Accord d'entreprise "protocole d'accord local relatif au télétravail" chez CARSAT N.E. - CAISSE D ASSURANCE RETRAITE ET DE LA SANTE AU TRAVAIL (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD LOCAL RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL

ENTRE :

La Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail du Nord-Est (ci-après désignée la Carsat NE)

81-83-85 Rue de Metz

54073 NANCY Cedex

Représentée par Monsieur Emmanuel GOUAULT, agissant en qualité de Directeur, dûment mandaté

ET :

Les représentants des organisations syndicales représentatives.

Préambule

Les technologies de l'information et de la communication offrent désormais des possibilités d'organisation du travail permettant d'une part, aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d'autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile ­ lieu de travail.

Le présent protocole d’accord local (PAL) s’inscrit dans la logique du deuxième PAL national sur le travail à distance signé le 28 novembre 2017.

Au-delà, il s’inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment l'accord relatif à la promotion de la diversité et de l'égalité des chances du 28 juin 2016 et l'accord relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16 novembre 2012 ainsi que dans le cadre des règles définies par le code du travail.

Le télétravail pendulaire hebdomadaire s’entend par une forme de travail à domicile régulier, s’effectuant sur un ou deux jours maximum par semaine.

Le télétravail pendulaire forfaitaire s’entend par une forme de travail à domicile s’effectuant sur un forfait de jours annualisés limités à deux jours consécutifs.

Une phase d’expérimentation du télétravail pendulaire hebdomadaire et pendulaire forfaitaire a été menée à la Carsat Nord-Est, préalablement à la rédaction de ce protocole, au cours des exercices 2016 et 2017.

Celle-ci s’est voulue à la fois participative et consultative en associant étroitement différents niveaux d’acteurs à l’instar des managers concernés, des ressources humaines, la médecine du travail, les instances représentatives du personnel.

Compte-tenu des résultats positifs constatés lors des bilans réalisés en lien avec les managers et les télétravailleurs engagés dans cette expérimentation, les parties expriment leur volonté de mettre en œuvre le télétravail au sein de la Carsat Nord-Est en élargissant ce mode de travail à de nouveaux emplois selon un format pendulaire hebdomadaire ou pendulaire forfaitaire. Certains emplois ne seront pas éligibles. (Annexe 1)

Les parties conviennent que le travail à distance peut constituer un facteur d'amélioration de la qualité de vie au travail. Toutefois, ils ont porté une attention particulière au maintien d'un lien entre le salarié et l'organisme propre à éviter tout phénomène d'isolement, et rappellent que les conditions d'exercice de l’activité professionnelle par le télétravailleur doivent s'inscrire dans le respect du droit à la déconnexion, conformément aux prévisions du protocole d'accord du 28 juin 2016 relatif à la promotion de la diversité et de l'égalité des chances.

Le présent protocole a pour objectif de définir les conditions d’accès au télétravail et les règles de fonctionnement qui régissent ce mode d’organisation.

Article 1 – Champ d’application

Le télétravail s'entend d'une forme d'organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l'employeur, est effectué par un salarié à son domicile en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire hebdomadaire et pendulaire forfaitaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, à son domicile sans que la nature de son activité l'y contraigne.

Le dispositif vise les salariés de la Carsat Nord-Est quelle que soit la durée de leur temps de travail. Les salariés exerçant des activités itinérantes qui, par leur nature, ne peuvent pas être réalisées dans les locaux de l’employeur ne sont pas exclus, étant éligibles sur un format pendulaire forfaitaire.

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de la Carsat Nord-Est qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés soumis à un régime d'astreintes à leur domicile, lors de ces périodes d'astreinte.

L'organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d'activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n'entre pas dans le champ d'application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

Article 2 – Conditions de mise en œuvre pour les postes éligibles au télétravail

2.1 - Mise en place du télétravail dans l'organisme

Conformément aux dispositions du code du travail, le télétravail nécessite, pour être mis en place dans l'organisme, que soit, au préalable, conclu au plan local un accord collectif d'entreprise, ou, à défaut, que soit élaborée par l'employeur, après consultation de la représentation du personnel, une charte. La Carsat Nord-Est vise, en la matière, la conclusion d’un PAL en accord avec les instances représentatives du personnel.

En cas de pollution, c'est-à-dire lorsque les normes de qualité de l'air ne sont pas respectées, ce qui peut par ailleurs entraîner des mesures de restriction de la circulation décidées par le préfet, l’employeur incitera les agents bénéficiant déjà des modalités du télétravail à réaliser une ou plusieurs journées supplémentaires de télétravail.

2.2 - Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

Lorsqu'un salarié exerçant un emploi éligible au télétravail exprime au cours des campagnes annuelles de recueil de candidatures, une demande de télétravail, l'employeur examine cette demande.

Les demandes sont examinées par le responsable hiérarchique qui peut l’accepter ou la refuser au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu'organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, de la maîtrise de l'emploi dont fait preuve le salarié, de la capacité de celui-ci à travailler de manière autonome. Le respect de la trajectoire de déploiement est également nécessaire (Annexe 2).

La décision de l'employeur à l’issue de la procédure d’examen des candidatures (Annexe 3) fait l'objet d'une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles.

En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit.

Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l'organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction de l'organisme répond par écrit, et de façon motivée à la demande de réexamen. Cette réponse fait suite à un échange collectif préalable sur la situation entre la direction, le manager et l’agent. La réponse intervient dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

En cas d'acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l'attestation d'assurance prévue à l'article 3 et de la fourniture du diagnostic de conformité des installations électriques prévu à l'article 4 lorsque la demande porte sur le télétravail pendulaire hebdomadaire. Ce diagnostic n’est pas demandé dans le contexte du télétravail pendulaire forfaitaire.

2.3 - Préservation du lien avec l'organisme

2.31 - Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur :

- le télétravail pendulaire hebdomadaire ne peut être effectué plus de deux jours par semaine,

- le télétravail pendulaire forfaitaire ne peut être effectué plus de deux jours consécutifs au cours

d’une même semaine

- Les autres jours, les activités  sont  réalisées  selon les conditions et modalités habituelles d’exécution du contrat de travail  

Cette durée peut faire l’objet de dérogations dans les conditions visées à l'article 2.32.

2.32 - Aménagements du télétravail dans des situations particulières

Quand le télétravail est de nature à favoriser l'emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l'employeur, en lien avec les représentants du personnel (CHSCT, puis Comité social et économique), examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées et déroger aux dispositions énoncées au point 2.31. L’indemnité de télétravail est versée même lorsque le télétravail répond à un aménagement lié à une situation particulière.

2.33 - Participation à la vie de l’organisme

Afin de garantir l'information et le lien avec l'organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. La récupération d’un jour télétravaillable non réalisé, en raison d’une réunion de service, d’une formation ou encore d’un besoin organisationnel du secteur de rattachement, doit être effectuée dans un délai maximum de 30 jours ouvrés.

2.4 - Conditions de mise en place

2.41 - Avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail conforme à l'avenant-type. (Annexe 4)

Cet avenant, qui est conclu pour une durée d’un an, peut être renouvelé autant de fois que de besoin dès lors que le salarié et l'employeur en sont convenus dans le respect de la trajectoire face à de nouvelles demandes.

2.42 - Période d'adaptation et réversibilité permanente

Période d'adaptation et entretien de bilan

Afin de permettre au salarié et à l'organisme de s'assurer que le télétravail pendulaire hebdomadaire correspond à ses attentes, il est prévu une période dite d'adaptation.

Pendant cette période, dont la durée ne saurait excéder 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d'un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Le cas échéant, un télétravailleur éligible, écarté du fait de la trajectoire, pourra remplacer l’éventuel départ, sous réserve de satisfaire aux conditions d’éligibilité (ADSL / réseau électrique conforme / assurance). Une liste tenant compte du scoring des candidats sera conservée trois mois pour ce faire.

Cette période d'adaptation est effective une seule fois, et ne s'applique pas si l'avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l'arrivée du terme de la période d'adaptation afin d'effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l'occasion pour les deux parties d'apprécier l'opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

Réversibilité à l'issue de la période d'adaptation

À l'issue de la période d'adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu par l'avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l'employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l'avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit. Le télétravailleur restitue à l’employeur le matériel mis à sa disposition.

Situation en cas de changement de fonction ou de domicile

En cas de changement de fonction, le télétravailleur devra solliciter une nouvelle autorisation. Cette demande sera étudiée lors d’une nouvelle campagne. En cas de changement de domicile, le télétravailleur pendulaire hebdomadaire devra effectuer un nouveau test ADSL et un nouveau diagnostic électrique. La Carsat Nord Est prendra en charge ce diagnostic électrique (un seul déménagement au maximum). Les fois suivantes, les frais de diagnostic liés à un nouveau déménagement seront à la charge du candidat au télétravail.  Une mise en conformité, le cas échéant, conditionnera l’acceptation de sa demande.  La poursuite du télétravail est subordonnée à l'accord des deux parties et à la conclusion d'un nouvel avenant entre le salarié et l'organisme.

Durée du travail et respect de la vie personnelle

Les horaires de télétravail s'exercent dans le cadre de l’horaire variable de l’organisme et dans le respect des règles légales en vigueur.

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu'à la demande de son employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

L'avenant au contrat de travail fixe, en tenant compte d'une pause déjeuner, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable par l'organisme. Elles sont portées à la connaissance du manager du salarié et de ses collègues de travail.

Le salarié doit être joignable sur les plages fixes, il bénéficie notamment des dispositions de l’article 2.1 - Le droit à la déconnexion du protocole d’accord sur la santé et la qualité de vie au travail au sein de la Carsat Nord-Est signé le 30 décembre 2016.

Pour ce qui concerne les salariés relevant d'un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, à une journée de travail au sens de la convention du télétravail pendulaire forfaitaire. Le jour de télétravail n’est, par conséquent, pas fractionnable.

Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l'employeur s'immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l'organisation de celle-ci.

2.43 - Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail résulte d'un accord entre les parties, qui doit permettre d'assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d'affectation du salarié.

2.44 - Suspension provisoire du télétravail

• Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l'empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail, défaillance des applicatifs du métier).

Dans cette hypothèse, le salarié doit informer son manager qui peut demander, dès qu'il a connaissance de ces événements, la suspension ou l'aménagement à titre temporaire du télétravail.

L’agent et son manager s’accorderont sur différentes options :

• La réalisation d’une activité de remplacement

• Le retour à l’organisme (dans ce cadre, le temps de trajet est à considérer comme du temps de travail effectif. Un relevé des heures effectuées à domicile est par ailleurs à produire au manager).

• La pose d’un congé ou l’utilisation du crédit d’heure disponible le cas échéant

• L’employeur peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à remettre en cause la continuité de service ou la sécurité des salariés et donc être amené à suspendre de manière temporaire le télétravail. Sauf circonstances exceptionnelles (cause extérieure, imprévisible et irrésistible), un délai de prévenance de 7 jours doit être respecté. Les modalités de suspension provisoire feront l’objet d’un accord préalable entre les parties.

2.45 - Suivi du télétravailleur

Pour les télétravailleurs, l'entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement commence par une séquence consacrée au suivi de l'organisation du télétravail.

Sont notamment évoquées les conditions d'activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l'organisme. La rotation éventuellement planifiée dans le cadre du contrat de service sera, le cas échéant, également évoquée.

Article 3 – Assurance

Dans le contexte du télétravail pendulaire hebdomadaire et pendulaire forfaitaire, le salarié doit informer l'assureur du domicile qu'il y exerce une activité professionnelle, et s'assurer que l'assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de télétravail.

Il doit fournir à son organisme une attestation de l'assureur en ce sens avant signature de l'avenant à son contrat de travail.

Article 4 – Équipements de travail

Le lieu d'exercice du télétravail doit être compatible avec l'exercice d'une activité professionnelle au regard des règles en matière d'hygiène et sécurité.

Pour le télétravail pendulaire hebdomadaire, une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel est remise par le salarié à son employeur préalablement à la signature de l'avenant à son contrat de travail. Elle indique que l'installation électrique du domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d'exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.

Qu’il soit sur un format pendulaire hebdomadaire ou pendulaire forfaitaire, le télétravailleur doit pouvoir être joignable par messagerie et par Skype. Il doit être en mesure de se connecter à distance.

À cet effet, l'employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s'il était à son poste de travail.

Celui-ci assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques.

L'utilisation de ce matériel est strictement limitée à l'exercice de l'activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l'organisme, ainsi que son manager.

Par ailleurs, sur prescription du médecin du travail, l’employeur met à disposition des télétravailleurs pendulaires hebdomadaires du matériel et/ou du mobilier adapté. Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements. Le salarié s'engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu'il est mis fin au télétravail.

Article 5 – Frais professionnels

Sur présentation de factures, l'employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire hebdomadaire à domicile dans les conditions suivantes :

• le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques,

• le surcoût éventuel de l'assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l'exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire mensuelle, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, est égale à 10 euros pour une journée en télétravail par semaine, à 20 euros pour 2 jours par semaine.

Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l'indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d'absence du télétravailleur de plus d'un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques, ...).

Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d'une enveloppe de jours annualisés à prendre par le salarié au cours de l'année civile, l'indemnité est versée en fin d'année sur la base d'une valorisation de 2,50€ minimum par jour télétravaillé.

Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d'évolution annuelle constaté de l'indice lnsee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s'y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. Cette revalorisation ne doit pas avoir pour effet de minorer le montant minimum ci-dessus évoqué.

Article 6 – Protection des données

L'organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile.

Article 7 – Droits et garanties individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'organisme, notamment en matière d'accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d'évolution professionnelle que ses autres collègues.

À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l'employeur. Lors de l'entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d'organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail effectifs.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant.

L'employeur s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l'organisme.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d'un droit à la déconnexion qui s'exerce dans les conditions posées par le code du travail.

Article 8 - Relations sociales

En tant que salariés de l'organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs.

À l'occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d'heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 9 - Consultation de la représentation du personnel

La mise en œuvre du télétravail fait l'objet d'une consultation préalable de la représentation du personnel.

Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l'organisme lui est présenté. Il comprend des éléments permettant de comparer l'évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés.

En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu'aux représentants du personnel.

Article 10 - Santé au travail et représentation du personnel

L'employeur informe le télétravailleur de la politique de l'organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu'il est en situation de télétravail.

L'employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s'assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d'opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l'employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l'état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu'à l'achèvement de la remise aux normes.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du code de la Sécurité sociale.

À cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 11 - Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d'organisation du travail. Ces dispositions sont facultatives pour les télétravailleurs pendulaires au format forfaitaire.

Les managers chargés d'encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

À ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques potentiels du management de télétravailleurs, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place.

Les salariés de l'unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d'organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 12 - Dispositions diverses

L'accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans à compter de la date d'agrément.

Il pourra être révisé dans les conditions légales posées par le code du travail. Il s'applique sous réserve de l'agrément prévu par le code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l'employeur.

Une évaluation de l'application de l'accord est réalisée entre les partenaires sociaux, dans l'année qui précède son échéance.

Fait à Nancy, le

Le Directeur,

Emmanuel GOUAULT

CFDT CGT

FO SNFOCOS UGICT

Annexe 1

Liste des emplois éligibles et non éligibles

Annexe 2

Trajectoire de déploiement

Annexe 3

Support d’examen des candidatures / grille de notation des critères de priorités

Annexe 4

Avenant-type au contrat de travail pour le télétravail pendulaire hebdomadaire

Avenant-type au contrat de travail pour le télétravail pendulaire forfaitaire