PROTOCOLE D'ACCORD PRÉÉLECTORAL

Elections des membres de la délégation du personnel

au Comité Social et Économique (CSE) de l’X

Entre d’une part,

Les sociétés de l’UES OTV (VWS Support, OTV International, OTV et Solys) – 1 place Montgolfier 94417 Saint Maurice Cedex – représentées par Monsieur XXXXXXXXXX, Directeur des Ressources Humaines.

Et d’autre part,

Les Organisations Syndicales Représentatives suivantes :

CFDT  : représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, Délégué syndical,

CGT  : représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, Délégué syndical,

FO  : représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, Délégué syndical,

UNSA  : représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, Délégué syndical.

Il est préalablement rappelé que les Parties au présent accord ont conclu :

• en date du 24 novembre 2022, un accord collectif relatif au Comité social et économique (CSE) pour une durée de 3 ans à compter du 1er février 2023. Les Parties ont souhaité conserver une représentation centralisée avec un CSE unique, associée à un dialogue de proximité avec des représentants de proximité sur 7 périmètres. Le présent protocole est relatif à la désignation des membres de la délégation de ce CSE,

• en date du 17 novembre 2022, un accord collectif à durée indéterminée sur l’adoption du système de vote électronique pour les élections professionnelles du CSE.

Dans la continuité de ces accords, les Organisations Syndicales ont été invitées à négocier le présent protocole d’accord préélectoral au cours des réunions des 16 et 29 novembre 2022 pour :

• définir les modalités de la prochaine élection des membres de la délégation du personnel au CSE de l’X,

• fixer le nombre, la composition, et la répartition dans les collèges électoraux, ainsi que la répartition des sièges entre les différents collèges,

• déterminer les modalités d’organisation et le déroulement des opérations électorales (dates, heures des élections),

• encadrer ce processus à travers un calendrier électoral qui figure en annexe du présent accord.

SOMMAIRE

Article 1 - Effectif de référence pour l’élection 4

Article 2 - Nombre, composition des collèges électoraux et répartition des sièges 4

2.1 Nombre de sièges à pourvoir 4

2.2 Composition des collèges électoraux 4

2.3 Répartition des sièges entre les collèges 5

2.4 Représentation équilibrée des femmes et des hommes 5

Article 3 - Electorat 6

Article 4 - Eligibilité 6

Article 5 - Liste électorale 6

Article 6 - Constitution et dépôt des listes de candidats 7

6.1 Constitution des listes de candidats 7

6.2 Dépôt des listes de candidats 8

6.3 Représentants des listes de candidats 8

Article 7 - Propagande électorale 8

Article 8 - Dates et horaires des élections 9

Article 9 - Recours à un prestataire extérieur pour le vote électronique 9

Article 10 : Bureau de vote 10

10.1 Constitution du Bureau de vote 10

10.2 Désignation des membres du Bureau de vote 10

10.3 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote 10

10.4 - Formation du Bureau de vote 11

Article 11 - Observateurs 11

Article 12 - Cellule d'assistance technique 11

12.1 Rôle du Représentant du Prestataire 12

12.2 Rôle du Gestionnaire de l’élection 12

Article 13 - Gestion des clés de déchiffrement 12

Article 14 - Contrôle des données, test et scellement du système de vote 13

Article 15 - Accès au site de vote par les électeurs 13

15.1 Génération des identifiants et des mots de passe 13

15.2 Transmission des identifiants et des mots de passe aux électeurs 14

15.2.1 Procédure standard 14

15.2.2 Procédure de secours 14

15.3 Expression du vote 15

Article 16 - Accompagnement et information des salariés 16

Article 17 - Suivi des opérations électorales 16

17.1 Accès aux listes d'émargement 16

17.2 Résultats partiels 16

17.3 Accès au taux de participation 16

Article 18 - Modalités de traitement des résultats et procès verbaux 17

18.1 Procédure de dépouillement 17

18.2 Procès-verbaux 17

Article 19 - Conservation et destruction des fichiers support 17

Article 20 - Formalités de déclaration et accès aux données personnelles 18

Article 21 - Elections partielles 18

Article 22 - Durée des mandats 18

Article 23 - Durée du protocole d’accord préélectoral 18

Article 24 - Dépôt et publicité 19

Annexe : Planning récapitulatif prévisionnel des opérations électorales 20

Annexe : Nombre de candidats de chaque sexe attendus au sein d’une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste 21

Annexe : Déroulement des opérations électorales 22

Annexe  : Fonctionnement du système de vote 28

Article 1 - Effectif de référence pour l’élection

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l’élection sont ceux au 30 septembre 2022.

L’effectif de référence pour chaque élection inclut, conformément aux articles L. 1111-2 du Code du travail, en plus des salariés en contrat à durée indéterminée, les salariés sous contrat à durée déterminée, les travailleurs temporaires, ainsi que les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures présents dans les locaux de l’entreprise depuis au moins 12 mois, au prorata de leur temps de présence dans l’entreprise au cours des 12 mois précédents, à l’exception des contrats conclus pour le remplacement d’un salarié absent ou pour celui d’un contrat de travail suspendu.

L’effectif total de référence pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE est de 861,33.

Article 2 - Nombre, composition des collèges électoraux et répartition des sièges

2.1 Nombre de sièges à pourvoir

Conformément aux articles L. 2314-1 du Code du travail, l’effectif de référence étant supérieur à 800 et inférieur à 900, les sièges à pourvoir sont donc au nombre de :

• 15 pour les membres Titulaires,

• 15 pour les membres Suppléants

2.2 Composition des collèges électoraux

Afin de tenir compte de la répartition des effectifs de l’Entreprise, les parties signataires ont décidé, conformément aux dispositions prévues par les articles L. 2314-11 et suivants du code du travail que les électeurs seraient répartis en deux collèges électoraux :

Dans le 1er Collège (Ouvriers, Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise) :

• Les Ouvriers, tels qu'ils sont définis par la Convention Collective Nationale des Ouvriers des Travaux Publics,

• Les Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise, tels qu'ils sont définis par la Convention Collective Nationale des ETAM des Travaux Publics,

• Les Ouvriers et Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise, tels qu’ils sont définis par la Convention Collective Régionale des Industries Métallurgiques, Mécaniques et Connexes de la Région Parisienne.

L’effectif de référence de ce collège est de 235,87.

Dans le 2nd Collège (Ingénieurs et Cadres) :

• Les Ingénieurs et Cadres, tels qu'ils sont définis par la Convention Collective Nationale des Cadres des Travaux Publics et la Convention Collective Nationale des Ingénieurs et Cadres de la Métallurgie.

L’effectif de référence de ce collège est de 625,46.

2.3 Répartition des sièges entre les collèges

Le nombre de sièges à pourvoir par collège et par type de siège sont établis comme suit :

Collèges électoraux	Effectifs	Nombre de sièges
		Titulaires	Suppléants	Total
Collège 1 (Techniciens et Agents de Maîtrise, Employés, Ouvriers)	235,87	4	4	8
Collège 2 (Ingénieurs et Cadres)	625.46	11	11	22
Total	861.33	15	15	30

2.4 Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L. 2314-30 du code du travail, pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Les proportions de femmes et d’hommes sur les listes électorales sont les suivantes :

Collèges électoraux	Proportions de femmes	Proportions d’hommes	Total
Collège 1 (Techniciens et Agents de Maîtrise, Employés, Ouvriers)	42%	58%	100%
Collège 2 (Ingénieurs et Cadres)	35%	65%	100%

Les listes de candidats doivent être composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Les nombres de candidats de chaque sexe attendus au sein d'une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste, figurent en annexe du présent protocole.

Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants.

Article 3 - Electorat

Les conditions d’électorat sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du code du travail. Elles s’apprécient à la date d’ouverture du premier tour de scrutin.

Conformément à ces textes sont donc électeurs les salariés des deux sexes, âgés de 16 ans révolus, travaillant depuis 3 mois au moins dans l'entreprise (ancienneté Z) et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

De plus, conformément aux articles L. 1111-2 et L. 2314-23 du Code du travail, les salariés mis à la disposition de l’Entreprise par des sociétés extérieures, présents dans les locaux de l'Entreprise et y travaillant depuis au moins un an, peuvent être électeurs s'ils ont acquis une durée de présence de 12 mois continus. Dès lors, les salariés satisfaisant à ces conditions peuvent choisir d'exercer leur droit de vote au sein de l'X ou au sein de la société qui les emploie. Pour ce faire, un courrier est adressé par la DRH aux entreprises concernées afin qu’elles puissent se mettre en relation avec leurs salariés. Ces derniers devront indiquer, au plus tard le 14 décembre 2022 s’ils entendent faire usage de leur droit de vote à ces élections. Sans réponse de leur part au-delà de cette date, ils seront réputés ne pas avoir souhaité participer aux élections professionnelles au sein de l’Entreprise.

Article 4 - Eligibilité

Les conditions d'éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du code du travail. Elles s’apprécient à la date d’ouverture du premier tour de scrutin.

Conformément à ces textes sont éligibles les électeurs âgés de 18 ans révolus, et travaillant dans l'X depuis au moins un an, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, ainsi que des salariés mis à disposition. Ne sont également pas éligibles les personnes ayant délégation pour présider les réunions du CSE, ou pour animer les réunions de négociation avec les organisations syndicales.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Article 5 - Liste électorale

La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral figurant en annexe du présent protocole.

La liste électorale sera établie par collège et comprendra pour chaque inscrit les données suivantes :

• Civilité

• Nom

• Prénom

• Ancienneté Groupe

• Eligibilité

Il est convenu de ne pas y faire figurer l’âge étant entendu qu’aucun salarié de l’entreprise n’a moins de 18 ans. Une liste électorale contenant l’âge est consultable sur demande auprès de la DRH en s’adressant à t@Z.com)

La liste électorale sera également publiée sur le site de vote et comprendra pour chaque inscrit les données suivantes : civilité, nom et prénom.

Chaque salarié est invité à vérifier l’exactitude des renseignements apportés sur la liste et doit s’adresser à Madame T t@Z.com), pour toute demande de correction, et ce avant le 6 janvier 2023 à 12h.

Conformément à la législation en vigueur, la liste électorale est établie pour les deux tours du scrutin.

Article 6 - Constitution et dépôt des listes de candidats

6.1 Constitution des listes de candidats

Les listes de candidats indiqueront le collège et le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant.

Les listes peuvent comporter un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir mais ne doivent pas comporter plus de candidats qu’il n’y a de sièges à pourvoir dans chaque collège.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants est également admise. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Par ailleurs, les proportions de femmes et d’hommes sur les listes électorales doivent être respectées telles que précisées à l'article 2.4 et en annexe du présent protocole.

Pour le premier tour, il est rappelé que seules les listes présentées par les Organisations Syndicales sont admises.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle devra être communiquée lors du dépôt des listes de candidats.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera mis en place lorsque :

• Le nombre de suffrages valablement exprimés est inférieur à la moitié des électeurs inscrits au 1^er tour (quorum non atteint),

• Il y a eu carence de candidatures au 1^er tour,

• Une vacance des sièges subsiste à l’issue du 1^er tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs seront informés.

En cas de second tour, des listes de candidatures libres, autres que syndicales, peuvent être présentées, si son auteur remplit les conditions d’électorat comme précisé à l’article 3 du présent accord.

Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues en cas de second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

6.2 Dépôt des listes de candidats

Les listes de candidatures pour le premier comme le second tour devront être transmises à la DRH :

• par mail avec accusé de lecture à : t@Z.com

• ou envoyées en courrier avec accusé de réception à l’adresse suivante :

X

DRH – à l’attention de T

adresse

Toute autre forme de dépôt ne sera pas prise en considération.

Conformément au calendrier électoral figurant en annexe, la date limite de remise des listes de candidats est fixée au :

• Mercredi 4 janvier 2023 avant 12h pour le 1^er tour

• Lundi 23 janvier 2023 avant 12h en cas de 2^nd tour

Les listes de candidats seront affichées par la DRH :

• Vendredi 6 janvier 2023 pour le 1^er tour

• Mardi 24 janvier 2023 en cas de 2^nd tour

Ces listes seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

Toute contestation des listes de candidats devra être déposée auprès de la DRH en s’adressant à Madame T, Responsable du Développement Social de l’X (t@Z.com) et ce avant le scellement du Système de vote.

Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l’ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l’ordre alphabétique des noms des listes en l’absence d’étiquette syndicale.

6.3 Représentants des listes de candidats

Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'élection par un ou deux candidats de la liste. Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes.

Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par le Gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.

Article 7 - Propagande électorale

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats. L’usage de la messagerie se fera conformément à l’accord sur l'exercice du droit syndical au sein de l’X signé le 27 novembre 2019.

En cas de second tour, la propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Mega octets. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats. La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

Simultanément aux professions de foi, les candidats ou représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer des photographies des candidats et des vidéos de présentations des listes, destinées à être publiées sur le site de vote.

Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats JPG ou PNG et d'un poids inférieur à 2Mo.

Les vidéos devront être remises au format MP4 et d'un poids inférieur à 32 Mo.

Les logos éventuels devront être au format JPG ou PNG et d'un poids inférieur à 0,5 Mo.

La centralisation des professions de foi, des photographies et des vidéos éventuelles se fera par l’intermédiaire de la DRH qui se chargera de les transmettre au Prestataire de vote Neovote. Elles devront être adressées par mail avec accusé de lecture à t@Z.com , au plus tard :

• Mercredi 4 janvier 2023 avant 12h pour le 1^er tour

• Lundi 23 janvier 2023 avant 12h en cas de 2^nd tour

Article 8 - Dates et horaires des élections

Le premier tour du scrutin sera ouvert du jeudi 12 janvier 2023 à 9h00 au mardi 17 janvier 2023 à 12h00.

Si un second tour est nécessaire, le scrutin sera ouvert du mercredi 25 janvier 2023 à 9h00 au lundi 30 janvier 2023 à 12h00.

Article 9 - Recours à un prestataire extérieur pour le vote électronique

Les Parties signataires conviennent de confier la mise en œuvre du dispositif de vote électronique à la société Neovote, prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation des élections professionnelles (ci-après dénommée « le Prestataire »).

Le système de vote électronique étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis en place.

Pour les salariés n’ayant pas d’ordinateur professionnel dédié, un poste sera mis à leur disposition dans les locaux, en libre-service, avec une connexion au site de vote.

La description détaillée du déroulement des opérations électorales et du fonctionnement du Système de vote figurent en annexes du présent protocole.

Article 10 : Bureau de vote

10.1 Constitution du Bureau de vote

Un Bureau de vote unique composé d’un Président et de deux assesseurs sera constitué pour l’ensemble des collèges. Le plus âgé sera désigné Président.

Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour du scrutin.

10.2 Désignation des membres du Bureau de vote

Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote.

Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes et qui seront disponibles pour exercer ces fonctions selon le calendrier électoral figurant en annexe.

Un appel à candidatures sera fait le 15 décembre 2022 par la DRH pour connaître les électeurs souhaitant faire partie du Bureau de vote. Cet appel à candidatures sera ouvert jusqu’au 2 janvier 2023 à 12h. Si plus de 3 électeurs se déclarent volontaires, un tirage au sort sera opéré le 3 janvier 2023 à 14h par la DRH en présence des Organisations Syndicales qui le souhaitent.

10.3 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote

L’identité et le rôle (assesseur ou président) de chaque membre du bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote. La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• Les listes électorales,

• Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies, vidéos),

• La composition du Bureau de vote,

• Les compteurs des votes et l’évolution du taux de participation,

• Les listes d’émargement,

• Le journal des événements,

• Le code de scellement du Système de vote.

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées,

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

• Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

?? ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement,

?? ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

10.4 - Formation du Bureau de vote

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le Système de vote.

Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du système de vote,

• Les informations contenues dans la note d’information à l’attention de l’ensemble des électeurs,

• L’annexe du protocole d’accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote,

• La vidéo illustrant le fonctionnement de l’espace de vote et les informations à l’attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d’Aide de l’espace de vote.

Article 11 - Observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’« Observateur» au cours de l'élection.

Les Parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d’observateur au cours de l’élection :

• Le Gestionnaire de l’élection, représentant la DRH

• Les représentants des listes de candidats,

• Le Prestataire Neovote.

Les observateurs auront accès, via le site de vote, aux informations suivantes, pour l’ensemble des scrutins :

• Les listes électorales,

• Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

• La composition du Bureau de vote,

• L’évolution du taux de participation au cours de la période de vote.

Les observateurs disposeront d’un identifiant personnel leur permettant d’accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S’ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu’électeurs.

Article 12 - Cellule d'assistance technique

Conformément aux obligations légales, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place dans le cadre de l’élection.

La Cellule d’assistance technique sera composée :

• d’un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire »,

• d’un représentant de l’Entreprise, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l’élection ».

12.1 Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire sera chargé du bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de l’Entreprise auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

12.2 Rôle du Gestionnaire de l’élection

Le Gestionnaire de l’élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l’organisation des opérations électorales au sein de l’Entreprise. A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire l’ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l’importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote,

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés,

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l’Entreprise, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de l’Entreprise et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès à des informations confidentielles dans le cadre de l'élection, telles que les identifiants et mots de passe des utilisateurs.

Le rôle du Gestionnaire de l’élection est compatible avec le statut d’électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

De même, le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.

Article 13 - Gestion des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement. Les titulaires seront le Président et les deux Assesseurs du Bureau de vote.

Les clés de déchiffrement seront générées de manière automatique et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée puis transmise de manière automatisée et sécurisée à son titulaire par courrier électronique, à l'adresse électronique de son choix. L'adresse mail de destination pourra être personnelle ou professionnelle.

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu’à l’issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.

Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes. En cas de perte de clés par plus d’un titulaire, leur récupération devra faire l’objet d’une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu’en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

Article 14 - Contrôle des données, test et scellement du système de vote

Pour chaque tour de scrutin, avant l’ouverture du vote, la Cellule d’assistance technique procédera, en présence des représentants des listes de candidats et des membres du Bureau de vote, aux opérations détaillées en annexe du présent protocole.

Article 15 - Accès au site de vote par les électeurs

15.1 Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins. Ils seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

15.2 Transmission des identifiants et des mots de passe aux électeurs

15.2.1 Procédure standard

Les identifiants seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple au domicile des électeurs.

Ayant reçu leur identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :

• L’électeur se connecte au site de vote, dont l’adresse url est indiquée dans le courrier, en saisissant son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de l’IBAN du compte bancaire servant au versement de son salaire),

• L’électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote. Le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.

15.2.2 Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra en obtenir la réédition selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote

• L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro vert indiqué par Neovote,

• L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis :

  • ouvre la session de réédition des éléments d'authentification,

  • sélectionne le nom de l'utilisateur,

  • vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système,

  • saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi,

• Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, sur l’adresse email définie dans la liste électorale intégrée dans le Système de vote,

• La procédure assure la confidentialité de l'envoi. A aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne

• L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote,

• L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile,

• Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur,

• L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande,

• Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification :

  • en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,

  • en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet d’adresser à l'utilisateur un nouvel identifiant, qu’il soit ou non électeur.

La donnée d'identification de l'électeur, en plus de son identité, sont sa date de naissance et les 5 derniers caractères de l’IBAN du compte bancaire servant au versement de son salaire.

Toute re-génération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

15.3 Expression du vote

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

Tout électeur disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourra voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d’un navigateur Internet récent, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter. Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour les électeurs qui se seraient connectés avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (tels que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.

Article 16 - Accompagnement et information des salariés

Les dispositions suivantes seront prises pour que l’ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d’une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les salariés seront informés du déroulement des élections professionnelles comme prévu en annexe du présent protocole. Chaque salarié disposera d’une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales qui sera également consultable et téléchargeable à partir du site de vote,

• Les courriers contenant les identifiants personnels des électeurs rappelleront les plages horaires d’ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote,

• Un mode d’emploi du vote, décrivant à l’aide de copies d’écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d’accès au site de vote,

• Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l’expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté,

• Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du Prestataire (www.neovote.com).

Article 17 - Suivi des opérations électorales

17.1 Accès aux listes d'émargement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

17.2 Résultats partiels

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

17.3 Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

• Aux électeurs pour les scrutins les concernant,

• Aux membres du Bureau de vote pour l'ensemble des scrutins,

• Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins.

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

Article 18 - Modalités de traitement des résultats et procès verbaux

18.1 Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents, du Gestionnaire de l'élection et du Prestataire.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

En cas de second tour, les mêmes modalités s’appliqueront.

18.2 Procès-verbaux

Les procès-verbaux des élections, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote et transmis par la DRH, dans les 15 jours qui suivent la proclamation des résultats, au Centre de Traitement des Elections professionnelles en un exemplaire.

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux. Les résultats seront portés à la connaissance du personnel par la DRH.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise aux organisations syndicales qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées, signées par les membres du Bureau de vote puis mises sous enveloppe. L'enveloppe scellée en séance sera conservée par la DRH. L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

Article 19 - Conservation et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, et après en avoir informé le Gestionnaire de l’élection, le Prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 20 - Formalités de déclaration et accès aux données personnelles

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre des activités de traitement par l'Entreprise au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

Article 21 - Elections partielles

Conformément à l’article L. 2314-10, des élections partielles sont organisées :

• si un collège électoral n'est plus représenté,

• ou si le nombre des membres titulaires de la délégation du personnel du CSE est réduit de moitié ou plus.

sauf si ces événements interviennent moins de 6 mois avant le terme du mandat des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Les élections partielles se déroulent alors pour pourvoir tous les sièges vacants dans les collèges intéressés, sur la base des dispositions en vigueur lors de l'élection précédente. Les candidats sont élus pour la durée du mandat restant à courir.

Les Parties conviennent également que des élections partielles soient organisées si le nombre des membres titulaires de la délégation du personnel du CSE venait à être inférieur à 10 (indépendamment du collège), à compter du 1^er septembre 2024 et jusqu’à plus de 6 mois avant le terme du mandat des membres de la délégation du personnel. Il est convenu que des élections partielles dans cette dernière hypothèse ne peuvent avoir lieu qu’une seule fois au cours de la mandature et si des élections partielles n’ont pas déjà eu lieu ou au cours de la mandature.

Article 22 - Durée des mandats

La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du comité social et économique sera de 3 ans à compter du 1er février 2023.

Article 23 - Durée du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole est conclu pour la durée de l’élection.

Si une élection partielle devait être organisée au cours de la mandature, le présent protocole servirait de référence.

Article 24 - Dépôt et publicité

Cet accord sera communiqué aux salariés par email accompagné de l’accord sur l’adoption du système de vote électronique pour les élections professionnelles du CSE au sein de l’X. Il sera disponible sur l’Intranet de l’Entreprise qui est accessible à tout salarié ou sur demande auprès de la DRH.

Dès sa conclusion, le présent accord sera déposé, à la diligence de l’entreprise, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire papier sera adressé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Créteil par lettre recommandé avec accusé de réception.

Fait à Saint-Maurice, le 6 décembre 2022 par signature électronique répondant aux exigences du règlement européen n°910-2014 et de l’article 1367 du code civil.

Pour les sociétés de OTV UES

Le DRH

Monsieur XXXXXXXXXX

Pour la CFDT Pour la CGT Pour FO Pour UNSA

Le Délégué Syndical Le Délégué Syndical Le Délégué Syndical Le Délégué Syndical

XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX

Annexe : Planning récapitulatif prévisionnel des opérations électorales

Etapes	Dates et heure
Signature du protocole d'accord préélectoral	06/12/2022 au plus tard
Annonce de l'élection au CSE	07/12/2022
Annonce de l'élection aux salariés accompagnée des accords sur le CSE, le protocole d’accord préélectoral et vote électronique	08/12/2022
Date limite de retour des salariés mis à disposition sur leur souhait de voter	14/12/2022
Affichage et publication des listes électorales (sur Intranet RH, sur sites et sur Neovote)	15/12/2022
Diffusion aux salariés de la notice sur le déroulement des opérations électorales et appel à candidatures pour constituer le Bureau de vote	15/12/2022
Date limite de réception des candidatures volontaires pour constituer le Bureau de vote	02/01/2023 à 12h
Tirage au sort, si requis, pour déterminer les membres du Bureau de vote	03/01/2023 à 14h
1er tour	Date limite de dépôt des listes établies par les Organisations Syndicales et des pièces attachées ainsi que de la désignation des observateurs	04/01/2023 à 12h
	Envoi des codes d’accès aux électeurs par Neovote par courrier	05/01/2023
	Affichage des listes de candidats (sur Intranet RH, sur sites et sur Neovote)	06/01/2023
	Date limite d’éventuelles corrections des listes électorales	06/01/2023 à 12h
	Rappel aux salariés des dates du 1er tour du scrutin (par email)	10/01/2023
	Formation, test et scellement du système de vote électronique	11/01/2023 à 14h
	Ouverture du scrutin du 1er tour	jeudi 12/01/2023 à 9h
	Relance auprès des salariés pour voter (par email)	16/01/2023 après-midi
	Clôture du scrutin du 1er tour	mardi 17/01/2023 à 12h
	Dépouillement des résultats du 1er tour	17/01/2023 à 12h05
	Annonce aux salariés des résultats du 1er tour et de la représentativité syndicale (par email, sur Intranet RH, sur sites et sur Neovote)	17/01/2023
2nd tour	Appel à candidatures pour le 2nd tour si requis (par email, sur Intranet RH et sur sites)	17/01/2023
	Date limite de dépôt des candidatures et pièces attachées	23/01/2023 à 12h
	Affichage des listes de candidats (sur Intranet RH, sur sites et sur Neovote)	24/01/2023
	Formation, test et scellement du système de vote	24/01/2023 à 14h
	Rappel aux salariés des dates du 2nd tour du scrutin (par email)	24/01/2023
	Ouverture du scrutin du 2nd tour	mercredi 25/01/2023 à 9h
	Relance auprès des salariés pour voter (par email)	30/01/2023 à 9h
	Clôture du scrutin du 2nd tour	lundi 30/01/2023 à 12h
	Dépouillement des résultats du 2nd tour	30/01/2023 à 12h05
	Annonce aux salariés des résultats du 2nd tour (par email, sur Intranet RH, sur sites et sur Neovote)	30/01/2023
Date limite d’envoi des résultats au centre de traitement des élections professionnelle et copie aux Organisations Syndicales	14/02/2023

Annexe : Nombre de candidats de chaque sexe attendus au sein d’une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste

Collèges électoraux	Type de siège	Nombre de sièges à pourvoir	Nombre de candidats de la liste	Nombre de candidats femmes	Nombre de candidats hommes
Ouvriers, Employés,Techniciens et Agents de maîtrise	Titulaires ou Suppléants	4	4	2	2
			3	1	2
			2	1	1
			1	Non autorisé *	Non autorisé *
Ingénieurs et Cadres	Titulaires ou Suppléants	11	11	4	7
			10	3 ou 4	6 ou 7
			9	3	6
			8	3	5
			7	2	5
			6	2	4
			5	2	3
			4	1	3
			3	1	2
			2	1	1
			1	Non autorisé *	Non autorisé *

Note (*) : Arrêt Cass.Soc, 9 mai 2018, n°17-14.088

Nota :

- La constatation par le juge, après l'élection, du non-respect par une liste de candidats des proportions de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale entraîne l'annulation de l'élection d'un nombre d'élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d'hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l'élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l'ordre inverse de la liste des candidats.

- La constatation par le juge, après l'élection, du non-respect par une liste de candidats de l'alternance d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes entraîne l'annulation de l'élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

- Les règles précitées ne s'appliquent pas aux candidatures libres présentées au second tour (Arrêt Cass.Soc, 25 novembre 2020, n°19-60.222).

Annexe : Déroulement des opérations électorales

Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :

1. Organisation des élections ;

2. Préparation des scrutins ;

3. Opérations de vote ;

4. Dépouillement et clôture des élections.

PHASE 1 - ORGANISATION DES ÉLECTIONS

1.1 - Invitation des organisations syndicales

Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.

1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.

1.3 - Annonce de l'élection

L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.

1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :

• Titre des élections ;

• Règles des scrutins ;

• Modalités de vote ;

• Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections) ;

• Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• Modalités de remise des clés de déchiffrement.

Les instances et collèges sont définis :

• Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges ;

• Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.

1.5 - Déclaration au registre

Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.

1.6 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral.

1.7 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PRÉPARATION DES SCRUTINS

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication des listes électorales

Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.

2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés

Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.

Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant personnel aléatoire est attribué par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non électeur.

Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.

2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

PHASE 3 - OPÉRATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :

• Paramètres des scrutins, dont :

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement,

- Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès

• Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;

• Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;

• Liste électorale par instance et par collège ;

• Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos éventuelles) ;

• Composition du bureau de vote ;

• Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :

• le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;

• l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture des scrutins

L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

PHASE 4 - DÉPOUILLEMENT ET CLÔTURE DES ÉLECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :

• Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;

• Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.

Dans un premier tableau :

• Le nombre d'électeurs inscrits ;

• Le nombre de votes enregistrés ;

• Le nombre d'émargements enregistrés ;

• Le taux de participation ;

• Le nombre de bulletins blancs ;

• Le nombre de suffrages valablement exprimés ;

• Le quorum.

Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :

• Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;

• Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;

• Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;

• Les élus éventuels.

Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :

• Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;

• Etape 1 : calcul du quotient électoral ;

• Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;

• Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;

• Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;

• Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.

A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.

4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement

A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

4.2 - Envoi des procès-verbaux

Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.

Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.

4.3 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.4 - Appel à candidatures

A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.

4.5 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.

Annexe  : Fonctionnement du système de vote

1 - CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES DU SYSTÈME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :

• Organisation des élections ;

• Préparation des scrutins ;

• Opérations de vote ;

• Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :

• les principes généraux du droit électoral ;

• la loi sur l'informatique et les libertés ;

• le règlement UE 2016/679 sur la protection des données personnelles

• les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération n°2019-053 ;

• les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique, inscrites dans le Code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITÉS

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

• les règles des scrutins ;

• les modalités de vote ;

• le calendrier prévisionnel ;

• les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrés dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

• Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral.

• Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

• Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi, des photographies des candidats et de vidéos de présentation.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques des scrutins, selon le calendrier enregistré.

• Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

• Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

• Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

• La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

• La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

• A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITÉ ET NEUTRALITÉ DU SYSTÈME DE VOTE

3.1 Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet récents.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

Les navigateurs récents peuvent être utilisés pour se connecter à l’Espace de vote :

• Javascript activé,

• TLS 1.3,

• HTLM 5/CSS3

Le système de vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :

• Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;

• Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;

• A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour malvoyants.

3.2 Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

4 - SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité, l'inaltérabilité et la transparence du vote.

4.1 Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote.

Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

4.2 Secret du vote

Le secret du vote est assuré par :

• le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisé par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ;

• le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ;

• la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

4.3 Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.

4.4 Transparence

La transparence du vote est assurée à l'aide d'une preuve de vote directement calculée dans le navigateur de l'électeur, à l'étape de validation du vote. Les serveurs de vote n'ont aucune connaissance de la preuve de vote.

A l'issue du vote, l'électeur peut renseigner auprès d'un Commissaire de Justice la preuve de vote calculée par son navigateur (personnelle et confidentielle) ainsi que le mot de passe (chiffré de transparence) publié par Neovote afin de vérifier la présence de son bulletin dans l'urne dépouillée et les résultats publiés sur le site de vote.

5 - ILLUSTRATIONS

5.1 Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de l’IBAN du compte bancaire servant au versement de son salaire).

5.2 Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est d’abord invité à retirer son mot de passe en cliquant sur le bouton correspondant.

Ayant retiré son mot de passe selon la procédure prévue, l'électeur peut accéder au vote.

5.3 Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).

Nota :

• Selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral, des photographies peuvent être attachées aux candidats.

• La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur le bouton « Modifier votre choix ».

Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.

5.4 Information à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.

Le tableau les renseigne sur :

• l'état de fonctionnement du système principal et du système de secours ;

• le taux de participation pour chaque scrutin ;

• le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.

Les évènements retracés sont notamment :

• les événements du cycle de vie du scrutin ;

• les régénérations de codes d'accès ;

• la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;

• toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

5.5 Information à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné).

Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.

Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.

L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.