Accord d'entreprise "Accord sur l'adoption du votre électronique pour les élections professionnelles de mise en place des CSE au sein de l'UES Veolia Eau - Générale des Eaux" chez VEOLIA EAU - COMPAGNIE GENERALE DES EAUX

ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE MISE EN PLACE DES CSE AU SEIN DE L’UES VEOLIA EAU – GENERALE DES EAUX

Entre :

La Direction des sociétés de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux représentée par X

d’une part,

Et :

Les organisations syndicales nationales représentatives au niveau de l’UES Veolia Eau - Générale des Eaux

Le syndicat CFDT représenté par X, Délégué Syndical Central de l’UES Veolia Eau - Générale des Eaux,

Le syndicat CFE-CGC représenté par X, Déléguée Syndicale Centrale de l’UES Veolia Eau - Générale des Eaux,

Le syndicat CGT représenté par X, Délégué Syndical Central de l’UES Veolia Eau - Générale des Eaux,

Le syndicat FO représenté par X, Déléguée Syndicale Centrale de l’UES Veolia Eau - Générale des Eaux,

d’autre part,

Il a été convenu d’établir par le présent accord la mise en place d’un système de vote électronique pour les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques au sein de tous les établissements de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux.

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Les élections professionnelles de 2016 au sein des établissements de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux ont été organisé via le vote électronique et ont permis :

• de simplifier et fiabiliser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés absents ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats fiabilisés et affichés dans des délais rapides,

• d’assurer un niveau de participation élevé,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de mettre de nouveau en place le vote électronique pour les élections professionnelles prévues en 2019, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Les dispositions de cet accord sont indissociables des accords conclus dans le cadre de la mise en place des CSE et des moyens attribués aux instances du personnel et s’inscrivent dans le cadre de l’accord relatif à l’actualisation du périmètre et du champ d’application de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux.

Article 1 : Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote au sein de chaque établissement,

• S’assurer de l’anonymat du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 2 : Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés des établissements de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux appelé à voter aux élections professionnelles des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques, qui se dérouleront entre le 7 et le 29 novembre 2019.

Article 3 : Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Le système de vote électronique mis en œuvre pour chaque opération électorale sera le même dans les différents établissements de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux.

Article 4 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4.1 : Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », NEOVOTE, mandaté pour ce faire par la Direction, comme pour les élections professionnelles de 2016.

La Direction prendra contact avec NEOVOTE, spécialisé dans les technologies Internet, et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, en application des articles R 2314-5 et suivants du code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007 (annexe du présent accord).

NEOVOTE sera le prestataire retenu pour le déploiement du système de vote électronique dans tous les établissements de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux, et dont le nom devra être mentionné dans les protocoles d’accord préélectoraux d’établissement.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

4.2 : Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

4.3 : Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Ainsi, pour répondre aux exigences posées par le Code du Travail,

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

• Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4.4 : Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique composée de représentants du prestataire, sera en charge de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, pendant la durée des opérations de vote qui se dérouleront au sein de chaque établissement.

Ainsi, la cellule d'assistance technique aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ;

• En cas de panne du système principal, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais et offrant les mêmes garanties et caractéristiques, sera mis en place ;

• En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargés de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.5 : Expertise et protection des données à caractère personnel

NEOVOTE interviendra en qualité de sous-traitant au sens RGPD et l’UES Veolia Eau -Générale des Eaux en qualité de Responsable de Traitement.

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de la conception du système de vote électronique, il devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales, l’inviolabilité du système et effectuer les tests d’intrusion.

Pour ce faire, la Direction mandatera un expert présentant les garanties exigées par la CNIL.

Comme indiqué à l’article 3 du présent accord, le système mis en œuvre sera le même pour tous les établissements de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux et par conséquent, l’expertise couvrira la totalité du périmètre électoral de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux pour les élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques.

Les conclusions du rapport d’expertise seront remises à la Direction et seront transmises au DPO qui les tiendra à la disposition de la CNIL.

4.6 : Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par les salariés de l’UES. Pour ce faire, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, qui lui sera adressée par courrier à son domicile.

Les partenaires sociaux d’établissements définiront, au sein des protocoles préélectoraux, les modalités d’information et de formation des représentants du personnel, des membres des bureaux de vote et des personnels sur le système de vote électronique.

Article 5 : Déroulement des opérations de vote

5.1 : Protocole d’accord préélectoral

La Direction de chaque établissement de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux engagera des négociations avec les organisations syndicales intéressées en vue de conclure pour chaque opération électorale, un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, et la répartition des sièges pour les élections.

Chaque protocole d’accord préélectoral fera référence au présent accord ainsi qu’à la société NEOVOTE comme prestataire choisi pour la mise en place du système de vote électronique.

5.2 : Constitution des bureaux de vote

Un bureau de vote sera constitué au niveau de chaque établissement, au sens du comité social et économique. Il sera composé de deux représentants au maximum de la Direction et de deux représentants au maximum de chaque organisation syndicale déposant des listes électorales au sein de cet établissement (ceux-ci désigneront le Président et les assesseurs parmi eux), qui assisteront aux opérations électorales.

Le temps pris sur l’horaire collectif de travail par les membres du bureau de vote pour exercer leurs prérogatives sera considéré comme du temps de travail effectif.

Le bureau de vote sera en charge de la supervision des opérations de vote pour l’élection des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economique de son périmètre.

5.3 – Observateurs

Les parties signataires conviennent que les Délégués Syndicaux Centraux bénéficient du statut « d’observateurs » durant les périodes de vote.

Celui-ci leur permet d’avoir accès, pour chaque établissement :

• Au matériel électoral publié sur le site de vote ;

• A l’évolution du taux de participation durant les opérations de vote ;

• Aux résultats.

A cette fin, les Délégués Syndicaux Centraux recevront par mail leurs codes d’accès personnels afin de pouvoir se connecter au site de vote de chaque établissement de l’UES Veolia Eau - Générale des Eaux en tant qu’observateurs, sous réserve de la communication d’une adresse nominative pour chacun d’eux.

5.4 : Modalités relatives à l’organisation du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, tablette ou Smartphone, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de mission en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

De plus, les protocoles d’accord préélectoraux pourront prévoir des modalités complémentaires permettant de faciliter la possibilité de voter aux salariés de l’UES qui ne disposeraient pas de matériel professionnel permettant d’accéder à internet (par exemple, mise à disposition de postes informatiques dans les principaux sites d’embauche).

Dans tous les cas, la Direction de chaque établissement veillera au respect de confidentialité du vote.

Dans le but de garantir l’équité entre tous les salariés de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux et de faciliter au maximum la participation au vote des salariés, les opérations de vote se dérouleront sur une période identique pour tous les établissements, qui sera comprise entre le 7 et le 13 novembre 2019, pour le premier tour et entre le 26 novembre et le 29 novembre 2019, pour le second tour.

En conséquence, la période de vote inclura un weekend. Le vote sur le temps personnel devant rester exceptionnel et uniquement motivé par un choix individuel, la Direction s’engage à prévoir dans tous les protocoles d’accords préélectoraux toutes les modalités permettant de s’assurer que chaque salarié disposera, durant ses horaires habituels de travail, du temps nécessaire pour voter, dans le respect des impératifs du service.

Ainsi, chaque protocole préélectoral pourra prévoir des modalités pratiques permettant de préciser cet engagement en fonction de la nature de certaines de nos missions (par exemple, pour les salariés pour lesquels cela est possible de bloquer dans leurs agendas de planification d’activités un temps dédié au vote…).

L’ouverture du vote sera effectuée à 12 h le 7 novembre et la fermeture à 16 h le 13 novembre, pour le premier tour et le 26 novembre à 12 h et à 16 h le 29 novembre, pour le second tour, afin de faciliter aux membres des bureaux de vote la réalisation des opérations de scellement et de dépouillement durant les horaires habituels de travail.

Durant les opérations de vote, une relance sera effectuée par la Direction, le mardi 12 novembre dans la matinée par tous moyens à destination de l’ensemble du personnel de chaque établissement afin de rappeler la période d’ouverture des bureaux de vote.

Les autres modalités de vote pourront être précisées par le protocole préélectoral de chaque établissement de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux.

Les salariés seront informés par la Direction de leur établissement par voie d’affichage notamment, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote.

Toute propagande électorale émanant des organisations syndicales et / ou toute opération festive organisée à l’initiative d’un Comité d’Etablissement ou du Comité Central d’Entreprise sera formellement proscrite du premier au dernier jour de vote.

5.5 : Caractéristiques du matériel de vote

NEOVOTE assure la mise en ligne du site de vote et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site par simple lien identifié. Elles pourront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement.

NEOVOTE reproduira sur le site, dans l’ordre alphabétique des organisations syndicales, les listes des noms des candidats communiquées par la DRH avec, le cas échéant, les logos dont les caractéristiques seront fixées par les Protocoles d’Accords Préélectoraux.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, NEOVOTE veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

De plus, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos seront normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Pour ce qui concerne les listes intersyndicales, le logo de chacune des organisations syndicales la composant figurera selon les normes définies.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera cependant intégrée dans le moyen de vote électronique.

Le système proposera la possibilité de vote blanc.

5.6 : Modalités d’accès au serveur de vote

Les modalités d’accès communes aux établissements de l’UES Veolia Eau – Générale des EAUX seront mises en œuvre, notamment :

• Modalités de transmission des codes d’accès aux électeurs ;

• Règles de réassort à l’attention des électeurs ayant perdu ou n’ayant pas reçu leurs codes d’accès personnels, dont les questions défi posées ;

• Modalités de transmission des clés de déchiffrement aux membres des bureaux de vote ;

• Données accessibles aux membres des bureaux de vote pendant les opérations de vote.

• Formats des professions de foi des organisations syndicales publiées sur le site de vote.

Ainsi :

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, par voie postale à son domicile quinze jours avant le premier tour des élections :

• l'adresse URL du serveur de vote ;

• un identifiant personnel et un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote ;

• les dates et heures d’ouverture et de clôture du vote électronique au premier et au deuxième tour ;

• le mode d’emploi du vote.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.

Il est rappelé que l’exercice du droit de vote est strictement personnel et que le vote par procuration n’est pas autorisé pour les élections des représentants du personnel. Ainsi, l’identifiant et le mot de passe sont transmis à titre personnel et confidentiel à chaque salarié électeur et ne peuvent, en aucun cas, et ce, pour quelque motif que ce soit, être communiqués à qui que ce soit.

Pour chaque scrutin (titulaires d’une part, suppléants d’autre part), une fois connecté, l’électeur aura accès aux listes de candidats présentées par les organisations syndicales de son établissement et aux bulletins de vote dans son collège d’appartenance.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote, selon une procédure sécurisée auprès d’une plateforme mise à disposition par NEOVOTE et accessible par téléphone 7J/7 et 24h/24 pendant la période de vote ou via internet. Afin de permettre l’authentification des demandes, les électeurs devront communiquer les données suivantes : leur date de naissance et leur ville de naissance. Cette plateforme d’assistance technique mise à disposition des électeurs permettra, d’une manière générale, de leur apporter une aide en cas de difficulté liée à la navigation sur le site.

Les membres du bureau de vote, en charge de veiller au bon déroulement des opérations électorales, pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. Les listes d’émargement mentionneront l’entité de rattachement (la Direction Régionale / le Territoire, la Direction Nationale ou la Plateforme Nationale de rattachement) de l’électeur.

5.7 : Opérations de dépouillement

• Clôture du scrutin

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système de vote (article R2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

• Dépouillement

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du Bureau de Vote (Président, Assesseurs).

• Procès-Verbaux

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux, proclament les résultats et signent les procès-verbaux et pourront mentionner, si besoin, des observations, remarques.

Conformément aux articles 4.1.7.2 et 5.1.1 de l’accord sur les Instances Représentatives du Personnel en date du 4 juillet 2019 relatif à la désignation des Représentants de Proximité et des membres de la Commission CSSCT, le « pastillage » des votes par entité sera mis en place (Direction Régionale /Territoire / Direction Nationale /Plateforme Nationale) permettant la restitution de l’audience syndicale pour chacun de ces périmètres.

Article 6 : Révision 

Chaque partie signataire ou chacune de celles ayant adhéré ultérieurement, peut demander la révision du présent accord. La demande de révision peut porter sur tout ou partie des dispositions de l’accord.

A l’issue de ce cycle électoral, toutes les organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux, signataires ou non du présent accord, pourront engager la procédure de révision. La demande de révision peut porter sur tout ou partie des dispositions de l’accord.

La ou les parties prenant l’initiative d’une demande de révision doivent la notifier à chacun des autres signataires, par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre. La demande doit être accompagnée d’une proposition de nouvelle rédaction des dispositions dont la révision est demandée.

Une première réunion pour examiner cette demande de révision, doit avoir lieu dans les 3 mois suivant sa notification.

Article 7 : Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour les élections professionnelles de mise en place des membres de la délégation du personnel aux CSE prévues en 2019 au sein de l’UES Veolia Eau – Générale des Eaux.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature des protocoles préélectoraux par les moyens de communication habituels.

Il entrera en vigueur dès son dépôt auprès de la plateforme de télé procédure du Ministère du Travail « Télé Accords » selon les modalités définies par l’article D. 2231-7 du Code du travail.

Un exemplaire du présent accord sera transmis, en application des dispositions l’article L.2231-5, R.2262-2 du Code du travail à l’ensemble des organisations syndicales signataires et une copie sera adressée à l’ensemble des élus des Comités d’Etablissements et du Comité Central d’Entreprise de l’UES Veolia Eau- Générale des Eaux.

En application de l’article D.2231-2 du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera également déposé auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Bobigny.

Fait à Aubervilliers, le 4 juillet 2019 , en 7 exemplaires.

Pour la Direction des sociétés de l’UES,

Pour les organisations syndicales,

• CFDT, représentée par

• CFE-CGC, représentée par

• CGT, représentée par

• FO, représentée par