Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections des Représentants du personnel au Conseil d'administration de la CAF des Bouches-du-Rhône" chez CAF 13 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DES BOUCHES DU RHONE (Siège)

Caisse d’allocations familiales des Bouches-du-Rhône

Protocole d’accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Caisse d’Allocations familiales des Bouches-du-Rhône

DR/Direction des Ressources Humaines

janvier 2022

Entre les soussignés :

La Caisse d’allocations familiales des Bouches du Rhône (ci-dessous désignée Caf13), dont le siège est sis 215 chemin de Gibbes 13348 MARSEILLE cedex 20, immatriculée sous le numéro SIRET 77555836400060, représentée par Monsieur, Directeur général, mandaté par le Conseil d’administration de la Caisse d’allocations familiales des Bouches-du-Rhône¹,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentées par :

Pour CFDT : Monsieur ou Monsieur

Pour la CGT : Monsieur ou Madame

Pour FO : Monsieur ou Monsieur

Pour la CFE-CGC : Monsieur ou Monsieur

Pour la CGT-UGICT : Madame ou Madame

Pour le SNFOCOS : Madame ou Monsieur

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration conformément à l’article D. 231-15 du Code de la Sécurité sociale.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par l’annexe technique au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’administration élus au sein de la Caf13 relève du protocole d’accord préélectoral qui sera adapté aux règles en vigueur, notamment RGPD et CNIL.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections

Le vote électronique permettra notamment :

• de faciliter le vote des personnels, qui ne seront plus tributaires des heures d’ouverture des bureaux de vote (pour ceux qui étaient appelés à se déplacer le jour du scrutin), et des aléas de la Poste (pour ceux qui étaient appelés à voter par correspondance)

• d’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné,

• de limiter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins de vote et enveloppes (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs,

• de garantir la confidentialité et le secret du vote,

• d’intégrer une démarche de développement durable,

• d’alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations et rationaliser autant que possible les coûts de ce type d’opération (affranchissements, papier, ETP, frais…).

Article 1 – Conformité du système de vote

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 2 – Principes généraux

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, dans le respect de la procédure liée aux marchés publics, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système de vote et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 3 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

3.1 Modalités d’organisation déterminées dans le protocole d’accord préélectoral

Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP), devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’organisme, et à laquelle devra être convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives concernées par le processus électoral.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

3.2 Durée et lieu du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur 7 jours calendaires, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal internet (poste informatique, smartphone, tablette…), de leur lieu de travail ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, dans les locaux du siège et dans les sites extérieurs, un ou plusieurs ordinateurs en libre-service avec une connexion au site de vote sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique, ou n’ayant pas un poste informatique dédié, ou préférant utiliser le poste mis à disposition,

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote. Une information au personnel sera faite sur ces emplacements individuels.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections des représentants du personnel au Conseil d’administration pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

En sus des dispositions contenues dans l’annexe technique au présent accord, lesquelles ont pour objet de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par voie électronique, les parties conviennent des dispositions générales suivantes :

4.1. Accès au serveur de vote électronique

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

La validation définitive du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

4.2. Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs, selon l’ordre déterminé dans le protocole d’accord préélectoral.

Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la (ou les) liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

4.3. Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, ils seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Ces heures d’ouverture et de fermeture du scrutin seront déterminées dans le PAP.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification seront inaccessibles, ni du client, ni du prestataire, seul le système aura la capacité de regénérer des codes à la demande de l’électeur.

Les clés de chiffrement seront choisies librement par les membres du bureau, et connus seulement d’eux.

4.4. Dépouillement et décompte des voix

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Il sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

4.5. Sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera intégré dans la solution.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 – Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

A cet effet, la direction établira un plan de communication interne à destination des salariés, en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote (notes de services, Cafcom, courriers, courriels…).

– En amont du scrutin :

• information sur les conditions et les règles du vote en ligne,

• information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire,

• information sur les dates d’ouverture et de fermeture.

– Pendant le scrutin :

• les électeurs pourront appeler la hotline standard mutualisé afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.

• une communication via Cafcom pourra être faite pendant le scrutin.

• Par ailleurs, pendant la période de vote, une relance a minima pourra être adressée à l’ensemble des électeurs afin de leur rappeler l’ouverture du scrutin et les horaires de vote. Les modalités précises de relance seront précisées dans le protocole d’accord pré-électoral.

En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 6 – Durée de l’accord et date d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter de la date d’agrément.

L’accord sera transmis à l’Ucanss et à la Direction de la Sécurité sociale (DSS) dans le cadre de procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D224-7 - 3° du Code de la Sécurité sociale.

Dans le silence de la Direction de la Sécurité Sociale, l’accord sera implicitement agréé à l’issue du délai d’un mois après avis du Comex de l’Ucanss.

Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues par la loi, conformément aux dispositions de l’article L. 2261-9 et suivants du Code du travail et/ou révisé en tout ou partie, par voie d’avenant de révision, dans les conditions prévues par la loi, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Clause de rendez-vous

A l’issue du scrutin, une commission de suivi sera organisée avec les organisations syndicales signataires du présent accord pour réaliser un bilan sur le vote électronique.

Article 7 – Publicité

Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail, cet accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives présentes dans l’organisme.

Il sera transmis également aux instances représentatives du personnel.

Après agrément, le présent accord :

– Donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail auprès de la Dreets et du greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

– Sera rendu public sur la base de données nationale, dans les conditions prévues à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

– Sera diffusé sur l’intranet de l’organisme.

Fait à Marseille, le 20 janvier 2022 en 9 exemplaires originaux,

La Caisse d’allocations familiales des Bouches-du-Rhône, représentée par Monsieur, Directeur général

Et

Les organisations syndicales représentées par :

Pour la CFDT : Monsieur ou Monsieur

Pour la CGT : Monsieur ou Madame

Pour FO : Monsieur ou Monsieur

Pour la CFE-CGC : Monsieur ou Monsieur

Pour la CGT-UGICT : Madame ou Madame

Pour le SNFOCOS : Madame ou Monsieur

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1. Délibération en date du 16/12/2021.

   ↩