Accord d'entreprise "ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DES ETABLISSEMENTS COMPOSANT L’UES MARKETING & SERVICES VOTE ELECTRONIQUE" chez TOTAL MARKETING SERVICES (Siège)

ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DES ETABLISSEMENTS

COMPOSANT L’UES MARKETING & SERVICES

VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE

Les sociétés TOTALENERGIES MARKETING SERVICES, TOTALENERGIES MARKETING FRANCE, TOTALENERGIES LUBRIFIANTS et TOTALENERGIES ADDITIVES AND FUELS SOLUTIONS constituant I'UES MARKETING & SERVICES,

Représentées par xxx xxx xxxx xxx, dûment mandatée à cet effet,

D'une part,

Et:

Les organisations syndicales représentatives au périmètre de l'UES Marketing & Services :

• CONFEDERATION AUTONOME DU TRAVAIL — CAT

• CONFEDERATION FRANCAISE DEMOCRATIQUE DU TRAVAIL — CFDT

• CONFEDERATION FRANCAISE DE L'ENCADREMENT — CGC - CFE-CGC

• CONFEDERATION GENERALE DU TRAVAIL — CGT

D'autre part,

Il est convenu des dispositions du présent accord :

PREAMBULE

Le Code du travail ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Dans le cadre des élections intervenues en 2009 et 2012, la direction et les organisations syndicales signataires des accords dédiés, avaient choisi de prévoir la possibilité de recourir au vote électronique. Les parties ont souhaité pérenniser la possibilité de recourir au vote électronique par la conclusion, le 20 juin 2018, d’un accord dédié.

Cet accord a été conclu en vue de l’organisation des élections des Comités Sociaux et Economiques au sein de l’UES Marketing & Services.

Il a été mis en œuvre pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles qui se sont déroulées en 2018.

Les parties à l’accord de 2018 étaient convenues de se réunir préalablement à chaque échéance électorale pour examiner les éventuels aménagements à apporter au présent protocole, au regard notamment des évolutions législatives, réglementaires ou techniques relatives au vote électronique. A cette occasion, le cahier des charges annexé au présent protocole devait être analysé en vue de son éventuelle modification.

C’est dans ce contexte que les parties au présent accord ont décidé de se réunir préalablement au renouvellement des Comités Sociaux et Economiques de l’UES Marketing & Services dans le cadre des élections professionnelles qui doivent se dérouler en 2022.

La conception et la mise en place du système informatique sont confiées à un prestataire qualifié choisi sur la base du cahier des charges (et de ses annexes) annexé au présent accord, dont il complète et précise les dispositions. Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il sera également publié sur le WAT.

Le prestataire répond dans son « offre » aux conditions des dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du code du travail et de la recommandation CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet. Par ailleurs, le prestataire retenu est à même de répondre au cadre fixé par le règlement général (UE) relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018¹.

A chaque élection, le prestataire retenu doit répondre à ces conditions.

Les parties insistent sur le respect de ces différentes dispositions qui, par les garanties qu’elles apportent en matière de sécurité et de confidentialité, sont à même d’assurer la sincérité du scrutin opéré par voie électronique et permettent notamment de :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de l’intégrité du vote,

• s’assurer de l’unicité du vote,

• s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

Les parties conviennent de la mise en place du vote électronique selon les conditions et modalités décrites ci-après applicables à l’ensemble des salariés de l’UES Marketing & Services appelés à voter aux élections des membres des Comités Sociaux et Economiques.

Cet accord n’exclut pas de recourir à d’autres modes de scrutins.

Parallèlement, la direction et les organisations syndicales ont engagé une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera le présent accord (documentant le nom du prestataire qui est le tiers de confiance expertisé pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise).

ARTICLE 1  RESPECT DES VALEURS

Article 1.1 Garantie de sécurité et de confidentialité et stockage des données

Pour garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections par vote électronique sont organisées par un prestataire. Ce dernier est retenu par la Direction après échanges avec les Organisations Syndicales Représentatives au périmètre de l’UES Marketing & Services. Le choix définitif incombe uniquement à la Direction.

Au terme d’un appel d’offres conduit par TotalEnergies Global Procurement, le prestataire retenu par la Direction, pour la mise en œuvre du vote électronique (par internet) à l’occasion des élections professionnelles 2022, est Neovote.

En vue d’assurer la confidentialité des données transmises, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent pas être accessibles, de même que la liste d’émargement. Le prestataire s’engage contractuellement auprès de TotalEnergies à garantir la confidentialité de toutes les informations communiquées. Il doit notamment fournir à TotalEnergies, ainsi qu’aux Organisations Syndicales ayant présenté des candidats, le descriptif détaillé du dispositif technique mis en œuvre pour assurer cette confidentialité.

Le système de vote est scellé durant toute la durée du scrutin, de l’ouverture à la clôture du vote électronique.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. Le premier est dénommé « fichier des électeurs » et le second « contenu de l’urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif de représentants du prestataire, au niveau des moyens informatiques centraux ainsi que de ceux éventuellement déployés sur place.

Un dispositif électronique de secours est mis en place afin de prendre le relais en cas de panne du système principal.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 1.2 Expertise indépendante du système

Préalablement à sa mise en place ou après toute modification de sa conception, le système de vote électronique utilisé est soumis à une expertise indépendante dans le cadre et le respect des dispositions de la recommandation CNIL citée en préambule.

L’expert indépendant sera choisi après échanges avec les Organisations Syndicales. Le choix définitif incombe uniquement à la Direction.

Le prestataire retenu s’engage à fournir à l’expert indépendant toutes informations utiles au bon déroulement de sa mission.

L’expert indépendant fournit un moyen technique permettant de vérifier a posteriori que les différents composants logiciels sur lesquels a porté l’expertise n’ont pas été modifiés sur le système utilisé durant le scrutin. La méthode et les moyens permettant d’effectuer cette vérification seront décrits dans le rapport d’expertise.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL et transmis aux Organisations Syndicales ayant présenté des candidats.

Les éventuels dysfonctionnements constatés par l’expert et considérés par ce dernier comme susceptibles de remettre en cause la sécurité et la confidentialité du scrutin, sont examinés lors d’une rencontre entre la Direction et les Organisations Syndicales à l’issue de laquelle seront décidées les mesures à prendre.

L’expert pourra également s’assurer que le dispositif correspond au cadre fixé par le règlement général relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), qui est entré en vigueur le 25 mai 2018. 

ARTICLE 2  CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Il est prévu la mise en place d’une cellule d’assistance technique dont le rôle et les missions sont prévus par les articles R. 2314-10 et R. 2314-15 du code du travail ainsi que par la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019. Elle est composée de représentants du prestataire.

La cellule d’assistance technique est chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote, et de répondre à toute interrogation technique des salariés et des représentants des Organisations Syndicales.

Elle doit être joignable tout au long du déroulement du processus du vote électronique.

En présence d’au maximum deux représentants par Organisation Syndicale ayant présenté des candidats et d’un représentant de la Direction, elle procède :

• Avant l’ouverture du vote :

  • à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

  • à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé.

Ces deux premières opérations sont réalisées lors de la formation des représentants du personnel et des membres des bureaux de vote visée à l’article 4 ci-dessous.

Il est précisé que la génération des trois clefs par bureau de vote destinées au chiffrement des bulletins de vote a lieu en séance publique lors de cette formation. A l’issue du test de dépouillement et pour chaque bureau de vote, 1 clef de chiffrement est conservée par le Président du bureau de vote, les 2 autres étant conservées par les 2 assesseurs du bureau de vote, sous enveloppe scellée par les membres des bureaux de vote.

• A la fermeture du vote :

• au contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système.

Le descriptif des tests prévus ci-dessus est transmis pour information aux Organisations Syndicales ayant présenté des candidats, préalablement à leur utilisation.

La vérification des scellements doit pouvoir se faire à tout moment, y compris durant le déroulement du scrutin. De plus, le bureau de vote doit disposer d’outils dont l’utilisation ne requiert pas l’intervention du prestataire pour procéder à la vérification du scellement (exemple : une prise d’empreinte numérique).

En outre :

• Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

• En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 3  DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 3.1 Période de vote

En cas de vote à l’urne, les parties conviennent, pour le premier tour et l’éventuel second tour de scrutin, que les opérations de vote électronique se déroulent sur une période qui sera définie dans le protocole d’accord préélectoral en faisant coïncider le dernier jour du vote électronique avec la veille du jour de vote à l’urne et ce conformément au calendrier arrêté dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, pendant la période d’ouverture du scrutin électronique, de leur poste de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Une communication régulière à destination des salariés est organisée afin notamment de rappeler l’importance du scrutin et la période de vote. Elle s’achève au plus tard 24h avant l’ouverture du vote à l’urne. Il est précisé à cette occasion que les identifiants de connexion égarés peuvent être renvoyés par demande en ligne sur le site de vote électronique². Le contenu de cette communication est défini après concertation avec les Organisations Syndicales ayant présenté des candidats.

Article 3.2 Accès au serveur de vote

• Caractéristiques du site

Le prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le même site.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

• Connexion

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

• son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

• l'adresse de connexion au site de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités permettant d’obtenir le code d’accès et le mot de passe pour se connecter au site de vote sont décrites en annexe 1 et reprises dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel.

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque électeur se verra adresser une note explicative selon les modalités prévues à l’article 4. Afin de renforcer les mesures sécurisant l’authentification de l’électeur, un dispositif dit « de question-défi » est mis en place. Cette « question-défi » correspond à des informations non contenues dans le courriel ou le courrier mentionné ci-dessous mais connues du seul électeur. Ces informations sont demandées lors de la connexion au serveur de vote en ligne préalablement à l’envoi du mot de passe. Les Organisations Syndicales seront informées du type de « question-défi » retenu.

Les modalités d’obtention et de renvoi des identifiants et mot de passe sont précisées en Annexe 1 du présent protocole.

Le prestataire propose une solution sécurisée de gestion des PND³. Avant la clôture du vote, toutes les mesures sont prises pour corriger ces adresses et transmettre le matériel de vote aux électeurs concernés. La liste des PND sera communiquée au bureau de vote. Dans l’hypothèse d’un second tour de scrutin, de nouveaux codes d’accès et mots de passe seront adressés à chaque électeur, selon les mêmes modalités que celles mentionnées ci-dessus.

Après saisie par l’utilisateur de son identifiant et du mot de passe, l’authentification de l’électeur est assurée par le site de vote dédié à l’opération en cours. Toute personne non reconnue ne peut accéder aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté et authentifié, l’électeur se voit présenter à l’écran les bulletins de vote correspondant à son établissement et à son collège, tant pour les titulaires que pour les suppléants.

L’électeur se verra alors présenter les bulletins de vote et procèdera à la sélection de son choix de vote.

L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois tant qu’il n’a pas finalisé son vote. Il validera définitivement son intention de vote en saisissant son mot de passe personnel.

L’électeur recevra un accusé de réception ainsi qu’une preuve de vote personnelle et confidentielle, une fois son vote finalisé.

Article 3.3 Bureau de vote

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence

• le taux de participation.

Pour réaliser la clôture et le dépouillement du vote électronique et pour procéder aux opérations de contrôle en cours de vote, les membres du bureau de vote suivront une formation telle que prévue par l’article 4.

Concernant le vote électronique, le bureau de vote contrôle :

• l’ouverture du site internet de vote,

• les taux de participation en cours de vote grâce aux codes d’accès fournis,

• la clôture du site internet de vote,

• les opérations de dépouillement.

Hormis le nombre de votants, aucun résultat partiel n’est accessible.

Les modalités d’accès des organisations syndicales ayant présenté des candidats au taux de participation en cours du vote électronique sont définies dans le protocole préélectoral.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Enfin, le bureau de vote établira les procès-verbaux signés par ses membres et éditera la liste complète des électeurs avec mention de ceux ayant voté électroniquement, avant proclamation des résultats.

Article 3.4 Articulation avec les autres canaux de vote

Le protocole d’accord préélectoral conclu pour l’organisation des élections fixe les modalités pratiques d’organisation du vote et de déroulement des opérations électorales. Il précise notamment l’articulation entre les différentes modalités de vote ainsi que les formats et modalités de prise de connaissance des professions de foi par les salariés.

Dans le cas où le vote électronique serait complété par un autre mode de vote, les électeurs ayant voté électroniquement ne peuvent recourir à cet autre moyen.

Il convient de préciser que l’éventuel vote à l’urne débute seulement après la clôture du vote électronique afin de permettre au bureau de vote de s’assurer, grâce à la remise de la liste d’émargement éditée conformément aux dispositions de l’article 3.3, que chaque salarié ne vote qu’une seule fois. Le décompte des votes électroniques doit intervenir après la clôture du vote à l’urne.

Par ailleurs, l’éventuel vote par correspondance d’un électeur ayant déjà voté électroniquement ou à l’urne, n’est pas pris en compte.

Tout salarié peut, le jour du scrutin à l’urne, se présenter au bureau de vote pour consulter la liste d’émargement éditée conformément aux dispositions de l’article 3.3, afin de s’assurer de l’enregistrement de son vote électronique. Tout électeur peut également consulter la liste d’émargement tenant compte des différents canaux de vote auprès de la Direction Relations Sociales de l’UES Marketing & Services, durant les 15 jours calendaires suivants la date du vote à l’urne.

ARTICLE 4 INFORMATION ET FORMATION SUR LE SYSTEME

La Direction adresse aux électeurs sous forme électronique, dans le délai fixé par le protocole d’accord préélectoral, une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. Cette note sera rédigée en français et en anglais. Les électeurs ne disposant pas de messagerie professionnelle ou d’accès à leur messagerie professionnelle (notamment les salariés en dispense d’activité, longue maladie etc.) reçoivent cette note explicative à leur domicile par courrier postal simple.

Le prestataire organise une formation des représentants du personnel (à hauteur de 2 représentants par Organisation Syndicale ayant présenté des candidats, et par établissement) et des membres des bureaux de votes sur le système de vote électronique conçu et son fonctionnement.

Une session de formation est organisée sur l’établissement Siège avec possibilité de connexion à distance⁴. Si besoin des sessions supplémentaires seront organisées.

Il est rappelé que les deux premières opérations spécifiques incombant à la cellule d’assistance technique mentionnées à l’article 2 ci-dessus ont lieu durant cette formation.

ARTICLE 5 DUREE ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est une mise à jour de l’accord du 20 juin 2018 qui avait été conclu pour une durée indéterminée en vue de l’organisation des élections professionnelles. Il est mis en œuvre à l’occasion des élections professionnelles devant se tenir en 2022.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de sa signature.

ARTICLE 6 MODALITES DE REVISION ET DENONCIATION

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail.

Toute demande de révision devra être notifiée aux parties signataires par courrier électronique suffisamment à l’avance.

En cas de demande de révision émanant d’une partie habilitée en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail, les négociations commenceront dans les 3 mois au plus tard suivant la réception de la demande.

Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L.2261-9 et suivants du code du travail. La dénonciation doit être portée à la connaissance des autres parties signataires.

ARTICLE 7 DEPOT

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, le texte du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) des Hauts de Seine et du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre. Il fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

Le présent accord fera l’objet d’une information conformément aux articles R. 2262-1 et suivants du code du travail.

Fait à Puteaux, le 15 février 2022

En 5 exemplaires

Pour les sociétés constituant l’UES MARKETING & SERVICES	Pour les Organisations Syndicales représentatives au périmètre des sociétés composant I'UES Marketing & Services
	CAT CFDT
	CFE-CGC CGT

ANNEXES

ANNEXE 1 : Modalités d’obtention et de renvoi des identifiants de connexion

ANNEXE 2 : Cahier des charges

ANNEXE 1 : Modalités d’obtention et de renvoi des identifiants de connexion

1. Authentification

Les secrets de vote sont composés :

• D’un identifiant

• D’un mot de passe

• D’une donnée de connexion

Pour les salariés affectés en France métropolitaine :

L’identifiant est généré aléatoirement par le système de vote et transmis par un premier canal : courrier postal au domicile de l’électeur.

Le mot de passe est généré aléatoirement par le système de vote et transmis par un second canal : retrait par sms ou e-mail renseigné par l’électeur après connexion au site de vote.

La donnée de connexion n’est transmise par aucun canal. Elle correspond aux : 5 derniers caractères de l’IBAN.

Pour les salariés affectés dans les DROM-COM et les salariés en expatriation :

L’identifiant est généré aléatoirement par le système de vote et transmis par un premier canal : e-mail sur l’adresse mail professionnelle.

Le mot de passe est généré aléatoirement par le système de vote et transmis par un second canal : retrait par e-mail sur une adresse e-mail personnelle (à privilégier) ou sms renseigné par l’électeur après connexion au site de vote.

La donnée de connexion n’est transmise par aucun canal. Elle correspond aux : 5 derniers caractères de l’IBAN.

2. Réinitialisation

En cas de perte ou de non-réception des secrets, le Support Neovote sera accessible 24h/24 et 7j/7 par téléphone et par le biais d’un formulaire en ligne.

L’électeur sera invité à renseigner son nom, prénom et date de naissance afin de l’identifier sur la liste électorale et de lui adresser son identifiant sur un canal préenregistré : e-mail professionnel.

En l’absence de canal préenregistré ou en cas de non-réception persistante, la DRH assurera l’authentification à distance (questionnaire de sécurité et/ou visio interactive) puis adressera un nouvel identifiant sur un autre canal sms ou e-mail renseigné par l’électeur.

ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DES ETABLISSEMENTS

COMPOSANT L’UES MARKETING & SERVICES

VOTE ELECTRONIQUE - CAHIER DES CHARGES

DETAIL DES PRESTATIONS ATTENDUES EN MATIERE DE VOTE ELECTRONIQUE

1. Formation et information sur le système de vote électronique

1. Formation des représentants du personnel et des membres des bureaux de vote

Le Fournisseur sera tenu d’organiser une formation des représentants du personnel (à hauteur de 2 représentants par Organisation Syndicale ayant présenté des candidats et par établissement) et des membres des bureaux de votes sur le système de vote électronique conçu et mis en place.

Cette formation doit permettre aux publics visés d’être opérationnels vis-à-vis du système électronique et d’aider les salariés à en user.

Une session de formation par établissement sera organisée. Si besoin certaines sessions pourront être groupées et des sessions supplémentaires organisées. Des sessions à distance pourraient être organisées à la demande du Client.

Lors de ces formations auront lieu les deux premières opérations spécifiques incombant à la cellule d’assistance technique mentionnées ci-dessus.

2. Information sur le système de vote électronique

Les Clients accompagnés du Fournisseur le cas échéant :

• Accompliront les formalités préalables issues du règlement général relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

• Élaboreront une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales de vote électronique destinée à l’ensemble des salariés. Elle décrira le processus de vote, les garanties offertes et les configurations requises pour voter à partir d’un ordinateur personnel. Elle comprend un descriptif visuel des pages d’accueil du système. Elle sera transmise aux électeurs avec les moyens d’authentification permettant d’accéder au serveur de vote en ligne. Cette notice sera rédigée en français et en anglais.

  2. Site dédié au vote électronique - Accès

Le Fournisseur mettra à disposition des Clients un site avec trois types d'accès :

• un accès « administrateur », pour le chargement initial des données ;

• un accès « gestionnaire », pour le contrôle de l'opération ;

• un accès « électeur », à disposition des électeurs, pour le recueil des suffrages.

Le site administrateur sera uniquement accessible par le Fournisseur et devra offrir les fonctionnalités suivantes :

• le paramétrage des élections (contexte, date d'ouverture, date de clôture) ;

• l'import des données de références (ex : fichier des électeurs, listes de candidats) ;

• l'extraction de la liste d'émargement et des suffrages ;

• l'audit des imports et exports de données ;

• l'affichage des résultats ;

Les gestionnaires sont nommés par les Clients. Ils ont accès à la consultation en temps réel du taux de participation au scrutin et au scellement du site. Les taux de participation sont exprimés en nombre de votes et en nombre de voix.

A l'ouverture du vote par internet, chaque électeur recevra électroniquement l'adresse du site de vote électronique et la procédure de récupération du mot de passe en Français et en Anglais.

3. Déroulement des opérations électorales électroniques

1. Publicité des listes de candidats et des professions de foi

La présentation des listes de candidats sur le site sécurisé respectera l’ordre prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le Fournisseur sera chargé de reproduire sur le serveur les professions de foi électorales de manière fidèle, telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Il assurera cette reproduction au travers de fichiers non modifiables couramment lus par la plupart des configurations d’ordinateur, opérant une reproduction fidèle des professions de foi transmises sous format papier ou dans un fichier identique.

Au vu de l’état de la technique à la date de rédaction du présent cahier des charges, un fichier de format sécurisé est préconisé (type « pdf »).

2. Temps et lieu du scrutin

Les électeurs devront avoir la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du scrutin, depuis n'importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant avec leurs identifiants, sur le site sécurisé dédié aux élections.

Le Fournisseur devra être en mesure d’assurer une réunion téléphonique de 30 minutes avant l'ouverture et la clôture du site internet de vote. Les opérations s'effectuent sous le contrôle des membres des bureaux de vote désignés par les Clients. La réunion organisée avant l’ouverture du site a pour but de valider formellement :

• que les urnes et les émargements sont vierges ;

• que le scellement est opérationnel ;

• que l'ouverture est effective à l'heure prévue.

Le scellement des urnes devra intervenir à l'ouverture du vote et devra être régulièrement contrôlé durant toute la durée du scrutin. Un contrôle automatique sera effectué pour vérifier qu'aucun changement n'a été opéré sur le site de vote. La traçabilité de ces contrôles devra être accessible sur le site. Tous les moyens de contrôle adéquats devront être donnés au bureau de vote afin de vérifier l'intégrité du site de vote.

Avant la clôture du scrutin, aucun résultat partiel ne devra être accessible. Seul le nombre de votants pourra être accessible pendant les opérations de vote et via uniquement l'accès réservé au bureau de vote.

3. Connexion au système

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur devra se faire connaître par les moyens d'authentification (identifiant et mot de passe) selon des modalités garantissant leur confidentialité.

Ces moyens d'authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

En cas de perte, d’oubli ou d’éventuel problème d’accès de l’électeur à ses moyens d’authentification, il devra être possible à l’électeur de demander, au Fournisseur, l’octroi de nouveaux moyens d’authentification. Cette demande doit pouvoir être exprimée directement à partir du système de vote en ligne pour être traitée par le Fournisseur.

Le Fournisseur génèrera, après vérification par le système que l’électeur n’a pas encore voté, de nouveaux moyens d’authentification et les lui adressera selon les mêmes modalités que celles de l’envoi initial.

Par ailleurs, le Fournisseur s’engagera à conserver une trace écrite de toutes les demandes ou réclamations, notamment les demandes d’octroi de nouveaux moyens d’authentification, exprimées par les électeurs, afférentes au vote électronique, réponses apportées et interventions réalisées. Ce document, qui devra être transmis aux membres des bureaux de votes et aux Clients, sera disponible et pourra être intégré au procès-verbal des élections.

4. Expression du vote

L'électeur doit avoir la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

L'électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il doit pouvoir être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver et d’imprimer.

La saisie du code d'accès et du mot de passe vaudra ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote ; cette saisie clôturera définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le vote viendra d'être réalisé et empêchera toute modification. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Le vote sera anonyme et devra faire l’objet d’un chiffrement par le système, avant transmission au fichier dédié au contenu de l'urne électronique. La validation rendra le vote définitif et empêchera toute modification.

La liste d'émargement, aux fins de contrôle de l’émargement, ainsi que le compteur des votes ne devront être accessibles qu’aux membres du bureau de vote et aux personnes autorisées après information des Clients.

Seuls le nombre de votants et le taux de participation doivent pouvoir être connus au cours du scrutin. L’état des consultations est à disposition du bureau de vote concerné et des Clients.

5. Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

La liste d’émargement intégrale, comportant la mention pour chaque électeur ayant voté électroniquement de la date et de l’heure du vote (« à déjà voté par internet le jj/mm/aa à hh/mm/ss »), sera remise au bureau de vote le jour de l’ouverture du vote à l’urne. Il sera ensuite procédé à l’ouverture du vote à l’urne.

A l’issue de la période prévue pour les autres modes de vote éventuels, il sera procédé aux décomptes des voix électroniques puis à l’édition d’un PV de dépouillement « vote électronique » ne tenant compte que des suffrages exprimés par voie électronique.

Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois générées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique (elle a lieu durant la formation mentionnée à l’article ci-dessus) de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

6. Continuité de service

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties, notamment de sécurité et de confidentialité, et les mêmes caractéristiques.

Le Fournisseur sera tenu de mettre en place les structures nécessaires pour rendre le site accessible vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sept jours sur sept. Il assurera la sécurité, la disponibilité et plus généralement la continuité des services et le bon fonctionnement du site sous réserve des dispositions ci-après.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, chaque bureau de vote aura compétence, après avis de la cellule d’assistance technique et de la DRS concernée, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Le Fournisseur s'engagera à mettre en place une alerte en temps réel, en cas de détection de cas d'usurpation de vote.

Pour des raisons de maintenance, le Fournisseur pourra interrompre l'accès aux services et devra avertir préalablement le Client de cette interruption, de la durée envisagée de celle-ci et de la date envisagée de remise en service. Toute interruption pour maintenance est effectuée entre 23H00 et 4H00 et ne devra excéder 30 minutes.

7. Cellule d'assistance technique

Il est prévu la mise en place d’une cellule d’assistance technique dont le rôle et les missions sont prévus par les articles R. 2314-10 et R. 2314-15 du code du travail ainsi que par la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019. Elle sera composée de représentants du Fournisseur.

La cellule d’assistance technique sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote, et de répondre à toute interrogation technique des salariés et des représentants des Organisations Syndicales.

Elle doit être joignable tout au long du déroulement du processus de vote électronique. En présence des représentants des listes de candidats, elle procèdera :

- Avant l’ouverture du vote :

• à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- A la fermeture du vote :

• au contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système.

La vérification des scellements doit pouvoir se faire à tout moment, y compris durant le déroulement du scrutin. De plus, le bureau de vote doit disposer d’outils dont l’utilisation ne requiert pas l’intervention du Fournisseur pour procéder à la vérification du scellement (exemple : une prise d’empreinte numérique).

8. Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique en français et en anglais (à la demande du Client), devra être mis en place par le Fournisseur. Il se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontrent des problèmes techniques, qui ont égaré leurs codes, qui n'ont pas reçu leur matériel de vote par internet, qui souhaitent recevoir leurs modalités de connexion par courriel ou par SMS.

L'assistance téléphonique devra être a minima joignable du lundi au vendredi (jours ouvrés non chômés) de 9h00 à 19h00. En dehors des horaires d'ouverture, un message personnalisé indiquera les heures d'ouverture et invitera l'appelant à renouveler son appel.

Les téléopérateurs devront disposer d'une interface dédiée et sécurisée qui leur permettra d'identifier l'appelant et de générer automatiquement l'envoi de nouveaux codes par courrier. Une procédure rigoureuse sera respectée pour déclencher un nouvel envoi.

A la clôture des opérations de vote, l'assistance téléphonique communiquera aux Clients un reporting chronologique des appels reçus.

9. Conservation des données

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Le Fournisseur retenu conservera sous scellés les fichiers supports comprenant :

• la copie des programmes sources et des programmes exécutables ;

• les matériels de vote ;

• les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Il devra conserver ces fichiers jusqu'à l'expiration du délai de recours de 15 jours après la proclamation des résultats et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le Fournisseur procèdera à la destruction des fichiers supports. A cet effet, à l’issue du délai de recours mentionné ci-dessus, le Fournisseur devra interroger les Clients afin d’être informé de l’engagement éventuel d’une action contentieuse.

4. Garanties de sécurité et de confidentialité

Le système proposé devra respecter les principes généraux du droit électoral et les recommandations formulées par l'autorité française de protection des données personnelles, la CNIL, indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré ;

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

5. Garanties en matière de sécurité

Le système de vote électronique retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne doivent être uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Dans le même esprit, les moyens d’authentification (identifiant et mot de passe) permettant aux électeurs de se connecter au système de vote électronique seront sécurisés même en cas de nécessité de renouvellement des codes d’accès.

Conformément à l’arrêt du Conseil d’Etat du 11 mars 2015, la transmission aux électeurs des identifiants et mots de passe leur permettant de participer au vote doit faire l’objet de mesures de sécurité spécifiques permettant de s’assurer que les électeurs en sont les seuls destinataires.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra du Fournisseur, par l’intermédiaire de sa messagerie professionnelle, les modalités permettant d’obtenir le mot de passe pour se connecter au site de vote.

Seront également joints à ce courriel, un identifiant personnel, une note explicative ainsi que les liens permettant de consulter les professions de foi des listes de candidats sous réserve des formats et modalités de prise de connaissance des professions de foi par les salariés définis dans le protocole d’accord préélectoral. Il est rappelé que l’accès à la messagerie professionnelle est sécurisé par un mot de passe choisi par le salarié. Les électeurs affectés au sein d’une entité extérieure à la compagnie TotalEnergies recevront le courriel mentionné ci-dessus sur leur messagerie professionnelle TotalEnergies et sur la messagerie professionnelle dont ils disposent au sein de leur entité d’affectation.

Afin de renforcer les mesures sécurisant l’authentification de l’électeur, un dispositif dit « code de défi » est mis en place par le Fournisseur pour obtenir son mot de passe. Ces « codes de défi » sont des informations non contenues dans le courriel ou le courrier mentionné ci-dessous mais connues du seul électeur. Ces informations seront demandées lors de la connexion au serveur de vote en ligne préalablement à l’envoi du mot de passe.

Les électeurs ne disposant pas de messagerie professionnelle ou d’accès à leur messagerie professionnelle (notamment les salariés en dispense d’activité, longue maladie, etc.) recevront ces éléments à leur domicile par courrier postal simple.

Le Fournisseur communiquera à TotalEnergies Global Procurement les conditions tarifaires applicables à l’expédition du matériel de vote, TotalEnergies Global Procurement se réservant la possibilité d’utiliser pour cette expédition les prestations négociées dont elle dispose par ailleurs.

Le Fournisseur devra proposer une solution sécurisée de gestion des PND⁵. La liste de ces PND sera communiquée au bureau de vote concerné. Pour le 1^er tour des élections, 2 relèves des PND doivent être prévues.

Dans le cas de la génération d'identifiants et de mots de passe à partir de la liste électorale, le fichier ainsi créé doit faire l'objet d'un chiffrement. Les modalités de génération et d'envoi des codes personnels doivent être conçues de façon à garantir leur confidentialité et en particulier, que les divers Fournisseurs éventuels, ne puissent pas en prendre connaissance ou, à tout le moins, ne puissent pas reconstituer le couple identifiant - mot de passe.

Le système de vote électronique doit être conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

La mise en œuvre du système de vote électronique sera opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, des représentants du Fournisseur mettant en place le vote. Toutes les mesures seront prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

L’hébergement du système informatique se fera hors des locaux de TotalEnergies. Il devra se situer physiquement en France, au sein des locaux du Fournisseur ou dans un local extérieur sous le contrôle de ce dernier. Quel que soit le mode d’hébergement retenu, le Fournisseur prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité physique de ces locaux et protéger le système informatique utilisé contre les intrusions extérieures.

Le Fournisseur devra fournir des preuves récentes de test d’intrusion et de vulnérabilité sur la solution retenue.

TotalEnergies se réserve la possibilité de réaliser un test d’intrusion avant de valider le choix du Fournisseur.

6. Garanties en matière de Confidentialité

1. Données personnelles

Les fichiers nominatifs des élections permettant d’établir la liste électorale, d’adresser le matériel de vote et de réaliser les émargements, ne peuvent être utilisés que pour le présent processus électoral et qu’aux fins pour lesquelles ils ont été établis sous peine des sanctions pénales encourues au titre des articles 226-17 et 226-21 du code pénal.

Ils ne peuvent être divulgués, en dehors des cas spécifiquement prévus par le présent cahier des charges, à qui que ce soit sous peine des mêmes sanctions.

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-7 du code du travail et aux recommandations de la CNIL, lors de l’élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le personnel du Fournisseur chargé de la gestion et de la maintenance du système ne devra en aucun cas avoir la possibilité de connaître les mots de passe des électeurs.

De plus, le Fournisseur s’engagera contractuellement à garantir la confidentialité de toutes les informations communiquées. Il devra notamment, à cet effet, fournir le descriptif détaillé du dispositif technique mis en œuvre pour assurer cette confidentialité. Le Fournisseur s'engagera à restituer les fichiers restant en sa possession à l'issue des opérations électorales et à détruire toutes les copies qu'il aurait été amené à effectuer sur quelque support que ce soit, sous réserve des dispositions du présent cahier des charges.

2. Confidentialité du vote

Le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement, et ce jusqu’à la destruction des fichiers telle que prévue ci-dessus.

Ainsi, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur doivent être séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le traitement du fichier des électeurs sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier relatif au contenu de l'urne électronique recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

3. Expertise indépendante du système

Préalablement à sa mise en place ou après toute modification de sa conception, le système de vote électronique utilisé sera soumis à une expertise indépendante dans le cadre et le respect des dispositions de la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019.

Le choix de l’expert indépendant sera déterminé par les Clients après échanges avec les Organisations Syndicales. Le choix définitif appartiendra à la Direction.

Afin de garantir son indépendance, l’expert missionné par TotalEnergies devra, conformément aux recommandations de la CNIL, être un informaticien spécialisé dans la sécurité n’ayant pas d’intérêt dans la société qui a créé la solution de vote (le Fournisseur) ni dans la société utilisant le système. Il doit posséder une expérience dans l’analyse des systèmes de vote en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux Fournisseurs différents et avoir suivi la formation délivrée par la CNIL sur le vote électronique.

Cette expertise devra couvrir l’ensemble des points de contrôle recommandés par la CNIL et notamment :

• le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;

• les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

• le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;

• les échanges réseau ;

• les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;

• les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;

• l'évaluation du niveau de risque du scrutin ;

• la pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.

Cette expertise sera notamment destinée à vérifier que les garanties de confidentialité et de sécurité rappelées dans le présent cahier des charges sont respectées.

Le Fournisseur s’engagera à fournir à l’expert indépendant toutes informations utiles au bon déroulement de sa mission.

L’expert indépendant fournira un moyen technique permettant de vérifier a posteriori que les différents composants logiciels sur lesquels a porté l’expertise n’ont pas été modifiés sur le système utilisé durant le scrutin. La méthode et les moyens permettant d’effectuer cette vérification doivent être décrits dans le rapport d’expertise.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL et transmis aux Organisations Syndicales ayant éventuellement présenté des candidats.

Ce rapport comportera une synthèse faisant apparaître la conformité ou non de la solution au regard de la recommandation de la CNIL ainsi que les éléments techniques permettant de vérifier lors du scrutin que la solution mise en œuvre correspond à celle expertisée.

L’expert pourra également s’assurer que le dispositif correspond au cadre fixé par le règlement général relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018.

7. Garanties techniques et matérielles

   1. Démonstration (recette de l’applicatif)

Une démonstration du système de vote retenu sera organisée dans les locaux de TotalEnergies ou à distance à la demande du Client, mettant en œuvre les matériels qui seront utilisés le jour du vote, sous le contrôle des trois Clients et des membres des bureaux de vote. Le jour de la recette est fixé d'un commun accord entre les DRS et le Fournisseur.

Au cours de cette réunion, le Fournisseur présentera le système de vote et procèdera à un vote-test. Le Fournisseur sera présent avec des exemplaires du matériel de vote par correspondance pour attester de la conformité de son dispositif de dépouillement associé avec des votes internet.

Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu'au calcul des résultats. La simulation réalisée passe en revue les cas de figure pouvant être rencontrés le jour du dépouillement.

L'objectif est de permettre aux bureaux de vote d'appréhender le fonctionnement global de la solution.

Lors de la recette, le Fournisseur procèdera à la formation technique des membres des bureaux de vote avec l'explication du scellement du système et du chiffrement des bulletins.

Lors de cette séance, les Présidents et assesseurs de chacun des bureaux de vote génèrent leurs clés de déchiffrement. Pour un bureau de vote donné, deux clés sur les trois générées sont nécessaires pour déchiffrer les suffrages lors du dépouillement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les porteurs de parts sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu'au dépouillement. Ce mécanisme garantit l'impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement avant le jour du dépouillement.

Un procès-verbal de recette technique est établi et signé par les parties en présence à l'issue de la recette technique.

2. Eléments de preuve

La solution proposée par le Fournisseur doit comporter des points de contrôles, des indicateurs et des pistes d'audit. Elle sera donc vérifiable à tout moment en cours d'opération et a posteriori. Le Fournisseur disposera en effet de l'intégralité des données brutes lui permettant de garantir l'exactitude des résultats.

L'ensemble de ces données techniques permettra d'attester que les résultats communiqués sont la fidèle représentation des suffrages exprimés. La durée de rétention de ces données sera de 15 jours.

Le Fournisseur sera donc en mesure, si nécessaire, de « rejouer » la génération du procès-verbal des élections à partir des éléments de preuves archivés sur support numérique (CD). Le CD contient les données techniques suivantes :

• les empreintes des programmes informatiques utilisés ;

• les fichiers de référence ;

• la liste d'émargement ;

• le contenu de l'urne ;

• les résultats ;

• le journal de la surveillance du scellement.

Prestation supplémentaire et modification en cours de Contrat

Toute demande de prestation nouvelle, toute évolution substantielle dans le contenu des prestations ou extension du périmètre de la demande, devra faire l'objet d'un devis accepté ou signé par les Clients.

La modification prendra effet à la réception de l'acceptation du Client.

Édition supplémentaire ou complémentaire

L'édition supplémentaire consiste à réaliser la prestation en tenant compte de nouvelles données fournies par les Clients remettant en cause la quantité initialement prévue.

L'édition supplémentaire demandée par une ou plusieurs DRS pourra être réalisée sous réserve des quantités des matières disponibles et de redéfinir le planning pour en tenir compte.

Il en sera de même pour toute réfection demandée par une ou plusieurs DRS.

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1. Conformément au règlement précité, un registre de traitement des données est constitué au niveau de l’entreprise. Ce dernier précise notamment la finalité du traitement, les catégories de données utilisées et de destinataires des données ainsi que la durée de conservation des données.↩

2. Annexe 1↩

3. Courriers retournés par La Poste et portant la mention Pli Non Distribué↩

4. A titre exceptionnel, la formation préalable aux élections professionnelles 2022 sera dispensée exclusivement à distance en raison du contexte sanitaire à la date de signature du présent accord.↩

5. Courriers retournés par La Poste et portant la mention PND (Pli Non Distribué)↩