Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D'ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES" chez ETEX FRANCE BUILDING PERFORMANCE (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 

• La société Etex France Building Performance, société anonyme, au capital social de 140.779.968 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) d’AVIGNON, sous le numéro 562 620 773, dont le siège social est situé 500 rue Marcel Demonque, Zone du pôle technologique – 84140 AVIGNON,

• La société E.B.P.I, société immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Avignon, sous le numéro 535 050 686, dont le siège social est situé 500 rue Marcel Demonque, Zone du pôle technologique – 84140 AVIGNON,

D’une part,
Ci-après dénommée « l’UES », représentée par M…………………………., en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment mandatée à cet effet,

ET :

L’Organisation syndicale CFDT représentée par M………………………… en sa qualité de Délégué Syndical Central ;

L’Organisation syndicale CFE-CGC représentée par M………………………..en sa qualité de Délégué Syndical Central ;

L’Organisation syndicale CGT représentée par M……………………….. en sa qualité de Délégué Syndical Central ;

L’Organisation syndicale FO représentée par M………………….. en sa qualité de Délégué Syndical Central ;

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble les « Organisations syndicales représentatives »,

L’UES et les Organisations syndicales représentatives sont ci-après collectivement dénommées « Les Parties ».

Il a été convenu :

Préambule

La crise sanitaire récente nous a permis à tous de développer des compétences quant à l’utilisation des outils numériques. Aussi, et conformément aux dispositions légales, le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en place du vote électronique au sein de notre structure.

En effet, ces modalités pratiques semblent les plus propices à faciliter la participation de tous les salariés aux élections professionnelles, quelles que soient les conditions de travail.

Il est en outre rappelé que les parties conviennent en outre, que le protocole d’accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur pourra apporter toutes les précisions techniques et fonctionnelles pouvant être utiles au bon déroulement du scrutin.

Article 1 – Les modalités de vote

Les parties conviennent que la seule modalité d’exercice du droit de vote dans l’entreprise sera le vote électronique.

Les parties conviennent que les salariés pourront faire usage du vote électronique, soit sur leur lieu de travail soit dans tout autre lieu équipé à cet effet.

Article 2 - Principe du recours à un prestataire

Compte tenu de la technicité nécessaire pour garantir le bon déroulement d’un scrutin par voie électronique, les parties conviennent d’en confier l’organisation tant matérielle que technique à un prestataire spécialisé.

Les parties rappellent que le système utilisé doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et doit donc garantir :

-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

-  la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires prévues par le code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Il appartiendra à l’employeur de choisir le prestataire au terme de l’appel d’offre émis par l’entreprise. Les représentants du personnel seront informés de ce choix.

Le protocole d'accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur fera référence au présent accord et mentionnera les coordonnées du prestataire choisi.

Article 3 – Protection des données personnelles

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront informées des modalités selon lesquelles les informations portant sur le personnel et issues des fichiers internes de l’entreprise seront transmises au prestataire. Cette transmission d’information reste strictement limitée aux informations impératives à l’organisation des opérations électorales.

Article 4 – Organisation du vote électronique

Dans le cadre du processus électoral, le protocole d’accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur, précisera les dates et heures de l’ouverture et fermeture des scrutins. Les membres du bureau de vote, ainsi que toutes personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales, auront la possibilité de contrôler les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique.

A tout moment durant les plages horaires fixées au protocole ou à la décision unilatérale, tout électeur pourra voter à partir d’un terminal internet ou intranet, via un lien direct avec le site internet du prestataire. Chaque électeur pourra ainsi se prononcer de son domicile ou de tout autre lieu par une connexion sur le site sécurisé du prestataire et dédié aux élections professionnelles de l’entreprise.

Un ordinateur sera mis à la disposition des salariés ne disposant pas d’un ordinateur professionnel. Ce matériel sera installé dans un lieu permettant de garantir la confidentialité de leur vote.

Par ailleurs, les salariés non présents dans l’entreprise pendant les périodes de scrutin pourront à leur choix soit se rendre sur le site de l’entreprise le plus proche soit se connecter au site du prestataire à partir de leur domicile ou de tout autre endroit leur permettant d’avoir un accès à internet.

4.1. Confidentialité des données transmises

Afin de garantir la confidentialité des données transmises dans le cadre du processus électoral, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs des différents collèges électoraux, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Par ailleurs, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le système mis en place garantit également la confidentialité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Enfin, le système mis en place est conçu de telle sorte qu’il sera scellé aux heures d’ouverture et de fermeture des différents scrutins.

4.2. Contenu des fichiers

Deux fichiers seront prévus : un fichier  « électeur », un fichier « urne électronique ».

Le fichier « électeur» sera établi à partir des listes électorales.

Ce fichier permettra de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant émis leur choix ainsi que d’éditer les listes d’émargement.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recensera, pour sa part, les votes exprimés par voie électronique et comportera les données suivantes :

• Les listes électorales avec les noms, prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, ainsi que le collège électoral dont chacun relève ;

• Le fichier des électeurs  avec les noms et prénoms des électeurs, le collège électoral, le moyen d’authentification et les coordonnées ;

• Les listes d’émargement avec le collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• Les listes de candidats avec le collège électoral, le nom et prénom des candidats aux sièges titulaires et aux sièges suppléants, leur appartenance éventuelle à une organisation syndicale ;

• Les listes de résultats avec les noms et prénoms des candidats élus et non élus, le nombre de voix obtenues, l’appartenance éventuelle à une organisation syndicale, leur collège et les destinataires des données.

  • Ces destinataires des données sont :

    • Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel de l’entreprise

    • Pour le fichier des électeurs : les électeurs dans la limite des informations qui les concernent

    • Pour les listes d’émargement : les membres du bureau de vote, les agents habilités des services du personnel de l’entreprise

    • Pour les listes de candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel de l’entreprise,

    • Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services du personnel de l’entreprise

4.3. Garantie des exigences techniques

Il est rappelé que préalablement à sa mise en place, le dispositif de vote électronique doit être, soumis à une expertise indépendante. Le rapport d’expertise sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Dans le cadre du choix du prestataire il conviendra de veiller aux garanties que l’opérateur assure ainsi que les moyens qu’il met en œuvre à cet effet afin de respecter les obligations légales et réglementaires relatives aux opérations de vote électronique. Ainsi, un dispositif de secours devra être prévu par le prestataire afin de pallier à toute panne éventuelle du dispositif principal. Ce système de secours devra répondre aux mêmes exigences que le dispositif primaire.

4.4. Mise en place d'une cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique a pour fonction :

• De procéder à un test du système de vote électronique préalablement à son ouverture ;

• De procéder à un test de dépouillement avant l’ouverture du scrutin. Une fois ce test effectué, l’urne est scellée ;

• De vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés dédiées ;

• De vérifier, une fois les opérations électorales terminées, le scellement du système.

4.5. Déroulement du vote

Pour être choisi, le prestataire doit garantir une similitude des bulletins électroniques, des caractères et de la police utilisés pour chacune des listes électorales.

En outre, afin de garantir l’intégrité du vote, le choix de l’électeur devra apparaître clairement et être soumis à validation préalable de l’électeur avant transmission pour émargement. Un accusé de réception devra être ensuite adressé à chaque électeur, qu’il lui appartiendra de conserver.

4.6. Dépouillement

Le système est scellé par la cellule technique une fois les opérations de vote terminées. Les données sont alors figées, horodatées et scellées.

Les données doivent être conservées jusqu’au terme des délais de recours, soit durant les 15 jours suivant la clôture du scrutin, ou en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce qu’une décision de justice définitive ait été prononcée.

Une fois ces délais échus, les données seront détruites.

Article 5. Information des représentants

Une formation sur le système de vote électronique choisi sera prévue à l’attention des représentants du personnel, des délégués syndicaux ainsi que des membres du bureau de vote.

Article 6 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

Une fois les listes électorales établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral ou le cas échéant de la décision unilatérale de l’employeur, celles-ci seront transmises au prestataire. Cette transmission sera faite à la date prévue au protocole ou le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur, et conformément au calendrier électoral.

Les listes de candidats seront également transmises au prestataire, ainsi que les logos et les professions de foi dans les conditions et délais prévus au protocole préélectoral, ou le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur.

Article 7 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 8 – Information du personnel sur le déroulement des opérations de vote

Afin de permettre le bon déroulement des opérations de vote électronique, une note explicative sera transmise aux salariés préalablement au 1^er tour de scrutin suivant un délai défini dans le protocole préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur.

Préalablement à la mise en service du site de vote, les tests mentionnés à l’article 4.4 seront effectués. Le système de vote sera ensuite scellé en présence de l’employeur, des organisations syndicales et du prestataire.

Article 9- Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote exprimé par chaque électeur est ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Article 10 - Dépouillement - Procès-verbaux – Résultats

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique sera fermé. Le dépouillement sera alors réalisé par le bureau de vote. A cet effet, le président et les assesseurs utiliseront les codes délivrés par le prestataire à cet effet.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. L’attribution des sièges et la désignation des élus s’effectuera conformément aux dispositions prévues dans le protocole préélectoral, ou le cas échéant dans la décision unilatérale de l’employeur ainsi que des dispositions prévues au code du travail. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Article 11 – Champ d’application

Le présent accord est applicable à l'entreprise pour les élections et les élections partielles des membres du comité social et économique.

Article 12. Durée d'application et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le lendemain du dépôt, soit la date fixée par les parties.

Article 14 – Conditions de suivi et clause de rendez-vous

Le présent accord fera l’objet d’un suivi par le biais d’une commission composée de l’employeur et d’un représentant de chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise. La commission sera réunie à l’issue de chaque élection à l’initiative de la Direction et établira un compte-rendu qui sera transmis au comité social et économique central.

Cette réunion permettra aux partenaires sociaux de faire régulièrement le point sur la mise en œuvre de l’accord et de prendre la décision de le réviser, le cas échéant.

Article 15. Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.

Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Article 16. Dénonciation (accord à durée indéterminée uniquement)

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois.

La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du code du travail.

Article 17. Dépôt

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 à D. 2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et au greffe du Conseil de Prud’hommes d’Avignon.

Enfin, conformément à l’article L2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera publié sur la base de données nationale. L’accord sera publié dans une version anonymisée de sorte que les noms et prénoms des signataires n’apparaissent pas.

Les engagements pris dans le présent accord seront portés à la connaissance des salariés par note interne.

Fait à Avignon, le 7 octobre 2022, en 7 exemplaires, un pour chaque partie.

Pour l’U.E.S.

M………………….., en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines

Pour les organisations syndicales

Pour l’Organisation syndicale représentative CFDT

M…………………….

Pour l’Organisation syndicale représentative CFE-CGC

M………………………….

Pour l’Organisation syndicale représentative CGT

M………………………

Pour l’Organisation syndicale représentative FO

M………………………..