Accord d'entreprise "UN ACCORD D'ENTREPRISE PORTANT SUR LES MOYENS DE COMMUNICATION DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET DES ORGANISATIONS SYNDICALES" chez ROYAL CANIN SAS (Siège)

ROYAL CANIN UES

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LES MOYENS DE COMMUNICATION DES INSTANCES

REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET DES ORGANISATIONS SYNDICALES

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

Les sociétés Royal Canin SAS et Royal Canin France SAS regroupées en Union Économique et Sociale, représentées par XXX, Responsable des relations sociales Royal canin, dûment habilitée à cet effet,

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale CFDT, représentée par XXX, en sa qualité de déléguée syndicale centrale dûment mandatée à cet effet,

L’organisation syndicale CFTC, représentée par XXX, en sa qualité de déléguée syndicale centrale dûment mandatée à cet effet,

L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par XXX, en sa qualité de déléguée syndicale centrale dûment mandatée à cet effet,

Ci-après ensemble dénommées « les Parties ».

D'autre part.

PREAMBULE

Dans la continuité des négociations en application de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise, les Parties sont convenues d’ouvrir une nouvelle négociation. Cette négociation a pour objectif d’améliorer l’efficacité et la qualité du dialogue social au sein de la société ROYAL CANIN avec l’ensemble des acteurs exerçant des activités de représentation du personnel et/ou syndicale.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – OBJET

Dans un contexte évolutif de digitalisation des moyens de communication, les Parties manifestent la volonté de faciliter et développer l’accès à l’information syndicale et contribuer ainsi au dialogue social par la création d’un espace de communication électronique délimité par des règles d’utilisation de l’outil numérique et souhaitent :

• Faire évoluer les pratiques et moderniser les modes de communication des organisations syndicales au sein de la société ROYAL CANIN ;

• Permettre une diffusion de l’information dynamique et ciblée en fonction des publics concernés.

A ce titre, le présent accord a pour objet de :

• Favoriser et encadrer l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication dans un monde en perpétuelle mutation ;

• Rappeler les règles de fonctionnement du dialogue social que doivent respecter les représentants du personnel élus ou les représentants/délégués syndicaux afin de faciliter l'exercice des missions de chacun.

En complément des panneaux d’affichages en place, les Parties conviennent d'utiliser les outils numériques existants au sein de la société ROYAL CANIN pour procéder à une communication dématérialisée des informations et publications syndicales via le portail Intranet et encadrer l’utilisation de la messagerie électronique.

ARTICLE 2 – MOYENS ET REGLES D’UTILISATION DE L’OUTIL NUMERIQUE A LA COMMUNICATION SYNDICALE VIA LE PORTAIL INTRANET

Le présent article a pour objet de déterminer :

• Les modalités de mise en place et de fonctionnement d'un espace d'affichage numérique sur l’espace Intranet de la société ROYAL CANIN ;

• Les moyens mis à la disposition des organisations syndicales pour permettre la mise en ligne de publications syndicales sur un espace dédié Sharepoint.

L’utilisation de ce dispositif s’inscrit dans le respect des dispositions légales, notamment aux articles L. 2142-3 et L. 2142-6 du Code du travail relatifs à l’affichage et aux communications syndicales sur l’espace Intranet de l’entreprise, ainsi qu’aux conditions de diffusion d’informations.

L’entreprise reconnait à chacun des salariés le droit d’avoir librement accès au niveau de son établissement à l’information syndicale de son choix. A cet effet, les organisations syndicales au niveau de l’entreprise disposent d’un espace dédié de publication d’informations et de communications sur l’Intranet de l’entreprise, sous réserve d’accepter de se conformer aux dispositions ci-dessous.

1. Site Intranet pour les Organisations syndicales

Chaque organisation syndicale représentative ou ayant une section syndicale dispose au périmètre de son établissement d’un espace d’affichage électronique sur l’Intranet. Ainsi, les salariés peuvent librement consulter ces espaces à partir de tout poste de travail informatique leur permettant d’accéder à l’Intranet.

Conformément à l’article Article L1222-4 du code du travail sur la collecte des informations, ainsi qu’aux recommandations de la CNIL, la Direction s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le ou les espaces dédiés aux organisations syndicales.

De plus, la Direction s’engage à n’effectuer aucun contrôle nominatif de l’accès par les salariés aux communications syndicales publiées, ni à ne réaliser aucun suivi des taux de fréquentation des espaces syndicaux à l’exception des réserves relatives à la sécurité du réseau informatique tel que défini dans l’article 2.5 du présent accord.

Un exemplaire des communications syndicales est obligatoirement transmis en amont de la diffusion à la Direction ou à son représentant (3 jours ouvrés minimum) préalablement à l’affichage et à la mise en ligne sur les pages d’information syndicale de l’espace Intranet.

La Direction s’interdit enfin d’intervenir sur le contenu des espaces sur l’Intranet dédiés aux organisations syndicales sous réserve du respect par ces dernières des dispositions relatives à l’affichage syndical et notamment celles relatives à la presse tel que rappelées par l’article L2142-5 du code du travail et du caractère confidentiel précisé préalablement par la Direction pour certaines informations transmises aux IRP.

2. Modes de fonctionnement

Pour la création et la mise en ligne des espaces dédiés syndicaux sur l’Intranet, la Direction met à disposition de chaque organisation syndicale l’offre de prestation de service « Sharepoint » qui permet de bénéficier des évolutions informatiques au sein de Royal Canin dont les détails seront communiqués aux Délégués Syndicaux Centraux à la création de l’architecture informatique, dans un délai maximal de 3 mois après la signature de cet accord.

Au terme de la création de l’espace dédié Sharepoint et à chaque début d’année, une information sera faite par établissement par la Direction aux salariés pour qu’ils puissent disposer librement du lien d’accès, réservé à leur établissement, à l’information syndicale.

Les pages virtuelles sur l’Intranet d’entreprise sont réservées aux seules informations des organisations syndicales ayant une section syndicale. L’espace ainsi réservé est conçu comme un panneau d’information syndicale électronique (au sens de l’article L2142-3 du code du travail), de telle sorte qu’aucune interactivité n'est possible avec les salariés à partir de ces panneaux.

L’accès à l’espace est libre et direct pour l’ensemble des salariés afin de respecter la liberté du choix des salariés de refuser de lire ces messages : ces espaces d’information seront exclusivement des sites de consultation à destination des salariés.

Les pages d’information syndicale revêtent un caractère statique : ainsi, elles n’autorisent pas les échanges avec les salariés (sans forum ni discussion interactive), ni ne comportent de lien hypertexte vers des sites externes.

Les pages syndicales publiées sur le site Intranet devront respecter les règles applicables en matière de Directives Informatique et Politique d’utilisation appropriée des supports électroniques Mars et les préconisations de la CNIL. Ces pages veillent à ne pas enfreindre les droits d’auteurs et à s’exposer aux griefs concernant notamment le secret professionnel, les injures, la diffamation et les atteintes à la vie privée.

Les pages d’informations destinées aux communications syndicales mises en ligne sur l’espace Intranet sont conservées pour une durée limitée de 2 mois concernant les informations de fil d’actualité. Pour tous les autres documents d’information permanente (présentation du syndicat et de ses membres, profession de foi), il ne sera pas appliqué de durée d’archivage particulière.

Les organisations syndicales sont responsables du contenu de l’espace qui leur est alloué sur le site.

Le temps consacré à la rédaction et publication d’information syndicale s’imputera sur le crédit d’heures du temps de délégation. En l’absence de mandat électif ou désignatif, ce temps consacré à la rédaction et publication d’information syndicale sera considéré hors temps de travail.

2.3. Formation des administrateurs du site

Au lancement du Sharepoint, l’entreprise prend en charge, si nécessaire, la formation de 2 salariés par organisation syndicale par établissement à l’utilisation et à la maintenance de l’outil mis en place afin qu’ils puissent assurer la continuité de fonctionnement du site et de sa mise à jour. Ces salariés sont désignés par le Délégué Syndical d’Etablissement et les noms sont communiqués à la Direction.

La formation des nouveaux administrateurs pourra intervenir au plus tôt 2 ans après les dernières formations réalisées sauf circonstances exceptionnelles (élections professionnelles, changement d’affectation ou départ de l’entreprise).

2.4. Règles d’utilisation

Le contenu et le format des pages publiées sur le site sont librement déterminées par l’organisation syndicale sous la responsabilité du Délégué Syndical d’Etablissement ou de son représentant désigné par l’organisation syndicale.

Les communications syndicales doivent respecter les dispositions relatives au panneau d’affichage, ainsi que celles relatives à la presse et ne contenir aucune injure, ni diffamation.

A ce titre, les organisations syndicales s’engagent également à respecter les dispositions légales en vigueur, notamment celles relatives au respect de la vie privée et au droit à l’image.

L’utilisation d’images, de photographies pour l’illustration est autorisée si ces dernières sont libres de tout droit.

Le logo ROYAL CANIN ne doit pas être utilisé sans accord préalable de la Direction de l’entreprise ou de l’établissement.

2.5. Maintenance et protection du Site Intranet 

Si nécessaire et en cas de dysfonctionnement informatique, les organisations syndicales pourront faire appel au service IT de la société ROYAL CANIN.

Les services IT peuvent avoir accès aux espaces dédiés des organisations syndicales à n’importe quel moment afin d’effectuer tout acte de protection des sites Intranet.

La protection des sites Intranet s’entend par :

• La conservation et sauvegarde, des informations s’y trouvant ;

• La protection de l'intégrité des données et du fonctionnement du Système ;

• Les mises à jour, maintenance, correction, réparations des matériels et logiciels.

Il est rappelé que tout salarié pourra saisir immédiatement la Direction, s'il constate l’existence d’une atteinte aux droits des personnes ou aux libertés individuelles dans l'entreprise qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche.

L'accès de l'Administrateur informatique aux systèmes d'information est soumis aux règles et usages de l'entreprise.

ARTICLE 3 – MOYENS ET REGLES D’UTILISATION DE L’OUTIL NUMERIQUE A LA COMMUNICATION SYNDICALE VIA LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE

Il est rappelé que conformément aux règles en vigueur dans la société, les moyens de communication de l’entreprise sont réservés à un strict usage professionnel.

L'information collective des salariés étant assurée par les espaces dédiés sur l’Intranet et les tableaux d’affichage, l'utilisation de la messagerie est principalement réservée aux échanges entre les Délégués Syndicaux Centraux, Délégués Syndicaux, Représentants Syndicaux et représentants du personnel élus, et avec la Direction de l'Entreprise ou des établissements.

L'utilisation de la messagerie pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale, dans les conditions prévues par l'article L.2142-6 du Code du travail n'est pas autorisée.

L'utilisation de la messagerie respectera les normes, recommandations techniques et de sécurité informatique définies par le service Mars IT et les Directives sur l’usage du courrier électronique.

La Direction s'engage, hors mises en œuvre des procédures de sécurité ou de sûreté conformes aux dispositions législatives et réglementaires, à ne pas rechercher l'identification des salariés échangeant des courriels avec les Organisations Syndicales ou des salariés destinataires des courriels émanant des Organisations Syndicales, conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux recommandations de la CNIL prises en application de ce texte.

La messagerie électronique mise à disposition dans ce cadre doit être uniquement utilisée pour :

• Échanger toute information et favoriser la communication entre les salariés titulaires de mandats désignatifs et les représentants du personnel élus, et avec la Direction de l’entreprise ou de l’établissement ;

• Permettre aux salariés de communiquer avec l’organisation syndicale de son choix ;

• Apporter une réponse, à titre confidentiel et exclusivement individuel, à une question posée par un salarié à l’organisation syndicale. Sont notamment exclues de ce cadre, en interne ainsi qu’à l’extérieur de l’entreprise, toutes les communications de masse ou la diffusion via des systèmes de chaînes à d’autres salariés.

La messagerie à la disposition des organisations syndicales ne doit pas permettre à celles-ci de communiquer, ni de diffuser des informations à l’ensemble des salariés de manière générale, par l’intermédiaire de listes de diffusion d’entreprise ou créées par l’organisation syndicale.

ARTICLE 4 – DISPOSITIONS COMMUNES ET UTILISATION NON CONFORME

En cas d'abus, de non-respect des textes légaux en vigueur et/ou des dispositions de l‘accord, l'entreprise se réserve la possibilité, après mise en demeure de cessation du trouble, de fermer le panneau d'affichage électronique et/ou le compte de messagerie électronique.

Toute utilisation non conforme aux règles précitées des outils informatiques, quels qu'ils soient et, en particulier, les espaces dédiés sur l’Intranet et la messagerie, pourra entraîner :

• La fermeture de la messagerie électronique syndicale pour une durée pouvant allant jusqu'à 3 mois ;

• L’interruption momentanée de l’espace Intranet syndical de l’Organisation syndicale concernée.

Ces dispositions ne seront mises en œuvre qu'après échanges avec les représentants de l'Organisation Syndicale concernée qui pourront alors fournir toutes les explications qu'ils jugeraient utiles. Si, à l'issue de ces échanges, le caractère non-conforme de l'utilisation est confirmée, des mesures seront prises et la Direction en informera l'ensemble des Organisations Syndicales.

S'agissant de l'utilisation de la messagerie électronique, la Direction interviendra auprès de l'Organisation Syndicale en cas de demande émanant d'un salarié récipiendaire d'un message non-sollicité de nature syndicale.

ARTICLE 5 – MISE A DISPOSITION DE VISIOCONFERENCE TEAMS POUR CERTAINES REUNIONS

Les parties conviennent, dans un souci légitime de favoriser les échanges et de réduire les déplacements entre les différents sites de la société Royal Canin sur le territoire français, de permettre aux membres des Organisations Syndicales et aux représentants du personnel élus, l'organisation de réunions en privilégiant l'utilisation des moyens de communication de l’entreprise de visioconférence Teams ou d'audioconférence.

Cette possibilité serait donnée pour permettre l’organisation de réunions entre les représentants du personnel élus et la Direction, les réunions préparatoires entre représentants du personnel élus et désignés, ou une réponse individuelle à une question d’un salarié.

ARTICLE 6 – DISPOSITIONS FINALES

6.1. Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er février 2021 et est conclu pour une durée indéterminée.

En cas de modification législative ayant un impact sur l'application du présent accord, les parties se réuniront dans les meilleurs délais pour examiner les aménagements à prendre en compte.

La dénonciation par l'une des parties signataires du présent accord devra respecter les dispositions de l'article L 2261-9 et suivants du code du travail.

6.2. Révision et modalités de clause de rendez-vous

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L. 2222-5 et L. 2261-7-1 du code du travail.

En cas de modifications des dispositions législatives ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient sans délai (et au plus tard dans les deux mois de la demande d’une organisation syndicale représentative) pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.

En tout état de cause, toutes nouvelles dispositions légales impératives s’appliqueront indépendamment des dispositions de même objet prévues dans le présent accord.

6.3. Dépôt légal et publicité

Après sa notification aux organisations syndicales représentatives, le présent accord sera rendu public et déposé à l’initiative de la société ROYAL CANIN sur la plateforme « TéléAccords ».

Cette démarche entrainera automatiquement la transmission électronique à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi.

Un exemplaire original du présent accord sera également déposé auprès du greffe du conseil des Prud’hommes de Nîmes.

Le présent accord sera communiqué aux membres des différents CSE et affiché sur les lieux d’affichage habituels.

Fait à Aimargues, le 25 janvier 2021

(En 5 exemplaires)

XXX Responsable Relations Sociales Royal Canin UES
XXX Déléguée Syndicale Centrale CFTC
XXX Déléguée Syndicale Centrale CFE-CGC
XXX Déléguée Syndicale Centrale CFDT