Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au CA de la Caf de la Savoie" chez CAF 73 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA SAVOIE (Siège)

Protocole d’accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caf de la Savoie

Entre d’une part :

la Caisse d’Allocations familiales de la Savoie représentée par son Directeur,

Et d’autre part :

les organisations syndicales soussignées,

pour la CFDT

pour la CGT

Préambule

Le présent protocole d’accord doit permettre aux personnels de la Caf de la Savoie de recourir au vote électronique, sur le lieu de travail ou à distance, pour les prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’administration, conformément aux dispositions de l’article D. 231-15 du Code de la Sécurité Sociale.

Le recours au vote électronique a pour objectif de sécuriser et de fiabiliser les différentes étapes du processus électoral en proposant aux agents de voter de manière simple et confidentielle favorisant ainsi la participation des électeurs.

Les modalités d’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration seront définies dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes seront précisées par le cahier des charges.

ARTICLE 1 : Conformité du système de vote

Choix du prestataire et démarches auprès de la CNIL

Choix du prestataire

La société PARAGON TRANSACTION, spécialisée dans la mise en place du vote électronique avec une expérience reconnue au sein de l’Institution, accompagnera la CAF de la Savoie dans la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires dans le cadre d’un marché national Ucanss.

Les parties au présent accord ont bénéficié, le 23 novembre 2021, d’une présentation de l’outil PARAGON et ont à cette occasion eu la possibilité de poser toutes les questions en lien avec la démarche de vote électronique mise en œuvre par ce prestataire.

Le système de vote électronique proposé par la société PARAGON TRANSACTION, fera l’objet d’une évaluation menée par Denis JACOPINI, expert indépendant, visant à valider sa conformité dans le cadre de ses obligations règlementaires :

• Aux exigences du vote par Internet

• A la délibération n°2019-053 de la CNIL ainsi qu’à ses préconisations

• Aux dispositions légales (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets suivants en la matière, le Règlement Général sur la Protection des Données RGPD)

Avec les organisations syndicales représentatives de la Caf de la Savoie et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités suivantes.

ARTICLE 2 : Mise en place du vote électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées au prestataire PARAGON TRANSACTION sur la base des dispositions du présent accord selon le marché national Ucanss n°18AC22.

Les organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord ont connaissance des modalités liées au système de vote électronique.

ARTICLE 3 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Les parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu travail et /ou à distance (smartphone, tablette, ordinateur).

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui- ci. Une information sera diffusée en interne sur cet emplacement.

Les salariés seront informés par courriel de l’ouverture des bureaux de vote.

Les agents absents et personnels mis à disposition (assistantes sociales et éducatrices) recevront également des informations relatives aux élections par courrier.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraine aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

L’ordre d’apparition des listes à l’écran se fera par ordre alphabétique.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un pourra être adressé à l’ensemble des électeurs pour les inviter à voter et ce, afin d’augmenter le taux de participation.

ARTICLE 4 : Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de ces modalités de vote.

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera communiqué aux électeurs. Ces informations seront portées à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture des élections.

En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront les informations nécessaires sur le système de vote électronique, dans un délai proche des élections.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, 1 courrier simple à son domicile comprenant le code d’accès et 1 mail comprenant son mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote. Les agents se connecteront également à partir du matricule qui correspond au numéro agent.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de consulter.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Les organisations syndicales et la Direction pourront, au moyen d’un lien de connexion communiqué par le prestataire, suivre la participation en temps réel.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges pour les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique.

Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions légales, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 5 : Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôleront le scellement du système (articles R.2314-18 et suivants du code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

La solution Paragon est paramétrée pour saisir jusqu’à 4 clés de scellement, si une défection de dernière minute se présentait, une procédure de secours pourrait être activée avec 2 clés nécessaires et 1 clé de secours générée par le système.

Les membres des bureaux de vote éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.

Afin d’accompagner les membres des bureaux de vote au système de vote électronique, une information leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

ARTICLE 6 : Dispositions générales

Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée liée à l’organisation des élections des représentants du personnel au conseil d’administration en 2022 et cessera immédiatement de produire ses effets dès l’élection réalisée et définitive.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité à la diligence de la Direction :

• Il sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme

• L’accord sera transmis dès sa signature à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D.224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale ; l’agrément sera réputé accordé sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la DSS et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétence de l’Etat

• Il fera l’objet de formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS Rhône Alpes et auprès du greffe du conseil des Prud’hommes de Chambéry.

• Les agents seront informés par note de service sur l’Intranet de la Caf de la Savoie

Fait à Chambéry, le 23 novembre 2021

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE