Accord d'entreprise "Accord sur l'adoption du système de vote électronique pour les élections du CSE" chez OTV (Siège)

ACCORD SUR L’ADOPTION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU CSE AU SEIN DE L’UES OTV

Entre d’une part,

Les sociétés de l’UES OTV

représentées par Monsieur , Directeur des Ressources Humaines.

Et d’autre part,

Les Organisations Syndicales Représentatives suivantes :

  : représentée par , Délégué syndical,

  : représentée par , Délégué syndical,

  : représentée par , Délégué syndical,

Il a été convenu d’établir par le présent accord la mise en place d’un système de vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE) au sein de. l’UES OTV

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique précise les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections professionnelles, comme elles ont déjà eu l’occasion de l’utiliser pour des précédentes élections.

Les informations recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission, en déplacement, ou en congés

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Article 1 : Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 2 : Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES OTV, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise, appelés à voter à l’élection professionnelle des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Article 3 : Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 4 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4.1 : Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») pour lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, en application des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et par la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Le Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

4.2 : Etablissement des fichiers

Le vote par voie électronique a lieu dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

4.3 : Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4.4 : Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargés de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.5 : Expertise indépendante et formalités de déclaration

Depuis le 25 mai 2018, les dispositifs de vote électronique n'ont plus à être déclarés à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD), une déclaration de traitement sera effectuée au registre des activités de traitement par l’Entreprise au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL.

4.6 : Information des salariés et formation

Des mesures d’accompagnement et d’information seront définies dans le protocole d’accord préélectoral pour que l’ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d’une assistance éventuelle en cas de difficulté.

Lors du scellement, les membres du Bureau de vote seront formés sur le système de vote électronique par le Prestataire retenu.

Article 5 : Déroulement des opérations de vote

5.1 : Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les élections.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Entreprise.

5.2 : Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

5.3 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

5.4 : Modalités relatives à l’ouverture et à la clôture du scrutin

Les salariés seront informés, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment entre l’ouverture et la clôture du scrutin, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de mission ou de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

5.5 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du Bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin conformément aux dispositions prévues par l’article R. 2314-15 du code du travail. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du Bureau de Vote.

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 6: Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour l’élection professionnelle prévoyant la mise en place du comité social et économique pour l’UES OTV programmée en janvier 2019 et les éventuelles élections partielles qui auraient lieu au cours de cette mandature. Il cessera de produire ses effets à la fin de la mandature des membres de la délégation du personnel du CSE prévue pour une durée de 4 ans.

Article 7 : Dépôt et publicité de l’accord

Cet accord sera communiqué aux salariés de l’UES OTV par email avec le protocole d’accord préélectoral.

Dès sa conclusion, le présent accord sera déposé, à la diligence de l’entreprise, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire papier sera adressé au greffe des Prud’hommes de X par lettre RAR.

Fait à Saint-Maurice, le 23 novembre 2018, en 6 originaux dont 1 pour l’UES OTV, 1 pour chaque Organisation Syndicale signataire, 1  pour la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, 1 pour le Secrétariat Greffe du Conseil de Prud'hommes.

Pour les sociétés de l’UES OTV

Pour la C.F.D.T Pour la C.G.T Pour F.O

Délégué Syndical Délégué Syndical Délégué Syndical