Accord d'entreprise "ADF TECHNOLOGIES - AVENANT N° 2 A L’ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE ET LE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)" chez AFD TECHNOLOGIES (Siège)

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Ils sont élus parmi les membres titulaires du CSE par un vote à la majorité des membres titulaires élus, en séance et à main levée ou via l’outil de vote électronique. La désignation se fera à bulletin secret sur demande d’au moins un membre votant du CSE. 

Le Président du CSE pourra participer au vote s’agissant de la désignation des membres du bureau de l’instance.

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En outre, dès lors qu’un membre de l’instance participera à une réunion, il devra certifier avant le commencement de celle-ci :

• qu’il est seul ou uniquement en présence d’autres membres autorisés à participer à cette même réunion ; et

• qu’il n’enregistre pas la réunion par quelque moyen que ce soit (sauf accord de la Direction). 

Pour ce faire, les membres de la délégation participant à la réunion se verront adresser en début de réunion un message via l’outil de vote qui leur demandera d’attester en ce sens. En l’absence d’attestation, le membre de la délégation devra se manifester auprès du Président et ne sera pas autorisé à participer à la réunion.

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3.4. – Recours à la visioconférence et outil de vote pour les consultations

• Dispositions générales

Il pourra y avoir recours à la visioconférence même pour les réunions au cours desquelles une consultation aura lieu, quelle qu’elle soit.

L’ordre du jour de la réunion du CSE ou de la CSSCT précisera si la réunion est ou non disponible en visioconférence.

Toutes les consultations, que les membres de l’instance y participent en présentiel ou en distanciel, se feront par le biais d’un outil de vote électronique choisi par la Société permettant le vote à distance. Le vote pourra être réalisé sans recourir à l’outil de vote électronique uniquement dans les cas où tous les membres de l’instance seront présents physiquement ou si l’outil n’est pas fonctionnel.

• Fonctionnement habituel

Dans le cadre du fonctionnement habituel de l’instance (hors circonstances exceptionnelles), les parties présentes à la négociation souhaitent privilégier les réunions en présentiel.

Ainsi, pour le CSE :

• la première réunion de chaque trimestre se tiendra exclusivement en présentiel. La visioconférence ne sera pas autorisée au cours de cette réunion ;

• les autres réunions pourront se tenir en présentiel et en visioconférence (format mixte). Le mode de participation à la réunion sera laissé au choix de l’élu.

Pour les réunions de la CSSCT : elles pourront toutes se tenir en format mixte ou uniquement en visioconférence sans limitation du nombre de réunions par an.

Pour toutes les réunions mentionnées ci-dessus, et pour des raisons organisationnelles tant pour les réunions en format mixte que pour les réunions uniquement en présentiel, il sera demandé aux élus d’indiquer a minima 7 jours calendaires avant la date de la réunion (exemple réunion le jeudi, réponse attendue au plus tard le mercredi S-1), par réponse de mail à la convocation qui leur est adressée, s’ils seront présents physiquement à la réunion. En cas d’absence de réponse dans le délai mentionné, l’élu sera considéré comme :

• ne souhaitant pas participer en présentiel à la réunion ; ou bien

• souhaitant y assister en visioconférence (pour les réunions où elle sera autorisée).

Les réunions extraordinaires se tiendront en format mixte sous réserve de la disponibilité d’une salle. En l’absence de salle disponible, la réunion se tiendra exclusivement en visioconférence. En outre, le délai de prévenance de 7 jours n’est pas applicable. Il sera précisé dans la convocation la date à laquelle un retour sera attendu sur la présence physique des élus souhaitant participer à la réunion.

• Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles et sur préconisations gouvernementales (menace d’épidémie, grève des transports généralisée, pics de pollution, etc.) ou en cas de force majeure, le recours à la visioconférence pour la tenue des réunions de l’instance sera obligatoire pour tous et sans limitation du nombre de réunion par an.

La Société informera les membres de l’instance que la réunion n’est disponible qu’en visioconférence.

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Elle sera composée de quatre membres dont deux cadres (collège 3) et deux techniciens (collège 2) et ou employés (collège 1), désignés parmi les membres élus du CSE selon les modalités de l’article L. 2315-32 (résolution prise à la majorité des membres titulaires présents) pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

Pour une meilleure représentativité des salariés, les parties signataires du présent accord souhaitent encourager une formation mixte de la commission avec idéalement un homme et une femme pour chaque catégorie.

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Une résolution sera inscrite à l’ordre du jour en vue d’élire les membres de cette commission.

Le mode de désignation résultera, pour l’ensemble des postes à pourvoir, d’un vote des membres titulaires du CSE à la majorité des voix de tous les membres titulaires (tous collèges confondus) présents lors du vote. Il y aura un vote pour chaque poste à pourvoir (2 votes pour les cadres et 2 votes pour les techniciens/employés).

Le candidat qui aura obtenu le plus de voix sur le premier poste à pourvoir de sa catégorie sera élu et sera en conséquence retiré des candidatures pour le second poste.

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En cas :

• d’égalité de voix, c’est le candidat le plus âgé qui sera désigné ;

• d’absence de candidature dans l’un des collèges, le siège vacant sera attribué au candidat de l’autre collège ayant obtenu le plus grand nombre de voix ;

• de changement de collège en cours de mandat d’un collaborateur, cela n’aura pas d’impact sur la composition de la commission.

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Le secrétaire de la commission est désigné par les membres de la commission constituée, en priorité parmi les membres titulaires du CSE, au cours de la première réunion suivant sa constitution, selon un vote à la majorité à main levée ou via l’outil de vote électronique. Si aucun membre titulaire n’est élu à la CSSCT, le secrétaire sera désigné parmi les membres suppléants du CSE. Dans cette hypothèse, le secrétaire (membre suppléant du CSE) pourra participer aux réunions du CSE portant sur les thèmes de la santé, la sécurité et les conditions de travail.

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Si un membre de la commission perd son mandat, le CSE procèdera lors de la réunion suivant cette perte de mandat à la désignation d’un nouveau membre. Les modalités de désignation du nouveau membre seront les mêmes que celles applicables pour la mise en place initiale de la commission. Concernant le siège vacant, le nouveau membre à élire devra répondre au critère d’appartenance du collège correspondant.

Le mandat du nouveau membre prendra fin avec celui des mandats des membres du CSE.

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En outre, il est dans l’intérêt des salariés de la Société que tous les membres de la commission santé sécurité et conditions de travail soient présents à toutes les réunions.

Ainsi, lorsqu’un membre de la commission ne peut pas participer à une réunion, il devra en informer préalablement les autres membres de cette commission et communiquer le motif justifiant cette absence.

En cas d’absence d’un membre de la commission à deux réunions au cours de l’année civile sans motif et/ou sans avoir prévenu les autres membres de la commission, le secrétaire de la CSSCT prendra contact par courriel avec ce dernier afin de l’informer qu’une résolution en vue de son remplacement sera inscrite à l’ordre du jour du prochain CSE.

En parallèle, le secrétaire de la commission devra en informer le secrétaire du CSE afin que ce dernier puisse inscrire à l’ordre du jour ladite résolution.

4.1.2. – Sa constitution et sa composition

La commission SSCT est constituée lors de la première réunion plénière du CSE et intervient sur tout le périmètre de la Société.

Elle sera composée de quatre membres dont deux cadres (collège 3) et deux techniciens (collège 2) et ou employés (collège 1), désignés parmi les membres élus du CSE selon les modalités de l’article L. 2315-32 (résolution prise à la majorité des membres titulaires présents) pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

Pour une meilleure représentativité des salariés, les parties signataires du présent accord souhaitent encourager une formation mixte de la commission avec idéalement un homme et une femme pour chaque catégorie.

Le Président du CSE pourra participer au vote s’agissant de la désignation des membres de la CSSCT et de son secrétaire.

La participation au vote est réservée aux seuls titulaires du CSE. En cas d’absence d’un titulaire, celui-ci sera remplacé par un suppléant.

Une résolution sera inscrite à l’ordre du jour en vue d’élire les membres de cette commission.

Le mode de désignation résultera, pour l’ensemble des postes à pourvoir, d’un vote des membres titulaires du CSE à la majorité des voix de tous les membres titulaires (tous collèges confondus) présents lors du vote. Il y aura un vote pour chaque poste à pourvoir (2 votes pour les cadres et 2 votes pour les techniciens/employés).

Le candidat qui aura obtenu le plus de voix sur le premier poste à pourvoir de sa catégorie sera élu et sera en conséquence retiré des candidatures pour le second poste.

En cas :

• d’égalité de voix, c’est le candidat le plus âgé qui sera désigné ;

• d’absence de candidature dans l’un des collèges, le siège vacant sera attribué au candidat de l’autre collège ayant obtenu le plus grand nombre de voix ;

• de changement de collège en cours de mandat d’un collaborateur, cela n’aura pas d’impact sur la composition de la commission.

Le secrétaire de la commission est désigné par les membres de la commission constituée, en priorité parmi les membres titulaires du CSE, au cours de la première réunion suivant sa constitution, selon un vote à la majorité à main levée ou via l’outil de vote électronique. Si aucun membre titulaire n’est élu à la CSSCT, le secrétaire sera désigné parmi les membres suppléants du CSE. Dans cette hypothèse, le secrétaire (membre suppléant du CSE) pourra participer aux réunions du CSE portant sur les thèmes de la santé, la sécurité et les conditions de travail.

La présidence est assurée par le Président du CSE, ou son représentant dument mandaté.

Si un membre de la commission perd son mandat, le CSE procèdera lors de la réunion suivant cette perte de mandat à la désignation d’un nouveau membre. Les modalités de désignation du nouveau membre seront les mêmes que celles applicables pour la mise en place initiale de la commission. Concernant le siège vacant, le nouveau membre à élire devra répondre au critère d’appartenance du collège correspondant.

Le mandat du nouveau membre prendra fin avec celui des mandats des membres du CSE.

En outre, il est dans l’intérêt des salariés de la Société que tous les membres de la commission santé sécurité et conditions de travail soient présents à toutes les réunions.

Ainsi, lorsqu’un membre de la commission ne peut pas participer à une réunion, il devra en informer préalablement les autres membres de cette commission et communiquer le motif justifiant cette absence.

En cas d’absence d’un membre de la commission à deux réunions au cours de l’année civile sans motif et/ou sans avoir prévenu les autres membres de la commission, le secrétaire de la CSSCT prendra contact par courriel avec ce dernier afin de l’informer qu’une résolution en vue de son remplacement sera inscrite à l’ordre du jour du prochain CSE.

En parallèle, le secrétaire de la commission devra en informer le secrétaire du CSE afin que ce dernier puisse inscrire à l’ordre du jour ladite résolution.

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Pour l'utilisation des heures cumulées (reportées) ou mutualisées, les représentants du personnel titulaires sont tenus d'informer par courriel leur responsable direct et le service juridique au plus tard 8 jours calendaires avant la date prévue de l'utilisation des heures cumulées ou mutualisées.

En cas de mutualisation, cette information se fait nécessairement en précisant l'identité des membres concernés ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux.

En cas d’utilisation d’heures de délégation cumulées, le représentant du personnel devra préciser le mois au titre duquel il souhaite disposer des heures non utilisées et le nombre d’heures qu’il reporte. Le cumul des heures de délégation d’un mois sur l’autre n’est possible que dans la limite de 12 mois glissants.

Le report d’heures ou la répartition des heures entre les membres de la délégation du personnel du CSE ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire.

En tout état de cause, sur l'année, même s'il y a un partage des heures de délégation conduisant un membre à prendre certains mois une fois et demie son crédit mensuel d'heures, il devra respecter le nombre maximum d'heures de délégation dans l'année (exemple avec un représentant du personnel bénéficiant de 24 heures de délégation par mois : 24*12 =288 heures annuelles).

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Bien que les parties se soient accordées pour reconnaitre l’absence d’établissements distincts au sein de la Société, elles souhaitent mettre en place des représentants de proximité pour prendre en compte les spécificités d’implantation de la Société.

Compte tenu de la répartition des sites AFD Technologies et des sites clients sur l’ensemble de la France, et pour garantir la représentation de l’ensemble du personnel, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité.

Pour les agences dont l’effectif à la date du 1er tour des élections du CSE est supérieur ou égal à 50 collaborateurs (salariés rattachés à l’agence selon leur ODM en vigueur à la date précitée), un représentant de proximité sera désigné dès lors qu’il n’y aura aucun membre élus (titulaire ou suppléant) au CSE rattaché à cette agence.

La Désignation du représentant de proximité se fera après un vote du CSE.

Lors de la première réunion du CSE, les membres titulaires du comité définiront un appel à candidatures faisant mention du délai, des agences concernées et des modalités pour déposer sa candidature (conditions d’éligibilité : ancienneté, appartenance à la zone géographique de l’agence). Celui-ci sera ensuite diffusé à tous les collaborateurs de la Société. Il sera précisé sur l’appel à candidature le périmètre concerné par l’élection.

A la réunion suivante du CSE, les membres élus titulaires du CSE voteront pour désigner le représentant de proximité de la zone géographique de l’agence concernée par la désignation du représentant de proximité. Le vote se fera à bulletin secret pour chaque agence concernée. Sera élu le représentant de proximité ayant recueilli le plus de voix à l’issue du vote. En cas d’égalité du nombre de voix, c’est le salarié le plus âgé qui sera élu.

Le représentant de proximité devra remplir les conditions d’éligibilité fixées par l’article L. 2314-19 du code du travail.

Si une agence de rattachement perd tous ses représentants élus au CSE, la désignation d’un représentant de proximité serait mise en place dans les deux mois suivant cette carence.

Sauf en cas de perte du mandat tel que prévu ci-après, le représentant de proximité est désigné pour la durée du mandat de la délégation du personnel du CSE.

Si un représentant de proximité perd son mandat notamment suite à démission du mandat, rupture du contrat de travail, mobilité en dehors de son agence de rattachement, le CSE procédera à la désignation d’un nouveau représentant de proximité selon les modalités et conditions précisées ci-dessus et pour la durée du mandat restant à courir jusqu’à la prochaine élection des membres du CSE.

Le mandat du représentant de proximité prendra fin le lendemain de la survenance de l’évènement à l’origine de la perte du mandat visé au paragraphe précédent.

Les représentants de proximité participeront sans voix délibérative aux réunions du CSE une fois par trimestre sur convocation de l’employeur (convocation par messagerie électronique), pour les domaines relevant de leurs attributions.

Le représentant de proximité exerce les attributions suivantes :

• présentation à l’employeur des réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise ;

• contribution à la promotion de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise.

Le représentant de proximité dispose d’un crédit d’heures mensuel de 15 heures pour exercer son mandat. Ces heures de délégation sont traitées comme des heures de délégation de droit commun.

Ces heures sont ni reportables d’une année sur l’autre, ni mutualisables avec un autre représentant du personnel (quel que soit son mandat), ni cumulables d’un mois sur l’autre.

Lors de la prise d’heures de délégation, le représentant de proximité devra informer par courriel son responsable direct ainsi que le service juridique, a minima 2 jours ouvrés avant la prise de celles-ci.

Si un représentant de proximité cumule plusieurs mandats, lors de sa déclaration de prise de ses heures de délégation, il devra préciser au titre de quel mandat ces heures seront prises.

Le temps passé en réunion sur convocation de l’employeur ainsi que le temps de trajet pour se rendre sur le lieu de la réunion (uniquement le temps de trajet effectué en exécution des fonctions représentatives du salarié lorsqu’il est pris en dehors de l’horaire normal de travail et dépasse en durée le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail) seront payés comme temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du CSE.

Le représentant de proximité bénéficie d’une liberté de circulation dans le cadre de son mandat sur les sites de la Société uniquement compris dans le périmètre de son agence de rattachement ayant servi de référence à sa désignation.