Accord d'entreprise "ACCORD DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL" chez APICIL EPARGNE (Siège)

ACCORD DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

ENTRE :

APICIL EPARGNE, immatriculée sous le numéro SIRET 440 839 942 00016 au RCS de Lyon, dont le siège social est situé 38 rue François Peissel 69300 Caluire et Cuire, et représentée par en sa qualité de Directeur Général Délégué,

ci-après dénommée « l’entreprise »

D’une part,

ET

Les salariés de la présente entreprise, consultés sur le projet d’accord,

ci-après dénommés « les salariés »,

D’autre part,

Dénommés ensemble « les Parties ».

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

En application des dispositions des articles L2232-21 à L2232-23 du Code du travail, APICIL Epargne, dont l’effectif habituel est compris entre onze et vingt salariés, et en l'absence de membre élu de la délégation du personnel du comité social et économique, a décidé de soumettre à son personnel un projet d’accord dont le contenu est défini ci-dessous.

Le présent accord a été envoyé par courriel le 28 mai 2019 à tous les salariés de l’entreprise accompagné de la liste des salariés consultés. Un vote à bulletin secret a été organisé le 12 juin 2019.

Le présent accord a été approuvé à la majorité des deux tiers du personnel. Le résultat de cette consultation a fait l’objet d’un procès-verbal annexé au présent accord.

Préambule

Le présent accord a pour objet de définir les dispositions applicables en matière de télétravail et les modalités de mise en œuvre de ce dispositif au sein d’APICIL Epargne.

La mise en place du télétravail constitue l’opportunité d’améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs en favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Le télétravail constitue une forme innovante d’organisation du travail permettant au collaborateur plus de souplesse et de flexibilité dans son organisation du travail et développant ainsi la responsabilisation et l’autonomie conférée dans l’exercice des missions professionnelles.

Ainsi, les parties signataires considèrent que le télétravail est de nature à développer l’efficacité et la performance collective et qu’il peut constituer une mesure d’accompagnement des évolutions organisationnelles de l’entreprise.

Ce nouveau mode d’organisation du travail permet également d’accompagner le maintien dans l’emploi des salariés en situation de handicap et de contribuer au respect de l’environnement et au développement durable en limitant les déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

Les parties signataires rappellent que le télétravail repose sur un lien de confiance mutuelle entre le salarié et le management et soulignent l’importance de maintenir le lien social entre l’entreprise pour éviter le sentiment d’isolement.

Cet accord est conclu dans le cadre des aménagements apportés au régime du télétravail par l’ordonnance n°2017/1387 du 22 septembre 2017 dont les dispositions sont destinées à favoriser le recours au télétravail et les articles L.1222-9 à 1222-11 du code du travail.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’APICIL Epargne.

Article 2 – Définition et lieu du télétravail

2.1 – Définition du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être effectué dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au présent accord.

2.2 – Lieu du télétravail

Le présent accord vise principalement le travail à domicile.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle et principale en France du collaborateur. Plus précisément, il s’agit de l’adresse communiquée pour l’envoi du bulletin de paie.

Le collaborateur s’engage à informer, dans les plus brefs délais, le service Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile.

A titre exceptionnel, avec accord de la Direction, le lieu du télétravail pourra être un autre lieu de résidence déclaré ou tout autre lieu de travail à distance (type espace de co-working) dès lors qu’il offre un environnement propice au travail et à la concentration. Le lieu de télétravail choisi doit également permettre de garantir la confidentialité et la sécurité des données, selon les règles en vigueur dans l’entreprise. Dans l’éventualité où le lieu du télétravail choisi entraine des couts supplémentaires (frais d’entrée…), ces frais seront à la charge exclusive du salarié.

Article 3 – Modalités d’exercice du télétravail

3.1 – Télétravail régulier

Le télétravail régulier désigne la situation dans laquelle le collaborateur bénéficie, chaque semaine, d’une journée de télétravail.

Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, le télétravail régulier est limité à un jour fixe par semaine.

La fixation du jour de télétravail est décidée par le manager en fonction des souhaits du collaborateur et des nécessités de l’activité.

En cas de besoin avéré et à titre exceptionnel, le télétravailleur ou son manager peut, sous réserve du respect d’un délai de prévenance, demander à venir travailler dans les locaux de l’entreprise un jour habituellement télétravaillé. Dans cette hypothèse, le jour de télétravail pourra être avancé ou reporté à une date choisie conjointement entre le salarié et le manager. A défaut, il ne pourra donner lieu à un report ultérieur.

Il est expressément précisé que ne donnent pas lieu à report les jours de télétravail tombant sur un jour de fermeture de l’entreprise ou sur un jour de repos du collaborateur (par exemple CP, RTT..).

3.2 – Télétravail pour circonstances exceptionnelles

Au-delà du télétravail régulier tel que défini précédemment, les parties ont la volonté de pouvoir recourir au télétravail pour répondre à situations inhabituelles et temporaires rendant difficile ou impossible tout déplacement, en particulier en cas de :

• Mouvements sociaux de types grèves des transports entrainant des difficultés importantes d’accès au lieu de travail ;

• Conditions climatiques exceptionnelles (ex : Episode neigeux, crue, pic de pollution impliquant la mise en place de la circulation différenciée)

• Immobilisation physique temporaire sans arrêt de travail, limitant pour une période déterminée, les déplacements d’un salarié souhaitant être en situation de travail, après avis du médecin du travail.

• Toute autre demande exceptionnelle, inhabituelle et temporaire.

Le télétravail pour circonstances exceptionnelles s’exerce à la demande du collaborateur, sous réserve de validation de son manager. La demande du collaborateur et la réponse du manager devront être formalisées par mail, copie au service Ressources Humaines.

Dans ces situations, le dispositif classique de télétravail pourra être assoupli selon l’appréciation du manager étant précisé que le recours au télétravail dans ce cadre demeure occasionnel.

Par ailleurs, les parties rappellent qu’en application des dispositions de l’article L1222-11 du Code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Ainsi, dans ces situations, il pourra être demandé aux collaborateurs de réaliser leur activité professionnelle depuis leur domicile dans l’attente d’un rétablissement de la situation normale.

Pour l’ensemble des situations visées au présent article, pourront bénéficier du télétravail pour circonstances exceptionnelles :

• Les télétravailleurs

• Les non-télétravailleurs susceptibles de répondre aux critères d’éligibilité et disposant du matériel de l’entreprise leur permettant d’exercer leur activité en télétravail.

Article 4 – Conditions d’éligibilité au télétravail

4.1 – Principe du double volontariat

Les parties rappellent que le télétravail ne peut s’inscrire que dans une démarche fondée sur le double volontariat : du collaborateur et de son manager.

Il est précisé que le Responsable Ressources Humaines peut, en lien avec la Médecine du Travail, s’opposer à la mise en œuvre du télétravail en cas de situation individuelle médicale non adaptée.

4.2 – Conditions liées au profil du collaborateur

Les parties reconnaissent que le télétravail est fondé sur la capacité du collaborateur à être autonome dans l’exercice de ses fonctions et dans l’organisation de son emploi du temps. Cela suppose notamment que le collaborateur soit indépendant dans la réalisation de la quasi-totalité de ses activités, qu’il soit en capacité de gérer seul son temps et les priorités et qu’il n’ait pas besoin d’un accompagnement managérial quotidien rapproché.

Il est rappelé que les stagiaires ainsi que les collaborateurs sous contrat d’alternance ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

4.3 – Conditions liées aux fonctions exercées

Le télétravail suppose d’occuper un poste dont les tâches peuvent être réalisées, en tout ou en partie, à distance, depuis le lieu où s’exerce le télétravail.

Dès lors, il est nécessaire qu’un volume suffisant d’activités télétravaillables puisse être identifié et regroupé sur une journée entière par semaine. Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail les collaborateurs ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement et exclusivement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique.

Par ailleurs, le collaborateur doit occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe.

4.4 – Conditions liées à l’environnement et l’équipement de travail

4.4.1 – Environnement de travail

Le télétravailleur doit disposer à son domicile d’un espace de travail propice à la concentration et compatible avec l’exercice de son activité professionnelle.

Il est également nécessaire qu’il puisse bénéficier d’une connexion internet haut débit sécurisée et d’un niveau suffisant pour permettre le fonctionnement des outils informatiques professionnels.

Le collaborateur devra justifier d’un environnement de travail obéissant aux règles de sécurité électrique. A ce titre, un diagnostic électrique est réalisé au domicile du collaborateur. Le coût du diagnostic est pris en charge par l’employeur. En cas de non-conformité électrique, les coûts de mise en conformité du logement sont à la charge du collaborateur.

Enfin, le collaborateur devra justifier d’une déclaration de télétravail auprès sa compagnie d’assurance. Si l’assurance ne couvre pas cette situation, le télétravailleur devra demander une extension de garantie en ce sens. Le surcoût de cette prime sera pris en charge par l’employeur sur présentation de justificatifs.

Le collaborateur s’engage à déclarer au service Ressources Humaines tout changement intervenant sur l’un des critères susvisés (exemple : changement de couverture d’assurance, travaux électriques, changement réseau ADSL…).

4.4.2 – Equipement de travail

Les collaborateurs en situation de télétravail doivent bénéficier des outils et moyens nécessaires à l’exécution de leur activité.

A ce titre, l’entreprise fournit à chaque collaborateur en situation de télétravail les équipements informatiques nécessaires à l’exercice de son activité (ordinateur, solution téléphonie), dans la mesure où le collaborateur ne serait pas équipé d’outils « nomades » dans les locaux de l’entreprise.

Le matériel est mis à la disposition du collaborateur pour un usage exclusivement professionnel. A ce titre, tout usage du matériel pendant des périodes de suspension du contrat de travail est interdit.

Le collaborateur s’engage à respecter l’ensemble des règles en vigueur dans l’entreprise, relatives à l’utilisation des équipements de travail mis à sa disposition.

Il s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et en assure la bonne conservation. Il est responsable de l’intégrité du matériel mis à sa disposition et notamment des données qui y sont stockées. En cas de perte ou de vol et en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son manager.

Il bénéficie, au même titre que les autres salariés, du support technique de l’entreprise. En cas d’incident technique empêchant d’effectuer normalement et durablement le travail à distance, le dispositif de télétravail pourra être suspendu.

En cas de cessation du télétravail ou en cas de suspension du contrat de travail supérieure à 6 mois, le collaborateur devra restituer le matériel mis à sa disposition.

Article 5 – Modalités de mise en œuvre du télétravail

La procédure décrite au présent article s’applique pour toute demande de passage au télétravail régulier et n’a pas vocation à s’appliquer en cas de télétravail exceptionnel.

Le télétravail reposant sur le principe du double volontariat, l’initiative du télétravail peut émaner du collaborateur et/ou du manager. Dans les deux cas, la formalisation de l’accord entre le salarié et le manager fera l’objet d’un courrier remis au salarié précisant les conditions du télétravail.

5.1 – Passage en télétravail à l’initiative du salarié

Le collaborateur qui souhaite opter pour le télétravail en informe son manager par écrit (mail ou lettre remise en main propre) en indiquant la (les) motivation(s) de sa demande et le jour de la semaine souhaité pour le télétravail.

Le manager transmet une copie de cette demande au Responsable Ressources Humaines.

Le manager examine la demande du collaborateur et organise un entretien avec celui-ci dans les plus brefs délais pour apprécier ses motivations et les conditions d’exercice du télétravail (lieu du télétravail, jour de la semaine envisagé, organisation du travail à distance, modalités de communication avec le reste de l’équipe, …).

Après avis du Responsable Ressources Humaines, le manager adresse sa réponse écrite au collaborateur, dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de sa demande de passage en télétravail.

En cas de refus, la réponse doit être motivée. Les principaux motifs de refus du télétravail sont notamment :

• Le non-respect des conditions d’éligibilité définies à l’article 4 du présent accord ;

• Des raisons de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées ;

• Un risque de désorganisation du service

Le manager veillera à ce que le nombre de ses collaborateurs en télétravail simultanément sur une même journée soit compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l’organisation de l’équipe. Dans ce cadre, il lui appartient d’apprécier le seuil maximum de collaborateurs en télétravail le même jour.

5.2 – Passage en télétravail sur proposition du manager

La demande peut également émaner de l’entreprise. Dans ce cas, le manager pourra suggérer cette modalité d’organisation du travail au collaborateur lors d’un entretien, après en avoir informé le Responsable Ressources Humaines.

En cas d’acceptation, le salarié effectuera une demande par écrit selon le formalisme prévu à l’article 5-1 ci-dessus.

Les parties rappellent que le refus d'accepter un poste de télétravailleur ne peut constituer un motif de rupture du contrat de travail.

5.3 – Formalisation du passage en télétravail

Le télétravail est formalisé par la remise au collaborateur d’un courrier récapitulant notamment :

• la date d’application du télétravail et sa durée de validité (qui intègrera le principe de réversibilité tel que prévu à l’article 7 du présent accord)

• le lieu d’exercice du télétravail

• la fixation du jour de télétravail sur la semaine

• les plages horaires pendant lesquelles le collaborateur doit impérativement pouvoir être joint (telles que prévues à l’article 6.2 du présent accord)

• les équipements de travail mis à disposition par l’entreprise

Le diagnostic de conformité du lieu d’exercice du télétravail devra être réalisé préalablement au passage en télétravail. Le collaborateur devra également justifier auprès du service Ressources Humaines de la déclaration d’assurance visée à l’article 4.4.1 du présenta accord.

Le télétravail pourra débuter dès que l’ensemble des éléments ci-dessus seront formalisés et dès l’installation et la mise en route du matériel nécessaire au salarié.

Article 6 - Droits et devoirs du télétravailleur

6.1 – Droits collectifs et individuels

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

6.2 – Horaires de travail et plages de disponibilité

Les parties signataires rappellent que le télétravail n’a pas pour effet de modifier le régime de temps de travail applicable au salarié ni l’amplitude habituelle de travail.

Durant les journées de télétravail, les horaires de travail sont organisés par le télétravailleur sous réserve de respecter les principes suivants :

• Le télétravailleur doit exercer son activité dans le respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en matière de durée du travail. L’employeur s’assure notamment que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

• Les horaires de télétravail déterminés doivent être compatibles avec les contraintes d’activité de son service, les dispositions relatives au temps de travail de l’accord de substitution du … et les plages d’accessibilité du SI ;

• Le télétravailleur doit être joignable et en mesure de répondre dans les mêmes conditions que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, avant le démarrage du télétravail, le manager et le collaborateur définissent des plages horaires de joignabilité durant lesquelles, le télétravailleur s’engage à être joignable. Ces plages de joignabilité figurent dans le courrier formalisant le passage au télétravail.

6.3 – Droit à la déconnexion

Le collaborateur en télétravail a droit au respect de sa vie privée. A ce titre, il bénéficie d’un droit à la déconnexion en dehors de son temps de travail et il n’est donc n’est pas tenu de lire ses messages ou de répondre à des appels téléphoniques en dehors des plages de disponibilité convenues avec son manager.

Par ailleurs les parties rappellent que l’obligation de rester joignable durant les plages susvisées ne signifie pas pour autant qu’il est demandé au télétravailleur une réponse immédiate à toutes les sollicitations.

En cas de déviances régulières constatées par le manager, il sera mis un terme à la situation de télétravail.

6.4 – Protection des données et confidentialité

Le télétravailleur est tenu de respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans l’entreprise.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus particulièrement à ses moyens d’authentification (mot de passe) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur doit également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés ou auxquels il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tous moyens.

6.5 – Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur dans les mêmes conditions que les autres salariés de l’entreprise.

A ce titre, tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. Tout accident survenu lors de l’exercice du télétravail bénéficie ainsi d’une présomption d’accident de travail. Si un accident de travail survient au domicile pendant l’exercice du télétravail, le salarié en avise son manager ainsi que le service Ressources Humaines dans les mêmes délais et selon la même procédure que si l’accident s’était produit dans les locaux de l’entreprise.

6.6 - Entretien de suivi

Les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail seront abordées dans le cadre de l’entretien annuel.

Article 7 – principe de réversibilité du télétravail

À tout moment, le salarié ou son manager peuvent mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance réciproque d’au moins 1 mois. Ce délai peut être réduit avec l’accord de l’autre partie.

Il est précisé qu’en cas de non-respect des règles de sécurité ou des règles de confidentialité applicables, ainsi que lorsqu’une ou plusieurs conditions d’éligibilité ne seraient plus remplies, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin immédiatement et sans délai de prévenance à la situation de télétravail.

A l’issue de la période de télétravail, le collaborateur reprendra son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement à la mise en place de son télétravail.

Article 8 – Accès au télétravail pour les travailleurs handicapés

Ces dispositions concernent les collaborateurs disposant de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH). Ces derniers, sont soumis aux mêmes règles que l’ensemble des collaborateurs concernant le dispositif télétravail.

Cependant, afin de permettre à un travailleur handicapé d'accéder à un emploi ou de conserver son emploi, l’entreprise s’engage à faciliter son accès au télétravail.

L’entreprise s’engage à étudier chaque situation spécifique après avis du médecin du travail. Le dispositif télétravail, tel que prévu par le présent accord, pourrait être aménagé pour un travailleur handicapé sous réserve de faisabilité opérationnelle, technique et que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées.

Article 9 – Durée de l’accord, conditions de suivi et de rendez-vous

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1^er juillet 2019.

Il fera l’objet d’un suivi à l’initiative de l’une ou l’autre des parties signataires.

En cas d’évolution législative, règlementaire ou conventionnelle ayant un impact sur les dispositions du présent accord, les parties se rencontreront à l’initiative de la partie la plus diligente, afin d’apprécier s’il y a lieu d’adapter certaines dispositions.

Enfin, le présent accord peut être dénoncé à tout moment :

• par l’employeur après respect d’un préavis de 3 mois et selon les modalités suivantes : la dénonciation devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre récépissé.

• Par les salariés représentant les 2/3 du personnel pendant un délai d’un mois avant chaque date d’anniversaire de la conclusion de l’accord selon les modalités suivantes : la dénonciation devra être notifiée collectivement par lettre remise en main propre contre récépissé à l’employeur.

Article 10 – Notification, dépôt et publicité

Le présent accord sera notifié à chaque salarié de l’entreprise.

Conformément aux articles D2231-2 du code du travail et suivants, le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accompagné des pièces prévues aux articles D2231-6 et D2231-7 du même code.

Un exemplaire sera également remis au greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon et fera l’objet d’un affichage sur les panneaux destinés à l’information du personnel ou sur l’intranet.

Fait à Lyon, le 28 mai 2019

En 3 exemplaires originaux

Pour la Direction

Directeur Général Délégué