Accord d'entreprise "Protocole d'Accord Préélectoral Elections des membres des délégations du personnel du Comité Social et Economique de la Société DAV SAS" chez D A V
Cet accord signé entre la direction de D A V et le syndicat CFE-CGC et CFDT le 2019-10-24 est le résultat de la négociation entre patronat et salariés.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat CFE-CGC et CFDT
Numero : T07419001981
Date de signature : 2019-10-24
Nature : Accord
Raison sociale : D A V
Etablissement : 65202537000030
: les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur les thèmes suivants
Conditions du dispositif pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2019-10-24
Protocole d’Accord Préélectoral
Election des membres des délégations du personnel du Comité Social et Économique de la Société DAV SAS
ENTRE,
La Société Anonyme par Actions Simplifiées, Valeo DAV SAS dont le siège social se situe à Europarc 76 Rue Auguste Perret 94046 CRÉTEIL, représentée par le Responsable des Ressources Humaines,
ET
Les Organisations Syndicales représentatives :
- Le syndicat CFDT, représenté par le Délégué Syndical,
- Le syndicat CFE / CGC, représenté par le Délégué Syndical.
SOMMAIRE
Article I : Négociation du protocole d’accord préélectoral
41.1 Invitation à négocier le protocole d’accord préélectoral
41.2 Participation à la négociation du protocole d’accord préélectoral
4Article II : Objet et périmètre de l’accord
4Article III : Organisation du processus de vote
5Article IV : Dates des élections 5
Article V : Calcul de l’effectif
65.1 Dates de calcul de l’effectif
65.2 Personnes prises en compte dans l’effectif
7Article VII : Nombre et composition des collèges électoraux
9Article VIII : Electorat et éligibilité
98.1 Conditions d’électorat du personnel
98.2 Conditions d’éligibilité du personnel
98.3 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition
9Article IX : Listes électorales
109.1 Contenu des listes électorales
10Article X : Appel et dépôt des candidatures 10
10.1 Information du personnel et appel à candidature
1110.2 Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1er tour des élections 11
10.3 Cas d’organisation d’un 2nd tour
1110.5 Nombre de candidats par liste
1210.7 Représentation équilibrée des hommes et des femmes
1210.8 Affichage des listes de candidats 12
1311.2 Professions de foi des candidats
1311.3 Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale
1311.4 Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale
Article XII : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
1412.1 Vote électronique, principes généraux
1412.3 Déroulement du vote par internet
1412.4 Assistance téléphonique
1412.5 Procédure de restitution de codes
1512.7 Cellule d’assistance technique
1512.8 Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement
1512.9 Chiffrement et déchiffrement des votes
1612.10 Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique
16Article XIII : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
17Article XIV : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux
1714.1 Signature du procès-verbal et des listes d’émargement
1714.2 Proclamation des résultats
18Article XV : Mesure de la représentativité syndicale
1815.1 Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise
18Article XVI : Durée de conservation des données
18Article XVII : Publicité et durée du protocole d’accord préélectoral 19
Article I : Négociation du protocole d’accord préélectoral
1.1 Invitation à négocier le protocole d’accord préélectoral
La Direction a invité à négocier le présent protocole d’accord préélectoral, par courrier recommandé avec accusé de réception en date du mardi 1er octobre 2019, les organisations syndicales suivantes :
1/ Les organisations syndicales reconnues représentatives au niveau de la société Valeo DAV SAS :
le Syndicat CFDT,
le Syndicat CFE-CGC.
2/ Les organisations syndicales, non-représentatives au niveau de la Société, mais représentatives au niveau national et interprofessionnel :
le Syndicat CFTC,
le Syndicat CGT,
le Syndicat FO.
1.2 Participation à la négociation du protocole d’accord préélectoral
Ont participé à la négociation du présent protocole d’accord préélectoral les organisations syndicales suivantes :
la CFDT représentée par le Délégué Syndical,
la CFE-CGC représentée par le Délégué Syndical.
Article II : Objet et périmètre de l’accord
Le présent accord s’applique à la société Valeo DAV SAS.
Il définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection des membres de la délégation du personnel du CSE de la Société. La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du CSE sera de 4 ans à compter de la date de début de mandat.
Les mandats des membres actuels du Comité d’Entreprise, des Délégués du Personnel et du Comité Hygiène Sécurité et Conditions de Travail seront prorogés jusqu’à la fermeture du scrutin du 1er tour, le 04/12/2019 ou en cas de 2nd tour, à la date de fermeture du scrutin de celui-ci, le 19/12/2019.
Ces élections seront organisées au sein de la Société selon un calendrier électoral détaillé (annexe 1).
Article III : Organisation du processus de vote
3.1 Élections par voie électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la Société VALEO DAV souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedicom a été retenue.
Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.
Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
En application de la délibération Cnil n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, l’intégralité du dispositif de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante.
Un accord d’entreprise a été conclu le 18 octobre 2019 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise (annexe 2).
La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.
3.2 Protection des données à caractère personnel
Les élections professionnelles au sein de la Société VALEO DAV amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
La Société VALEO DAV informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.
Gedicom, à qui la Société VALEO DAV fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Article IV : Dates des élections
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.
Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 27/11/2019 à 05h et seront clôturées le 04/12/2019 à 14h.
Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 12/12/2019 à 05h et seront clôturées le 19/12/2019 à 14h.
Article V : Calcul de l’effectif
5.1 Dates de calcul de l’effectif
L’effectif de la Société VALEO DAV s’apprécie du 01/10/2018 au 30/09/2019 en équivalent temps plein (ETP).
Le nombre de sièges à pourvoir étant fixé en fonction de l’effectif réel au 1er tour des élections professionnelles, il pourrait être modifié, par avenant au protocole d’accord préélectoral, s’il s’avérait que cet effectif varie dans des conditions telles qu’il y ait un franchissement de seuil.
5.2 Personnes prises en compte dans l’effectif
L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;
les travailleurs à domicile ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;
les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;
les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.
Article VI : Nombre de sièges à pourvoir
6.1 Définition du nombre de membre des CSE
Le nombre de membres de la délégation du personnel du comité social et économique de chaque établissement est défini par l’article R. 2314-1 du Code du travail en fonction de l’effectif de chaque établissement. Conformément à l'article L2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.
| Effectif (nombre de salariés) | Nombre de titulaires |
| 200 à 249 | 10 |
| 250 à 399 | 11 |
| 400 à 499 | 12 |
| 500 à 599 | 13 |
En l’absence d’un titulaire, le suppléant assiste aux réunions et dispose alors d’une voix consultative et délibérative.
6.2 Nombre de membres du CSE
Les effectifs sont décomptés conformément aux dispositions des articles L1111-2 et suivants du Code du travail.
Au 30 septembre 2019, les effectifs de la société en « Équivalent Temps Plein » sont les suivants :
| CDI | CDD et travailleurs temporaires | Salariés des entreprises extérieures | TOTAL |
| 370,3 | 26,95 | 13 | 410,25 |
Le nombre de membres titulaires de chaque CSE est donc le suivant :
| VALEO DAV SAS | |
| Nombre de membres titulaires du CSE | 12 |
Article VII : Nombre et composition des collèges électoraux
7.1 Définition des collèges
Le personnel est réparti en 3 collèges.
Conformément à l’article L2324-11 Code du travail :
1er collège ouvriers et employés :
Ouvriers, Agents administratifs et techniciens niveaux I à III
Ouvriers niveau IV (soit Main d’Œuvre Directe niveau IV ou techniciens d’atelier)
2ème collège administratifs et techniciens :
Agents de Maîtrise
Agents administratifs et techniciens niveaux IV et V (soit Main d’Œuvre Indirecte niveau IV et V)
3ème collège : Ingénieurs et Cadres
| Collèges CSE | 1 | 2 | 3 | TOTAL | |
| Coefficients | 155 à 240 | 255 à 395 | Cadres | ||
| Électorat total | 173,50 | 61,11 | 175,64 | 410,25 | |
| Électorat femmes | 68,83 | 14,79 | 37,15 | 120,78 | |
| Électorat hommes | 104,67 | 46,33 | 138,48 | 289,48 | |
| Représentativité femmes (%) | 39,67 | 24,20 | 21,15 | 28,34 | |
| Représentativité hommes (%) | 60,33 | 75,80 | 78,85 | 71,66 |
7.2 Répartition des sièges du CSE par collège
Les signataires s’entendent sur la répartition des sièges par collège suivante :
| Titulaires | Suppléants | |||
| Femmes | Hommes | Femmes | Hommes | |
| Collège 1 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Total | 4 | 4 | ||
| Collège 2 | 1 | 2 | 1 | 2 |
| Total | 3 | 3 | ||
| Collège 3 | 1 | 4 | 1 | 4 |
| Total | 5 | 5 |
Il est rappelé que les électeurs de chacun des collèges ne votent que pour les candidats du collège auquel ils appartiennent.
Article VIII : Electorat et éligibilité
Aux termes de la jurisprudence, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient au jours du premier tour du scrutin.
8.1 Conditions d’électorat du personnel
Conformément à l'article L2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés :
âgés de seize ans révolus,
ayant travaillé trois mois au moins dans la Société,
n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
8.2 Conditions d’éligibilité du personnel
Conformément à l'article L2314-19 du Code du travail, sont éligibles, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, les électeurs :
âgés de dix-huit ans révolus,
ayant travaillé dans la Société depuis un an au moins.
8.3 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition
Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.
Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.
Les personnes mises à disposition de la Société VALEO DAV remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de la Société VALEO DAV.
A cette fin, la Direction des ressources humaines de la Société VALEO DAV adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option.
Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par la Société VALEO DAV.
Les personnes mises à disposition de la Société VALEO DAV pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de la Société VALEO DAV, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.
Article IX : Listes électorales
9.1 Contenu des listes électorales
Pour chacune des élections, la Direction établira une liste par collège des électeurs et des éligibles.
A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.
9.2 Publication des listes électorales
Le 04 novembre 2019, les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise et mises à disposition des salariés par la Direction des Ressources Humaines.
Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.
9.3 Réclamations relatives aux listes électorales
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.
A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.
Article X : Appel et dépôt des candidatures
10.1 Information du personnel et appel à candidature
Le 04/11/2019, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux de la Société VALEO DAV.
Cette information constituera en outre un appel à candidatures.
10.2 Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1er tour des élections
Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1er tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5, à savoir les organisations syndicales :
représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;
ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,
représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de la Société VALEO DAV.
10.3 Cas d’organisation d’un 2nd tour
Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :
si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;
ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.
Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.
Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du 1er tour seront considérées comme maintenues pour le 2nd tour.
10.4 Modalités de dépôts des listes de candidats
Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.
Elles seront déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou envoyées par mail à l’adresse suivante : prénom.nom@valeo.com
Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation.
Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.
Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.
La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :
15/11/2019 à 12h pour le 1er tour,
06/12/2019 à 12h à pour le 2nd tour éventuel.
10.5 Nombre de candidats par liste
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
10.6 Cumul de candidatures
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
10.7 Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature .
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes .
Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.
10.8 Affichage des listes de candidats
Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de la Société VALEO DAV.
Article XI : Propagande électorale
Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
11.1 Tracts et affiches
La propagande électorale antérieur au 1er tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats. Elle prendra fin le 26/11/2019 à minuit.
Pour le 2nd tour, la propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats jusqu’au 11/12/2019 à minuit.
11.2 Professions de foi des candidats
Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique.
Dans le cadre d’un éventuel 2nd tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.
Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
| Format | Poids (Ko) | Dimensions | Nom du fichier | |
| Professions de foi | 1000 (1Mo) | - | PF_NOM SYNDICAT | |
| Logos organisations syndicales | .jpg ou .png | 100 | 200x200px | LOGO_NOM SYNDICAT |
| Photos candidats | .jpg | 500 | Min : 46x56px Max : 200x243px |
PHOTO_NOM PRENOM |
* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.
11.3 Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale
L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par la Société VALEO DAV n’est pas autorisé pour la propagande électorale.
11.4 Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale
Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :
le 15/11/2019 pour le 1er tour ;
le 06/12/2019 pour le 2nd tour.
Article XII : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
12.1 Vote électronique, principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
12.2 Matériel de vote
Un courrier sera adressé le 21/11/2019 au domicile de chaque salarié. Ce courrier précisera les modalités du vote et les codes confidentiels de l’électeur pour les deux tours.
12.3 Déroulement du vote par internet
Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.
Des postes informatiques permettant d’accéder au site de vote seront par ailleurs mis à disposition des électeurs.
L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.valeodav.webvote.fr
Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi leur date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.
Les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique par rapport au nom de l’Organisation syndicale.
Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.
Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.
12.4 Assistance téléphonique
Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.
L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.
12.5 Procédure de restitution de codes
Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de participer au vote.
Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 3 du présent protocole.
12.6 Bureau de vote
Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés présents et volontaires ainsi qu’à l’électeur le plus jeune.
Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.
12.7 Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.
Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.
Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 4 du présent protocole.
Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.
12.8 Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement
La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.
Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.
Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.
12.9 Chiffrement et déchiffrement des votes
Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.
La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote.
Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :
un exemplaire de ses codes,
une copie de sa séquence secrète,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :
une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
12.10 Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique
Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.
Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.
Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux Procès-Verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
Article XIII : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :
par application du quotient électoral ;
et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.
13.1 Ratures
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.
13.2 Égalité des voix
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.
Article XIV : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux
Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.
14.1 Signature du procès-verbal et des listes d’émargement
Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.
Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.
Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.
Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
14.2 Proclamation des résultats
Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.
Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.
14.3 Affichage des résultats
Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de la Société VALEO DAV.
14.4 Envoi des procès-verbaux
Après la proclamation des résultats, la Société VALEO DAV transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.
Dans les 15 jours suivants les élections, la Société VALEO DAV envoie les procès-verbaux :
en deux exemplaires à l’Inspection du travail (DIRECCTE) territorialement compétente,
en un exemplaire au Centre de traitement des élections professionnelles.
Article XV : Mesure de la représentativité syndicale
15.1 Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise
Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.
Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges.
Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.
A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.
15.2 Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats
Pour être désigné délégué syndical par une organisation syndicale représentative, le candidat sur une liste doit avoir obtenu au moins 10 % des suffrages portés sur son nom.
Sont prises en compte les voix portées sur son nom et non les voix portées sur la liste (la différence est liée aux éventuelles ratures de son nom). Ces voix sont rapportées au nombre de bulletins valables recueillis pour l’ensemble des listes de son collège, pour obtenir le pourcentage sur son nom.
Article XVI : Durée de conservation des données
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.
Article XVII : Publicité et durée du protocole d’accord préélectoral
Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Le présent accord est établi en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Un exemplaire dûment signé de toutes les parties sera remis à chaque signataire puis, le cas échéant, à tout syndicat y ayant adhéré sans réserve et en totalité. Il sera également notifié à chaque Organisation Syndicale Représentative au sein de la Société VALEO DAV.
Le présent accord sera déposé par la Direction des Ressources Humaines de la Société :
en version électronique par le biais de la plateforme :
https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/
un support papier au secrétariat greffe du Conseil de prud'hommes d’Annemasse.
Le présent accord collectif peut être consulté par chaque salarié auprès de la Direction des Ressources Humaines de la Société.
Fait à ANNEMASSE, le 24 octobre 2019
Pour la Direction
Directrice de site
Responsables des Ressources Humaines
Pour l’organisation syndicale CFDT
Pour l’organisation syndicale CFE CGC
ANNEXE 1 : Planning récapitulatif des opérations
| Dates | Tâche |
| Mardi 1er Octobre | Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections aux salariés (date prévisionnelle) |
| Lundi 7 Octobre | Envoi des formulaires par LRAR aux entreprises prestataires mettant du personnel à disposition du client |
| Mardi 8 Octobre | Information du CE sur le projet d’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique |
| Vendredi 11 Octobre | Envoi des formulaires par mail aux entreprises prestataires mettant du personnel à disposition du client |
| Mercredi 16 Octobre | Relance par LRAR et par mail des entreprises prestataires mettant du personnel à disposition du client |
| Vendredi 18 Octobre | Signature de l’accord d’entreprise sur : - la mise en œuvre du vote électronique avec les organisations syndicales représentatives - le découpage en établissements distincts et le fonctionnement de la CSSCT - le fonctionnement des IRP |
| Jeudi 24 Octobre | Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales |
| Vendredi 25 Octobre | Publication du protocole d’accord préélectoral, de l’accord d’entreprise relatif au découpage en établissements distincts et fonctionnement de la CSSCT, de l’accord d’entreprise relatif au fonctionnement des IRP et de l’accord d’entreprise relatif au vote électronique |
| Lundi 4 Novembre | Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) |
| Lundi 4 Novembre | Affichage des listes électorales |
| Jeudi 7 Novembre | Date limite de réclamations relatives aux listes électorales |
| Vendredi 15 Novembre | Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats |
| Mardi 19 Novembre | Affichage des listes de candidats |
| Du 19 au 22 Novembre | Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales |
| Jeudi 21 Novembre | Envoi du matériel de vote aux électeurs |
| Mardi 26 Novembre | Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application |
| Mercredi 27 Novembre | 05H00 : Ouverture du scrutin 1er tour |
| Mercredi 27 Novembre | Information du personnel concernant l’ouverture du vote |
| Lundi 2 Décembre | Rappel du déroulement des élections |
| Mercredi 4 Décembre | Information du personnel concernant la fermeture imminente du vote |
| Mercredi 4 Décembre | 14H00 : Fermeture du scrutin 1er tour |
| Mercredi 4 Décembre | Dépouillement et proclamation des résultats |
| Mercredi 4 Décembre | Affichage des résultats |
| Mercredi 4 Décembre | Appel à candidatures 2nd tour |
| Vendredi 6 Décembre | Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats |
| Lundi 9 Décembre | Affichage des listes de candidats |
| Du 9 au 10 Décembre | Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales |
| Mercredi 11 Décembre | Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application |
| Jeudi 12 Décembre | 05H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour |
| Jeudi 12 Décembre | Information du personnel concernant l’ouverture du vote |
| Lundi 16 Décembre | Rappel du déroulement des élections |
| Jeudi 19 Décembre | Information du personnel concernant la fermeture imminente du vote |
| Jeudi 19 Décembre | 14H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour |
| Jeudi 19 Décembre | Dépouillement et proclamation des résultats |
| Jeudi 19 Décembre | Affichage des résultats |
ANNEXE 2 : Cahier des charges du vote électronique
SOMMAIRE
Article 1 : Présentation générale des besoins : vote électronique
24Article 2 : Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
25Article 3 : Scénario de vote
253.2 Émargement électronique, unicité du vote
263.3 Enchaînement des élections
26Article 4 : Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
26Article 5 : Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
275.2 Scellement du système 27
5.3 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
28Article 6 : Assistance technique
28Article 7 : Dispositifs de secours
28Article 8 : Gestion du processus électoral et paramétrage de la solution
298.1 Listes électorales et fichier des électeurs
298.2 Moyens d’authentification
308.4 Recette du système de vote électronique 31
318.6 Prestation de conseil et d’assistance de la Direction des Ressources Humaines
31Article 9 : Gestion informatique et technique du système de vote électronique
329.1 Disponibilité du système de vote électronique
329.2 Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataires
Article 1 : Présentation générale des besoins : vote électronique
1.1 Contexte de mise en oeuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise, la société VALEO DAV souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.
Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Les élections professionnelles au sein de la Société VALEO DAV amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
1.2 Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Article 2 : Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
2.1 Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par la Société VALEO DAV, mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
2.2 Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.
2.3 Nature des élections
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants.
Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
2.4 Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à la Société VALEO DAV les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de la Société VALEO DAV les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par la Société DAV. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.
Article 3 : Scénario de vote
3.1 Etapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
3.2 Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
3.3 Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
3.4 Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
3.5 Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Article 4 : Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la Société VALEO DAV. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Article 5 : Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
5.1 Etapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
5.2 Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.
5.3 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.
La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.
Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
5.4 Résultats
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
5.5 Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d’émargement comprendra :
les noms et prénoms des électeurs,
le collège de l’électeur.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.
Article 6 : Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.
Article 7 : Dispositifs de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.
Article 8 : Gestion du processus électoral et paramétrage de la solution
8.1 Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par la Société VALEO DAV. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.
Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par la Société VALEO DAV et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le collège d’appartenance de l’électeur,
les droits de vote de l’électeur,
les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.
Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
8.2 Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un code secret qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
8.3 Liste de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de la Société VALEO DAV et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la Société VALEO DAV ou par des candidats non affiliés.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),
l’appartenance syndicale le cas échéant,
les nom et prénom de chaque candidat,
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.
Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
8.4 Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre la Société VALEO DAV et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
8.5 Scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.
Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.
Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.
Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
8.6 Prestation de conseil et d’assistance de la Direction des Ressources Humaines
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Article 9 : Gestion informatique et technique du système de vote électronique
9.1 Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
9.2 Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataires
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de la Société VALEO DAV (stockage et accès).
9.3 Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
ANNEXE 3 : PROCÉDURE DE RESTITUTION DE CODES
| PROCÉDURE DE RESTITUTION DES CODES AUPRÈS DU SERVICE D’ASSISTANCE TÉLÉPHONIQUE | ||
| Eléments d’authentification | Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Adresse postale |
|
| Modalité de restitution prioritaire | Code identifiant | Par téléphone |
| Code secret | Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS. |
|
| Modalité de restitution secondaire | Code identifiant | Par téléphone |
| Code secret | Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH |
| PROCÉDURE DE RESTITUTION DES CODES EN LIGNE SUR LE SITE DE VOTE | ||
| Eléments d’authentification | Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance |
|
| Modalité de restitution | Code identifiant | Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH |
| Code secret | Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS. |
ANNEXE 4 : ADMINISTRATION DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE
Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :
| FONCTIONNALITÉS | BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR |
REPRÉSENTANTS DE LA DIRECTION | DÉLÉGUÉS DE LISTES | |
| CONSULTATION DE LA PARTICIPATION | OUI | OUI | OUI | |
CONSULTATION DES LISTES D'ÉMARGEMENTS |
En ligne pendant le scrutin | NON | NON | NON |
| En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin | OUI | OUI | NON | |
| RÉSULTATS | États de synthèse Représentativité |
OUI | OUI | OUI |
| Procès-Verbaux Cerfa | OUI | OUI | NON (uniquement une copie signée) | |
| JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS | OUI | OUI | OUI | |
| EMPREINTE DE SCELLEMENT | OUI | OUI | OUI | |
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ÉLECTEURS (HOTLINE) |
OUI | OUI | NON | |
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUÉS (PND) |
OUI | OUI | NON | |
| PROGRAMMATION APPLICATION | Ouverture et fermeture du scrutin | OUI | NON | NON |
| Clé de chiffrement/déchiffrement des votes | OUI | NON | NON |
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