Accord d'entreprise "AVENANT DE L'ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL AVENANT 4" chez TIAMA

AVENANT DE L’ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Avenant 4

Entre les soussignés :

La Société TIAMA SAS

Dont le siège social est situé au 215 Chemin du Grand Revoyet, 69230 Saint-Genis-Laval

RCS Lyon 421 188 418

Représentée par M. XXXX

Agissant en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines Europe

d'une part,

ET

Les représentants d'organisations syndicales représentatives au sens de l'article L 2122-1 du Code du travail, à savoir :

M. XXXX, agissant en qualité de délégué syndical CGC-CFE de l’entreprise Tiama SAS

M. XXXX, agissant en qualité de délégué syndical FO de l’entreprise Tiama SAS

d'autre part,

PREAMBULE

Le 2 juin 2021, un avenant à l’accord relatif au télétravail a été signé par l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives à cette date.

Compte tenu de l’importance que représente ce nouveau dispositif sur l’organisation du travail, cet avenant de l’accord relatif au télétravail a été conclu pour une durée déterminée de 2 ans.

Il est toutefois entré en vigueur le 1^er mars 2022, à la fin de la période sanitaire exceptionnelle.

Bien que les dispositions de cet avenant semblent s’appliquer dans de bonnes conditions et permettent d’une part de garantir le bon fonctionnement de l’entreprise et d’autre part, de répondre aux attentes des salariés en matière de qualité de vie au travail et d’organisation personnelle, les parties signataires ont souhaité ouvrir une négociation sur un éventuel nouvel avenant.

Afin de permettre que la négociation se déroule dans les meilleures conditions, les parties signataires ont souhaité proroger les modalités de mise en œuvre du télétravail.

Elles ont décidé de proroger l’avenant 2 jusqu’au 31 octobre 2023.

Le télétravail constitue un levier, en faveur de la modernisation des relations managériales, fondé sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique. Ce mode de travail favorise ainsi l’équilibre entre performance économique et sociale.

Le télétravail offre également une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et professionnelle, et contribue aussi au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement.

Notre mix Télétravail/Présentiel (« The Core »/Vern) doit renforcer les interactions en face à face, favoriser l'innovation et encourager une culture d'entreprise solide, tout en préservant les avantages de la flexibilité et du travail à distance.

Ce mix doit apporter de la flexibilité et de la souplesse tout en insistant sur un cadre permettant de maintenir le lien social indispensable à la vie de l'entreprise, à une relation de confiance entre tous, tout en favorisant un environnement de travail collaboratif et stimulant et en permettant de se retrouver physiquement.

Dans ce contexte et après une expérimentation très positive, les signataires du présent accord ont arrêté les dispositions ci-après :

ARTICLE 1 – OBJET DE L’ACCORD

Le présent avenant a pour objet de promouvoir le mix Télétravail/Présentiel au sein de la société, selon les modalités négociées entre les Parties.

Sont concernés l’ensemble des salariés de Tiama en CDI ou CDD et les intérimaires, sous réserve des conditions d’éligibilité au télétravail telles que décrites ci-dessous.

Des dispositions particulières pour les stagiaires et les alternants sont décrites au paragraphe 7.3.

ARTICLE 2 – DEFINITION DU TELETRAVAIL

L'article L.1222 - 9 du Code du Travail, définit le télétravail, comme “toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié au domicile de celui-ci de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ”.

Les salariés en télétravail restent tenus par le respect des règles de sécurité, de confidentialité, de conformité et de déontologie applicables au sein des locaux de l’entreprise, notamment les dispositions du règlement intérieur et les textes concernant la sécurité informatique et la confidentialité des données.

1. Le Télétravail régulier

Le télétravail régulier est proposé à tous les salariés remplissant les conditions d’éligibilité.

Le télétravail se traduit par une alternance de jours travaillés dans les locaux de l'entreprise et en dehors de ces locaux.

Pour un salarié à temps plein, ce télétravail peut se réaliser jusqu’à 10 jours maximum par mois plein. Le volume de jours mensuels est ajusté pour les salariés à temps partiel ou en forfait jours réduits ainsi que selon les absences (congés, maladie) sur le mois.

La prise et le positionnement de ces jours sont subordonnés à l'accord du manager au regard des nécessités de fonctionnement du service.

2. Le Télétravail ponctuel « exceptionnel »

Le télétravail ponctuel « exceptionnel » peut être utilisé dans les situations suivantes :

• Les jours où des intempéries ont un impact sur les conditions de circulation routière (ex : neige, inondation) ;

• Les jours de pic de pollution de l'air déclenchant les mesures de l'article L223-1 du code de l'environnement ;

• Les jours de grèves, de manifestations, notamment.

Le télétravail ponctuel « exceptionnel » peut être cumulé avec le télétravail régulier.

ARTICLE 3 – Conditions d’ELIGIBILITE

1. Critères d’éligibilité liés à la personne

Le télétravail est proposé aux salariés et intérimaires, dont l’ancienneté est supérieure à 2 mois, remplissant les conditions suivantes :

• Être volontaire ;

• Avoir l’autonomie requise : le niveau d’autonomie est évalué par le manager ;

• Occuper un emploi compatible avec la pratique du télétravail.

Nous précisons que le télétravail est ouvert au collaborateur en situation de handicap.

2. Critères d’éligibilité liés à l’activité et au poste

Les métiers qui sont éligibles au télétravail sont :

• Les métiers dont des missions peuvent être réalisées « hors des locaux de l’entreprise » ;

• Les métiers pour lesquels les moyens technologiques ou processus permettent la pratique du télétravail dans de bonnes conditions.

Ainsi, les métiers requérant une présence physique permanente ou l’usage permanent d’équipements, uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise, ne pourront pas être éligibles au télétravail.

3. Critères d’éligibilité liés au lieu de travail

Le télétravail s’effectue dans un lieu privé permettant de garantir :

• La sécurité de la personne ;

• La confidentialité des communications orales et écrites ;

• De bonnes conditions de travail avec un espace dédié, une connexion internet performante, une table et une chaise ;

• L’utilisation du système de sécurisation des accès à distance : il s’agit de codes transmis par SMS sur smartphone professionnel ou personnel ou bien l’utilisation de l’outil de sécurisation préconisé par le service IT de Tiama.

L’installation électrique du lieu de télétravail doit être conforme à la règlementation en vigueur et assurée pour l’usage considéré.

Une attestation d’assurance sera demandée par le service RH.

Enfin, les enfants de moins de 6 ans sont gardés de façon à permettre le télétravail. Nous précisons que la garde peut -être :

• De préférence en dehors du lieu de télétravail ;

• Ou sur le lieu de télétravail. La garde est alors réalisée par une tierce personne majeure pour permettre le télétravail dans de bonnes conditions.

4. Télétravail mis en place avant l’accord

Les salariés bénéficiant déjà du télétravail, et inscrit dans leur contrat de travail, auront le choix :

• De conserver les conditions dont ils bénéficient ;

Ou

• De choisir les conditions du télétravail « exceptionnel » tel que précisé dans cet accord.

ARTICLE 4 – DEMARCHE VOLONTAIRE ET CANDIDATURES

Le télétravail est un choix individuel et il résulte d’un double volontariat :

• Celui du salarié ;

Et

• Celui du manager.

Une relation de confiance doit donc exister entre les parties.

Les salariés volontaires pour télétravailler font leur demande par écrit à leur manager. Après examen, le manager peut accepter ou refuser la demande.

En cas de refus, le manager expliquera au salarié les raisons qui ont motivées sa décision. La décision sera ensuite consignée par écrit.

ARTICLE 5 – CONTRACTUALISATION DES RELATIONS

1. Contractualisation 

• Dans le cadre du télétravail régulier, un courrier d’acceptation de la demande confirmant les conditions est remis au collaborateur avant le début du télétravail, dans le respect de la date de validité de l’accord.

• Dans le cadre du télétravail ponctuel « exceptionnel » , toute personne autorisée à télétravailler de façon régulière peut bénéficier du télétravail ponctuel sous conditions :

- d’avoir son matériel de travail à disposition au moment de la demande ;

- d’informer son manager ;

- de saisir sa situation dans le Système d’Information des Ressources Humaines « SIRH ».

Les personnes n’ayant pas fait de demande de télétravail régulier pourront bénéficier du télétravail ponctuel « exceptionnel » si et seulement si :

- elles remplissent toutes les conditions d’éligibilité précisées dans l’article 3 ;

- elles disposent de leur matériel pour télétravailler au moment de la demande ;

- elles ont informé leur manager ;

- elles saisissent leur situation dans le SIRH.

2. Bilan

Un bilan est réalisé entre le manager et le salarié dans le cadre de l’entretien annuel et/ ou l’entretien à mi-année si besoin.

3. Réversibilité

Le salarié ou l’entreprise peut à tout moment mettre fin au télétravail.

Cette décision est signifiée par l’une ou l’autre des parties par une lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre.

La cessation du télétravail sera effective 8 jours après notification.

4. Annulation / changement

Dans le cadre du télétravail régulier, en concertation entre le manager et le salarié, les jours planifiés pourront être changés ou annulés à la demande du manager ou du salarié. Toute annulation par le manager devra faire l’objet d’une réponse argumentée. Le délai de prévenance sera de 12h au minimum.

En cas d’un événement particulier, demandant une présence impérative sur site, une journée de télétravail prévue pourra être annulée.

ARTICLE 6 – LIEU DU TELETRAVAIL

Le télétravail s’effectue au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise. Une autre résidence de télétravail, en France métropolitaine, pourra être acceptée par l’entreprise sous réserve de sa déclaration préalable par le salarié, que les contraintes techniques ne s’y opposent pas et qu’elle soit située en France. Le salarié devra en informer, par écrit, son responsable hiérarchique et la DRH.

Ces espaces de travail doivent impérativement se conformer aux règles de respect de confidentialité et de sécurité en vigueur au sein de la société et notamment s’agissant de l’installation électrique.

L’environnement de cet espace dédié au travail doit être propice à la réflexion et à la concentration.

Le lieu d’exercice du télétravail doit ainsi garantir des conditions de concentration et de sérénité dans l’exercice des missions. Ainsi, le collaborateur devra s’assurer que ces conditions soient réunies et qu’aucun élément ne vienne les perturber (déménagement, travaux bruyants, enfants nécessitant attention …).

Le salarié s’engage à informer, dans les meilleurs délais la Direction des Ressources Humaines, de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile.

ARTICLE 7 – MODALITES DE FONCTIONNEMENT DE L’ORGANISATION EN TELETRAVAIL

1. Le Télétravail régulier

Les journées du lundi – mercredi – jeudi – vendredi sont ouvertes au télétravail à l’exclusion du mardi.

Le mardi est le jour de présence sur le site pour tous les salariés (hors congés et déplacements) sans exception.

Il est convenu qu’aucune réunion récurrente ne sera organisée le mardi.

Afin d’affirmer l’importance du maintien du lien social des salariés entre eux et avec l’entreprise, le salarié à temps plein ne pourra pas poser plus de 3 jours de télétravail par semaine.

De la même manière, le salarié ne pourra pas poser quatre jours ouvrés de télétravail de suite.

Le salarié informe son manager de son souhait de télétravailler au minimum 24 heures avant et saisit obligatoirement sa demande dans l’outil SIRH.

La demande est validée ou refusée par le manager sous 24 heures et au plus tard 12 heures avant la date demandée.

Le refus devra être expliqué et motivé puis consigné par écrit. L’absence de réponse vaut acceptation de la part du manager.

Pour les salariés à temps partiel ou en forfait réduit, l’accès au télétravail est possible dans un cadre particulier, adapté à leurs temps de travail, le nombre de jours de télétravail sera ajusté en fonction du pourcentage de réduction du temps plein et limité à 3 jours de semaine.

• Exemple : pour un salarié à 80%, le nombre de jours de télétravail est de 8 par mois au lieu de 10 et limité à 2 jours par semaine.

Par ailleurs, le nombre de jours de télétravail est ajusté en fonction des périodes d’absences (congés, maladie, RTT) sur le mois selon le schéma ci-dessous :

• 1 semaine d’absence en continu dans le mois, le nombre de jours est proratisé à 8 jours

• 2 semaines d’absence en continu dans le mois, le nombre de jours est proratisé à 6 jours

• 3 semaines d’absence en continu dans le mois, le nombre de jours est proratisé à 4 jours

Les journées de télétravail non effectuées sur le mois ne sont pas reportables sur le mois suivant.

Bien que l’objectif des signataires soit de contribuer au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement, l’exercice de l’activité en télétravail sera possible sur des demi-journées, après validation du manager.

2. Le télétravail exceptionnel

Il est convenu que le jour de l’événement, le salarié(e) informe, à la première heure, son manager et met à jour obligatoirement le SIRH.

3. Les contrats en alternance et les conventions de stage

Pour les salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation et pour les stagiaires, l’accès au télétravail est possible dans les limites précisées ci-dessous, ceci afin de leur permettre de se former à ce mode d’organisation du travail. Toutefois, l’accès à cette mesure devra se faire après une analyse par leur responsable hiérarchique de leur capacité à gérer et planifier en autonomie leur journée, et une maitrise déjà acquise des tâches qu’ils réaliseront en télétravail.

Les alternants seront éligibles, à partir de deux mois d’ancienneté, à une journée par semaine pleine et sous réserve d’un bilan positif réalisé par le manager. Les journées non prises ne sont pas reportables. Cette disposition pourrait être ajustée en fonction de la répartition entre la phase pratique et la phase théorique.

Les stagiaires seront éligibles, pour tout stage supérieur à deux mois et à partir du deuxième mois, à une journée par semaine. Les journées non prises ne sont pas reportables.

ARTICLE 8 – PLAGES HORAIRES PENDANT LESQUELLES LE SALARIE EST JOIGNABLE

Il est rappelé que l’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur et que celui-ci bénéficie d’un droit à la déconnexion.

Pendant les jours où le salarié est en télétravail, il pourra organiser librement son temps de travail sous réserve de respecter les horaires de l’entreprise et pendant lesquelles il devra rester joignable.

Pendant cette plage horaire, hors pause déjeuner, le salarié en télétravail est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions en visioconférence auxquelles il est convié et de consulter sa messagerie électronique.

De plus, la Société insiste sur la nécessité pour le salarié en télétravail de respecter le repos minimal de 11 heures consécutives entre deux journées de travail et la charte relative à la déconnexion.

ARTICLE 9 – CHARGE de travail

La Société s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l'entreprise.

Un échange sur les conditions d'activité du salarié et sur sa charge de travail sera organisé annuellement, avec le manager, lors de l'entretien individuel.

ARTICLE 10 – SANTE ET SECURITE 

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail.

Les accidents survenus pendant la période d’activité de télétravail peuvent bénéficier de la législation sur les accidents du travail à condition que l’accident soit en rapport direct avec l’activité professionnelle du salarié.

Le salarié doit prévenir dans les plus brefs délais (au plus tard sous 48h) son manager de la survenance de cet accident. Une déclaration précise des faits sera réalisée sous 48h maximum et transmise à la CPAM pour statuer sur le caractère de l’accident.

Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu où est exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail.

Pour éviter tout différent, il est rappelé que tout salarié doit impérativement mettre à jour le SIRH en précisant explicitement sa situation au regard du télétravail/présence sur site.

Tout manquement pourra faire l’objet d’une procédure disciplinaire.

ARTICLE 11 – ASSURANCE 

Préalablement à la mise en place du télétravail, le salarié s’engage à prendre toute disposition auprès de son assureur multirisques habitation pour être couvert en cas de dommage à l’occasion du télétravail.

Cet engagement sera formalisé par l’envoi de l’attestation d’assurance à la demande de la DRH.

ARTICLE 12 – Matériel informatique, équipement et communication

1. Conditions de mise à disposition du matériel :

Sous réserve de la conformité des installations électriques et du lieu où s’exerce le télétravail, Tiama fournit aux télétravailleurs l’ensemble du matériel informatique et téléphonique permettant l’exercice de leur activité dans de bonnes conditions.

Nous précisons qu’un téléphone portable est fourni par Tiama aux personnes occupant des fonctions nécessitant cet équipement.

Les salariés dont la fonction ne prévoit pas de téléphone portable utiliseront la téléphonie fixe préconisée par le service IT.

La connexion internet est fournie par le collaborateur.

2. Obligation du/de la télétravailleur/se :

Le salarié en télétravail est tenu :

• D’utiliser les outils mis à disposition par l’entreprise et se conformer aux pratiques communes de communication et notamment d’activer la caméra lors des réunions et échanges à distance ;

• D’utiliser uniquement ce matériel dans le cadre de la charte informatique et pour le seul compte de Tiama à l’exclusion de toute autre utilisation ;

• De respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation sur lesquelles le télétravailleur aura été informé et qui sont listées dans la Charte informatique Tiama ;

• D’aviser immédiatement l’entreprise en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ;

• D’utiliser la méthode de sécurisation de connexion en vigueur dans l’entreprise ;

• De prendre le soin le plus extrême de ce matériel (logiciel inclus).

3. Participation Tiama

En complément du matériel informatique fourni, Tiama contribue à l’achat d’un siège de bureau pour la pratique du télétravail à hauteur de 100 €.

Le renouvellement du siège pourra se faire tous les 4 ans.

Ce montant sera remboursé sur présentation de note de frais accompagnée de justificatif.

 

ARTICLE 13 – ACCES A L’INFORMATION ET PROTECTION DES DONNEES 

Le salarié en télétravail a droit au respect de sa vie privée. Les contrôles sur le poste de travail informatique sont ceux prévus et encadrés par la charte informatique Tiama.

Le salarié s’engage à respecter les règles fixées par l’entreprise en matière de sécurité. Il est rappelé que le mot de passe reste strictement personnel et confidentiel, que l’ordinateur portable doit être utilisé à titre professionnel et qu’il est placé sous la responsabilité de chaque salarié.

Le salarié assure également la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous les supports et par tous moyens et notamment sur papier, oralement ou électroniquement. Il doit éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l’obligation de discrétion et de confidentialité.

ARTICLE 14 – CONDITIONS DE L’EMPLOI – Droits collectifs 

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés travaillant au sein des locaux de l’entreprise.

Le salarié aura droit à un Ticket Restaurant par jour télétravaillé.

Il bénéficie également des mêmes entretiens annuels et professionnels que les autres salariés.

Les salariés en télétravail ont les mêmes droits individuels que l’ensemble des salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière. Ces droits s’exercent en cohérence avec les objectifs prévus dans l’entretien annuel et professionnel.

Le temps exercé au titre du télétravail est décompté comme temps de travail effectif sur les mêmes bases que celui qui aurait été retenu si le salarié avait réalisé son activité au sein des locaux de l’entreprise. Le salarié en situation de télétravail bénéficie du droit à la déconnexion et à ce titre sera joignable par mail et par téléphone durant ses horaires habituels de travail.

Le salarié en situation de télétravail a accès aux affiches des élus sur l’outil intranet en vigueur.

Les représentants élus et syndicaux restent joignables à l’adresse mail : cseuser@tiama.com

Ou sur l’adresse mail individuelle des représentants en précisant l’objet : privé / personnel comme précisé dans la Charte Informatique.

ARTICLE 15 – TELETRAVAIL POUR RAISONS MEDICALES

Le télétravail pour raisons médicales s’adresse à tout salarié nécessitant un poste aménagé temporairement et dont l’activité est compatible avec ce mode d’organisation du travail.

Il est soumis au préalable à avis médical et autorisation du médecin du travail.

ARTICLE 16 : SALARIES EN SITUATION DE HANDICAP ET SALARIES AIDANTS

1. Salariés en situation de handicap

Pour les salariés en situation de handicap pour lesquels un aménagement particulier de leur poste de travail est nécessaire et, à l’appui des recommandations du médecin du travail, une étude spécifique sera réalisée pour le salarié éligible au télétravail.

2. Salariés aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche

Sous réserve de répondre aux conditions d’éligibilités, les salariés aidants d’un enfant malade, d’un parent ou d’un proche pourront bénéficier d’un accès facilité au télétravail.

Ainsi, pourront bénéficier à un accès facilité au télétravail, les salariés qui assistent :

- Un proche en fin de vie dans les conditions définies à l’article L.3142-6 du code du travail ;

- Un enfant handicapé dans les conditions définies à l’article L.1225-62 du code du travail ;

- Un proche aidant dans les conditions définies à l’article L.3142-16 du code du travail.

Les salariés aidants concernés devront accompagner leur demande de recours au télétravail des justificatifs de leur situation. En cas de refus, l’employeur devra apporter une justification par écrit.

ARTICLE 16 – Date d’effet et duree du present avenant

Le présent avenant entrera en vigueur à compter du 1^er novembre 2023 et il est conclu pour une durée déterminée d’une année.

A l’échéance, l’avenant sera reconduit tacitement pour une durée équivalente à la durée initiale.

Le présent avenant pourra être résilié par l’une ou l’autre des parties moyennant un préavis de quatre mois avant le terme.

ARTICLE 17 - Publicité

Le présent accord sera déposé, par les soins de l’entreprise en version électronique sur le site de la DREETS, www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, au plus tard dans un délai de quinze jours à compter du dernier jour de la première moitié de la première période de calcul.

L’accord sera affiché dans l'Entreprise sur les emplacements réservés à la communication avec le personnel et inséré dans le support « Livret de vie » accessible pour tous les salariés.

Signatures, (Faire précéder les signatures de la mention manuscrite "lu et approuvé")

 

Fait en 3 exemplaires, à Saint Genis Laval, le 19 octobre 2023.

Pour la société TIAMA SAS :

XXXX

DRH Europe

Pour les organisations syndicales :

XXXX XXXX

Délégué Syndical CFE CGC Délégué Syndical F.O