Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles" chez ICO - INSTITUT DE CANCEROLOGIE DE L OUEST (Siège)

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’Institut de Cancérologie de l’Ouest – ICO, établissement de santé privé d’intérêt collectif à but non lucratif assurant des missions de service public hospitalier, dont le siège social est situé 15 rue André Boquel – CS 10059 – 49055 ANGERS CEDEX 02, pris en son établissement sis Boulevard Jacques Monod – 44805 NANTES SAINT HERBLAIN CEDEX,

Représenté par Monsieur ……, en sa qualité de Directeur Général,

d’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• Pour l’organisation syndicale CGT-FO représentée par Monsieur ….. agissant en qualité de délégué syndical central

• Pour l’organisation syndicale SUD Santé-Sociaux représentée par Monsieur …… agissant en qualité de délégué syndical central

• Pour l’organisation syndicale CFDT représentée par Madame …… agissant en qualité de déléguée syndicale centrale

• Pour l’organisation syndicale CFE-CGC représentée par Madame ……

agissant en qualité de déléguée syndicale centrale

d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Comme le propose la loi pour la confiance dans l’économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Les parties définiront dans le protocole d’accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

ARTICLE 1 – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 2 – PRESTATAIRE EN CHARGE DE LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommé « le prestataire »), l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société AKG SOLUTIONS (ci-après dénommé « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l’audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

ARTICLE 3 – LE CAHIER DES CHARGES

3.1 Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

La fiche RGPD sera rédigée par le délégué à la protection des données du prestataire AKG SOLUTIONS et sera transmise à l’ICO pour contre-signature. La fiche n’est pas à envoyer à la CNIL, mais uniquement à conserver dans le registre de traitement tenu par l’ICO en cas de contrôle.

3.2 Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier et le deuxième tour des élections professionnelles.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le vote étant unique et définitif, l’électeur ayant voté à distance et cherchant à voter sur place aura un message lui indiquant qu’il a déjà effectué son vote.

Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran et il doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.

3.3 Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum suivant : 100*100 pixels.

3.4 Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans par ordre aléatoire.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

3.5 Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le prestataire assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi.

3.6 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur disposera d'un identifiant et d’un mot de passe (générés de manière aléatoire) qui lui permettront de se connecter au système de vote et voter.

Les informations de connexion seront à disposition auprès du bureau de votre les jours de vote et seront remises à l’électeur par le président ou ses assesseurs contre émargement. Les électeurs absents durant la période du scrutin ou dans l’impossibilité de retirer ses identifiants le jour du vote recevront avant le vote, par courrier postale à leur domicile, un courrier contenant leurs identifiant de connexion.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit par téléphone, soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur).

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.

3.7 Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l'article R.2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour à chaque connexion au site.

3.8 Dépouillement, procès-verbaux et résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant. L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président et ses 2 assesseurs introduisent leurs codes sécurisés délivrés par le système selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 4 – REVISION

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 5– ENTREE EN VIGUEUR, DUREE DE l’ACCORD

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Article 6 – PUBLICITE

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la Société.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes d’Angers.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Un exemplaire du présent accord sera remis au comité social et économique et aux délégués syndicaux dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.

Fait à Angers

Le 12 octobre 2022

Pour l’ICO :

Monsieur ….. , Directeur Général

Pour les organisations syndicales :

Organisation syndicale CGT-FO

Monsieur ….., agissant en qualité de délégué syndical central

Organisation syndicale SUD Santé-Sociaux

Monsieur ……, agissant en qualité de délégué syndical central

Organisation syndicale CFDT

Madame ….., agissant en qualité de déléguée syndicale centrale

Organisation syndicale CFE-CGC

Madame ….., agissant en qualité de déléguée syndicale centrale