Association APIM

Accompagner Partager Innover

dans le secteur Médico-social

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE L’ASSOCIATION APIM

L’Association APIM « Accompagner Partager Innover dans le secteur Médico-social »,¹ située Route de Castelsarrasin à Lavit de Lomagne 82120, organisme gestionnaire des établissements et/ou services suivants :

• Siège social de l’APIM ;

• Maison d’Accueil Spécialisée « Les Capucines » ;

• Foyer d’Accueil Médicalisé « Les Quatre Vents » ;

• EHPAD « La Souleihado » ;

• Foyer Occupationnel du « Barradis ».

Représentée par agissant en qualité de Directrice Générale de l’APIM, ci-après dénommée « l’APIM », d’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• la Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT), représentée par Déléguée syndicale ;

• la Confédération Générale du Travail (CGT), représentée par Déléguée syndicale ;

• la Confédération syndicale Force Ouvrière (FO), représentée par , Délégué syndical ;

Dénommées « les Organisations syndicales » et, ci-après, désignées « les Parties », d’autre part.

PRÉAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique (CSE), et de favoriser la participation des salariés, la Direction de l’APIM et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la/du :

• Loi N° 2004-575 du 21 juin 2004 « pour la Confiance dans l’économie numérique », qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles ;

• Décret N° 2017-1819 du 29 décembre 2017 « relatif au CSE », en a fixé les modalités de mise en œuvre.

La mise en place d’un système de vote par voie électronique s’appuie sur les préconisations de la/du :

• Délibération de la CNIL du 25 avril 2019 « portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet » intégrant une grille d’analyse à laquelle les entreprises peuvent se référer afin d’identifier un niveau de risque ;

• « Questions-Réponses » daté du 24 octobre 2022, la CNIL rappelant les principes applicables en matière de collecte et d'utilisation des données personnelles des électeurs par les employeurs et les prestataires de solution de vote électronique lors de l'organisation des élections professionnelles

Après avoir :

• réalisé un cahier des charges pour la mise en place d’une solution sécurisée de vote par Internet ;

• consulté plusieurs prestataires spécialisés sur cette base et avoir retenu l’un d’entre eux,

Il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de recourir au vote électronique pour les élections des membres du CSE de l’Association APIM.

Article 1 : PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le système retenu par l’Association APIM repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, en particulier :

• l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité  et le secret du vote.

Article 2 : RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTÉS

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l’APIM sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir de l’extraction des fichiers de gestion du personnel de l'APIM. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales en seront informées.

Plusieurs Cabinets d’expertises indépendants, spécialisés en matière de sécurité et d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement les systèmes de vote électronique et garantissent leur conformité aux textes légaux et réglementaires en ce domaine, en particulier, ceux relatifs à la protection des données personnelles :

• Loi N° 2004-801 du 6 août 2004 relative à « la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel et modifiant la Loi N° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés » ;

• Décret N° 2007-451 du 25 mars 2007 « modifiant le Décret N° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la Loi N° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la Loi n° 2004-801 du 6 août 2004 » ;

• Décret N° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux « conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d'Entreprise et modifiant le Code du Travail (deuxième partie : Décrets en Conseil d'État) ;

• Décret N° 2014-793 du 9 juillet 2014 relatif aux « conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique par Internet pour l'élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique territoriale » ;

• Décret N° 2017-1819 du 29 décembre 2017 « relatif au CSE » ;

• Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ;

• Délibération CNIL N° 2019-053 du 25 avril 2019 sus-citée ;

Il est également prévu que les organisations syndicales soient informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données.

Article 3 : MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un Protocole d'Accord Préélectoral (PAP) portant sur l’organisation des élections des membres du CSE, prévues en 2023. Le PAP définira, notamment, le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote et la répartition des sièges entre les différentes catégories de salariés.

Le présent accord sera annexé à ce Protocole d'Accord Préélectoral.

3.1 – Modalités de vote

Les parties signataires ont décidé d’adopter le processus de vote électronique par Internet, pour la première fois en 2023, à l’occasion du renouvellement des élections professionnelles du CSE de l’APIM. Les modalités du vote seront déterminées en lien avec le prestataire retenu et seront reprises dans le PAP.

3.2 – Modalités des élections

3.2.1 Le fichier des électeurs

Dans le cadre de la préparation des élections professionnelles, la Direction de l’APIM établit, à partir des listes électorales, le fichier des électeurs indiquant les mentions suivantes : matricule, noms et prénoms des inscrits, ancienneté au sein de l’Association APIM, date de naissance, collège et Établissement d’appartenance, adresse postale, courriels adresse mail professionnelle, le cas échéant.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui lui permettra de s’identifier, de prendre part au vote et de remplir la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

3.2.2 Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, conformément au calendrier, dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins, définis dans le PAP.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme, pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (lieu de travail, domicile ou tout autre lieu de leur choix), en se connectant sur le site sécurisé réservé aux élections professionnelles de l’APIM.

Pendant la période d’ouverture du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée en interne sur le / les emplacement(s).

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé dans ce cadre n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé quelques jours avant l’ouverture du scrutin.

3.2.3 Consultation du nombre de votants

Pendant le déroulement du scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les observateurs et les membres du Bureau de vote désignés auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

3.3.3 Liste d’émargement

La liste d’émargement indique les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de vote habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

3.3 – Bulletins de vote

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet dont la présentation, à l’écran, des bulletins de vote.

3.4 – Liste des candidats

Les listes des candidats indiquent les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et, le cas échéant, l'appartenance syndicale.

Le prestataire assurera la reproduction, sur le serveur de vote, des listes de candidats qui seront présentées sur un seul et même écran et dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Il sera possible, également, d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

Article 4 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation, par les électeurs, de cette nouvelle technique de vote. Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une cellule d’assistance (numéro gratuit) afin d’obtenir des explications, en cas de difficultés.

4.1 – Modalités d’accès au serveur de vote

1. Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier postal à domicile ou sur son mail professionnel le cas échéant, un identifiant de vote (généré de manière aléatoire par le prestataire) et l’accès au site de vote ;

2. Cet identifiant, une fois renseigné sur le site d’accès au vote, lui permettra d’obtenir un mot de passe confidentiel ;

3. L’identifiant, ainsi que le code confidentiel, seront également valables en cas de second tour.

4. L’authentification de l’électeur, sur le serveur de vote, se fera par la saisie de l’identifiant de vote et la réponse à une « question défi ». Celle-ci correspond au numéro de matricule de l’électeur (voir sur fiche de paie). La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

5. En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une Cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. Dans ce cas, l’électeur appelle un numéro vert ; il devra communiquer à son interlocuteur les éléments d’authentification suivants : son nom, prénom et adresse postale) et répondre à la question défi (voir le 4° ci-dessus).

Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué par SMS sur le portable qu’il aura communiqué à la Cellule d’assistance. L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

4.2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’Article R.2314-7 du Code du Travail, le flux du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, conformément aux recommandations de la CNIL N° 2019-053 du 25 avril 2019, tous les fichiers supports seront conservés par le prestataire sous scellés jusqu'à l'épuisement des voies et délais de recours contentieux. À l'issue des délais, si aucune action contentieuse n'a été engagée, il est procédé à la destruction des documents sous le contrôle de la Commission électorale. Les fichiers supports comprennent la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Article 5 : DÉPOUILLEMENT – PROCÈS VERBAUX - RÉSULTATS

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du Bureau de vote contrôlent le scellement du système.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du Bureau de vote. Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Les résultats sont proclamés par le Président du bureau de vote. Le Président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis et procède à la signature des documents. Les autres membres du Bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 6 : DURÉE, DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD

6.1 – Agrément

Le présent accord est présenté à l’agrément dans les conditions fixées à l’Article L.314-6 du Code de l’Action Sociale et des Familles.

6.2 – Durée de l’accord

L’accord est conclu pour une durée déterminée de quatre années, correspondant à la durée des mandats des membres du CSE. Il se renouvellera ensuite dans les mêmes termes et pour une même durée, sauf dénonciation, soit par les organisations syndicales majoritaires soit par la Direction de l’APIM, dans les 3 mois précédents son terme, fixé 4 ans après la date du 1er tour (en l’absence de 2ème tour) ou du 2ème tour.

6.3 – Adhésion

Conformément à l’Article L. 2261-3 du Code du Travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direction Régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS). Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

6-4 – Révision

L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’Article L. 2261-7-1 du Code du Travail, par la Direction de l’APIM ou l’une des parties habilitées.

6-5 – Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé, à la diligence de l’employeur, sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords ».

Il sera également déposé, en un exemplaire original, auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort du Siège social de l’APIM. Un exemplaire original est remis à chacune des Organisations syndicales, citées en introduction et signataires de cet accord.

6-6 – Formalités de publicité auprès des salariés

Le présent accord est affiché dans les différents Établissements et/ou services de l’APIM sur les panneaux prévus à cet effet.

Fait à Lavit de Lomagne, en 8 exemplaires originaux, le 06 mars 2023

Les organisations syndicales Pour l’Association APIM

CFDT, représentée par

CGT, représentée par

FO, représentée par

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1. Numéro d’identification au Répertoire national des associations W821000422↩