Accord relatif à la mise en place et aux modalités de fonctionnement du Comité Social et Économique

ENTRE :

La société OSR ( N° SIRET : 491 199 212 000 45 ) dont le siège social est situé 1 rue Raymond Verges 97441 STE SUZANNE et représentée par Monsieur xxxxx, Président Directeur Général.

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par Monsieur xxxxxxxx

PREAMBULE

La mise en place du comité social et économique (« CSE »), prévue par l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, constitue une réforme majeure de l’organisation et des modes de fonctionnement des instances représentatives du personnel.

Convaincues de l’importance pour la société OSR d’organiser la représentation du personnel afin de la rendre plus efficace et cohérente avec la réalité de l’organisation de la société, La Direction et les organisations syndicales représentatives ont souhaité mettre en place le CSE de façon concertée par voie d’accord collectif.

Dans ce contexte, la direction et les organisations syndicales représentatives signataire du présent accord ont convenu des dispositions visant à définir :

• le périmètre de mise en place du CSE,

• les modalités de fonctionnement de cette instance unique,

• les sujets de consultation et information,

• les modalités d’utilisation des heures de délégation,

• les modalités de financement

• les commissions du CSE

• le support de la BDES (base de données économiques et sociales)

Conformément aux dispositions légales, la durée des mandats est de quatre ans.

Au regard de la mise en place nouvelle de cette instance fusionnée, du temps d’appropriation des règles de fonctionnement et des périmètres, cette durée prévue par le législateur est retenue.

Etant précisé qu’au terme de ce premier mandat CSE de 4 années, les partenaires sociaux réétudieront la pertinence d’une telle durée pour les prochains mandats

PARTIE I - PERIMETRE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

L’instance CSE

Au regard de l’organisation de la société, composée de plusieurs établissements mais d’une absence d’autonomie de gestion des Directeurs d’Agence ainsi qu’une centralisation des décisions ou tout au moins d’une validation au niveau de la Direction Générale, les partenaires sociaux déterminent la création d’un seul CSE.

Pour rappel, conformément aux dispositions légales, le nombre de membres au sein du CSE et les heures de délégation qui sont attribuées aux membres titulaires sont fixées en fonction de l’effectif des établissements :

Nb de salariés	Nb de titulaires	Nb mensuel heures de délégation	Total heures de délégation
400 à 499	12	22	264

Il est rappelé par ailleurs, en application des dispositions légales, que le CSE est composé d’autant de membres titulaires que de membres suppléants mais que ces derniers ne bénéficient pas de crédits d’heures individuelles.

PARTIE II - FONCTIONNEMENT DU CSE

Composition des réunions plénières

Les réunions plénières sont présidées par une personne ayant la qualité pour représenter la Direction de la société ou par son représentant dûment mandaté par elle.

Il est convenu que la Direction peut être accompagnée de plein droit par trois salariés.

Il peut s’agir soit de salariés en interne qui disposent d’une expertise sur un sujet en particulier, soit de l’intervention d’une personne externe.

En dehors de ce cas, la présence en réunion d’une tierce personne, interne ou externe à l’entreprise, nécessite l’accord de la majorité des membres présents lors de la réunion du CSE.

Les réunions plénières des CSE sont organisées en présence :

• des membres titulaires, étant précisé que les membres suppléants ne participent à ces réunions qu’en l’absence du titulaire ;

• des représentants syndicaux au CSE.

Lorsque les réunions du CSE portent au moins partiellement sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, sont également convoqués :

• le médecin du travail, 

• le responsable du service de santé et de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent de chargé de la sécurité et des conditions de travail, 

• l’inspection du travail, 

Il est précisé que l’inspection du travail doit être convoqué aux réunions du CSE au moins 15 jours avant celles-ci.

Le CSE sera composé obligatoirement d’un secrétaire et d’un trésorier qui seront désignés, obligatoirement parmi les titulaires, à la majorité des voix par les membres titulaires, au cours de la première réunion des membres du CSE.

Seront également désignés en plus un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint parmi les titulaires.

Leurs missions respectives seront définies dans le règlement intérieur du CSE.

Le Président ne prend pas part au vote.

1. Nombre de réunions plénières

Il est convenu que le CSE se réunira au minimum 6 fois par an en réunion plénière sur convocation du président.

Des réunions extraordinaires peuvent également se tenir sur convocation du président ou sur demande de la majorité des membres titulaires.

Parmi ces réunions, au moins trois d’entre elles porteront au moins partiellement sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

2. Ordre du jour des réunions

L’ordre du jour des réunions CSE est élaboré conjointement par le secrétaire et le président du CSE. Etant précisé que les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou règlementaire ou par accord collectif de travail sont inscrites de plein droit par le président ou le secrétaire.

L’ordre du jour est transmis par le président aux membres du CSE au moins 3 jours francs avant la réunion des membres du CSE.

72 heures au moins doivent séparer le moment où les membres du comité reçoivent cet ordre du jour et le moment où s'ouvre la séance, peu importe que dans ce délai se trouve un samedi ou un dimanche

Dans un souci écologique et de gain de temps, l’ordre du jour des réunions CSE peut être transmis par tout moyen et notamment par mail.

L’ordre du jour signé par le Président et le secrétaire du CSE sera alors scanné afin de permettre un envoi par mail.

Lorsque les réunions du CSE portent au moins partiellement sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, l’ordre du jour est également communiqué aux personnes mentionnées ci-avant.

3. Procès-verbaux (PV) des réunions

Afin de limiter un délai trop important entre chaque réunion avant que les salariés puissent prendre connaissance du PV, les partenaires sociaux ont prévu les modalités suivantes d’approbation des PV.

Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai de 15 jours calendaires suivant la réunion, et communiqué dès rédaction à l’ensemble des membres du comité.

Si aucun retour n’est fait, dans les 7 jours calendaires suivant l’envoi du projet de PV par le secrétaire, alors le PV sera réputé validé par les membres.

Le secrétaire confirmera aux membres du CSE que la version est inchangée et définitive.

Le PV sera remis au DRH après signature du secrétaire, pour diffusion aux salariés.

Si un ou des retours sont faits, et que le secrétaire les prend en compte sans difficultés [y compris le cas échéant en lien avec l’auteur des modifications], alors le PV finalisé est renvoyé dans les 7 jours calendaires aux membres du CSE.

En l’absence d’objection dans les 7 jours calendaires suivants, le PV sera réputé avoir été validé par les membres.

Le PV sera remis au DRH après signature du secrétaire, pour diffusion aux salariés.

Si les demandes de modification, d'ajout ou de retrait, proposés ne sont pas acceptés par le secrétaire [le cas échéant après échange avec le(les) auteur(s) des modifications], le PV fera l’objet d’un échange et d’une approbation dans le cadre du prochain CSE.

Dans cette attente, le secrétaire du comité finalise le procès-verbal et l’adresse sans délais aux membres du CSE.

Le PV sera remis au DRH après signature du secrétaire, pour diffusion aux salariés.

Cette diffusion sera accompagnée d’une note rédigée par le secrétaire précisant les points qui feront l’objet d’un nouvel échange à la prochaine réunion du CSE.

Une fois le PV final approuvé, ce dernier sera diffusé immédiatement après la réunion du CSE portant sur l’approbation du PV.

Il est rappelé que la rédaction du procès-verbal relève du rôle du secrétaire.

Ainsi approuvé, il est signé par le secrétaire qui le remet au DRH pour diffusion aux salariés de la société.

Le choix des modalités de diffusion est de la responsabilité du DRH.

Par ailleurs, le secrétaire du comité signe immédiatement un extrait de PV du CSE en séance lorsque sa production est rendue nécessaire par des dispositions légales (notamment en cas de recherche de reclassement suite à une inaptitude, licenciement envisagé d’un salarié protégé, …).

4. Temps passé en réunion

Le temps passé en réunion CSE sera payé comme temps de travail effectif et ne s’imputera pas sur le crédit d’heures de délégation.

Les temps de trajet seront pris en compte de la manière suivante :

• Pour les trajets effectués pendant le temps de travail planifié, ils seront payés comme temps de travail effectif

• Pour les trajets effectués hors temps de travail planifié, ils seront payés comme temps de travail effectif pour la part excédent le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail

Les trajets seront effectués en respectant le choix le plus économique du mode de transport : véhicules de service, transport en commun, taxi, véhicule personnel.

L’activité de la société s’étend sur plusieurs territoires distants de milliers de kilomètre, en cas de changement de territoire, les solutions de vidéoconférence seront obligatoires.

5. Formation des membres

Chaque membre du CSE bénéficiera des actions de formations nécessaires au plein exercice de ses attributions dans les conditions prévues par le code du travail.

PARTIE III - INFORMATIONS ET CONSULTATIONS DU CSE

Il est rappelé que conformément aux dispositions légales en vigueur, les projets d'accord collectif, leur révision ou leur dénonciation ainsi que les accords relatifs à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ne sont pas soumis à la consultation du CSE. Néanmoins, une information sera réalisée après signature de l’accord.

1. INFORMATIONS ET CONSULTATIONS PONCTUELLES

A la première réunion du CSE, sera remise une « documentation organisationnelle » sur la société.

Ce document comportera :

• Un descriptif des établissements et services,

• Une information sur l’activité,

Chaque semestre, les informations relatives aux indicateurs RH seront transmises aux membres du CSE, c’est-à-dire les informations portant sur :

• L’absentéisme,

• Le recours aux contrats de travail à durée déterminée,

• Les entrées et sorties des effectifs (personnes physiques et ETP),

De la même manière, les informations sur l’activité des établissements et services seront données semestriellement.

Par ailleurs, auront ponctuellement lieu les informations et/ou consultations, imposées par des dispositions légales ou conventionnelles relatif à des sujets spécifiques relevant des relations :

• Individuelles (congés spécifiques : sabbatiques, création d’entreprise, avenant temporaire d’augmentation du temps de travail…)

• ou collectives (mise en place d’un nouveau logiciel (gestion des usagers, RH, comptable, qualité), mise à jour du règlement intérieur et des chartes, modification du régime de prévoyance ou complémentaire santé, recherche de reclassement suite à inaptitude, déménagement sur un autre site,…

  2. CONSULTATIONS RECURRENTES 

L'ordonnance du 22 septembre 2017 maintient les trois grandes consultations. En effet, demeurent obligatoires car elles sont d'ordre public les consultations sur :

• les orientations stratégiques de l'entreprise (bloc 1)

• la situation économique et financière de l'entreprise (bloc 2)

• la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi (bloc 3)

  1. Consultation sur les orientations stratégiques de la société

Le CSE est consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

Ces orientations étant définies sur du long terme, la consultation aura lieu tous les deux ans, ce qui permet deux consultations du CSE au regard d’une durée des mandats de 4 ans.

Une note reprenant détaillant les orientations stratégiques pour les deux années à venir sera remise aux élus. Ce document reprendra les orientations en matière de développement, de politique RH, de politique qualité et de politique financière.

De la même manière, les orientations de formation professionnelle feront l’objet d’une consultation du CSE, et selon la même périodicité. Ceci s’inscrit dans une logique de construction pluriannuelle des plans de formation.

Une note sur les orientations de formation sera communiquée à cet effet présentant les axes prioritaires de formation reprenant eux-mêmes les thématiques prioritaires.

2. Consultation sur la situation économique et financière de la société

Les partenaires sociaux ont déterminé les modalités de consultation ci-dessous.

• Budgets prévisionnels et mesures nouvelles N + 1 :

En amont de la construction des budgets prévisionnels, les membres du CSE sont sollicités par le Président une fois par an, afin de pouvoir faire part de leurs préconisations au regard de leur évaluation des besoins de la société.

• Comptes administratifs N-1 :

Chaque année, le CSE est informé sur la base d’une consolidation des comptes administratifs, comprenant les informations suivantes :

• Activité,

• Effectifs

• Résultat

  3. Consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi

• La politique sociale, les conditions de travail et d’emploi :

Les partenaires sociaux ont fait le constat dans le cadre du CE, que les documents actuels (bilan social et rapports annuels du CHSCT) permettaient d’assurer la consultation sur une large partie du bloc 3 sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Les partenaires sociaux ont convenu qu’un rapport social annuel reprenant l’ensemble des éléments convenu dans l’’article R2323-17 était suffisant afin d’assurer la consultation annuelle obligatoire sur la politique sociale, les conditions de travail et d’emploi.

• La formation professionnelle

Il est rappelé que les orientations de formation font l’objet d’une consultation au niveau du CSE et ce tous les deux ans. Le bilan de formation N-1 fera l’objet d’une consultation du CSE. En parallèle, le projet de plan de formation, construit notamment sur la base des orientations de formation et du bilan N-1, fera l’objet d’une consultation du CSE, le bilan formation de l’année N fera l’objet d’une information du CSE.

• Les congés payés

Le CSE est consulté annuellement sur la période de prise des congés payés et sur les critères d’ordre des départs en congés payés de la société.

3. DELAIS DE CONSULTATION DU CSE

En application des dispositions légales, sauf dispositions spéciales prévoyant un délai spécifique de consultation du CSE, le comité dispose d'un délai pour rendre son avis lorsqu'il est consulté par l'employeur.

A l'issue de ce délai, si le CSE n'a pas rendu d'avis, il est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis positif.

Il est convenu que ce délai de consultation est de :

• Huit jours calendaires

Ce délai court à compter de la communication par l'employeur des informations nécessaires à la consultation ou de leur mise à disposition dans la Base de Données Economiques et Sociales Unifiée (BDESU), étant précisé que l’employeur veillera à fournir ces documents le plus en amont possible de la réunion.

PARTIE IV - BON DE DELEGATION

Il est rappelé que seuls les membres titulaires des CSE bénéficient d’un crédit d’heures.

1. REPORT ET MUTUALISATION DES HEURES DE DELEGATION

Les heures de délégation d'un même membre du CSE - élu ou représentant syndical - peuvent être reportées d'un mois sur l'autre, dans la limite de 12 mois.

Cette règle ne peut pas conduire un membre du CSE à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

Les heures de délégation des élus peuvent aussi être mutualisées entre titulaires et entre suppléants, cette règle ne pouvant pas conduire un élu à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un titulaire.

Les membres du CSE doivent informer le Service Sociale au plus tard 8 jours avant la date prévue de l'utilisation des heures cumulées ou mutualisées.

En cas de mutualisation, l'information à l'employeur se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux. Ce document est transmis au Service Sociale.

Un outil dédié au suivi de l’utilisation des heures sera créé. Il permettra de comptabiliser directement les heures reportées et mutualisées via une formule de calcul, permettant d’avoir une visibilité sur le crédit d’heure restant.

Chaque mois, le secrétaire du CSE devra envoyer au Service Sociale l’outil complété faisant apparaître le solde des heures de délégation utilisé (il est précisé que le motif de délégation ne sera pas indiqué).

Dans un souci écologique et de gain de temps, cette remise se fera par mail, et ce avant le 15 du mois suivant.

2. UTILISATION DES BONS DE DELEGATION : INFORMATION DE L’EMPLOYEUR

Pour la prise de délégation, un bon sera à remplir par les membres du CSE et à remettre au Service Sociale dans les 72 heures au plus tard et ce, afin de permettre l’organisation des sites ou le membre du CSE est affecté.

Sauf situation d’urgence exceptionnelle, un délai de prévenance de 48 heures sera respecté par les élus.

En tout état de cause le membre du CSE devra s’assurer que le service social ainsi que le service d’exploitation est bien informée de son absence avant de partir en délégation.

Il est rappelé que l'utilisation de ces bons de délégation a exclusivement pour objectif de permettre à l'employeur, chargé d'assurer la bonne marche de la société, d'être informé avant que le membre du CSE n'utilise son crédit d'heures et de comptabiliser les heures de délégation effectivement prises au cours du mois.

De tels bons ne constituent en aucun cas un système d’autorisation préalable ou un contrôle a priori sur l'utilisation du crédit d'heures par le membre du CSE.

En cas de suspicion, l’employeur pourra effectuer des contrôles a posteriori via les instances de droit commun.

PARTIE VI - BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES UNIFIEE (BDESU)

1. SUPPORT, NIVEAU DE MISE EN PLACE, ORGANISATION, ARCHITECTURE, CONTENU :

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) est un outil unique regroupant l’ensemble des documents transmis au CSE.

Afin d’être en cohérence avec l’organisation du dialogue social de la société, les partenaires sociaux conviennent que les documents qui seront transmis dans la BDES correspondent aux thématiques et documents retenus et définis dans la partie III du présent accord.

Par ailleurs, l’ensemble des convocations aux réunions de chaque instance ainsi que les documents soumis à information et/ou consultation du CSE seront intégrés dans l’espace dédié.

2. MODALITES DE FONCTIONNEMENT, DE CONSULTATION ET D'UTILISATION

Les parties conviennent de se revoir ultérieurement afin de définir précisément les modalités de fonctionnement (notamment les droits d’accès, règles de confidentialité), de consultation et d’utilisation.

PARTIE VII – FINANCEMENT

Le CSE dispose de deux budgets : un budget de fonctionnement et d’un budget pour financer les activités sociales et culturelles destinées aux salariés.

1. BUDGET DE FONCTIONNEMENT

Le budget de fonctionnement permet aux élus d’exercer en toute liberté leurs attributions économiques et professionnelles.

Le CSE utilise ce budget pour :

• Financer la formation des membres élus ou délégués syndicaux au CSE à la gestion du budget et des attributions du CSE ;

• Faire appel à des compétences externes lors de consultations stratégiques et économiques de l’entreprise ;

• Rembourser les frais de déplacement des membres de la délégation ;

• Payer les frais d’impression et de diffusion des documents officiels internes (procès-verbaux, communiqués divers).

Le calcul du montant de la subvention de fonctionnement annuelle du CSE est égal à 0,20% de la masse salariale brute.

2. Budget des œuvres sociales

Le budget des activités sociales et culturelles permet le financement de différentes actions dans l’intérêt des salariés.

Ce budget est établi pour 2 ans.

Une révision aura lieu tous les deux ans, ce qui permet deux révisions au regard d’une durée des mandats de 4 ans.

Le calcul du montant de la subvention des œuvres sociales annuelle du CSE est égal à 0,21% de la masse salariale brute.

PARTIE VIII – COMMISION DU CSE

1. Composition des commissions du CSE

Chaque commission sera composée au minimum de trois membres dont un sera obligatoirement un représentant de la Direction.

Les membres de chaque commission seront désignés parmi les membres titulaires ou suppléants de la délégation du personnel du CSE.

Modalité de fonctionnement

Chaque commission fera l’objet d’un accord collectif individuel de mise en place régissant l’ensemble des modalités de fonctionnement.

Commissions obligatoires

Le CSE constituera, dès la première année de sa création, les commissions suivantes :

• Une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

• Une commission de la formation

• Une commission de l’égalité professionnelle

• Une commission d’information et d’aide au logement

  4. Commissions facultatives

Dans le cadre des activités de la société sur Mayotte et la Métropole, le CSE constituera, dès la première année de sa création, les commissions suivantes :

• Une commission Mayotte Sécurité

• Une commission Mayotte Sureté

• Une commission Métropole Sécurité.

  5. Représentation régionale

Les membres du CSE sur les territoires de Mayotte et de la Métropole seront obligatoirement rattachés aux commissions régionales liées à leur activité et son lieu d’exécution.

PARTIE VIIII – DISPOSITIONS FINALES

1. DUREE ET FIN DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le premier jour du mois suivant la signature du présent accord en vue des élections au sein de la société qui auront lieu en 2020.

En cas de modifications législatives, réglementaires ou conventionnelles, les parties conviennent d’ouvrir des négociations destinées à permettre l’adaptation aux dispositions nouvelles.

2. REVISION

Le présent accord est révisable dans les conditions légales (à titre informatif, fixées à ce jour par l’article L2261-7-1 code du travail).

Toute demande de révision par l’une des parties signataires devra être accompagnée d’une proposition concernant la nouvelle rédaction du ou des articles dont la révision est demandée, et notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties signataires.

Au plus tard dans le délai de trois mois, les parties devront se réunir en vue de la rédaction des dispositions à réviser. Les articles révisés donneront lieu à des avenants qui devront être ratifiés par l’ensemble des parties signataires, sous peine d’être dépourvus de tout effet juridique, et les articles concernés seront maintenus en leur état initial.

3. ADHESION

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative dans la société, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion au présent accord ne pourra se faire qu’en totalité et sans réserve, et elle inclura l’adhésion aux avenants signés.

Celle-ci devra également être signifiée par lettre recommandée avec avis de réception, dans un délai de huit jours, aux parties signataires.

L’adhésion sera effective à compter du jour suivant l’accomplissement de l’ensemble des formalités de dépôt et de publicité.

4. INTERPRETATION

Le présent accord fait loi entre les parties signataires ou qui y auront par la suite adhérées sans réserve et en totalité.

Toutefois, s’il s’avérait que l’une des clauses du présent accord pose une difficulté d’interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à interprétation.

A cet effet, sous réserve que la difficulté porte sur un litige d’ordre collectif, la Direction convoquera une commission composée de représentants des organisations syndicales signataires et adhérentes et de représentants de l’employeur en nombre égal.

L’interprétation sera donnée sous forme d’une note explicative adoptée par toutes les parties signataires du présent accord, ou y ayant par la suite adhérer sans réserve et en totalité.

5. PUBLICITE DE L’ACCORD

Un exemplaire de l'accord et de ses avenants éventuels sera mis à la disposition des salariés.

6. DEPOT ET DATE D’EFFET

Conformément à l’article L. 2231-7 du Code du travail, le présent accord sera déposé par la société, à l’issue du délai d’opposition de 8 jours, sur la Plateforme dédiée (TéléAccords à l’adresse www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) qui vaut désormais dépôt auprès de la DIECCTE.

Un exemplaire sera adressé au greffe du tribunal administratif de Saint Denis

Fait à Sainte Suzanne, le 27 décembre 2019

En 5 exemplaires originaux.

Signatures

La société OSR représentée par Monsieur xxxxxxxxx, Président Directeur Général

L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxxxx