Harmonie Mutuelle, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren 538 518 473. Numéro LEI 969500JLU5ZH89G4TD57. Siège social : 143, rue Blomet - 75015 Paris.	harmonie-mutuelle.fr

AVENANT n°1 À l’Accord RELATIF À L’ORGANISATION COLLECTIVE de travail durant la crise sanitaire COVID 19 UES HARMONIE MUTUELLE

Entre,

Les structures composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE, représentée par…, en qualité de Directrice Ressources Humaines

• la mutuelle Harmonie Mutuelle

• le GIE S.I.H.M.

• la SAS Kalixia

• l’Union Harmonie Mutuelles

• le GIE Synergie Mutuelles

• La SAS Harmonie Mutuelle Foncière et Lieux de Vie

Et,

La fédération P.S.T.E C.F.D.T représentée par :

L’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle représentée par :

L’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C représentée par :

L’organisation syndicale SNACOS C.F.T.C représentée par :

Il a été convenu et arrêté ce qui suit.

PrÉambule

Depuis le 17 mars 2020 et à chaque étape de la crise sanitaire, sociale et économique que nous traversons, les partenaires sociaux de l’UES Harmonie Mutuelle sont guidés par la nécessité de protéger les salariés en appliquant l’ensemble des recommandations et mesures gouvernementales en matière de protection de la santé, tout en organisant au mieux la continuité de nos activités essentielles afin de servir nos clients et adhérents.

Les parties rappellent que le dialogue social apparaît plus que jamais comme un véritable levier de gestion de crise et de rebond. Il est donc de la responsabilité conjointe des organisations syndicales et de la direction de pouvoir répondre à un double objectif : celui de permettre un maintien de l’activité tout en assurant la protection des salariés.

La direction et les organisations syndicales ont souhaité se réunir afin de conclure un accord relatif à l’organisation du travail post-confinement. Celui-ci a été signé le 14 mai 2020 pour une durée déterminée prenant fin le 30 septembre 2020. A chaque nouvelle annonce gouvernementale ou parution d’une disposition législative ou réglementaire à ce sujet, la direction et les organisations syndicales ont signé des avenants à cet accord :

• Avenant n°1 signé le 8 juin 2020

• Avenant n°2 signé le 2 juillet 2020

• Avenant n°3 signé le 23 juillet 2020  

Face à la situation de crise sanitaire qui perdurait et à la suite de l’annonce de la Ministre du Travail le 18 août 2020 relative à l’obligation de port du masque en entreprise à compter du 1^er septembre, la direction et les organisations syndicales ont conclu un accord relatif à l’organisation collective de travail durant la crise sanitaire covid 19 signé le 28 août 2020.

Le Président de la République a annoncé le 28 octobre 2020, une nouvelle période de confinement puis le Premier Ministre a apporté le 29 octobre 2020, des précisions sur ce confinement. L’actualisation du protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de covid-19 le 29 octobre 2020 a ensuite permis aux partenaires sociaux, qui se sont réunis les 29, 30 octobre et 3 novembre 2020, de négocier un avenant à l’accord initial. Cet avenant a vocation à s’appliquer pendant la période de confinement, soit au minimum jusqu’au 1^er décembre 2020. Les articles de l’accord initial faisant l’objet d’une modification sont mentionnés dans l’avenant, les autres dispositions de l’accord initial restent inchangées.

Les échanges ont ainsi conduit à adopter un avenant à l’accord relatif à l’organisation collective de travail durant la crise sanitaire covid 19 signé le 05 novembre 2020.

Dispositions gÉnÉrales

Champ d’application

Le présent avenant s’applique à l’ensemble des salariés composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE :

-la mutuelle Harmonie Mutuelle

-le GIE S.I.H.M

-la SAS Kalixia

-l’Union Harmonie Mutuelles

-le GIE Synergie Mutuelles

-la SAS Harmonie Foncière

principeS gÉnÉrAUX (Article 2 de l’accord initial)

La direction Harmonie Mutuelle souhaite réaffirmer son rôle social et sociétal et engager avec elle, à travers le dialogue social, ses partenaires sociaux à se positionner en tant qu’acteurs responsables et relever le défi d’accompagner au plus près toutes les parties prenantes de notre mutuelle (salariés, clients, adhérents…)

Aussi la direction Harmonie Mutuelle et les organisations syndicales, conviennent, conformément à l’actualisation du protocole national et pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise, de l’organisation du travail suivante :

• Télétravail à 100% pour l’ensemble des activités pouvant être effectuées à distance.

• Identification et justification des situations constituant des exceptions à ce principe, à savoir les situations nécessitant une présence totale ou ponctuelle sur site ainsi que les personnes autorisées à venir sur site sur la base du volontariat.

Les partenaires sociaux rappellent que l’entreprise met tout en œuvre pour assurer la santé et la sécurité de ses collaborateurs tout en maintenant son activité. Elle est et restera attachée à veiller au maintien du collectif de travail et à la prévention des risques liés à l’isolement des salariés en télétravail en maintenant un lien social et managérial fort.

A ce titre et en complément des lignes d’écoute déjà en place, des dispositifs d’accompagnement seront proposés pour repérer, sensibiliser et orienter les salariés en situation d’isolement en fonction des difficultés repérées.

Une attention particulière sera également portée à l’animation des équipes pour prévenir de tout risque d’isolement.

Parce que le rôle du manager auprès des collaborateurs est primordial en cette période, un renforcement de l’offre de formation sur l’animation et l’accompagnement managérial à distance est en cours de définition.

Afin de limiter la propagation du virus et ainsi favoriser son éviction, l’application « TousAntiCovid » a été mise en place par le gouvernement. Les partenaires sociaux invitent les collaborateurs à l’activer pendant les horaires de travail : une communication en ce sens est déployée dans l’entreprise.

2.1. ENTRETIEN DES LOCAUX – RENFORCEMENT DU PROTOCOLE (ARTICLE 2.4)

La Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail a réexaminé également le protocole sanitaire afin de veiller à maintenir, ou renforcer si nécessaire, les process de prévention des risques de contamination notamment manu-portée (nettoyage régulier et efficace face au virus), dans l’ensemble des établissements de l’entreprise.

2.3. ORGANISATION DE RÉUNIONS ET DE FORMATIONS : CONDITIONS, PRINCIPES… (ARTICLE 2.6)

Les rendez-vous à distance (téléphone, Skype…) constituent la règle. Ainsi, les réunions et formations doivent se tenir en distanciel. Les cas exceptionnels seront identifiés et validés par les services RH.

DISPOSITIFS SPÉCIFIQUES AUX SITES ADMINISTRATIFS (article 3)

EXCEPTIONS AU TÉLÉTRAVAIL SUR LES SITES ADMINISTRATIFS ET suivi (article 3.1)

Les parties conviennent que si le télétravail à 100% doit être la règle, la venue sur les sites administratifs est nécessaire dans certaines situations ou pour accomplir certaines missions déterminées ci-après pour assurer une continuité de l’activité. Il est précisé que les collaborateurs qui viennent sur site pendant le confinement devront impérativement continuer à s’inscrire sur la plateforme mise en place à cet effet. Un suivi du taux d’occupation des sites sera réalisé afin de s’assurer d’une présence maximale sur site d’environ 20% des salariés. Ce suivi sera communiqué tous les quinze jours aux organisations syndicales signataires.

Un lissage des horaires de départ et d’arrivée des collaborateurs qui viennent travailler sur site devra être effectué par le manager afin de limiter l’affluence aux heures de pointe.

3.1.1 Situations nÉcessitant une prÉsence sur site

Dans un souci de maintien de l’activité, les partenaires sociaux ont défini ensemble, les situations dans lesquelles les salariés travaillant sur un site administratif ne peuvent effectuer leur activité en télétravail et doivent par conséquent, se rendre sur leur site de rattachement. Il s’agit des situations suivantes :

• Les salariés dont l’activité n’est pas télétravaillable, notamment les salariés assurant le maintien de l’ouverture et du fonctionnement des sites (agents d’accueil, agents d’entretien, etc.).

• Les salariés ne disposant pas d’équipement informatique pour le télétravail.

• Les salariés qui habitent en zone blanche.

• Les salariés placés en situation d’accompagnement afin d’acquérir l’autonomie nécessaire pour télétravailler sur les tâches qui leur sont confiées, ainsi que les personnes qui les accompagnent :

• Les nouveaux embauchés pendant la période d’adaptation ainsi que leurs managers ou équipes (en alternance si possible) ;

• Les alternants, apprentis et stagiaires pendant la période d’adaptation ainsi que leurs tuteurs et maîtres de stage ou équipes (en alternance si possible).

3.1.2 Situations nÉcessitant une prÉsence PONCTUELLE sur site

Les partenaires sociaux ont convenu ensemble que le maintien de l’activité requiert une présence ponctuelle sur site des salariés des sites administratifs pour effectuer certaines tâches ne pouvant être accomplies à distance. Il s’agit des situations suivantes :

• Missions nécessitant des interventions techniques sur site : logistique, informatique, etc. ;

• Missions de Contrôles d’administrations et d’organismes externes ne pouvant être effectués à distance.

• Missions nécessitant des interventions administratives : gestion du courrier, des encaissements, des factures, etc. Ces situations devront être limitées à un jour par semaine par collaborateur, sauf exception. Un planning sera établi sur la base du volontariat au sein de chaque équipe. A défaut de volontaires suffisants, le manager établira un planning fixant la répartition des jours de venue des membres de l’équipe par roulement.

• Missions nécessitant un contact avec les adhérents et/ou les salariés : action sociale, équipes Animation Vie Mutualiste, Prévention Promotion Santé, Ressources Humaines, etc.

Le temps de présence sur site devra être optimisé (regroupement des tâches) pour être limité.

3.1.3 SALARIÉS AUTORISÉS À VENIR SUR SITE SUR LA BASE DU VOLONTARIAT

Les partenaires sociaux estiment que tout en préservant la santé des collaborateurs, des situations de retour sur site sur la base du volontariat et dans la limite d’un jour par semaine doivent être envisagées. Il s’agit des situations suivantes :

• Les salariés souffrant d’isolement ou en situation de détresse ou de fragilité, après consultation de l’équipe RH et/ou de leur manager. L’équipe RH veillera à l’accompagnement du collaborateur et pourra le cas échéant les orienter vers la médecine du travail ou autres dispositifs engagés. Une attention toute particulière sera apportée par les équipes RH en cas de situation extrême.

• Les salariés ne bénéficiant pas de conditions optimales pour travailler de façon totalement opérationnelle à leur domicile : équipement personnel non adapté à l’utilisation du RDS, double écran, zone de travail dédiée, etc.

3.1.4 SALARIÉS N’EXERCANT PAS LEUR ACTIVITÉ DE FACON OPTIMALE

La situation de télétravail à 100% peut conduire, pour diverses raisons, à ne pas pouvoir exercer son activité de façon optimale. Il est entendu que cette évaluation tiendra compte de la performance des outils et logiciels.

Dans ce cas, il est prévu une première phase au cours de laquelle il est proposé au collaborateur volontaire, de revenir sur site à raison d’un jour par semaine pour bénéficier d’un accompagnement.

Si la première phase n’est pas concluante, une seconde phase est mise en place prévoyant la nécessité d’un retour sur site plus large (trois jours par semaine maximum) pour la mise en place d’un accompagnement renforcé suivi par les équipes RH.

3.3. USAGE DES ESPACES COMMUNS (article 3.3)

3.31 Espace cafeteria / repas (article 3.31)

Parce que ces espaces où l’on retire son masque sont des lieux propices à l’exposition au virus, les partenaires sociaux savent pouvoir compter sur la responsabilité individuelle de chacun à l’occasion des moments de convivialité.

Les parties conviennent, de manière exceptionnelle du fait de la pandémie, que les espaces de convivialité sont fermés. Un accès aux micro-ondes et aux machines à café sera toutefois organisé avec une obligation de désinfection par l’utilisateur après chaque utilisation.

Les salariés doivent donc privilégier la prise de leurs repas à leur poste individuel de travail.

Ces règles seront adaptées en fonction de la configuration des lieux, espaces de restauration dont la configuration permet la mise en place de tables individuelles par exemple. Les modalités d’utilisation des salles seront affichées à l’entrée de celles-ci.

DISPOSITIFS SPÉCIFIQUES POUR LES AGENCES COMMERCIALES (ARTICLE 4)

Le décret du 30 octobre confirme le caractère essentiel de nos activités en cette période de crise sanitaire afin que nous puissions continuer à accompagner nos adhérents dans leurs parcours de soins, garantir la continuité et le financement des soins et éviter tout renoncement en matière de santé.

Ainsi, nos activités commerciales sont essentielles à notre développement et tous les collaborateurs mobilisés autour de cette activité nous permettent d’être à la hauteur de la responsabilité qui nous a été reconnue par les pouvoirs publics vis-à-vis de nos adhérents dans notre rôle de mutuelle.

Les partenaires sociaux tiennent également à souligner le rôle primordial et essentiel des agences durant ce nouveau confinement comme vecteur de lien humain essentiel à la société, et qu’à ce titre, elles demeurent ouvertes du lundi au vendredi dans les conditions habituelles.

La priorité restant la sécurité des collaborateurs et des clients accueillis, les mesures barrière et les règles de distanciation physique devront impérativement être respectées.

En complément de l’ensemble des dispositifs mis en place pour assurer la santé et la sécurité des collaborateurs travaillant en agences, les aménagements suivants sont prévus :

• Privilégier la prise de rendez-vous préalable.

• Les horaires d’arrivée et de départ seront adaptées, notamment pour les salariés utilisant les transports en commun afin d’éviter les heures de pointe notamment dans les grandes agglomérations.

• Les agences seront fermées le samedi.

• Sur la base du volontariat et lorsque cela est possible, les collaborateurs seront autorisés à travailler à distance un jour par semaine. Cette disposition sera étudiée et organisée localement en fonction notamment du flux, de la typologie de l’agence et du matériel.

MÉTIERS ITINÉRANTS (ARTICLE 5)

Les conseillers itinérants ainsi que les collaborateurs exerçant un métier itinérant doivent pouvoir honorer leurs rendez-vous avec leurs clients en privilégiant et en préconisant la tenue de ces rendez-vous à distance.

Ces rendez-vous peuvent se tenir en présentiel en cas de demande expresse du client et si les conditions suivantes sont respectées par le collaborateur et le client :

• Gestes barrières,

• Mesures de distanciation physique,

• Port obligatoire du masque.

SALARIÉS EN SITUATION DE VULNÉRABILITÉ (ARTICLE 6)

Il est rappelé que les personnes en situation de vulnérabilité (personnes avec certificat d’isolement) sont spécifiquement autorisées à recourir au télétravail 5 jours par semaine tant que les dispositions législatives leur garantiront l’application du dispositif d’activité partielle. Cette disposition prendra automatiquement fin lorsque les personnes en situation de vulnérabilité n’auront plus droit au dispositif d’activité partielle.

Les collaborateurs vivant avec une personne vulnérable sont autorisés à télétravailler 5 jours par semaine, sous réserve de fournir d’un justificatif médical.

DÉplacement (article 3.4)

En cas de déplacement en véhicule de plusieurs collaborateurs, le port du masque est obligatoire. Le covoiturage doit être limité à deux collaborateurs.

dispositions finales (ARTICLE 9)

Effet et durÉe de l’aVENANT

Le présent avenant vient s’ajouter et modifier certaines dispositions de l’accord initial relatif à l’organisation collective de travail durant la crise sanitaire Covid 19 signé le 28 août 2020. Les autres dispositions de l’accord initial restent pleinement applicables.

Cet avenant est conclu pour une durée déterminée, il entre en vigueur à la date de signature.

Il cessera immédiatement de produire effet lorsque les mesures de protection contre la pandémie à mettre en place en entreprise du fait du nouveau confinement seront levées, soit au plus tôt le 1^er décembre. Conformément à l’accord initial, cet avenant cessera de produire effet au plus tard le 31 décembre 2020.

FormalitÉs de dÉpôt et publicitÉ

Le texte du présent avenant, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Il fera l'objet des formalités de publicité au terme du délai d'opposition.

Cet avenant donnera lieu à dépôt par chaque structure signataire dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail, et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Il sera adressé à chaque organisation syndicale signataire une version électronique d’un exemplaire original et l’avenant signé sera également mis à disposition de l’ensemble du personnel sur l’Intranet de l’entreprise.

Fait en 3 exemplaires ;

A Paris, le 05 novembre 2020

Les signataires

Pour les structures de l’UES Harmonie Mutuelle

Pour la fédération PSTE C.F.D.T

Pour l’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C

Pour l’organisation syndicale SNACOS – C.F.T.C

Pour l’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle