ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DES CSE D’ETABLISSEMENT

ENTRE :

- L'Adapei-Nouelles Côtes d'Armor représentée par XXX, en sa qualité de Président,

D’une part,

ET :

- l’organisation syndicale CFDT, représentée par XXX, en sa qualité de Délégué Syndical Central,

- l’organisation syndicale CGT/FO, représentée par XXX, en sa qualité de Délégué Syndical Central,

- l’organisation syndicale SUD Santé Sociaux, représentée par X en sa qualité de Délégué Syndical Central.

D’autre part.

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein des établissements et services de l’association Adapei-Nouelles Cotes d’Armor, pour l’élection des membres du Comité social économique d’établissement, conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 du Code du travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres des comités sociaux économiques (CSE) d’établissement élus au sein des établissements et services de l’association relève du protocole d’accord préélectoral.

Le 20 mars 2015 l’association avait eu recours pour la 1^ère fois au même procédé de vote électronique au sein des établissements et services de l’association Adapei Côtes d’Armor pour l’élection des délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise. L’accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles signé le 30 janvier 2015 était prévu à durée indéterminée. Toutefois, du fait des changements législatifs et du prestataire, les parties ont souhaité renégocier un nouvel accord. De ce fait les dispositions de l’accord signé le 30 janvier 2015 sont réputées non écrites en application de l’article 9 VII de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, aux termes duquel les stipulations des accords d'entreprise relatives aux DP, au CE, au CHSCT, au regroupement par accord des IRP et à leurs réunions communes cessent de produire effet à compter de la date du premier tour des élections du CSE.

Le vote électronique permettra notamment :

- d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés dans les meilleurs délais, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné,

- de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

- de pallier les aléas postaux,

- d’augmenter la participation des électeurs par un élargissement des plages de vote.

Fort de l’expérience des précédentes élections les parties conviennent de proposer des plages de votes uniquement sur des jours ouvrés et ce 24 h sur 24 :

du lundi 4 mars au jeudi 7 mars 2019 pour le 1^er tour et du lundi 18 mars au jeudi 21 mars 2019 au 2^ème tour, 24 heures sur 24 heures sur les périodes d’ouverture de vote prévues au protocole préélectoral.

Le 18 octobre 2018 les élus du CCE ont été informés de la mise en œuvre du vote électronique.

CHAPITRE I – DISPOSITIONS DE L’ACCORD

ARTICLE 1 - CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein des établissements et services de l’association.

Après avoir pris contact avec plusieurs prestataires, spécialisés dans le développement du vote par Internet, le choix de la direction générale s’est portée sur le prestataire Voxaly. Il a été décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 alinéa 2 du code du travail.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote par internet.

Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique a audité le système et garanti sa conformité aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

Cette expertise met en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Ce rapport daté du 21.06.2017 est référencé : BS-2017-77.

Avec les organisations syndicales représentatives de l’Adapei-Nouelles Côtes d’Armor et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

ARTICLE 2 - MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’association sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire choisi est Voxaly. (ci-après nommé « Le Prestataire »).

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement, lors d’une réunion organisée le 26 septembre 2018.

Il est également reconnu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord ont toutes été informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

ARTICLE 3 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent que les électeurs voteront principalement par un processus de vote par internet. Les parties conviennent de la mise à disposition d’une plateforme test pendant un délai de 15 jours précédant le 1^er tour des élections professionnelles afin que les salariés puissent se familiariser avec le dispositif.

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin et sur la base de la 1^ère campagne menée à l’occasion des élections professionnelles de 2015, que les élections auront lieu uniquement sur des jours ouvrés (soit du lundi au jeudi) et ce conformément au calendrier défini dans le projet de protocole d’accord préélectoral, annexé aux présentes.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance.

Les parties signataires sont convenues de communiquer vers les salariés pour leur rappeler leur attachement sur le fait que le vote peut intervenir principalement sur leur lieu et leur temps de travail.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, une tablette avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mise à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique. La liste des établissements disposant de ce matériel sera annexée aux présentes.

Pour sécuriser l’utilisation de ces matériels les salariés devront signer et contresigner un tableau permettant de vérifier la restitution dudit matériel.

La mise à disposition de ce matériel permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sur les modalités de mise à disposition de ces matériels sera effectuée dans les établissements.

Les salariés seront informés par affichage en établissements et par l’intranet de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la présentation à l’écran des bulletins de vote et la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Les listes de candidats apparaitront à l’écran dans un ordre aléatoire.

Pendant la période de vote, des relances pourront être faites par les organisations syndicales par affichage sur les panneaux qui leur sont réservés dans les services et établissements de l’association, à destination des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

ARTICLE 4 - VOTE PAR CORRESPONDANCE

Les parties signataires aux présentes se sont accordées pour permettre aux salariés empêchés de voter par voie électronique du fait d’une absence sur la période considérée, de pouvoir voter par correspondance. Les conditions de ce vote font l’objet de dispositions particulières dans le protocole pré-électoral en son article 16.

ARTICLE 5 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, la Direction établira une note explicative à destination des électeurs précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique et mettra à disposition sur l’intranet de l’association le tutoriel fourni par le prestataire.

Cette notice d’information détaillée sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, deux élus titulaires de chaque CIE, les délégués syndicaux centraux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu conformément à l’article 14.5 du protocole pré-électoral.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, :

- L’adresse du site internet de vote

- Le code d’accès et le mot de passe

- Le numéro de téléphone de l’assistance

- Le code dirigeant directement vers le dispositif de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, pour l’élection des membres des comités sociaux économiques d’établissement titulaires et suppléants.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Le salarié devra entrer sa date de naissance afin que la validation soit effective.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

L’opinion émise par l’électeur ayant été cryptée sera ainsi stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

ARTICLE 6 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET DU STOCKAGE DES DONNEES

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 7 - DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote par les membres du bureau de vote et en présence d’un huissier ainsi que de la direction des ressources humaines.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15 du code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième assesseur suppléant sera désigné pour pallier l'absence d'un des deux assesseurs le jour du scellement ou le jour du dépouillement.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

CHAPITRE II – CLAUSES GENERALES

ARTICLE 8 - EFFET – DUREE

Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.

ARTICLE 9 - REVISION

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

• Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement

• Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte

• Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues ;

En outre, en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause totalement tout ou partie des dispositions de cet accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai convenu de 3 mois après la publication de ces textes afin d’adapter lesdites dispositions.

Par partie au sens du présent article, il y a lieu d’entendre :

. l’association, d’une part,

. l’ensemble des organisations syndicales représentatives signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement en totalité et sans réserve.

ARTICLE 10 - INTERPRETATION

Le présent accord fait la loi entre les parties qui l’ont signé ou qui y auront par la suite adhéré sans réserve et en totalité.

Pour traiter toute difficulté d’interprétation, une réunion sera organisée sous l’égide, ou par délégation, de la Direction Générale de l’association, dans les 30 jours de sa saisine.

L’interprétation sera donnée sous forme d’une note explicative adoptée par toutes les parties signataires du présent accord, ou y ayant adhéré sans réserve et en totalité, et qui sera annexée au présent accord.

ARTICLE 11 - ENTREE EN VIGUEUR 

Le présent accord entrera en vigueur, au moment de la signature des présentes pour une mise en œuvre pour les élections professionnelles de mars 2019.

ARTICLE 12 - FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

Le présent accord donnera lieu à dépôt en ligne par la Direction par l’intermédiaire de la plateforme de téléprocédure dédiée à cet effet.

A l’initiative de la Direction, un exemplaire du présent accord sera par ailleurs adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de SAINT BRIEUC.

Fait le 7 décembre 2018 à Plérin

En 8 exemplaires originaux (dont un pour chaque délégué syndical)

Pour l’Association

XXX

En qualité de Président

Pour CFDT Santé Sociaux Pour CGT – FO

XXX XXX

Pour Sud Santé Sociaux

XXX

ANNEXE 1- CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

ANNEXE A L’ACCORD D'ENTREPRISE

DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ET RELATIF AU RECOURS AU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

PREAMBULE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles des mandats de représentants aux comités économiques et sociaux d’établissement, la direction de l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor et les organisations syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société Voxaly, représenté par Monsieur BEGASSE Morvan, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

1. Nature des prestations attendues

Voxaly aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2-1 Fonctionnalités générales

1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

4. Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par Voxaly répond aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, Voxaly a fourni à l’association Adapei-nouelles Côtes d’Armor les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2-2 Scénario de vote

5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote,

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué,

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

2-3 Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par Voxaly dans le système de vote et contrôlée par la commission de surveillance désignée au sein de l’association Adapei-nouelles Côtes d’Armor.

8. Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.

2-4 Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par la commission de surveillance désignée au sein de l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor.

9. Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site,

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

2-5 Dépouillement des urnes électroniques

10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôle, validation et proclamation des résultats.

2-6 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Voxaly chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

2-7 Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux centraux et les membres habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux centraux auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

2-8 Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

2-9 Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

3-1 Préparation de l’élection

11. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor et sont ensuite fournies à Voxaly.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• Le collège de l’électeur,

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• La clef du numéro de Sécurité Sociale ou la clé RIB (2 chiffres),

  12. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  13. Transmission du « fichier électeurs »

Voxaly doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Voxaly propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor et lui-même.

14. Confidentialité du « fichier électeurs »

Voxaly s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

15. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Voxaly propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

16. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• d’un code secret qu’il est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

17. Envoi des moyens d’authentification.

Voxaly prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, Voxaly invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

18. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor, les délégués syndicaux centraux et les membres du bureau de vote, Voxaly fournit à l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

19. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  20. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor, aux délégués syndicaux centraux et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

3-2 Phase de test et de recette du système de vote électronique

21. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, Voxaly organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

22. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

3-3 Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Voxaly doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  23. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor sur support numérique à l’issue de l’élection.

24. Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

25. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Voxaly propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Voxaly met à la disposition du bureau de vote et de la direction de l’association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

3-4 Gestion informatique et technique du système de vote électronique

26. Disponibilité du système de vote électronique

Voxaly assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

27. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

28. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ANNEXE 2

Nombre et répartition des tablettes

Services / Etablissements	Nombre de tablettes
Pôle Adulte Tréguier	2 (pour les sites EA) (ordinateur fixe à disposition sur les sites suivants : SATRA, Esat, FH et FDV)
Pôle adulte Dinan -Lamballe	2 (2 pour les structures de Dinan, ordinateur disponible sur Lamballe)
Pôle adulte de Loudéac	2 (1 pour le site de St-Bugan et 1 pour le site de l’EA ; ordinateur fixe disponible sur les foyers et le pôle travail)
Pôle adulte de Guingamp	2 (1 pour les structures travail et 1 pour les structures d’hébergement)
Pôle Adulte St-Brieuc	4 (2 pour les structures hébergement et 2 pour les structures travail ; ordinateur fixe à disposition sur les 2 FH et le SAVS, ainsi qu’au foyer de la Fraternité)
IME Tréguier	1
IME St-Brieuc	2 (1 tablette sur chaque site de l’IME)
IME Loudéac	1
SESSAD Tréguier	1
SESSAD St-Brieuc	0 (ordinateur disponible)
SESSAD Loudéac	1
MAS Paimpol	1
MAS St-Brieuc	1
MAS Hillion	1
Esat de Plourivo	1

ANNEXE 3

PROJET DE PROTOCOLE D’ACCORD PRE-ELECTORAL DES COMITES SOCIAUX ECONOMIQUES D’ETABLISSEMENT

Entre :

• L’Association Adapei-Nouelles Côtes d’Armor représentée par XXX en sa qualité de Directeur Général,

D’une part,

Et :

• L’organisation syndicale CFDT, représentée par XXX, en sa qualité de Délégué Syndical Central

• L’organisation syndicale CGT/FO, représentée par XXX, en sa qualité de Délégué Syndical Central

• L’organisation syndicale SUD Santé Sociaux, représentée par XXX, en sa qualité de Délégué Syndical Central

D’autre part.

PREAMBULE

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection des comités sociaux économiques d’établissement tels que prévu par l’ordonnance 2017-1386 du 22.09.2017 et définis dans l’article 1 ci-dessous.

Les articles R2314-5 et suivants autorisent le recours au vote électronique par accord d’entreprise

Le décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel.

L’accord d’entreprise en date du 7 décembre 2018 a autorisé l’utilisation du vote électronique pour l’élection des représentants du personnel aux comités sociaux économiques pour les élections professionnelles intervenant en mars 2019.

La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Le présent protocole a été établi pour l’organisation des élections des représentants des comités sociaux économiques d’établissement.

Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise du 7 décembre 2018 dénommé « Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles des membres des comités sociaux économiques d’établissement », les parties ont décidé d’avoir recours à un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. 

Sa mise en œuvre est confiée à la société VOXALY : 6 Impasse Augustin Fresnel, 44800 Saint-Herblain.

Le système de vote proposé est conforme :

• Aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail,

• A la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités définies ci-après :

Au titre des présentes, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 - Reconnaissance de Comités sociaux économiques d’établissements

Conformément à la répartition des établissement et services de l’association, les parties acceptent le rattachement desdits établissements et services à 6 CSE d’établissements, qui sont les suivants :

• CSE d’établissement de LOUDEAC regroupant les établissements et services suivants :

IME St-Bugan

SESSAD St-Bugan

Foyer résidence Cadélac

Foyers de vie Bel Orient

SAVS de Loudéac

SATRA

Esatco site de Loudéac

Entreprise adaptée de Loudéac

• CSE d’établissement de DINAN –LAMBALLE regroupant les établissements et services suivants :

Esatco Lamballe et Dinan

Résidence Ker Redenn

Entreprise Adaptée

Foyer de vie Les Grands Rochers

SATRA de l’Argentel

SAVS de Dinan

ACT Dinan

• CSE d’établissement de PAIMPOL /TREGUIER, regroupant les établissements et services suivants :

MAS Paimpol

EA Tréguier

FH Résidence Avel Nevez

ESAT Tréguier

SATRA Tréguier

IME/SESSAD Ker an Heol

SAVS Tréguier

FDV Lannion Les Nymphéas

• CSE d’établissement du territoire de Guingamp regroupant les établissements et services suivants :

FH Foch Coajou

EA Plouisy

FDV Plouisy Résidence Park Nevez

SATRA Rucaer

SAVS Guingamp

ESAT Plouisy

ESAT Plourivo

• CSE d’établissement de SAINT-BRIEUC Pôle accompagnement au travail et à l’insertion regroupant les établissements et services suivants :

Pôle administratif

SATRA Les châtelets

ESAT St-Brieuc
EA St-Brieuc
ARTEX
EA Esatco Nièpce EV

EA Esatco Nièpce

• CSE d’établissement de SAINT-BRIEUC Pôle Accompagnement éducatif et social regroupant les établissements et services suivants :

FDV Ty Coat

Foyer Albatros

SAVS Aparté

FDV La Fraternité

SAVS Nouelles

MAS Roc Bihan

MAS Les Sorbiers

IME/SESSAD Guy Corlay

Pôle coordination

SAMSAH

Adapei-Nouelles Formation
ACT
ASLL
GEM

Article 2 - Date des élections

Le premier tour des élections des représentants du Comité social économique d’établissement aura lieu le lundi 4 mars 2019 jusqu’au jeudi 7 mars à 12 heures.

Le cas échéant un 2^nd tour sera organisé du lundi 18 mars au jeudi 21 mars 2019 jusqu’à 12 heures.

Les dates du premier et second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• De clôture des votes par internet

• Du dépouillement électronique

• De la proclamation des résultats

Article 3- Effectifs de référence et répartition des salariés

L’effectif global de référence au jour de l’élection est de …. salariés (effectifs au 30 novembre 2018), exception faite :

• Des salariés en CDD pour remplacement

• Des apprentis

• Des contrats de professionnalisation

• Des travailleurs handicapés en ESAT

• Des stagiaires

Concernant les salariés mis à disposition (professeurs de l’Education Nationale) , ils seront intégrés dans le calcul des effectifs exprimés en ETP.

L’ensemble des électeurs sera réparti conformément aux CSE d’établissements définis à l’article 1 du présent protocole.

Article 4 - Répartition par collèges électoraux

CSE St-Brieuc - pôle accompagnement au travail et à l’insertion : 3 collèges (cadres, employés, ouvriers pour les salariés des entreprises adaptées)

CSE de St-Brieuc – Pôle accompagnement éducatif et social : 2 collèges (Cadres et employés)

CSE de Dinan-Lamballe : 3 collèges (cadres, employés, ouvriers pour les salariés des entreprises adaptées)

CSE de Loudéac : 3 collèges (cadres, employés, ouvriers pour les salariés des entreprises adaptées)

CSE du territoire Paimpol /Tréguier : 3 collèges (cadres, employés, ouvriers pour les salariés des entreprises adaptées)

CSE du territoire de Guingamp : 3 collèges (cadres, employés, ouvriers pour les salariés des entreprises adaptées)

Article 5 - Nombre de siège à pourvoir

CSE d’établissements	Salariés ETP	Collège employés	Collège cadres	Collège salariés EA
	H	F	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants	Titulaires	Suppléants
CSE St-Brieuc Pôle accompagnement au travail et à l’insertion
CSE Saint-Brieuc Pôle Accompagnement éducatif et social
CSE Loudéac
CSE Dinan -Lamballe
CSE Paimpol/Tréguier
CSE Guingamp

Article 6 –Composition et répartition des collèges électoraux

Pour les élections des 6 Comités Sociaux Economiques d’établissements, sont retenus 2 à 3 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

CSE d’établissement	Nombre de votants 1er collège (Employés)	Nombre de votants 2ème collège (Cadres)	Nombre de votants 3ème collège (ouvriers)
CSE St-Brieuc Pôle accompagnement au Travail et à l’insertion
CSE St-Brieuc Pôle Accompagnement éducatif et social
CSE Loudéac
CSE Dinan-Lamballe
CSE de Paimpol/Tréguier
CSE du secteur de Guingamp

Article 7 - Durée des mandats

La durée des mandats pour les membres des comités sociaux économiques d’établissements est de 4 ans.

Article 8 - Electeurs et Eligibles

Les conditions d’électorat et d’éligibilité pour les élus des CSE d’établissements sont celles prévues aux articles L2314-18, L2314-19 et L2314-23 du Code du Travail.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l’employeur pour chaque collège et affiché le 6 février 2019.

Cette liste comportera les indications suivantes :

• Etablissement ou service de rattachement

• Nom

• Prénom

• Date de naissance

• Ancienneté

• Collège et éligibilité des électeurs.

L’ancienneté glissante dans l’entreprise sera calculée au 4 décembre 2018.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Pour les salariés mis à disposition de l’association (professeurs Education Nationale), un courrier sera adressé à leur employeur, au plus tard le 15 janvier 2019, par leur établissement de rattachement, lui demandant de communiquer la liste nominative des salariés remplissant les conditions d’électorat ainsi que l’option choisie par les intéressés, à savoir l’exercice de leur droit de vote chez leur employeur ou au sein de l’établissement de l’Adapei-Nouelles Côtes d’Armor dans lequel ils exercent, pour le 21 janvier au plus tard.

A défaut de réponse de l’entité extérieure dans le délai imparti, un affichage spécifique invitera ces salariés à faire savoir au plus tard, le 23 janvier 2019, s’ils entendent faire usage de leur droit de vote à ces élections. Ils pourront faire valoir ce choix jusqu’au 28 janvier 2019.

Sont électeurs tous les salariés, ayant 16 ans révolus, liés à l'Etablissement par un contrat de travail ayant au moins trois mois d’ancienneté dans les 12 mois qui précèdent le 1er tour. Sont exclus les Directeurs et les directeurs adjoints ; néanmoins ces salariés sont pris en compte au titre du calcul des effectifs. Les salariés bénéficiant de contrats aidés (CAE, contrats de professionnalisation, contrats emploi d’avenir) figureront sur les listes électorales et seront intégrés dans le calcul des effectifs conformément à la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel.

Sont éligibles, à l'exception des ascendants, descendants, frères, sœurs, conjoints, concubins partenaires de PACS et allié au même degré du Chef d'Etablissement ou son représentant, les électeurs âgés de 18 ans accomplis et ayant une ancienneté dans l'Entreprise d'au moins 1 an à la date du 1er tour. Sont exclus les Directeurs du siège et des établissements, et les directeurs adjoints.

Article 9 - Calendrier des Elections

Article 9.1 – Information des salariés

Au titre du 1er tour, la Direction informera par affichage et au moyen de l’intranet, le 1^er février 2019, l’ensemble des électeurs de la tenue des élections professionnelles ; document qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par instance.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvrable suivant la date limite de dépôt, soit le 15 février 2019.

La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour) ainsi que les jours et horaires d’accès aux tablettes.

Pour le 1^er tour, cette période sera la suivante :

du 4 mars 2019 – 9.00 heures – au jeudi 7 mars 2019 – 12.00 heures.

Les résultats du 1er tour seront affichés le 7 mars à 18.00 heures au plus tard.

En cas de 2ème tour, la Direction informera par affichage et au moyen de l’intranet, le 8 mars 2019, l’ensemble des électeurs d’un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvrable suivant la date limite de dépôt, soit le 12 mars 2019.

La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour) ainsi que les jours et horaires d’accès aux tablettes dans les établissements.

Pour le 2^ème tour, cette période sera la suivante :

du 18 mars 2019 – 9.00 heures au 21 mars 2019 -12.00 heures.

Article 10 - Listes de candidats au 1^er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-5 et L2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir au siège de l’association, à l'attention de la Direction des Ressources Humaines, avant 14 février 2019 à 12.00 heures au plus tard soit par lettre recommandée, remise contre récépissé, par télécopie (02.96.33.81.08) indiquant heure et jour de réception ou par messagerie électronique avec accusé de réception et de lecture.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes.

Conformément à l’article 2414-30 du Code du travail relatif à la représentation équilibrée des femmes et des hommes :

Pour chaque collège électoral, les listes sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Lorsque l'application du premier alinéa n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Ces dispositions s’appliquent à la liste des membres titulaires des comités sociaux et économique d’établissements et à la liste de ses membres suppléants.

Article 11 - Liste des candidats au 2^ème tour

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 11 mars 2019 à 18.00 heures.

Article 12 - Professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au 14 février 2019 avant 18 heures.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au 11 mars 2019 avant 18 heures.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 1 page au maximum. Les formats demandés sont :

Pour les professions de foi : fichier pdf (A4) inférieur à 2 Mo

Pour les logos : fichier .png (200x200pixels)

Article 13 - Vote électronique

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales a été annexé à l’accord collectif relatif au vote électronique, signé le 7 décembre 2018.

Article 14 - Modalités pratiques du vote électronique

Article 14.1 - Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste du scrutin pour lequel il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 14.2. - Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire comme stipulé à l’article 3 de l’accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé signé le 7 décembre 2018.

Article 14.3 - Matériel de vote – Codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule de paie communiqué par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Association.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 14.4 - Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera le 22 février 2019 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

Seront jointes à ce courrier les explications nécessaires au vote électronique.

Article 14.5 - Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales (ARTICLES R2314-15 ET R2324-11 DU CODE DU TRAVAIL), le prestataire VOXALY formera le 26 février 2019 à …. heures les membres de bureau de vote, les 3 Délégués Syndicaux, deux représentants titulaires de chaque CIE et 3 représentants de la DRH, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée au siège de l’association.

Cette intervention consiste en la :

- Présentation des élections (contexte, modalités de vote retenues, matériel de vote internet et matériel de vote par correspondance « à la demande », rôle de l’assistance téléphonique en amont et pendant le scrutin)

- présentation du scellement et du chiffrement du dispositif de vote électronique

- Présentation du module « gestionnaire » pour le contrôle des candidatures, le suivi de la participation pendant la période de vote

- Génération des clés de déchiffrement et remise aux membres du bureau de vote

- Test du dispositif de vote électronique : vote, dépouillement et résultats du vote test.

Les organisations syndicales signataires ou non du présent protocole sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de la Direction qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

- pour les Délégués Syndicaux Centraux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

- pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement

- pour deux élus titulaires de chaque CIE

Article 14.6 – Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 14.7 – Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin, accessible les jours ouvrés de 9 à 18h00.

Tout électeur atteint d’une infirmité ou d’une difficulté à appréhender l’outil informatique le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 15 - Dates et horaires des votes par internet

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des représentants aux CSE d’établissement sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du lundi 4 mars à 9.00 heures au jeudi 7 mars 2019 à 12.00 heures

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du lundi 18 mars à 9.00 heures au jeudi 21 mars 2019 à 12.00 heures.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter pendant et sur son lieu de travail. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Une tablette sera mise à disposition dans un établissement de chaque pôle, conformément à l’article 3 de l’accord relatif à la mise en application du vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles des membres des CES d’établissement, et permettra à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins.

Une tablette sera accessible durant les horaires de bureau, soit de 9H00 à 12H00 et de 14H00 à 18H00. Une note d’information sera faite par les directeurs de pôle pour indiquer le lieu physique où seront installés ces matériels.

Article 16 - Vote par correspondance

Les électeurs dont le service du personnel de l’établissement aura connaissance avant le 15 février avant 12.00 heures pour le 1^er tour et avant le 7 mars. 2019 avant 12.00 heures pour le 2^ème tour, qu’ils seront absents et empêchés pour voter par voie électronique pourront voter par correspondance ; les parties convenant que cette solution étant à proscrire dès lors que le salarié absent (maladie ou en congés) peut voter par la voie électronique.

Pour ces salariés dument empêchés, ils recevront par correspondance :

• Une lettre de présentation avec une carte émargement en tiers inférieur

• une note explicative

• les bulletins de vote des listes qui se présentent, ainsi que les professions de foi

• une enveloppe retour pré affranchie

L’envoi du matériel de vote sera effectué par le prestataire qui aura reçu les informations de la part de la DRH qui aura reçu elle-même ces éléments de la part des établissements :

• Pour le 1^er tour : 22 février 2019

• Pour le 2^ème tour : 13 mars 2019

Concernant ces votes, expédiés par correspondance à l’adresse du siège, une boite postale a été ouverte dans le bureau de poste desservant le siège social de l’Association (ELECTIONS PROFESSIONNELLES Adapei-Nouelles Côtes d’Armor – BP ……… – 22193 Plérin Cedex). Le dépouillement se fera après la clôture du vote par voie électronique et après vérification que l’électeur n’a pas déjà voté par cette voie.

Seuls les votes par correspondance parvenus par la poste avant le 6 mars 2019 (cachet de la poste faisant foi) pour le 1^er tour et pour le 2^ème tour avant le 20 mars 2019 (cachet de la poste faisant foi) seront pris en compte.

Les enveloppes contenant les bulletins de votes seront déposées dans les urnes correspondantes aux deux votes (titulaires-suppléants CSE d’établissements)

Les parties signataires choisissent pour ce vote par correspondance de prévoir que les bulletins pour ces deux votes soient de couleurs différentes pour éviter toutes erreurs par les votants.

• Vote CSE suppléants : couleur jaune

• Vote CSE titulaires : couleur bleue

Article 17 - Bureau de vote et commission de surveillance

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs choisis par la Direction Générale, sur proposition des organisations syndicales, propositions qui auront été communiquées à la direction générale au plus tard le 18 février 2019.

En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat et s’il est consentant.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au Siège Social de l’association.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des délégués syndicaux centraux et des membres du bureau de vote et de 2 représentants de la Direction des ressources humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement. Un huissier participera aux opérations de clôture et de dépouillement.

Chaque liste de candidats pourra demander la présence permanente dans la salle de vote d’un délégué habilité à contrôler toutes les opérations électorales.

Article 18 - Dépouillement

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique à 9.00 heures, puis dépouillement des bulletins de votes papier et intégration dans l’urne électronique, le bureau de vote renseigne les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

Article 19 - Proclamation des résultats

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Une fois les résultats proclamés par le Président du bureau de vote, la Direction Générale fera parvenir les résultats dans les établissements et services, dans les meilleurs délais ainsi qu’aux délégués syndicaux centraux et aux organisations syndicales invitées et présentes à la négociation et signataires ou non du présent protocole.

Article 20 - Organisation d’un deuxième tour

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

- carence de candidat au premier tour,

- quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valablement exprimés inférieur à la moitié des votants),

- un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

Article 21 - Formalité administrative

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail du Siège Social de l’Entreprise conformément à l’article L2314-12 du Code du Travail.

Le présent accord sera affiché dans les locaux de l'association, mis sur l’intranet et copie sera remise aux délégués du personnel, aux membres des comités d'établissements et du comité central d'entreprise.

Article 22 - Publicité

Chaque organisation syndicale signataire des présentes recevra un exemplaire du présent protocole. Au terme des élections, chacune recevra par l’intermédiaire du délégué syndical central un exemplaire des procès-verbaux des élections.

Les procès-verbaux des élections seront adressés à la DIRRECTE dont dépendent les établissements et services de l’Adapei-Nouelles Cotes d’Armor, ainsi qu’au CTEP (TSA 79109 – 76934 Rouen Cedex 9).

Les enveloppes reçues au titre du vote par correspondance seront conservées 15 jours par la Direction des Ressources Humaines.

Article 23 - Durée du présent protocole

Le présent protocole d’accord est conclu pour les élections professionnelles de 2019.

Fait à Plérin, le …………..2018

Pour l’Adapei-Nouelles Cotes d’Armor

XXX

Pour CGT – FO

XXX

Pour SUD Santé Sociaux Pour la CFDT

XXX XXX

ANNEXE 1 – RAPPEL DU CALENDRIER

Pour mémoire :

1^er tour des élections professionnelles 2015 : 20 mars 2015

2^ème tour des élections professionnelles 2015 : 3 avril 2015

Date	Objet	Qui
Novembre 2018	Invitation des Organisations syndicales à la négociation du protocole	Direction Générale ADAPEI Cotes d’Armor
01/02/2019 Article 9.1	Affichage note d’information des salariés tenue des élections professionnelles avec date scrutins et date dépôt des candidatures	Etablissements (note élaborée par le siège)
15.01.2019 Article 9.1	Envoi courriers à l’Education Nationale pour choix de vote des professeurs des écoles	Etablissements (IME)
23/01/2019 Article 8	Affichage pour professeurs des écoles pour choix de vote (EN ou établissements)	Etablissements (IME)
28/01/2019 Article 8	Date butoir pour réponses des professeurs des écoles	Salariés mis à disposition
06/02/2019 Article 8	Affichage liste électeurs /éligibles sur la base des effectifs au 31/01/2019	Etablissements
14/02/2019 Article 10	Date butoir dépôts des candidatures des OS 1er tour	Organisations syndicales à envoyer par courrier avec AR ou télécopie au siège
14/02/2019 Article 12	Date butoir pour dépôt des professions de foi des OS	Organisations syndicales à déposer contre remise en main propre, par courrier AR ou par télécopie
15/02/2019 Article 10	Affichage des listes de candidats	Etablissements suite transmission documents siège
21/02/2019	Affichage des modalités de scrutin par vote électronique et par vote / correspondance	Etablissements par une note transmise par le siège
22/02/2019 Article 14.4	Envoi codes confidentiels par courrier individuel aux salariés	Prestataire
22/02/2019 Article 16	Envoi du matériel de vote par correspondance	Prestataire sur la base des éléments fournis par le siège et les établissements.
26/02/2019 Article 14.5	Formation de l’équipe de correspondants des opérations de vote/internet	Prestataire
28/02/2019	Annoncer l’ouverture du 1er tour Par voie d’affichage	Par internet / Par note envoyée par le siège aux établissements
Du lundi 4/03 – 9.00 heures au jeudi 7/03 – 12.00 heures Article 15	Opérations de vote par internet 1er tour
6 mars Article 16	Date limite d’envoi des électeurs pour VPC – 1er tour	Cachet de la poste faisant foi
07/03/2019 – 18.00 heures Article 9.1	Affichage des résultats	Par internet / Par note envoyée par le siège aux établissements
08/03/2019 Article 9.1	Annoncer l’ouverture du Scrutin du 2ème tour par voie d’affichage	Par internet / Par note envoyée par le siège aux établissements
11/03/2019 – 12.00 heures Article 11	Date butoir dépôt des candidatures libres 2ème tour	OS et/ou salariés candidatures libres
11/03/2019 -12.00 heures Article 12	Date butoir pour dépôt professions de foi	OS et/ou salariés candidatures libres
12/03/2019 Article 9.1	Affichage candidats 2ème tour	Etablissements suite transmission documents siège
13/03/2019 Article 16	Envoi du matériel de vote par correspondance	Idem 1er tour
20/03/2019 Article 16	Date limite d’envoi des électeurs pour VPC - 2ème tour	Cachet de la poste faisant foi
Du lundi 18/03 – 9.00 heures au jeudi 21/03/2019 - 12.00 heures Article 15	Opérations de vote par internet 2ème tour

ANNEXE 2 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Le mot de passe est adressé par courrier à son domicile.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test).

Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique et un code d’accès unique.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est adressé par courrier à son domicile.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote VOXALY est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.