Protocole d’accord préélectoral

pour l’élection d’un Comité Social et Economique

en date du 20 juin 2019

Entre les soussignés,

L’UES NATUP – UNV/SAVN – ODIEVRE – UNIVERT TRANSPORT

Représentée par

d’une part,

Et les organisations syndicales suivantes,

d’autre part,

En vue des élections de la délégation du personnel du comité social et économique et en application des articles L.2314-4 et suivants du Code du Travail, il a été convenu ce qui suit :

1. Date du premier scrutin

Le mardi 1^er octobre 2019 se dérouleront les élections professionnelles pour un mandat de 4 ans.

2. Affichage des listes électorales

La Direction établira la liste des électeurs et des éligibles par collège.

Ces listes seront affichées sur tous les sites de l’entreprise au plus tard pour le
lundi 2 septembre 2019 selon les indications prévues par la législation.

3. Dépôt des candidatures

Les organisations syndicales représentatives, seules habilitées à présenter des listes de candidats au premier tour de scrutin, communiqueront leurs listes de candidatures au plus tard le vendredi 6 septembre 2019 avant 10 heures à la direction :

• Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise

• Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise

• Celles ayant constitué dans l’entreprise une section syndicale

• Les syndicats affiliés à une OS reconnue représentative au niveau national ou interprofessionnel

La Direction communiquera les listes de candidats par voie d’affichage via l’intranet de l’entreprise le lundi 9 septembre 2019.

4. Organisation et déroulement du vote par voie électronique

4 .1 : Le vote électronique

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord d’entreprise en date du 20/06/2019 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’UES NATUP.

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de l’UES NATUP procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après.

Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société……………………………..

.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

4.2. Le bureau de vote

Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble de l’élection au Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.

Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction parmi les électeurs volontaires.

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

4.3. Le matériel de vote

Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par courrier à son domicile.

Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier. Les moyens d’authentification utilisés au 1^er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2^nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

4.4. Assistance aux électeurs

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à …………………….. un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

4.5. Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

• L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche l’élection pour laquelle l’électeur est autorisé à participer,

• les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

4.6. Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1^er tour le 1^er octobre 2019 à partir de 10h. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour il se tiendra le 4 novembre 2019 à partir de 10h.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• impression et signature des procès-verbaux,

• proclamation des résultats.

4.7. Procès verbaux

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés via l’intranet de l’entreprise. La communication de deux exemplaires sera transmise à la DIRECCTE dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.

5. Election de la délégation du personnel / Répartition des sièges par collège

Compte tenu de l’effectif actuel, le nombre de sièges à pourvoir est de 13 titulaires et de 13 pour les suppléants.

Le nombre d’heures de délégation sera de 24 heures, soit 312 h au total.

L'institution sera constituée de trois collèges :

• Premier collège (Employés/Ouvriers) : effectif de 298 électeurs dont 290 éligibles

• Deuxième collège (Techniciens/Agents de Maîtrise) : effectif de 89 électeurs dont 84 éligibles

• Troisième collège (Cadres) : effectif de 153 électeurs dont 149 éligibles

Il est convenu la répartition suivante des sièges :

• Collège Employés/Ouvriers : 7 titulaires et 7 suppléants

• Collège Techniciens/ Agents de Maîtrise : 2 titulaires et 2 suppléants

• Cadres : 4 titulaires et 4 suppléants

6. Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L. 2324-6 du Code du Travail, les organisations syndicales s’engagent à rechercher les voies et les moyens d’atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidature.

La proportion de femmes et hommes composant chaque collège électoral s’établit dans les conditions suivantes :

• Premier collège : pour les titulaires (7) et les suppléants (7)

24 % de femmes, soit 2 titulaires et 2 suppléants

76 % d’hommes, soit 5 titulaires et 5 suppléants

• Deuxième collège : pour les titulaires (2) et les suppléants (2)

37 % de femmes, soit 1 titulaire et 1 suppléant

63 % d’hommes, soit 1 titulaire et 1 suppléant

• Troisième collège : pour les titulaires (4) et les suppléants (4)

22 % de femmes, soit 1 titulaire et 1 suppléant

78 % d’hommes, soit 3 titulaires et 3 suppléants

Dans l’hypothèse où la représentation d’un sexe est totalement exclue, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté sans qu’il ne puisse être en première position sur la liste.

Enfin, les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

7. Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole est conclu pour les élections de la délégation du personnel du comité social et économique du 1^er octobre 2019.

Il est convenu qu’une copie du présent protocole préélectoral sera transmise à la DIRECCTE, section agricole.

Fait en cinq exemplaires à Mont Saint Aignan, le 20 juin 2019

Pour la Direction, Pour les organisations syndicales,

5. ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de ……………………… (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, ……………………… chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme ……………………...

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote ……………. est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions …………………. avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

……………. a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

ANNEXE 2 : PLANNING DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES pour la mise en place du CSE 2019

PLANNING DE PREPARATION DES ELECTIONS CSE	DATES PROPOSEES
Réunion de présentation du vote électronique	24/05/19
Réunion syndicale pour signature PAP + vote électronique	17/06/19 - 20/06/19
Information des salariés de l’organisation des élections Affichage des listes électorales par collège	02/09/19
Présentation des listes de candidatures par les organisations syndicales	06/09/19
La direction affichera les listes de candidats	09/09/19
Envoi du courrier postal avec informations+ Login+Pwd	13/09/19
PREMIER TOUR DES ELECTIONS	1er octobre 2019 à 10h
Si quorum non atteint, ou si carence de candidats, mise en place du 2ème tour
Si modification des effectifs, Affichage des nouvelles listes électorales par collège	02/10/19
Dépôt des candidatures libres	08/10/19
Affichage des listes de candidats	09/10/19
Reprendre son courrier initial avec informations pour expression du vote électronique	10/10/19
DEUXIEME TOUR DES ELECTIONS	4 novembre 2019 à 10h