ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX FRAIS DE REPAS ET D’HEBERGEMENT LORS DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS - OLGA

Entre :

La société OLGA, dont le siège social est situé à 2 rue Julien Neveu à Noyal-Vilaine (35531), représentée par __________ , agissant en sa qualité de Président.

Ci-après désignée « la Société »

D’une part,

Et :

L’Organisation Syndicale CFDT, syndicat majoritaire au sein de l’entreprise, représentée par __________ en sa qualité de délégué syndical et dûment habilité à cet effet.

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Suite à une réflexion menée dans le cadre d’un groupe de travail, il est apparu nécessaire de réadapter certains principes concernant les modalités de remboursement des frais de repas et d’hebergement lors des déplacements professionnels.

Le présent accord a donc pour objet de redéfinir, de manière unitaire, les règles applicables en la matière en proposant des modalités de remboursement des frais de repas et d’hebergement lors déplacements professionnels équitables et cohérentes vis-à-vis des valeurs de l’entreprise.

En conséquence, le présent accord annule et se substitue à l’ensemble des usages, pratiques ou accord mis en œuvre avant son entrée en vigueur, sur les thèmes qu’il traite.

Ses dispositions ne peuvent non plus se cumuler avec d'autres dispositions ayant le même objet, relevant d’autres accords collectifs, actuels ou futurs, ou des textes généraux législatifs, ou réglementaires. Les dispositions du présent accord, se substitueraient alors ou dérogeraient à celles éventuellement applicables en vertu d’autres normes conventionnelles.

Chapitre 1 – Dispositions générales

Article 1.1 - Déroulement et contexte de la négociation

La négociation a porté sur les nouvelles modalités de prise en charge des frais de repas et d’hebergement lors de déplacement en remplacement des dispositions anciennes, devenues inadaptées et insuffisamment équitables entre les salariés.

Il a été tenu compte des spécificités des activités ainsi que des principes évoqués en préambule, pour redéfinir de nouvelles règles correspondant aux dispositions du présent accord.

Les partenaires sociaux qui ont participé à la négociation de cet accord reconnaissent donc avoir reçu toutes les informations utiles à la négociation du présent accord ainsi que la réponse à leurs différentes questions et la prise en compte de leurs exigences minimales. Ils reconnaissent la pertinence des dispositions du présent accord comme étant de nature à être en adéquation avec les impératifs de fonctionnement et d’organisation de la société et les aspirations des salariés concernés.

Article 1.2 - Champ d’application de l’accord

Le présent accord concerne l’ensemble des salariés de l’entreprise, qu’il s’agisse de salariés dont le contrat de travail est en vigueur au jour du présent accord mais également des salariés embauchés ultérieurement, en CDI et en CDD, à temps complet et à temps partiel.

Les frais de repas et d’hebergement lors de déplacement sont les frais engagés par un collaborateur lors d’un déplacement/voyage effectué dans le cadre de ses missions pour le compte de l’entreprise. Il peut s’agir d’un rendez-vous client/fournisseur, d’un déplacement sur un autre site de l’entreprise ou d’un voyage de plusieurs jours en France ou à l’étranger.

On parle donc de frais de déplacement dès lors qu’un salarié est dans l’obligation de se rendre en dehors de son lieu habituel de travail pour une mission de nature professionnelle et que cela engendre des frais car il est dans l’impossibilité de prendre son repas dans les locaux de l’entreprise/à son domicile ou de séjourner à son domicile.

Chapitre 2 – Dispositions relatives aux modalités de remboursement des frais de repas et d’hébergement

Les parties au présent accord ont souhaité responsabiliser et faire confiance aux collaborateurs quant aux montants des dépenses engagées dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Par conséquent, les frais de repas (hors alcool) et d’hébergement des collaborateurs lors d’un déplacement professionnel seront remboursés, sur présentation des justificatifs, pour le montant réel des dépenses engagées. Les collaborateurs sont ainsi invités à engager des dépenses jugées raisonnables, en responsabilité pleine et entière, au regard des coûts qu’elles représentent pour l’entreprise et de leur impact sur ses résultats.

A titre indicatif, suite à la réflexion menée par le groupe de travail, sont considérées comme raisonnables les dépenses maximums suivantes :

Chapitre 3 – Dispositions relatives à l’accord

Article 4.1 – Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 01/12/2022.

Article 4.2 – Suivi

Afin d’examiner l’application du présent accord et ses éventuelles difficultés de mise en œuvre, il est créé une commission de suivi composée des membres du groupe de travail qui ont participé à la négociation du présent accord.  Cette commission de suivi se réunira, à l’initiative de la Direction, une première fois dans l’année suivant l’entrée en vigueur de l’accord, puis, une fois tous les deux ans, à l’initiative de l’une des parties. Ces réunions donneront lieu à l’établissement d’un procès-verbal par la Direction. Une fois adopté par la majorité des membres présents de la commission, il pourra être publié sur les panneaux d’affichage réservés aux représentants du personnel ainsi que sur l’intranet de l’entreprise, le cas échéant.

Article 4.3 – Révision et dénonciation

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation dans les conditions prévues aux articles L 2261-9 et suivants du Code du travail.

Article 4.4 – Publicité et dépôt

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacun des signataires.

A l’initiative de la Direction :

• le présent accord donnera lieu à dépôt en ligne par l’intermédiaire de la plateforme de téléprocédure dédiée à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

• un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de RENNES.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel, et copie sera remise aux représentants du personnel.

Fait à Noyal-sur-Vilaine, le 30/11/2022

Pour la société OLGA Pour l’Organisation Syndicale CFDT