Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral relatif aux élections des membres des CSE du groupement des Hôpitaux de l'institut catholique de Lille" chez GROUPEMENT DES HOPITAUX DE L'INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE

ELECTIONS 2019

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF AUX ELECTIONS DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES D’ETABLISSEMENT DU GROUPEMENT DES HOPITAUX DE L’INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE

ENTRE

Le GCS Groupement des Hôpitaux de l’Institut Catholique de Lille

dont le siège est situé rue du Grand But – BP 249 – 59462 Lomme Cedex,

Représenté par …, Directeur Général

ET

L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par …, délégué syndical central,

L’organisation syndicale CFTC, représentée par …, déléguée syndicale centrale,

L’organisation syndicale SUD, représentée par …, déléguée syndicale centrale,

L’organisation syndicale CFDT, représentée par …, déléguée syndicale centrale,

PREAMBULE

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des membres des CSE d’établissement en application des dispositions des articles L.2311-2 et suivants du Code du travail.

Article 1. Nombre et périmètre des CSE d’établissement

Conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise relatif au dialogue social au sein du GCS GHICL dans le cadre de la mise en œuvre de l’ordonnance n°2017-1386 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et à la mise en place du CSE central du GCS GHICL et des CSE d’établissement, il doit être procédé à l’élection des membres de 2 CSE d’établissement comme suit :

• 1 CSE des Hôpitaux de la métropole lilloise, composé des Hôpitaux Saint Vincent de Paul et Saint Philibert,

• 1 CSE de la Clinique Sainte-Marie de Cambrai.

Article 2. Date et horaire des élections

• Compte tenu de l’organisation de l’activité en continue au sein des établissements du GCS GHICL, et d’une répartition de leur temps de travail entre les sites de Saint Philibert et Saint Vincent de Paul pour certains salariés, les élections se dérouleront par vote électronique.

• Le syndicat CFDT étant très réservé sur le recours au vote électronique, et le syndicat SUD y étant opposé, l’organisation des élections professionnelles au sein du GCS GHICL dans le cadre d’un vote électronique est ouvert par décision unilatérale de l’employeur du 5 juillet 2019.

La Société PARAGON a été choisie pour organiser ce scrutin. Cette Société est située à BAILLEUL.

• Le premier tour des élections des membres des CSE d’établissement se déroulera du jeudi 21 novembre à 12h00 au jeudi 28 novembre à 11h00.

Au cas où un second tour serait nécessaire, il se déroulerait du vendredi 6 décembre à 12h00 au jeudi 12 décembre à 11h00.

Les salariés auront la possibilité de voter pendant ou en dehors de leur temps de travail.

Article 3. Nombre et répartition des sièges à pourvoir – Collèges électoraux

1. La détermination des effectifs

Les effectifs ont été déterminés conformément aux dispositions de l’article L.1111-2 du Code du travail.

Il est précisé que si les apprentis et contrats de professionnalisation sont exclus du décompte de l’effectif, les salariés titulaires d’un contrat unique d’insertion sont quant à eux pris en compte.

2. Pour l’Etablissement des Hôpitaux de la métropole lilloise

Conformément aux dispositions de l’article L.1111-2 du Code du Travail, l’effectif de l’établissement est de 2 364.39 équivalents temps plein. Cet effectif se décompose de la manière suivante :

• 1 767.28 Ouvriers – Employés,

• 75.45 Agents de maîtrise ou Assimilés,

• 521.66 Cadres – Médecins.

Compte tenu de ces effectifs, et en application des dispositions de l’article R.2314-1 du Code du Travail et de l’article 2.2 de l’accord d’entreprise relatif au dialogue social au sein du GCS GHICL dans le cadre de la mise en œuvre de l’ordonnance n°2017-1386 relative à la nouvelle organisation du dialogue social, le nombre de membres du CSE à élire est le suivant :

- 23 titulaires ;

- 23 suppléants.

La répartition des sièges entre les collèges électoraux est calculée selon la méthode de la répartition proportionnelle à la plus forte moyenne (précision ministérielle). Cette répartition entre les collèges électoraux, tels que définis en annexe 1 du présent protocole d’accord préélectoral, est ainsi convenue :

	Nombre de sièges
Ouvriers – Employés	17 titulaires	17 suppléants
Agents de maitrise ou Assimilés	1 titulaire	1 suppléant
Cadres – Médecins	5 titulaires	5 suppléants

3. Pour l’Etablissement de la Clinique Sainte Marie de Cambrai

Conformément aux dispositions de l’article L.1111-2 du Code du Travail, l’effectif de l’établissement est de 201.76 équivalents temps plein. Cet effectif se décompose de la manière suivante :

• 169.96 Ouvriers – Employés,

• 3.3 Agents de maîtrise ou Assimilés,

• 28.5 Cadres – Médecins.

Compte tenu de ces effectifs, et en application des dispositions de l’article R.2314-1 du Code du Travail et de l’article 2.2 de l’accord d’entreprise relatif au dialogue social au sein du GCS GHICL dans le cadre de la mise en œuvre de l’ordonnance n°2017-1386 relative à la nouvelle organisation du dialogue social, le nombre de membres du CSE à élire est le suivant :

- 10 titulaires ;

- 10 suppléants.

La répartition des sièges entre les collèges électoraux est calculée selon la méthode de la répartition proportionnelle à la plus forte moyenne (précision ministérielle). Cette répartition entre les collèges électoraux, tels que définis en annexe 1 du présent protocole d’accord préélectoral, est ainsi convenue :

	Nombre de sièges
Ouvriers – Employés	8 titulaires	8 suppléants
Agents de maitrise ou Assimilés	1 titulaire	1 suppléant
Cadres – Médecins	1 titulaire	1 suppléant

Article 4. Heures de délégation

1. Pour l’Etablissement des Hôpitaux de la métropole lilloise

Conformément aux effectifs calculés et aux dispositions de l’article R.2314-1 du Code du travail, les élus titulaires du CSE des Hôpitaux de la métropole lilloise bénéficient d’un crédit d’heures de 26 heures assimilé à des heures de travail effectif et payé comme telles.

2. Pour l’Etablissement de la Clinique Sainte Marie de Cambrai

Conformément aux effectifs calculés et aux dispositions de l’article R.2314-1 du Code du travail, les élus titulaires du CSE de la Clinique Sainte Marie de Cambrai bénéficient d’un crédit d’heures de 22 heures assimilé à des heures de travail effectif et payé comme telles.

Article 5. Personnel électeur et éligible – Listes électorales

1. Electorat

• Les conditions d’électorat sont celles prévues par l’article L.2314-18 du Code du travail.

Ainsi, sont électeurs les salariés :

• des deux sexes,

• âgés de seize ans révolus,

• travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise,

• et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Ne sont pas considérés comme électeurs les salariés qui, en raison de l’exercice du pouvoir qu’ils détiennent, peuvent être assimilés au Chef d’entreprise (soit parce qu’ils disposent d’une délégation particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au Chef d’entreprise, soit parce qu’ils représentent effectivement l’employeur devant les instances représentatives du personnel). Au sein du GCS GHICL, cela concerne les membres du Comité de Direction, le Directeur adjoint des Ressources Humaines et la Responsable des Affaires juridiques et sociales.

• Pour les salariés mis à disposition, il sera fait application des dispositions de l’article L. 2314-23 du Code du travail.

Sont électeurs les salariés mis à disposition qui sont présents depuis douze mois continus dans l’entreprise utilisatrice. A cet effet, la Direction a contacté par lettre recommandée avec accusé de réception les différentes entreprises prestataires afin qu’elles fournissent la liste des salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d’ancienneté. Les salariés mis à disposition disposant selon ces règles, de la capacité électorale doivent choisir s’ils exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou dans l’entreprise utilisatrice. Ils devaient faire connaître leur choix à la Direction avant le 25 août 2019.

2. Eligibilité

Les conditions d’éligibilité sont celles prévues par l’article L. 2314-19 du Code du travail.

Sont éligibles, les électeurs qui, à la date du scrutin :

• Sont âgés de 18 ans révolus,

• Travaillent depuis au moins un an dans l’entreprise. Cette condition sera appréciée à la date du premier tour des élections,

• Ne sont pas conjoint, partenaire lié par un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au Comité social et économique.

3. Listes électorales

La liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur pour chaque collège.

Elle sera affichée sur les panneaux d’affichage de la Direction, à proximité de l’entrée des restaurants d’entreprise et de la lingerie, ainsi qu’à proximité du service de l’Administration du Personnel de chaque site. Elle sera également diffusée à l’ensemble des salariés du GHICL sur leur adresse mail professionnelle. Elle sera enfin imprimée par chaque Responsable de service et mise à disposition de son équipe.

La condition d’ancienneté est appréciée à la date du 1^er tour des élections. Compte tenu de la date d’édition des listes électorales, il est convenu que celles-ci seront établies en tenant compte de la satisfaction prévisible de la condition d’ancienneté (selon les éléments connus au jour de l’édition desdites listes).

La liste du personnel électeur et éligible sera affichée le mercredi 23 octobre 2019, soit 29 jours avant l’ouverture du vote électronique pour le premier tour de scrutin.

Figureront sur cette liste les noms et prénoms, la date de naissance, la date d’ancienneté, ainsi que le collège électoral des électeurs. Il sera également précisé si le salarié remplit les conditions pour être éligible.

Les éléments nécessaires à la vérification éventuelle des conditions d’électorat et d’éligibilité pourront être consultés sur les différents sites :

• à Saint-Philibert : service d’administration du personnel,

• à Saint-Vincent de Paul : service d’administration du personnel,

• à Sainte-Marie : bureau de …

Les salariés seront invités par leurs cadres à vérifier la conformité des listes électorales concernant leur inscription ainsi que les mentions affichées. Une communication sera adressée en ce sens à l’ensemble des cadres le mercredi 23 octobre 2019.

Toute demande de rectification doit être adressée à la Direction avant le mardi 5 novembre 2019 à 10 heures. Un formulaire sera mis à la disposition des salariés par la Direction sur l’intranet du GCS GHICL ainsi qu’au sein des services du personnel de chaque site (cf. annexe n°2) et devra être remis :

• pour les salariés de l’Hôpital Saint Philibert : au service du personnel,

• pour les salariés de l’Hôpital Saint Vincent : au service du personnel,

• pour les salariés de la Clinique Sainte-Marie : au bureau de …

Les listes rectifiées seront affichées le mercredi 6 novembre 2019. Les listes électorales sont établies pour les 2 tours des élections professionnelles.

Une copie des listes électorales sera communiquée aux organisations syndicales invitées à négocier le présent protocole, ainsi qu’à la Société PARAGON.

Tout problème lié aux listes électorales doit être signalé à …. ou à … qui pourront ainsi délivrer toute information utile permettant de s’assurer de la conformité des modalités d’établissement desdites listes et/ou rectifier toute erreur si elle est avérée. Toutefois, si un désaccord subsiste suite à l’établissement des listes électorales, la contestation pourra être portée devant le Tribunal d’Instance de Lille dans les 3 jours suivant cet affichage.

Article 6. Information du personnel – Appel et dépôt des candidatures

Le mercredi 23 octobre 2019, le personnel sera informé par voie d’affichage sur les tableaux prévus à cet effet et par le réseau intranet du déroulement des élections, soit 29 jours avant l’ouverture du vote électronique pour le premier tour de scrutin.

Cette même affiche constituera en outre, un appel aux candidatures.

Sont seuls habilités à présenter des candidats au 1^er tour :

• Les organisations syndicales satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre le groupement ;

• Les organisations syndicales reconnues représentatives dans le groupement ;

• Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans le groupement ;

• Ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative aux niveaux national et interprofessionnel.

Les listes présentées par les organisations syndicales visées ci-dessus devront être communiquées à la Direction au plus tard le mardi 12 novembre 2019 à 12h00. Elles seront ensuite transmises à la Société PARAGON par la Direction le mardi 12 novembre 2019 dans l’après-midi.

Pour l’établissement des Hôpitaux de la métropole lilloise, le dépôt des candidatures s’effectuera à la Direction des Ressources Humaines et des Affaires Médicales (Bâtiment de l’Administration générale – CH Saint Philibert) auprès de … ou de … selon l’une des modalités suivantes :

• lettre recommandée avec accusé de réception à l’adresse suivante : Hôpital Saint Philibert, …,

• Lettre remise en main propre contre décharge,

• Par courriel adressé simultanément aux adresses suivantes : … et …

Toutefois, ce dernier moyen de transmission étant non fiable à 100%, seul vaudra preuve de dépôt l’accusé de réception de l’employeur. L’accusé de réception de la part de l’employeur sera envoyé le jour-même de la réception du courrier si celle-ci a lieu avant 17 heures. Au-delà de cet horaire, il pourra être envoyé le lendemain (à l’exception des samedi, dimanche et jour férié). Ainsi, même la preuve de bonne transmission qui revient à l’émetteur de la candidature, lors de l’envoi du courriel, ne vaudra pas preuve d’une bonne réception dans les délais pour l’employeur.

Pour l’établissement de la Clinique Sainte Marie de Cambrai, le dépôt des candidatures s’effectuera auprès de … par :

• lettre recommandée avec accusé de réception à l’adresse suivante : Clinique Sainte Marie, …

• lettre remise en main propre contre décharge,

• courriel adressé à l’adresse suivante : …

• Toutefois, ce dernier moyen de transmission étant non fiable à 100%, seul vaudra preuve de dépôt l’accusé de réception de l’employeur. L’accusé de réception de la part de l’employeur sera envoyé le jour-même de la réception du courrier si celle-ci a lieu avant 17 heures. Au-delà de cet horaire, il pourra être envoyé le lendemain (à l’exception des samedi, dimanche et jour férié). Ainsi, même la preuve de bonne transmission qui revient à l’émetteur de la candidature, lors de l’envoi du courriel, ne vaudra pas preuve d’une bonne réception dans les délais pour l’employeur.

Dans tous les cas, les listes de candidats sont établies par collège, en distinguant les titulaires et les suppléants.

Elles mentionneront :

• Les noms et prénoms des salariés candidats,

• En cas de candidature d’origine syndicale, le nom de l’organisation syndicale présentant les candidats,

• le collège électoral pour lequel les candidats sont désignés,

• et la nature du siège pour lequel ils se présentent.

Les organisations syndicales sont tenues de présenter une déclaration de candidature signée par chaque candidat.

Il est rappelé que :

• un salarié d’un collège ne peut se présenter que dans son collège,

• chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir,

• un même candidat pourra se porter sur la liste « titulaires » et sur la liste « suppléants ». Néanmoins s’il venait à être élu à ces deux fonctions, il sera considéré comme élu en qualité de titulaire,

• Une liste de candidats peut être incomplète c'est-à-dire comprendre moins de candidats que de sièges à pourvoir.

• Si un second tour s’avère nécessaire, les listes déposées resteront normalement valables.

En cas de changement dans leur composition, ou de dépôt de nouvelles listes, les modifications devront être portées à la connaissance de la Direction, dans les formes prévues ci-dessus pour le dépôt, au plus tard le lundi 2 décembre 2019 à 12h00.

Il est rappelé qu’au second tour les candidatures sont libres.

• Pour le premier tour, les listes de candidats seront affichées par la Direction sur les panneaux d’affichage de la Direction à proximité de l’entrée des restaurants d’entreprise et de la lingerie, ainsi qu’à proximité du service de l’administration du personnel de chaque site dès qu’elle en aura eu connaissance, et au plus tard le mercredi 13 novembre 2019.

Les listes de candidats seront également affichées dans les services le mercredi 13 novembre 2019.

En cas de second tour, les listes de candidats seront de la même manière, affichées par la Direction sur les panneaux d’affichage de la Direction dès qu’elle en aura eu connaissance, et au plus tard le mardi 3 décembre 2019.

Les listes de candidats seront également affichées dans les services le mardi 3 décembre 2019.

Il est précisé que les candidatures seront présentées selon l’ordre prévue à l’article 9.c du présent protocole.

Article 7. Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-30 du Code du Travail, pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Dans l’hypothèse où un seul siège est à pourvoir au sein d’un collège, le principe de représentation équilibrée des hommes et des femmes ne s’applique pas. La liste est alors composée indifféremment d’un homme ou d’une femme.

Compte tenu des effectifs, la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège se définit conformément aux tableaux suivants :

Pour l’établissement des Hôpitaux de la Métropole lilloise :

Collège	Sexe	% effectifs	Candidat/sexe (L2314-30 CT)
1767.28 employés	Femmes	78.6 %	13
	Hommes	21.4 %	4
75.45 agents de maîtrise	Femmes	77.47 %	1
	Hommes	22.53 %
521.66 cadres-médecins	Femmes	61.04 %	3
	Hommes	38.96 %	2

Pour l’établissement de la Clinique Sainte Marie de Cambrai :

Collège	Sexe	% effectifs	Candidat/sexe (L2314-3 CT)
169.96 employés	Femmes	88.5 %	7
	Hommes	11.5 %	1
3.3 agents de maîtrise	Femmes	9.1 %	1
	Hommes	90.9 %
28.5 cadres-médecins	Femmes	87.58 %	1
	Hommes	12.42 %

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

La loi ne précisant pas d'ordre de présentation obligatoire, les listes de candidats peuvent commencer indifféremment par un homme ou une femme, et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe sur-présenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

Article 8. Campagne électorale – Propagande électorale – Moyens mis à disposition

• Durant la campagne électorale, la diffusion des tracts devra s’opérer conformément aux dispositions légales et conventionnelles relatives à l’exercice du droit sydical au sein du GCS GHICL. Les professions de foi pourront notamment être déposées dans les salles de détente ainsi que dans les vestiaires.

L’usage de l’intranet et du mail, ou tout autre moyen informatique de l’entreprise, est quant à lui interdit.

• Les professions de foi des candidats pourront figurer sur le site en ligne de vote électronique, selon les contraintes techniques de la solution retenue. Les organisations syndicales devront faire parvenir à la Direction leurs professions de foi avant le mardi 12 novembre 2019 à 12h00 pour le 1^er tour et avant le lundi 2 décembre 2019 à 12h00 pour le second tour sous format PDF avec une taille inférieure à 2 Mo, afin d’éviter un temps de téléchargement trop long sur la plateforme informatique.

Ces professions de foi seront également imprimées et insérées dans le matériel de vote que recevront les électeurs. Elles devront être au format A4, recto/verso maximum. L’impression est prévue en couleur.

Les listes peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit être transmis en même temps que la profession de foi dans un fichier à part. Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l’égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaitront à l’écran en respectant le même format minimum suivant : 50x50 pixels.

Les organisations syndicales pourront remettre un modèle unique de tract ou un tract différent selon l’établissement concerné (métropole lilloise ou Cambrai). Le choix d’un tract unique ou d’un tract par établissement sera exprimé par écrit, par le délégué syndical central (à défaut, le délégué syndical, le représentant de la section syndicale ou la personne mandatée par l’organisation syndicale) à la Direction des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, dans les conditions prévues à l’article 6 pour le dépôt des candidatures.

Cette propagande électorale devra être communiquée à la Direction des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, en même temps que le dépôt de la candidature, par courrier électronique aux adresses suivantes : … et ….

Les professions de foi transmises sous une autre forme ou hors délai ne seront pas prises en considération.

• Sur chacun des 3 sites de vote, un représentant de chaque organisation syndicale, électeur, pourra assister aux opérations de vote organisées le mardi 26 novembre 2019 de 9h00 à 16h00, puis le mardi 10 décembre 2019 de 9h00 à 16h00 en cas de second tour. Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections sera rémunéré comme du temps de travail effectif.

Article 9. Modalités du vote électronique

Le recours au vote électronique est ouvert par décision unilatérale de l’employeur du 5 juillet 2019. Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans un cahier des charges annexé à la décision.

1. La validation du site de vote électronique

• Dans le cadre du premier tour des élections professionnelles, le site de vote électronique, tel qu’il sera accessible aux salariés à compter de l’ouverture du scrutin, pourra être consulté par les organisations syndicales représentatives ayant présentées des candidats au premier tour des élections professionnelles entre le mercredi 13 novembre à 9h00 et le vendredi 15 novembre à 12h00.

Le site de vote électronique devant être définitivement validé auprès de la Société PARAGON pour le vendredi 15 novembre à 16h00, il est précisé que toute organisation syndicale constatant une difficulté devra en informer par mail …et … pour le vendredi 15 novembre à 12h00 au plus tard afin de permettre son éventuelle rectification avant la validation définitive du site.

Les demandes de modification du site ne pourront être formulées que par le délégué syndical central de l’organisation syndicale concernée, ou par toute personne dûment mandatée par le délégué syndical central.

• En cas de second tour, le site de vote électronique, tel qu’il sera accessible aux salariés à compter de l’ouverture du scrutin, pourra être consulté par les candidats au second tour des élections professionnelles le mardi 3 décembre entre 9h00 et 15h00.

Le site de vote électronique devant être définitivement validé auprès de la Société PARAGON pour le mardi 3 décembre à 17h00, les demandes de rectification devront être communiquées par mail …. et …pour le mardi 3 décembre à 15h00 au plus tard. Les demandes de modification du site ne pourront être formulées que :

• En cas de candidature d’origine syndicale, par le délégué syndical central de l’organisation syndicale concernée, ou par toute personne dûment mandatée par le délégué syndical central,

• En cas de candidature libre, par le candidat.

2. Le matériel de vote

Chaque électeur recevra avant chaque vote, par courrier envoyé à son domicile, son matériel de vote comprenant l’adresse électronique du site de vote permettant l’accès au site de vote, ses codes d’accès personnels et confidentiels, ainsi que les professions de foi des candidats.

Un courrier demandant aux salariés de s’assurer de la conformité de leur adresse postale déclarée au GCS GHICL sera joint aux bulletins de salaire du mois d’octobre.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, titulaires et suppléants.

L’envoi du matériel de vote en tarif rapide sera fait le mercredi 20 novembre 2019 pour le premier tour, et le mercredi 4 décembre 2019 en cas de second tour.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

En outre, le mardi 26 novembre 2019 de 9h00 à 16h00, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisée du prestataire seront mis à la disposition des électeurs sur le site de l’Hôpital Saint Philibert, sur le site de l’Hôpital Saint Vincent de Paul et sur le site de la Clinique Sainte Marie de Cambrai afin de permettre aux salariés non équipés d’un ordinateur, de participer aux élections professionnelles.

En cas de second tour, des ordinateurs seront de la même manière, mis à disposition des électeurs le mardi 10 décembre 2019 de 9h00 à 16h00.

Pour les deux tours des élections professionnelles, des ordinateurs seront mis à disposition dans les conditions suivantes :

• 3 ordinateurs en salle des médecins au niveau du self dans les locaux de l’Hôpital Saint Philibert,

• 3 ordinateurs en Petite salle à manger dans les locaux de l’Hôpital Saint Vincent de Paul,

• 2 ordinateurs dans le bureau derrière l’Accueil dans les locaux de la Clinique Sainte Marie de Cambrai.

3. Les modalités du vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre suivant :

• CFTC,

• CFE-CGC,

• CFDT,

• SUD.

Dans l’hypothèse ou d’autres candidatures seraient présentées, elles seront indiquées sur les écrans après les 4 listes ci-dessus. Elles seront ensuite présentées en fonction de leur ordre d’arrivée.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse du site de vote communiquée, soit https://ghicl.paragon-election.com.

Le déroulement est le suivant :

• Après avoir saisi l’adresse du site de vote dans la barre d’adresse de son navigateur internet, l'électeur devra saisir son code d’accès et son mot de passe imprimés sur son courrier ainsi qu’un code secret non imprimé sur son courrier.

• Ce code secret correspondra aux 4 derniers chiffres de son numéro de sécurité sociale hors la clef.

Ces codes (code d’accès, mot de passe et code secret) seront identiques pour les deux tours des élections professionnelles.

• Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors décider de :

• choisir une liste complète

• raturer des candidats,

• voter blanc

Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier. A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

En cas de perte de ses identifiants, l’électeur pourra générer de nouveaux codes directement en ligne depuis le site de PARAGON. L'électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant : 

• ses Nom et Prénom,

• la ville de naissance,

• les 4 derniers chiffres de son numéro de sécurité sociale hors la clef.

Le prestataire lui adressera ses codes à l’adresse mail qui sera communiquée par l’électeur lors de sa demande de codes.

En cas d’impossibilité de générer de nouveaux codes directement depuis le site PARAGON, le salarié pourra contacter ….ou …

4. Le scellement

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection)

• Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

5. L’assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin telle que définie à l’article 2 du présent protocole d’accord, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse Email : supportelection@paragon-europe.com ou par téléphone du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30 puis de 14h à 18h (numéro communiqué lors de l’envoi des codes d’accès).

Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser à …ou ….

Article 9. Bureau de vote

• Il sera constitué un bureau de vote pour chaque collège électoral. Ce bureau procédera aux opérations de vote simultanément pour l’élection des titulaires et celle des suppléants.

Chaque bureau de vote sera composé de trois électeurs appartenant obligatoirement au collège concerné :

• Un Président : l’électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire,

• deux assesseurs : le second électeur plus ancien et le plus jeune électeur ou à défaut, des salariés volontaires.

Chaque bureau de vote est effectivement constitué 48 heures au moins avant le scrutin.

Sa composition sera communiquée aux organisations syndicales et, si un second tour s’avère nécessaire, aux candidats « sans appartenance syndicale » dans les mêmes conditions.

Chaque bureau de vote s’assurera de la régularité et du secret du vote. A l’heure fixée, le Président du bureau de vote annoncera la clôture du scrutin, puis il proclamera oralement les résultats à la fin du dépouillement. Il contrôlera les procès-verbaux des élections selon les formulaires qui lui ont été remis et les signera.

• Chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste, qui assistera aux opérations électorales. Le temps passé par les observateurs au déroulement des élections est rémunéré comme temps de travail.

La Direction pourra également désigner un représentant de son choix qui ne siègera pas au bureau de vote.

Ces observateurs, qu’ils soient désignés en tant que représentant de liste ou représentant de la Direction, sont tenus de respecter une stricte neutralité au cours de l’ensemble des opérations.

• Compte tenu du recours au vote électronique, les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique, avant l’ouverture du scrutin. Cette formation sera organisée le jeudi 21 novembre à 11h00 en salle administration sur le site de l’Hôpital Saint Philibert. En cas de second tour, une formation sera organisée le vendredi 6 décembre à 11h00 en salle administration sur le site de l’Hôpital Saint Philibert.

Le bureau de vote testera la plate-forme de vote électronique et procèdera à un scrutin à blanc lui permettant de s’assurer du bon fonctionnement de la plate-forme de vote. A l’issue de la validation complète de la plate-forme de vote par le bureau de vote, ce dernier procédera au scellement de la plate-forme de vote afin de garantir que c’est bien cette version logicielle qui sera utilisée durant le scrutin.

Il sera réalisé 1 scellement global qui scellera toutes les urnes électroniques en une fois : urnes « titulaires » + urnes « suppléants ».

Le processus de scellement nécessite la saisie de 4 clés numériques à 6 positions dans l’interface logicielle de Paragon Transaction. Chacune des 4 organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accoord préelectoral (CFTC, SUD, CFDT, CFE-CGC) saisira 1 des 4 clés.

• Afin d’éviter toute difficulté éventuelle liée à l’oubli d’une clé numérique, un Huissier de justice mandaté par le GCS GHICL sera présent lors de la formation des membres du bureau de vote, ainsi que lors de la procédure de scellement. Seul cet Huissier de justice aura connaissance des 4 clés numériques à 6 positions saisies par les représentants des organisations syndicales dans l’interface logicielle de Paragon Transaction.

Article 10. Descellement – Procès-verbaux - Résultats

A la clôture du scrutin à l'heure fixée par le présent protocole, le président du bureau de vote annoncera la clôture du scrutin. Le site de vote électronique ne sera alors plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l'employeur ou son représentant.

Le processus de dépouillement, pour chaque collège, est le suivant :

- clôture du site internet de vote,

- déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote : descellement,

- dépouillement dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants,

- calcul automatique des résultats et attribution des sièges conformément aux dispositions des articles R.2314-19 et suivants du Code du travail,

- téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des éléments d’établissement de la représentativité,

- Impression et signature des procès-verbaux pré-remplis,

- Proclamation des résultats.

Conformément aux dispositions de l’article L.2324-22 du Code du travail, « lorsque le nom d'un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de présentation. »

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n’a pas été atteint.

Le Président du Bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis et signe les procès-verbaux de résultats. Les membres du bureau de vote doivent également apposer leur signature sur chacun des procès-verbaux.

Le Président du Bureau de vote proclame oralement les résultats en précisant le nombre de sièges obtenus par chaque liste et en indiquant nominativement les élus ainsi que le nombre de voix qu’ils ont obtenues.

Les résultats (collège et identité des élus) feront l’objet d’un affichage sur les tableaux prévus à cet effet dans les services, ainsi que sur le réseau intranet du GCS GHICL, au plus tard le lendemain de chaque tour.

Les résultats de chaque scrutin seront consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau de vote et établi en plusieurs exemplaires :

• un exemplaire pour la Direction ;

• un exemplaire pour chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats ;

• un exemplaire pour chaque organisation syndicale signataire du protocole d’accord préélectoral ;

• deux exemplaires qui seront communiqués à l’Inspection du travail dans les 15 jours suivant la tenue des élections ;

• un exemplaire à l’opérateur désigné par le Ministre chargé du travail (conformément aux dispositions réglementaires applicables) : CTEP- TSA 79104 – 76934 Rouen Cedex 9.

Ces formulaires cerfa seront affichés sur les panneaux d’affichage de la Direction situés à proximité de l’entrée des restaurants d’entreprise et de la lingerie, ainsi qu’à proximité du service de l’administration du personnel de chaque site à l’issue du processus électoral, soit le vendredi 29 novembre 2019 au plus tard si tous les postes sont pourvus à l’issue du premier tour des élections professionnelles. En cas de second tour, les formulaires cerfa seront affichés le vendredi 13 décembre 2019 au plus tard. Ils seront également déposés sur le site internet du GCS GHICL.

Article 11. Rappel du calendrier des opérations électorales

Cf. document en annexe n°3

Article 12. Durée du mandat

Conformément aux dispositions de la partie 2 de l’accord d’entreprise relatif au dialogue social au sein du GCS GHICL dans le cadre de la mise en œuvre de l’ordonnance n°2017-1386 relative à la nouvelle organisation du dialogue social, la durée des mandats des membres du CSE des Hôpitaux de la métropole lilloise et des membres du CSE de la Clinique Sainte Marie est fixée à 4 ans.

Article 13. Dispositions diverses

• Mention de ce protocole figurera également sur le tableau d’affichage de la Direction ainsi que sur le réseau intranet du Groupement des Hôpitaux de l’Institut Catholique de Lille. Un exemplaire du protocole d’accord préélectoral sera également communiqué par mail à chaque membre des délégations syndicales ayant participé à la négociation.

• Si une grève de la Poste se déclenchait entre le mercredi 20 et le jeudi 28 novembre 2019, les parties signataires conviennent par avance de se rencontrer une nouvelle fois dans l’unique but de refixer les dates du calendrier électoral établi (cf. article 2).

Si la grève empêchait la réalisation du 1^er tour, les opérations reprendront à leur début selon les modalités déjà convenues (sur lesquelles il ne sera pas revenu) et conformément au nouveau calendrier qui aura été révisé du fait des circonstances particulières exposées ci-dessus.

Si la grève intervenait entre le jeudi 5 et le jeudi 12 décembre 2019, les résultats du premier tour ne seront pas remis en cause. Les opérations électorales se poursuivront selon les modalités déjà convenues (sur lesquelles il ne sera pas revenu) et conformément au nouveau calendrier qui aura été révisé du fait des circonstances particulières exposées ci-dessus, pour conduire à l’achèvement des élections.

Article 14. Durée de l’accord

Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu pour les élections des membres du CSE des Hôpitaux de la métropole lilloise et des membres du CSE de la Clinique Sainte Marie qui seront organisées au cours du dernier trimestre de l’année 2019.

Fait à Lomme, le 28 octobre 2019

En 7 exemplaires originaux

Pour le Groupement des Hôpitaux de l’institut Catholique de Lille

Le Directeur Général

…

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC

…

Pour l’organisation syndicale CFTC

…

Pour l’organisation syndicale SUD

…

Pour l’organisation syndicale CFDT

…

…

ANNEXE 1

COMPOSITION DES COLLEGES ELECTORAUX

1^er collège : « OUVRIERS ET EMPLOYES »

• Agent des Services Logistiques

• Agent d’accueil

• Employé Administratif

• Masseur Kinésithérapeute, Psychomotricien, Orthophoniste, Orthoptiste, Diététicien, Ergothérapeute

• Manipulateur d’Electroradiologie

• Ouvrier de Service Logistique

• Ouvrier hautement qualifié

• Personnels employés sous contrats aidés, contrat de qualification, contrat d’apprentissage

• Aide Soignant Diplômé, APU, Brancardier, Agent d’amphithéâtre

• Aide médico psychologique, Auxiliaire socio-éducatif

• Educateur

• Infirmier, IADE, IBODE, Puéricultrice

• Préparateur en Pharmacie

• Secrétaire Médicale, Secrétaire Administrative, Technicien Administratif

• Technicien de Laboratoire

• Technicien Information médicale

• Technicien, Technicien ST

2^e collège : « AGENTS DE MAITRISE ou ASSIMILES »

• Assistante Sociale

• Comptable, Rédacteur

• Conseil. Eco. Social et famil.

• Infirmier coordinateur

• Informaticien

• Gestionnaire de cas

• Responsable Logistique

• Secrétaire de Direction

3^e collège : « CADRES ET MEDECINS »

• Cadre Administratif

• Cadre de Direction

• Cadres de soins de proximité

• Cadre Infirmier

• Cadre Informaticien

• Cadre Médico Technique

• Responsable Médico Technique B

• Cadre Médico Technique de proximité

• Cadre Technique

• Cadre Rééducateur

• Cadre Social

• Chef de Bureau

• Coordinateur

• Infirmier chef

• Médecin/Chirurgien Chef de Service

• Médecin/Chirurgien

• Pharmacien et Pharmacien Chef de Service

• Psychologue

• Sage-Femme

• Sage-Femme coordinatrice

ANNEXE 2

DEMANDE DE RECTIFICATION

DES LISTES ELECTORALES

Le Groupement des Hôpitaux de l’Institut Catholique de Lille organise les élections des membres des CSE dont la période de scrutin débutera le jeudi 21 novembre 2019.

Les listes électorales ont été affichées le 23 octobre 2019.

Si vous avez constaté une erreur, vous pouvez solliciter une modification de la liste électorale jusqu’au mardi 5 novembre 2019 à 10h.

Ce formulaire est à remettre :

• pour les salariés de Saint Philibert (Hôpital Saint Philibert, SAMSAH, HAD…) : au service du personnel,

• pour les salariés de Saint Vincent : au service du personnel,

• pour les salariés de la Clinique Sainte-Marie : au bureau de …

Nom et prénom du salarié :

Si salarié d’une entreprise extérieure :

• date de naissance 

• date du début de service au GHICL :

• numéro de téléphone où vous joindre :

Objet de la demande (erreur, oubli d’une mention, …) :

Fait le

A

Signature