ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES DE PRISE EN CHARGE

DES FRAIS ET TEMPS DE DEPLACEMENT

DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL ET SYNDICAUX DES TRANSPORTS RENAUD

DANS LE CADRE DES REUNIONS A L’INITIATIVE DE L’EMPLOYEUR

Entre les soussignés:

La SOCIETE DES TRANSPORTS ROGER RENAUD ET CIE, immatriculée sous le numéro 52658007100011, dont le siège social est situé à Goutrolles – 17800 PONS,

Représentée par , agissant en qualité de Directeur de filiale dûment habilité,

D'une part,

Et

Les organisations syndicales signataires :

- CFDT, représentée par en sa qualité de délégué syndical d’entreprise,

- FO, représentée par en sa qualité de délégué syndical d’entreprise,

D'une part,

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Table des matières

PREAMBULE 2

I / DETERMINATION DES BENEFICIAIRES : 3

A/ PRINCIPE GENERAL : PRESENCE AUX REUNIONS PLENIERES ORGANISEES A L’INITIATIVE DE L’EMPLOYEUR : 3

B/ CAS D’APPLICATION DEROGATOIRE : PRESENCE EN REUNION EN QUALITE DE REPRESENTANT DU PERSONNEL PRECEDEE OU SUIVIE D’UNE ACTIVITE SALARIEE 3

II / LES MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS ET TEMPS DE DEPLACEMENT 4

A/ LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE REPAS : 4

B / LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE DEPLACEMENT 4

C/ LA PRISE EN CHARGE DES TEMPS DE TRAJET 5

1- Rappel des principes généraux 5

2- Applications concrètes 5

III - ENTREE EN VIGUEUR – DUREE - REVISION – DENONCIATION 6

V -  PUBLICITE 6

Annexe n°1 : Modèle de feuilles de note de frais en vigueur à la date de signature 7

Annexe n°2 : Modèle d’attestation sur l’honneur relative au lieu de domicile 8

IV- DISPOSITIONS FINALES………………………………………………………………………......................................................................8

PREAMBULE

Le principe selon lequel les représentants du personnel ne doivent subir aucune perte de rémunération en raison de l'exercice de leur mandat est réaffirmé dans le cadre du présent accord. Qu’en l’absence de dispositions légales en la matière, la prise en charge des différents frais pour se rendre aux réunions des institutions représentatives peut être réglée par voie d’accord d’entreprise ou faire l’objet d’un usage d’entreprise.

Il est également rappelé que :

• Au terme de la jurisprudence, les frais de déplacement engagés par un représentant du personnel pour se rendre aux réunions des institutions représentatives de l’entreprise sont à la charge de l’employeur; que ces frais comprennent les modalités de transport ainsi que les dépenses de restauration ou d’hébergement réellement exposées. Qu’à défaut de disposition conventionnelle applicable dans l’entreprise sur le montant et les modalités de prise en charge, les coûts de transport doivent être évalués sur la base du barème fiscal de référence ;

• Le temps de déplacement professionnel pour se rendre de son domicile à son lieu de travail habituel pour prendre son poste, en application de l’article L.3121-4 du Code du travail, n’est pas considéré comme du temps de travail effectif et la partie excédant le temps de trajet normal fait par ailleurs l’objet d’une contrepartie soit sous forme de repos soit sous forme financière.

• Que, par dérogation, au terme de la jurisprudence, le temps de trajet nécessaire pour se rendre aux différents lieux de réunion et effectué en exécution des fonctions représentatives, pris en dehors de l’horaire normal de travail, doit être considéré comme du temps de travail effectif et être intégré dans le calcul de la durée totale du travail pour la seule partie excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu habituel de travail : qu’en conséquence, le temps de trajet rémunéré comme du temps de travail ne concerne que la partie qui excède le temps normal de trajet;

• Les dispositions du protocole du 30 avril 1974 relatif aux frais de déplacement des ouvriers prévu en annexe 1 de la convention collective des Transports Routiers qui « fixe les conditions de remboursement des frais de déplacement des ouvriers des entreprises de transport routier et activités auxiliaires du transport visés par ladite convention dans la mesure où ces frais ne sont pas remboursés intégralement par l'employeur sur justification » et qui prévoit «le montant des indemnités …est réduit ou supprimé dans la mesure où l’employeur prend en charge sous quelque forme que ce soit tout ou partie des frais correspondant au logement ou à la nourriture. »

Ces principes édictés en termes généraux nécessitent que les modalités pratiques puissent être arrêtées par accord d’entreprise, en tenant compte des situations concrètes connues par les représentants du personnel et les représentants syndicaux au sein de la société ROGER RENAUD ET CIE.

Le présent accord a donc vocation à déterminer les modalités de mise en œuvre des règles applicables en la matière au regard des spécificités de l’activité de la société ROGER RENAUD ET CIE et du personnel, occupé à des fonctions représentatives, et traite des frais et temps de déplacement des représentants du personnel et syndicaux dans le cadre des réunions plénières des institutions représentatives du personnel à l’initiative de l’employeur.

C’est ainsi que les parties se sont entendues pour traiter dans le cadre du présent accord d’une part de la détermination des représentants du personnel et syndicaux bénéficiaires (I) et d’autre part des modalités de prise en charge des frais et temps de déplacement (II).

2. I - DETERMINATION DES BENEFICIAIRES :

   1. A/ PRINCIPE GENERAL : PRESENCE AUX REUNIONS PLENIERES ORGANISEES A L’INITIATIVE DE L’EMPLOYEUR :

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés en charge d’un mandat de représentation du personnel et syndical dans le cadre de leur présence aux réunions plénières organisées à l’initiative de l’employeur, telles qu’elles existent en l’état actuel des dispositions législatives et réglementaires avant mise en place au sein de l’entreprise du comité social et économique (CSE), à savoir :

• Les réunions ordinaires et extraordinaires du Comité d’entreprise, des Délégués du Personnel, du CHSCT

• Les réunions organisées par l’employeur dans le cadre de la négociation d’accords collectifs d’entreprise,

• Les réunions ordinaires du Comité de Groupe.

B/ CAS D’APPLICATION DEROGATOIRE : PRESENCE EN REUNION EN QUALITE DE REPRESENTANT DU PERSONNEL PRECEDEE OU SUIVIE D’UNE ACTIVITE SALARIEE

Qu’il s’agisse de la prise en charge des frais kilométriques exposés ou bien de la rémunération des temps de trajets associés, il est posé comme principe directeur que ces déplacements doivent avoir été imposés exclusivement par l’exercice du mandat de représentation et à l’occasion de l’une des réunions visées ci-dessus.

Cela exclut donc les hypothèses dans lesquelles le représentant du personnel ou syndical, réalise en tout état de cause le trajet pour se rendre sur son lieu de travail habituel et y prendre son service.

En conséquence, dès lors que le bénéficiaire doit se rendre sur son lieu habituel de prise de service, un jour où il travaille normalement avant et/ou après la tenue des réunions susvisées compte tenu de la planification de l’activité, il ne peut y avoir lieu à prise en charge des frais et temps de déplacement exposés.

En effet dans un tel cas, le représentant du personnel ou syndical expose en tout état de cause des frais pour se rendre sur son lieu de travail habituel ; situation qui peut viser l’ensemble des salariés de l’entreprise. Peuvent donc donner lieu à prise en charge des frais kilométriques et temps de trajet associés, les déplacements exposés par un bénéficiaire :

• un jour où ce dernier est absent de son poste, pour quelle que cause que ce soit (congé payé, délégation, repos compensateur, maladie…) de telle sorte qu’il ne serait donc pas venu sur son lieu de travail, pour assister à une réunion visée ci-dessus qui se déroule sur le lieu de travail habituel de prise de service de l’intéressé ;

• lorsque ce dernier est contraint de réaliser un second trajet dans la même journée compte tenu de ses horaires de service et de l’horaire de la réunion. Dans ce dernier cas, il est admis que le second trajet est justifié, et donc pris en charge dans le cadre du présent accord (II -C. Article 2-3), si la fin de service ou la fin de réunion est éloignée de plus de 3 heures de l’heure de convocation à la réunion ou l’heure de prise de service ;

• pour se rendre à une réunion qui ne se situerait pas sur le lieu de travail habituel de prise de service de l’intéressé.

II - LES MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS ET TEMPS DE DEPLACEMENT

Le présent accord a vocation à déterminer les modalités de prise en charge des frais de repas (A), les modalités de prise en charge des frais de déplacement (B) et enfin les modalités de rémunération des temps de trajet (C).

En préambule, il est rappelé, que le représentant du personnel ou syndical, qui réalise en tout état de cause le trajet pour se rendre sur son lieu de travail habituel et y prendre son service le jour d’une réunion organisée à l’initiative de l’employeur, ne peut solliciter la prise en charge de ses frais de déplacement et la rémunération de ses temps de trajet. Il est susceptible en revanche de solliciter la prise en charge de ses frais de repas dans les conditions fixées ci-dessous.

A/ LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE REPAS :

Les parties ont convenu de la prise en charge par la société d’un repas selon les montants habituellement pratiqués par profil sous réserve des conditions d’octroi prévues par la convention collective, ou les accords d’entreprise ou les usages internes (notamment repas sur lieu travail pour le personnel sédentaire avec horaires atypiques et coupure déjeuner de moins d’une heure : valeur actuelle 5,90 euros).

Les parties ont convenu d’un traitement différencié selon les cas de figure suivants :

• Journée au cours de laquelle le représentant du personnel est absent de son poste, pour quelle que cause que ce soit (congé payé, délégation, repos compensateur, maladie) de telle sorte qu’il ne serait donc pas venu sur son lieu de travail : prise en charge par l’employeur d’un repas à condition que la réunion réponde à l’une des conditions susvisées ;

• Journée au cours de laquelle le représentant du personnel cumule un temps de présence en réunion et une « activité » de service dans le cadre de ses fonctions habituelles : prise en charge par l’employeur d’un repas à condition que la réunion réponde à l’une des conditions susvisées ;

En tout état de cause, le cumul de la prise en charge de repas au titre du présent protocole ne peut en aucun cas conduire au bénéfice d’un nombre de repas remboursés ou indemnisés supérieur au nombre de jours ouvrés du mois considéré. A titre d’exemple, pour un mois comprenant 22 jours ouvrés, il n’est pas possible de bénéficier d’un nombre de repas du midi supérieur à 22.

B / LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE DEPLACEMENT

En application d’un engagement de bonne foi et de bon sens dans l’exécution des mandats de représentation, les parties ont convenu de respecter l’ordre de priorité suivant s’agissant des moyens de locomotion utilisés pour se rendre aux réunions visées par le présent accord :

• N°1 : Privilégier l’utilisation d’une voiture de service mise à disposition par l’entreprise si disponible (hormis pour les réunions qui se tiennent le lundi afin d’éviter l’indisponibilité dudit véhicule durant le week-end) ;

• N°2 : Pour les réunions qui se tiennent en dehors du lieu habituel de travail, avoir recours chaque fois que possible aux trajets par train – Tarif 2^nde classe ou en cas de covoiturage, à la location d’un véhicule catégorie A et B (cas spécifique de la participation au comité de groupe);

• N°3 : A défaut, utiliser un véhicule personnel.

Ainsi, dès lors que la solution retenue est exempte d’abus, il sera pris en charge par l’employeur :

• Dans le cas d’un trajet effectué par train ou au moyen d’un véhicule de location (cas spécifique de la participation au comité de groupe), le coût sera pris en charge par l’entreprise sur présentation des justificatifs originaux (factures et billets de train) et d’une note de frais (annexe n°1 du présent protocole) ;

• Dans le cas de l’utilisation d’un véhicule personnel, les frais de déplacement seront pris en charge par l’entreprise sous forme d’une indemnité kilométrique calculée sur la base d’un barème individuel arrêté conjointement chaque année au regard du lieu de domiciliation, de l’évolution du barème fiscal en vigueur et des CV fiscaux du véhicule utilisé par chacun des représentants du personnel plafonné à 7 CV fiscaux (fiche individuelle en annexe 2 du présent protocole d’accord).

Pour donner lieu à remboursement, le bénéficiaire devra établir une note de frais qu’il transmettra à son Responsable d’activité/Directeur de site pour vérification avant transmission et paiement par le service comptabilité.

Les parties ont convenu qu’une seule note de frais sera remise par mois afin de faciliter la fluidité du traitement et le contrôle a posteriori des bénéficiaires.

C/ LA PRISE EN CHARGE DES TEMPS DE TRAJET

Rappel des principes généraux :

En application de la jurisprudence actuelle, la rémunération de ces temps comme temps de travail effectif suppose la réunion de deux conditions cumulatives :

• que le déplacement soit effectué en dehors de l'horaire normal de travail du bénéficiaire ;

• que le déplacement effectué excède le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.

Seul le déplacement répondant à ces 2 conditions peut donner lieu à une prise en charge en temps de travail effectif.

Applications concrètes :

2-1 –Modalités pratiques de définition du domicile et du temps de trajet habituel

Les parties ont convenu que chaque représentant du personnel s’engage à fournir dans ces conditions, et à chaque début d’année civile, une attestation sur l’honneur quant à la localisation de son domicile, ainsi qu’en cours d’année, chaque fois que cette localisation sera modifiée (Annexe n°2 du présent accord) ; attestation qui constituera le point de départ qui permettra ensuite de déterminer le temps normal que chaque représentant du personnel effectue pour se rendre sur son lieu habituel de prise de service.

2-2 – Modalités de prise en charge des temps de trajet lors des réunions à l’initiative de l’employeur en dehors du lieu habituel de travail

Les parties ont convenu que, concernant la participation spécifique aux réunions du Comité de groupe, il sera fait mention sur la fiche de présence, établie en fin de réunion, du temps de présence à la réunion auquel seront ajoutés d’une part le temps de trajet commun agence ROGER RENAUD ET CIE - lieu de réunion et d’autre part le temps de trajet individuel domicile-agence ROGER RENAUD ET CIE à indemniser.

2.-3 – Modalités de prise en charge des temps de trajet éligibles lors des réunions à l’initiative de l’employeur au sein du lieu habituel de travail

S’agissant des temps de trajet pour se rendre spécifiquement à une réunion (voir I/B page 3), pris en dehors des horaires de travail, mais qui ne dépassent pas le temps de trajet habituel, les parties ont convenu d’une indemnisation forfaitaire correspondant à la durée d’un aller-retour du temps de déplacement par le taux horaire de base de l’intéressé.

III - ENTREE EN VIGUEUR – DUREE - REVISION – DENONCIATION

Le présent accord entre en vigueur le lendemain de son dépôt auprès de l’administration compétente.

Afin de tenir compte de l’obligation de mise en place d’un comité social et économique (CSE), le présent accord est conclu pour une durée déterminée et cessera de produire effet à la date de renouvellement des instances représentatives dans le cadre de la mise en place du CSE ; les parties conviennent néanmoins de maintenir, à titre temporaire, les conditions et effets du présent accord jusqu’au 31 décembre de l’année dudit renouvellement des instances.

L’une ou l’autre des parties pourra à tout moment demander la révision du présent accord, et au plus tôt après une année de mise en œuvre. La demande de révision devra indiquer la ou les dispositions concernées par la révision.

Dans le délai de 1 mois suivant la réception de cette demande de révision, l’employeur devra organiser une réunion de négociation permettant l’engagement de discussions sur le projet de modification.

L’avenant de révision devra être conclu selon les modalités fixées à l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

IV – DISPOSITIONS FINALES

La Société des Transports ROGER RENAUD ET CIE a pris l’engagement, en cas de signature du présent accord, et sur la base des critères qui y ont été négociés et arrêtés par les parties, de régulariser les différents frais qui n’auraient pas déjà fait l’objet d’une prise en charge par l’entreprise ou par le comité d’entreprise, pour les années 2015-2016-2017 et 2018 (de janvier à juin) sur demande expresse et étayée du salarié éventuellement concerné.

V - DEPÔT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord fera l’objet des publicités suivantes à la diligence de la société ROGER RENAUD ET CIE :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis à chaque signataire ;

• un exemplaire en sera déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Saintes;

• un dépôt dématérialisé sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;

• mention de cet accord figurera sur le tableau de la Direction réservé à cet effet.

Annexes au protocole :

Annexe n°1 : Modèle de feuilles de note de frais en vigueur à la date de signature

Modèle en vigueur à la date de signature susceptible d’évolué suivant les pratiques de la Société

Annexe n°2 : Modèle d’attestation sur l’honneur relative au lieu de domicile

Attestation sur l’honneur

Je soussigné Monsieur ………………………………

Agissant en qualité de Représentant du personnel

De la Société : ROGER RENAUD ET CIE

Dont le siège social est situé Goutrolles

17800 PONS

Atteste sur l’honneur :

Qu’à date de signature de la présente attestation, mon domicile est situé :

N° : ….

Voie (nature et nom de la voie) : ………………………………………………….................

Code postal : ………………………………………………………………………………………………

Commune : …………………………………………………...............................................

Temps de trajet Domicile – Lieu habituel de prise de service Base Michelin.fr	Indemnités kilométriques Barème fiscal Année…… Base …CV fiscaux (<7) <5000 kms	Indemnisation Temps de trajet Taux horaire de base x temps de trajet A-R
………………………………………………..	………………………………………………..	………………………………………………..

Avoir transmis la copie de la carte grise du véhicule immatriculé à mon nom personnel que j’utilise pour effectuer les trajets entre mon domicile et mon lieu habituel de travail et m’engage à transmettre à mon employeur, en cas de changement de véhicule, la copie de la carte grise dudit véhicule.

Fait pour servir et valoir ce que de droit.

A………………………….., le ………………….2018

Monsieur …………………………………………..

Signature :

Fait à Pons, le 20 juin 2018, en 3 exemplaires,

Pour la société ROGER RENAUD ET CIE :

,

Pour les Organisations Syndicales :

CFDT, représentée par en sa qualité de délégué syndical

FO, représentée par en sa qualité de délégué syndical