ACCORD SUR LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Le présent accord est conclu :

Entre,

L’OFFICE DE L’HABITAT MONTREUILLOIS, dont le siège social est situé 17 rue Molière, 93105 Montreuil Cedex, représenté par XXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général,

et les organisations syndicales représentatives suivantes :

• CGT, représentée par XXXXXX, Délégué Syndical

• SUD, représenté par XXXXXX, Délégué Syndical

Préambule 

Les organisations syndicales ont sollicité la direction en 2019 sur la mise en œuvre d’un accord télétravail, dans la continuité du projet qualité de vie au travail, avec pour objectif de concilier au mieux la vie professionnelle et personnelle des salariés.

En effet la qualité de l’organisation du temps de travail est un axe positif de la gestion de l’Office qu’il convient de mettre en avant et cultiver, en intégrant notamment le progrès technologique et les pratiques innovantes pratiquées par un nombre grandissant d’entreprises.

Ainsi l’OPHM souhaite s’inscrire dans cette modernité et promouvoir des relations de travail fondées sur la responsabilité, l’autonomie et la confiance.

L’OPHM et les organisations syndicales souhaitent par ailleurs préserver le collectif de travail et son orientation première : la mission de service public au service de ses locataires.

Il paraissait donc essentiel d’encadrer la pratique du télétravail au sein d’un accord fixant un cadre bien défini, compris et accepté par tous. Par ailleurs, l’introduction de ces nouvelles méthodes de travail demande à ce qu’une expérimentation soit réalisée pendant une période de référence afin d’en tirer un bilan et d’éventuels ajustements.

Objet de l’accord et champ d’application

Le présent accord a pour but d’instaurer la mise en œuvre du télétravail régulier et occasionnel au sein de l’Office de l’Habitat Montreuillois, par une phase expérimentale d’un an. A l’issue de cette période, un bilan sera dressé, soit dans l’objectif de poursuivre le télétravail selon les modalités ci-dessous détaillées, soit de revoir les termes de l’accord. La reconduction est également envisageable.

Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L1229-9 et L2242-17 du Code du travail, instaurés par les ordonnances en faveur du renforcement du dialogue social en date du 22 septembre 2017 pour les salariés du secteur privé, et en vertu du décret n° 2016-151 du 11 février 2016, modifié par l'article 49 de la loi n°2019-828 du 6 août 2019 pour les collaborateurs fonctionnaires.

Pour les fonctionnaires, le présent accord fera l’objet d’une délibération en Conseil d’Administration.

Définition du télétravail

Le télétravail est une organisation du travail encadrée par la loi, à caractère volontaire, bilatéral et réversible. Il s’agit d’un mode d’organisation de travail reposant sur la confiance réciproque entre le salarié et son responsable. Les parties conviennent que le télétravail ne constitue ni un droit ni une obligation en soi, aussi bien pour le salarié que pour l’OPHM.

Le présent accord instaure deux modalités de télétravail :

• Télétravail occasionnel :

Le télétravail occasionnel est effectué hors des locaux de l’OPHM de façon occasionnelle lorsque la/les tâche(s) à réaliser le permet(tent), telles qu’un travail occasionnel de rédaction ou d’analyse de données (par exemple rédaction de rapports…) ou des situations exceptionnelles et temporaires (difficultés pour rejoindre le lieu de travail, pic de pollution, pandémie ou problèmes de santé du salarié, …). Le télétravail occasionnel doit être dévolu en priorité à un travail de réflexion et de concentration.

• Télétravail régulier :

Le télétravail est dit régulier lorsque le salarié alterne de manière régulière et organisée périodes de travail dans l’entreprise et périodes de travail en dehors de l’entreprise. Ce type de télétravail nécessite des moyens techniques plus importants, notamment accès permanent aux applications métiers, et que la fonction exercée ne fasse pas l’objet de sollicitations permanentes internes ou externes à l’entreprise.

Critères d’éligibilité au télétravail

Critères d’éligibilité liés au métier exercé

Les parties sont conscientes que, dans l’intérêt des locataires, le télétravail ne peut s’appliquer indistinctement à tous les métiers et à toutes les activités existantes, en raison, par exemple de conditions de faisabilité techniques et organisationnelles. Ainsi, ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui, par nature, requièrent d’être exercées physiquement et de manière permanente dans les locaux et les espaces de travail de l’OPHM, ou qui nécessitent l’utilisation de logiciels, de matériels ou de techniques qui ne peuvent être mises en œuvre d’une manière efficace et sécurisée depuis le domicile des salariés. Sont ainsi exclus du télétravail :

• Les métiers de la proximité dont l’intégralité des missions sont réalisées sur site ou en contact permanent avec les locataires

• Les postes dont les activités pouvant être réalisées en télétravail sont de faible importance et/ou éparses et ne peuvent être regroupées de manière à constituer une journée de télétravail

• Les postes qui présentent une incompatibilité technique (dossiers non informatisés.) ou présentant un coût technique ou informatique trop important.

La cartographie des emplois éligibles au télétravail et leur modalité d’exercice est jointe en annexe 1. Cette liste est évolutive en fonction de l’évolution des emplois et des technologies.

Critères d’éligibilité généraux

Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance sans préjudice à l’organisation de l’activité. Sont ainsi éligibles :

• Les salariés présentant une autonomie suffisante sur leur poste de travail, excluant ainsi les salariés présentant une ancienneté de moins de 6 mois sur leur poste, les stagiaires et les contrats aidés ou en alternance

• Les salariés à temps complet ou avec un temps de travail au moins égal à 90% d’un temps plein, sauf circonstances exceptionnelles prévues à l’article 6.2

• Salarié ayant à disposition un espace de travail au domicile répondant à ce mode d’organisation : connexion, installation électrique, espace dédié

• Activités ne nécessitant pas le transport de dossiers papiers ou de contacts téléphoniques réguliers

• Disponibilité du matériel informatique permettant de télé travailler selon les conditions présentées à l’article 8

Changement de fonctions ou de domicile

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions est subordonnée à un réexamen de la demande et à l’accord des deux parties sur la base des critères d’éligibilité.

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Procédure de demande du télétravail

Télétravail régulier

La demande formulée par le salarié doit mentionner le rythme et les jours concernés 1 mois avant la mise en œuvre effective

En cas d’accord, les conditions d’exécution et d’organisation du travail sont formalisées dans un avenant au contrat de travail ou un arrêté pour les fonctionnaires.

L’avenant ou l’arrêté précise :

• La répartition des jours,

• Les horaires de travail,

• Le matériel mis à disposition,

• La période d’adaptation,

• Les conditions de suspension et de réversibilité,

• Le lieu habituel de télétravail,

• La date de prise d’effet et la durée.

Le salarié doit déclarer sa situation auprès de sa compagnie d’assurance et devra fournir au service des Ressources Humaines une attestation d’assurance multirisque habitation le précisant.

Télétravail occasionnel

Le salarié formule sa demande de télétravail occasionnel par tout moyen écrit auprès de son responsable de préférence par courriel, avec un délai de prévenance d’une semaine sauf situation exceptionnelles précisées à l’article 6.2. La demande doit mentionner le jour concerné ainsi que les circonstances exceptionnelles et/ou la nature du travail envisagé durant la journée de télétravail.

Organisation du télétravail

Principe du volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour l’employeur et ne saurait constituer une obligation pour l’une ou l’autre des parties.

En cas de demande du salarié, le refus de l’employeur doit être motivé et doit reposer sur des motifs objectifs, notamment ceux énoncés à l’article 4 du présent accord.

Rythme du télétravail

Le télétravail est exercé en journée entière.

• Télétravail régulier

Le rythme et la durée du télétravail régulier est soumise à validation du responsable hiérarchique dans la limite d’un jour par semaine ou 4 jours par mois.

• Télétravail occasionnel :

Le rythme et la durée du télétravail régulier est soumise à validation du responsable hiérarchique dans la limite de 2 jours par mois.

• Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, la mise en œuvre du télétravail pourra être mise en place par simple accord entre le salarié et l’employeur et ce par tout moyen (messagerie) sans formalisme particulier et peut notamment conduire à porter le nombre de jours télétravaillés au-delà de la limite fixée ci dessus. La direction détermine les conditions d’exercice dans ce cadre.

Les circonstances exceptionnelles sont les suivantes :

• Menace d'épidémie ou en cas de force majeure nécessitant le déclenchement du plan de continuité d’activité,

• Intempéries (neige, canicule) rendant difficile l’acheminement sur le lieu de travail ou les conditions d’exercice difficiles sur le lieu de travail

• Préconisations médicales du médecin du travail. Cet examen peut notamment conduire à porter le nombre de jours télé travaillés au-delà de la limite fixée à l’article 6.2 du présent accord sans toutefois pouvoir aboutir à une situation de télétravail total.

Horaires

• Télétravail régulier

Les horaires sont fixes et déterminés en accord avec le responsable de service. Ils sont formalisés dans l’avenant relatif à la mise en place du télétravail régulier.

• Télétravail occasionnel :

Le temps de travail est de 36h10 et les plages variables sont identiques à celles prévues par l’accord temps de travail du personnel administratif et technique.

• Heures supplémentaires et heures de récupération

Les heures soumises à récupération ou heures supplémentaires ne sont pas autorisées dans le cadre du télétravail sauf accord préalable du responsable hiérarchique qui doit en justifier auprès de la direction des ressources humaines

Organisation du télétravail au sein d’un même service

Le responsable hiérarchique doit nécessairement veiller à ce que le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe.

Dans un même service, 50% de l’effectif devra être physiquement présent sur une même journée pour permettre le maintien de la qualité de service et le bon fonctionnement de l’entreprise.

En cas de pluralité de demandes au sein d’un même service/direction, le critère d’éloignement du lieu de résidence par rapport au lieu de travail est retenu.

Les demandes susceptibles d’impacter le bon fonctionnement du service seront ainsi traitées au cas par cas par la DRH et le management.

Planification

Dans un souci de planification et d’organisation de l’équipe et de visibilité de la présence ou non du salarié sur son poste de travail, chaque jour de télétravail prévu doit être posé dans l’outil informatique de gestion du temps de travail.

Lieu de travail

Le salarié en télétravail exerce son travail à son domicile ou sa résidence secondaire, seule important la qualité de sa connexion informatique.

Il appartient au salarié d’organiser son espace de travail afin de se préserver de toute perturbation extérieure.

Il s’assure que cet espace obéisse aux règles de sécurité électrique et permette un aménagement ergonomique du poste de travail.

Dans le cas de l’exercice du télétravail dans un lieu distant incompatible avec le retour en urgence pour nécessité de service mentionné à l’article 7.3, le salarié devra solliciter l’accord de son responsable au préalable. De même, en cas d’impossibilité d’exercer en raison d’une panne informatique telle qu’énoncée à l’article 8.3, le salarié devra poser un congé s’il ne peut regagner son poste de travail.

Réversibilité et suspension du télétravail

Il est rappelé que le télétravail ne constitue une obligation pour aucune des parties et que celui ci doit s’exercer dans le respect de la continuité du service. Aussi le télétravail est il réversible ou peut être suspendu en cas de nécessités de service

Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié et à son responsable hiérarchique de tester cette nouvelle organisation du travail, de vérifier le bon fonctionnement au niveau technique, organisationnel et de s’assurer qu’elle correspond aux attentes des deux parties, une période d’adaptation de trois mois est prévue lors de la première mise en place du télétravail régulier.

A l’issue de cette période d’adaptation, un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique pour décider de poursuivre, ajuster et cesser le télétravail.

Au cours de cette période, le salarié ou son responsable hiérarchique, peut décider unilatéralement par écrit de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de un mois pour l’employeur et sans préavis pour le salarié.

Réversibilité du télétravail

La situation de télétravail est réversible et ne constitue pas un avantage acquis. Le salarié ou l’entreprise peuvent mettre fin à tout moment le télétravail sous réserve de motiver par écrit. Cela pourra être le cas par exemple en cas de baisse de la qualité ou de la quantité de travail, manque d’autonomie sur les missions confiées, impossibilité régulière de joindre le salarié durant les heures de travail, doute sérieux sur la disponibilité réelle du salarié en télétravail.

Le délai de prévenance est de 1 mois pour l’employeur et immédiat pour le salarié.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement. L’avenant conclu au titre du télétravail prendra fin automatiquement.

Suspension en cas de nécessité de service

A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de service (exemple : réunions de service, rendez-vous ou réunions d’instances représentatives du personnel sur convocation de la Direction, formations), certaines journées initialement prévues en télétravail devront être effectuées sur site à la demande du salarié ou du responsable. Les jours de télétravail peuvent replanifiés dans les limites hebdomadaires et mensuelles énoncées à l’article 6.2 avec l’accord du responsable hiérarchique.

De plus, il est convenu, en raison de nécessité de service, que le télétravail est suspendu durant les congés des collègues de manière à assurer la présence simultanée dans les locaux de l’Office, de 50% de l’effectif d’un service.

Il peut en être de même, dans les situations où un service cumulerait une situation avec plusieurs salariés placés en arrêt maladie simultanément et où l’effectif présent sur site serait insuffisant.

Dans les deux cas, un délai de prévenance de 48h minimum devra être respecté. En cas d’urgence absolue (impossibilité de maintenir le service), aucun délai de prévenance ne sera nécessaire et le collaborateur devra se présenter au travail dans les meilleurs délais.

Moyens et équipements mis à disposition

Equipements

Le déploiement du télétravail sera progressif et concernera en premier les services ou le télétravail régulier est possible. Le plan de renouvellement du parc informatique prendra en compte la nécessité d’accéder à des ordinateurs portables dans l’objectif de faciliter le télétravail.

La DSI mettra à disposition et maintiendra un équipement adapté ainsi l’accès à distance à ses applications de travail (VPN). Cet équipement peut être partagé entre plusieurs collaborateurs d’un même service.

L’OPHM fournit tous ces équipements en prêt et le télétravailleur doit les restituer dès le 1er jour ouvré suivant la journée télétravaillée. Il doit notamment veiller à laisser disponible le matériel partagé lors de son départ en congé.

Il ne sera pas fourni d'autre équipement aux salariés télétravailleurs (imprimante, second écran), tous travaux d’impression devant être réalisés dans l’entreprise.

Il est également rappelé que les modes opératoires et guides d’installation sont mis à disposition du salarié, sans intervention des équipes de la Direction des Systèmes d’Informations à domicile.

Concernant la téléphonie, le salarié devra effectuer le renvoi d’appel de son numéro professionnel vers son numéro fixe (sans que l’émetteur n’y ait accès directement) ou portable professionnel.

Règles d'utilisation

Le salarié télétravailleur s'engage à un usage professionnel du matériel et des solutions informatiques et de téléphonie mis à sa disposition et conformes à la charte informatique. Il veille en particulier à préserver la confidentialité des accès et des données, ainsi que toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements et informations disponibles.

Toute sortie de l’entreprise de documents et dossiers papiers est expressément interdite : le télétravail doit être entièrement dématérialisé.

Assistance technique et gestion des pannes

Le télétravailleur à domicile prend soin des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement l’OPHM en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à sa disposition. Dans les deux derniers cas il doit réaliser une déclaration de perte ou de vol auprès des services de police compétents.

Le télétravailleur bénéficie du support technique de la DSI de l’OPHM. En cas d'incident technique l'empêchant d'effectuer normalement son activité, il doit en informer immédiatement la DSI via l’outil de gestion des incidents et son responsable hiérarchique qui prennent alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l'activité. Si le temps nécessaire à la résolution du problème est supérieur à 2 heures, l’employeur peut demander, selon l’horaire, au télétravailleur de réintégrer son poste de travail dans les locaux de l’OPHM.

Santé, sécurité

Conformément à l’article L4122-1 du Code du travail et au même titre que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’Office, le télétravailleur est tenu de prendre soin de sa santé et de sa sécurité. Conformément à l’article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale, « l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail ».

Procédure d’agrément et de dépôt de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er mars 2020.

En application des articles D. 2231-2 et suivant du code du travail, le présent accord sera déposé :

• Auprès des services de la DIRECCTE de la Seine Saint Denis de façon dématérialisée sur le site dédié à cet effet (teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

• Au greffe du conseil des Prud’hommes de Bobigny.

DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée 1 an renouvelable. Il cessera de produire ses effets à son terme, sans autres formalités.

REVISION

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai d’un an suivant sa prise d’effet, par la Direction de l’OPHM ou par une des organisations syndicales habilitées en vertu des dispositions légales.

Toute demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision.

SUIVI DE L’ACCORD

Un suivi de l’accord sera réalisé par la Direction de l’OPHM et les organisations syndicales signataires de l’accord à l’occasion de la négociation annuelle obligatoire.

COMMUNICATION DE L’ACCORD

Le texte du présent accord signé sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’OPHM.

Les salariés sont informés du contenu du présent accord par note de service.

FAIT A MONTREUIL, LE 12 mars 2020, EN SIX EXEMPLAIRES.

LA DIRECTION DE l’OFFICE DE L’HABITAT MONTREUILLOIS

Représentée par XXXXXX, Directeur Général

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LES ORGANISATIONS SYNDICALES :

La CGT, représentée par XXXXXX

SUD, représenté par XXXXXXX, Délégué syndical