Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez ASSOCIATION GROUPE ESSEC (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre,

L’Association Groupe ESSEC, ci-après dénommée AGE, sise 3 Avenue Bernard Hirsch – CS 50105 - 95 021 Cergy Pontoise Cedex, Association loi 1901, représentée par, dûment mandatée par ;

Et,

Les déléguées syndicales des organisations syndicales représentatives au sein de l’AGE :

Pour la CGT Pour la CFE-CGC Pour la CFTC

1. Préambule

Le présent accord s’inscrit dans le prolongement des articles L.1222-9 à L.1222-11 du Code du Travail, et de l’accord Télétravail de l’AGE du 14 février 2017, arrivé à échéance le 13 février 2020.

Un avenant de prorogation a été conclu le 4 février 2020, afin de rendre l’accord précité applicable jusqu’au 30 juin 2020. Ainsi, l’AGE et les organisations syndicales représentatives se sont engagées à négocier un nouvel accord avant cette date.

Fort de l’expérience passée, le présent accord vise donc à introduire de nouvelles dispositions, et à poursuivre les objectifs suivants :

• Qualité de vie au travail : continuer à améliorer l’expérience des collaborateurs et collaboratrices,

• Apporter plus de flexibilité dans l’organisation du travail pendant la période de travaux du projet « Campus 2020 »,

• Contribuer à la démarche de transition sociale et environnementale Together de l’institution,

• Fidéliser les collaborateurs et renforcer l’attractivité pour les candidats.

Enfin, les parties souhaitent rappeler dans le présent accord que :

• le télétravail est un mode d’organisation du travail qui constitue à la fois un moyen pour les entreprises de moderniser l’organisation du travail et de simplifier les modes de fonctionnement, et un élément positif pour les collaborateurs et collaboratrices de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice de leurs missions professionnelles,

• ce dispositif permet d’améliorer la qualité de vie et les conditions de travail et de favoriser un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des collaborateurs et collaboratrices.

• le télétravail constitue une modalité d’organisation permettant une meilleure prise en compte des métiers et de leurs particularités, de la gestion de la diversité dans l’Institution, qu’il s’agisse de la question du genre, de l’intergénérationnel comme du bien-être au travail.

C’est dans ce contexte que les parties ont négocié le présent accord afin de permettre la mise en œuvre de ce mode d’organisation au sein de l’Association Groupe Essec et d’en définir les conditions.

Il est convenu ce qui suit :

2. Objet et Champ d’Application

Selon l’article L. 1222-9 du Code du Travail, le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Dans ce cadre, les parties précisent que le télétravailleur désigne tout collaborateur ou collaboratrice de l’entreprise, qui effectue son activité professionnelle alternativement à domicile et sur site de l’AGE.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre des engagements pris dans l’accord Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes et Qualité de vie au travail. Il concerne tous les sites de l’AGE en France et vise à définir des actions concrètes destinées à améliorer leur qualité de vie et leurs conditions de travail.

3. Durée de l’accord - Révision

Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Il fera l’objet d’une évaluation annuelle qui sera présentée au CSE, et pourra être révisé dans les conditions légales, notamment si les dispositions législatives en la matière évoluent.

4. Conditions d’éligibilité et d’accès au télétravail

   4.1 Conditions d’éligibilité

   Il est précisé que compte tenu des spécificités de ce mode d’organisation, le télétravail ne peut être ouvert qu’aux postes ou fonctions compatibles avec cette forme de travail. Cette compatibilité est soumise à l’appréciation du manager, garant de l’activité du service.

   Ne peuvent donc être éligibles, notamment, les postes ou activités qui, par nature, nécessitent d’être exercés dans les locaux de l’entreprise, soit en raison des équipements, soit en raison de la nécessité d’une présence physique.

   En aucun cas, le télétravail ne peut être utilisé comme un moyen substitutif d’organisation du travail en cas d’incapacité temporaire de travail ou comme mesure substitutive d’une mesure médicale (inaptitude, temps partiel thérapeutique, adaptation des horaires, arrêt maladie…).

   Sont éligibles les collaborateurs et collaboratrices en contrat à durée déterminée ou indéterminée, à temps plein ou partiel, ayant validé leur période d’essai et ayant obtenu l’accord écrit de leur manager.

   Les salariés, qu’ils soient à temps complet ou à temps partiel, pourront bénéficier du télétravail sous réserve que cette organisation prévoie au moins 2,5 jours de présence par semaine sur le site d’exercice de son activité professionnelle.

   4.2 Populations et services exclus

   Les parties conviennent d’exclure du télétravail les stagiaires et alternants, considérant que leur présence permanente dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

   Seront exclus les métiers dont la présence sur site est indispensable tels que par exemple les services logistiques, l’accueil, la reprographie (sauf accord du manager).

   4.3 Volontariat

   Le télétravail suppose le volontariat de chacun.

   Dès lors, tout(e) salarié(e) qui souhaite télétravailler devra en formuler la demande auprès de son manager avec copie son responsable Ressources Humaines.

   Lorsque les conditions sont réunies pour mettre en place le télétravail, et une fois l’accord du manager obtenu, un avenant au contrat de travail devra être signé afin de formaliser le dispositif.

   La signature dudit avenant déclenchera l’accès à l’organisation du télétravail dans le SIRH. Ensuite, chaque salarié(e) pourra saisir sa demande sur Pégase, qui sera soumise à la validation du manager.

   4.4 Conditions d’accès

   Il appartiendra au manager (responsable hiérarchique) d’évaluer la faisabilité pour un collaborateur ou une collaboratrice de télétravailler, ainsi que les conditions d’accès au télétravail. Pour cela, le manager :

• Etudiera la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le ou la salarié(e),

• Vérifiera que tout(e) salarié(e) candidat(e) au télétravail dispose de l’autonomie suffisante pour travailler à distance,

• Veillera à l’organisation du télétravail au sein de son service, conformément aux contraintes de service/production de l’activité et de la configuration de l’équipe.

  Ainsi, il peut être recommandé de conditionner l’accès au télétravail à la production d’une activité ou tâche identifiée, ou à la production d’un livrable.

  En cas de refus, le ou la salarié(e) pourra se rapprocher de son manager afin d’en comprendre les motivations.

  Le télétravailleur devra fournir chaque année une attestation confirmant la conformité des installations électriques de son domicile et d’une assurance multirisques habitation couvrant l’activité à domicile.

5. Modalités de mise en œuvre

5.1 Modalités

La mise en œuvre du passage au télétravail sera possible via une demande du/de la collaborateur/trice volontaire auprès de son manager par l’intermédiaire du SIRH.

Le manager veillera à respecter les contraintes et nécessités de service. Il pourra être amené à établir un planning de rotation sur l’ensemble de son équipe.

Le télétravail ne sera possible que dans le cadre d’un accès à une machine virtuelle (VM). Cet accès s’appuie sur une procédure qui est communiquée à l’ensemble des salariés demandant à bénéficier du télétravail.

L’assistance informatique n’interviendra pas sur les matériels informatiques privés en cas de difficultés techniques ; son champ d’intervention se limitera à la mise en œuvre de la procédure d’accès à la machine virtuelle (VM).

Le présent accord exclut toute mise à disposition de matériel informatique de type station fixe ou PC portable, dont l’attribution est réalisée sur des critères de postes ou de métiers. Il exclut également toute mesure de compensation ou indemnité financière.

5.2 Nombre, fréquence et répartition

A titre expérimental, le forfait de jours de télétravail est fixé à 40 jours par an, effectués par demi-journée ou journée entière.

Cette mesure est susceptible de révision ; l’AGE se laisse la possibilité de réviser le nombre de jours un an après la mise en place de l’accord. Cette révision ne pourra être inférieure à 20 jours.

Le choix des jours de télétravail et de la période est soumise à l’approbation du manager, qui veillera à leur compatibilité avec les nécessités de l’activité.

L’absence de réponse dans le SIRH dans un délai de 7 jours calendaires vaudra refus du manager.

A titre exceptionnel et en cas de nécessité de service requérant la présence du/de la salarié(e) en télétravail, l’accord donné sur les jours déjà posés pourra faire l’objet de modification dans un délai de prévenance de 24 heures.

Le temps de travail applicable reste celui en vigueur au sein de l’AGE, conformément aux horaires collectifs fixés dans le règlement intérieur, et selon les dispositions contractuelles pour les cadres au forfait-jours. Ainsi, pour les non cadres en CDI, 8 heures du lundi au jeudi et 7 heures le vendredi, soit 39 heures hebdomadaires, et 7 heures par jour pour les CDD. La prise de poste doit avoir lieu entre 8h et 9h30 le matin et la journée doit se terminer entre 17h et 18h30, sauf le vendredi. Les pauses repas s’organisent comme sur site, soit 1 heure entre 12h et 14h.

5.3 Moyens mis en place par l’AGE

L’AGE met à disposition une procédure via le lien https://webtop.essec.fr pour que les télétravailleurs puissent avoir accès à des machines virtuelles (VM) leur permettant de se connecter à distance sur leur bureau virtuel, et de façon identique à leur bureau physique.

L’assistance informatique pourra être sollicitée en cas de difficultés de connexion à distance et d’accès à ces machines virtuelles. Toutes les connexions en dehors de ces modalités ne seront pas supportées par l’assistance informatique.

Les modalités d’organisation et d’aménagement du travail seront définies d’un commun accord avec le manager et pourront également être discutées lors de l’entretien annuel et/ou l’entretien professionnel. L’AGE met également à disposition un Guide des bonnes pratiques du télétravail, afin d’accompagner les collaborateurs et collaboratrices.

5.4 Espace de travail adapté

Le télétravailleur s’engage :

• à consacrer une partie de son domicile au télétravail et à s’assurer de la conformité de ses installations électriques et informatiques personnelles,

• à bénéficier d’une assurance multirisques habitation permettant le travail à domicile,

• à rester joignable sur les horaires de travail applicables, via les outils mis à disposition par l’AGE (Google Meet, Cisco Jabber…),

• à respecter la Charte Informatique de l’AGE, la Charte de la Déconnexion numérique et la protection des données informatiques, qui demeurent la propriété de l’AGE.

Des sanctions pourront être envisagées en cas de non-respect de ces règles, conformément au règlement intérieur.

6. Période d’adaptation et réversibilité

   6.1 Période probatoire à destination des primo télétravailleurs

   Pendant les trois premiers mois de télétravail, l’entreprise comme le salarié seront libres de décider à tout moment de ne pas conserver cette modalité d’organisation du travail avec un délai d’une semaine sauf accord entre le salarié et le manager pour un délai plus court.

   Dans ce cas, aucune compensation d’aucune sorte ne pourra être exigée par le salarié ou son manager.

   De même, les jours de télétravail ne sont pas cessibles entre les salariés de l’AGE.

   6.2 Réversibilité

   A tout instant, des nécessités opérationnelles, un changement d’organisation du travail au sein du service ou des circonstances liées notamment à des raisons personnelles peuvent conduire à mettre fin à l’accès au télétravail. Dans ce cas, un délai de prévenance de 15 jours sera respecté par le demandeur (salarié ou manager) ou un délai plus court en cas d’accord entre les parties.

   En revanche, le télétravail pourra être interrompu sans délais :

• En cas de non-respect des règles de sécurité, confidentialité ou protection des données ;

• En raison de problèmes techniques persistants ou en l’absence de lieu de travail adapté ;

• En cas d’incapacité à rendre compte des travaux opérationnels réalisés.

En cas de changement de poste ou fonction, la compatibilité du télétravail sera de nouveau appréciée au moment de ce changement.

7. Circonstances exceptionnelles

   En cas de circonstances exceptionnelles, affectant par exemple les conditions de transport, les salariés pourront exercer leur activité depuis leur domicile sous réserve d’être en capacité de réaliser ce travail à distance, de remplir les obligations en matière d’assurance et de conformité électrique, et avec l’accord du manager.

   Des modalités particulières pourront également être mises en place par l’AGE, notamment en cas de menace d’épidémie.

   Dans ces circonstances, il n’y aura pas de jours de télétravail à saisir dans le SIRH.

8. Droits collectifs et égalité de traitements

8.1 Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et à l’AGE. Dans ce cadre, ils bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance et doivent informer leur manager et leur référent RH de tout incident survenu à leur domicile dans les mêmes délais que les collaborateurs/trices travaillant au sein de l’AGE.

8.2 Droits collectifs et égalité de traitement

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs/trices en situation comparable travaillant dans les locaux de l’AGE.

Ainsi, le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels et sont soumis aux mêmes politiques d’évaluation que les autres collaborateurs/trices. Il a le même accès à la formation et aux mêmes possibilités de déroulement de carrière que les autres collaborateurs/trices de l’AGE en situation comparable.

Il peut contacter les représentants du personnel et avoir accès aux informations syndicales.

9- Entrée en vigueur

L’accord entrera en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter de sa signature, après information du Comité social et économique.

10- Notification et publicité

Le personnel sera informé du texte du présent accord par voie d’affichage sur les panneaux prévus pour la communication avec le personnel. Il sera également déposé sur l’espace RH de l’AGE où chaque collaborateur pourra s’en produire une copie.

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’AGE à l’issue de la signature.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail. Il sera également déposé au secrétariat-greffe du conseil de Prud’hommes de Pontoise.

Fait à Cergy, le 15 juin 2020 en 5 exemplaires.

Pour l’AGE

Pour la CGT Pour la CFE-CGC Pour la CFTC