Accord d'entreprise "ACCORD TELETRAVAIL" chez WEBHELP MONTCEAU (Siège)

Entre les soussignés :

La Société WEBHELP MONTCEAU, immatriculée au RCS de CHALON SUR SAONE sous le numéro 514 032 655 2009 B 406 dont le siège social est sis 16 rue Saint Eloi, 71300 MONTCEAU LES MINES représentée par XXX, agissant en qualité de Directeur de Site, dûment habilité,

Ci-après dénommée « la Société » ou « WEBHELP MONTCEAU »,

D’une part,

Et les organisations syndicales représentatives,

• CFDT, représentée par XXX

En qualité de déléguée syndicale

• CGT, représentée par XXX

En qualité de déléguée syndicale,

• FO, représentée par XXX

En qualité de déléguée syndicale

Ci-après désignées ensemble "les Parties"

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE :

Du fait des circonstances exceptionnelles et de la durée potentielle de la crise liée au Covid 19, la Direction et les organisations syndicales ont souhaité mettre en place et encadrer une nouvelle forme temporaire d'organisation du travail dans la société.

Cet accord répond à un objectif de capacité d’adaptation pour l'entreprise face aux contraintes sanitaires qui évoluent.

Webhelp considère que le télétravail est une forme d'organisation du travail qui aide à répondre aux contraintes de la crise et souligne que la responsabilité, l'autonomie et la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie constituent des facteurs essentiels à la réussite de ce mode d'organisation du travail.

Cet accord est valable temporairement et prend fin au 31 décembre 2020, pour permettre d’acter d’un dispositif unique et simple, en prévoyant un bilan de ce dispositif à fin d’année en amont d’une nouvelle négociation sur le sujet, qui intégrera des hypothèses de travail plus larges.

Cet accord intervient en période d’incertitude concernant la continuité de la crise sanitaire, afin de permettre un maintien de la continuité de service tout en continuant de respecter les gestes barrières encore en vigueur au niveau du site.

Cet accord encadre donc principalement l’activité des salariés déjà placés en télétravail depuis la période du COVID-19.

Afin de maintenir le lien avec la communauté de travail et disposer d’un temps d’échange sur site avec son manager, une organisation sera mise en place pour permettre au salarié un retour sur site de manière ponctuelle si nécessaire.

ARTICLE 1 - Définitions

Le télétravail est défini par l'article L 1222-9 du Code du travail. Il désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur le salarié qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

ARTICLE 2 - Champ d'application

Le présent accord est applicable à tous les salariés titulaires d'un contrat de travail au sein de la société.

ARTICLE 3 - Conditions de passage en télétravail

ARTICLE 3-1 - Critères d'éligibilité

Le télétravail est ouvert à tous les salariés entrant dans le champ d'application de la présente charte qui peuvent exercer leurs fonctions de façon autonome et dont le poste et les activités sont compatibles avec ce mode d'organisation du travail.

Ainsi, sont éligibles les salariés remplissant les conditions cumulatives définies aux articles suivants.

Ne peuvent pas être éligibles les salariés ayant une activité qui par nature requiert d'être exercée dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison de :

• Raisons de sécurité (exemple : activité bancaire)

• Décisions du client donneur d’ordre

ARTICLE 3-2 - Fréquence et nombre de jours de télétravail (en cas de limitation du nombre de jours de télétravail par semaine)

Le télétravail est organisé dans la continuité de l’organisation actuelle mise en place du fait de la crise sanitaire. Il est possible d’organiser des périodes ponctuelles d’activité sur site.

L’organisation des jours de télétravail est décidée avec le supérieur hiérarchique qui demeure le décideur final.

ARTICLE 3-3 - Caractère volontaire

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié.

Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles (développement local de l’épidémie de Covid 19, évènement climatique…) ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

ARTICLE 3-4 - Procédure de passage en télétravail

ARTICLE 3-4-1 - Passage à la demande du salarié

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit adresser une demande écrite et motivée à la société, accompagnée du questionnaire d’éligibilité, par lettre remise en main propre ou par courriel avec avis de réception. La société devra y répondre dans un délai de 15 jours. Le refus de la société sera motivé.

De plus, le salarié devra également justifier d’un bon niveau de performance (bons résultats Lift) et d’un comportement responsable (assiduité, absence de retards, respect des procédures).

Les salariés actuellement en télétravail n’auront pas à faire de nouvelle demande pour maintenir l’organisation du travail en vigueur depuis la crise sanitaire.

ARTICLE 3-4-2 - Passage à la demande de l'employeur

Dans le cadre de projets spécifiques ou pour des raisons organisationnelles, la société peut proposer le télétravail à un salarié. Cette demande doit être adressée par écrit au salarié par courriel avec avis de réception 15 jours avant la date envisagée pour sa prise d'effet. Le salarié disposera d'un délai de 8 jours pour répondre par écrit à la demande de l'employeur.

Le refus du salarié d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture de son contrat de travail.

ARTICLE 4 - Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué soit au domicile du salarié, soit dans un lieu tiers à définir par les parties.

Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié, c'est-à-dire celui dont l'adresse figure sur le bulletin de salaire.

ARTICLE 5 - Conformité des locaux

En cas de télétravail à domicile, le salarié doit prévoir un espace de travail respectant les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail et accepte qu'un représentant de l'employeur contrôle la conformité de son logement, en particulier, des installations électriques.

En cas de déménagement, le salarié s'engage à prévenir la société et à lui communiquer sa nouvelle adresse. Le nouveau logement pourra également faire l'objet d'un contrôle de conformité. Le salarié sera prévenu à l'avance des dates et heures du contrôle

Dans le cas où le nouveau logement s'avèrerait non conforme, il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions prévues à l'article « Réversibilité du télétravail ».

ARTICLE 6 - Organisation du temps de travail

Pendant la période de télétravail, le salarié organise son temps de travail en respectant :

• la planification de ses horaires, de ses activités et de ses temps de pause

• les limites imposées par la législation en vigueur concernant la durée du travail ;

ARTICLE 7 - Temps et charge de travail

ARTICLE 7-1 - Contrôle du temps de travail

Le contrôle est fait sur la base du temps de connexion Avaya ou Erec, le salarié informe par mail ou tout autre moyen son responsable si modification ou difficulté particulière (ex : problème de connexion).

ARTICLE 7-2 - Modalités de régulation de la charge de travail

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d'augmenter la charge de travail habituelle du salarié ou de compromettre la bonne exécution du travail.

Dans la mesure où l’activité du salarié le nécessite, le salarié communiquera régulièrement avec son supérieur hiérarchique, le service planification et les services support sur l'avancement de ses travaux. A cette occasion la charge de travail du salarié pourra le cas échéant être réajustée si nécessaire. Le salarié devra, en outre, contacter son supérieur hiérarchique sans délai en cas de difficulté de réalisation des travaux qui lui sont confiés, afin de trouver une solution au plus vite.

ARTICLE 8 - Equipements de travail

La société fournit et entretient le matériel nécessaire à l'activité du salarié.

Les équipements fournis se composent de : poste bureautique complet (unité centrale, clavier, souris, écran, câbles).

Le bon fonctionnement de ces équipements fera l’objet d’une vérification au départ et au retour du salarié. L’ensemble de ces équipements sera remis contre signature.

ARTICLE 8-1 - Entretien des équipements

Le salarié s'engage :

• à prendre soin des équipements qui lui sont confiés ;

• à avertir immédiatement la société en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, par l’ouverture d’un ticket via l’outil interne, par email, numéro de téléphone ad hoc…

• Au respect de la charte d’utilisation des outils informatiques

ARTICLE 8-2 - Intervention sur les équipements

En cas de nécessité d'intervention sur les équipements par un intervenant technique, le salarié s'engage à autoriser l'accès à son espace de travail ou à rapporter son matériel défectueux sur site pour échange ou réparation.

Si une visite au domicile est nécessaire, elle doit être préalablement portée à la connaissance du salarié.

ARTICLE 8-3 - Utilisation des équipements

Le salarié s'engage à prendre connaissance des consignes d'utilisation des équipements qui lui ont été données et à les respecter scrupuleusement sous peine de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement.

Le salarié s'engage aussi à suivre, préalablement au télétravail, les formations nécessaires portant sur l'installation, l'utilisation et l'entretien de ce matériel et, en cours de période de télétravail, en cas de besoin, celles liées à son adaptation.

Le salarié s'engage enfin, sous peine de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement, à ne pas utiliser pour un usage autre que professionnel :

• les équipements mis à sa disposition par l'entreprise ;

• les systèmes téléphoniques installés au nom de la société.

  Les règles de sécurité sont définies en annexe de la présente charte.

ARTICLE 8-4 - Prise en charge des frais

La société s'engage à prendre à sa charge les frais engagés par le salarié à hauteur d’un forfait de 35€ par mois complet de télétravail. Un prorata temporis sera réalisé afin de déduire toutes absences justifiées ou non ainsi que les éventuels jours passés sur site.

ARTICLE 8-5 - Restitution

L'ensemble des équipements fournis par la Société restent sa propriété et à ce titre sont insaisissables.

Le salarié s'engage à restituer le matériel fourni par la Société dès la fin de la période de télétravail ou en cas de cessation du contrat de travail sans délai à la demande de l'entreprise.

ARTICLE 9 - Assurances

Si le salarié utilise son domicile pour télétravailler, il s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à la société et à remettre à cette dernière une attestation « multirisques » habitation couvrant son domicile.

ARTICLE 10 - Protection des données

Le salarié s'engage à respecter la Charte informatique de l'entreprise ainsi que les règles mises au point par la société, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données.

Le salarié veillera, en particulier, à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail.

ARTICLE 12 - Intégration à la communauté de travail

Le télétravailleur reste tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise selon une organisation telle que définie précédemment.

ARTICLE 14 - Protection de la vie privée

Le salarié est informé des moyens de surveillance mis en place (contrôles techniques, suivi des connections, enregistrement d’appels ou système ayant pour but de lutter contre la cybercriminalité…). Ce dispositif devra concerner exclusivement l'utilisation des outils mis à disposition pour l'exercice professionnel.

ARTICLE 15 - Formation

Indépendamment de la formation spécifique liée à l'utilisation des équipements techniques mis à sa disposition, le salarié a accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière dans les mêmes conditions que les autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Il dispose également d’un certain nombre d’e-learning pour l’accompagner au mieux sur cette période de télétravail.

ARTICLE 16 - Santé et sécurité

Le salarié doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le salarié s'engage à prévenir sa hiérarchie immédiatement puis le service des ressources humaines de la société le plus rapidement possible et au plus tard dans les 48 heures pour l’envoi du justificatif.

ARTICLE 17 - Réversibilité du télétravail

Il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions suivantes.

ARTICLE 17-1 - A la demande du salarié

La demande du salarié doit être effectuée par écrit, soit par lettre remise en main propre, soit par courriel avec avis de réception. La société devra y répondre dans un délai de 15 jours.

ARTICLE 17-2 - A la demande de l'employeur

La société peut demander au salarié en télétravail de travailler de nouveau dans les locaux de l'entreprise. Le salarié devra alors respecter le planning de présence sur site défini.

Cette demande sera adressée par écrit au salarié, par courriel avec avis de réception, au moins 8 jours avant la date envisagée pour sa prise d'effet.

ARTICLE 18 - Dispositions finales

ARTICLE 18-1 - Entrée en vigueur et durée d'application

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.

Il s’applique du 1^er juillet au 31 décembre 2020.

ARTICLE 18-2 - Publicité et dépôt

Le présent accord sera déposé sur la plateforme électronique dédiée et sera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes de Châlon sur Saône.

Par ailleurs, un exemplaire du présent accord sera remis à chaque organisation syndicale signataire selon les dispositions prévues à l’article L2231-5 du code du travail, sera mis en ligne sur l’intranet de la Société et porté par voie d’affichage.

Fait à MONTCEAU,

Le 15 juillet 2020, en 6 exemplaires.

Pour la société WEBHELP MONTCEAU, XXX Directeur de Site
Pour le syndicat CFDT, XXX Déléguée syndicale
Pour le syndicat CGT, XXX Déléguée syndicale
Pour le syndicat FO, XXX Déléguée syndicale

ANNEXE

REGLES RELATIVES A LA CONFIDENTIALITE

EN PERIODE D’ACTIVITE EN TELETRAVAIL

Le présent document a pour objet de rappeler les règles de confidentialité requises par Webhelp dans les activités de télétravail, que le Salarié Webhelp doit respecter dans l'exercice de ses fonctions, conformément aux dispositions contractuelles

A cet égard, et conformément aux réglementations en vigueur, et à la charte utilisateur consultable sur l’intranet du site de WEBHELP et annexée au règlement intérieur de l’entreprise, chaque employé est tenu de prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations confidentielles en votre possession concernant les activités de la société et celles de ses clients, notamment des données telles que :

• Données personnelles des clients.

• Numéros de carte bancaire.

• Numéros de compte bancaire.

• Numéros de chèque.

Dont il pourrait avoir connaissance dans l’exercice de ses fonctions et qui seraient de nature à porter préjudice au groupe WEBHELP ou à ses Clients.

Ces règles sont requises par Webhelp, afin de protéger en termes de confidentialité, d'intégrité et de disponibilité, à la fois les données, ainsi que les infrastructures télécoms et informatiques, utilisées par Webhelp dans le cadre du contrat de service, sur la base duquel l'activité est exercée.

Tous les employés qui opèrent dans des conditions de télétravail doivent se conformer aux règles suivantes :

1. Protection d’identifiant et du mot de passe :

Chaque employé reçoit un compte d'accès / mot de passe personnel non transférable.

• Ne divulguez pas votre identifiant personnalisé et son mot de passe. Ils vous sont personnels.

• Ne jamais laissez à la vue de quiconque vos identifiants et mots de passe.

• Utilisez des mots de passe complexes tout en respectant la politique de mot de passe du groupe Webhelp, comportant au moins 8 caractères (alpha numérique comportant majuscules, minuscules et caractères spéciaux).

• Verrouillez votre poste de travail dès que vous vous absentez (pause de quelques minutes, …)

• Etre responsable de ses comptes/logs : l’ensemble des actions frauduleuses réalisées avec son log est sous votre responsabilité.

2. Utilisation du compte d'accès :

Le salarié s'engage à garder le mot de passe confidentiel. Celui-là ne doit pas être écrit sur aucun support, ni communiqué à un tiers.

Le salarié s'engage à ne pas utiliser un compte d'accès autre que celui qui lui est attribué pour accéder aux applications et bases de données.

3. Connexion et déconnexion :

Chaque collaborateur doit respecter la sécurité de la connexion au réseau.

Il se déconnecte systématiquement des serveurs et des applications actives avant de quitter le poste de travail. Il convient de se déconnecter complétement à la fin de sa journée de travail.

4. Prévention de perte du matériel :

Les utilisateurs doivent s'assurer que tous les équipements sont correctement sécurisés.

En cas d'endommagement, de perte ou de vol de l'équipement, les utilisateurs doivent immédiatement contacter leur supérieur hiérarchique.

5. Utilisation des données et des applications :

L'employé s’engage à :

• Utiliser les données et applications autorisées pour l'exercice de sa fonction dans le respect des règles de sécurité définies par Webhelp.

• Ne diffuser aucune information, de quelque nature que ce soit, concernant les offres et services mais également l'infrastructure et les systèmes d'information Webhelp et client. Cela comprend, sans que la liste soit exhaustive :

  • Organisation des télécommunications et des systèmes d’information ;

  • Contenu des applications auxquelles il a accès (par exemple, citation des applications) ;

  • Accès ou règles établissant l'accès à l'environnement technique et informatique ;

  • Contenu des données portées à la connaissance du salarié.

• Ne pas utiliser les informations spécifiques à l'activité, sauf aux fins pour lesquelles elles sont communiquées :

  • Les données définissent l'intégralité des informations de tout type et sur tout support sur lequel elles sont transmises et auxquelles le salarié de Webhelp a accès en exerçant la prestation réalisée au titre du contrat, et notamment : données personnelles et coordonnées des clients, données et coordonnées bancaires, données liées commande, noms des clients et partenaires, données de stratégie marketing (campagne publicitaire ...). Ces données sont très sensibles et confidentielles.

  • Il n'est pas autorisé à divulguer ces informations par le salarié sauf au bénéfice des personnes autorisées et dans la limite des permissions requises par le contrat de travail.

• Ne faire aucune copie, de quelque nature que ce soit et sur tout type de support, d'aucune information ou partie des informations reçues ou transmises.

• Ne pas modifier la configuration des systèmes utilisés ou mis à disposition par Webhelp, sauf autorisation écrite préalable d'un représentant autorisé faisant partie de la gestion du groupe Webhelp.

• Ne révéler à quiconque, sous quelle que forme que ce soit, , reproduire et/ou conserver ce type d’information, de même vous ne devez pas utiliser ces informations à des fins personnelles.

6. Protection des données :

L'employé s’engage à :

• Ne pas accéder aux applications et / ou systèmes non autorisés ;

• Supprimer régulièrement des documents inutilisés ou inutiles (selon la méthode requise par le niveau de confidentialité) ;

• Ne pas créer de copies non autorisées et ni détruire les données appartenant au client ;

• Ne pas modifier et ne pas télécharger de programmes non autorisés par l'équipe technique.

• Coopérer lors des contrôles inopinés opérés à distance via les applications appropriées, dans le but de s’assurer du respect des dits règles.

• Ne pas utiliser de papier ni stylos ou crayons. Les employés doivent utiliser uniquement les fonctionnalités natives des systèmes et applications fournis.

• La messagerie électronique Webhelp O365 ne doit être utilisée qu’à des fins strictement professionnelles.

• Ne pas divulguer d’informations sensibles sur les médias sociaux

Adoptez une attitude responsable dans l’utilisation de tout média, notamment des réseaux sociaux, en ne diffusant aucune information qui puisse nuire à votre sécurité, à celle de vos collègues ainsi qu’aux intérêts des clients Webhelp et de Webhelp.

L'employé est informé que :

• Les obligations assumées par le présent document sont valables pendant la durée du contrat de travail

• WEBHELP dispose d’outils permettant de piloter l’ensemble de l’activité qui est faite sur ses outils, bases de données et système d’information aux fins notamment de préserver et de sécuriser l’accès aux données personnelles de ses clients et d’empêcher que ces données ne soient utilisées abusivement.