ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

ENTRE :

La Société RIA FRANCE, sise 6 bis rue Fournier – 92110 CLICHY, représentée par Madame XX, Directrice des Ressources Humaines, dûment mandatée pour conclure les présentes,

ci-après désignée « l’Entreprise »,

d’une part,

ET :

Les Organisations Syndicales définies ci-dessous :

• CFDT représentée par XX,

• CGT représentée par XX,

• SNB/CFE-CGC représenté par XX,

Ci-après désignées « Les Parties signataires »,

d’autre part.

Table des matières

PREAMBULE 3

CHAMP D’APPLICATION 3

CHAPITRE 1 - DEFINITIONS 3

Article 1 - Définition du télétravail 3

Article 2 - Définition du domicile 3

Article 3 - Définition du télétravailleur 4

CHAPITRE 2 - LE TELETRAVAIL POUR LES COMMERCIAUX 4

CHAPITRE 3 - LE TELETRAVAIL POUR LES FONCTIONS SIEGE 4

1 - CONDITIONS DE TELETRAVAIL 4

Article 4 - Rythmes de télétravail 4

Article 5 - Critères d’éligibilité 5

2 - ORGANISATION DU TELETRAVAIL 6

Article 6 - Organisation de l’activité du télétravailleur 6

Article 7 - Modification des journées de télétravail 6

3 - MISE EN PLACE ET CESSATION DU TELETRAVAIL 6

Article 8 - Procédure de candidatures et d’acceptation 6

Article 9 - Formalisation par avenant au contrat de travail 7

Article 10 - Période d’adaptation 7

Article 11 - Principe de réversibilité permanente 8

Article 12 - Cessation de plein droit ou réexamen de la situation de télétravail 8

CHAPITRE 4 - DISPOSITIONS COMMUNES 8

1 - CONTROLE ET GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL 8

2 - MAINTIEN DU LIEN AVEC L’ENTREPRISE 9

3 - ENVIRONNEMENT ET EQUIPEMENT DE TRAVAIL 9

Article 13 - Matériel 9

Article 14 - Espace dédié 10

Article 15 - Attestation de conformité électrique 10

Article 16 - Gestion des pannes et incidents techniques 10

4 - DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL 10

Article 17 - Droits collectifs et individuels 10

Article 18 - Santé et sécurité 11

Article 19 - Vie privée du télétravailleur 11

Article 20 - Protection des données et confidentialité 11

Article 21 - Assurances et conformité du système électrique 11

Article 22 - Actions de communication et de sensibilisation des collaborateurs 12

CHAPITRE 5 - DISPOSITIONS FINALES 12

Article 23 - Durée de l’accord 12

Article 24 - Révision – Dénonciation 12

Article 25 - Entrée en vigueur 12

Article 26 - Publicité et dépôt 12

PREAMBULE

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la règlementation sur le télétravail en vigueur et notamment des ordonnances Travail du 22 septembre 2017, ratifiées par la loi 2018-217 du 29 mars 2018.

Les parties conviennent que les évolutions en matière d’outils de communication à distance permettent d’envisager de nouveaux modes d’organisation du travail au sein de l’entreprise tout en offrant aux collaborateurs qui le désirent la possibilité d’exercer une partie de leur activité à leur domicile afin de limiter leurs trajets domicile / lieu de travail de favoriser ainsi l’équilibre vie privée / vie professionnelle.

La Direction et les partenaires sociaux s’accordent sur le fait que le télétravail représente une avancée sociale et constitue une solution efficace et avantageuse, permettant au salarié de gagner en autonomie et de développer la relation de confiance entre le collaborateur et le manager.

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société Ria France, à l’exclusion des salariés du réseau des agences, pour lesquels la présence physique est inhérente à leur fonction.

Le présent accord opère une distinction entre les collaborateurs commerciaux (Chapitre 2), pour lesquels le télétravail est inhérent à leur fonction, et les collaborateurs du siège (Chapitre 3), soumis à une règlementation particulière en termes de travail à domicile.

CHAPITRE 1 - DEFINITIONS

Article 1 - Définition du télétravail

Le télétravail est défini à l’article L. 1222-9 du code du travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Article 2 - Définition du domicile

Le domicile s’entend du lieu de résidence habituelle situé en France, sous la responsabilité pleine et entière du salarié en situation de télétravail.

L’adresse de son domicile doit avoir été déclarée auprès des gestionnaires du département des Ressources Humaines. Le salarié s’engage également à informer ce département de tout changement d’adresse.

Article 3 - Définition du télétravailleur

Conformément à l’article L. 1222-9 du code du travail, est considéré comme salarié en situation de télétravail (ci-après désigné « télétravailleur »), tout salarié de la société Ria France qui effectue du télétravail.

CHAPITRE 2 - LE TELETRAVAIL POUR LES COMMERCIAUX

Eu égard à leur fonction, les commerciaux terrains rattachés à la Direction Commerciale de Ria France disposent d’une autonomie particulière dans l’organisation de leur travail. Leur mission nécessitant des déplacements fréquents auprès des prospects et clients éventuels établis dans les zones dont ils ont la charge, les commerciaux terrain ont la possibilité de réaliser du télétravail, sans être limité à nombre de jour maximum par semaine.

Pour des raisons d’organisation, les collaborateurs commerciaux doivent informer leur responsable hiérarchique de leurs déplacements.

En tout état de cause, le commercial terrain reste tenu d’être en mesure de se rendre dans les bureaux de l'entreprise sur demande de sa hiérarchie.

Il est rappelé que les commerciaux dont le territoire de prospection est situé hors Ile-de-France bénéficient, en raison de leur éloignement du siège social, d’une indemnité forfaitaire et d’une indemnité d’occupation de domicile, toutes deux mensuelles. Ces indemnités ont vocation à pallier leur éloignement du siège et l’absence de locaux de la Société proche de leur zone de prospection.

CHAPITRE 3 - LE TELETRAVAIL POUR LES FONCTIONS SIEGE

1 - CONDITIONS DE TELETRAVAIL

Article 4 - Rythmes de télétravail

Le nombre hebdomadaire de jour en télétravail est limité à un jour maximum. Cela, afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail.

Il est convenu qu’il n’est pas possible d’accoler le jour de télétravail entre deux jours de congés payés.

Les parties conviennent qu’en cas de circonstances collectives particulières, un télétravail exceptionnel pourra être mis en œuvre, après accord de la Direction des Ressources Humaines. Il peut s’agir notamment d’une pandémie ou d’évènements climatiques ou ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectif.

Article 5 - Critères d’éligibilité

S’agissant du télétravail régulier, est éligible le collaborateur répondant aux conditions cumulatives suivantes :

• Avoir une ancienneté de 4 mois afin de garantir une bonne intégration aux salariés nouvellement embauchés,

• Ne pas être en période d’essai ou en préavis,

• Posséder une capacité d’autonomie personnelle suffisante pour s’organiser au quotidien et gérer ses horaires de travail et de repos,

• Pouvoir accéder à distance à ses applications de travail,

• Exercer des fonctions compatibles avec le télétravail, à savoir une fonction qui notamment :

• N’exige pas, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise,

• Ne nécessite pas déjà une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail,

• Disposer d’un espace de travail au domicile adapté à la réalisation du télétravail, dans le but d’exercer ses fonctions dans un environnement propice au travail, au calme et à la concentration.

Il est précisé que les titulaires d’un contrat de professionnalisation, d’un contrat d’apprentissage et les stagiaires, ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que leur présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur formation.

Par ailleurs, si plusieurs membres d’un service se manifestent pour bénéficier du télétravail au cours d’une même période, ou sur une même journée, et si leur responsable hiérarchique estime qu’il ne peut donner suite à l’ensemble des demandes, il lui revient de procéder à un départage entre les salariés demandeurs selon un/des critères objectifs : temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail, nombre d’années d’ancienneté, journées demandées, etc.

Enfin, les parties souhaitent souligner qu’une attention particulière doit être portée aux salariées ayant déclarées leur grossesse et ce jusqu’à leur congé maternité ainsi qu’aux salariés reconnus travailleurs handicapés.

2 - ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Article 6 - Organisation de l’activité du télétravailleur

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 7 - Modification des journées de télétravail

Par principe, en cas de modification du nombre ou de la répartition permanente des jours en télétravail, celle-ci doit faire l’objet d’un nouvel avenant.

A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées dans les locaux de l’entreprise si le supérieur hiérarchique en décide ainsi. Dans cette situation, le jour de télétravail sera reporté à une date choisie conjointement entre le salarié et le supérieur hiérarchique dans la limite d’un délai maximum d’un mois après la date du jour en télétravail initialement prévue.

Si pour des raisons personnelles ou pour des problèmes techniques, le salarié ne peut exercer son activité à son domicile un ou des jours initialement prévus en télétravail, il l’exercera alors dans les locaux habituels de travail de l’entreprise sans pouvoir reporter ni cumuler ces jours de télétravail sur une autre période.

3 - MISE EN PLACE ET CESSATION DU TELETRAVAIL

Article 8 - Procédure de candidatures et d’acceptation

8.1. La demande expresse du salarié

Lorsqu’un salarié souhaite bénéficier du télétravail, il doit faire part de sa demande par écrit (courrier ou mail) auprès de son supérieur hiérarchique direct, qui transmet ensuite la demande à la Direction des Ressources Humaines.

8.2. La réponse du responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique, après information et avis de la Direction des Ressources Humaines, analyse la situation et apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité prévues à l’article 5 du présent accord.

Les parties conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (rythmes, choix du jour notamment). Le manager sera attentif à ce que le nombre de télétravailleur au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. 

La Direction des Ressources Humaines et le responsable hiérarchique répondent par écrit à la demande du salarié dans un délai maximum d’un mois après réception de la demande.

Article 9 - Formalisation par avenant au contrat de travail

En cas d’acceptation par le responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines, le télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail. Il est établi pour une durée déterminée maximale d’un an, arrivera à échéance chaque 31 décembre de l’année en cours et sera renouvelable pour une durée d’un an par tacite reconduction.

Cet avenant précise les modalités d’exécution du télétravail :

• le lieu d’exercice du télétravail (adresse du domicile),

• le jour convenu,

• la durée de la période d’adaptation,

• les conditions de réversibilité,

• le matériel mis à disposition,

• les règles relatives à l’utilisation des équipements informatiques.

Par défaut, ce qui n’est pas précisé dans l’avenant est régi par le présent accord.

Article 10 - Période d’adaptation

Lors de la mise en œuvre du télétravail, il est prévu une période contractuelle d’adaptation initiale d’une durée de trois mois. Elle permet, tant pour le télétravailleur que pour le manager, de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance réciproque de 2 semaines.

Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation initiale, un entretien de bilan aura lieu entre le salarié et son manager.

Article 11 - Principe de réversibilité permanente

Outre la période d’adaptation de trois mois, la situation de télétravail est réversible à tout moment par les parties. Le salarié peut donc notifier à son responsable hiérarchique sa volonté de mettre fin à cette forme de travail, par écrit. De même, le manager a le droit de mettre fin à l’activité en télétravail de son collaborateur, dans les cas où la manière de travailler de ce dernier s’avérerait en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ou dans les cas où les performances constatées ne donneraient pas satisfaction.

Dans ces deux situations, un délai de prévenance de deux mois devra être observé.

En cas d’exercice du droit de réversibilité, le matériel devra être restitué à l’entreprise.

Article 12 - Cessation de plein droit ou réexamen de la situation de télétravail

Le télétravail cesse de plein droit en cas de non-respect des dispositions de l’avenant au contrat de travail. Ainsi, notamment, dans le cas où le supérieur hiérarchique du collaborateur se rendrait compte d’une inefficacité et d’une mauvaise gestion de l’organisation du télétravailleur, il pourra être mis fin sans préavis au télétravail. Il est rappelé qu’une absence de travail avérée ou un comportement déloyal pourront justifier une faute, susceptible de déclencher une procédure disciplinaire.

Enfin, le télétravail donne lieu à un réexamen pouvant aller jusqu’à la cessation de plein droit en cas de changement de service, de poste, de fonction ou de domicile.

CHAPITRE 4 - DISPOSITIONS COMMUNES

1 - CONTROLE ET GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. A cet égard, pendant les horaires de service pour les salariés qui y sont soumis, le télétravailleur est tenu d’être joignable par l’entreprise, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées par l’entreprise. Le salarié s’engage à consulter régulièrement sa messagerie professionnelle, se connecter à Teams et répondre aux sollicitations formulées par l’entreprise.

A priori, le télétravailleur qui ne se rend pas disponible pendant ces plages horaires peut être sanctionné. Cette éventualité peut notamment motiver une décision de l’employeur de mettre fin à la situation de télétravail.

Par défaut, les plages horaires de disponibilité obligatoire fixées dans l’avenant sont les suivantes : 9h30 à 12h puis 14h à 17h (l’horaire du déjeuner ne peut être inférieur à une heure). L’entreprise se réserve la faculté de modifier contractuellement ces plages horaires afin d’assurer la continuité du service. Fixer de telles plages horaires permet de garantir la possibilité d’un dialogue entre les différents acteurs malgré la distance.

Le salarié dont le temps de travail est décompté en jours organisera son temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par le Code du travail.

Comme tout collaborateur, le télétravailleur bénéficie du droit à la déconnexion dans les conditions fixées par l’accord qualité de vie au travail du 3 décembre 2019.

L’employeur devant veiller au respect de la règlementation en termes de temps de travail, les salariés devront indiquer quotidiennement leurs horaires de travail ou jour de travail pour les salariés au forfait jours, sur l’outil OpenRia, de la même manière qu’ils les relèvent lorsqu’ils sont dans les locaux de l’entreprise.

2 - MAINTIEN DU LIEN AVEC L’ENTREPRISE

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et est attentif, dans la mesure du possible à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

3 - ENVIRONNEMENT ET EQUIPEMENT DE TRAVAIL

L’employeur demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son logement et de ses équipements avec un fonctionnement en télétravail.

Article 13 - Matériel

L’entreprise s’engage à fournir et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail :

• un ordinateur portable dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé.

En tout état de cause, le télétravail n’emporte pas l’attribution d’un double matériel technique. Le salarié ne pourra pas demander à la Direction Informatique l’attribution d’un deuxième poste de travail.

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés et en assure la bonne conservation. Il est responsable de l’intégrité du matériel mis à disposition et notamment des données qui y sont stockées. En cas de vol ou de perte, un dépôt de plainte devra être communiqué et remis à la Direction Ressources Humaines et la Direction Informatique dans les 48 heures.

Pour rappel, le matériel informatique mis à disposition du salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail est strictement dédié aux missions qui lui sont confiées. L’usage personnel de ce matériel est par conséquent interdit.

Article 14 - Espace dédié

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié au sein de son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

Article 15 - Attestation de conformité électrique

Le télétravailleur s’assure de la conformité de l’installation électrique de son lieu de télétravail à la règlementation en vigueur. Il en certifie la conformité à Ria France par la remise d’une attestation sur l’honneur permettant le télétravail par l’utilisation des technologies de l’information et de la communication, condition préalable pour bénéficier du télétravail. Cette attestation de conformité électrique devra nécessairement être remise avant toute mise en œuvre du télétravail.

Article 16 - Gestion des pannes et incidents techniques

Le salarié s’engage à prévenir dès que possible la Direction informatique en cas de panne, de mauvais fonctionnement ou de détérioration du matériel mis à sa disposition. En cas d’incident technique empêchant d’effectuer normalement son activité, il doit en informer immédiatement son supérieur hiérarchique, qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité.

Un télétravailleur qui rencontre des problèmes techniques verra sa période de télétravail suspendue pour revenir travailler dans les locaux de l’entreprise.

4 - DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL

Article 17 - Droits collectifs et individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en situation de télétravail bénéficie ainsi des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretien professionnels et de politique d’évaluation. De même, les collaborateurs bénéficient des titres restaurant lorsqu’ils sont en situation de télétravail.

Article 18 - Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Si un accident survient au domicile pendant un jour de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie ainsi que la Direction des Ressources Humaines.

Article 19 - Vie privée du télétravailleur

L’exercice du télétravail ne doit pas interférer avec la vie privée du salarié. A contrario, la vie privée du salarié ne doit pas prendre le pas sur l’activité du salarié en situation de télétravail. Le salarié s’engage à ne pas user ou abuser du télétravail à des fins non-professionnelles.

Article 20 - Protection des données et confidentialité

Le salarié en télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la Charte informatique. Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin…) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

De manière générale, le collaborateur en télétravail est soumis à une obligation de confidentialité et de discrétion, conformément à la clause inscrite dans son contrat de travail. Il est rappelé que l’inobservation des règles de confidentialité et de protection des donnés pourrait être considérée comme un manquement aux obligations contractuelles. L’avenant soumis à la signature des télétravailleurs rappellera, à minima, les règles de confidentialité et de protection des données ci-dessus.

Article 21 - Assurances et conformité du système électrique

Le télétravailleur doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra transmettre à l’employeur les documents attestant d’une telle couverture.

Article 22 - Actions de communication et de sensibilisation des collaborateurs

Les parties conviennent que le télétravail fait partie intégrante de la qualité de vie au travail. A ce titre, un guide des bonnes pratiques en matière de télétravail sera mis à disposition du télétravailleur et de sa hiérarchie.

CHAPITRE 5 - DISPOSITIONS FINALES

Article 23 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 24 - Révision – Dénonciation

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales et notamment en respectant, pour la dénonciation, un préavis de 3 mois.

Article 25 - Entrée en vigueur

Le présent accord entre en vigueur le 1^er janvier 2020.

Article 26 - Publicité et dépôt

Le présent accord sera déposé sur la plateforme nationale « TéléAccords » du ministère du travail par le représentant légal de la société.

Il sera également adressé un exemplaire du présent accord au Secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes territorialement compétent.

Le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Fait à Clichy, en 6 exemplaires originaux, le 3 décembre 2019.

Pour RIA France, XX

Pour la CFDT, XX

Pour la CGT, XX

Pour le SNB/CFE-CGC, XX