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Harmonie Mutuelle, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren 538 518 473. Numéro LEI 969500JLU5ZH89G4TD57. Siège social : 143, rue Blomet - 75015 Paris.	harmonie-mutuelle.fr

Accord RELATIF A L’ORGANISATION collective de travail durant la crise sanitaire COVID 19 UES HARMONIE MUTUELLE

Entre,

Les structures composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE, représentée par ……, en qualité de Directrice Ressources Humaines

• la mutuelle Harmonie Mutuelle

• le GIE S.I.H.M.

• la SAS Kalixia

• l’Union Harmonie Mutuelles

• le GIE Synergie Mutuelles

• La SAS Foncière

Et,

La fédération P.S.T.E C.F.D.T représentée par :

L’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle représentée par :

L’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C représentée par :

L’organisation syndicale SNACOS C.F.T.C représentée par :

Il a été convenu et arrêté ce qui suit.

PrÉambule

Depuis le 17 mars 2020 et à chaque étape de la crise sanitaire, sociale et économique que nous traversons, les partenaires sociaux de l’UES Harmonie Mutuelle sont guidés par la nécessité de protéger les salariés en appliquant l’ensemble des recommandations et mesures gouvernementales en matière de protection de la santé, tout en organisant au mieux la continuité de nos activités essentielles afin de servir nos clients et adhérents.

Les parties rappellent que le dialogue social apparaît plus que jamais comme un véritable levier de gestion de crise et de rebond. Il est donc de la responsabilité conjointe des organisations syndicales et de la direction de pouvoir répondre à un double objectif : celui de permettre un maintien de l’activité tout en assurant la protection des salariés.

La direction et les organisations syndicales ont souhaité se réunir afin de conclure un accord relatif à l’organisation du travail post-confinement. Celui-ci a été signé le 14 mai 2020 pour une durée déterminée prenant fin le 30 septembre 2020. A chaque nouvelle annonce gouvernementale ou parution d’une disposition législative ou réglementaire à ce sujet, la direction et les organisations syndicales ont signé des avenants à cet accord :

• Avenant n°1 signé le 8 juin 2020

• Avenant n°2 signé le 2 juillet 2020

• Avenant n°3 signé le 23 juillet 2020  

Face à la situation de crise sanitaire qui perdure et à la suite de l’annonce de la Ministre du Travail le 18 août 2020 relative à l’obligation de port du masque en entreprise à compter du 1^er septembre et dans l’attente du nouveau protocole national à venir, la direction et les organisations syndicales se sont à nouveau réunies afin de conclure un nouvel accord.

Cet accord reprend toutes les dispositions de l’accord du 14 mai 2020 (et de ses avenants) qui continueront à s’appliquer dans l’entreprise en y ajoutant de nouvelles mesures, se substituant, le cas échéant, à celles ayant le même objet.

Cet accord cessera automatiquement de s’appliquer lorsque le gouvernement lèvera les mesures de protection à mettre en place en entreprise, et au plus tard le 31 décembre 2020.

Les échanges ont ainsi conduit à adopter un accord relatif à l’organisation collective de travail durant la crise sanitaire covid 19 signé le 28 août 2020.

Dispositions gÉnÉrales

Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE :

-la mutuelle Harmonie Mutuelle

-le GIE S.I.H.M

-la SAS Kalivia

-l’Union Harmonie Mutuelles

-le GIE Synergie Mutuelles

-la SAS Foncière

principes gÉnÉraux de RENFORCEMENT DE L’activitÉ SUR SITE

La direction Harmonie Mutuelle et les organisations syndicales, sachant pouvoir s’appuyer sur la responsabilité collective et l’engagement de chacun, conviennent d’une organisation du travail, permettant :

• De respecter l’application des mesures sanitaires rendues nécessaires par la circulation de la Covid 19, notamment les gestes barrière et la distanciation sur site

• de retrouver des niveaux de qualité de service, de production, de productivité conformes, nécessaires à la pérennité de la mutuelle

• d’inscrire les collaborateurs dans une perspective de travail selon une nouvelle norme d’organisation alliant le travail sur site et le travail à domicile,

• tout en élaborant des solutions adaptées aux situations particulières.

En parallèle, des réflexions relatives à l’évolution de la culture de travail au sein de l’UES Harmonie Mutuelle sont actuellement en cours. La direction et les organisations syndicales conviennent qu’une négociation relative aux nouvelles normes de travail (dont le télétravail fait partie) débutera au cours du dernier trimestre 2020.

conditionS de travail sur site – PORT DU MASQUE

Le port du masque est obligatoire dans toute l’entreprise (sites administratifs et agences), dans tous les espaces communs, salles de réunion et bureaux à l’exception des bureaux individuels fermés lorsqu’une seule personne y est présente.

Ces mesures seront assouplies ou renforcées en fonction des directives gouvernementales.

Il est rappelé qu’Harmonie Mutuelle a fourni aux salariés quatre masques lavables. Une nouvelle dotation de six masques sera fournie aux collaborateurs. Des masques complémentaires seront distribués dans les mois à venir si la pandémie venait à durer.

Chaque collaborateur s’engage à se rendre sur son site uniquement s’il ne présente aucun symptôme lié à la COVID 19, et s’engage à signer et à respecter la charte de bonne conduite.

2.2 Recensement des personnels presents

La déclaration de présence sur la plateforme reste obligatoire pour les salariés présents sur site (cf 3.1)

2.3. FOURNITURE ET ENTRETIEN DU MATERIEL DE PROTECTION

Chaque collaborateur dispose sur site, du matériel suivant :

• Gel hydroalcoolique

• Savon dans les sanitaires

• Masques lavables (dix masques au total)

• Lingettes ou spray de type tensioactif

Les collaborateurs sont chargés d’entretenir les masques fournis en les lavant et en changeant régulièrement de masque.

2.4. ENTRETIEN DES LOCAUX

Chaque site est nettoyé de manière renforcée à l’ouverture et régulièrement.

Le protocole de nettoyage renforcé des sites mis en place et les plans de prévention pour les prestataires (ménage, maintenance, …) seront mis à jour si nécessaire.

Les parties conviennent de la nécessité de maintenir un nettoyage régulier des outils de travail et de tout matériel mis à disposition des collaborateurs (copieur, poignées…), notamment dans les espaces communs.

Pour ce faire, le matériel de nettoyage avec un produit de type tensioactif est fourni par l’entreprise afin que les collaborateurs soient autonomes dans cette mission.

Par ailleurs, les collaborateurs sont chargés d’aérer les bureaux pendant une durée minimale de 15 minutes toutes les trois heures lorsque cela est possible (cette disposition sera rappelée au moyen d’un affichage sur les sites).

2.5. ROLE DES RÉFÉRENTS DE SITES

L’accord du 14 mai 2020 avait mis en place des référents de site sur chacun des sites de l’UES.

La direction et les organisations syndicales ont décidé de maintenir la fonction de « référent de site » afin de conserver un interlocuteur proche des collaborateurs.

Ainsi, le référent de site exerce les fonctions suivantes :

• Coordinateur, facilitateur restant vigilant quant à l’évolution de la pandémie et participant aux actions à mettre en place dans ce cadre, avec la ligne managériale et sous la responsabilité du Directeur de Région.

• Point de contact des collaborateurs en complément des managers et du service RH.

• En lien avec des relais locaux, il met en œuvre les mesures définies par l’entreprise et conserve ses prérogatives de pilotage logistique (approvisionnement en dotations, coordination de nettoyage du site, …), de conseil, de contrôle et d’alerte.

2.6. ORGANISATION DE RÉUNION : CONDITIONS, PRINCIPES…

Les rendez-vous à distance (téléphone, Skype…) sont à privilégier autant que possible. Les réunions ne pouvant se tenir à distance sont limitées à la présence d’au plus 50 % de la capacité d’accueil de la salle, dans le respect des gestes barrières et des règles de distanciation physique.

Dans ce cadre, le nombre de personnes pouvant être présentes simultanément sera affiché à l’entrée de chaque salle de réunion. En cas d’interrogation sur la capacité maximale de la salle lors de la réservation, il est recommandé d’appeler l’accueil ou les services logistiques.

Des sprays ainsi que du papier ou des lingettes de type tensioactif sont mis à disposition dans les salles de réunions.

L’aération de la salle (quand elle est possible) doit être effectuée par les occupants en début et fin de réunion et à minima 15 minutes toutes les 3 heures.

DISPOSITIFS SPÉCIFIQUES AUX SITES ADMINISTRATIFS

PERSONNES CONCERNÉES, Équipement pour LE tÉlÉtravail, recensement

Les parties conviennent que le travail sur site est nécessaire pour redynamiser notre énergie collective, rompre l’isolement professionnel qui peut parfois s’installer, retrouver le lien social et ainsi assurer un retour à un niveau de productivité normal dans l’entreprise.

Le télétravail reste néanmoins un dispositif à privilégier pour garantir la distanciation physique sur site, dans le cadre d’un retour progressif à une activité présentielle.

Il est ainsi convenu que pour la période du 1^er septembre au 31 décembre 2020, la présence sur site se fera par roulement de 50% des équipes, en alternant deux types de semaines :

• semaine A : présence sur site les lundi, mercredi et vendredi, télétravail les mardi et jeudi

• semaine B : présence sur site les mardi et jeudi, télétravail les lundi, mercredi et vendredi

Les modalités contractuelles des temps partiels ne sont pas modifiées (exemple : un collaborateur ne travaillant pas le mercredi sera présent sur site les semaines A les lundis et vendredis et les semaines B les mardis et jeudis)

Les réunions d’équipes seront organisées majoritairement en modalité mixte de présentiel et de distanciel.

L’intégration des nouveaux salariés pourra justifier l’adaptation de cette règle, de même que des situations particulières qui devront être motivées.

Il est également convenu que les collaborateurs qui le souhaitent ou qui ne peuvent télétravailler dans de bonnes conditions matérielles pourront venir sur site jusqu’à 5 jours par semaine.

Par ailleurs, un plan d’accompagnement individuel incluant une possibilité de retour plus large sur site devra être envisagé pour les collaborateurs n’assurant pas une productivité optimisée. Il est entendu que l’évaluation de la productivité tiendra compte de la performance des outils et logiciels. Un suivi sera réalisé par les directions Ressources Humaines.

Il est enfin entendu que ce dispositif ne s’applique pas aux collaborateurs dont les activités ne sont pas télétravaillables.

Etant de la responsabilité de l’employeur de connaitre l’identité des salariés présents sur site, les collaborateurs devront signaler leur présence sur site via la plateforme « Inscription collaborateurs – déconfinement ». Ce recensement est primordial, notamment pour identifier les cas contact lors d’une situation de Covid 19 avérée au sein de l’établissement.

Un suivi du taux d’occupation des sites sera réalisé afin de s’assurer d’une présence cible d’environ 50% des salariés. Ce suivi sera communiqué régulièrement aux organisations syndicales signataires.

Pour les collaborateurs présents sur site et non soumis à des contraintes horaires liées à l’activité même de leur service (permanences), il sera possible de travailler en horaires décalés pour leur permettre d’éviter les heures de pointe. Ces mêmes salariés pourront continuer à prendre 30 mn minimum pour leur pause repas.

S’agissant des équipements informatiques pour les salariés en télétravail non munis d’ordinateurs portables, les dispositions suivantes ont été convenues :

• Pour le télétravail : équipement mixte avec une connexion via RDS ou postes fixes à domicile

• Pour le travail sur sites : si nécessaire, mutualisation des postes fixes sur les sites avec une obligation pour le collaborateur de nettoyer et désinfecter le poste de travail en arrivant et en partant.

PLATEAUX PARTAGÉS / Open space

Le travail sur site s’effectue dans le respect des mesures barrières et de distanciation physique définies par le protocole national.

Les salariés des plateaux partagés (open space) devront, conformément à la législation en vigueur, porter le masque, même pendant leurs échanges téléphoniques.

Les locaux devront faire l’objet d’une aération régulière (minimum 15 minutes toutes les 3 heures), par les utilisateurs.

3.3. USAGE DES ESPACES COMMUNS

3.31 Espace cafeteria / repas

Usage des espaces cafeteria / repas

Les parties conviennent, de manière exceptionnelle du fait de la pandémie, que la prise de repas reste possible au poste de travail.

Cependant si le collaborateur décide de se rendre dans un espace de convivialité pour la prise de son repas, celui-ci sera tenu de se laver les mains avec du savon ou une solution hydroalcoolique en arrivant et avant de sortir et devra respecter les mesures barrières et les règles de distanciation physique ainsi que tenir compte du roulement établi si nécessaire selon le nombre de salariés présents sur le site.

En effet les parties s’accordent sur le fait que selon une décision de la région et par soucis de sécurité, les salles collectives seront ouvertes en fonction de leur taille et de leur usage. La communication sera faite par affichage sur site.

Les collaborateurs devront uniquement utiliser du matériel personnel (assiette, mug, couverts, torchons). Chaque personne apportera sa vaisselle et la lavera avec du produit vaisselle mis à sa disposition. Il n’y aura pas de vaisselle commune à disposition. L’essuyage de la vaisselle devra se faire avec un essuie-tout jetable ou un torchon apporté par le collaborateur.

Les pichets d’eau ne devront pas être utilisés, il est donc fortement recommandé d’avoir sa bouteille d’eau personnelle ou sa gourde.

Concernant les fontaines à eau / machines à café :

• Les bonbonnes sont condamnées

• Les fontaines branchées sur l’arrivée d’eau restent opérationnelles avec un système de nettoyage renforcé sur les points de contact

• Les machines à café restent opérationnelles avec un système de nettoyage renforcé sur les points de contact

Disposition des espaces cafeteria / repas

Une chaise sur 2 à table est retirée afin de respecter la distance de sécurité. Les places à table sont décalées afin de ne pas manger en face à face (positionnement en quinconce).

Le nombre de personnes pourra être étalé à la pause déjeuner par un roulement approprié. Le taux d’occupation devra être en conformité avec respect des mesures barrières et de distanciation physique définies par le protocole national.

Nettoyage des espaces cafeteria / repas

S’agissant du nettoyage des espaces repas, une attention particulière et portée au respect des règles de procédure d’utilisation et de nettoyage du micro-ondes. Les réfrigérateurs sont désinfectés une fois par jour.

La salle de pause est aérée 30 minutes par jour lorsque cela est possible. Les dessus de la table et de la chaise sont décontaminés au produit de type tensioactif (à minima dossier et accoudoirs) après chaque pause déjeuner

De même les locaux de restauration feront l’objet d’une aération régulière.

3.32 Ascenseurs

Il est conseillé de privilégier les escaliers lorsque cela est possible. L’ascenseur est réservé aux personnes à mobilité réduite ou à la manutention.

3.33 Sens de circulation sur site

Dans la mesure des possibilités du site, un sens de circulation est mis en place. Autant que possible, à l’exception des portes coupe-feu non équipées de dispositif de fermeture automatique, les portes restent ouvertes.

3.4. DÉPLACEMENTS

Les déplacements inter-sites sont autorisés mais doivent être limités au strict nécessaire.

Si un véhicule de service est utilisé (dédié prioritairement aux équipes du patrimoine), il sera demandé à l’utilisateur de nettoyer avec une lingette de type tensioactif l’ensemble des éléments et accessoires touchés par l’utilisateur (notamment volant, levier de vitesse, frein à main) avant et après utilisation.

DISPOSITIFS SPÉCIFIQUES POUR LES AGENCES COMMERCIALES -

La priorité restant la sécurité des collaborateurs et des clients accueillis, les mesures barrière et les règles de distanciation physique devront impérativement être respectées.

Les bureaux sont équipés de protection plexiglas.

Le port du masque par les collaborateurs est obligatoire au sein des agences en toutes circonstances, y compris lors des rendez-vous client en présence d’une protection en plexiglas.

Le port du masque est également obligatoire pour les adhérents et clients.

Les bureaux, dossiers et accoudoirs des sièges sont à nettoyer quand cela est possible et si ce sont des surfaces lisses (pas en tissus) après chaque passage du client par le conseiller d’agence.

Le matériel nécessaire est mis à disposition dans toutes les agences. Le temps de nettoyage devra être pris en compte lors de la fixation des rendez-vous.

MÉTIERS ITINÉRANTS

Les conseillers itinérants ainsi que les collaborateurs exerçant un métier itinérant doivent respecter les gestes barrières, les mesures de distanciation physique et porter obligatoirement un masque y compris lors des rendez-vous chez le client.

Les rendez-vous à distance restent à privilégier autant que possible.

SALARIES EN SITUATION DE VULNERABILITE

Les personnes en situation de vulnérabilité (personnes avec certificat d’isolement) seront spécifiquement autorisées à recourir au télétravail 5 jours par semaine tant que les dispositions législatives leur garantiront l’application du dispositif d’activité partielle. Cette disposition prendra automatiquement fin lorsque les personnes en situation de vulnérabilité n’auront plus droit au dispositif d’activité partielle. Les collaborateurs concernés s’inscriront alors dans les dispositifs prévus aux articles 3, 4 et 5 du présent accord.

Le protocole de CONDUITE A TENIR EN CAS DE COLLABORATEUR SYMPTOMATIQUE

Le protocole de conduite à tenir en cas de collaborateur symptomatique reste opérationnel (en annexe)

DISPOSITIF D’Écoute ET D’acCompagnement

La direction et les organisations syndicales conviennent de maintenir la ligne d’écoute à disposition des collaborateurs qui en éprouveraient le besoin.

dispositions finales

Effet et durÉe de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, il entre en vigueur à la date de signature.

Il cessera immédiatement de produire effet lorsque les mesures de protection contre la pandémie à mettre en place en entreprise seront levées, et au plus tard le 31 décembre 2020.

Les dispositions législatives et règlementaires qui pourraient entrer en vigueur pour faire face à la propagation de la pandémie de covid 19 seront automatiquement applicables dans l’entreprise sans qu’il soit nécessaire de procéder à la signature d’un avenant au présent accord. Une communication sera faite aux collaborateurs.

L’évolution de la pandémie étant très incertaine, des confinements locaux seront peut-être nécessaires en cas de clusters identifiés. Dans cette hypothèse, des mesures temporaires et localisées (élargissement du recours au télétravail, intensification de l’organisation de travail avec équipes tournantes, mise en place de cycles horaires, etc.) pourront être mises en place après information du CSE et sans qu’il soit nécessaire de procéder à la signature d’un avenant au présent accord.

Les parties conviennent également de la possibilité de se réunir pour faire évoluer les dispositions du présent accord si la situation de l’entreprise (notamment en matière de niveau de production, de productivité et de qualité de service) le justifie.

INFORMATION AUX SALARIÉS

L’entreprise utilisera tous les moyens de communication à sa disposition pour informer le plus en amont possible des évolutions des mesures prises par le gouvernement et applicables dans l’entreprise.

SUIVI DE L'ACCORD

Un bilan sera fait au CSE sur les différentes mesures mises en œuvre sur la période de l’accord et les mesures seront suivies par la CSSCT avec mise à jour du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels.

FormalitÉs de dÉpôt et publicitÉ

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Il fera l'objet des formalités de publicité au terme du délai d'opposition.

Cet avenant donnera lieu à dépôt par chaque structure signataire dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail, et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Il sera adressé à chaque organisation syndicale signataire une version électronique d’un exemplaire original et l’accord signé sera également mis à disposition de l’ensemble du personnel sur l’Intranet de l’entreprise.

Fait en 3 exemplaires ;

A Paris, le 28 Août 2020

Les signataires

Pour les structures de l’UES Harmonie Mutuelle

Pour la fédération PSTE C.F.D.T

Pour l’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C

Pour l’organisation syndicale SNACOS – C.F.T.C

Pour l’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle

ANNEXE : LE PROTOCOLE DE CONDUITE A TENIR EN CAS DE COLLABORATEUR SYMPTOMATIQUE