Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE TELETRAVAIL" chez 1913

ENTRE-LES SOUSSIGNES :

La société 1913, au capital de 294.450 € €, dont le siège social est situé 20 rue Troyon - 92310 Sèvres, représentée par Monsieur xxx,

D’une part,

ET,

Le Syndicat CFTC, représenté par xxx, en qualité de Déléguée Syndicale,

Accompagnée par sa Délégation composée de xxx et xxx.

D’autre part,

Préambule

Le pilote mis en place en 2020 a été perturbé par la crise sanitaire et le confinement qui ont profondément modifié notre perception du télétravail et sa place dans l'entreprise. Fort de cette expérience, 1913 souhaite promouvoir cette pratique et la mettre en place durablement.

1913 et les partenaires sociaux sont convaincus que le télétravail contribue à l’image de marque, à l’attractivité et à la fidélisation des collaborateurs.

Cet accord vise donc à garantir que le télétravail demeure un mode d’organisation souple et efficace dans l’intérêt mutuel des collaborateurs et de 1913 pour optimiser la performance individuelle et collective.

Les parties entendent porter une attention particulière à la santé des télétravailleurs par la mise en place de moyens propres à maintenir le lien social avec l’entreprise et ainsi éviter tout isolement. Elles soulignent que l’un des facteurs clés de réussite du télétravail repose sur une confiance mutuelle des parties et un sens commun des responsabilités.

TITRE 1 - LES PRINCIPES DU TELETRAVAIL

Article 1 – Modalités du télétravail

Lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail s’exerce au domicile des collaborateurs, qui s’entend comme le lieu de résidence principale du collaborateur tel que déclaré à la Direction des Ressources Humaines, ou tout autre lieu déclaré pour les collaborateurs ayant une autre résidence, sous réserve de remplir les conditions requises propres à l’exercice du télétravail.

Un changement du lieu de télétravail peut se produire ponctuellement, à titre exceptionnel, à condition que le manager en ait été informé au préalable par courrier électronique faisant également mention des conditions matérielles du télétravail et sous réserve de l’accord du manager.

Les frais de déplacement supplémentaires, liés au télétravail en dehors de la résidence principale, restent à la charge du collaborateur.

Le lieu d’exercice du télétravail doit permettre au collaborateur, en cas de situation exceptionnelle, de se rendre physiquement en moins de 2 heures dans l’établissement habituel de travail.

Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine sur la base du volontariat

Le télétravail s’exerce :

• par journée entière ;

• jusqu’à 2 jours par semaine, sur la base du volontariat ;

• avec une présence de 3 jours par semaine sur site, en interaction physique avec son équipe ou les collaborateurs qui sont ses interlocuteurs habituels.

Validation des jours de télétravail par le manager

Le manager précise à son équipe les modalités de mise en place du télétravail, adaptées à l’activité, qui lui semblent pertinentes pour le bon fonctionnement et la performance du service.

L’organisation du télétravail fait l’objet d’un échange en équipe. Le choix des jours de télétravail, dans les conditions précitées, résulte d’un accord entre le collaborateur et le manager.

Les jours de télétravail sont définis afin d’assurer une répartition équilibrée des effectifs sur les sites tous les jours de la semaine et de garantir le bon fonctionnement de l’équipe.

La planification et l’enregistrement des jours de télétravail s’effectuent selon la procédure prévue dans l’entreprise, par l’intermédiaire d’applications informatiques.

Le collaborateur sollicite auprès de son manager les jours de télétravail au moins 15 jours à l’avance.

En fonction des nécessités de service, des contraintes de l’activité ou en cas de circonstances particulières imprévues, le manager peut demander au collaborateur en télétravail de déplacer ou de supprimer un jour de télétravail.

Article 2 - Confidentialité et protection des données

Le collaborateur en télétravail doit respecter l’ensemble des dispositions définies dans le règlement intérieur et dans ses annexes.

Il doit ainsi respecter une confidentialité absolue en ce qui concerne les affaires de l’entreprise et n’est pas habilité à communiquer quelque donnée confidentielle que ce soit à des tiers extérieurs à l’entreprise, sous peine d’encourir les sanctions prévues au règlement intérieur.

Article 3 - Réversibilité permanente

L'accord des parties au télétravail est réversible tant à l'initiative du collaborateur que du manager.

Cette réversibilité peut s’effectuer à tout moment.

Lors de l’entretien annuel d’évaluation, le télétravail fait l’objet d’un bilan annuel à l’occasion duquel le manager confirme ou infirme le maintien de cette modalité d’organisation du travail.

Le collaborateur peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail.

Le manager peut également mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois et en motivant par écrit sa décision.

En cas de mobilité du collaborateur au sein de l’entreprise, les conditions de poursuite du télétravail sont étudiées en amont du transfert effectif de ce dernier.

TITRE 2 - LES CONDITIONS D’ELIGIBILITE DU TELETRAVAIL

Article 1 - Conditions d’éligibilité d’une activité ou d’un poste au télétravail

Compte tenu des spécificités liées au télétravail, celui-ci est ouvert aux seuls postes ou activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail. Ainsi, sont plus particulièrement concernées les activités pouvant être exercées de façon autonome.

De même, ne peuvent être éligibles, les collaborateurs affectés à une activité qui requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique.

En conséquence, la mise en place du télétravail au sein des Services sera fonction de la faisabilité technique et du bon fonctionnement de l’activité en télétravail, du maintien de l’efficacité et de la performance individuelle et collective. Il est recommandé au manager de proximité de préciser à son équipe les modalités de mise en place du télétravail, adaptées à l’activité, qui lui semblent pertinentes pour le bon fonctionnement et la performance du service.

Article 2 - Conditions d’éligibilité du collaborateur au télétravail

Le présent accord s’applique aux collaborateurs en contrat à durée indéterminée et en contrat à durée déterminée, hors contrats d’apprentissage et de professionnalisation, dont la période d’essai a été validée et au minimum après 3 mois de présence dans l’entreprise.

Il s’applique aux cadres dirigeants.

Les collaborateurs en situation de handicap bénéficient des dispositions prévues dans le présent accord, comme l’ensemble des collaborateurs.

Les critères individuels d’éligibilité, qui font l’objet d’une validation par la hiérarchie, sont notamment :

• la maitrise du poste et de son environnement de travail (réseau interne / externe, process, outils…),

• la capacité du collaborateur à travailler à distance et à exercer ses activités de façon autonome avec organisation, rigueur, méthode, et proactivité,

• le sens des responsabilités et des objectifs,

• la performance du collaborateur dans son poste.

• Une connexion internet et téléphonique permettant l’exercice de l’activité dans les mêmes conditions que l’activité sur site.

TITRE 3 – LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Article 1 - Validation de la candidature par le manager

La demande de télétravail est à l’initiative du collaborateur, selon la procédure prévue dans l’entreprise.

Si le poste et l’activité sont éligibles, le manager échange avec le collaborateur au cours d’un entretien portant sur les critères individuels d’éligibilité au télétravail, sur le maintien de l’efficacité et de la performance individuelle et collective, et sur la compatibilité de la demande avec le bon fonctionnement du service et l’organisation de l’équipe.

Une réponse est faite par écrit au plus tard dans un délai d’un mois.

En cas d’acceptation, le manager fournit au collaborateur l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail.

Article 2 – la formalisation du télétravail

Les modalités d’exécution du télétravail ne font pas l’objet d’un avenant au contrat de travail et sont formalisées par un document cosigné par le collaborateur et son manager lors de l’entretien d’échange. Il précise notamment :

• le lieu habituel où s’exerce le télétravail (le collaborateur s’engage à informer la Direction des Ressources Humaines de tout changement de ce lieu) ;

• le nombre de jours de télétravail

• le mode de télétravail (jours fixes)

• le matériel mis à disposition ;

• la période d’adaptation ;

• les conditions de réversibilité du télétravail et les modalités de retour à un mode d’organisation du travail sans télétravail.

En cas de refus, la décision motivée contient les explications nécessaires.

Les principaux motifs de refus du passage en télétravail peuvent être notamment :

• le non-respect des conditions d’éligibilité ;

• des raisons d’impossibilité techniques ou fonctionnelles ;

• des motifs de confidentialité des informations et données traitées ;

• la présence nécessaire du collaborateur sur site de par sa qualité de référent métier ou leader technique ;

• la désorganisation de l’activité au sein de l’équipe ;

• l’invalidation de tout ou partie des aptitudes nécessaires sur la base de critères objectifs cités précédemment.

En cas de changement pérenne du mode ou de la fréquence du télétravail (exemples : jours de télétravail, augmentation ou baisse du nombre de jours fixes dans la semaine), le document formalisant le télétravail doit être actualisé.

Article 3 - Les phases de la mise en place du télétravail

La période d’adaptation :

Afin de permettre au collaborateur et à son manager d’expérimenter le télétravail et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, une période d’adaptation au télétravail de 3 mois s’applique.

Durant cette période d’adaptation, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance réciproque de 15 jours (qui peut être réduit à la demande du collaborateur). A son terme, le collaborateur reprend son activité sur son site de rattachement de manière permanente.

Formation au télétravail pour les managers

Lors de la mise en place du télétravail, un programme de sensibilisation sera mis en place à destination des managers en premier lieu et plus généralement de tous les collaborateurs.

Ce programme de formation a pour principal objectif d’aider à l’intégration du télétravail dans la relation quotidienne entre un collaborateur, son responsable hiérarchique, l’équipe et tout autre interlocuteur avec lequel il est amené à travailler.

Ce programme accessible à l’ensemble des collaborateurs, télétravailleur ou non, présente le cadre juridique et social du télétravail, mais aussi les notions de prévention santé et d’ergonomie du poste de travail. Il donne les outils et méthodes afin de se familiariser avec l’environnement technologique, informatique et collaboratif, nécessaire pour travailler autrement, de façon efficace et sereine et maintenir le lien social.

TITRE 4 – EXCERCICE DU TELETRAVAIL

Article 1 - Conformité des installations et des lieux 

L'entreprise doit pouvoir s'assurer que les locaux utilisés respectent les règles relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

Article 2 - Mise à disposition de l’équipement informatique

Chaque collaborateur en télétravail dispose d’un ordinateur portable fourni par 1913.

Le collaborateur est responsable de l'intégrité du matériel mis à disposition et notamment des données qui y sont stockées. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le télétravailleur devra en informer immédiatement son manager, qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité.

La fourniture, l’entretien, le support technique et la maintenance de l’ordinateur portable sont assurés par la société.

Article 3- Prise en compte de coûts liés au télétravail

Afin que le collaborateur puisse adapter son lieu d’exercice du télétravail en vue d’améliorer son confort et de prévenir les risques liés à la santé (confort visuel, troubles musculosquelettiques, etc.), l’entreprise finance en partie le matériel recommandé et listé ci-dessous.

Le collaborateur bénéficie d’une participation financière de l’entreprise à hauteur de 50 % des dépenses plafonnées à 200 € pour l’acquisition du matériel suivant :

- en priorité un fauteuil de bureau, élément essentiel pour assurer au collaborateur une bonne posture assise lorsqu’il travaille sur son ordinateur portable ;

- plan de travail, écran d’ordinateur, clavier, souris, rehausseur d’ordinateur portable ;

- sur présentation d’une note de frais et de sa déclaration sous CLEMMY.

Cette participation financière de 100 € maximum peut être renouvelée tous les 5 ans sous réserve de l’exercice du télétravail. Les dépenses qui ont été faites à compter du 17 mars 2020, premier jour de confinement, peuvent faire l’objet de cette participation financière.

L’entreprise propose des offres d’achat de matériel à tarif préférentiel auprès de ses fournisseurs informatiques et de mobilier de bureau, afin d’encourager l’équipement professionnel des collaborateurs en télétravail.

Article 4 - Conditions de travail, joignabilité et respect de la vie privée

Temps de travail et plages de joignabilité :

L’ensemble des collaborateurs et des managers s’engage à adopter des comportements respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle, ainsi que de la vie privée des collaborateurs.

Les jours de télétravail, les collaborateurs restent joignables grâce aux moyens fournis par l’entreprise durant les plages habituelles de travail et sont en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise, conformément aux dispositions légales et conventionnelles, durant :

• les plages horaires planifiées pour les Etam ;

• les plages d’accès aux sites pour les cadres au forfait annuel en jours, dans le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, dans la continuité de ce qui se fait sur le lieu de travail.

En cas de coupure d’internet, le collaborateur doit prévenir sa hiérarchie immédiatement afin de trouver la solution la plus adéquate (partage de connexion du téléphone pro / OMC) selon ses contraintes opérationnelles.

Dans l’impossibilité d’accès au réseau et selon ses contraintes opérationnelles, le collaborateur devra en accord avec son manager, poser une journée de congés ou RTT ou se présenter physiquement sur son lieu de travail.

Charge de travail

La charge de travail et les délais d’exécution du travail demandé aux collaborateurs en télétravail s’apprécient de la même manière que pour le travail réalisé sur site. Les deux entretiens annuels de suivi de la charge de travail permettent d’échanger et de formaliser l’appréciation du collaborateur sur ce sujet.

Maintien du lien social

Les parties conviennent de limiter la situation de télétravail de telle sorte que le télétravailleur soit présent au moins 3 jours par semaine au sein de l'équipe, dans le lieu habituel de travail afin de permettre les échanges et les rencontres avec les collaborateurs de l’entreprise.

Les télétravailleurs peuvent assister aux réunions à distance grâce aux outils mis à disposition dans les salles de réunions et sur les postes de travail. Dans ce cadre, l’utilisation de la caméra est recommandée.

L’utilisation de la visioconférence en réunion avec activation de la caméra de chaque participant (qu’il soit en présentiel ou à distance), permet de reproduire les conditions et les interactions d’une réunion en présentiel lorsque certains participants sont à distance, en utilisant les options des outils de visioconférence (arrière-plan, gestion du microphone notamment) qui permettent de préserver la vie privée du collaborateur. Ainsi, chaque participant sur site, en télétravail ou en déplacement professionnel se retrouve dans des conditions d’échange et d’interaction identiques en réunion.

Si besoin, ils doivent prendre les mesures nécessaires pour assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur management. A ce titre, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement.

Les télétravailleurs devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité et leur agenda qu’un collaborateur travaillant sur site.

Les échanges réguliers au sein des équipes permettent d’améliorer continuellement les pratiques.

Article 5- Droits et obligations des collaborateurs en télétravail

Santé et sécurité

Le télétravailleur bénéficiera de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres collaborateurs de l’entreprise.

En cas d’accident de travail, le télétravailleur doit en informer l’entreprise dans les meilleurs délais.

Assurance

Le collaborateur qui opte pour le télétravail doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance.

Le collaborateur volontaire au télétravail accompagne sa demande d’une déclaration attestant sur l’honneur les éléments suivants :

• son environnement de travail est constitué d’une pièce propice dotée d’un bureau ou d’une table pouvant être utilisé(e) pour travailler au domicile ;

• son installation électrique est conforme à l’exercice du télétravail ;

• son assurance multirisque habitation couvre sa présence à son domicile durant les journées en télétravail.

Il devra informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil de public à raison de maximum 2 jours par semaine et que sa multirisque habitation doit couvrir sa présence pendant ces journées de travail.

TITRE 5 – LE TELETRAVAIL OCCASIONNEL ET LE TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL

Article 1 - Le télétravail occasionnel est à l’initiative du seul collaborateur.

Tout collaborateur ne s’inscrivant pas dans un dispositif de télétravail régulier, tel que prévu aux articles ci-dessus, peut télétravailler de manière occasionnelle, sous réserve de l’accord de son manager, afin de répondre à des situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes exceptionnelles dues à des évènements extérieurs (transports, phénomène climatique, etc.).

Les stagiaires, apprentis et collaborateurs en contrat de professionnalisation, ainsi que les collaborateurs en période d’essai, peuvent ponctuellement, sous réserve de l’autorisation de leur hiérarchie, télétravailler, de manière occasionnelle, afin d’expérimenter ce mode d’organisation du travail dans le cadre de leur parcours professionnel. En cas de situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes exceptionnelles dues à des évènements extérieurs, ils peuvent également solliciter ponctuellement du télétravail.

Le télétravail occasionnel doit faire l’objet d’une demande écrite du collaborateur, stagiaire ou alternant, auprès de son manager en mettant en copie le responsable des ressources humaines. Il doit mentionner le motif de sa demande ainsi que le jour de télétravail souhaité.

Le manager doit répondre à cette demande par écrit en se fondant sur les impératifs liés au bon fonctionnement de l’activité de son service, dans un délai adapté à la situation décrite dans la demande.

Les dispositions du présent accord sont applicables au télétravail occasionnel, à l’exception des articles 1.1, 2.1, 2.2, 3.3, 4.3.

Article 2- Télétravail exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure ayant un impact collectif, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour garantir la protection des collaborateurs et permettre la continuité de l'activité de l'entreprise.

Les situations suivantes peuvent notamment conduire à la mise en place du télétravail exceptionnel :

- Accident industriel ;

- Attentat ;

- Menace d’épidémie ou épidémie avérée ;

- Episode de pollution ;

- Phénomènes climatiques de forte intensité ;

- Sinistre ou panne rendant les locaux de travail inutilisables.

Le télétravail exceptionnel peut être rendu obligatoire par les autorités administratives compétentes et s’applique alors à l’ensemble des collaborateurs concernés par les consignes édictées par ces dernières. Dans ce cadre, la mise en place du télétravail exceptionnel se fait en étroite collaboration avec les autorités administratives compétentes afin de s’assurer que les collaborateurs dont l’activité impose une présence physique peuvent se rendre sur site pour la continuité de l’activité de l’entreprise.

Le télétravail exceptionnel peut également être mis en place à l’initiative de la Direction et s’applique alors à l’ensemble des collaborateurs selon les consignes qu’elle édicte, à l’exception des collaborateurs dont l’activité impose une présence physique sur site pour la continuité de l’activité de l’entreprise.

Les dispositions du présent accord sont applicables au télétravail exceptionnel, à l’exception des articles 1.1, 2.1, 2.2, 3.3, 4.3.

TITRE 6 – STIPULATIONS FINALES

Article 1 : la date d’entrée en vigueur et la durée

Le présent accord entre en vigueur le 1^er mai 2021 pour une durée de 3 années civiles, soit jusqu’au 31 décembre 2024.

Article 2 : La révision

Le présent avenant pourra faire l’objet d’une révision par l’employeur et les Organisations Syndicales de salariés habilitées, conformément aux dispositions légales. Toute demande de révision sera notifiée à chacune des autres parties signataires. Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois mois à partir de l’envoi de cette notification, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

Article 3 : Dénonciation

L’accord pourra être dénoncé par chacune des parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de trois mois formulés par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’ensemble des signataires.

Article 4 – Dépôt et publicité légale

Le présent accord est établi en autant d’exemplaires que de signataires, ainsi que pour les dépôts suivants :

• 1 exemplaire pour chacune des parties signataires

• 1 exemplaire signé destiné à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du travail et de l’Emploi de la région d’Ile de France ;

• 1 exemplaire signé sera destinée au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne-Billancourt,

• 1 exemplaire anonymisé publié sur la Base de Données Nationale des Accords Collectifs.

• 1 exemplaire à la Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation des Télécommunications pour information.

Ces dépôts seront effectués par l’employeur.

Fait à Sèvres, le 13 avril 2021.

xxx xxx

Président Déléguée Syndicale CFTC