Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS" chez SOCIETE ANONYME D HABITATION A LOYER MODERE DU DEPARTEMENT DE L OISE (Siège)

La société SA HLM de l’Oise, dont le siège social est à 28 Rue Gambetta – 60000 BEAUVAIS, représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Directeur Général,

dénommée « l’Entreprise »

Et

La Délégation Unique du Personnel, représentée par sa secrétaire, statuant à la majorité selon le procès-verbal de la séance du 23 novembre 2018,

Ont décidé ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet la mise en place de conventions de forfait annuel en jours.

Les parties ont convenu que les missions spécifiques de certains collaborateurs qui bénéficient, au regard de leurs missions et responsabilités, d’une autonomie dans la gestion de leur emploi du temps, nécessitent la mise en place d’une organisation du travail particulière.

Cet accord détermine ainsi :

• Les collaborateurs qui y sont éligibles ;

• Le nombre de jours compris dans le forfait et les dépassements occasionnels ;

• La période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait ;

• La modalité de fixation de la rémunération des collaborateurs concernés ;

• Les garanties permettant de préserver la santé et la sécurité et le droit de repos des collaborateurs concernés ;

• Les impacts, sur la rémunération, des absences et des arrivées et des départs au cours de la période de référence ;

• Les caractéristiques principales des conventions individuelles de forfait ;

• Les modalités de suivi, de révision et de dénonciation et la durée des dispositions qu’il contient.

Il s’inscrit dans une démarche basée sur la confiance et favorisant une meilleure articulation entre vie professionnelle et vie personnelle.

Article 1- Champ d’application

Les parties constatent que la durée du travail de certains collaborateurs ne peut être prédéterminée compte tenu de la nature de leurs fonctions.

Ces collaborateurs, qui disposent de responsabilités importantes et/ou particulières au sein de l’entreprise, ont par ailleurs une autonomie importante dans la gestion de leur travail et de leur emploi du temps.

La nature de leurs fonctions les conduit plus globalement à ne pas pouvoir suivre l’horaire collectif applicable au sein de leur service.

Le présent accord s’applique donc aux collaborateurs de l’entreprise relevant de l’article L.3121-58 du Code du Travail suivants :

• Les collaborateurs cadres occupant des fonctions classifiées de G5 à G9 : ils disposent d’une large autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et/ou la nature de leurs fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif du service placé sous leur responsabilité ;

• Les collaborateurs non cadres occupant des fonctions significatives en dehors des locaux de l’entreprise, en relation fréquente avec des partenaires externes, et qui disposent, par conséquence d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, sans que leur durée ne puisse être prédéterminée. Sont ici concernés les fonctions suivantes :

  • manager de proximité,

  • chargé d’opérations,

  • conseiller immobilier,

  • technicien informatique.

La liste de ces emplois n’est toutefois pas exhaustive, une convention de forfait annuel en jours pouvant ainsi être conclue avec tout salarié cadre ou non cadre, répondant aux critères d’autonomie dans l’organisation de son emploi du temps, dont la durée du travail ne peut être prédéterminée et qui ont un certain niveau de responsabilités.

Ces collaborateurs seront soumis, sous réserve de leur accord écrit, formalisé au sein de leur contrat de travail ou d’un avenant au contrat de travail, à une convention de forfait annuel en jours.

Leur temps de travail sera décompté en nombre de jours (ou demi-journées) de travail.

Ils ne sont pas tenus de respecter un encadrement ou une organisation précise de leurs horaires de travail, et ne sont pas soumis :

• A la durée légale hebdomadaire prévue par le code du travail,

• A la durée quotidienne maximale de travail prévue par le code du travail,

• Aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues par le code du travail.

En revanche, ces collaborateurs devront impérativement respecter les dispositions légales et réglementaires relatives au repos quotidien et hebdomadaire.

Par conséquent, les collaborateurs concernés par une convention de forfait annuel en jours ne sont plus soumis à l’application de la décision unilatérale de l’employeur portant sur l’aménagement relatif à la durée et à l’organisation du temps de travail du 1^er septembre 2016 et de ses avenants actuels et à venir.

Article 2 – Nombre de jours compris dans le forfait

Il peut être conclu avec les collaborateurs visés par le présent accord des conventions individuelles de forfait annuel de 212,5 jours maximum.

Ce nombre est déterminé comme suit :

365 jours

• 104 samedis et dimanches

• 25 jours ouvrés de congés payés

• 1 jour ouvré de congés par usage

• 11 jours fériés

• 12,5 jours de RTT

+ 1 jour de solidarité

Soit 212,5 jours.

Ce plafond peut être réduit en fonction des droits à congés d’ancienneté du collaborateur.

Dans le cadre d’une activité réduite, il pourra également être convenu par convention individuelle des forfaits portant sur un nombre inférieur au forfait plein de 212,5 jours prévu ci-dessus.

Article 3 – Période de référence

La période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait s’étend du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année.

Article 4 – Convention individuelle de forfait jour

Une convention individuelle de forfait devra être signée avec chaque collaborateur concerné. Un modèle est annexé au présent accord.

Elle fixera le nombre annuel de jours de travail qu’il devra effectuer, ainsi que la période visée à l’article 3 du présent accord.

S’agissant de la première et de la deuxième année d’activité, elle précisera le nombre de jours à travailler sur la période de référence. Celui-ci sera déterminé conformément aux dispositions de l’article 5 du présent accord.

La convention précisera par ailleurs le montant de la rémunération et, le cas échéant d’éventuelles régularisations annuelles.

Article 5 – Impact des arrivées et des départs en cours de période de référence

En cas d’arrivée du collaborateur au cours de la période de référence, le nombre de jours à travailler pendant la première année d’activité, et le cas échéant la seconde, sera fixé dans la convention individuelle en tenant compte notamment de l’absence éventuelle de droits complets à congés payés. Le nombre de jours de travail de la seconde année sera éventuellement augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels le collaborateur ne peut prétendre. En ce qui concerne la première année, il devra par ailleurs être tenu compte du nombre de jours fériés chômés situés dans la période de référence restant à courir.

Exemple :

Arrivée d’un collaborateur le 1^er juin :

Forfait de 212,5 jours

+ 25 jours ouvrés de congés payés

+ 1 jour ouvré de congés par usage

Soit 238,5 jours

Proratisation du forfait en fonction du nombre de jours calendaires entre le 1^er juin et le 31 décembre, soit 238,5 jours x 214 jours / 365 jours = 140 jours de travail à réaliser dans le cadre du forfait auxquels il convient de déduire les jours fériés sur la période à effectuer.

En cas de départ du collaborateur au cours de la période de référence, il sera procédé, dans le cadre du solde de tout compte, à une régularisation en comparant le nombre de jours réellement travaillés ou assimilés à ceux qui ont été payés.

Si le compte du collaborateur est créditeur, une retenue, correspondant au trop perçu, pourra être effectuée sur la dernière paie dans les limites autorisées par le Code du Travail. Le solde devra être remboursé mensuellement par le collaborateur.

Si le compte du collaborateur est débiteur, un rappel de salaire lui sera versé.

Article 6 – Impact des absences

Chaque journée d’absence non assimilée à du temps de travail effectif par une disposition légale réglementaire ou conventionnelle, s’impute sur le nombre global de jours de la convention de forfait.

Par ailleurs, les absences non rémunérées d’une journée seront déduites de la rémunération mensuelle sur la base d’un salaire journalier reconstitué selon la formule :

Salaire journalier = rémunération annuelle / (nombre de jours de la convention de forfait + nombre de jours de congés payés (26) + nombre de jours fériés chômés).

Article 7 – Compte Epargne Temps

L’acte juridique du 22 septembre 2016 sera modifié afin de permettre le placement de jours de repos et/ou jours de congés liés au forfait jour.

Article 8 – Organisation de l’activité et enregistrement des journées ou demi-journées de travail

Afin que l’amplitude et la charge de travail demeurent raisonnables, il est nécessaire d’en assurer une bonne répartition dans le temps.

Article 8.1 – Répartition initiale de la charge de travail

Chaque collaborateur établira en début de mois un état prévisionnel de ses jours et demi-journées de présence en fonction de la charge de travail.

Sans préjudice des règles relatives au repos hebdomadaire dominical, il est convenu qu’aucun travail ne pourra être réalisé le samedi, sauf demande expresse du manager. En cas de demande expresse du manager, un délai de prévenance de 72 heures devra être respecté, sauf accord plus favorable pris avec le collaborateur.

Par ailleurs, les jours de repos seront prioritairement pris aux mêmes dates que les jours de RTT ou de congés payés fixés collectivement dans l’entreprise par une fermeture de ses services. 

Un décompte définitif sera établi par le collaborateur à la fin de chaque mois et remis à son manager. Il fera ressortir les journées et demi-journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours de repos pris.

Ce décompte sera formalisé à travers l’outil informatique de gestion des temps sur lequel les collaborateurs viendront renseigner les jours de travail et les jours de repos. Une fiche explicative sera remise à la signature de la convention individuelle de forfait annuel en jours.

A la fin de chaque année, le service des Ressources Humaines remettra à chaque collaborateur un récapitulatif des journées et demi-journées travaillées sur la totalité de la période de référence.

Une demi-journée de travail sera décomptée dès lors que le collaborateur mettra fin à son activité à 12 heures ou la débutera au plus tôt à 13h30.

Article 8.2 – Temps de repos

Les collaborateurs dont le travail est décompté en jours doivent respecter, dans leur organisation du travail, les règles suivantes :

• Le repos quotidien ne peut être inférieur à 11 heures consécutives ;

• Le repos hebdomadaire ne peut être inférieur à 35 heures consécutives (24 h + 11 h) ;

• Le travail de plus de 5 jours consécutifs est proscrit sauf demande expresse du manager ;

• Chaque journée devra comporter une coupure d’une durée minimale de 45 minutes ;

• Les collaborateurs doivent veiller à ne pas utiliser les moyens de communication informatique à leur disposition pendant ces temps de repos.

Article 8.3 – Dépassement de forfait

Le dépassement du plafond de forfait défini dans le présent accord n’est pas autorisé.

Article 9 – Situations particulières

Article 9.1 – Astreinte

Les collaborateurs concernés par une convention individuelle de forfait annuel en jours, soumis à un programme d’astreinte, ne bénéficient plus, pendant le temps d’astreinte et le temps d’intervention, de l’autonomie justifiant ce mode particulier d’aménagement du temps de travail.

Article 9.2 – Temps de délégation des représentants du personnel

Les collaborateurs exerçant les attributions de représentants du personnel peuvent bénéficier, à ce titre, d’un crédit d’heures.

Ce crédit d’heures étant incompatible avec ce mode d’aménagement du temps de travail, les parties conviennent de convertir, pour les collaborateurs concernés, le crédit d’heures en crédit de jours/demi-journées.

Exemple : un membre élu titulaire bénéficie chaque mois de 20 heures de délégation.

Crédit d’heures mensuel = 20 heures

Proportion des heures de délégation : (20 heures x 12 mois) / 1607 heures = 15 %

Nombre de jours de travail prévu au titre du forfait annuel = 213,5 jours

Nombre annuel de jours de délégation = 213,5 jours x 15 % = 32 jours ou 64 demi-journées.

Une demi-journée de délégation est décomptée pour toute délégation finissant avant 12 heures ou commençant au plus tôt à 13h30.

Article 9.3 – Formation

Le temps de formation est sans conséquence sur l’appréciation de la convention de forfait annuel en jours.

Une demi-journée de formation est décomptée dès lors que la formation finit avant 12 heures ou dès lors qu’elle commence au plus tôt à 13h30.

Article 9.4 – Mission temporaire de  « Vis ma vie »

Il est convenu que la durée du travail, qu’elle soit décompté en heures ou en jours, prévue contractuellement ne soit pas modifiée pendant une mission temporaire de « Vis ma vie ».

Article 10 – Suivi de l’organisation du travail de chaque collaborateur

Un bilan individuel sera effectué, dans le cadre d’un entretien, avec chaque collaborateur tous les 3 mois, pour vérifier l’adéquation de sa charge de travail au respect de ses repos journalier et hebdomadaire, et au nombre de jours travaillés, ainsi que l’organisation de son travail dans l’entreprise, l’articulation entre ses activités professionnelles et sa vie personnelle et familiale.

Sans attendre ce bilan individuel, il appartient à tout collaborateur d’informer son manager de toute difficulté rencontrée dans le cadre de la gestion de son travail, au regard notamment des temps de repos minima. A l’issue de cet entretien, qui devra être organisé dans les meilleurs délais, et si l’alerte du collaborateur repose sur des éléments objectifs et matériellement vérifiables, le manager, devra par écrit, formaliser les propositions permettant de mettre fin aux difficultés constatées, et les soumettra au collaborateur concerné.

Ce suivi sera également produit lors de l’entretien annuel. Ce dernier intégrera une partie dédiée au forfait jours portant sur :

• La charge de travail,

• L’organisation du travail dans l’entreprise,

• L’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale,

• La rémunération du collaborateur.

En cas de difficultés identifiées lors de cet entretien annuel, le manager devra proposer un plan d’actions qui pourrait prévoir la sortie du dispositif de convention annuelle en forfait jour, qui ne pourrait intervenir qu’au 1^er janvier suivant l’entretien. Dans ce cas, un avenant au contrat de travail sera proposé au collaborateur.

Article 11 – Rémunération

La rémunération sera fixée sur l’année et sera versée par treizième indépendamment du nombre de jours travaillé dans le mois. A cette rémunération, s’ajouteront les autres éléments de salaire prévus dans les dispositions conventionnelles.

Article 12 - Entrée en vigueur et durée de l’accord

L’accord prend effet au 1^er janvier 2019 et est conclu pour une durée indéterminée.

Article 13 – Adhésion

Toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi. Notification devra également être faite, dans le délai de 8 jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 14 – Suivi de l’accord

Les représentants du personnel seront associés dans le suivi et l’application du présent accord. Ils seront informés des conséquences pratiques de la mise en œuvre de ce décompte de la durée du travail en nombre de jours sur l’année. Ils pourront également aider à la résolution de ses difficultés d’application ou d’interprétation.

A cet effet, une commission de suivi de l’application du présent accord est constituée des membres de la Délégation Unique du Personnel et des représentants de l’entreprise. Elle se réunira une fois par an, à chaque fin de premier trimestre. Le premier rendez-vous aura lieu avant le 31 mars 2020.

Article 15 – Révision de l’accord

Le présent accord peut être révisé pendant sa période d’application à l’unanimité de ses parties signataires et dans les mêmes formes que sa conclusion au cas où sa mise en œuvre de l’accord n’apparaitrait plus conforme aux principes ayant servi de base à son élaboration.

Article 16 – Dénonciation

Le présent accord ne peut être dénoncé que par l’ensemble de ses signataires et dans les mêmes formes que sa conclusion avec un préavis de trois mois. Cette dénonciation doit faire l’objet d’une notification, par une des parties, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi.

Article 17 : Règlement des litiges

Si un litige survenait dans l’application du présent accord, il ferait l’objet d’un traitement entre signataires de l’accord.

En cas de désaccord persistant, il appartient aux parties de saisir la juridiction compétente en matière d’accord collectif (tribunal de grande instance).

Article 18 : Publicité et dépôt d’accord

Le texte du présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires originaux pour remise à chacun des signataires.

Il est affiché aux emplacements réservé aux accords d’entreprise, mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise et une copie sera remise à chaque salarié qui en fait la demande.

Le présent accord, ainsi que ses avenants éventuels, sont déposés auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi et au greffe du Conseil de prud’hommes.

Fait à Beauvais le 17 décembre 2018.

Pour la Délégation Unique du Personnel, Pour l’entreprise,

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Secrétaire Directeur Général