PROTOCOLE D'ACCORD PRE ELECTORAL

COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Deux collèges

ENTRE

l'A.D.A.P.E.I. "LES PAPILLONS BLANCS d'Ille-et-Vilaine"

17 rue Kerautret Botmel – CS 74428 – 35044 Rennes cedex

Représentée par sa Présidente,

D'une part,

ET

L’organisation syndicale C.F.D.T, représentée par

L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par

L’organisation syndicale CGT, représentée par

L’organisation syndicale FO, représentée par

L’organisation syndicale SUD Solidaires Santé Sociaux, représentée par

D'autre part,

Il a été convenu ce qui suit, en vue de l'élection des membres du CSE en application des articles L.2311-1 et suivants du Code du travail et des articles L.2314-4 et suivants du Code du travail.

Sur le fondement de la loi du 20 août 2008 la représentativité syndicale s’acquiert au premier tour des élections titulaire du CSE tout collège confondu, sans condition de quorum.

La durée du mandat des élus suite aux élections professionnelles sera de 4 ans conformément à l’accord de dialogue social en vigueur dans l’Association.

ARTICLE 1^er – DATES – HORAIRES

La date des élections est fixée pour le premier tour de scrutin du lundi 9 décembre 2019 à 8h00 au vendredi 13 décembre 2019 à 16h00

Au cas où un deuxième tour serait nécessaire, il aurait lieu du jeudi 26 décembre 2019 à 8h00 au lundi 6 janvier 2020 à 16h00.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

ARTICLE 2 – EFFECTIF, NOMBRE, COMPOSITION DES COLLEGES, REPARTITION DES SIEGES

Article 1.1 : Effectif – nombre et composition des collèges

L’effectif de l’Association est de 1258.74 salariés en ETP dont 86.17 etp salariés pour le CAT Armor.

Cet effectif comprend :

• 1144.79 employés et ouvriers (non cadres).

• 113.95 cadres

Le nombre de membres à élire est de 20 Titulaires et de 20 Suppléants dont 2 cadres conformément à l’accord de dialogue social signé le 18 juin 2019. (Pour rappel, l’obligation légale est de 18 titulaires et 18 suppléants).

Les parties signataires fixent conformément à l’article L2314-2 du code du travail et à l’accord de dialogue social du 18 juin 2019 le nombre et la composition des collèges électoraux comme suit :

Deux collèges sont prévus :

Premier collège : 1144.79 inscrits (employés et ouvriers).

Deuxième collège :  113.95 inscrits (cadres).

Article 1.2 : Répartition des sièges

Compte tenu du nombre total de sièges à pourvoir et de la répartition des effectifs par collège, les parties conviennent de la répartition suivante des sièges conformément à l’accord de dialogue social du 18 juin 2019:

Collège employés et ouvriers: 18 titulaires, 18 suppléants ;

Collège cadres : 2 titulaires, 2 suppléants.

Article 1.3 : Proportion de femmes et d’hommes au sein des collèges

Au sein du collège « employés et ouvriers », la proportion de femmes et d’hommes est de 825.20 femmes et de 319.59 hommes (dont 51.17 femmes et 32 hommes pour CAT Armor).

Au sein du collège « cadres », la proportion de femmes et d’hommes est de 68.36 femmes et de 45.59 hommes (dont 3 femmes pour CAT Armor)

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-13 du Code du travail, il est précisé que la proportion de femmes et d‘hommes composant chaque collège électoral est de :

• 72 % de femmes et de 28 % d’hommes pour le premier collège « employés et ouvriers »;

• 60 % de femmes et de 40 % d’hommes pour le deuxième collège « cadres ».

ARTICLE 3 - PERSONNEL ELECTEUR ET ELIGIBLE - LISTE ELECTORALE

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18, L.2314-19 et L.2314-23 du Code du Travail.

Les électeurs :

Sont électeurs, dans chaque collège, les salariés des deux sexes remplissant les conditions suivantes à la date du premier tour de scrutin :

• Etre salarié sans condition de nationalité lors du 1^er tour des élections

• être âgé de 16 ans accomplis ;

• avoir travaillé 3 mois au moins dans l’entreprise de manière continue ou non;

• n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, de déchéance ou d’incapacité relatives à leurs droits civiques

Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux de l’Adapei 35 et ayant travaillé dans l’Association depuis au moins 12 mois continus à la date des élections sont également électeurs s’ils ont choisi d’exercer leur droit de vote dans l’association utilisatrice.

Les employeurs de ces salariés ainsi que les salariés eux-mêmes seront interrogés sur leur choix d’exercer ou pas leur droit de vote au sein de l’Adapei 35.

Sont exclus le directeur général, la directrice générale adjointe et les cadres qui détiennent sur un service, un établissement, une délégation particulière, établie par écrit, permettant de les assimiler à l’employeur ainsi que ceux qui représentent effectivement l’employeur devant les institutions représentatives du personnel.

Les éligibles :

Sont éligibles, les salariés qui, à la date du premier tour du scrutin :

• sont électeurs et figurent sur les listes électorales

• ont l’âge minimum légal pour être éligibles : 18 ans ;

• justifient d’au moins un an de présence dans l’entreprise de manière continue ou non ;

• n’ont pas fait l’objet d’une interdiction, de déchéance ou d’incapacité relatives à leurs droits civiques

De plus, une personne qui n’est plus salariée à la date du second tour du scrutin n’est plus éligible.

Les salariés dont le contrat est suspendu (maternité, maladie, congés,…) restent éligibles dès lors qu’ils ne sont pas dans l’impossibilité d’exercer leur mandat.

Les salariés à temps partiel qui travaillent simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une d’entre elles choisie par eux.

Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux de l’Adapei 35 ne peuvent être candidats pour les élections au CSE.

Les cadres sont éligibles, à l’exception de ceux qui exercent les prérogatives de l’employeur vis-à-vis des autres salariés et des représentants du personnel et qui sont bénéficiaires d’une délégation écrite.

Ne sont pas éligibles, en vertu des articles L2314-16 et L2324-15 du code du travail, les conjoints, partenaire d’un PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur et allié au même degré du représentant employeur.

La liste électorale :

Les listes électorales, établies par le service RH, par collège, seront affichées au plus tard le vendredi 22 novembre 2019 précisant pour chaque salarié électeur : nom, prénom, âge, sexe, date d’entrée, la structure, le nombre de jours d’ancienneté et la qualité d’électeur et d’éligible afin de permettre que les réclamations éventuelles - qui doivent être présentées dans un délai de 3 jours devant le juge d’instance - reçoivent une solution avant les élections.

Une copie confidentielle des listes électorales sera transmise aux organisations syndicales présentes aux négociations du présent accord et utilisée aux seules fins des élections professionnelles.

A noter, qu’un salarié qui travaille au sein de plusieurs établissements de l’Association sera inscrit sur la liste électorale de celui où il exerce principalement son activité, à savoir son établissement de référence pour l’établissement du bulletin de paie.

ARTICLE 4 – LIMITATION DU NOMBRE DE MANDATS SUCCESSIFS

L’article L.2314-33 du Code du travail prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au CSE.

ARTICLE 5 - INFORMATION DU PERSONNEL - APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES

5.1 Dispositions générales

Après la date de signature du protocole pré électoral et au plus tard le 11 octobre 2019, le personnel est informé par affichage et actualité RH sur l’intranet du déroulement des élections.

5.2 Liste de candidats et date de dépôt

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour, communiqueront leurs listes de candidatures au plus tard le vendredi 22 novembre 2019 à 16h00 auprès du siège de l’ADAPEI 35 (la Direction des Ressources Humaines) en lettre recommandée avec accusé de réception ou contre remise en main propre ou par courriel par l’intermédiaire du syndicat départemental à ….ou ….moyennant récépissé de réception. Les listes parvenues après la date et l’heure fixée seront écartées.

Les organisations syndicales désigneront pour chaque liste une délégué.

Un syndicat ne peut présenter un candidat sans l’accord de ce dernier.

Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il n’y a de sièges à pourvoir ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats.

Un même candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et pour un poste de suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, il sera automatiquement désigné comme titulaire. Le siège du suppléant sera attribué à un candidat :

• qui n’est pas déjà élu en tant que titulaire ;

• qui est placé sur la liste concernée juste après le candidat qui a été élu titulaire;

• ou bien qui, en cas de ratures correspondant à au moins 10 % des suffrages, a obtenu le plus grand nombre de voix parmi les candidats restant à élire.

S’il n’y a plus assez de candidatures pour pourvoir les postes, il est attribué des sièges de suppléants à la liste ou aux listes ayant obtenu la plus forte moyenne parmi celles restant en présence.

Les listes devront être établies distinctement pour les deux collèges et pour l’élection des titulaires et des suppléants. Elles préciseront le nom et le prénom du candidat ainsi que l’ordre de la liste.

Si un deuxième tour s'avère nécessaire, les listes déposées restent normalement valables.

En cas de changement dans leur composition, ou de dépôt de nouvelles listes, les modifications doivent être portées à la connaissance de la Direction, dans les formes prévues ci-dessus pour le dépôt, avant le 18 décembre 2019 à 16 heures au plus tard.

Les listes des candidats sont affichées par la Direction le 25 novembre 2019 pour le premier tour et le 19 décembre 2019 pour le second tour.

5.2 Représentation équilibrée des femmes et des hommes

5.2.1 Rappel des dispositions légales en la matière

Il est rappelé que conformément aux dispositions de l’article L.2314-30 du Code du travail, pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Lorsque cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

En outre, les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Ces dispositions s'appliquent à la liste des membres titulaires du CSE et à la liste de ses membres suppléants.

5.2.2 Application des dispositions

L’effectif et la répartition sexuée des salariés étant susceptibles d’évoluer jusqu’à la date du premier tour de scrutin, un tableau réactualisé sera adressé au plus tard le 15 novembre 2019 aux organisations syndicales habilitées.

La répartition estimée :

Collège	Femmes inscrites	% F	Hommes inscrits	% H	Proportion Femmes	Proportion Hommes
Employés et ouvriers	825.2	72%	319.59	28%	13	5
Cadres	68.36	60%	45.59	40%	1	1

ARTICLE 6 – LE VOTE ELECTRONIQUE

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 24 septembre 2019 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’association.

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de l’Adapei 35 procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société V…..

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Dans chaque établissement, un lieu identifié permettra aux salariés qui le souhaitent de voter en toute discrétion. Ce lieu comportera un ordinateur avec une connexion internet et un téléphone permettant au salarié de contacter l’assistance pour le vote en ligne.

La direction RH communiquera aux organisations syndicales intéressées à cette négociation ainsi qu’aux délégués de liste pour le 22 novembre 2019 au plus tard la liste des bureaux mis à disposition pour le vote par site de travail comprenant un ordinateur connecté à internet, un téléphone pour appeler l’assistance, et garantissant la confidentialité du vote.

ARTICLE 7 : COMMUNICATION

Les organisations syndicales assureront leur communication électorale dans le cadre des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical dans l’association (affichage, distribution de tracts, réunions, etc.).

Les organisations qui le souhaitent transmettront au siège de l’Adapei 35 leur profession de foi sous les formats précisés ci-dessous pour mise en ligne sur le site de vote électronique.

Les tracts électoraux de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée V…. (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Ceux-ci devront respecter les prérequis suivants :

• format PDF de 2 Mo au maximum,

• 1 page A4 recto verso,

• couleur ou noir et blanc.

L’employeur mettra également sur l’intranet les tracts électoraux communiqués sur la même actualité que l’information aux salariés et le tutoriel de vote.

Chaque organisation syndicale pourra solliciter les directions d’établissement afin qu’une salle puisse être mise à leur disposition afin d’organiser une réunion d’information sur les élections du CSE. Cette réunion se déroulera hors temps de travail (temps de déjeuner, après les horaires de travail ...), et tout salarié pourra y participer s’il le souhaite.

Concernant les tracts électoraux et les appels à candidature, ceux-ci sont diffusables et de la responsabilité des organisations syndicales sur les lieux prévus à cet effet (porte d’entrée sur le lieu de travail des salariés, affichage syndical).

Pour aider les organisations syndicales dans la reproduction des tracts électoraux, un bugdet par organisation syndicale de 150 euros est prévu. Il sera payé contre facture transmise au siège à la direction de ressources humaines.

Un crédit d’heures de délégation complémentaire dédié à l’élection de 21 heures par organisation syndicale à utiliser de la date de signature du protocole d’accord jusqu’au début du vote est octroyé sous réserve que l’organisation syndicale communique à la direction des ressources humaines (a……….@adapei35.asso.fr) la ou les personnes à qui elles sont attribuées. Ces heures sont utilisables avec une liberté de circulation sur l’ensemble des établissements de l’Adapei35.

ARTICLE 8 - BUREAU DE VOTE ET MODALITES DU SCRUTIN

Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.

Ce bureau de vote est composé d’un président et de trois assesseurs désignés par la direction parmi les électeurs volontaires, composé des deux électeurs les plus anciens et des deux électeurs les plus jeunes, présents et acceptant cette fonction.

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote, en présence des délégués de liste, qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque assesseur). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

ARTICLE 9 – MODALITES DU SCRUTIN

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par courrier à son domicile avec la notice explicative

Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Les moyens d’authentification utilisés au 1^er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2^nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à V….. un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

  • choisir une liste dans sa totalité,

  • raturer des candidats. S’il ne subsiste ne serait-ce qu’un seul nom sur la liste, le vote est réputé valablement exprimé pour la totalité de la liste

  • voter blanc

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

ARTICLE 10 – DEPOUILLEMENT ET RESULTAT DU VOTE

Le dépouillement des élections des représentants du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1^er tour le 13 décembre 2019 à partir de 16h00. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour il se tiendra le 6 janvier 2020 à partir de 16 heures.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• impression et signature des procès-verbaux,

• proclamation des résultats.

Même si le quorum n’a pas été atteint, les résultats du premier tour doivent être nécessairement dépouillés. Le quorum n’est pas atteint lorsque le nombre de votants est inférieur à la moitié des électeurs inscrits.

ARTICLE 11 – PROCES VERBAUX

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin.

4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Chaque liste ayant présentée des candidats se verra remettre une copie de ces procès-verbaux.

Dès le lendemain des élections et au plus tard le lundi qui suit, les résultats sont affichés dans tous les établissements de l’Adapei 35 sur l’affichage obligatoire.

Communication de deux exemplaires en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles. Une copie sera transmise au greffe des prud’Hommes.

ARTICLE 12 – SECOND TOUR DU SCRUTIN.

Au cas où le quorum ne serait pas atteint ou s’il reste des sièges à pourvoir au premier tour, il y aura lieu de procéder à un second tour avec candidatures non syndicales fixé du jeudi 26 décembre 2019 8h00 au lundi 6 janvier 2020 16h00.

Sont admises les listes présentées par les organisations syndicales ou non ainsi que les candidats sans étiquette syndicale. A ce titre, une candidature individuelle peut constituer une liste.

Les nouvelles candidatures devront être communiquées auprès du siège de l’Adapei 35 (la Direction des Ressources Humaines) en lettre recommandée avec accusé de réception ou contre remise en main propre ou par mail selon les mêmes modalités que pour le premier tour au plus tard le mercredi 18 décembre 2019 à 16h00. Les listes parvenues après la date et l’heure fixée seront écartées.

Les dispositions ci-dessus prévues pour le premier tour s’appliqueront également au second tour.

Les candidatures présentées par un syndicat au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour sans qu’il soit nécessaire de déposer de nouveau les listes de candidatures syndicales, sauf en cas de modifications souhaitées.

ARTICLE 13 – DUREE DU PROTOCOLE

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).

ARTICLE 14 – AFFICHAGE

Le présent protocole fera l’objet d’un affichage dans les établissements et service dès sa signature.

Il sera également consultable sur l’intranet

Fait à Rennes, le 7 octobre 2019

1. Les Signataires Pour l’ADAPEI

Pour le Syndicat CFDT

Pour le syndicat CFE-CGC

Pour le Syndicat CGT

Pour le Syndicat FO

Pour le syndicat SUD

Annexe au protocole électoral

PREMIER TOUR :

Affichage du protocole d’accord préélectoral : au plus tard le 11/10/2019

Affichage des listes électorales : au plus tard le 22/11/2019

Clôture des listes de candidats : au plus tard le 22/11/2019 à 16 heures

Affichage des listes de candidats : au plus tard le 25/11/2019

Constitution du bureau de vote : au plus tard le 29/11/2019

Formation du bureau de vote et représentants du personnel : entre le 4 et le 6/12/2019

1^er tour du scrutin : du lundi 9 décembre 2019 à 8h00 au vendredi 13 décembre 16h00

Proclamation des résultats : le 13 décembre 2019

Affichage des résultats : à compter du 13décembre 2019 et au plus tard le 16 décembre 2019

SECOND TOUR (éventuel):

Clôture des listes de candidats : au plus tard le 18 décembre 2019 à 16h00

Affichage des listes de candidats : au plus tard le 19/12/2019

2ème tour du scrutin : du jeudi 26 décembre 2019 à 8h00 au lundi 6 janvier 2020 à 16h00

Proclamation des résultats : le 6/1/2020

Affichage des résultats : à compter du 6/1/2020 et au plus tard le 8/01/2020

Annexe : cahier des charges du vote électronique

CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES (TOUS ETABLISSEMENTS ADAPEI 35)

3. CHAPITRE 1 : GENERALITES

   Article 1 : Présentation de l’Association Adapei 35

   L’Association Adapei 35 est une association loi 1901 qui relève de la convention collective nationale de travail des Etablissements et Services pour Personnes Inadaptées et Handicapées du 15 mars 1966 et de la convention collective nationale de l’animation du 28 juin 1988.

   Les dernières élections professionnelles se sont déroulées pour le 1^er tour le 3 octobre 2017 et pour le 2^ème tour le 17 octobre 2017 et concernaient 1200 électeurs.

   Un accord de dialogue social signé le 18 juin 2019 prévoit les modalités d’organisation du CSE unique composé de 20 membres titulaires dont 2 cadres à l’échelle du département 35.

   Le nombre d’électeurs estimés à la date des élections est d’environ 1350.

   La totalité des salariés de l’Adapei 35 ont accès à un outil informatique au moins sur leur lieu de travail. Le vote pourra également être réalisé sur les outils informatiques personnels ou dans les cybercafé ou espaces internet.

   Article 2 : Domaine d’application

   Ce cahier des charges définit les conditions particulières de la prestation pour la mise en place du vote électronique lors des élections professionnelles Adapei 35 qui auront lieu en décembre 2019.

   Le présent cahier des charges s’inscrit strictement dans le cadre des stipulations des accords d’entreprise en vigueur au sein de l’Adapei 35 auxquels il ne peut être dérogé. Ces accords sont soit en cours de négociation ou soit prochainement négocié (accord relatif au vote électronique, protocole d’accord pré électoral).

   CHAPITRE 2 : NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES

V.....aura à charge :

• La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines

• La mise en œuvre du système de vote électronique

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

5. CHAPITRE 3 : FONCTIONNALITES ATTENDUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

   Article 1 : Fonctionnalités Générales

   Système de vote distant :

   Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe

   Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par internet.

   Période des élections :

   La durée du scrutin est déterminée dans le protocole d’accord pré électoral relatif aux élections concernées. Durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

   Nature des élections :

   Les élections à organiser sont des élections professionnelles des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

   Sécurisation du système proposé :

   Le système de vote électronique proposé par V.....répond aux exigences minimales suivantes  (décret du 25 avril 2007) :

• Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

• Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Ce rapport a également été transmis à l’Adapei 35

• Les prescriptions énoncées ci-dessus s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

  Article 2 : Scénario de vote

  Etapes

  Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• Une étape d’identification de l’électeur : celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• Une étape de présentation des listes de candidats en présence

• La possibilité de consulter les professions de foi de chaque liste

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés.

• La confirmation par l’électeur du choix opéré

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  Emargement électronique, unicité du vote :

  Le système électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote)

  Traitements sous-jacents :

  Lors de la prise en compte du vote, le système doit s’assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système ; la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

  Article 3 : Procédure d’ouverture de l’élection

  L’ouverture de la plateforme est paramétrée par le prestataire dans le système de vote.

  La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• Le contrôle que les urnes électroniques soient vide

• Le contrôle que la liste d’émargement est vierge

• Le contrôle du nombre d’inscrits par élection

  Article 4 : Procédure de clôture de l’élection

  La clôture de la plateforme est paramétrée par le prestataire dans le système de vote.

  La procédure de contrôle de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos

  Article 5 : Dépouillement des urnes électroniques

  La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement

• L’accès à la liste des émargements

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des procès verbaux au format Cerfa ainsi que le calcul de la représentativité

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote. (Tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôle, validation et proclamation des résultats)

  Article 6 : Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

  Pour garantir la confidentialité, V.....chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste informatique jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

  Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste informatique est assuré afin de protéger le contenu du suffrage durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS

  Ainsi le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton « je vote », donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

  Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation N°2010-371 du 21 octobre 2010.

  Article 7 : Liste des émargements

  L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

  Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargement sont accessibles par les membres du bureau de vote.

  Article 8 : Assistance technique

  Le prestataire assure une assistance technique à distance (plateforme téléphonique) pendant toute la période du scrutin et fournit un kit de formation des membres du bureau de vote et les notices explicatives aux électeurs.

  Article 9 : dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, d’une attaque par un tiers, d’une défaillance technique, le bureau de vote a compétences, après avis des représentants du prestataires et de la direction des ressources humaines, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment de décider la suspension des opérations de vote.

6. CHAPITRE 4 : AUTRES PRESTATIONS A FOURNIR

   Article 1 : Préparation de l’élection

   Constitution du fichier électeur :

   Les listes électorales sont constituées par l’Adapei 35. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par collège et par établissement afin de faciliter l’affichage en établissement.

   Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du fichier électeurs.

   Ainsi le fichier électeurs contient notamment pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur

• Les noms et prénoms de l’électeur

• Le sexe

• La date de naissance et l’âge de l’électeur

• L’établissement de l’électeur

• Le collège de l’électeur

• L’adresse postale de l’électeur

• La clef du numéro de Sécurité Sociale

  Objet du fichier électeur :

• Permettre l’attribution des codes d’accès au système électronique pour chaque électeur autorisé

• Contrôler les accès au système de vote électronique

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur

• Editer les listes d’émargement

  Transmission du « fichier électeurs » :

  V.....doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

  Confidentialité du « fichier électeur »

  V.....s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeur » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

  A l’issue de l’opération de vote électronique et des délais de recours éventuels, le prestataire s’engage à détruite le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune donnée.

  Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

  A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique pour chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

  V.....propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

  Composition des codes d’accès au système de vote électronique

  Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• D’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• D’un code secret qu’il est seul à connaître

  Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

  Envoi des moyens d’authentification :

  V.....prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique par voie postale.

  En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, V.....invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

  Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

  Contrôle des listes électorales électroniques

  Afin de permettre une vérification par l’Adapei 35 et les membres du bureau de vote, V.....fournit à l’association, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

  Transmission du « fichier candidats »

  Les listes de candidats sont transmises par la direction des ressources humaines de l’Adapei 35 au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

  Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée : CSE titulaire ou suppléant, collège

• L’appartenance syndicale le cas échéant

• Les nom et prénom de chaque candidat

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes

  Contrôle de conformité des « liste de candidats »

  Le prestataire propose une procédure afin de vérifier l’exactitude des listes de candidats

  Transmission des Professions de foi

  Les professions de foi respectant le format prévu sont transmises par la direction des ressources humaines de l’Adapei 35 au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs.

  Article 2 : Prestation de conseil et d’assistance de la Direction des Ressources Humaines

  V.....doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• La rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités de vote électronique

• La rédaction du protocole d’accord pré électoral intégrant les modalités du vote électronique

• La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux électeurs

• La présentation du système aux partenaires sociaux

  Les listes d’émargement définitives sont remises à l’Adapei 35 sur support numérique à l’issue de l’élection.

  Les résultats bruts comportant les compteurs de voix par collège, par liste, par candidat sont accessibles à l’issue du scrutin uniquement par les membres du bureau de vote.

  Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

  V.....propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

  V.....met à disposition de l’association et des membres du bureau de vote les procès verbaux modèle Cerfa pré-remplis au format PDF

  Article 3 : Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique

V.....assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera accessible 24 heures sur 24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture

Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission du suffrage

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire être exécutée à nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers support.