ACCORD COLLECTIF SUR LE TELETRAVAIL

DE

L’INSTITUT LEONARD DE VINCI

ENTRE :

L’Institut Léonard de Vinci, société par actions simplifiée, immatriculé au RCS de Nanterre sous le numéro 440 870 319 dont le siège social est sis 2-12 avenue Léonard de Vinci - 92400 Courbevoie, représenté par XXXXXXXXXXXXXX, Président dûment habilité à l'effet de signer les présentes.

Ci-après dénommé « l’Institut » ou « l’ILV ».

D'UNE PART

ET :

XXXXXXXXXXXXXX

Délégué syndical SNEPL-CFTC

Ci-après dénommé « L’organisation syndicale ».

D'AUTRE PART

PREAMBULE

L’Institut Léonard de Vinci et l’organisation syndicale représentative souhaitent expérimenter une nouvelle forme d’organisation du travail facilitée par les évolutions des technologies de l’information et de la communication ; le télétravail.

Cette forme d'organisation du travail souhaitée par de nombreux salariés et les partenaires sociaux doit permettre à/de :

• développer la performance individuelle et collective,

• rechercher une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée des salariés,

• favoriser la qualité de vie au travail.

Les Parties affirment que le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance et doit s’effectuer tout en assurant le maintien du lien social entre les salariés de l’ILV.

Titre 1 : Définitions

Article 1 – Télétravail

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication » (article L1222-9 du Code du travail en vigueur au jour de la signature du présent accord).

Le télétravail s’entend au sens du présent accord comme un mode d’organisation, alternant des jours de présence au sein de l’ILV et des jours de travail au domicile du salarié. Par domicile, on entend le lieu de résidence habituelle du salarié correspondant à la dernière adresse déclarée par ce dernier au service des ressources humaines.

Les parties au présent accord conviennent d’organiser le télétravail selon différentes modalités :

• le télétravail flexible qui correspond à la faculté pour les salariés de disposer d’un nombre de jours pouvant être télétravaillés au cours de la période de référence (1^er septembre de l’année N au 31 août de l’année N+1) ;

• le télétravail occasionnel qui s’entend comme la mise en place du télétravail pour répondre à certaines circonstances particulières et temporaires.

Article 2 – Télétravailleur

Conformément à la législation en vigueur, est considéré comme télétravailleur, tout salarié de l'entreprise, qui effectue du télétravail tel que défini ci-dessus.

Titre 2 – Le télétravail flexible

Article 3 – Eligibilité au télétravail flexible

Les Parties au présent accord reconnaissent que tous les métiers ne sont pas compatibles avec une organisation en télétravail. En effet, il ne peut être ouvert qu’à des fonctions de nature à pouvoir être exercées à distance en utilisant un support informatisé pour tout ou partie du travail.

A ce titre, les fonctions nécessitant une présence physique permanente notamment pour des besoins de service et/ou pour des impératifs de sécurité et de confidentialité des informations et des données traitées et/ou l’utilisation de logiciels, d’équipements/matériels spécifiques, sont exclues du télétravail.

En outre, pour être éligible au télétravail, le salarié doit remplir les conditions cumulatives suivantes :

• être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel avec un taux d’activité au moins égal à 80% d’un taux plein ;

• justifier d’une ancienneté dans l’entreprise d’une année révolue et d’au moins 6 mois sur le poste, afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié ;

• maitriser son poste en disposant d’une autonomie suffisante pour exercer son travail à distance ;

• disposer d’un logement compatible avec le télétravail (cf article 4).

Mais encore, il est convenu, qu’au sein d’un service, le nombre de salarié pouvant être simultanément en situation de télétravail est limité à 50% de l’effectif, hors circonstances exceptionnelles ouvrant droit au télétravail occasionnel.

Par ailleurs, une attention particulière sera apportée aux demandes de télétravail des travailleurs en situation de handicap et des femmes enceintes.

Enfin, les critères d’éligibilité au télétravail devront être revus avec le responsable hiérarchique en lien avec le service des ressources humaines en cas de changement de poste, de service ou de domicile et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Article 4 – Conditions relatives au domicile du salarié

Le salarié doit préalablement à son passage en télétravail justifier auprès de la Direction de l’ILV de la conformité de son domicile à cette organisation du travail. De ce fait, il doit :

• attester sur l’honneur que son logement dispose d’une connexion internet à haut débit opérationnelle et adaptée ;

• attester sur l’honneur qu’il dispose d’une installation électrique conforme aux règles de sécurité électrique en vigueur ;

• attester sur l’honneur qu’il dispose d’un espace dédié permettant d’exercer ses missions dans des conditions de travail satisfaisantes, préservant sa santé et sa sécurité (aéré, lumineux et disposant d’un mobilier adapté). Cet environnement doit être propice au travail et à la concentration, il ne doit pas être, au regard des contraintes personnelles du salarié, incompatible avec un travail à domicile (mode de garde des enfants, par exemple).

• informer son assureur de l’utilisation du domicile à des fins professionnelles et justifier d’une attestation d’assurance multirisques habitation à jour. Le lieu d’exercice du télétravail ne doit pas faire l’objet de restrictions juridiques (ex : restriction dans le contrat d’assurance d’habitation ou dans le bail d’habitation).

Une attestation sur l’honneur devra être remise à l’ILV.

Le salarié ne sera plus éligible au télétravail en cas attestation(s) non conforme(s). Si le télétravail a déjà commencé, il devra immédiatement prendre fin.

Article 5 – Mise en place du télétravail flexible

Article 5.1 : Volontariat

L’exercice de l’activité du télétravail au domicile repose sur un double volontariat. Par conséquent, aucun salarié ne peut être contraint d’accepter cette formule, ni ne peut l’imposer à la direction.

Les parties conviennent de ce fait que la demande de télétravail doit émaner du salarié et doit faire l’objet d’un accord du responsable hiérarchique en lien avec le service des ressources humaines.

Article 5.2 : Procédure de passage au télétravail flexible

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail flexible doit formaliser sa demande par écrit auprès de son responsable hiérarchique et du service des ressources humaines via le formulaire de demande de passage en télétravail flexible (annexe 1).

Cette demande de passage en télétravail fera l’objet d’un entretien entre le salarié et son manager.

Par la suite, le responsable hiérarchique et la/le responsable des ressources humaines examineront la demande du salarié en tenant compte des conditions d’éligibilité définies à l’article 3 du présent accord.

Une réponse écrite sera adressée au collaborateur par le service des ressources humaines après avis du responsable hiérarchique, dans un délai maximum d’un mois.

En cas d’acceptation du passage en télétravail, la réponse portera à la fois sur le principe et sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. La validation du passage en télétravail ne donne pas lieu à un avenant au contrat de travail du salarié.

En cas de refus de valider le passage en télétravail d’un salarié, le service des ressources humaines devra motiver sa réponse.

Les principaux motifs de refus de passage au télétravail peuvent être notamment :

• le non-respect des conditions d’éligibilité prévues par le présent accord ;

• le non-respect des conditions de demande de bénéfice du télétravail ;

• pour des raisons d’impossibilité techniques ou fonctionnelles des outils ;

• pour des raisons de bon fonctionnement de l’organisation.

Il est expressément reconnu que l’absence de réponse écrite dans le délai imparti ne pourra être assimilée à une acceptation de la demande de passage en télétravail flexible.

Article 5.3 : Période d’adaptation

Cette organisation du travail est soumise à une période d’adaptation permettant au salarié et au manager de vérifier le bon fonctionnement notamment technique et organisationnel du télétravail.

Le passage au télétravail flexible s’accompagne d’une période d’adaptation correspondant à 6 jours effectivement télétravaillés, renouvelable une fois pour une durée équivalente. Chacune des parties se réserve le droit au cours de cette période d’adaptation de mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance de 8 jours calendaires, sauf accord entre les parties pour une durée plus courte.

S’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié se retrouvera alors dans des conditions de travail identiques à celles qui étaient les siennes avant le passage au télétravail.

Au terme de cette période d’adaptation, un entretien entre le salarié et le manager sera organisé afin de s’assurer que cette nouvelle organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. A l’issue de cet échange, les deux parties pourront décider de poursuivre ou non la mise en place du dispositif de télétravail.

Article 5.4 : Réversibilité

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin au télétravail, sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires :

• par le salarié, à sa demande ;

• par le manager après validation du service des ressources humaines

  • s’il est constaté dans le suivi régulier du collaborateur des difficultés répétées (comme la non atteinte des objectifs, la désorganisation du service) ;

  • en cas de non-respect des conditions d’éligibilité.

L’exercice de ce droit est subordonné à une notification écrite et motivée remis en main propre contre décharge ou en courrier recommandé avec avis de réception.

Le salarié concerné par la réversibilité se retrouvera alors dans des conditions de travail identiques à celles qui étaient les siennes avant le passage au télétravail.

Article 6 – Modalités d’organisation du télétravail flexible

Article 6.1 : Nombre de jours télétravaillés

Le volume de jours de télétravail est limité à 24 jours par an pour un salarié à temps plein, qu’il pourra mobiliser en journée entière. Ce volume doit être proratisé pour les salariés à temps partiel à due proportion de leur taux d’activité.

Afin de maintenir le lien social avec l’ILV et sa communauté de travail, le télétravail est limité à un (1) jour par semaine au maximum, quel que soit le taux d’activité du salarié.

Les journées de télétravail non effectuées par le salarié à son domicile pour des raisons personnelles ou professionnelles ne pourront, en aucun cas, donner lieu à un crédit cumulé ou reporté sur l’année suivante.

Le souhait des jours de télétravail est demandé par le salarié et validé par le manager via l’outil de gestion des temps. Pour une bonne organisation des services et notamment afin de s’assurer de la présence physique des salariés lors de réunions d’équipes, le manager peut fixer un jour dans la semaine où il n’est pas possible de télétravailler.

Les journées de télétravail ne pourront être accolées aux périodes de début ou de fin de prise de congés (notamment les congés payés, les jours mobiles, les jours de repos tels que définis par l’accord portant sur l’organisation du temps de travail, sur les congés et sur le treizième mois du 5 décembre 2017, les jours de récupération).

Article 6.2 : Organisation du télétravail

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, la convention collective et les accords collectifs applicables au sein de l’ILV. La Direction de l’ILV s’assurera que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter les dispositions applicables en matière de temps de travail (notamment en matière de repos journalier, hebdomadaire et de temps de pause).

En particulier, l’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Pour le personnel soumis à l’horaire collectif de travail et aux horaires individualisés

Les horaires effectués en télétravail devront être identiques à ceux effectués au sein de l’ILV.

Le salarié devra être joignable sur son téléphone et sur sa messagerie professionnelle durant la plage horaire correspondant à l’horaire (hors pause déjeuner) qui lui est applicable au sein de l’ILV. En cas d’indisponibilité répétée, l’employeur se réserve la possibilité de mettre fin au télétravail, avec effet immédiat. En outre, le salarié pourra voir sa journée en principe télétravaillée requalifiée en journée d’absence injustifiée.

Le télétravailleur ne sera pas autorisé à effectuer des heures supplémentaires, sauf accord préalable de son manager.

Pour le personnel en forfait jours annuel

Compte tenu du leur niveau de responsabilité et de leur degré d’autonomie, les collaborateurs au forfait jours sont libres de l’organisation de leur(s) journée(s) télétravaillée(s), dans le respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire.

Dans ce cadre et durant leur(s) journée(s) télétravaillée(s), les salariés concernés ne pourront pas être joint via la messagerie professionnelle et/ou sur leur téléphone avant 8 heures 30 et après 19 heures 30.

Suivi de la charge de travail

L’ILV veillera à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux effectués dans les locaux de l’entreprise. De même, les objectifs assignés, indicateurs de suivi d’activité et l’évaluation de la performance seront strictement les mêmes que pour les collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le manager fera un point régulier avec chaque télétravailleur sur la bonne exécution de sa mission et l’atteinte de ses objectifs.

Un entretien annuel de suivi portant sur les conditions d’activité du salarié en situation de télétravail, sa charge de travail, ses éventuelles difficultés dans la gestion de son temps de travail sera effectué entre le télétravailleur et son manager. La Direction de l’ILV se montrera vigilante a la présence d’une réelle séparation entre la vie personnelle et professionnelle du salarié, rendue plus délicate du fait du travail réalisé au domicile.

Titre 3 : Le télétravail occasionnel

Article 7 – Principe

Le télétravail occasionnel peut être mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin particulier correspondant à des situation inhabituelles et temporaires.

La mise en œuvre du télétravail occasionnel consistera, conformément à l’article L1222-11 du Code du travail, en un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et de garantir la protection des salariés en cas de circonstances exceptionnelles, telle qu’(e) :

• un cas de force majeur, c’est-à-dire un événement à la fois imprévisible et irrésistible comme la survenance d’une situation de catastrophe naturelle rendant impossible tout ou partie de l’activité sur le site (ex : intempérie, crue, épidémie …) ;

• une grève ou une avarie affectant significativement la circulation des moyens de transport en commun.

Article 8 – Mise en place du télétravail occasionnel

Le dispositif de télétravail occasionnel ne peut être déployé sur du long terme ni de manière récurrente. Il ne saurait être utilisé comme un moyen de contourner les règles du télétravail flexible pour des situations qui n’y ouvrent pas droit.

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail occasionnel doit formaliser sa demande par écrit après de son responsable hiérarchique et du service des ressources humaines via le formulaire de demande de télétravail occasionnel (annexe 2).

Une réponse sera délivrée dans les 48 heures par le responsable hiérarchique en lien avec le service des ressources humaines.

Une fois l’accord acté avec le manager et le service des ressources humaines, chaque demande de journée de télétravail occasionnel doit ensuite être saisie par le collaborateur au sein de l’outil de gestion des temps.

Le manager peut limiter le nombre de salarié de son équipe concomitamment en télétravail occasionnel.

En cas de refus, le manager, en lien avec le service des ressources humaines, doit motiver sa réponse.

Titre 4 : Dispositions communes

Article 9 – Matériel informatique et de communication

Article 9.1 : Equipement de travail

Dans le cadre du télétravail, le salarié utilisera uniquement les outils professionnels mis à disposition par l’entreprise excepté pour le téléphone, dans le respect de la charte informatique.

L’ILV s’engage à fournir, un ordinateur portable dans la mesure où le salarié ne serait pas déjà équipé dans ses locaux ainsi que les logiciels nécessaires à la réalisation de son activité à distance.

L’ILV fournira également au télétravailleur un service d’assistance technique analogue à celui fourni pour le travail réalisé au sein de l’entreprise.

Article 9.2 : Obligation du télétravailleur vis-à-vis du matériel

Le télétravailleur devra prendre soin des équipements qui lui sont confiés et en assurer la bonne conservation. Il devra informer immédiatement son manager et le service informatique en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration ou vol.

Article 9.3 : Utilisation des équipements et sécurité des données

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur au sein de l’ILV. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique annexée au règlement intérieur de l’ILV.

Le télétravailleur doit porter une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (identifiant, mot de passe, …) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Article 10 – Droits du salarié en télétravail

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés placés dans une situation comparable, travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Il a les mêmes droits, notamment en ce qui concerne les relations avec les représentants du personnel, l’accès aux informations syndicales, l’éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel, la participation, la progression professionnelle et salariale et la formation, que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 11 – Droit à la déconnexion

Le collaborateur est informé de son droit à la déconnexion pendant les périodes sur lesquelles il ne travaille pas (notamment congés payés, repos hebdomadaires, repos quotidiens, périodes de suspension du contrat de travail pour maladie, horaires normalement consacrés à la vie familiale, jours non ouvrables).

Sauf urgence avérée et exceptionnelle, définie comme correspondant à la réalisation d’une tâche indispensable qui ne peut pas être remise à plus tard ou qui ne peut être exécutée par un autre collaborateur pendant la période d’indisponibilité, le collaborateur n’est pas tenu de répondre aux messages ou sollicitations qu’il reçoit pendant ces périodes.

Il dispose du droit de ne pas se connecter au système d’information sur ses périodes d’indisponibilité et accepte, lorsque son niveau de responsabilité le justifie, la mise en place d’un dispositif qui permette de le contacter dans des situations d’urgence avérée et exceptionnelle.

De façon générale, tout collaborateur s’astreint, pour le respect du droit à la déconnexion des autres collaborateurs, à ne pas les solliciter pendant leurs périodes d’indisponibilité.

Une information sur le droit à la déconnexion et sur une utilisation modérée et respectueuse du système d’information de l’ILV sera effectuée annuellement par la direction.

Un système d’alerte d’une utilisation non conforme au droit de la déconnexion sera mis en place par la direction dans le but de déclencher des actions de prévention.

Un point sera effectué sur le respect du droit à la déconnexion lors de l’entretien annuel.

Article 12 – Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail ainsi que le règlement intérieur de l’ILV s’appliquent aux télétravailleurs qui s’engagent à les respecter.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle à son domicile.

Le télétravailleur doit donc informer sans délai, son responsable hiérarchique ainsi que le service des ressources humaines de la survenance d’un accident, dans les mêmes conditions que l’ensemble des salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle sur le lieu de télétravail.

Enfin, il est rappelé, comme pour tout autre salarié de l’ILV, qu’il est strictement interdit de télétravailler pendant une période de suspension du contrat de travail.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et de sécurité et les autorités administratives compétentes peuvent demander à avoir accès au lieu de télétravail. L’accès au domicile est subordonné à une notification de l’intéressé qui doit préalablement donner son accord.

Article 13 – formation

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, les salariés concernés et leurs managers suivront une formation spécifique sur l’organisation du travail et l’équipement mis à leur disposition.

La Direction mettra à disposition des salariés, « un livret du salarié et du manager » afin de leur présenter le cadre du télétravail, les critères d’éligibilité, le dossier de demande de passage en télétravail, le droit à la déconnexion ainsi que les outils nécessaires.

Article 14 – Non-indemnisation du télétravail

Le télétravail a pour vocation d’offrir aux salariés qui le souhaitent, de manière occasionnelle et dans les conditions prévues au présent accord, la faculté de travailler partiellement depuis leur domicile, dans l’objectif d’améliorer leurs conditions de travail et de favoriser une meilleure conciliation de la vie personnelle et professionnelle.

Disposant d’un espace de travail dans les locaux de l’ILV, les télétravailleurs ne pourront prétendre à aucune indemnité au titre de l’occupation de leur domicile à des fins professionnelles. De même, les frais supplémentaires générés par le télétravail au domicile en vue d’aménager un espace dédié permettant d’exercer ses missions dans des conditions de travail satisfaisantes ne seront pas pris en charge par l’ILV.

Titre 5 : Dispositions finales

Article 15 – Suivi de l’accord

Un bilan de l'application de l'accord sera établi 6 mois après sa mise en œuvre. Il sera soumis aux représentants du personnel ainsi qu'aux parties prenantes sur la base des indicateurs ci-après :

Télétravail flexible :

• nombre de télétravailleurs par genre, catégories professionnelles et par métier ;

• nombre de demande acceptées / refusées (et leurs motifs) ;

• difficultés d’adaptation rencontrées par les télétravailleurs et/ou les managers ;

• évaluation de la productivité ;

• taux de télétravailleurs et manager ayant suivi la formation dédié au télétravail ;

• taux de réversibilité.

Télétravail occasionnel :

• nombre de télétravailleurs ;

• motifs principaux ;

• nombre de jours télétravaillés.

Les parties se réuniront au bout d’une année afin de dresser un bilan de son application et s’interroger sur l’opportunité d’un éventuel renouvellement.

Article 16 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en entrera en vigueur au lendemain du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents et prendra fin le 31 août 2021.

Sauf renouvellement décidé dans les conditions ci-après, le présent accord cessera de plein droit à l’échéance de son terme et ne produira plus aucun effet.

La proposition de renouvellement devra être notifiée par l’ILV à l’ensemble des signataires de l’accord au plus tard trois (3) mois avant l’échéance du terme. A défaut d’accord exprès des intéressés, formalisé par un avenant conclu avant l’échéance, le présent accord ne sera pas renouvelé.

Article 17 – Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé en tout ou partie pendant la période d'application, conformément à la loi applicable au moment considéré.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une ou l’autre des parties doit être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception, par remise en main propre contre décharge ou par voie électronique.

En cas de révision, toute modification qui ferait l’objet d’un accord entre les parties signataires donnera lieu à la signature d’un nouvel avenant.

Article 18 – Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé conformément à la loi applicable au moment considéré par l’une ou l’autre des parties par lettre recommandée avec accusé de réception, par remise en main propre contre décharge ou par voie électronique sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

La dénonciation pourra être totale ou partielle et ne concerner ainsi que certaines de ses dispositions.

Durant les négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement.

Article 19 : Diffusion de l’Accord

Les collaborateurs seront informés de la mise en place du présent accord via le réseau social d’entreprise et par voie d’affichage.

Article 20 : Publicité

Le présent accord est établi en trois (4) exemplaires.

Le présent accord sera déposé à la diligence de l’Entreprise sur la plate-forme de télé-procédure dédiée : www.teleaccords.travail.emploi.gouv.fr. Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil de prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Fait à Courbevoie, le 29 janvier 2020.

XXXXXXXXXXXXXX

Pour l’Institut Léonard de Vinci

XXXXXXXXXXXXXX

Délégué syndical SNEPL-CFTC