Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du teletravail" chez APICIL EPARGNE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA

MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

ENTRE :

APICIL EPARGNE, immatriculée sous le numéro SIRET 440 839 942 00016 au RCS de Lyon, dont le siège social est situé 38 rue François Peissel 69300 Caluire et Cuire, et représentée par XXX en sa qualité de Directeur Général Délégué,

ci-après dénommée « l’entreprise »

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives :

• L’organisation syndicale CFDT, représentée par XXX

• L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par XXX

D’autre part,

Dénommés ensemble « les Parties ».

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Par un accord collectif conclu le 28 mai 2019, un dispositif encadrant les dispositions applicables en matière de télétravail au sein d’APICIL Epargne a été mis en place.

Suite aux transferts des collaborateurs opérés en juillet 2019, les Organisations Syndicales et la Direction se sont réunies pour négocier un accord de substitution relatif au télétravail, lequel s’appliquera à l’ensemble des collaborateurs APICIL Epargne.

A l’occasion de cette négociation, les parties ont reconnu que le télétravail était une véritable opportunité d’amélioration de la qualité de vie au travail des collaborateurs en ce qu’il favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Par ailleurs, le télétravail s’inscrit pleinement dans la politique de l’Entreprise en matière de flexibilité dans l’organisation du travail ainsi que dans le cadre de sa démarche RSE.

Les parties signataires rappellent que le télétravail repose sur un lien de confiance mutuelle entre le salarié et le management et soulignent l’importance de maintenir le lien social entre l’entreprise pour éviter le sentiment d’isolement des collaborateurs.

Cette révision a pour objectif d’adapter l’accord initialement signé afin de permettre à ce dispositif de profiter à l’ensemble des salariés Apicil Epargne composant aujourd’hui l’entreprise. Cet accord vient donc harmoniser les pratiques jusqu’ici différentes sur le télétravail.

Ainsi, le présent accord annule et remplace et se substitue de plein droit et dans tous ses effets aux dispositions des accords collectifs, usages, engagements unilatéraux en vigueur issus des statuts collectifs des entités d’origine des salariés d’Apicil Epargne et qui auraient le même objet.

Afin d’assurer davantage de lisibilité, les parties sont également convenues que cet accord se substitue de plein droit et dans tous ses effets à l’accord relatif au télétravail du 28 mai 2019.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’APICIL Epargne.

ARTICLE 2 – DEFINITION ET LIEU DU TELETRAVAIL

2.1 – Définition du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être effectué dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au présent accord.

2.2 – Lieu du télétravail

Le présent accord vise principalement le travail à domicile.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle et principale en France du collaborateur ou le lieu de résidence secondaire en France. Plus précisément, il s’agit de l’adresse communiquée pour l’envoi du bulletin de paie ou de toute autre adresse de résidence déclarée auprès des services des ressources humaines.

Le collaborateur s’engage à informer, dans les plus brefs délais, le service Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile.

Le lieu de télétravail choisi doit permettre de garantir la confidentialité et la sécurité des données, selon les règles en vigueur dans l’entreprise.

ARTICLE 3 – MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

ARTICLE 3.1 - TELETRAVAIL HABITUEL

Le télétravail habituel désigne la situation dans laquelle le collaborateur bénéficie du télétravail dans les conditions mentionnées dans le paragraphe ci-dessous du télétravail.

Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, le télétravail régulier est limité à :

• Un ou deux jours fixes par semaine pour les collaborateurs répondant à une organisation du travail au décompte horaire.

• Un ou deux jours par semaine ou un forfait de 4 à 8 jours par mois (sans pouvoir excéder une organisation avec 2 jours par semaine de télétravail) pour les salariés répondant à une organisation de temps de travail en forfait annuel en jour.

La fixation des jours de télétravail est convenue par le manager en fonction des souhaits du collaborateur et des nécessités de l’activité.

Pour les collaborateurs au forfait annuel en jours choisissant la mise en place d’un forfait de jours télétravaillés, l’organisation des journées télétravaillées doit se faire en concertation avec le manager avec un délai minimum de prévenance d’une semaine lorsque l’organisation du travail et de la mission le permet.

En cas de besoin avéré et à titre exceptionnel, le télétravailleur ou son manager peut, sous réserve du respect d’un délai de prévenance, demander à venir travailler dans les locaux de l’entreprise un jour habituellement télétravaillé. Dans cette hypothèse, le jour de télétravail pourra être avancé ou reporté à une date choisie conjointement entre le salarié et le manager.

Il est expressément précisé que ne donnent pas lieu à report les jours de télétravail tombant sur un jour de fermeture de l’entreprise ou sur un jour de repos du collaborateur (par exemple CP, RTT..).

ARTICLE 3.2 - MODALITES SPECIFIQUES APPLICABLES AUX SALARIES DE 60 ANS ET PLUS

Désireux de proposer un dispositif facilitant le maintien dans l’emploi des collaborateurs de plus de 60 ans, les parties conviennent de permettre aux collaborateurs ayant atteint l’âge de 60 ans de bénéficier d’une journée supplémentaire de télétravail. Les collaborateurs désireux de bénéficier de cette mesure devront en formuler la demande.

En cas de refus du passage en télétravail d’un collaborateur de 60 ans et plus, lorsque le refus est motivé par un seul motif intuitu personae ce dernier devra faire l’objet d’un écrit motivé.

En cas de nécessité, les parties conviennent que la médecine du travail pourra être sollicitée afin d’évoquer une situation individuelle.

ARTICLE 3.3 – TELETRAVAIL POUR CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES

Au-delà du télétravail régulier tel que défini précédemment, les parties ont la volonté de pouvoir recourir au télétravail pour répondre à situations inhabituelles et temporaires rendant difficile ou impossible tout déplacement, en particulier en cas de :

• Mouvements sociaux de types grèves des transports entrainant des difficultés importantes d’accès au lieu de travail ;

• Conditions climatiques exceptionnelles (ex : Episode neigeux, crue, pic de pollution impliquant la mise en place de la circulation différenciée) ;

• Conditions sanitaires entrainant un confinement imposé ;

• Immobilisation physique temporaire sans arrêt de travail, limitant pour une période déterminée, les déplacements d’un salarié souhaitant être en situation de travail, après avis du médecin du travail ;

• Toute autre demande exceptionnelle, inhabituelle et temporaire.

Le télétravail pour circonstances exceptionnelles s’exerce à la demande du collaborateur, sous réserve de validation de son manager. La demande du collaborateur et la réponse du manager devront être formalisées par mail, copie au service Ressources Humaines.

Par ailleurs, les parties rappellent qu’en application des dispositions de l’article L1222-11 du Code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Ainsi, dans ces situations, il pourra être demandé aux collaborateurs de réaliser leur activité professionnelle depuis leur domicile dans l’attente d’un rétablissement de la situation normale.

Pour l’ensemble des situations visées au présent article, pourront bénéficier du télétravail pour circonstances exceptionnelles :

• Les télétravailleurs

• Les non-télétravailleurs susceptibles de répondre aux critères d’éligibilité et disposant du matériel de l’entreprise leur permettant d’exercer leur activité en télétravail.

ARTICLE 4 – CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

ARTICLE 4.1 – PRINCIPE DU DOUBLE VOLONTARIAT

Les parties rappellent que le télétravail ne peut s’inscrire que dans une démarche fondée sur le double volontariat : du collaborateur et de son manager.

Il est précisé que le Responsable Ressources Humaines peut, en lien avec la Médecine du Travail, s’opposer à la mise en œuvre du télétravail en cas de situation individuelle médicale non adaptée.

ARTICLE 4.2 - CONDITIONS LIEES AU PROFIL DU COLLABORATEUR

Les parties reconnaissent que le télétravail est fondé sur la capacité du collaborateur à être autonome dans l’exercice de ses fonctions et dans l’organisation de son emploi du temps.

Ainsi, peuvent candidater au télétravail les salariés ayant une ancienneté minimale de 3 mois et justifiant d’une autonomie suffisante. Les parties conviennent que seuls les collaborateurs à temps partiel ou forfait annuel réduits d’un minimum de 80% d’un temps complet pourront être éligibles au télétravail.

Il est rappelé que les stagiaires ainsi que les collaborateurs sous contrat d’alternance ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

ARTICLE 4.3 – CONDITIONS LIEES AUX FONCTIONS EXERCEES

Le télétravail suppose d’occuper un poste dont les tâches peuvent être réalisées, en tout ou en partie, à distance, depuis le lieu où s’exerce le télétravail.

Dès lors, il est nécessaire qu’un volume suffisant d’activités télétravaillables puisse être identifié et regroupé sur une journée entière par semaine. Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail les collaborateurs ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement et exclusivement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique.

De même sont exclus, à date de signature du présent accord, les fonctions commerciales itinérantes lesquelles relèvent du nomadisme.

Enfin, le collaborateur doit occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe.

ARTICLE 4.4 – CONDITIONS LIEES A L’ENVIRONNEMENT ET L’EQUIPEMENT DE TRAVAIL

4.4.1 – Environnement de travail

Le télétravailleur doit disposer à son domicile d’un espace de travail propice à la concentration et compatible avec l’exercice de son activité professionnelle.

Il est également nécessaire qu’il puisse bénéficier d’une connexion internet haut débit sécurisée et d’un niveau suffisant pour permettre le fonctionnement des outils informatiques professionnels.

Le collaborateur devra justifier, via une attestation sur l’honneur, qu’il dispose d’un environnement de travail obéissant aux règles de sécurité électrique. En cas de doute du collaborateur, un diagnostic électrique de son domicile sera proposé au collaborateur. En cas de non-conformité électrique constatée lors du diagnostic, les coûts de mise en conformité du logement sont à la charge du collaborateur.

Enfin, le collaborateur devra justifier d’une déclaration de télétravail auprès sa compagnie d’assurance. Si l’assurance ne couvre pas cette situation, le télétravailleur devra demander une extension de garantie en ce sens. Le surcoût de cette prime sera pris en charge par l’employeur sur présentation de justificatifs.

Le collaborateur s’engage à déclarer au service Ressources Humaines tout changement intervenant sur l’un des critères susvisés (exemple : changement de couverture d’assurance, travaux électriques, changement réseau ADSL…).

4.4.2 – Equipement de travail

Les collaborateurs en situation de télétravail doivent bénéficier des outils et moyens nécessaires à l’exécution de leur activité.

A ce titre, l’entreprise fournit à chaque collaborateur en situation de télétravail les équipements informatiques nécessaires à l’exercice de son activité (ordinateur, solution téléphonie), dans la mesure où le collaborateur ne serait pas déjà équipé d’outils nomades lui permettant de télétravailler.

Par ailleurs, un fauteuil ergonomique pourra être mis à disposition des collaborateurs lors de leur entrée dans le dispositif de télétravail. Ils devront formaliser leur demande auprès du service ressources humaines.

Le matériel est mis à la disposition du collaborateur pour un usage exclusivement professionnel. A ce titre, tout usage du matériel pendant des périodes de suspension du contrat de travail est interdit.

Le collaborateur s’engage à respecter l’ensemble des règles en vigueur dans l’entreprise, relatives à l’utilisation des équipements de travail mis à sa disposition.

Il s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et en assure la bonne conservation. Il est responsable de l’intégrité du matériel mis à sa disposition et notamment des données qui y sont stockées. En cas de perte ou de vol et en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son manager.

Il bénéficie, au même titre que les autres salariés, du support technique de l’entreprise. En cas d’incident technique empêchant d’effectuer normalement et durablement le travail à distance, le dispositif de télétravail pourra être suspendu.

En cas de cessation du télétravail ou en cas de suspension du contrat de travail supérieure à 6 mois, le collaborateur devra restituer le matériel mis à sa disposition.

ARTICLE 5 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

La procédure décrite au présent article s’applique pour toute demande de passage au télétravail régulier et n’a pas vocation à s’appliquer en cas de télétravail exceptionnel.

Le télétravail reposant sur le principe du double volontariat, l’initiative du télétravail peut émaner du collaborateur et/ou du manager. Dans les deux cas, la formalisation de l’accord entre le salarié et le manager fera l’objet d’un avenant remis au salarié précisant les conditions du télétravail.

5.1 – Passage en télétravail à l’initiative du salarié

Le collaborateur qui souhaite opter pour le télétravail doit remplir au préalable un dossier de candidature à disposition sur l’intranet de l’entreprise et en informer son manager par écrit.

Le manager examine la demande du collaborateur et organise un entretien avec celui-ci dans les plus brefs délais pour apprécier ses motivations et les conditions d’exercice du télétravail (lieu du télétravail, jour de la semaine envisagé, organisation du travail à distance, modalités de communication avec le reste de l’équipe, …).

Le manager adresse sa réponse écrite au collaborateur. En cas de refus, la réponse doit être motivée. Les principaux motifs de refus du télétravail sont notamment :

• Le non-respect des conditions d’éligibilité définies par le présent accord ;

• Des raisons de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées ;

• Un risque de désorganisation du service.

Le manager veillera à ce que le nombre de ses collaborateurs en télétravail simultanément sur une même journée soit compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l’organisation de l’équipe. Dans ce cadre, il lui appartient d’apprécier le seuil maximum de collaborateurs en télétravail le même jour.

5.2 – Passage en télétravail sur proposition du manager

La demande peut également émaner de l’entreprise. Dans ce cas, le manager pourra suggérer cette modalité d’organisation du travail au collaborateur lors d’un entretien, après en avoir informé le Responsable Ressources Humaines.

En cas d’acceptation, le salarié effectuera une demande par écrit selon le formalisme prévu à l’article 5-1 ci-dessus.

Les parties rappellent que le refus d'accepter un poste de télétravailleur ne peut en aucun cas constituer un motif de rupture du contrat de travail.

5.3 – Formalisation du passage en télétravail

Le télétravail est formalisé par la remise au collaborateur d’un avenant récapitulant notamment :

• la date d’application du télétravail et sa durée de validité (qui intègrera le principe de réversibilité tel que prévu par le présent accord) ,

• le lieu d’exercice du télétravail,

• la fixation du jour de télétravail sur la semaine ,

• les plages horaires pendant lesquelles le collaborateur doit impérativement pouvoir être joint (telles que prévues à l’article 6.2 du présent accord),

• les équipements de travail mis à disposition par l’entreprise.

Préalablement au déploiement du télétravail, le collaborateur devra avoir fournir son attestation de conformité électrique ainsi que sa déclaration d’assurance visée à l’article 4.4.1 du présent accord au service Ressources Humaines.

ARTICLE 6 - DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR

6.1 – Droits collectifs et individuels

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

6.2 – Horaires de travail et plages de disponibilité

Les parties signataires rappellent que le télétravail n’a pas pour effet de modifier le régime de temps de travail applicable au salarié ni l’amplitude habituelle de travail.

Durant les journées de télétravail, les horaires de travail sont organisés par le télétravailleur sous réserve de respecter les principes suivants :

• Le télétravailleur doit exercer son activité dans le respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en matière de durée du travail. L’employeur s’assure notamment que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

• Les horaires de télétravail déterminés doivent être compatibles avec les contraintes d’activité de son service, les dispositions relatives au temps de travail prévue par l’accord collectif en vigueur dans l’entreprise et les plages d’accessibilité du SI ;

• Le télétravailleur doit être joignable et en mesure de répondre dans les mêmes conditions que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, avant le démarrage du télétravail, le manager et le collaborateur définissent des plages horaires de joignabilité durant lesquelles, le télétravailleur s’engage à être joignable. Ces plages de joignabilité figurent dans le courrier formalisant le passage au télétravail.

6.3 – Droit à la déconnexion

Le collaborateur en télétravail a droit au respect de sa vie privée. A ce titre, il bénéficie d’un droit à la déconnexion en dehors de son temps de travail et il n’est donc n’est pas tenu de lire ses messages ou de répondre à des appels téléphoniques en dehors des plages de disponibilité convenues avec son manager.

Par ailleurs les parties rappellent que l’obligation de rester joignable durant les plages susvisées ne signifie pas pour autant qu’il est demandé au télétravailleur une réponse immédiate à toutes les sollicitations.

En cas de déviances régulières constatées par le manager, il pourra être un terme à la situation de télétravail.

6.4 – Protection des données et confidentialité

Le télétravailleur est tenu de respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans l’entreprise.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus particulièrement à ses moyens d’authentification (mot de passe) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur doit également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés ou auxquels il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tous moyens.

6.5 – Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur dans les mêmes conditions que les autres salariés de l’entreprise.

A ce titre, tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. Tout accident survenu lors de l’exercice du télétravail bénéficie ainsi d’une présomption d’accident de travail. Si un accident de travail survient au domicile pendant l’exercice du télétravail, le salarié en avise son manager ainsi que le service Ressources Humaines dans les mêmes délais et selon la même procédure que si l’accident s’était produit dans les locaux de l’entreprise.

6.6 - Entretien de suivi

Les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail seront abordées dans le cadre de l’entretien annuel.

ARTICLE 7 – INDEMNITE TELETRAVAIL

Dans le cadre du télétravail habituel, les parties conviennent de la mise en place d’une indemnité télétravail visant à compenser la consommation énergétique du domicile du télétravailleur, engendrée par son activité à résidence.

Les parties conviennent ainsi d’une indemnité télétravail initiale à la signature du présent accord de :

• 2,50€ par mois pour les collaborateurs étant en télétravail 1 journée par semaine

• 5,00 € par mois pour les collaborateurs étant en télétravail 2 journées par semaine

Cette indemnité d’un montant initial exposé au présent article fera l’objet d’une évolution chaque année au mois de janvier, indexée sur le pourcentage d’évolution de l’indice des prix à la consommation entre le mois de décembre N-1 et le mois de décembre N+1.

ARTICLE 8 – PRINCIPE DE REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL

À tout moment, le salarié ou son manager peuvent mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance réciproque d’au moins 1 mois. Ce délai peut être réduit avec l’accord de l’autre partie.

Il est précisé qu’en cas de non-respect des règles de sécurité ou des règles de confidentialité applicables, ainsi que lorsqu’une ou plusieurs conditions d’éligibilité ne seraient plus remplies, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin immédiatement et sans délai de prévenance à la situation de télétravail.

A l’issue de la période de télétravail, le collaborateur reprendra son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement à la mise en place de son télétravail.

ARTICLE 9 – DUREE DE L’ACCORD, CONDITIONS DE SUIVI ET DE RENDEZ-VOUS

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au 1^er février 2021.

Il fera l’objet d’un suivi à l’initiative de l’une ou l’autre des parties signataires.

Le présent accord peut être révisé à la demande de l’une des parties signataires conformément aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du code du travail.

ARTICLE 10 – NOTIFICATION, DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives conformément aux dispositions de l’article L.2231-5 du code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accompagné des pièces prévues aux articles D.2231-6 et D.2231-7 du même code.

Un exemplaire de l’accord sera également remis au greffe du Conseil de Prud'hommes de Lyon et fera l’objet d’un affichage sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Lyon, le 13 janvier 2021

En 3 exemplaires originaux

Pour la Direction

XXX

Directeur Général Délégué

Pour les Organisations Syndicales Représentatives

Pour la CFDT

XXX

Pour la CFE CGC

XXX