Accord d'entreprise "UN PROTOCOLE D'ACCORD MISE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL A LA CPAM DES FLANDRES" chez CPAM DES FLANDRES DUNKERQUE ARMENTIERES (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD

MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

A LA CPAM DES FLANDRES

Entre d’une part,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Flandres dont le siège social est situé 2 rue de la Batellerie - 59386 DUNKERQUE représentée par Madame , Directrice, d’une part 

Et d’autre part,

Les organisations syndicales de la CPAM des Flandres suivantes :

• La CFDT représentée par

• La CGT représentée par et

• Le syndicat FO représenté par et

• Le SNFOCOS représenté par

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Pour tenir compte des évolutions de la société, des nouvelles technologies de l’information et de la communication et des demandes des salariés, la Direction a proposé aux Instances Représentatives du Personnel de mettre en place le télétravail pendulaire dans l’organisme, c’est-à-dire l’alternance de jours travaillés dans les locaux de l’employeur et les jours travaillés au domicile de l’agent.

Le présent accord s’inscrit dans la démarche de mise en œuvre du télétravail engagée par l’organisme et a pour but de permettre aux salariés de travailler à domicile dans des conditions et selon des critères très précis, tout en maintenant un fonctionnement optimal de l’organisme.

Cette démarche s’inscrit dans le cadre des actions relevant de la Responsabilité Sociétale des Organisations (RSO), du développement durable et de l’optimisation de la Qualité de Vie au travail.

Les parties signataires ont recherché le compromis le plus large pour définir un cadre de mise en place du télétravail à domicile favorable aux conditions de travail des salariés à la lumière des articles L.1222-9 et suivants du code du travail.

Ce protocole d’une durée de trois ans pourra toutefois être revu en cours d’exécution au regard des besoins et des premiers bilans afin d’envisager son éventuelle extension à d’autres secteurs d’activités de l’entreprise.

ARTICLE 1 : CADRE JURIDIQUE

1.1 - DEFINITION

Le télétravail est une forme d'organisation du travail utilisant les technologies de l'information, définie dans le cadre du contrat de travail et qui permet au salarié de travailler de façon régulière depuis sa résidence principale.

1.2 - CHAMP D’APPLICATION

La mise en place du télétravail est convenue entre l’agent volontaire, le manager et la Direction.

L’accord exprès de l’agent est formalisé dans un avenant à son contrat de travail, conclu pour une durée d’un an et renouvelable par disposition expresse à l’issue d’un processus de sélection préalablement défini.

La mise en place du télétravail est subordonnée à la compatibilité de l’emploi considéré avec les critères d’éligibilité définis dans l’organisme. Ainsi, le télétravail est susceptible de concerner les activités relatives « à la liquidation et au contrôle des prestations ».

Le protocole ne fixe pas de nombre minimum de télétravailleur. Le nombre de personnes éligibles sera fonction des profils et de l’activité des services concernés. Il pourra ainsi varier chaque année et au sein de chaque service toujours dans le respect du plafond maximum de 10% de l’effectif global dans un premier temps.

De manière à prévenir l’isolement du télétravailleur de sa communauté de travail, le travail depuis la résidence principale est limité à deux jours par semaine maximum.

Deux formules de télétravail sont envisageables :

• 1 jour fixe par semaine au domicile

• 2 jours fixes par semaine au domicile

L’opportunité de positionner un télétravailleur sur l’une ou l’autre des formules relève de l’appréciation du Directeur, notamment en fonction du volume d’activités dématérialisées, de l’emploi, de l’organisation du service et du profil de l’agent.

La pratique du télétravail à domicile ne doit pas conduire à un appauvrissement des activités exercées : les compétences de l’emploi qui ne peuvent être mises en œuvre à domicile doivent l’être sur site. Aucun report de charge sur les collègues sédentaires ne doit avoir lieu.

Les jours de télétravail doivent être choisis d’un commun accord entre le manager et l’agent. Dans ces conditions, les agents et les managers s’engagent expressément à respecter par principe les jours fixés. Toutefois, si les nécessités de service l’exigent, les jours de télétravail définis d’un commun accord pourront être annulés avec un délai de prévenance de 48 heures, sauf circonstances exceptionnelles. Ceci s’appliquera par exemple en cas de réunion, de formation, d’assemblée générale…

ARTICLE 2 : CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE

2.1 – CRITERES DE VALIDATION DE LA CANDIDATURE

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour l’employeur. En aucun cas, ce dernier ne pourra être pénalisant pour la carrière du salarié.

Peuvent demander à accéder au télétravail les salariés exerçant une activité compatible au sens de l’article 1.2 dudit accord et remplissant les conditions d’éligibilité suivantes :

• Avoir dix-huit mois d’ancienneté dans le métier et avoir terminé le cursus de formation pour le poste occupé ou le parcours professionnel,

• Faire preuve d’une maîtrise constatée et d’une réelle autonomie dans la tenue de l’emploi,

• Exercer une activité toute ou partie dématérialisée,

• Exercer son activité à temps plein ou à temps partiel pour une durée du travail correspondant au moins à 3/5 d’un travail à temps plein afin de respecter l’exigence d’une présence de 2 jours par semaine sur le lieu de travail,

• Exercer au sein d’une équipe / un service / un département dont la configuration permet d’intégrer un ou plusieurs télétravailleurs,

• Posséder une box ADSL au domicile.

2.2 – LA CANDIDATURE

Le Pôle Ressources Humaines organisera une réunion d’informations collective sur la mise en place du télétravail au sein de la CPAM des Flandres. Cette réunion est destinée aux salariés intéressés.

La Direction diffusera un appel à volontariat. Il y aura au maximum 2 appels à volontariat par an (2 sessions de sélection).

Le salarié candidat au télétravail formalise sa demande par écrit auprès de son manager à l’aide du support dédié (annexe 1).

Le processus de sélection se fait en fonction du profil du candidat et de l’éligibilité numérique.

La Direction examinera la candidature en s’appuyant sur les avis notamment (annexe 2) :

• du manager,

• de l’agent de Direction et du responsable des Ressources Humaines, 

• des services en Santé au Travail.

Un entretien pourra avoir lieu le cas échéant.

Au terme de l’analyse de sa candidature, la réponse motivée est adressée au candidat par courrier.

2.3 – LA FORMATION

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée sur les adaptations nécessaires à cette forme d'organisation du travail.

Les managers chargés d'encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

Chaque acteur doit identifier les enjeux du télétravail.

L’Institut 4.10 a conçu une formation dédiée permettant d’ intégrer, d'une part, les atouts et les risques potentiels du management de télétravailleurs ainsi que les besoins d'un collaborateur distant et, d'autre part, d’intégrer les droits, devoirs et comportements attendus d'un télétravailleur.

2.4 – L’AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL

En cas d’accord de la Direction, les conditions d’exécution et d’organisation du travail sont formalisées dans un avenant au contrat de travail du salarié, conclu pour une durée d’un an et renouvelable par disposition expresse.

Cet accord précise notamment :

• La répartition des jours travaillés en entreprise et des jours travaillés à domicile,

• Les plages fixes pendant lesquelles le salarié peut être joint, et prévues dans le règlement de l’horaire variable

• Le matériel mis à disposition : portable, écran, solution téléphonique.

A la demande du salarié, un fauteuil ergonomique, une valise à roulette et un bureau pourraient être fournis.

• Les conditions de réversibilité du télétravail à domicile,

• La durée de la période d’adaptation,

• Les lieux de travail (adresse du lieu de résidence principale et du site de rattachement administratif).

Le télétravail pourra être renouvelé de manière expresse à la fin de la période prévue par l’avenant au contrat de travail. Le télétravailleur devra en faire la demande au moins deux mois avant l’expiration de l’avenant au contrat de travail auprès de son responsable hiérarchique.

Le renouvellement n’est pas automatique et la Direction ne sera, en aucun cas, tenue de l’accepter.

2.5 – PERIODE D’IMMERSION ET D’ADAPTATION

2.5.1 - Immersion préalable

Le candidat retenu bénéficiera d’une période d’immersion au sein de l’organisme préalablement au démarrage réel du télétravail.

Au cours de cette période de 2 semaines, le salarié réalisera son activité en autonomie au sein d’une salle dédiée au sein de l’entreprise comme s’il était chez lui en télétravail. Cette période lui permettra de tester son aptitude aux conditions de travail, de se familiariser progressivement avec la nouvelle organisation du travail et de procéder aux ajustements nécessaires avant le démarrage effectif.

2.5.2 - Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Dès la signature de l’avenant, le salarié bénéficie d’une période d’adaptation d’une durée de quatre mois.

Durant cette période, l’organisme ou le télétravailleur pourra, sans obligation de motivation, mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de prévenance d’un mois, sauf accord des parties pour un délai plus court.

Le salarié retrouve alors son poste de travail.

2.6 – MODALITES DE SUSPENSION OU DE REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL

2.6.1 – Réexamen

• En cas de changement d’emploi :

En cas de changement de poste, la situation de télétravail sera réexaminée afin que le manager et la Direction s’assurent de la compatibilité du nouvel emploi et de l’organisation du travail sous forme de télétravail.

• En cas de changement de domicile :

Tout déménagement survenant en cours d’exécution de l‘avenant au contrat de travail devra être communiqué à la Direction, laquelle appréciera la compatibilité de la nouvelle résidence avec les contraintes techniques du télétravail.

2.6.2 – Suspension

Peuvent légitimer la suspension du télétravail pour une courte durée :

• Des circonstances engendrées par des impératifs professionnels

• Des impossibilités techniques provisoires, de type panne du matériel : au jour J de la panne, le manager apprécie l’opportunité de demander au salarié de venir travailler sur site ; si la panne perdure à J+1, le retour sur site est systématique.

• Des circonstances auxquelles le collaborateur doit faire face de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions à son domicile.

2.6.3 – Réversibilité

La situation de télétravail est réversible. Elle ne constitue pas un élément essentiel du contrat de travail. Elle ne peut en aucun cas constituer un droit ou un avantage acquis.

A l’issue de la période d’adaptation, le salarié ou l’organisme pourra mettre fin à la situation de télétravail, sous réserve de formuler sa demande par écrit et respecter un délai de prévenance d’un mois, sauf accord entre les parties pour un délai plus court en raison des circonstances.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail à domicile, le salarié réintègre son poste dans les locaux de son site d’affectation. La période de prévenance doit permettre au salarié et à l’organisme d’accompagner ce changement.

Il pourra être mis fin au télétravail à l’initiative de l’employeur en cas de :

• Baisse de la productivité

• Augmentation des anomalies et du taux d’erreur

• Non-respect des obligations liées au télétravail

Ces informations seront communiquées à l’agent de Direction et au responsable des Ressources Humaines par le manager opérationnel du télétravailleur.

ARTICLE 3 : CONDITIONS GENERALES D’ORGANISATION

Pendant le temps du télétravail, le salarié est soumis au respect des dispositions de l’accord collectif relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail applicable au sein de l’organisme, ainsi que les dispositions relatives aux horaires de travail en vigueur.

Pour éviter l’isolement du télétravailleur, des contacts réguliers avec le manager sont organisés.

Le télétravailleur est tenu de participer aux réunions et aux formations pour lesquelles sa présence est requise. Si celles-ci se déroulent durant des jours de travail au domicile, il doit en être informé dans un délai minimum de 48 heures.

Les horaires de travail du salarié en situation de télétravail sont identiques à celles d’un travail accompli au sein de l’organisme et selon une amplitude et des modalités horaires respectant les dispositions légales et conventionnelles applicables.

Ainsi, le salarié gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de pause et de de repos prévus par le règlement relatif à l’horaire variable en vigueur.

En vertu des dispositions légales sur la durée du travail et du règlement relatif à l’horaire variable en vigueur au sein de la CPAM des Flandres, les journées de télétravail à domicile ne peuvent excéder 9 heures par jour.

Les heures supplémentaires ne pourront être effectuées qu’à la demande de l’employeur et après accord de ce dernier.

Bénéficiant des horaires variables, le badgeage du salarié en situation de télétravail s’effectue depuis son domicile, sur le poste de travail qui lui est fourni, au moyen de la même carte de sécurité informatique mise à sa disposition dans le cadre de son activité en organisme. L’outil de gestion du temps est le même que celui utilisé sur site.

Au cours de ses journées de télétravail à domicile, le salarié est joignable par son employeur. Lorsqu’il a débadgé, le télétravailleur utilise son «droit à la déconnexion» en mettant en veille son équipement informatique et son téléphone professionnel.

ARTICLE 4 : DROITS DU TELETRAVAILLEUR

4.1 – EGALITE DE TRAITEMENT

Les nouvelles conditions de travail engendrées par le passage au télétravail n’ont aucune incidence en termes de formation professionnelle ou de gestion de carrière.

Le télétravailleur est juridiquement un travailleur comme un autre, régi par l’ensemble des dispositions du code du travail et de la Convention Collective Nationale du travail du 8 février 1957 des employés et des cadres.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que les autres salariés notamment en termes d’accès aux informations syndicales ou aux communications de la Direction relatives à la vie de l’entreprise.

Il bénéficie en outre de chèques restaurant, de la prise en charge de l’abonnement mensuel au titre de transport le plus adapté à l’organisation de son nouvel emploi du temps et de tout autre avantage conventionnel versé dans le cadre de son activité.

Le télétravailleur demeure soumis aux règles de gestion applicables à l’ensemble des congés telles qu’elles résultent des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

4.2 – SANTE ET SECURITE

Le salarié en situation de télétravail demeure soumis au règlement intérieur de l’organisme ainsi qu’aux règles de confidentialité et de PSSI.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail. Elles devront strictement être respectées par le responsable hiérarchique et le salarié dans les mêmes conditions qu’un travail exécuté dans les locaux de l’entreprise.

Dans ces conditions, le télétravail s’exécute dans un espace du domicile répondant à des normes d’hygiène et de sécurité suffisantes.

Le médecin du travail pourra être amené à faire des études de poste au domicile du salarié avec le responsable des Ressources Humaines en respectant un délai de prévenance suffisant ainsi que la vie privée du salarié.

4.3 – PRESOMPTION D’ACCIDENT DU TRAVAIL

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’organisme.

Il bénéficie en outre de la législation en matière d’accident du travail. En conséquence, un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail définie par avenant, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

Par ailleurs, le télétravailleur est couvert au titre de la législation des accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer la Direction d’un accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

4.4 – RESPECT DE LA VIE PRIVEE – EQUILIBRE VIE PRIVEE – VIE PROFESSIONNELLE

Les différents acteurs concernés s’engagent à ne pas diffuser les coordonnées personnelles du salarié télétravailleur.

Le manager s’assure que les plages des horaires de travail sont identiques à celles d’un salarié travaillant dans les locaux de l’organisme et qu’en conséquence l’équilibre global entre la vie professionnelle et la vie privée est respecté.

Dans le cadre de leur champ légal de compétences respectif en matière d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, l’employeur et le CHSCT doivent pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes.

En conséquence, l’employeur, le service de Santé au Travail et des membres du CHSCT, dans l’exercice de leur mandat, peuvent se rendre au domicile du télétravailleur, sous réserve de son accord préalable.

ARTICLE 5 : OBLIGATIONS DU TELETRAVAILLEUR

5.1 – CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique telles qu’en vigueur dans l’organisme, notamment la charte du bon usage des outils informatiques.

Il assure également la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle et veille à la non-utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition. Aucun tiers n’étant autorisé à utiliser le poste de travail, l’agent s’engage à retirer sa carte agent de sécurité informatique dès lors qu’il quitte son poste de travail, et ceci, même lorsqu’il ne débadge pas et quelle que soit la durée de son déplacement.

Dans ces conditions, l’avenant au contrat de travail des télétravailleurs rappelle que la carte agent de sécurité informatique et son code sont personnels et précise expressément que l’agent s’engage à ne pas les laisser accessibles à des tiers, y compris les membres de sa famille.

5.2 – ASSURANCE

Le télétravailleur s’engage à déclarer sa nouvelle situation à sa compagnie d’assurance en mentionnant son activité à domicile à raison du nombre de jours par semaine prévu et à fournir à l’employeur une attestation d’assurance modifiée en conséquence.

Le surcoût éventuel d’assurance lié à l’activité de télétravail sera pris en charge par l’employeur sur présentation d’un devis.

ARTICLE 6 : UTILISATION DES EQUIPEMENTS

L’employeur fournit et entretient l’ensemble des équipements professionnels nécessaires au télétravail, fait vérifier la conformité des installations électriques du local dédié au télétravail. Il fournit à l’agent l’accès à distance à ses applications de travail.

Le contrôle de conformité électrique est réalisé avant le démarrage du télétravail. Il est à la charge de l’employeur qui mandate une société agréée.

Dans un souci de sécurisation des données, le télétravailleur s’engage à ne pas utiliser son propre matériel informatique.

Pour les besoins du travail depuis sa résidence principale, le télétravailleur disposera :

• d’un espace dédié

• d’un bureau

• d’une box internet

En application de l’avenant au contrat de travail, le télétravailleur informe immédiatement l’employeur en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration perte ou vol du matériel mis à sa disposition.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le télétravailleur en informe immédiatement son manager qui prendra alors les mesures appropriées et décidera en fonction des circonstances de son retour temporaire sur le site administratif. En cas de retour sur son lieu d’affectation au jour de la panne, le temps de trajet entre son domicile et son lieu d’affectation est assimilé à du temps de travail effectif.

En cas de panne matérielle qui durerait plus d’une journée, le retour sur le site d’affectation est automatique.

Le télétravailleur s’engage à restituer le matériel mis à sa disposition lorsqu’il est mis fin au télétravail.

ARTICLE 7 : PRISE EN CHARGE FINANCIERE DU TELETRAVAIL

7.1 – FRAIS D’INSTALLATION

L’employeur prend en charge :

• Les coûts du diagnostic électrique de l’espace dédié au télétravail

• Les frais d’installation d’un dispositif de téléphonie professionnel

• Les frais d’installation et de maintenance du matériel nécessaire à la bonne exécution du travail depuis la résidence principale

• En cas de changement de résidence principale, l’employeur prend à sa charge l’installation du matériel mis à la disposition du télétravailleur dans son nouveau lieu de résidence dès lors que le déménagement ne remet pas en cause l’avenant relatif au télétravail.

Le salarié prend en charge :

• Les coûts de mise en conformité électrique

• Les frais engagés à l’occasion d’un nouveau diagnostic électrique réalisé en cas de déménagement.

7.2 – FRAIS DE FONCTIONNEMENT TECHNIQUE

L’employeur prend en charge les factures de téléphone (abonnements et communications) du dispositif téléphonique professionnel remis au salarié.

7.3 – FRAIS LIES À L’UTILISATION DU DOMICILE À DES FINS PROFESSIONNELLES

En contrepartie des dépenses engagées dans le cadre du télétravail, le salarié perçoit une indemnité forfaitaire mensuelle correspondant à 10 € par mois pour la formule « 1 jour télétravaillé » et 20 euros par mois pour la formule « 2 jours télétravaillés », ces frais correspondant à une quote-part des frais supplémentaires engagés du fait de cette activité (frais d'électricité, eau, chauffage, connexion et d'utilisation d'outils téléphoniques et informatiques...).

Cette indemnité forfaitaire est payée sur 10,5 mois pour tenir compte des absences pour congé de l'intéressé.

Son versement est suspendu en cas d’absence d’une durée d’un mois complet, notamment pour maladie ou congé maternité.

Cette indemnité est directement versée sur le bulletin de salaire à échéance normale du salaire.

7.4 – AUTRES FRAIS

1. - Modalités de participation employeur aux frais de repas

Le principe du maintien de la participation de l’employeur au titre repas les jours de télétravail est retenu. S’agissant des modalités de cette participation, les titres restaurants sont servis au télétravailleur les jours de télétravail.

2. Modalités de la participation employeur aux frais de transport :

Lorsque les abonnements aux transports collectifs sont souscrits au mois ou à l’année, les remboursements sont maintenus à l’identique si les conditions d’éligibilité sont réunies.

ARTICLE 8 : MODALITES DE SUIVI ET BILAN DU PROTOCOLE

Le responsable Ressources Humaines réalisera un bilan annuel complet du télétravail.

Ce bilan qualitatif et quantitatif sera présenté également une fois par an aux instances représentatives du personnel légales lors d’une réunion ordinaire.

ARTICLE 9 : DUREE DE L’ACCORD ET DISPOSITIONS GENERALES

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord a préalablement été transmis pour avis au Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail puis au Comité d’Entreprise.

Compte tenu de la nouveauté de la démarche, le présent accord est conclu pour une durée de trois ans, permettant d’en faire un bilan quantitatif et qualitatif avant une éventuelle reconduction.

Chacune des parties signataires du présent accord peut en demander, en tout ou partie, la révision ou la dénonciation dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur.

Le présent accord est applicable à compter du 1^er jour du mois suivant son agrément et au plus tôt le 1^er février 2018.

ARTICLE 10 – PUBLICITE

S’agissant d’un accord collectif, celui-ci ne devient applicable qu’après avoir reçu l’agrément prévu par le Code de la Sécurité Sociale (articles L 123-1 et L 123-2).

Le présent accord sera envoyé sous format dématérialisé, tel que demandé par la CNAMTS à :

• la Direction de la Sécurité Sociale ;

• la MNC dont relève la CPAM des Flandres ;

• la CNAMTS.

Puis ensuite, le présent accord sera déposé à la diligence de l’organisme au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Dunkerque et à la DIRECCTE dans les conditions de forme et de délai prévues par les textes en vigueur.

Un exemplaire de l’accord est remis à chaque organisation syndicale représentative au sein de l’organisme.

Fait à Dunkerque, le 20 septembre 2017

La Directrice de la CPAM des Flandres,	Pour la CFDT
Pour la CGT	Pour la CGT
Pour la FO	Pour la FO
Pour le SNFOCOS