Accord d'entreprise "AVENANT A L'ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez ASSOCIATION GROUPE ESSEC (Siège)

AVENANT A L’ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre, d’une part,

L’Association Groupe ESSEC, ci-après dénommée AGE, dont le siège est Avenue Bernard Hirsch – 95021 Cergy, association loi 1901, représentée par, dûment mandatée par ;

Ci-après dénommée l’AGE,

Et,

Les déléguées syndicales des organisations syndicales représentatives au sein de l’AGE :

Pour la CGT Pour la CFE-CGC Pour la CFTC

Ci-après dénommées « les Organisations syndicales », 

D’autre part,

Ci-après collectivement désignées « les Parties »,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le 15 juin 2020, l’AGE d’une part, et la CFE-CGC, la CGT et la CFTC d’autre part, ont conclu un nouvel accord relatif au télétravail pour une durée de 3 ans. Depuis le 16 mars 2020, soit au début de la crise sanitaire, le recours au télétravail a été imposé à tous les collaborateurs de l’AGE. Le nombre de jours de présence sur site a varié au gré de l’évolution du protocole sanitaire en entreprise, allant du télétravail imposé à 100 % à deux jours par semaine, sur la base du volontariat des collaborateurs.

Cette période inédite a permis à l’ensemble de l’AGE et de ses collaborateurs de se familiariser davantage avec ce mode d’organisation du travail.

C’est dans ce contexte que les parties ont décidé de négocier le présent avenant afin de :

• revoir la mise en œuvre initialement prévue de ce mode d’organisation au sein de l’Association Groupe ESSEC,

• élargir les conditions d’accès au télétravail,

• et augmenter le nombre de jours de télétravail autorisés.

Les Parties se sont rencontrées les 16 juin et 15 juillet 2021, afin de négocier ces nouvelles modalités de recours au télétravail.

Le 3 septembre 2021, les parties sont parvenues à un accord et ont conclu le présent avenant. Il dispose ce qui suit :

1. Champ d’application et définitions

Le présent avenant s’applique à l’ensemble des salarié(e)s de l’AGE, entendu(e)s comme toute personne ayant conclu un contrat de travail avec l’AGE, répondant aux conditions prévues à l’Article 3 infra.

2. Durée de l’avenant - Révision

Le présent avenant, qui entrera en vigueur le 1^er novembre 2021, vient prolonger la durée des dispositions prévus à l’accord initial relatif au télétravail.

Ainsi, les dispositions prévues dans le présent avenant et dans l’accord précité sont valables jusqu’au 31 octobre 2024.

3. Conditions d’éligibilité et d’accès au télétravail

3.1 Conditions d’éligibilité

Il est précisé que compte tenu des spécificités de ce mode d’organisation, le télétravail ne peut être ouvert qu’aux postes ou fonctions compatibles avec cette forme de travail. Cette compatibilité est soumise à l’appréciation du/de la manager, garant de l’activité du service.

Sont éligibles les salarié(e)s en contrat à durée déterminée ou indéterminée, à temps plein ou partiel, sans condition d’ancienneté, et ayant impérativement obtenu l’accord écrit de leur manager.

Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salarié(e)s doivent réunir les conditions suivantes :

• occuper des fonctions nécessitant l’utilisation des TIC de façon quotidienne et compatibles avec ce mode d’organisation du travail ;

• être reconnu(e)s autonomes à leur poste au moment de la demande de télétravail et avoir la capacité de travailler à distance et de manière individuelle ;

• avoir une bonne connaissance de leur poste et savoir gérer leur temps de travail ;

• être équipé(e)s d’un ordinateur portable professionnel ;

• être équipé(e)s à leur domicile d’une connexion possédant un débit internet et fonctionnant de manière optimum avec les applications utilisées habituellement.

Il appartiendra au manager (responsable hiérarchique) d’évaluer la faisabilité pour un collaborateur ou une collaboratrice de télétravailler, ainsi que les conditions d’accès au télétravail. Pour cela, le manager :

• Etudiera la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le ou la salarié(e),

• Vérifiera que tout(e) salarié(e) candidat(e) au télétravail dispose de l’autonomie suffisante pour travailler à distance,

• Veillera à l’organisation du télétravail au sein de son service, conformément aux contraintes de service/production de l’activité et de la configuration de l’équipe.

Hormis les critères d’éligibilité précisés dans le présent avenant, la mise en place du télétravail sera donc fonction de la faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en télétravail et du maintien de l’efficacité au travail.

3.2 Populations et services exclus

3.2.1. Activités et postes exclus du dispositif

Ne peuvent être éligibles, notamment, les postes ou activités qui, par nature, nécessitent d’être exercés dans les locaux de l’entreprise, soit en raison des équipements, soit en raison de la nécessité d’une présence physique sur site, tels que par exemple les services logistiques, la reprographie ou les services généraux, cette liste n’étant pas exhaustive.

De même, pour des impératifs de sécurité et/ou de confidentialité, le télétravail pourra être exclu. Par exemple, le télétravail pourra être refusé s'il s’agit de travailler sur des données considérées comme sensibles ou confidentielles ou si la nature du poste et les conditions de télétravail ne permettent pas de sécuriser les échanges de données sensibles ou confidentielles.

En aucun cas, le télétravail ne peut être utilisé comme un moyen substitutif d’organisation du travail en cas d’incapacité temporaire de travail ou comme mesure substitutive d’une mesure médicale (inaptitude, temps partiel thérapeutique, adaptation des horaires, arrêt maladie, etc.).

3.2.2. Salarié(e)s exclu(e)s du dispositif

Les parties conviennent d’exclure du télétravail les stagiaires, les salarié(e)s en contrat de professionnalisation et les apprentis, considérant que leur présence permanente dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur formation.

3.3 Volontariat

Le télétravail suppose le volontariat de chacun.

Dès lors, tout(e) salarié(e) qui souhaite télétravailler de manière régulière ou occasionnelle devra en formuler la demande auprès de son/sa manager avec en copie son Responsable Capital Humain. Il devra ensuite remplir un formulaire dédié, accessible directement sur le SIRH Pégase.

4. Modalités de mise en œuvre

Trois dispositifs de télétravail pourront être mis en œuvre au sein de l’AGE :

• Un dispositif régulier : le télétravail régulier qui prévoit un rythme de télétravail fixe sur la semaine ;

• Un dispositif flexible : le télétravail flexible et/ou occasionnel qui prévoit de disposer d’un nombre de jours de télétravail par an sans que le rythme ne soit fixe et prédéterminé ;

• Un dispositif lié à des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure : le télétravail lié à des circonstances exceptionnelles.

Chaque dispositif fera l’objet de modalités de mise en place spécifiques.

En tout état de cause, les salarié(e)s, qu’ils/elles soient à temps complet ou à temps partiel, pourront bénéficier du télétravail, régulier ou occasionnel, sous réserve d’être présent(e)s au moins 2,5 jours par semaine sur le site d’exercice de leur activité professionnelle, quel que soit leur temps de travail.

4.1. Télétravail régulier

4.1.1. Périodicité du télétravail régulier

Dans le cadre du télétravail régulier, le nombre de jours de télétravail pourra aller jusqu’à 2 jours fixes par semaine maximum, planifiés par journée entière ou demi-journée.

Toutefois, en cas de nécessité, et à titre exceptionnel, le/la salarié(e) pourra demander à modifier son organisation de télétravail, après en avoir averti son/sa manager dans un délai raisonnable, et obtenu son accord. Le/La manager pourra également solliciter que le/la salarié(e) vienne travailler dans les locaux de l’AGE en cas de circonstances exceptionnelles, notamment en cas de nécessité liée à l’activité.

Ces modifications n’impliquent pas un report du/des jour(s) de télétravail sur les semaines suivantes.

4.1.2. Demande du/de la salarié(e)

Le salarié souhaitant bénéficier du télétravail régulier devra se rapprocher de son manager afin de discuter des possibilités de mise en place du télétravail. Il devra ensuite formaliser sa demande par écrit selon les termes convenus à son/sa manager à l’aide d’un formulaire dédié.

La demande devra être adressée au moins 1 mois avant la date souhaitée de mise en œuvre effective du télétravail.

Le/la manager bénéficiera d’un délai de 2 semaines pour accepter ou refuser la demande du/de la salarié(e). Le refus devra être motivé.

Le choix des jours de télétravail est soumis à l’approbation du manager, qui veillera à leur compatibilité avec les nécessités de l’activité.

Le/La manager veillera à respecter les contraintes et nécessités de service. Il/Elle pourra être amené(e) à établir un planning de rotation sur l’ensemble de son équipe.

4.1.4. Formalisation du télétravail régulier

Lorsque les conditions sont réunies pour mettre en place ce mode d’organisation, et une fois l’accord du/de la manager obtenu, un avenant au contrat de travail devra être signé afin de formaliser le dispositif, et de confirmer le planning hebdomadaire des jours de télétravail.

Les jours de télétravail actés par avenant au contrat de travail sont fixes et ne pourront varier d’une semaine à l’autre.

Aucune saisie dans le SIRH Pégase ne sera nécessaire.

4.1.5. Renouvellement du télétravail régulier

L’avenant au contrat de travail sera valable un an au plus, avec comme période de référence l’année civile. Au terme de l’avenant, les salarié(e)s devront en signer un nouveau, pour renouveler le dispositif, ou revoir son organisation. Tout changement ou renouvellement sera soumis à l’accord de leur manager.

4.2 Télétravail occasionnel ou flexible

4.2.1. Périodicité du télétravail occasionnel

Il est également possible de recourir à une organisation du télétravail flexible, dont les jours ne sont pas prédéterminés de façon fixe dans la semaine, ou de façon occasionnelle.

Le nombre de jours de télétravail occasionnel est fixé à 40 jours par an, effectués par demi-journée ou journée entière.

Le choix des jours de télétravail est soumis à l’approbation du manager, qui veillera à leur compatibilité avec les nécessités de l’activité.

Le salarié pourra saisir directement dans le SIRH Pégase les jours pendant lesquels il souhaite télétravailler. Chaque demande devra être validée par le manager.

L’absence de réponse dans le SIRH dans un délai de 7 jours calendaires vaudra refus du manager.

A titre exceptionnel et en cas de nécessité de service requérant la présence du/de la salarié(e) en télétravail, l’accord donné sur les jours déjà posés pourra faire l’objet de modification dans un délai de prévenance de 24 heures.

En tout état de cause, les salarié(e)s, qu’ils/elles soient à temps complet ou à temps partiel, pourront bénéficier du télétravail occasionnel sous réserve d’être présent(e)s au moins 2,5 jours par semaine sur le site d’exercice de leur activité professionnelle, quel que soit leur temps de travail.

Le/La manager veillera à respecter les contraintes et nécessités de service. Il/Elle pourra être amené(e) à établir un planning de rotation sur l’ensemble de son équipe.

4.2.2. Formalisation du télétravail occasionnel

Le salarié souhaitant bénéficier du télétravail flexible et/ou occasionnel devra se rapprocher de son manager afin de discuter des possibilités de mise en place du télétravail. Il devra ensuite formaliser sa demande par écrit selon les termes convenus à son/sa manager à l’aide d’un formulaire dédié.

La demande devra être adressée au moins 1 mois avant la date souhaitée de mise en œuvre effective du télétravail.

Le/la manager bénéficiera d’un délai de 2 semaines pour accepter ou refuser la demande du/de la salarié(e). Le refus devra être motivé.

Lorsque les conditions sont réunies pour mettre en place ce mode d’organisation, et une fois l’accord du/de la manager obtenu, un avenant au contrat de travail devra être signé afin de formaliser le dispositif.

L’avenant au contrat de travail sera valable un an au plus, avec comme période de référence l’année civile. Au terme de l’avenant, les salarié(e)s devront en signer un nouveau, pour renouveler le dispositif. Tout changement ou renouvellement sera soumis à l’accord de leur manager.

4.3 Télétravail lié à des circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, en cas de force majeure, affectant par exemple les conditions de transport ou cas de pic de pollution, les salarié(e)s pourront exercer leur activité depuis leur domicile sous réserve d’être en capacité de réaliser ce travail à distance, de remplir les obligations en matière d’assurance et de conformité électrique, et avec l’accord du/de la manager.

Si l’AGE est amenée à imposer temporairement le télétravail, la Direction adressera un e-mail à tous les salarié(e)s concerné(e)s afin de les informer de la date de début de période de télétravail temporaire obligatoire. Un second e-mail sera adressé aux salarié(e)s par l’AGE dès que la date de fin de période de télétravail temporaire obligatoire sera connue.

Dans ces circonstances, il n’y aura pas d’avenant au contrat de travail, ni de jours de télétravail à saisir dans le SIRH Pégase.

5. Lieu du télétravail

Le télétravail est effectué, à défaut d’accord exprès contraire, au domicile habituel connu du/de la salarié(e) (c’est-à-dire celui dont l’adresse figure sur l’avenant au contrat de travail).

En cas de changement de domicile, le/la salarié(e) préviendra l’AGE en lui indiquant sa nouvelle adresse.

Pour des raisons de sécurité pour le/la salarié(e) et de bon fonctionnement de l’AGE, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées dans le présent avenant.

6. Assurance, aménagement et mise en conformité des locaux

Comme indiqué supra, le/la Salarié(e) qui souhaite télétravailler devra remplir les formalités et conditions prévues ci-après.

6.1 Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le/La salarié(e) s'engage à informer son assureur du fait qu'il/elle travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant l’exercice d’une activité professionnelle à son domicile.

6.2 Aménagement des locaux

Le/La salarié(e) devra fournir une attestation sur l’honneur quant à la conformité des installations électriques du domicile.

7. Entrée en vigueur

L’avenant entrera en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter de sa signature, après information du Comité social et économique.

8. Notification et publicité

Le présent avenant est établi en autant d’exemplaires que de parties, et sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’AGE.

Il sera déposé de façon dématérialisée à partir d’une plateforme de téléprocédure (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), dédiée à la Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS), accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail. Il sera également déposé au secrétariat-greffe du conseil de Prud’hommes de Pontoise.

Le personnel sera informé du texte du présent avenant par voie d’affichage sur les panneaux prévus pour la communication avec le personnel. Il sera également déposé sur le SIRH Pégase où chaque salarié(e) pourra s’en procurer une copie.

Le présent avenant fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Cergy, le 3 septembre 2021 en 5 exemplaires.

Pour l’AGE

Pour la CGT Pour la CFE-CGC Pour la CFTC