AVENANT N°2 À L’ACCORD DU 18 JUILLET 2018 RELATIF AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Accord de Mise en Place et Modalités de Fonctionnement au Sein de l’Unité Economique et Sociale de la BRED

Entre les soussignés :

La BRED Banque Populaire et ses filiales de l’Unité Economique et Sociale (UES) dont le siège social est situé 18 quai de la Rapée - 75604 Paris Cedex 12 - représentées par, mandaté à cet effet et agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, d’une part,

et les organisations syndicales représentatives dans l’ensemble de l’entreprise (BRED Banque Populaire et ses filiales de l’UES), représentées par leur délégué syndical central, d’autre part,

il a été conclu le présent avenant à l’accord d’entreprise relatif au Comité Social et Economique.

Article 1 : Préambule

Dans le cadre de la réforme du Code du travail réalisée par les ordonnances n° 2017-1386 et n° 2017-1385 du 22 septembre 2017, complétées par l’ordonnance n° 2017-1718 du 20 décembre 2017, et la loi de ratification adoptée par le Sénat le 14 février 2018, un accord d’entreprise à durée indéterminée a été signé le 18 juillet 2018 par les partenaires sociaux pour fixer les modalités de mise en place et de fonctionnement des Comités Sociaux Economiques des établissements et du Comité Social Economique Central.

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement. Par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008.

Aussi les partenaires sociaux ont souhaité acter du principe du recours au vote électronique pour les élections des représentants des Comités Sociaux et Economiques de l’UES BRED.

Par ailleurs, suite au retour d’expérience à l’issue de ces premières années d’application de l’accord du 18 juillet 2018, des axes d’améliorations ont été identifiés par les partenaires sociaux. En conséquence, les articles 4-3, 4-5, 8, 9-1, 9-2, 7-2 font l’objet d’une modification. Un crédit d’heures annuel est octroyé au référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes.

Enfin, en application de l’accord conclu le 24 juin 2022 relatif à la QVCT, un référent QVCT est mis en place.

Les autres dispositions de l’accord restent inchangées.

Article 2 : Champs d’application

Les parties signataires conviennent que les dispositions du présent avenant s’appliquent à la BRED et aux filiales de l’UES.

Article 3 : Ajout d’un article 3 bis « Recours au vote électronique »

Après l’article 3, il est inséré l’article suivant :

« Article 3 bis : Recours au vote électronique

Le présent avenant a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la BRED pour les élections des représentants des quatre Comités Sociaux et Economiques. En cas d’obligation d’organiser des élections partielles l’usage du vote électronique serait maintenu. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections des quatre CSE.

Un cahier des charges, disponible sur CBRED, respectant les dispositions des articles R.2314-6 et suivants du Code du travail est annexé au présent accord. La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire choisi par la direction des ressources humaines sur la base de ce cahier des charges.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir l’égalité dans l’exercice du droit de vote, il sera mis à la disposition des électeurs qui n’auraient pas accès à un poste informatique, un ordinateur en accès libre dédié au vote électronique, notamment pour le personnel des prestataires qui feraient le choix de voter à la BRED.

Il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux prescriptions légales et réglementaires en vigueur relatives aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique, et dans le respect des délibérations de la CNIL.

Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution de vote.

Les modalités de vote électronique sont déterminées préalablement à chaque élection notamment dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral ou à défaut, une décision unilatérale de l’employeur.

Le protocole d’accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur, mentionne la conclusion de l’accord relatif au fonctionnement du CSE. Il ou elle indique en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique.

Le taux de participation aux élections professionnelles sera accessible par les différents scrutateurs désignés par les organisations syndicales ainsi que par la direction des ressources humaines.

La direction des ressources humaines informera les organisations syndicales représentatives de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la CNIL. »

Article 4 : Ajout d’un article 4-7 « Référent QVCT pour la métropole »

Après l’article 4-6, il est inséré l’article suivant :

« Article 4-7 : Référent QVCT pour la métropole

Conformément à l’accord QVCT du 24 juin 2022, un référent QVCT est désigné par délibération du CSE de métropole parmi leurs membres élus titulaires ou suppléants. Ce référent bénéficie d’un crédit d’heures de 24h/mois.

L’existence de ce référent est subordonnée à sa mise en place par un accord relatif à la QVCT. Aussi, le mandat de référent QVCT prendra fin dès lors que l’accord relatif à la QVCT du 24 juin 2022 cessera de produire ses effets.

En cas de renouvellement de l’accord précité, il sera procédé à une nouvelle désignation du référent QVCT à la suite des élections des membres du CSEM. »

Article 5 : Ajout d’un article 4-8 « Référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes pour la métropole »

Après l’article 4-7, il est inséré l’article suivant :

« Article 4-8 : Référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes pour la métropole

Le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes bénéficie d’un crédit annuel de 60 heures, afin de lui permettre d’effectuer l’ensemble de ses missions. »

Article 6 : Modification de l’article 4-3 « Mutualisation et report »

Le contenu de l’article 4-3 est remplacé par les dispositions suivantes :

« Les temps de délégation sont mutualisables et reportables : les membres titulaires des CSE (étendu aux représentants de proximité) peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants les temps de délégation dont ils disposent ou les reporter sur les mois suivants.

Le temps de délégation peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 (douze) mois glissants.

Le temps de délégation des membres titulaires ou suppléants n’est pas limité mensuellement.

Chaque membre titulaire concerné devra informer la DRH du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 8 jours calendaires avant la date prévue pour leur utilisation. »

Article 7 : Modification de l’article 7-2 « Répartition et bénéficiaire du pool d’heures »

Le contenu de l’article 7-2 est remplacé par les dispositions suivantes :

« Ce pool global d’heures annuel est réparti entre chaque organisation syndicale, en fonction du nombre de sièges d’élus titulaires obtenu, tous collèges confondus. Le nombre d’heures est arrondi à l’heure supérieure.

En cas de liste sans étiquette, ce pool est attribué à l’élu titulaire qui pourra s’il le souhaite en affecter tout ou partie à l’élu suppléant de sa liste et/ou à d’éventuels représentants de proximité mis en place en application de l’article
L.2313-7 du Code du travail.

En cas de liste commune, la répartition du pool d’heures annuel attribué à la liste a lieu sur la base indiquée par les organisations syndicales concernées lors du dépôt de leur liste. A défaut d’indication, la répartition du pool d’heures annuel intervient à parts égales entre les organisations concernées et le ou les élu(s) du CSE titulaire(s) ou suppléant(s) de la liste, et/ou les éventuels représentants mis en place en application de l’article L.2313-7 du Code du travail.

Dans tous les cas visés ci-dessus, l’attribution de ce crédit d’heures supplémentaire à son bénéficiaire donne lieu, afin de prendre en compte l’organisation de l’entreprise, à une information préalable de l’employeur au minimum 8 jours calendaires à l’avance.

L’octroi de ce pool global d’heures est expressément visé dans le protocole préélectoral. »

Article 8 : Modification de l’article 4-5 « Représentants Syndicaux »

Le contenu de l’article 4-5 est remplacé par les dispositions suivantes :

« Chaque organisation syndicale représentative dans l’établissement désigne un représentant syndical qui assiste aux réunions du CSE à titre consultatif.

Le temps passé par les représentants syndicaux en réunion plénière d’un CSE à l’initiative de l’employeur est payé comme temps de travail effectif, sans limite de durée.

Selon la taille de l’établissement, des crédits d’heures sont prévus par la réglementation. Les représentants syndicaux peuvent participer aux travaux des commissions. Dans ce cadre, le temps passé aux réunions des commissions est rémunéré comme du temps de travail effectif. »

Article 9 : Modification de l’article 8 « Bureau du CSE »

Le contenu de l’article 8 est remplacé par les dispositions suivantes :

« Secrétaire et Trésorier des CSE

Au-delà du dispositif légal, des crédits d’heures complémentaires de délégation sont accordés aux Secrétaires et Trésoriers.

Pour les CSE des DOM :

• Secrétaire  10 heures / mois,

• Trésorier  5 heures / mois.

Pour le CSE de métropole :

• Secrétaire  en plus du dispositif légal (26 heures / mois), il dispose d’un crédit d’heures mensuel complémentaire qui lui permet d’être détaché à hauteur d’un temps plein qui inclut les 26 heures mensuelles légales.

• Trésorier  5 heures / mois.

Ces crédits d’heures s’ajoutent au crédit d’heures attribué en application de l’article 4-2 et de l’article 7-1 du présent accord.

Les temps de délégations du secrétaire et du trésorier sont mutualisables : chaque année civile, le secrétaire peut mutualiser avec le trésorier une partie du crédit d’heures dont il dispose. Il devra informer la DRH du nombre d’heures réparties sur l’année civile, au plus tard le 15 janvier de l’année concernée.

Secrétaire adjoint pour le CSE de métropole

Au-delà du dispositif légal, il est créé un poste de secrétaire adjoint pour le CSE de métropole. En complément du dispositif légal (26 heures / mois), il dispose d’un crédit d’heures mensuel complémentaire lui permettant d’être détaché à hauteur d’un mi-temps qui inclut les 26 heures mensuelles légales pour lui permettre d’assister le secrétaire dans ses fonctions. »

Article 10 : Modification de l’article 9-1 « Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail »

L’article 9-1 est modifié, en lieu et place des dispositions suivantes :

« A l’issue de la commission, un compte rendu est établi et transmis aux membres du CSE ainsi qu’à la DRH, 72 heures avant le CSE concerné. Ce compte rendu n’a pas la forme d’un procès-verbal ; il a pour finalité de lister les interrogations de la commission sur la ou les question(s) présentée(s) par la banque. »

Sont insérées les dispositions suivantes :

« Pour la métropole, un rapporteur est désigné par les membres de la CSSCT parmi leurs pairs. Ce mandat de rapporteur d’une durée minimale d’un an est révisable, à la demande de la majorité des membres de la CSSCT.

Le rapporteur sera chargé d’établir le compte rendu à l’issue de chaque réunion, qu’il transmettra à la direction pour validation avant sa diffusion auprès des autres membres de la CSSCT. Le compte rendu est transmis aux membres du CSE, 72 heures avant le CSE concerné. Ce compte rendu n’a pas la forme d’un procès-verbal ; il a pour finalité de lister les interrogations de la commission sur la ou les question(s) présentée(s) par la banque. Pour ce faire, le rapporteur bénéficie d’un crédit d’heures supplémentaires de 10 heures par mois. »

Article 11 : Modification de l’article 9-2 « Autres commissions »

L’article 9-2 est modifié, en lieu et place des dispositions suivantes :

« Le CSE de métropole comporte une commission formation. »

Sont insérées les dispositions suivantes :

« Le CSE de métropole comporte une commission formation. Un ou plusieurs représentant(s) de l’employeur pourront assister à deux réunions annuelles de cette commission sur la base d’une demi-journée. »

Pour le CSE de métropole, deux dispositions sont ajoutées :

« Une commission financière et budgétaire est instituée, elle traitera de l’analyse des comptes du CSE de métropole. Cette commission se réunira 2 fois par an. Le temps passé dans cette commission n’est pas imputé sur le volume d’heures global des autres commissions du CSE.

Une commission environnementale est instituée, compétente sur l’ensemble des sujets touchant à l’environnement. »

Article 12 : Durée et date d’entrée en vigueur

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter du 24 juin 2022.

Article 13 : Révision et dénonciation

Le présent avenant peut faire l’objet d’une demande de révision conformément aux dispositions légales en vigueur.

Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel il a été conclu, le présent avenant peut faire l’objet d’une procédure de révision engagée par une ou plusieurs parties signataires ou adhérentes.

A l’issus du cycle électoral au cours duquel il a été conclu, le présent avenant peut faire l’objet d’une procédure de révision engagée par une ou plusieurs Organisations syndicales représentatives dans le champ d’application du présent avenant, qu’elles en soient signataires ou non, adhérentes ou non, ou par la Direction.

Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique aux parties habilitées à participer aux négociations de l’avenant de révision. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision. Les négociations concernant cette demande devront s’ouvrir au plus tard, dans un délai de deux mois, à compter de la réception de la demande de révision.

Tout signataire de l’avenant peut dénoncer celui-ci dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur, sous réserve de respecter un délai de préavis de trois mois. La dénonciation est adressée aux autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 14 : Dépôt et publicité de l’avenant

Le présent avenant sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail dans les conditions prévues par les articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail et auprès de la Branche sur le site dédié.

En application des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail et de l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent avenant sera notifié à l’ensemble des organisations représentatives et publié sur l’intranet une fois en vigueur afin de le porter à la connaissance des salariés.

Le présent accord sera, en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, rendu public (dans une version anonymisée) et versé dans la base de données nationale mise en place par les autorités publiques, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.

Un exemplaire papier sera communiqué au Conseil de Prud’hommes de Paris.

Paris, le 24 juin 2022

Pour les organisations syndicales, Pour la BRED Banque Populaire

Directeur des Ressources Humaines

Pour la C.F.D.T

La Déléguée Syndicale Centrale

Pour la C.F.T.C

Le Délégué Syndical Central

Pour le S.N.B/ C.F.E-C.G.C

La Déléguée Syndicale Centrale

Pour l’U.N.S.A

Le Délégué Syndical Central

ANNEXE 1

CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE

BRED BANQUE POPULAIRE

ELECTIONS DES REPRESENTANTS AUX COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES

1. Présentation générale des besoins : vote électronique

1.1 Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise, la BRED Banque Populaire souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Les élections professionnelles au sein de la BRED Banque Populaire amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

1.2 Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2.1 Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par la BRED Banque Populaire, mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

2.2 Période des élections

La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.

2.3 Nature des élections

L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel des quatre comités sociaux et économiques, titulaires et suppléants.

Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

2.4 Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l’urne électronique.

Par ailleurs, le prestataire fournira à la BRED Banque Populaire les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de la BRED Banque Populaire les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par la BRED Banque Populaire. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.

3. Scénario de vote

3.1 Etapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :

• une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un mot de passe ainsi qu’une question défi-réponse non triviale qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;

• la confirmation par l’électeur du choix effectué ;

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.

3.2 Emargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

3.3 Enchainement des élections

Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.

3.4 Accusé d’enregistrement du vote

L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

3.5 Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;

• l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.

A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

4. Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections

La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la BRED Banque Populaire. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;

• le contrôle du scellement du système de vote électronique ;

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;

• le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;

• le contrôle de la liste des émargements ;

• la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;

• la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

5. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

5.1 Etapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne  suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;

• l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;

• la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;

• la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.

5.2 Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

5.3 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

5.4 Résultats

A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :

• les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;

• les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;

• l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.

5.5 Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

• les noms et prénoms des électeurs,

• le collège de l’électeur.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote.

6. Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.

7. Dispositif de secours

Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

8. Gestion du processus électoral et paramétrage de la solution

8.1 Liste électorales et fichier des électeurs

Les listes électorales sont constituées par la BRED Banque Populaire. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.

Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par la BRED Banque Populaire et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :

• la civilité de l’électeur,

• les nom et prénom de l’électeur,

• la date de naissance de l’électeur,

• le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• le collège d’appartenance de l’électeur,

• les droits de vote de l’électeur,

• les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• des informations d’authentification (éventuellement).

Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.

Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

8.2 Moyens d’authentification

A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du mot de passe durant toutes les étapes.

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• un mot de passe qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra répondre à une question défi-réponse non triviale.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

8.3 Listes de candidats

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de la BRED Banque Populaire et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la BRED Banque Populaire ou par des candidats non affiliés.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),

• l’appartenance syndicale le cas échéant,

• les nom et prénom de chaque candidat,

• l’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.

8.4 Recette du système de vote électronique

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre la BRED Banque Populaire et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

8.5 Scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.

Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

8.6 Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

9. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

9.1 Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

9.2 Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de la BRED Banque Populaire (stockage et accès).

9.3 Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.