chaises et d'une table ainsi que d’un système permettant le partage d’écran.

Les matériels mis à disposition sont sous la responsabilité exclusive des membres du CSE qui s'engagent à appliquer pour leur utilisation l'ensemble des règles édictées par l’entreprise.

La maintenance du matériel est assurée par les services de la Société.

6. Moyens d’information et de communication

Le logo de la Société MSD France, propriété de l'entreprise, ne peut être utilisé par les organisations syndicales représentatives ou non, que ce soit à l'identique ou sous une forme modifiée, sans l'accord préalable et écrit de celle-ci, conformément aux dispositions du Code de la Propriété Intellectuelle, notamment sur la protection de la marque.

Les parties reconnaissent l'importance des nouvelles technologies de l'information et de la communication dans le fonctionnement de l’entreprise et du dialogue social et décident d'en fixer les règles comme suit :

• L'utilisation des nouvelles technologies dans le cadre du fonctionnement du CSE doit se faire dans le strict respect des règles et/ou procédures internes actuelles ou à venir régissant l'utilisation de l'outil informatique au sein de MSD France et de la législation en vigueur (notamment des dispositions du droit de la presse qui interdisent la diffamation et l'injure), de celles relatives à la protection de la vie privée des salariés en particulier le droit à l'image et de celles relatives à l'informatique et aux libertés. En outre, l'utilisation des nouvelles technologies doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise et ne doit pas entraver l'accomplissement du travail.

• Il est précisé que les informations obtenues par l'intermédiaire de l'intranet de MSD France relèvent de l'information interne et ne peuvent en aucun cas être utilisées à des fins externes à la société. En particulier, ces informations ne peuvent être communiquées à l'extérieur de l'entreprise MSD France.

• La Direction s'engage à garantir la confidentialité des échanges entre représentants du personnel et à respecter la confidentialité des communications entre les salariés et les membres du CSE, sous réserve que ces échanges soient qualifiés de "Personnels" et identifiables comme tels dans les boîtes de messagerie électronique.

MSD France met à la disposition du CSE une adresse électronique destinée exclusivement à la communication des informations concernant ses activités sociales et culturelles.

Les collaborateurs qui ne souhaitent pas être destinataires d'informations du CSE auront la possibilité de le faire savoir à celui-ci et ce à tout moment. Le CSE s'engage alors à tenir compte de cette demande sans délai en retirant les collaborateurs de leur liste de destinataires.

Le CSE est responsable du contenu et de l'envoi de ses communications.

Par ailleurs et afin de faciliter l'accès des salariés aux services du CSE en matière d'activités sociales et culturelles et à la lecture des comptes rendus des réunions, le CSE peut bénéficier d'un site intranet et d’un compte Yammer dédié à ces activités. En cas de nouveau support ou système de communication interne, les Parties pourront échanger sur l’utilisation potentielle, toujours limité au cadre des activités sociales et culturelles.

Le contenu de ces outils est sous l'entière responsabilité du CSE qui en effectue les mises à jour, dans le respect des standards MSD pour les outils de création de contenu.

7. Déplacement et frais liés aux mandats

Pour l'exercice de leurs fonctions les membres du CSE peuvent se déplacer librement dans l'entreprise sous réserve de respecter les règles régissant les accès aux zones de travail.

Les membres du CSE et les membres des différentes commissions s'engagent à optimiser leur temps de déplacement dans le choix des horaires et dans la fréquence.

Les frais liés aux réunions du CSE (transport, logement, repas) engagés par les membres seront remboursés par la Société selon les règles et barèmes en vigueur au sein de la Société.

Spécifiquement pour les membres du CSE basés sur le siège, en cas de réunion pleinière de CSE se déroulant sur deux journées d’affilée et entrainant une fin de la première journée de réunion au-delà de 20h et une reprise le lendemain au plus tard à 9h, l’entreprise prendra à sa charge soit les frais d’une nuitée et d’un repas, soit le coût d’un taxi pour le trajet de retour au domicile ; dans tous les cas selon les règles et barèmes en vigueur au sein de la société.

8. Réunions en téléconférence

La Direction aura la possibilité de convoquer les réunions de CSE ayant une durée maximale de 2h (la durée des points sera discuté avec le secrétaire en amont) et traitant de sujets plutôt descendants (information - hors première réunion d’information/consultation - en priorité, ou réponse à questions non complexes) sous forme de téléconférence.

Ces réunions en téléconférence seront réalisées avec les outils disponibles au sein de la société et selon les modalités à adapter avec les membres élus du CSE afin d’optimiser ce format de réunion.

9. Formation des membres du CSE

Afin de prendre en compte les besoins de formation pour l’ensemble des membres du CSE pouvant être amenés à siéger au sein de l’instance, il est prévu la mise en place d’une formation d’une durée maximale de 8 jours incluant à la fois la formation économique et à la fois la formation santé, sécurité et conditions de travail.

Les jours de formation seront utilisés de la manière suivante :

• De 4 à 8 jours au début de chaque mandature, après les élections des nouveaux membres du CSE soit tous les 4 ans,

• De 1 à 4 jours au cours de chaque mandature de 4 ans.

Ces formations concernent à la fois les membres titulaires mais aussi les membres suppléants et les représentants syndicaux.

Par ailleurs, dans le cadre spécifique de la mise en place du CSE il est prévu une formation d’une journée sur la prise de parole / conduite d’une réunion de CSE / gestion des priorités. Le contenu exact et le choix de l’organisme seront déterminés par le Président du CSE après discussion avec le Secrétaire du CSE.

10. Budgets du CSE

Le CSE est doté d’un budget dit « de fonctionnement » égal à 0,20 % de la masse salariale,

et d’un budget dit « activités sociales et culturelles » égal à 0,95 % de la masse salariale.

La définition de la masse salariale est celle retenue par les textes en vigueur.

Les élus du CSE rendront compte des activités et comptes du CSE à travers le rapport annuel de gestion prévu par les dispositions légales.

La dotation aux œuvres sociales est versée pour moitié en janvier et pour moitié en juillet.

11. Réunions préparatoires

Chaque réunion du CSE pourra être précédée d’une séance de travail préparatoire, d’une durée maximale d’une journée, à laquelle participeront les membres titulaires du CSE. Le temps passé à cette réunion préparatoire sera considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.

Pour rappel, comme prévu à l’article 3, un suppléant par liste ayant au moins un membre suppléant élu pourront assister à 4 réunions dans l’année afin de leur permettre de se familiariser au fonctionnement de l’instance, pour pouvoir suivre les sujets et remplacer en cas de besoin les titulaires.

Les suppléants présents à ces réunions préparatoires devront informer la Direction en amont.

De manière spécifique aux consultations récurrentes sur la situation économique et financière, les politiques sociales et les orientations stratégiques de l’entreprise, le CSE aura la possibilité de tenir une réunion préparatoire dans les 30 jours calendaires qui précèdent les réunions de rendu d'avis mentionnées au calendrier. Les frais de déplacement liés à cette réunion (transport, logement, repas) engagés par les membres du CSE seront remboursés par la Société selon les règles et barèmes en vigueur au sein de celle-ci.

Les participants à ces réunions préparatoires devront signer une feuille d’émargement remise à la Direction.

12. Délais de consultations

Quelle que soit la consultation, les délais de consultation applicables sont ceux fixés par les dispositions légales en vigueur. A défaut, le CSE sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Le CSE peut rendre un avis dans des délais inférieurs aux délais maximums prévus par la loi, s’il s’estime suffisamment informé pour rendre un avis à la majorité des membres titulaires présents.

Le délai de consultation du CSE court à compter de la communication par l’employeur des informations prévues par le code du travail pour la consultation, ou de l’information par l’employeur de leur mise à disposition dans la BDES.

13. Consultations récurrentes

Conformément aux dispositions légales, les parties décident de déterminer les conditions d'informations et de consultation du CSE sur les thèmes récurrents prévus à l'article L 2323-6 du code du travail.

Le CSE sera consulté chaque année :

• Entre mai et juillet de l’année en cours sur la situation économique et financière de l'entreprise,

• Entre juin et septembre de l’année en cours puis entre décembre de l’année N et janvier N+1 sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi,

• Entre février et avril de l’année N+1 sur les orientations stratégiques de l'entreprise.

S'agissant plus particulièrement de la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi, la consultation se déroulera en deux temps, à savoir :

• Un premier avis partiel sera rendu au cours de la réunion du CSE ordinaire de septembre au plus tard, suite à l'examen de juin à mi-juillet puis de mi-août à septembre (la période de mi-juillet à mi-août étant neutralisée du fait des vacances) des données relatives à l'exercice précédent portant sur :

► les données du bilan social de l’année passée

► les données du rapport sur l'égalité professionnelle de l’année passée

► les données du rapport annuel du médecin du travail de l’année passée

► les données du rapport annuel sur la Santé, la Sécurité et les Conditions de Travail de l’année passée et le plan de prévention de l’année en cours

► les données du bilan du plan de formation et des périodes de professionnalisation pour l’année passée

► l'apprentissage

► les travailleurs handicapés

► les modalités d'exercice du droit d'expression

► le bilan des heures supplémentaires de l’année passée

► les données du bilan du 1% logement de l’année passée

► les données du bilan sur le temps partiel de l’année passée

• Un deuxième avis, considéré comme l'avis final concernant l'ensemble de la consultation, sera ensuite rendu à l'occasion de la réunion ordinaire de janvier de l’année N+1 suite à l'examen des données prospectives remises lors de la réunion de décembre de l’année en cours sur l'ensemble de la consultation y compris :

► le réalisé formation pour le premier semestre de l’année en cours

► le plan de formation de l’année N+1

► la politique annuel des congés payés/JRTTE

La consultation du CSE se fera sur la base des informations figurantes dans la Base de Données Economique et Sociale (BDES) mise en place au sein de la Société dans sa configuration actuelle.

Ces informations, en particulier les données économiques et comptables ainsi que les données sociales qui se rapportent à l'exercice en cours, seront intégralement disponibles au plus tard 3 jours avant la première réunion relative à chaque consultation correspondante.

Pour une meilleure lisibilité et afin de tenir compte des pratiques en vigueur au sein de l'entreprise, les parties ont décidé de conserver les rapports existants sous leurs formes traditionnelles. (Bilan Social, Rapport Egalité Professionnelle ...).

Les Représentants du Personnel ayant accès à ces informations sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la BDES revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'entreprise.

Les différents avis seront respectivement rendus au plus tard :

• Lors de la réunion ordinaire de juillet de l’année en cours pour la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise

• Lors des réunions ordinaires de septembre de l’année en cours pour l’avis partiel et de janvier de l’année N+1 pour l’avis final de la consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi

• Lors de la réunion ordinaire d’avril de l’année N+1 pour la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise

En cas de raison exceptionnelle, les Parties s’accordent pour laisser la possibilité au Président et au Secrétaire du CSE d’adapter à la marge le calendrier après validation auprès des membres du CSE.

14. Expertises

Le Comité Social et Economique peut désigner un expert pour l’assister, dans les conditions fixées par la loi, sur les sujets pour lesquels cette désignation est légalement prévue.

Lorsque le CSE décide de recourir à un expert, les frais de l’expertise sont pris en charge :

• par l’employeur à hauteur de 80% et par le CSE à hauteur de 20% pour l’ensemble des consultations récurrentes, à savoir la consultation sur la situation économique et financière, sur les politiques sociales et sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

• selon les dispositions légales existantes pour les autres cas de recours prévus par le Code du Travail.

Par ailleurs, les parties s’accordent, de manière générale, sur les modalités d’application suivantes pour faciliter l’intervention de l’expert et rendre sa mission utile pour les membres du CSE :

• l’expert est nécessairement désigné à la première réunion d’information-consultation du CSE portant sur le sujet inscrit à l’ordre du jour,

• le CSE rédigera systématiquement un cahier des charges, notifié à l’employeur, pour cadrer strictement la mission qu’il confie à l’expert,

• au plus tard dans les 10 jours suivant sa désignation, l’expert devra communiquer au CSE et à l’employeur le coût prévisionnel, l’étendue et la durée de son expertise, dans le respect des prescriptions déterminées dans le cahier des charges décidé par le CSE

• le rapport de l’expert est nécessairement rendu 15 jours avant l’expiration du délai de consultation du CSE, tel que prévu au présent accord, sous réserve d’avoir obtenu la totalité des éléments existants sollicités par l’expert.

8. Intégration des mandats dans la vie professionnelle

8. 15. Principes Généraux

Les Parties tiennent à réaffirmer un certain nombre de principes visant à faciliter la pleine intégration des salariés titulaires de mandats au sein du CSE dans la vie de l'entreprise et leur permettre de suivre un déroulement de carrière correspondant au développement de leurs compétences.

Ainsi, la Société veillera à ce que l'exercice d'un mandat au sein du CSE n'entraine ni conséquences négatives ni discriminations, sur la situation actuelle et future des intéressés, particulièrement en matière d'évolution professionnelle, de rémunérations, et de groupe/niveau conventionnel, en prévoyant des dispositions adaptées, de nature à permettre au mieux la coexistence des activités professionnelles et celles liées à un mandat au sein du CSE.

A ce titre, la Direction des Ressources Humaines tiendra au cours de l’année un suivi du temps consacré par chaque élu au CSE à son mandat au travers des systèmes existants au sein de l’entreprise.

De son côté, tout représentant du personnel (plus spécifiquement ici chaque membre du CSE) se doit de respecter les obligations résultant de son mandat ou de ses mandats.

16. Entretiens liés aux mandats du CSE

• Entretien annuel d’évaluation

L'entretien annuel d'évaluation de performance du salarié titulaire d'un mandat au sein du CSE doit prendre en compte concrètement l'activité proratisée sans pour autant le faire figurer de manière explicite dans le document retraçant l’évaluation annuelle et les commentaires associés, sauf à ce que le salarié élu en fasse la demande.

Les Parties reconnaissent également que la nécessité de limiter les incidences de l'exercice d'un mandat au CSE, notamment en termes de temps de présence, peut justifier l'adaptation des objectifs (désignés sous le terme de priorités dans le process interne à la date de signature du présent accord) et/ou des résultats obtenus par les membres du CSE.

• Entretien de fin de mandat

A l'issue de son mandat, le salarié membre du CSE bénéficie, à sa demande, d'un entretien avec sa hiérarchie et un représentant de la Direction des Ressources Humaines, ayant pour objet de dresser un état de sa situation professionnelle, de faire le bilan des compétences acquises au titre de son activité de représentant du personnel élu ou désigné et de définir les possibilités d'évolution professionnelle et les actions de formation éventuelles permettant d'y aboutir.

Au cours de cet entretien, la possibilité d’exercer son droit à une VAE et des mesures d’accompagnement telles que décidées ci-après seront discutées.

Par ailleurs, en plus des entretiens mentionnés ci-dessus il est prévu les dispositifs suivants :

• Un guide à destination des managers de salariés élus au CSE afin de leur donner les règles liées aux droits et devoirs de ces élus, permettant de les accompagner dans la gestion d’équipe incluant un élu.

• Un droit de recours auprès de la Direction en cas de désaccord entre manager et salarié élu au CSE notamment quant à son évaluation annuelle, pourra être exercé par ce dernier. Un examen de la situation présentée par le membre élu au CSE sera réalisé en sa présence, celle de son supérieur hiérarchique, voire de son N+2 et du Responsable des Ressources Humaines.

Enfin, les parties rappellent qu’à la date de signature du présent accord il existe des dispositions spécifiques liées de l'article 14 de l'accord de Branche du 7 juillet 2016, qui donne la possibilité à chaque salarié exerçant un mandat de demander la tenue d'un entretien annuel spécifique distinct de son entretien professionnel, consacré à l'examen des conditions d'exercice de son ou ses mandats représentatifs par rapport à son exercice professionnel. Cet entretien se déroulera en présence de son supérieur hiérarchique et du Responsable Ressources Humaines.

17. Règles spécifiques liés aux augmentations salariales

Les salariés titulaires d'un mandat ne doivent subir aucune perte de rémunération du fait de l'exercice dudit mandat. En conséquence, les Parties conviennent de la mise en place du dispositif suivant en matière d’augmentation salariale :

• Lorsque le temps consacré à l'exercice de leur mandat est inférieur ou égal à 20%, le salarié membre du CSE percevra l’augmentation réelle en fonction de la décision managériale quant au niveau du montant.

• Lorsque le temps consacré à l'exercice de leur mandat est supérieur à 20%, le salarié membre du CSE percevra une augmentation calculée comme suit :

Le meilleur entre :

• Le pourcentage d’augmentation réellement perçu (montant décidé par le manager) ET

• Le pourcentage d’augmentation réellement perçu x (1-taux d'activité IRP) + le pourcentage d’augmentation moyen de la « bande » du salarié élu au CSE x taux d'activité IRP

Le taux d'activité de représentant du personnel sera calculé sur 213 jours travaillés maximum, soit hors congé payés et JRTT.

Les règles de calcul définies ci-dessus ne s'appliquent pas dès lors que l'entreprise a mis en place les moyens de compenser complétement l'activité si une ressource (salarié en CDD ou autre type de contrat ou mission) est affectée de façon partielle, sur le secteur du membre du CSE dans l'entreprise.

18. Règles spécifiques liés aux primes variables

Les salariés titulaires d'un mandat ne doivent subir aucune perte de rémunération du fait de l'exercice dudit mandat. En conséquence, les Parties conviennent de la mise en place du dispositif suivant en matière de gestion des primes variables :

• Prime liée à l’activité promotionnelle (SIP)

Il appartient aux représentants du personnel concernés par l’activité promotionnelle et à leur hiérarchie de définir et mettre en place les moyens et ressources adaptées pour l'exercice de leur activité, au prorata du temps passé à l'exercice de leurs mandats, de telle sorte que les contraintes liées à leur mandat n'aient pas d'incidence négative dans la répartition de leur activité et dans leur évaluation de leur performance.

Pour les membres du CSE qui exercent une activité promotionnelle leur donnant droit au paiement d’une prime SIP :

• Lorsque le temps consacré à l'exercice de leur mandat est inférieur ou égal à 20%, les salariés membres du CSE percevront la prime réelle en fonction de la réalisation de leurs performances.

• Lorsque le temps consacré à l'exercice de leur mandat est supérieur à 20%, les salariés membres du CSE percevront une prime calculée comme suit :

A échéance habituelle du plan de prime, le montant de prime réelle liée à la performance individuelle quel que soit le taux d'activité de représentant du personnel sur la période.

A échéance annuelle, prise en compte du taux d'activité IRP et paiement d'un complément de prime si le résultat du calcul ci-dessous est supérieur à la prime réelle déjà versée.

Calcul annuel = Maximum (prime réelle; prime réseau x taux d'activité IRP + prime réelle x (1-taux d'activité IRP).

Le taux d'activité de représentant du personnel sera calculé sur 213 jours travaillés maximum, soit hors congé payés et JRTT.

Pour les représentants du personnel en temps partiel, un calcul de proratisation sera réalisé sur la base du temps partiel contractualisé.

La base des primes résultant de l'application de cette formule ci-dessus décrite s'applique à l'ensemble des délégués médicaux qui prospectent tout ou partie du même secteur que celui où travaillent les représentants du personnel et ou des Organisations Syndicales concernés par le présent article et aux Directeurs Régionaux du représentant du personnel et de ses éventuels homologues.

Les règles de calcul définies ci-dessus ne s'appliquent pas dès lors que l'entreprise a mis en place les moyens de compenser complétement l'activité si une ressource (salarié en CDD ou autre type de contrat ou mission) est affecté de façon partielle sur le secteur du membre du CSE dans l'entreprise.

• Prime annuelle pour les autres salariés (AIP)

Pour les membres du CSE qui sont éligibles au paiement d’une prime AIP :

• Lorsque le temps consacré à l'exercice de leur mandat est inférieur ou égal à 20%, les salariés membres du CSE percevront la prime réelle en fonction de la réalisation de leurs performances et de la décision managériale quant au niveau du montant.

• Lorsque le temps consacré à l'exercice de leur mandat est supérieur à 20%, les salariés membres du CSE percevront une prime calculée comme suit :

Le meilleur entre :

• La prime réelle (montant d’AIP décidé par le manager) ET

• La prime réelle x (1-taux d'activité IRP) + montant cible AIP x taux d'activité IRP

Le taux d'activité de représentant du personnel sera calculé sur 213 jours travaillés maximum, soit hors congé payés et JRTT.

Les règles de calcul définies ci-dessus ne s'appliquent pas dès lors que l'entreprise a mis en place les moyens de compenser complétement l'activité si une ressource (salarié en CDD ou autre type de contrat ou mission) est affectée de façon partielle sur les missions liées au poste du membre du CSE dans l'entreprise.

19. Equilibre vie professionnelle et mandat au CSE

La Société veillera à la meilleure gestion de la charge de travail des élus titulaires au CSE en adaptant autant que faire se peut les missions et tâches qui leur sont confiées. Un entretien spécifique dédié à cette gestion sera organisé entre l’élu titulaire au CSE, son manager et le Responsable RH afin d’échanger sur les solutions envisageables pour lui assurer le meilleur équilibre dans la conciliation du métier et du mandat (prestation, mission interne, adaptation des objectifs, …).

Pour les élus suppléants au CSE, la prise en compte du temps passé au remplacement du titulaire et à l’éventuelle utilisation des heures de délégation de ce dernier sera pris en compte au moment de l’entretien annuel d’évaluation dans le cadre des discussions entre manager et collaborateur.

20. Accompagnement à la Validation des Acquis par l’Expérience

Pour faire reconnaître leurs compétences acquises pendant l’exercice de leur mandat, les salariés élus au CSE peuvent obtenir une certification au travers d’une démarche de VAE.

Cette certification est structurée en six blocs de compétences transférables permettant d’obtenir des certificats de compétences professionnelles (CCP) qui débouchent, en cas de réussite aux 6 CCP, sur l’obtention de la certification appelée : « Certification relative aux compétences acquises dans l’exercice d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical ».

En complément des démarches personnelles initiées par le salarié élu titulaire au CSE dont le mandat se termine ou n’est pas reconduit souhaitant réaliser une VAE, la Société décide :

• De la possibilité d’un rendez-vous téléphonique d'information programmé à l'avance avec notre prestataire formation afin de découvrir les étapes de la VAE, et éventuellement aider à l’orientation vers les sociétés d'accompagnement ;

• De la possibilité d’une autorisation d'absence d'une journée payée validée par la Direction des Ressources Humaines pour initier le dossier de VAE.

9. Entrée en vigueur de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée de 4 ans correspondant à la durée des mandats du CSE.

Il entrera en vigueur à compter de la mise en place effective du Comité Social et Economique au sein de MSD France, prévu au cours du 2^ème semestre 2019.

Les parties s’engagent à réaliser un bilan à mi-mandat qui alimentera des discussions concernant la pertinence des mesures prévues dans l’accord et la possibilité de les adapter au travers d’un avenant si nécessaire.

10. Révision et dénonciation de l’accord

Seront habilités à demander la révision de l’accord une ou plusieurs organisations syndicales de salariés à la fois représentatives et signataires de cet accord.

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes, selon les modalités suivantes :

• un préavis de 3 mois devra être respecté ;

• la dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres parties signataires ou adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception

Dans ce cas, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités de conclure un éventuel accord de substitution.

11. Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé dès sa conclusion, par la société MSD France, à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE), exclusivement sous forme dématérialisée à partir de la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, et en un exemplaire au Secrétariat Greffes du Conseil des Prud'hommes du lieu de signature.

L’accord sera publié dans son intégralité dans l’intranet de la société MSD France.

Fait à Puteaux, le 17 septembre 2019

En 6 exemplaires originaux.

Pour la société MSD France :

Monsieur XXXXXXXXXXXXXX

Directeur des Relations Sociales

Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

La C.F.D.T. représentée par

La C.F.E. - C.G.C. représentée par

La C.F.T. C. représentée par

L'UNSA représentée par