Accord d'entreprise "accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil Social et Economique de la Caf de la Savoie" chez CAF 73 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA SAVOIE (Siège)

Entre d’une part :

la Caisse d’Allocations familiales de la Savoie représentée par son Directeur

Et d’autre part :

les organisations syndicales

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du Travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Le recours au vote électronique a pour objectif de sécuriser et de fiabiliser les différentes étapes du processus électoral en proposant aux agents de voter de manière simple et confidentielle favorisant ainsi la participation des électeurs.

La Direction a décidé de confier à la société LEGAVOTE, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (Articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail).

Le système de vote électronique : LEGAVOTE, fait l’objet d’une évaluation indépendante menée par D. JACOBINI – Net Expert, cabinet indépendant d’Expertise Informatique, spécialisé en matière de sécurité, d’analyse et investigation, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, qui est en charge d’auditer le système LEGAVOTE et de garantir sa conformité dans le cadre de ses obligations règlementaires :

• aux exigences du vote par Internet ;

• aux préconisations de la CNIL en la matière (délibération n°2019-053) ;

• aux dispositions légales en la matière (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016)

Avec les organisations syndicales représentatives de la CAF de SAVOIE et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à LEGAVOTE choisie par la CAF de la SAVOIE sur la base des dispositions du présent accord et de leur cahier des charges.

Le prestataire LEGAVOTE s’est engagé à :

• mettre en place un dispositif de secours en cas de panne du dispositif principal

• mettre en place une cellule d’assistance technique

• conserver les données sous scellés dans les délais réglementaires prévus à cet effet

• et toutes les autres obligations prévues dans le cadre règlementaire ainsi que les dispositions prévues dans le cahier des charges ci-joint

Les parties au présent accord ont bénéficié, le 30 août 2022, d’une présentation de l’outil LEGAVOTE et ont à cette occasion eu la possibilité de poser toutes les questions en lien avec la démarche de vote électronique mise en œuvre par ce prestataire, sachant qu’un dispositif de vote électronique a déjà été utilisé dans le cadre de précédentes élections (élections des représentants du personnel au conseil d’administration et élections précédentes du CSE).

Les parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote électronique.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu travail et /ou à distance (smartphone, tablette et ordinateurs).

Les salariés seront informés par courriel de l’ouverture des bureaux de vote.

Les agents absents et personnels mis à disposition recevront également des informations relatives aux élections par courrier.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats présentées par leurs auteurs. L’ordre d’apparition des listes sur les écrans sera déterminé de manière aléatoire.

Par ailleurs, pendant la période de vote, des mails de relance seront adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de ce dispositif de vote électronique.

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance et avant l’ouverture des élections.

En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique, dans un délai proche des élections.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections :

• un mot de passe à son domicile par courrier simple,

• un identifiant par mail sur sa messagerie professionnelle, (un envoi spécifique pour les agents absents lors des périodes de vote selon les informations connues par le service RH et communiquées par les salariés concernés)

permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote.

Les agents se connecteront également à partir du matricule qui correspond au numéro agent.

En cas de perte ou de non-réception du courrier, une procédure de réassort a été définie avec le prestataire LEGAVOTE sur la base de 2 identifiants personnels de sécurisation.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-16 du Code du Travail, les organisations syndicales et la Direction pourront en tant qu’observateurs, au moyen d’un accès à la plateforme communiqué par le prestataire, suivre la participation en temps réel.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs (Article R. 2314-7 du Code du travail).

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote, en présence du prestataire.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système (article R.2314-18 Code du Travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin d’accompagner les membres des bureaux de vote au système de vote électronique, une information leur sera communiquée avant le scrutin.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles des représentants du personnel au Comité social et économique de 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

L'application du présent accord sera suivie par les déléguées syndicales pour la durée des élections.

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• Il sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme,

• L’accord sera transmis, dès sa signature, à la Direction de la Sécurité Sociale, dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux, conformément à l’article D.224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat.

• Il fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales, auprès de la DREETS Rhône Alpes et du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Chambéry ;

• Les agents seront informés par note de service sur l’Intranet de la Caf de la Savoie

Fait à Chambéry, le 30 août 2022 En 6 exemplaires originaux

Pour la Caf de la Savoie,

Pour la CFDT

Pour la CGT

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Mémoire technique en pièce jointe