ACCORD DE METHODE – TELETRAVAIL

Entre les soussignés : 

COALLIA, association loi de 1901, dont le siège social est situé 16-18 cour Saint-Eloi – 75012 PARIS, représentée par xxx, Directeur général

D’une part,

Et :

• L’organisation syndicale Confédération française démocratique du travail (CFDT) :

Monsieur xxx, délégué syndical CFDT

Monsieur xxx, délégué syndical CFDT

Madame xxx, déléguée syndical CFDT

Monsieur xxx, délégué syndical CFDT

• L’organisation syndicale Confédération française de l'encadrement-Confédération générale des cadres (CFE-CGC) :

Monsieur xxx, délégué syndical CFE-CGC

Madame xxx, déléguée syndicale CFE-CGC

Madame xxx, déléguée syndicale CFE-CGC

• L’organisation syndicale Confédération générale du travail (CGT) :

Monsieur xxx, délégué syndical CGT

Monsieur xxx, délégué syndical CGT

Monsieur xxx, délégué syndical CGT

• L’organisation syndicale Force ouvrière (FO) :

Monsieur xxx, délégué syndical FO

Madame xxx, déléguée syndicale FO

Monsieur xxx, délégué syndical FO

• L’organisation syndicale Solidaires, Unitaires, Démocratiques (SUD) :

Madame xxx, déléguée syndicale SUD

Monsieur xxx, délégué syndical SUD

Madame xxx, déléguée syndicale SUD

Monsieur xxx, délégué syndical SUD

D’autre part,

Ensemble ci-après désignés "les Parties"

PREAMBULE

L’UES Coallia, en lien avec les Organisations Syndicales, veille de façon permanente à l’adaptation des modes de travail de ses salariés.

La nécessité de concilier la vie personnelle et professionnelle, de limiter les déplacements dans une optique de préservation écologique et de s’ouvrir à de nouveaux modes de travail a fait naître la volonté de proposer la possibilité d’accéder au télétravail au plus grand nombre de salariés possible.

A cette fin, un groupe de travail a été constitué. Les résultats des travaux de ce groupe seront présentés à la Direction ainsi qu’aux Organisations Syndicales afin d’ouvrir une négociation permettant d’aboutir à l’élaboration d’un accord encadrant l’exercice du télétravail au sein de l’UES.

La composition du groupe de travail permettra également de s’assurer de l’appropriation du dispositif de télétravail par les opérationnels grâce à la participation de deux représentants du secteur médico-social et deux représentants du secteur de l’hébergement social. (Annexe 1 : liste du groupe de travail)

Les parties souhaitent par le présent accord se doter d’un cadre méthodologique pour organiser la possibilité de recourir au télétravail au sein de l’UES.

Dans ce contexte, les parties ont souhaité fixer ensemble le cadre et les conditions de la négociation, en privilégiant un dialogue social constructif et dynamique dans les intérêts respectifs des salariés et de l’Association.

Le présent accord doit permettre de doter la Direction et les représentants du personnel d’une visibilité sur la démarche de négociation, en partageant la méthode et le calendrier des négociations.

Après négociation, un accord a été trouvé sur les dispositions ci-après.

Article 1 – Cadre juridique et objet

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions de l'article L. 2222-3-1 du Code du travail, portant sur la négociation, au niveau de l'entreprise, d’un accord de méthode. 

Il a pour objet de définir la méthode applicable pour négocier et conclure un accord relatif à la mise en place du télétravail au sein de l’UES.

Article 2 – Organisation du déroulement de la négociation   

Il est convenu que les négociations auront pour objet la conclusion d’un accord relatif à la mise en place du télétravail au sein de l’UES Coallia. La négociation sera structurée selon les étapes suivantes : 

• Préparation des travaux par le groupe de travail

Une méthodologie a été définie (Annexe 2 : guide méthodologique) visant notamment à l’envoi au groupe de travail d’un questionnaire permettant d’identifier les postes éligibles et de quantifier les activités réalisable à distance pour chacun des emplois de Coallia (Annexe 3 : questionnaire)

• Négociation et conclusion de l’accord de méthode

• Réunion de lancement des négociations

Les négociations relatives à la négociation et conclusion d’un accord sur le télétravail débuteront à partir du mois de mai 2020.

Lors d'une première réunion entre les Parties, une présentation des enjeux et des grandes orientations du projet sera faite par la Direction.

• Première réunion de négociation

Lors de la première réunion de négociation, les résultats du groupe de travail dédié au télétravail seront présentés et un projet d’accord sera remis par la Direction aux organisations syndicales.

La synthèse du groupe de travail permettra d’apporter un éclairage notamment sur :

• Les conditions techniques et pratiques de mise en place du télétravail au sein de l’UES ;

• Les spécificités de chaque métier de l’UES, permettant à terme de dégager des critères d’éligibilité ;

• Les outils disponibles pour suivre la charge de travail des collaborateurs en télétravail ;

• Les conditions relatives à la sécurité des données et des personnes en dehors des murs de l’Association.

Si les parties estiment que des éléments complémentaires doivent être transmis en vue des négociations, ils sont invités à en faire part dès cette première réunion.

• Déroulé des réunions suivantes

Une réunion de négociation sera organisée 1 à 2 fois par mois sur ce thème.

• Réunion de signature 

Le projet d’accord finalisé sera mis à la signature des parties lors de la dernière réunion de négociation, envisagée pour le mois de juillet 2020

Article 3 - Modalités des négociations

3.1. Durée des réunions 

Le calendrier mis en place prévoit des sessions de demi-journées de négociations.

2. Préparation des réunions de négociation

Entre les réunions, les Parties s’engagent à transmettre leurs projets d’accords, leurs propositions, leurs questions au moins 5 jours avant la réunion suivante. 

A l’issue de chaque réunion, un relevé de décisions est rédigé par la Direction et fera l’objet d’une relecture au début de la séance suivante.

3. Transmission d’éléments nécessaires à la négociation 

Les parties reconnaissent que l’échange d’informations entre les Organisations Syndicales  sur le ou les thèmes de négociation, est un préalable nécessaire à une négociation efficiente. 

Pour chacune des thématiques, les parties se mettent d’accord sur les informations partagées, la Direction devant communiquer l’ensemble des informations nécessaires aux représentants des organisations syndicales pour leur permettre de négocier en toute connaissance de cause.

Les éléments d’informations et éventuels projets d'accords seront communiqués, par e-mail, suffisamment à l'avance pour permettre aux Organisations Syndicales de se préparer au mieux à la négociation. 

Les différentes versions des projets d’accords seront numérotées et datées.

Article 4 – Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur à la date de signature.

Article 5 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu'au 31 juillet 2020

Si cela s’avère nécessaire, il est admis que d’un commun accord entre la Direction et les organisations syndicales, il pourra être prorogé jusqu’au 30 septembre 2020

A son terme, le présent accord cessera automatiquement et de plein droit de produire tout effet.

Article 6 - Révision

Le présent accord pourra être révisé, pendant sa période d’application, d’un commun accord entre les parties signataires, dans les conditions prévues aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail. 

Article 7 – Dépôt et publicité

A l’issue du délai d’opposition, le présent accord fera l’objet des mesures de publicité suivantes :

• dépôt à la Direccte en deux exemplaires, dont un original sur support papier et une version sur support électronique,

• dépôt au Conseil de prud’hommes de Paris. 

Fait à Paris, le 20 avril 2020

Pour

COALLIA :

Monsieur xxx, Directeur général

ET

Les organisations syndicales représentatives :

Monsieur xxx, délégué syndical CFDT

Monsieur xxx, délégué syndical CFDT

Monsieur xxx, délégué syndical CFDT

Madame xxx, déléguée syndical CFDT

Monsieur xxx, délégué syndical CFE-CGC

Madame xxx, déléguée syndicale CFE-CGC

Madame xxx, déléguée syndicale CFE-CGC

Monsieur xxx, délégué syndical CGT

Monsieur xxx, délégué syndical CGT

Monsieur xxx, délégué syndical CGT

Monsieur xxx, délégué syndical FO

Madame xxx, déléguée syndicale FO

Monsieur xxx, délégué syndical FO

Madame xxx, déléguée syndicale SUD

Monsieur xxx, délégué syndical SUD

Madame xxx, déléguée syndicale SUD

Monsieur xxx, délégué syndical SUD

Annexe 1 : liste du groupe de travail

Chef de projet – service juridique : XXX

Service Sécurité / Santé au travail : XXX

DAF : XXX

DHLA : XXX

Service Informatique : XXX

Deux Directeurs d’unité territoriale : XXX et XXX

Deux Directeurs du secteur médico-social : XXX et XXX

Une chef de service : XXX

Annexe 2 : guide méthodologique

- Composition du groupe de travail :

Chef de projet – service juridique : xxx

Service Sécurité / Santé au travail : xxx

DAF : xxx

DHLA : xxx

Service Informatique : xxx

Deux Directeurs d’unité territoriale : xxx et xxx

Deux Directeurs du secteur médico-social : xxx et xx

Une chef de service : xxx

- Objectif :

Réflexion autour de l’organisation, des objectifs poursuivis, des effets induits par le télétravail, des critères d’éligibilité pour exercer en télétravail, des moyens nécessaires pour la mise en place du projet. Mise en valeur des consensus et éventuels points de divergence.

- Méthodologie :

Une à deux réunions du groupe de travail et échanges par mail.

– Echelonnement prévisionnel de la mise en place du projet:

Réunion COPIL (5 février 2020)

Constitution groupe de travail (février 2020)

Première réunion du groupe de travail (27 février – à confirmer) Phase de réflexion et de proposition

Deuxième réunion du groupe de travail (éventuelle) Restitution des résultats au COPIL (fin mars - début avril)

Restitution aux organisations syndicales (en vue des négociations sur l’accord) et aux IRP (consultation du CSE s’agissant d’une modification des conditions de travail)

Communication auprès des salariés

Négociation de l’accord télétravail (avril – juillet 2020)

Signature de l’accord et mise en place (envisagée en septembre 2020)

Evaluation après 6 mois ou un an afin de corriger le projet et éventuellement de l’étendre

- Exemples de questions :

Quels sont les critères d’éligibilité à retenir ? (Ancienneté ? Nature du poste ? Autres ?) Quel rythme ? (1 jour fixe par semaine ? par mois ? Fixes, flexibles ? )

Comment adapter le télétravail en fonction des postes ?

Comment équiper les salariés (matériel mutualisé ?) et protéger les données ? Notamment au regard des nouvelles exigences RGPD ?

Pertinence d’une formation des managers sur ce nouveau mode de travail (confiance plutôt que contrôle, plus d’autonomie à chaque salarié pour séquencer le travail…) et d’un suivi périodique permettant aux managers pour échanger sur leurs pratiques durant les premiers mois de l’expérimentation ?

Pertinence d’une formation / communication à destination des salariés sur ce nouveau mode de travail ?

Quels sont les outils de suivi de l’activité disponibles ? Définition de plages horaires où le manager peut contacter les membres de son équipe ?

Quelles sont les motivations, les doutes et les inquiétudes des salariés et managers ?

Quelle évaluation sera faite du dispositif de télétravail ? Formaliser un retour des salariés et managers sur équilibre vie pro / perso, déconnexion numérique, distension du lien avec l’association et les équipes, problématiques spécifiques au télé-travail… ?

Annexe 3 : questionnaire

QUESTIONNAIRE TELETRAVAIL

1. Critères d’éligibilité 

1. Ancienneté dans l’entreprise 

• A partir de quelle ancienneté pourrait-on proposer la possibilité de télétravailler ?

• Dès l’entrée en poste

• 6 mois d’ancienneté

• 1 an d’ancienneté

• Autre

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. Champ d’application

• Le télétravail pourrait être ouvert aux collaborateurs :

• Cadres

• Non Cadres

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

• A temps plein

• A temps partiel

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée

• Titulaires d’un contrat à durée déterminée

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

3. Nature du poste

La volonté de l’association est d’ouvrir le plus largement possible la possibilité de télétravail, et dans la mesure du possible, de n’exclure aucun poste. Pour des postes qui apparaissent à première vue difficilement compatibles avec le télétravail, il faut envisager les tâches qui pourraient être faites à distance, même si cela ne représente qu’une journée de télétravail par mois par exemple.

• Toutefois, voyez-vous des éléments qui excluraient ou limiteraient la possibilité de recourir au télétravail ?

• Critères ne permettant pas de recourir au télétravail : (par exemple : poste exclusivement dédié au nettoyage des locaux)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Critères limitant la possibilité de recourir au télétravail : (par exemple, poste nécessitant un contact physique avec des usagers, manipulation d’éléments confidentiels, de données personnelles…)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Parmi les salariés placés sous votre hiérarchie et/ou au sein de vos services/unités, pouvez-vous pour chaque poste préciser si le télétravail est possible / limité / exclu (compléter la liste annexée au présent questionnaire)

Observations éventuelles sur la nature du poste comme critère d’éligibilité :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4. Critères liés au salarié

• Faut-il selon vous intégrer aux critères d’éligibilité des motifs liés à la personne du salarié ?

• Non

• Oui

Si oui, lesquels ?

• avoir la capacité à gérer et organiser de manière autonome sa charge de travail et son emploi du temps selon l’appréciation du manager

• être en performance sur son poste selon l’appréciation du manager

• Autres :……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

2. Modalités de mise en œuvre

• Quel rythme vous semble le plus adapté ? (hors le cas des salariés travaillant sur 4 jours)

• Pour les salariés pouvant exercer leurs fonctions en télé-travail :

• 1 jour / semaine

• 1 jour / quinzaine

• 3 jours / mois

• 10 jours / an

• 25 jours / an

• Autre (précisez) :

• Pour les salariés dont l’exercice en télé-travail est possible mais limité :

• 1 jour / quinzaine

• 1 jour / mois

• 10 jours / an

• Autre (précisez) :

• Ce jour doit-il être défini à l’avance (lundi, 1er mercredi du mois…) ou au contraire flexible ?

• Défini et fixe

• Flexible

• Si le ou les jour(s) de télétravail sont flexibles, combien de temps à l’avance doivent-ils être fixés ?

Observations sur le rythme :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Des jours supplémentaires de télétravail peuvent-ils être accordés pour certains salariés (situation de handicap, maladie, salarié proche de la retraite, femme enceinte, proche aidant…) ?

• Oui

• Non

• Situation à étudier au cas par cas

Observations sur un éventuel rythme adapté à certains salariés :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Des jours supplémentaires peuvent-ils être accordés lors de circonstances particulières (grèves, demande exceptionnelle, évènement climatique) ?

• Oui

• Non

• Situation à étudier au cas par cas

Observation sur les situations exceptionnelles à accorder :

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Quelle pourrait être la durée de la période probatoire quant à l’exercice en télétravail ?

• 1 mois

• 3 mois

• A définir en fonction du nombre de jours de télétravail par mois ou par an

Observation éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Fixation de plages horaires

Le télé-travail implique de fixer des plages horaires durant lesquelles le manager peut contacter le salarié. Du fait de la flexibilité liée au télétravail, la plage durant laquelle le salarié peut être contacté ne recouvre pas la totalité du temps de travail.

Ex : pour une journée de travail de 7 heures, on peut fixer une plage de 4 heures durant laquelle le salarié doit pouvoir être joint. Les trois autres heures peuvent être effectuées à la convenance du salarié, sous réserve de respecter l’amplitude horaire, le repos quotidien de 11 heures et une pause toutes les six heures.

Estimez-vous préférable de retenir :

• Une plage horaire de 10h à 12h puis 14h à 16h

• Une plage horaire de 4 heures à définir par accord entre le salarié et le manager

• Quel sera le lieu d’exercice du télétravailleur ?

(Il est rappelé que l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travai)l.

• Lieu du domicile du télétravailleur

• Lieu précisé par le salarié (co-working, site Coallia proche du domicile)

• Comment pourrait-il être mis fin au télétravail ? (Condition de retour à une exécution normale)

L’accès au télétravail sera formalisé par la signature d’un avenant au contrat de travail, déterminant les modalités d’exercice du télétravail. L’avenant au contrat de travail serait en principe d’une durée d’un an, renouvelable tous les ans.

• A l’issue d’une période d’adaptation de 3 mois

• Tout au long de l’année moyennant un délai de prévenance minimum pour l’employeur d’un mois

Observations :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Informatique et protection des données personnelles

Note : L’usage d’un ordinateur personnel semble proscrit, compte-tenu des impératifs de protection des données personnelles

• Quels seraient les outils à mettre à disposition d’un salarié en télétravail ? (préciser le ou les postes concernés)

• Un ordinateur équipé d’une connexion à distance au réseau

• Un téléphone

• Autre : ……………………………………………………………………………………………………………………………………

• Vous parait-il envisageable de mutualiser les ressources (par exemple : un ordinateur par service, paramétré en fonction des sessions et des accès du service, qui serait emmené et ramené au fur et à mesure par les salariés exerçant en télétravail)

• Oui

• Non

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Quels seront les documents que devrait présenter le collaborateur en amont de la mise en place du télétravail ?

• Attestation sur l’honneur sur la conformité électrique des locaux et équipements personnels du lieu de télétravail

• Attestation sur le type de connexion utilisée (connexion filaire, wifi, haut débit/test en ligne…) ?

• Attestation « multirisque habitation »

• Attestation de l’assureur de la renonciation à un recours en cas de dommages causés aux biens personnels du salarié 

• Autre : Précisez………………………………………………………………………………………………………………………

• Selon vous faut-il restreindre l’accès numérique aux différents documents de l’entreprise et portails de l’entreprise ou au contraire garantir les mêmes accès que ceux dont dispose le salarié sur place ? (dans la limite des autorisations dont dispose le salarié)

• Oui

• Non

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Estimez-vous nécessaire de retravailler la charte informatique actuelle, voire d’en rédiger une nouvelle spécifiquement applicable au télétravail ?

• Oui, il faudrait la réactualiser en y intégrant le télétravail, son cadre et ses notions

• Non

• La prise en charge par l’employeur des coûts induits par le télétravail n’est plus obligatoire. Quelle serait pour vous une juste indemnisation :

• Prise en charge d’un pourcentage de la facture d’accès à Internet

• Prise en charge d’un pourcentage de la facture d’électricité

• Prise en charge forfaitaire globale annuelle ou mensuelle

• Pas de prise en charge

• Autre (préciser)………………………………………………………………………………………………………………………

4. Motivations et freins au télétravail

• Quels seraient selon vous les principaux facteurs de motivation des salariés pour demander à bénéficier du télétravail ?

• Articulation vie professionnelle / personnelle

• Réduire temps de trajet

• Réduire stress et/ou la fatigue

• Espace de travail isolé / concentration

• Contexte privé ou familial

• Relations conflictuelles au travail

• Autre (précisez)………………………………………………………………………………………………………………………

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Quels seraient selon vous les principaux facteurs de motivation des managers à pour demander à bénéficier du télétravail ?

• Baisse d’absentéisme

• Augmentation de la productivité

• Renforcement de la confiance

• Autre (précisez)………………………………………………………………………………………………………………………

• Quels seraient selon vous les principaux freins envisagés par les salariés pour demander à bénéficier du télétravail ?

• Distance avec le manager et diminution du sentiment d’appartenance à une équipe

• Manque d’information

• Réduction des rencontres/réunions

• Problèmes de communication

• Augmentation de la charge de travail et de l’amplitude horaire

• Ressenti d’isolement

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Quelles seraient selon vous les principes inquiétudes des managers ?

• Distance avec l’équipe

• Sentiment de perte de légitimité et de diminution du rôle de manager

• Perte de contrôle du temps de travail des salariés

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5. Formations éventuelles

• Estimez-vous nécessaire de dispenser aux salariés une formation :

• Sur les aspects techniques et juridiques du traitement des données personnelles, de façon à permettre à tout télétravailleur d’adopter les bonnes pratiques ? Cela devrait être destiné à tout nouvel embauché

• Sur l’utilisation du matériel informatique utilisé à distance et mutualisé ?

• Sur l’exercice en télétravail

• Autre (préciser)……………………………………………………………………………………………………………………..

• Aucune

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Estimez-vous nécessaire de former les managers sur ce nouveau mode de travail ? pourquoi ?

• Oui

• Non

Observations éventuelles :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

6. Evaluation

• Au terme de quelle durée le télétravailleur devrait-il être évalué ?

• 6 mois

• Un an

• Autre

Observations éventuelles :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………