Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL RELATIF AUX ELECTIONS (2022) DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES (CSE) DE L'UES MARKETING & SERVICES (M&S)" chez TOTAL MARKETING SERVICES (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL RELATIF AUX ÉLECTIONS (2022)
DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES (CSE)

DE L'UES MARKETING & SERVICES (M&S)

MICHELET, SPAZIO, NANTES (DR), LYON (DR), USINE DE ROUEN, AFS (GIVORS)¹

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Les sociétés :

• TotalEnergies Marketing Services S.A.S.

• TotalEnergies Marketing France S.A.S.

• TotalEnergies Lubrifiants S.A.

• TotalEnergies Additives And Fuels Solution S.A.S.

Constituant l’UES Marketing & Services,

Représentées par XXXX XXX XXXX, XXXX, ayant reçu mandat de toutes les sociétés parties au présent accord,

D'une part,

ET :

Les Organisations Syndicales :

• CAT,

• CFDT,

• CFE-CGC,

• CFTC,

• CGT,

• CGT-FO,

• SICTAME-UNSA,

D'autre part,

Il est convenu des dispositions du présent accord.

PREAMBULE

Dans le cadre de l’ordonnance n° 2017-1386 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, la Direction et les organisations syndicales représentatives aux bornes du Socle Social Commun (SSC)² ont conclu un accord relatif au dialogue social et économique en date du 13 juillet 2018. Cet accord a fait l’objet d’un avenant signé le 26 novembre 2021.

Par accord en date du 17 juillet 2018 aux bornes de l’UES M&S, modifié par un avenant en date du 17 décembre 2021, la Direction et les organisations syndicales ont défini le périmètre des établissements distincts et sites rattachés à ces établissements ainsi que le nombre de sièges au CSEC et la durée des mandats conformément aux dispositions des articles L. 2313-2 et L. 2314-33 du Code du travail.

Dans la continuité de ces accords et faisant suite aux réunions de négociation des 19 janvier, 24 janvier 9 février et 16 février 2022, la Direction et les organisations syndicales sont convenues du présent protocole d’accord préélectoral, qui a pour objet :

• d’organiser les élections professionnelles 2022 des membres des Comités Sociaux et Economiques (CSE) de l’UES M&S et de définir des dispositions :

  • obligatoires et communes à l’ensemble des établissements de l’UES M&S car négociées « centralement » ;

  • supplétives qui auront vocation à s’appliquer uniquement en l’absence d’accord « local » pour les points que les parties au présent protocole ont choisi de définir via une négociation possible aux bornes des établissements.

• d’organiser la constitution du Comité Social et Economique Central (CSEC) de l’UES M&S pour la mandature faisant suite aux élections précitées.

ARTICLE 1 - GRILLE DE LECTURE DU PROTOCOLE

Les stipulations du présent protocole d’accord sont obligatoires et communes à l’ensemble des établissements de l’UES M&S, à l’exception des thèmes décrits ci-dessous qui pourront être négociés, par les établissements, dans le cadre de négociations locales :

• composition et nombre de collèges électoraux et représentation équilibrée afférente des femmes et des hommes,

• répartition des sièges par collèges électoraux,

• lieux et horaires d’ouverture du vote à l’urne.

ARTICLE 2 - DATE DES ELECTIONS ET CAMPAGNE ELECTORALE

2. Date des élections

Le calendrier des opérations électorales est défini en annexe 1.

• Pour les établissements de Michelet, Nantes, Lyon, AFS (Givors) et l’usine de Rouen

Le processus électoral débutera par la période de vote électronique du vendredi 1^er avril 2022 (9h00) au mercredi 13 avril 2022 (16h00).

Ensuite, la date du scrutin est fixée au 14 avril 2022. Le vote à l'urne se déroulera à cette date sur les sites suivants :

• Michelet,

• Nantes (DR),

• Lyon (DR),

• Usine de Rouen,

• AFS (Givors).

La campagne électorale sera clôturée la veille du scrutin physique soit le 13 avril 2022 à 18h.

En cas de vacance d’un ou plusieurs siège(s) dans un ou plusieurs collège(s) ou si le quorum légalement requis n’était pas atteint dans l'un des collèges, un second tour sera organisé du mardi 26 avril au 4 mai 2022 s’agissant du vote électronique, ensuite le 5 mai 2022, s’agissant du vote à l’urne, au sein des établissements concernés, conformément à l'article 7 du présent accord et selon le calendrier des opérations électorales en annexe 1.

• Pour l’établissement du Spazio

Le processus électoral débutera par la période de vote électronique du vendredi 6 mai 2022 (9h00) au mercredi 18 mai 2022 (16h00).

Ensuite, la date du scrutin est fixée au 19 mai 2022. Le vote à l'urne se déroulera à cette date sur le site du Spazio.

La campagne électorale sera clôturée la veille du scrutin physique soit le 18 mai 2022 à 18h.

Dans le cas où le quorum légalement requis ne serait pas atteint dans l'un des collèges, un second tour sera organisé du mardi 31 mai au 8 juin 2022 s’agissant du vote électronique, ensuite le 9 juin 2022, s’agissant du vote à l’urne, au sein de l’établissement concerné, conformément à l'article 7 du présent accord et selon le calendrier des opérations électorales en annexe 1.

2. Campagne électorale et moyens afférents à titre exceptionnel

A titre exceptionnel, dans le cadre des élections 2022, les parties conviennent de mettre en place un cadre de communication par courrier électronique des organisations syndicales présentant des candidats vers les salariés, qui vient en complément des dispositifs déjà en place dans l’UES (Accord « NTIC » du 6 octobre 2010 et son avenant du 2 mai 2013). La finalité est de permettre une campagne électorale électronique par l’envoi de courriels aux électeurs sur la base d’une liste de diffusion communiquée par la Direction.

Ainsi, chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats sur un établissement de l’UES M&S pourra, aux bornes de cet établissement, faire usage de la messagerie électronique de l’entreprise pour envoyer un e-mail par semaine civile de nature syndicale dans le cadre des règles définies en annexe 2. Chacun de ces e-mails sera ensuite transféré, par la direction, vers les adresses e-mail personnelles des salariés dont le contrat de travail est suspendu.

Si un second tour devait intervenir, le dispositif serait reconduit dans les mêmes conditions.

Ce dispositif est exceptionnel, dédié aux élections 2022 et ne saurait perdurer à l’issue des élections ni être automatiquement reconduit aux prochaines élections.

ARTICLE 3 - EFFECTIF THEORIQUE, COLLEGES ET NOMBRE DE SIEGES

3. Effectif théorique

L'effectif théorique arrêté au 7 février 2022 a été calculé selon les règles prévues par l'article L.1111-2 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ont été décomptés dans les effectifs selon les informations communiquées par les prestataires de service qui ont été interrogés par courrier.

Les effectifs constatés sont ceux définis en annexe 3.

La composition des établissements et des sites rattachés à ces établissements est définie dans l’avenant du 17 décembre 2021 à l’accord-cadre du 17 juillet 2018 portant sur la mise en place des Comités Sociaux et Economiques (CSE) d’établissement du Comité Social et Economique Central (CSEC) de l’UES M&S.

2. Collèges électoraux

L’article L. 2314-11 du Code du travail précise la composition et le nombre de collèges en fonction des effectifs.

Les parties au présent protocole considèrent que la composition et le nombre de collèges peuvent être négociés aux bornes des établissements dans des protocoles d’accord préélectoraux « locaux ».

Dans ce sens, chaque direction d’établissement procèdera à l’invitation des organisations syndicales intéressées aux bornes de l’établissement en vue de la négociation d’un protocole d’accord préélectoral « local » qui portera sur les thèmes définis dans le présent protocole dont les collèges électoraux.

Néanmoins, les parties au présent protocole sont convenues de définir la répartition des sièges au sein de l’établissement AFS (Givors) de la façon suivante :

Sièges	Répartition Sièges
	OE	TAM	IC
7	1	4	2

Concernant les établissements de Lyon et Nantes, les parties au présent protocole d’accord conviennent que les électeurs « OE » seront, pour la seule organisation des élections 2022, assimilés aux « TAM » et intégrés dans ce collège.

En tout état de cause, cette assimilation des électeurs « OE » aux « TAM » devra faire l’objet d’une signature unanime des organisations syndicales représentatives aux bornes des établissements de Lyon et Nantes.

A défaut de signature unanime du protocole d’accord préélectoral « local », par les organisations syndicales représentatives de ces établissements, les parties entendent faire application de l’article L. 2314-11 du Code du travail, tel que précisé à l’annexe 4.

Pour les autres établissements, les parties entendent définir les dispositions supplétives suivantes si les négociations locales devaient ne pas aboutir :

En l’absence de protocole « local », les parties entendent faire application de l’article L. 2314-11 du Code du travail :

• Les électeurs se répartissent en deux collèges, définis comme suit :

  • Collège Ouvriers et Employés (OE) (coefficient hiérarchique CCNIP inférieur ou égal à 200)

  • Collège Agents de Maitrise, Techniciens et assimilés, Ingénieurs et Cadres (TAM-IC) (coefficient hiérarchique supérieur ou égal à 215)

• Si le nombre d’Ingénieurs et Cadres est supérieur ou égal à 25, les électeurs se répartissent en 3 collèges définis comme suit :

  • Collège Ouvriers et Employés (OE) (coefficient hiérarchique CCNIP inférieur ou égal à 200)

  • Collège Agents de Maitrise, Techniciens et assimilés (coefficient hiérarchique supérieur ou égal à 215 hors ingénieurs et cadres)

  • Collège Ingénieur et Cadres (IC)

La répartition par collège et par établissement de l’effectif en application des règles supplétives définies ci-dessus est précisée en annexe 4.

3. Nombre de sièges

Pour chaque établissement, le nombre global de sièges est celui défini par la loi en fonction de l’effectif afférent.

A titre exceptionnel, la direction accepte de rajouter un quatrième siège au collège Agent de Maîtrise, Techniciens et assimilés du comité social et économique de l’établissement Michelet, en considération des différents projets impactant l’établissement, présentés aux instances en 2021 et mis en œuvre en 2022. Cet ajout d’un siège supplémentaire est spécifique aux élections 2022 et ne saurait être automatiquement reconduit aux prochaines élections.

4. Répartition des sièges entre collèges

Les parties au présent protocole considèrent que la répartition des sièges entre les collèges peut être négociée aux bornes des établissements dans des protocoles d’accord préélectoraux « locaux ».

Dans ce sens, chaque direction d’établissement procèdera à l’invitation des organisations syndicales intéressées aux bornes de l’établissement en vue de la négociation d’un protocole d’accord préélectoral « local » qui portera sur les thèmes définis dans le présent protocole dont la répartition des sièges entre les collèges.

Les parties entendent néanmoins définir les dispositions supplétives relatives à la répartition des sièges par collège précisées en annexe 4 si les négociations locales devaient ne pas aboutir.

ARTICLE 4 – ELECTORAT

4. Conditions pour être électeur

Sont électeurs les salariés, à la date de l’élection, de contrat de travail TotalEnergies Marketing Services, TotalEnergies Marketing France, TotalEnergies Lubrifiants et TotalEnergies Additives and Fuels Solutions :

• rattachés aux établissements (et sites rattachés) de l’UES M&S,

• mis à disposition auprès des différentes filiales ou sociétés de la compagnie TotalEnergies,

• mis à disposition dans une société extérieure à la Compagnie ou travaillant hors des établissements (et sites rattachés) de l’UES M&S,

• en contrat de travail suspendu (dont les dispenses d'activité) inscrits sur les effectifs de l'une ou l'autre des sociétés,

• affectés à l'étranger (salariés en expatriation de TotalEnergies Marketing Services).

Les salariés impatriés (mis à disposition en France par une filiale de la Compagnie) rattachés aux établissements de l’UES M&S sont également électeurs.

Les salariés partis en dispense d’activité, en congé de mobilité, en congé sans solde ou dont le contrat a été suspendu pour cause d’invalidité avant le transfert, soit au 31 décembre 2021 au plus tard, ne contribuant plus aux actifs One Tech/Flora au jour de leur transfert, sont restés rattachés à leur société d’origine.

Dans ces conditions, il a été décidé que les salariés :

• d’Oudalle³ seraient électeurs dans l’établissement Michelet ;

• du CRES⁴ seraient électeurs dans l’établissement de Lyon (DR) ;

• de Michelet⁵ resteraient électeurs dans l’établissement Michelet.

L'ancienneté minimum, de trois mois, requise pour être électeur est appréciée suivant les dispositions légales et correspond à une entrée dans la Compagnie au plus tard le :

• 14 janvier 2022 pour les établissements Michelet, de Nantes (DR), Lyon (DR), AFS (Givors) et l’usine de Rouen ;

• 19 février 2022 pour l’établissement Spazio.

Par ailleurs, les salariés devront remplir les autres conditions prévues par la loi pour être inscrits sur les listes électorales (âge, droits civiques).

1. Salariés des entreprises extérieures

Sont également électeurs, les salariés mis à disposition des sociétés TotalEnergies Marketing Services, TotalEnergies Marketing France, TotalEnergies Lubrifiants et TotalEnergies Additives and Fuels Solutions :

• travaillant depuis 12 mois continus au sein des établissements de l’UES M&S ;

• ayant choisi d'exercer leur droit de vote aux élections professionnelles de l'UES M&S.

Par ailleurs, il est rappelé que ces électeurs devront également respecter les autres conditions prévues par la loi pour être inscrits sur les listes électorales (âge, droits civiques).

2. Salariés non-électeurs

Ne seront pas électeurs, les membres de la Direction appelés à représenter l'employeur auprès du personnel et/ou des Instances Représentatives du Personnel. La liste des postes occupés par ces salariés figure en annexe 5.

2. Listes électorales

Les listes électorales, établies séparément par établissement et par collège, seront portées à la connaissance du personnel par affichage sur les panneaux réservés aux communications de la Direction, au plus tard le 14 mars 2022 à 10h00.

Il en sera communiqué à cette date une version sous format électronique aux représentants des Organisations Syndicales ayant participé à la négociation.

Elles comporteront, pour chaque électeur inscrit, les mentions de son nom, prénom, civilité, date de naissance et date d'ancienneté et, pour les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, la mention « entreprise extérieure ».

Les réclamations portant sur ces listes devront être adressées au chef de l'établissement concerné, ou son représentant, et seront recevables jusqu'au 21 mars 2022.

Les conditions d’électorat et d’éligibilité devant être remplies à la date du 1^er tour de scrutin, les listes électorales resteront inchangées entre les deux tours de scrutin.

ARTICLE 5 – ELIGIBILITE

5. Conditions pour être candidat

Sont éligibles dans l'établissement dans lequel ils sont électeurs, les salariés de contrat de TotalEnergies Marketing Services, TotalEnergies Marketing France, TotalEnergies Lubrifiants, TotalEnergies Additives and Fuels Solution définis à l'article 4, inscrits sur les effectifs de l'une ou l'autre des sociétés à la date de l'élection et appartenant au collège dont ils sollicitent les suffrages :

• âgés de 18 ans accomplis à la date du scrutin,

• ayant travaillé dans l'entreprise depuis un an au moins (prise en compte de l'ancienneté acquise au sein de la Compagnie),

• n'ayant pas été déchus du droit d'exercer une fonction syndicale,

• n'ayant pas de proche parenté avec les chefs d'établissement et d'entreprise,

• n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relative aux droits civiques.

Les parties conviennent qu’il n’est pas souhaitable d’inscrire en position éligible des salariés inactifs sur les listes de candidature.

2. Listes de candidatures

Sont habilitées, depuis la loi n° 2008-789 portant rénovation de la démocratie sociale du 20 aout 2008, à présenter une liste de candidats au 1^er tour du scrutin, les Organisations Syndicales :

• reconnues représentatives au niveau de l'entreprise ou l’établissement ;

ou

• ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ou l'établissement ;

ou

• affiliées à une Organisation Syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel ;

ou

• remplissant les critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concernés.

Les listes de candidatures présentées par ces Organisations Syndicales et établies séparément dans chaque collège pour les titulaires et les suppléants, seront adressées au plus tard :

• le 18 mars 2022 (avant 12h00) pour les établissements Michelet, de Lyon (DR), Nantes (DR), AFS (Givors) et l’usine de Rouen ;

• le 22 avril 2022 (avant 12h00) pour l’établissement Spazio.

Ces listes seront envoyées au chef de l'établissement concerné ou son représentant :

• soit par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi, ou remises contre récépissé,

• soit par voie électronique (fichier PDF) dans les conditions visées à l’article 6.2.2 b.

En cas de différence entre les listes remises sous format papier et électronique, la liste remise sous format papier fait foi.

Les listes de candidats devront mentionner les éléments suivants : scrutin concerné, nom de liste, logo, nom et prénom des candidats avec l’ordre de présentation, civilité et matricule.

La double candidature d'un salarié (sur la liste des titulaires et sur celle des suppléants) est autorisée. Les éventuelles listes communes devront indiquer, lors de leur dépôt, la base sur laquelle se fera la répartition des suffrages exprimées entre les Organisations Syndicales composant la liste commune afin que cette répartition puisse être portée à la connaissance du personnel. De plus, il devra être mentionné le syndicat d'affiliation de chaque liste y compris pour les listes communes accompagné de leurs clés de répartition respectives.

La Direction affichera les listes :

• le 21 mars 2022 (à 10h00) pour les établissements Michelet, de Lyon (DR), Nantes (DR), AFS (Givors) et l’usine de Rouen ;

• le 25 avril 2022 (à 10h00) pour l’établissement Spazio.

L’affichage sera réalisé par la Direction selon l'ordre du tirage au sort qu'elle aura opéré en présence des Organisations Syndicales ayant présenté une liste. L’affichage sera réalisé sur les panneaux réservés aux communications de la Direction. Le tirage au sort vaut pour tous les affichages.

3. Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Au 7 février 2022, la proportion de femmes et d’hommes inscrits sur les listes électorales pour chaque collège (exclusion faite des salariés non-électeurs) défini selon les stipulations de l’article 3.2 est précisée en annexe 6.

Si un protocole d’accord préélectoral local a été conclu pour préciser la composition et le nombre de collège, ce protocole précise à nouveau la proportion de femmes et d’hommes inscrits sur les listes électorales pour chaque collège correspondant aux collèges retenus.

ARTICLE 6 – ORGANISATION DU SCRUTIN

6. Mode de scrutin

En application des dispositions du Code du travail, le scrutin est de liste, à deux tours, avec représentation proportionnelle, à la plus forte moyenne.

Les dispositions relatives aux ratures sont précisées dans le paragraphe traitant des bulletins de vote.

Enfin, la Direction rappelle qu'elle observera une stricte neutralité pendant toute la durée du processus électoral. Cette neutralité ne remet pas en cause la possibilité pour la direction d’effectuer à son initiative des communications par voie électronique (intranet, courriels), écran télévision et affichages afin d’avoir la plus grande participation possible des salariés aux élections professionnelles. Ces relances se bornent à rappeler le contexte des élections (élections des délégations du personnel dans les CSE) et les échéances de scrutins.

2. Modalités de vote

Les électeurs auront la possibilité de voter :

• électroniquement,

• physiquement à l’urne sur les sites précisés à l’article 2.1.

Des moyens informatiques supplémentaires sont mis à disposition pour faciliter le vote électronique lorsque l’accès isolé à un ordinateur est limité. Ce point peut être précisé dans le protocole d’accord préélectoral « local ».

1. Scrutin électronique

Conformément aux dispositions de l'accord d'entreprise signé le 20 juin 2018 et son avenant du 15 février 2022 et afin de faciliter la participation au scrutin de l'ensemble du personnel, un dispositif de vote électronique par internet est mis en place par un prestataire extérieur qui est la société NEOVOTE.

Il permettra aux électeurs de voter depuis n’importe quel terminal connecté à internet (PC, tablette, smartphone, borne de vote électronique) à l’aide d’un navigateur récent.

1. Gestionnaire de l’élection

Un Gestionnaire de l’Election sera désigné au sein de la Division des relations sociales. Il représente l’Organisateur des scrutins dans toutes les interactions avec le tiers de confiance NEOVOTE et assure la signature des communications officielles du Dossier de vote.

Il prendra toutes les décisions nécessaires au maintien en conditions opérationnelles et de sécurité des systèmes de vote déployés.

Un point de contact des votants en cas de support niveau 2 sera également désigné.

2. Dates de scrutin

Les électeurs pourront voter :

• du vendredi 1^er avril 2022 (09h00) au mercredi 13 avril 2022 (16h00) pour les établissements Michelet, de Nantes (DR), Lyon (DR), AFS (Givors) et l’usine de Rouen ;

• du vendredi 6 mai 2022 (09h00) au mercredi 18 mai 2022 (16h00) pour l’établissement Spazio.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités prévues par l'accord relatif au vote électronique, avec la note explicative, son identifiant de connexion au site de vote électronique.

3. Déroulement du scrutin électronique

• Opérations de scellement

Les opérations de scellement précédent l’ouverture du vote et comportent :

• la vérification des paramètres des scrutins (période de vote),

• la vérification des listes de votants,

• la vérification des bulletins de vote,

• la vérification des observateurs,

• la vérification du bureau de vote,

• la vérification des coordonnées d’envoi des clés,

• la vérification des urnes vides,

• la vérification du bon fonctionnement des urnes,

• la validation définitive des informations contrôlées,

• l’opération de scellement technique visant à figer les données jusqu’au dépouillement.

Les clés de déchiffrement du bureau de vote sont générées à l’occasion de la cérémonie de scellement et adressées à leurs titulaires.

La présence d’au moins deux membres du bureau de vote est indispensable pour procéder au scellement.

• Authentification

Les secrets de vote sont composés :

• d’un identifiant,

• d’un mot de passe,

• et d’une donnée de connexion.

Pour les salariés affectés en France métropolitaine (incluant les salariés dont le contrat de travail est suspendu) :

L’identifiant est généré aléatoirement par le système de vote et transmis par un premier canal : courrier postal au domicile de l’électeur.

Le mot de passe est généré aléatoirement par le système de vote et transmis par un second canal : retrait par sms ou e-mail renseigné par l’électeur après connexion au site de vote.

La donnée de connexion n’est transmise par aucun canal. Elle correspond aux 5 derniers caractères de l’IBAN.

Pour les salariés affectés dans les DROM-COM et les salariés en expatriation :

L’identifiant est généré aléatoirement par le système de vote et transmis par un premier canal : e-mail sur l’adresse e-mail professionnelle.

Le mot de passe est généré aléatoirement par le système de vote et transmis par un second canal : retrait par e-mail sur une adresse e-mail personnelle (à privilégier) ou sms renseigné par l’électeur après connexion au site de vote.

La donnée de connexion n’est transmise par aucun canal. Elle correspond aux 5 derniers caractères de l’IBAN.

• Cinématique de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections les moyens de connexion au site de vote en ligne selon les modalités prévues à l’article 6.2.1 du présent protocole, accompagnés d’une note explicative.

L’électeur est invité à se connecter depuis tout navigateur récent (JS activé, TLS 1.3), sans installation ni téléchargement d’autres programmes.

Le site de vote est compatible avec les smartphones et tablettes iPhone/Android et les ordinateurs Windows/Mac/Linux.

L’électeur :

• renseigne sur la page de connexion son identifiant et sa donnée de connexion, 

• puis retire son mot de passe sur le canal de son choix,

• sélectionne le bulletin de choix,

• vérifie son intention de vote sur une nouvelle page,

• et valide définitivement son choix à l’aide de son mot de passe.

Cette validation entraîne le chiffrement du bulletin à l’aide de l’algorithme asymétrique RSA avec une longueur de clé de 3072 bits.

Le déchiffrement du bulletin n’est possible qu’avec la clé privée codétenue par les membres du bureau de vote.

La validation du vote est définitive et entraine le double enregistrement du bulletin dans 2 centres de données distincts, sur le territoire national.

L’électeur reçoit un accusé de réception comprenant son numéro d’enregistrement dans la liste d’émargement, ainsi qu’une preuve de vote personnelle et confidentielle.

4. Procédure de secours

En cas de perte ou de non-réception des secrets, le Support NEOVOTE sera accessible 24h/24 et 7j/7 par téléphone et formulaire en ligne.

L’électeur sera invité à renseigner son nom, prénom et date de naissance afin de l’identifier sur la liste électorale et de lui adresser son identifiant sur un canal préenregistré : e-mail professionnel.

En cas l’absence de canal préenregistré ou en cas de non-réception persistante, la DRH assurera l’authentification à distance (questionnaire de sécurité et/ou visio interactive) puis adressera un nouvel identifiant sur un autre canal sms ou e-mail renseigné par l’électeur.

5. Assistance téléphonique

Deux lignes d’assistance aux électeurs animées par les équipes de support NEOVOTE seront dédiées aux opérations de vote :

• un numéro vert débutant par 0805 (appel et service gratuit)

• un numéro fixe débutant par 09 (prix d’une communication nationale)

Les électeurs pourront obtenir de l’assistance sur le vote électronique ou activer la procédure de secours afin d’obtenir des accès.

2. Modalités techniques d’organisation du scrutin électronique

1. Référentiel des utilisateurs

Les utilisateurs du système de vote (électeurs, bureau de vote, observateurs, délégués de liste) sont renseignés au sein d’un référentiel comprenant les données suivantes :

• civilité, nom, prénom

• coordonnées

• date de naissance

• date d’ancienneté

• donnée de connexion

• données de vote (scrutins, pondération, droits ouverts...)

Le référentiel est transmis par le Gestionnaire de l’Élection à l’aide d’une zone d’échange sécurisée, mise à disposition par NEOVOTE.

Les données à caractère personnel transmises sur ce lien sécurisé seront détruites en même temps que le Dossier de vote.

2. Listes de candidats et documents attachés

• Dates et modalités d’envoi

Les documents attachés correspondent aux professions de foi et logos. Ces documents ainsi que les listes de candidats peuvent être adressés par voie électronique (e-mail avec accusé de réception) au chef d'établissement concerné ou son représentant :

• le 18 mars 2022 au plus tard à 12h00 pour les établissements Michelet, de Nantes (DR), Lyon (DR), AFS (Givors) et l’usine de Rouen ;

• le 22 avril 2022 au plus tard à 12h00 pour l’établissement Spazio.

A défaut d’envoi par e-mail avec accusé de réception, les listes de candidats peuvent faire l’objet d’une remise papier dans les conditions visées à l’article 5.2 du présent protocole d’accord.

• Format

Les listes de candidats seront transmises au format PDF (1 feuille recto/verso format A4 en couleur ou en noir et blanc d’une taille maximum de 2 Mo).

Afin de permettre leur mise en ligne, les documents attachés présentent les caractéristiques suivantes :

• les logos de liste seront transmis au format PNG/JPEG avec une taille maximale de 0.5 Mo ;

• les professions de foi seront transmises au format PDF (1 feuille recto/verso format A4 en couleur ou en noir et blanc d’une taille maximum de 2 Mo).

Les documents attachés sont reproduits de manière fidèle sur le site de vote électronique au travers de fichiers non modifiables couramment lus par la plupart des navigateurs.

• Consultation

Les listes de candidats et documents attachés pourront être consultés sur le site internet de vote électronique.

La direction procédera, en outre, à l’impression et l’envoi d’une profession de foi⁶ par liste de candidats, par voie postale, aux salariés dont le contrat de travail est suspendu.

3. Présentation des bulletins

Les bulletins de vote permettent de garantir le redimensionnement vectoriel afin d’afficher les candidatures dans un cadre strictement équivalent.

Cette technologie permet également de redimensionner les bulletins après chargement initial de la page, notamment en cas de modification de la résolution (fenêtre).

La solution de vote permet également de valider l’affichage des bulletins sans altération malveillante avant de procéder à la validation d’un vote.

La présentation des documents supports PDF peut être affichée au format image en un clic pour les votants ne souhaitant pas installer de lecteur PDF sur leur terminal.

4. Transparence de l’urne

La preuve de vote est calculée directement au sein du navigateur, sans intervention externe des serveurs de vote.

Elle permet d’assurer une transparence de l’urne de bout en bout, en vérifiant la présence du bulletin du votant dans le décompte de dépouillement.

Cette preuve doit être téléchargée ou imprimée avant de changer de page, son calcul est éphémère pour des raisons de sécurité.

Dès la fin du dépouillement et la proclamation des résultats en ligne, un mot de passe est rendu public afin de déclencher la transparence de l’urne.

Chaque votant peut se rendre sur le site verifier-mon-vote.fr de Maître Molitor, Commissaire de Justice qualifié, afin de coller sa preuve de vote et le mot de passe publié.

Le calcul est réalisé automatiquement à partir des preuves de vote et du contenu des urnes collecté par le programme du Commissaire de Justice.

5. Cellule d’assistance technique

Conformément aux dispositions de l’article 2 de l'accord d'entreprise signé le 20 juin 2018 relatif au vote électronique au sein de l’UES M&S et son avenant du 15 février 2022, une « cellule d’assistance technique » est mise en place. Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Des interventions techniques sont nécessaires afin d’assurer :

• les interventions sur décision du bureau de vote, 

• le maintien en conditions opérationnelles – MCO,

• le maintien en conditions de sécurité – MCS.

La cellule d’assistance technique réalise des travaux de mise à jour des systèmes de vote (programme de confiance et données).

Ces interventions sont tracées au journal des évènements et font l’objet d’un rapport d’intervention des administrateurs NEOVOTE.

3. Données personnelles, période de recours et destruction certifiée

1. Expertise indépendante

L’expertise indépendante est réalisée par ITEKIA sur la version standard déployée pour ces scrutins.

Elle porte sur l’ensemble des objectifs de sécurité de niveau 2 de la délibération n° 2019-053 de la CNIL, et notamment :

• le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;

• les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

• le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;

• les échanges réseau ;

• les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;

• les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;

• l'évaluation du niveau de risque du scrutin ;

• la pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.

Le certificat d’expertise le plus récent est accessible afin de contrôler les empreintes du serveur principal et du serveur de secours.

2. Données personnelles

NEOVOTE traite les données transmises par le Responsable de Traitement (Organisateur des scrutins) en qualité de Sous-Traitant.

Ces données comprennent :

• les listes des utilisateurs,

• les listes de candidats,

• les organisateurs (gestionnaire, signataire, point de contact),

• les listes d’émargement,

• l’édition des résultats.

NEOVOTE traite les données transmises par les votants en qualité de Responsable de Traitement, notamment :

• coordonnées (identification, support, retrait de mot de passe),

• données de connexion (secrets de vote générés par le système),

• données techniques (adresses IP, PC_ID, cookies de session...),

• preuves de vote.

NEOVOTE met en œuvre les dispositifs techniques et organisationnels afin de remplir les objectifs de sécurité CNIL applicables au vote électronique.

L’exercice des droits RGPD sera accessible sur présentation d’un justificatif d’identité :

• par e-mail à l’adresse dpo@neovote.com

• par courrier à l’adresse : NEOVOTE - 25 rue Lauriston 75116 Paris

Les demandes seront traitées par le DPO NEOVOTE et l’Organisateur des scrutins en fonction des périmètres concernés.

3. Période de recours

Les systèmes NEOVOTE conservent l’ensemble des traces techniques et données de vote nécessaires en cas de recours.

Ces données permettent de prouver de manière irréfutable que :

• le procédé de scellement est resté intègre durant le scrutin ;

• les clés de déchiffrement ne sont connues que de leurs seuls détenteurs ;

• le vote est anonyme lorsque la législation l'impose ;

• la liste d'émargement ne comprend que la liste des électeurs ayant voté ;

• l'urne dépouillée est bien celle contenant les suffrages des électeurs et qu'elle ne contient que ces suffrages ;

• aucun décompte partiel n'a pu être effectué durant le scrutin ;

• le dépouillement de l'urne peut être vérifié a posteriori et qu'il s'est déroulé de façon correcte.

4. Destruction certifiée

Les données sont détruites à l’issue de la période de recours ou d’une décision juridictionnelle devenue définitive en présence d’un recours.

La destruction des données fait l’objet d’un certificat de l’administrateur NEOVOTE, couvrant l’ensemble du Dossier de vote.

Les données de sécurité PC_ID, transverses à l’ensemble des serveurs de vote, sont conservées pour une durée de 6 mois après leur création, indépendamment de la période de recours.

4. Vote à l’urne papier

1. Lieux et horaires

Le vote physique n'est pas autorisé aux électeurs ayant voté électroniquement, le vote électronique étant définitif.

Le vote à l'urne papier sera ouvert :

• le 14 avril 2022 dans les établissements Michelet, de Nantes (DR), Lyon (DR), AFS (Givors) et l’usine de Rouen,

• le 19 mai 2022 dans l’établissement Spazio.

Neovote transmettra aux membres de chaque bureau de vote les listes d’émargement sous format papier à l’ouverture du vote à l’urne.

Pour chaque établissement, l’emplacement du centre de vote et les heures d’ouverture du scrutin sont négociés aux bornes des établissements dans des protocoles d’accord préélectoraux « locaux ».

Si les négociations locales devaient ne pas aboutir, les parties conviennent des dispositions supplétives précisées en annexe 7.

Le membres du bureau de vote sont responsables du bureau de vote et s'attacheront à faire respecter la neutralité et la sincérité du scrutin.

Ils seront notamment les seuls habilités à consulter les listes d'émargement durant le vote à l’urne exclusivement et s'engagent à ne le faire qu'à des fins de contrôle.

Les parties conviennent, par ailleurs, que la direction s’abstiendra de toute incitation individuelle au vote durant le scrutin. 

2. Bulletins de vote

Dans chaque collège électoral, il est procédé à des votes séparés : l'un pour les membres « Titulaires », l'autre pour les membres « Suppléants ». Il y aura dans chaque collège une urne « membres Titulaires » et une autre pour les « membres Suppléants ».

Le vote s'effectuera à l'aide de bulletins établis et mis à la disposition des électeurs par les soins de la Direction.

Chaque bulletin portera très lisiblement et dans une disposition telle qu'il ne puisse y avoir de confusion, les initiales ou le nom de l'Organisation Syndicale qui présente la liste et son logo.

Les bulletins « Titulaires » ou « Suppléants » devront porter ces mentions de façon très apparente et seront de couleur différente. La couleur des enveloppes correspondra à celle des bulletins.

Il est possible pour les électeurs de rayer des noms sur les listes mais il n’est possible ni de les remplacer ni d'en ajouter (panachage interdit).

Lorsque le nom d'un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat ; dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de présentation, en application de l’article L. 2314-19 du Code du travail.

Les notions de bulletin « blanc » et bulletin « nul » seront rappelées aux membres des bureaux de vote.

5. Bureaux de vote

1. Nombre de bureaux de vote

Les parties conviennent de constituer un bureau de vote unique par établissement pour les deux tours de scrutins. Chaque bureau de vote aura, à son périmètre, la responsabilité du contrôle du bon déroulement de l’ensemble des opérations électorales.

Cette configuration des bureaux de vote n’est pas assimilable à une fusion/assimilation de collège.

Par ailleurs, compte tenu du faible nombre de salariés des sites rattachés, les parties conviennent que les bureaux de vote de ces sites rattachés se tiendront sur leurs établissements de rattachement étant rappelé que ces salariés pourront voter, au choix, électroniquement ou à l’urne.

2. Composition des bureaux de vote

Chaque bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs. Le Président est désigné par les membres du bureau. A défaut, le plus âgé de ses membres exercera les fonctions de Président.

Pour le bon déroulement des opérations électorales, une réunion sera organisée entre les Organisations Syndicales et la Direction au périmètre de chaque établissement. Le créneau de réunion est précisé dans l’annexe 1 (calendrier). Cette réunion aura notamment pour objet de constituer le bureau de vote.

A défaut d’accord entre les organisations syndicales pour répartir de façon équitable les membres des bureaux de vote, le principe suivant sera retenu : le bureau de vote est composé des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune. La Présidence de chaque bureau sera en principe assurée par la plus âgée des 3 personnes constituant ledit bureau, étant précisé que le Président ne peut pas être candidat.

3. Rôle du bureau de vote

Chaque bureau de vote assure le contrôle et la supervision des opérations de vote.

Les membres du bureau de vote participeront aux réunions de contrôle, test et scellement des données (qui précédent l’ouverture du vote) puis de dépouillement et proclamation des résultats à la clôture des votes.

Le bureau de vote détiendra les fragments de clés de déchiffrement nécessaires à la reconstitution de la clé privée (assurant le chiffrement des bulletins de vote).

Le bureau de vote prend toute décision utile à la conduite des opérations de vote, avec l’assistance de la cellule technique.

4. Formation des membres des bureaux de vote

Une formation est dispensée aux membres du bureau de vote sur :

• le tableau de bord de vérification des urnes en temps réel ;

• le code de scellement (temps réel, historique, export) ;

• le journal des évènements (filtres d’alertes, export).

  6. Observateurs

Le statut d’observateur est attribué aux représentants de l’Employeur.

Les observateurs auront accès au taux de participation et à son historique de l’ensemble des scrutins, à des fins de suivi des opérations de vote.

Ils seront également conviés aux réunions de contrôle, test et scellement des données (qui précédent l’ouverture du vote) puis de dépouillement et proclamation des résultats à la clôture des votes.

7. Délégués de liste

Un délégué de liste pourra être désigné par chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats au premier tour du scrutin et, le cas échéant, au second tour.

Les délégués de liste assisteront à l’ensemble des opérations électorales.

3. Dépouillement et proclamation des résultats

A l'issue du vote électronique, chaque bureau de vote éditera la liste complète des électeurs avec mention de ceux ayant voté électroniquement.

Le dépouillement aura lieu à l’issue du vote à l’urne, soit :

• le 14 avril 2022 pour Michelet, Nantes, Lyon, AFS (Givors) et l’usine de Rouen,

• le 19 mai 2022 pour le Spazio.

Le dépouillement du vote à l’urne est réalisé en premier afin d’être consolidé dans le système de vote électronique (saisie des totaux issus des supports de dépouillement du vote à l’urne).

Les clés de déchiffrement du bureau de vote sont ensuite insérées et le dépouillement de l’ensemble des bulletins est réalisé. Les résultats sont calculés automatiquement.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

La Direction pourra désigner un représentant par bureau de vote pour assister aux opérations de dépouillement, en qualité d’observateur.

Le bureau de vote s’assure de la régularité des opérations et proclame les résultats qui sont consignés dans des procès-verbaux établis en deux exemplaires originaux.

1. Procès-verbaux (formulaires CERFA)

Les procès-verbaux, distincts pour le dépouillement des votes émis en vue de l'élection des membres Titulaires d'une part, et des membres Suppléants d'autre part, porteront donc, suivant le cas, la mention « Titulaires » ou « Suppléants » et comporteront obligatoirement les indications suivantes :

• le nombre des électeurs inscrits pour le bureau de vote considéré,

• le nombre des votants,

• le nombre des bulletins blancs ou nuls,

• le nombre total des bulletins de vote valables,

• le nombre des suffrages valablement exprimés pour chacune des listes en présence,

• le nombre de voix obtenues par chacun des candidats.

Les membres des bureaux de vote signaleront sur les procès-verbaux toutes les anomalies éventuellement constatées au cours du vote et du dépouillement, et signeront les originaux des procès-verbaux. Une copie des procès-verbaux sera transmise à chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats sur l’établissement à l’issue du dépouillement.

Ces procès-verbaux seront portés à la connaissance du personnel par affichage :

• le 15 avril 2022 pour Michelet, Nantes, Lyon, AFS (Givors) et l’usine de Rouen

• le 20 mai 2022 pour le Spazio.

Un exemplaire sera également transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles – CTEP, conformément à l’article R. 2314-22 du Code du travail.

Les listes d’émargement sont signées et mises sous pli scellé à l’attention de la DRH. A l’issue de la période de la période de recours, la DRH restitue les listes d’émargement scellées au bureau de vote pour destruction.

ARTICLE 7 – DEUXIEME TOUR DE SCRUTIN

Comme précisé à l'article 2.1, si le quorum n'est pas atteint, il sera procédé à un deuxième tour dont les dates des étapes sont précisées en annexe 1, dans le calendrier des opérations électorales.

Les mêmes principes et règles de fonctionnement qu’au premier tour s’appliquent étant précisé que :

• pour ce deuxième tour, les électeurs pourront voter pour des listes autres que celles présentées par les Organisations Syndicales ;

• à défaut de communication d'une nouvelle liste de candidats, la liste déposée par les Organisations Syndicales ayant présenté des candidats au 1^er tour est reconduite en l'état pour le second tour.

ARTICLE 8 – COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE CENTRAL (CSEC) : REPARTITION DES SIEGES

8. Attribution des sièges aux différents CSE

Le CSEC de l’UES M&S sera l’émanation des 6 CSE qui la composent.

Pour déterminer le nombre de sièges titulaires et suppléants, la clé de répartition suivante entre les établissements a été prise en compte.

Effectif de l’établissement	Nombre de membres par établissement
jusqu'à 200 salariés	1
de 201 à 400 salariés	2
de 401 à 800 salariés	3
de 801 à 1200 salariés	4
1201 à 1600 salariés	5

En application de l’avenant du 26 novembre 2021, modifiant les dispositions de l’accord Droit Social et Economique du 13 juillet 2018, le nombre de représentants au CSEC de l’UES M&S est fixé à 15.

Conformément aux critères ci-dessus et aux effectifs inscrits au 7 février 2022, les sièges se répartissent entre Etablissements comme suit :

Etablissement	Nombre de sièges (Titulaires/Suppléants)
Spazio	5
Michelet	4
Nantes	2
Usine de Rouen	2
Lyon	1
AFS (Givors)	1

Ces critères et cette répartition sont applicables uniquement pour les élections définies dans ce protocole.

2. Composition et répartition par catégorie socio-professionnelle

Conformément au protocole d'accord du 5 mars 1993 relatif à la classification des emplois au sein de l'industrie du pétrole, le CSEC sera composé des trois catégories socio-professionnelles suivantes :

• Ouvriers-Employés (coefficient hiérarchique inférieur à 215),

• Agents de maîtrise-Techniciens (coefficient hiérarchique supérieur ou égal à 215 hors ingénieurs et cadres),

• Ingénieurs-Cadres.

Les Organisations Syndicales reconnues représentatives au périmètre des 6 Etablissements constituant l'UES M&S à la suite des élections professionnelles 2022 et les Organisations Syndicales ayant au moins 1 élu au sein d'un des 6 CSE à l'issue des élections professionnelles, seront invitées à participer à une réunion d'échanges visant à répartir les sièges du CSEC entre les Etablissements.

Cette réunion d’échanges a pour objet de réaliser la répartition des sièges du CSEC en respectant les résultats obtenus par les Organisations Syndicales à l'issue du 1^er tour des élections des titulaires des CSE ainsi que la proportion des effectifs des catégories professionnelles définies ci-dessus.

Dans ce sens, la Direction communiquera aux Organisations Syndicales participant à cette réunion un document présentant la répartition théorique des sièges du CSEC entre Etablissements selon les deux méthodes suivantes :

• répartition théorique des sièges du CSEC entre Etablissements proportionnellement aux effectifs des catégories socioprofessionnelles qui les composent,

• répartition théorique des sièges du CSEC entre Organisations Syndicales proportionnellement aux résultats obtenus par elles à l'issue du 1^er tour des élections des titulaires des CSE.

Afin d'aboutir à une répartition des sièges conciliant au mieux ces deux répartitions théoriques, les Organisations Syndicales auront la possibilité de réaliser des transferts de représentants entre établissements.

Ces transferts devront se faire selon les règles suivantes :

• chaque établissement devra avoir au moins un représentant,

• les établissements devant désigner au moins 5 membres au CSEC ne peuvent bénéficier d'un représentant supplémentaire,

• un même établissement ne peut transférer ou recevoir qu'un seul siège.

L'objectif est que ce ou ces transferts ne modifient pas la répartition globale, par catégorie socio-professionnelle, des membres du CSEC et respectent les résultats obtenus par les Organisations Syndicales à l'issue du 1^er tour des élections des titulaires des CSE.

Cette répartition globale par catégorie socio-professionnelle pourra toutefois être exceptionnellement modifiée par deux glissements d'une catégorie socio-professionnelle vers une autre.

La répartition opérée par les Organisations Syndicales sera formalisée dans un relevé de conclusions unanime signé entre les Organisations Syndicales participant aux échanges.

Au regard de son caractère unanime qui en est une condition déterminante, ce relevé de conclusions s’imposera à chacun des CSE lors de la désignation des représentants au CSEC.

A défaut de signature unanime de ce relevé de conclusions, les CSE désigneront leur(s) représentant(s) au CSEC selon les dispositions de l'article 6.1 et selon la répartition au plus fort reste par catégorie professionnelle de leurs effectifs respectifs.

Ces règles s’appliquent à la désignation des titulaires et des suppléants.

Les règles de transfert peuvent être appliquées distinctement à la fois pour les titulaires et les suppléants.

ARTICLE 9 – DUREE ET PUBLICITE DU PROTOCOLE

Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral entrent en vigueur à la date de sa signature et sont applicables uniquement pour les élections définies dans ce protocole.

Fait à Puteaux, le 21 février 2022

En 10 exemplaires

Pour les sociétés constituant l’UES MARKETING & SERVICES	Pour les Organisations Syndicales
XXX XXXX XXXX	CAT CFDT
	CFE-CGC CFTC CGT CGT-FO
	SICTAME-UNSA

ANNEXES

Annexe 1 : calendrier électoral

Annexe 2 : règles relatives à l’usage de la messagerie électronique dans le cadre de la campagne électorale

Annexe 3 : effectif théorique

Annexe 4 : répartition de l’effectif et des sièges par collège (dispositions supplétives)

Annexe 5 : liste des postes occupés par les salariés exclus de l’électorat

Annexe 6 : représentation équilibrée des femmes et des hommes (dispositions supplétives si le protocole local aménage la composition des collèges)

Annexe 7 : vote à l’urne (lieux et horaires) (dispositions supplétives)

Annexe 8 : déroulement des opérations électorales (vote électronique)

Annexe 9 : fonctionnement du système de vote électronique

ANNEXE 1 : CALENDRIER ELECTORAL

		Michelet, Lyon, Nantes, AFS (Givors), et Rouen	Spazio	Horaires
1er Tour	Fixation listes électorales	11 mars 2022
	Affichage des listes électorales	14 mars 2022
	Fin des Réclamations listes électorales	21 mars
	Dépôt des candidatures	18 mars 2022	22 avril 2022	12h
	Remise des professions de foi	18 mars 2022	22 avril 2022	12h
	Affichage des candidatures	21 mars 2022	25 avril 2022	10h
	Réunion organisée entre les organisations syndicales et la direction pour constituer les bureaux de vote	Entre le 21 et le 31 mars 2022	Entre le 25 avril et le 5 mai 2022
	Envoi courriers et courriels (pour les expatriés) contenant l’identifiant de connexion au site de vote électronique + note explicative	22 mars 2022	26 avril 2022
	Formation des membres du bureau de vote électronique + représentants du personnel désignés + Direction	31 mars 2022	5 mai 2022
	OUVERTURE SCRUTIN ELECTRONIQUE	1er avril 2022	6 mai 2022	09h
	FERMETURE SCRUTIN ELECTRONIQUE	13 avril 2022	18 mai 2022	16h
	SCRUTIN A L'URNE	14 avril 2022	19 mai 2022	Voir PAP locaux ou annexe 7
	Dépouillement	14 avril 2022	19 mai 2022	Entre quinze minutes et une heure après la fermeture du bureau de vote
	Affichage des résultats	15 avril 2022	20 mai 2022
2nd Tour	Appel à candidatures second tour	15 avril 2022	20 mai 2022
	Dépôt des candidatures	21 avril 2022	25 mai 2022	12h
	Remise des professions de foi	21 avril 2022	25 mai 2022	12h
	Affichage des candidatures	22 avril 2022	30 mai 2022	10h
	OUVERTURE SCRUTIN ELECTRONIQUE	26 avril 2022	31 mai 2022	09h
	FERMETURE SCRUTIN ELECTRONIQUE	4 mai 2022	8 juin 2022	16h
	SCRUTIN A L'URNE	5 mai 2022	9 juin 2022	Voir PAP locaux ou annexe 7
	Dépouillement	5 mai 2022	9 juin 2022	Entre quinze minutes et une heure après la fermeture du bureau de vote
	Affichage des résultats	6 mai 2022	10 juin 2022

ANNEXE 2 : REGLES RELATIVES A L’USAGE DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE LA CAMPAGNE ELECTORALE

A titre liminaire, il est rappelé que la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale par diffusion sur la messagerie électronique de l’entreprise doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise, ne doit pas entraver l’accomplissement du travail et doit préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou refuser un tel message (comme pour un tract sous format papier).

L’utilisation de la messagerie électronique de l’entreprise tel que précisée à l’article 2.2⁷ se fait en respectant des conditions relatives au cadre général (I), à la messagerie électronique (II), au courrier électronique (III) et à la liste de diffusion (IV). Des mesures sont prévues en cas d’utilisation non conforme (V).

Il est rappelé que l’utilisation de tout autre outil électronique (par exemple Teams, Lync, Skype entreprise, Yammer) pour la communication d’informations syndicales, dans le cadre de la campagne électorale, est prohibée.

1. Cadre général

L’usage de la messagerie électronique de l’entreprise par les organisations syndicales dans le cadre de la campagne électorale :

• doit se conformer, comme pour tout utilisateur, aux principes et normes édictées par la Direction des systèmes d’information, et/ou la Direction informatique de la branche Marketing-Services, sur l’utilisation des ressources informatiques (notamment la « Charte d’utilisation des ressources informatiques et de communication »),

• doit respecter les dispositions relatives à la presse et ne contenir aucune injure ni diffamation. Par ailleurs, la protection de la vie privée et notamment le droit à l’image devront être respectés.

2. Messagerie électronique

L’usage de la messagerie électronique de l’entreprise par les organisations syndicales dans le cadre de la campagne électorale doit se faire uniquement et à l’exclusion de toute autre adresse de messagerie depuis une adresse de type « @totalenergies.com » dédiée :

• L’utilisation de tout autre type d’adresse (interne ou externe) vers les adresses transmises par l’entreprise pour les électeurs est strictement prohibée.

• Cette adresse sera activée au plus tard un jour ouvré suivant la remise des noms des utilisateurs (maximum 3 qui sont par défaut le DS ou RSS et le DSC avec possibilité d’en changer) et du « responsable » d’adresse et au plus tôt le (22 avril 2022 au Spazio et le 18 mars 2022 dans les autres établissements de l’UES) à midi, pour les organisations syndicales ayant déposé une liste de candidatures. Ainsi, pour chaque établissement et chaque organisation syndicale ayant présenté une liste sur cet établissement, une adresse selon le format :

• « [nom OS].elections2022-[nom établissement]@totalenergies.com, est créée.

• La diffusion sur la messagerie électronique de l’entreprise doit se faire aux bornes de chaque établissement. Les listes de diffusions des différents établissements ne peuvent être fusionnées.

• Cette adresse fonctionne sous la responsabilité du RSS ou DS et à défaut du DSC ou d’un salarié désigné par son syndicat.

• Cette adresse est inactivée la veille du vote à l’urne à 18 h00.

Il est rappelé que ce cadre de communication vient en complément des dispositifs déjà existants (accords « NTIC »).

3. Courrier électronique

Le courrier électronique :

• devra être diffusé en copie cachée,

• devra, simultanément à son envoi, être transmis pour information à la direction de l’établissement concerné,

• sera limité à 10 lignes avec insertion possible d’un logo syndical et pourra contenir un tract en pièce jointe au format PDF (2 Mo maximum) (pas de réplication de l’image du tract dans le corps du courrier électronique). Par ailleurs, l’indication du caractère syndical du message doit systématiquement être mentionnée en objet du message électronique adressé, de façon à informer clairement les salariés quant à l’origine et à la nature du message,

• précisera obligatoirement que tout salarié qui fait la demande de se désinscrire est retiré de la liste de diffusion par l’organisation syndicale concernée avant l’envoi suivant (pour une demande de désinscription reçue 2 jours ouvrés avant ce nouvel envoi). Les désinscriptions sont gérées par le « responsable » d’adresse.

4. Liste de diffusion

La liste de diffusion sera composée exclusivement d’adresses e-mail professionnelles.

L’élaboration de la liste de diffusion se fait obligatoirement par la Direction (exception faite de la gestion des désinscriptions mentionnées au III qui sont de la responsabilité du salarié mentionné en II) :

• La liste de diffusion par collège sera communiquée par la Direction vers la boite mail créée sur la base du fichier électeur de chaque établissement pour chaque organisation syndicale ayant déposé une liste de candidats pour ce collège et cet établissement. Les salariés recevront préalablement un e-mail d’information de la direction. Il sera donné la possibilité aux salariés de refuser tout tract électronique (quelle que soit l’organisation syndicale) et de ne pas être intégré à la liste de diffusion.

• La liste de diffusion doit être uniquement utilisée par les utilisateurs de la boite e-mails dédiée et pour la finalité définie à l’article 2.2 du présent accord.

• A l’issue des élections les listes de diffusion communiquées ne pourront être réutilisées pour transmettre des tracts par voie électronique et devront donc être supprimées. Une « attestation de suppression » sera demandé à chaque « responsable d’adresse ».

5. Utilisation non conforme

Toute utilisation non conforme aux règles précitées et aux dispositions de la charte d’utilisation des ressources informatiques et de communication entrainera la fermeture de l’adresse e-mail concernée pour une durée de 10 jours calendaires, après échange avec l’organisation syndicale concernée. En cas de récidive, la fermeture est définitive (pour toute la durée du processus électoral).

Toute utilisation d’une adresse e-mail syndicale mise à disposition dans le cadre des accords NTIC de l’UES M&S à des fins de campagne électorale vers la liste de diffusion communiquée par la direction entrainera la fermeture de cette adresse pour la durée du processus électoral.

L’utilisation des adresses e-mails « syndicales » créées dans le cadre des accord NTIC de l’UES reste possible dans le respect des règles précisées dans ces accords.

ANNEXE 3 : EFFECTIF THEORIQUE AU 07/02/2022

		Ouvriers-Employés	Agents de maîtrise-Techniciens	Ingénieurs-Cadres	Total général
Etablissement/Site		Féminin	Masculin	Féminin	Masculin	Féminin	Masculin
Michelet	Statutaires	2	1	128,62	20	294,45	522,75	968,82
	Intérimaires	0	0	2,37	0,84	1,18	1,11	5,50
	Entreprises Extérieures	3	2	0	2	21,40	11,79	40,19
	Effectifs 2022	5	3	130,99	22,84	317,03	535,65	1014,51
Aviation	Statutaires	0	9	7	42	2	12	72
	Intérimaires	0	0	0	0	0	0	0
	Entreprises Extérieures	1,94	0,34	0	1,40	0	0	3,68
	Effectifs 2022	1,94	9,34	7	43,4	2	12	75,68
Michelet + Aviation	Statutaires	2	10	135,62	62	296,45	534,75	1040,82
	Intérimaires	0	0	2,37	0,84	1,18	1,11	5,50
	Entreprises Extérieures	4,94	2,34	0	3,40	11,79	21,40	43,87
	Effectifs 2022	6,94	12,34	137,99	66,24	309,42	557,26	1090,19
Nantes (DR)	Statutaires	0	0	100,70	43	27,90	76,68	248,28
	Intérimaires	4,44	0,41	0	0	0	0	4,85
	Entreprises Extérieures	0,57	0,43	0	0	0,20	0	1,20
	Effectifs 2022	5,01	0,84	100,70	43	28,10	76,68	254,33
Lyon (DR)	Statutaires	1	0	53,83	38	15	31,96	139,79
	Intérimaires	0,74	0,56	1,27	0,37	0	0	2,94
	Entreprises Extérieures	1	0	0	0	0	0	1
	Effectifs 2022	2,74	0,56	55,10	38,37	15	31,96	143,73
Usine de Rouen	Statutaires	8,50	62,50	22,31	62,40	6	12	173,71
	Intérimaires	0	0,48	0,47	0	0	0	0,95
	Entreprises Extérieures	2,85	19,20	1	5,25	0	1	29,30
	Effectifs 2022	11,35	82,18	23,78	67,65	6	13	203,96
Spazio	Statutaires	2	1	232,52	139,09	285,08	466,78	1126,47
	Intérimaires	0	0	24,87	11,67	2,19	3,07	41,80
	Entreprises Extérieures	0	0	0	3	4,50	13	20,50
	Effectifs 2022	2	1	257,39	153,76	291,77	482,85	1188,77
Dépôts	Statutaires	0	2	2	68	3	26	101
	Intérimaires	0	0	0	0	0	0	0
	Entreprises Extérieures	0,09	13,91	0	4	0	0	18
	Effectifs 2022	0,09	15,91	2	72	3	26	119
Spazio + Dépôts	Statutaires	2	3	234,52	207,09	288,08	492,78	1227,47
	Intérimaires	0	0	24,87	11,67	2,19	3,07	41,80
	Entreprises Extérieures	0,09	13,91	0	7	4,50	13	38,50
	Effectifs 2022	2,09	16,91	259,39	225,76	294,77	508,85	1307,77
AFS (Givors)	Statutaires	1	7	26,20	30	20,55	25	109,75
	Intérimaires	0,16	0	0,95	0	1,45	1	3,56
	Entreprises Extérieures	1,74	15,14	0	5	3,70	2	27,58
	Effectifs 2022	2,90	22,14	27,15	35	25,70	28	140,89
Total UES	Statutaires	14,50	82,50	573,18	442,49	653,98	1173,17	2939,82
	Intérimaires	5,34	1,45	29,93	12,88	4,82	5,18	59,60
	Entreprises Extérieures	11,19	51,02	7	15,65	29,80	26,79	141,45
	Effectifs 2022	31,03	134,97	610,11	471,02	688,60	1205,14	3140,87

ANNEXE 4 : REPARTITION DE L’EFFECTIF ET DES SIEGES PAR COLLEGE (*)

	Effectifs totaux	Effectifs par Collège		Répartition Sièges
ETABLISSEMENT		OE	TAM	IC	Sièges	OE	TAM	IC
Michelet + Aviation	1090,19	19,28	204,23	866,68	18	1	4	13
Nantes (DR)	254,33	5,85	143,70	104,78	11	1	6	4
Lyon (DR)	143,73	3,30	93,47	46,96	7	1	4	2
Usine de Rouen	203,96	93,53	110,43	10	5	5
Spazio + Dépôts	1307,77	19	485,15	803,62	18	1	6	11
AFS (Givors)	140,89	25,04	62,15	53,70	7	1	4	2

(*) Si la répartition des effectifs par collèges conduit les électeurs d’un collège à ne pas pouvoir exercer leur vote en raison de l’absence d’éligibles dans ce collège, les parties conviennent, afin d’assurer l’exercice du droit de vote, de les assimiler de droit aux catégories professionnelles du collège voisin, pour la seule organisation de ces élections, et de les intégrer dans ce collège.

Par exemple, pour les configurations où les électeurs du collège « OE » seraient dans une situation sans éligible, afin d’assurer l’exercice du droit de vote des électeurs « OE », ces derniers seraient, pour la seule organisation de ces élections, assimilés aux « TAM » (ou «  TAM-IC » selon le nombre de cadres) et intégrés dans ce collège.

ANNEXE 5 : LISTE DES POSTES OCCUPES PAR LES SALARIES EXCLUS DE L’ELECTORAT

• Membres du CDMS

• Directeur Général de TotalEnergies Lubrifiants

• Membres du Codir de TotalEnergies Lubrifiants

• Directeur Général de TotalEnergies Additives and Fuels Solutions (TAFS)

• Membres du Codir de TotalEnergies Additives and Fuels Solutions (TAFS)

• RRH de TotalEnergies Additives and Fuels Solutions (TAFS)

• Directeur des Relations Sociales de la branche M&S

• Chef d’établissement Michelet

• Chef d’établissement Spazio

• Directeur de l’usine de Rouen

• RRH de l’usine de Rouen

• Directeur régional Sud-Est (DR de Lyon)

• RRH de la Direction régionale de Lyon

• Directeur régional Ouest (DR de Nantes)

• RRH de la Direction régionale de Nantes

• DRH Siège et France

• HRBP TEMF

• HRPB TotalEnergies Lubrifiants

• HRBP NMM

ANNEXE 6 : REPRESENTATION EQUILIBREE DES FEMMES ET DES HOMMES

	Ouvriers-Employés	Total Ouvriers- Employés	Agents de maîtrise- Techniciens	Total Agents de maîtrise- Techniciens	Ingénieurs-Cadres	Total Ingénieurs- Cadres	Total général
	Féminin	Masculin		Féminin	Masculin		Féminin	Masculin
AFS (Givors)	2	8	10	40	34	74	19	21	40	124
	20%	80%		54,05%	45,95%		47,50%	52,50%
Lyon (DR)	2	4	6	56	44	100	13	32	45	151
	33,33%	66,67%		56%	44%		28,89%	71,11%
Nantes (DR)	3	2	5	109	49	158	27	79	106	269
	60%	40		68,99%	31,01%		25,47%	74,53%
Spazio + Dépôts	24	19	43	336	275	611	290	494	784	1438
	55,81%	44,19%		54,99%	45,01%		36,99%	63,01%
Usine de Rouen (*)	10	68	78	29	74	103				181
	12,82%	87,18%		28,16%	71,84%
Michelet + Aviation	7	13	20	220	111	331	300	532	832	1183
	35%	65%		66,47%	33,53%		36,06%	63,94%

(*) Pour Rouen pourcentage calculé en tenant compte des collèges précisés en annexe 4 (pas de collège IC)

ANNEXE 7 : VOTE A L’URNE (LIEUX ET HORAIRES)

Site	Lieux de vote	Horaires
Spazio	RDC Hall B	9h – 16h
Michelet	Déambulatoire
Nantes (DR)	Salles de réunion Bat. Solet
Usine de Rouen	Salle de réunion entrée usine
Lyon (DR)	Salle Christophe de Margerie
AFS (Givors)	Salle canal 20

ANNEXE 8 : DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES (VOTE ELECTRONIQUE)

Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :

1. Organisation des élections ;

2. Préparation des scrutins ;

3. Opérations de vote ;

4. Dépouillement et clôture des élections.

PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS

1.1 - Invitation des organisations syndicales

Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.

1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.

1.3 - Annonce de l'élection

Les salariés seront informés de l'organisation des élections et de la date envisagée du premier tour par voie d’affichage.

1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :

• Titre des élections ;

• Règles des scrutins ;

• Modalités de vote ;

• Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2^nd tour des élections) ;

• Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• Modalités de remise des clés de déchiffrement.

Les instances et collèges sont définis :

• Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges ;

• Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.

1.5 - Déclaration au registre

Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.

1.6 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral.

1.7 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PREPARATION DES SCRUTINS

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication des listes électorales

Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.

2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs et délégués de liste

Les observateurs et délégués de liste sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés

Les listes de candidats et les documents attachés sont adressés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.

Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant personnel aléatoire est attribué par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non-électeur.

Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.

2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs, délégués de liste et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :

• Paramètres des scrutins, dont :

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,

- Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès

• Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;

• Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;

• Liste électorale par instance et par collège ;

• Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi et logos) ;

• Composition du bureau de vote ;

• Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :

• le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;

• l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture des scrutins

L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :

• Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;

• Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.

Dans un premier tableau :

• Le nombre d'électeurs inscrits ;

• Le nombre de votes enregistrés ;

• Le nombre d'émargements enregistrés ;

• Le taux de participation ;

• Le nombre de bulletins blancs ;

• Le nombre de suffrages valablement exprimés ;

• Le quorum.

Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :

• Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;

• Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;

• Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;

• Les élus éventuels.

Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :

• Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;

• Etape 1 : calcul du quotient électoral ;

• Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;

• Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;

• Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;

• Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.

A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.

4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement

A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

4.2 - Envoi des procès-verbaux

Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.

Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.

4.3 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.4 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.

ANNEXE 9 : FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :

• Organisation des élections ;

• Préparation des scrutins ;

• Opérations de vote ;

• Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs et les délégués de liste.

Le système de vote respecte :

• les principes généraux du droit électoral ;

• la loi sur l'informatique et les libertés ;

• le règlement UE 2016/679 sur la protection des données personnelles ;

• les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération n°2019-053 ;

• les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, inscrites dans le Code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

• les règles des scrutins ;

• les modalités de vote ;

• le calendrier prévisionnel ;

• les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote, délégués de liste et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

• Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral.

• Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

• Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes et des professions de foi.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques des scrutins, selon le calendrier enregistré.

• Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

• Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

• Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

• La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

• La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

• A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet récents.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

Les navigateurs récents peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :

• Javascript activé

• TLS 1.3

• HTML5/CSS3

Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :

• avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;

• pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;

• à l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

• L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité, l'inaltérabilité et la transparence du vote.

Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

• Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

• Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

• Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

• L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.

Transparence du vote

La transparence du vote est assurée à l'aide d'une preuve de vote directement calculée dans le navigateur de l'électeur, à l'étape de validation du vote. Les serveurs de vote n'ont aucune connaissance de la preuve de vote.

A l'issue du vote, l'électeur peut renseigner auprès d'un Commissaire de Justice la preuve de vote calculée par son navigateur (personnelle et confidentielle) ainsi que le mot de passe (chiffré de transparence) publié par Neovote afin de vérifier la présence de son bulletin dans l'urne dépouillée et les résultats publiés sur le site de vote.

5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa donnée de connexion (Donnée personnelle : 5 derniers caractères de l’IBAN).

Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est d'abord invité à retirer son mot de passe, en cliquant sur le bouton correspondant.

Ayant retiré son mot de passe selon la procédure prévue, l'électeur peut accéder au vote.

Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).

Nota :

• conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».

Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.

Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.

Le tableau les renseigne sur :

• l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;

• le taux de participation pour chaque scrutin ;

• le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.

Les évènements retracés sont notamment :

• les événements du cycle de vie du scrutin ;

• les régénérations de codes d'accès ;

• la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;

• toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

Informations à l'attention des observateurs et délégués de liste

Les observateurs et délégués de liste accèdent aux informations mises à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné).

Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.

Dans leur périmètre d'observation, les observateurs et délégués de liste peuvent suivre en temps réel le taux de participation.

L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.

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1. Dont sites rattachés↩

2. Cf. Accord constitutif du Socle social Commun du 9 janvier 2012 et ses avenants.↩

3. L’établissement d’Oudalle était un établissement distinct de l’UES M&S jusqu’au 31 décembre 2021. Il a été transféré dans le cadre du projet Flora vers une autre UES de la Compagnie (UES Raffinage-pétrochimie) depuis le 1^er janvier 2022.↩

4. L’établissement du CRES était un établissement distinct de l’UES M&S jusqu’au 31 décembre 2021. Il a été transféré dans le cadre du projet One Tech vers une autre UES de la Compagnie (UES Amont - Global Services -Holding) depuis le 1^er janvier 2022.↩

5. Une partie des salariés de l’établissement Michelet a également été transférée dans le cadre du projet One Tech vers l’UES Amont - Global Services – Holding depuis le 1^er janvier 2022.↩

6. commune à l’ensemble des collèges par organisation syndicale et par établissement↩

7. A titre exceptionnel, dans le cadre des élections 2022, les parties conviennent de mettre en place un cadre de communication par courrier électronique des organisations syndicales présentant des candidats vers les salariés, qui vient en complément des dispositifs déjà en place dans l’UES (Accord « NTIC » du 6 octobre 2010 et son avenant du 2 mai 2013). La finalité est de permettre une campagne électorale électronique par l’envoi de courriels aux électeurs sur la base d’une liste de diffusion communiquée par la direction.

   Ainsi, chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats sur un établissement de l’UES M&S pourra, aux bornes de cet établissement, faire usage de la messagerie électronique de l’entreprise pour envoyer un mail par semaine civile de nature syndicale et dans le cadre des règles définies en annexe 2.

   Si un second tour devait intervenir, le dispositif serait reconduit dans les mêmes conditions.

   Ce dispositif est exceptionnel, dédié aux élections 2022 et ne saurait perdurer à l’issue des élections ni être automatiquement reconduit aux prochaines élections.↩