Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A L ELECTION DES ADMINISTRATEURS SALARIES AU CA DE LA MAIF EN 2018" chez MAIF - MUTUELLE ASSURANCE INSTITUTEUR FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF A L’ELECTION DES ADMINISTRATEURS SALARIÉS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA M.A.I.F. EN 2018

Entre,

La Mutuelle Assurance des Instituteurs de France (M.A.I.F.), société d'assurance mutuelle, dont le siège social est situé 200 avenue Salvador Allende, CS 90000, 79038 NIORT Cedex 9, représentée par Monsieur , Directeur Général,

FILIA - M.A.I.F., Société Anonyme, dont le siège social est situé 200 avenue Salvador Allende, CS 20000, 79076 NIORT Cedex 9, représentée par Monsieur , Directeur Général,

Ci-après dénommées « l’Entreprise »,

D’une part,

Et les Organisations Syndicales représentatives du personnel de la M.A.I.F., signataires ci-dessous dénommées,

• la CAT représentée par………………………………………………………………………

• la CFDT représentée par……………………………………………………………………

• la CFE-CGC représentée par…………………………………………………………………

• la CGT représentée par………………………………………………………………………

• FO représentée par…………………………………………………………………

• l’UNSA MAIF représentée par………………………………………………………………

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Le présent accord est conclu en vue de l'élection relative au renouvellement en 2018 des membres du Conseil d’administration de la MAIF élus par les salariés, conformément au planning récapitulatif (cf. Annexe 1), aux dispositions légales et réglementaires en vigueur (cf. pièces en annexe) et aux articles 21 et 21-2 des statuts de la M.A.I.F.

ARTICLE 1 : Nombre de sièges à pourvoir et répartition

L'article 21 des statuts de la M.A.I.F. prévoit que trois administrateurs sont élus par les salariés dont l’un au moins ayant la qualité de cadre.

Compte tenu de la structure des effectifs cadres et employés :

- un siège est réservé au collège « cadres »,

- deux sièges sont réservés au collège « employés ».

ARTICLE 2 : Nombre de collèges

Le corps électoral est constitué de deux collèges distincts votant séparément. La répartition est effectuée de la façon suivante :

Collège « cadres »

• Les salariés dont la fonction relève des classes 5, 6, 7 et Hors Classe ainsi que les salariés ayant conservé le statut cadre à titre individuel.

Collège « employés »

• Les salariés dont la fonction relève des classes 1 à 4.

• Tous les autres salariés remplissant les conditions d’électorat prévues par le code de commerce et qui ne sont pas affectés à une fonction définie ci-dessus.

ARTICLE 3 : Mode de scrutin

Pour le collège « cadres » :

L'élection a lieu au scrutin majoritaire à deux tours.

Est déclaré élu le candidat qui a obtenu, au premier tour, la majorité absolue des suffrages exprimés ou, au second tour, la majorité relative.

Peuvent se présenter au second tour, tous les candidats qui se sont présentés au premier tour.

Pour le collège « employés » :

L'élection a lieu au scrutin de liste à la représentation proportionnelle à 1 tour au plus fort reste et sans panachage ni rature.

En cas d'égalité des voix, les candidats dont le contrat de travail est le plus ancien dans l’entreprise sont déclarés élus.

ARTICLE 4 : Electorat

Sont électeurs les salariés inscrits aux effectifs et ayant au moins trois mois d’ancienneté dans l’entreprise, à la date du 1^er jour du 1^er tour du scrutin.

ARTICLE 5 : Eligibilité

Sont éligibles les salariés inscrits aux effectifs et ayant au moins deux ans d’ancienneté dans l’entreprise, à la date du 1^er jour du 1^er tour du scrutin.

ARTICLE 6 : Listes électorales

La liste des électeurs sera établie par l'employeur.

Elle sera affichée sur les panneaux habituels au plus tard le Vendredi 2 mars 2018 dans tous les sites hébergeant des salariés MAIF.

Les contestations relatives aux listes doivent être présentées à la Direction Richesses Humaines - Relations Sociales le plus tôt possible, de préférence par message Lotus Notes à l’adresse suivante : dtprsrel@maif.fr (ou _DRH - Relations Sociales/SIEGE/MAIF).

Aucune modification de la liste des électeurs ne pourra être prise en compte après le Jeudi 15 mars 2018 à 14 h (heure de la Métropole).

ARTICLE 7 : Présentation des candidats ou des listes de candidats

Pour le collège « cadres » : chaque candidature doit comporter, outre le nom du candidat, celui de son remplaçant éventuel. Le candidat et son remplaçant sont de sexe différent.

Pour le collège « employés » : chaque liste doit comporter un nombre de candidats double de celui des sièges à pourvoir et être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe ; sur chacune des listes, l’écart entre le nombre des candidats de chaque sexe ne peut être supérieur à un.

Les candidats pour le collège « cadres » ou les listes de candidats pour le collège « employés » peuvent être présentés par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives.

Les candidats, pour le collège « cadres », et les listes de candidats pour le collège « employés », peuvent être également présentés par au moins cent salariés.

Pour les candidatures non présentées par une organisation syndicale représentative, le dépôt des candidatures ou des listes sera accompagné de l'état émargé des cent salariés présentant le candidat ou la liste de candidats. Un même salarié ne peut parrainer qu'un seul candidat pour le collège « cadres » et/ou une seule liste pour le collège « employés », sous peine d'invalidation de sa signature.

Selon la réglementation en vigueur, le mandat d’administrateur élu par les salariés est incompatible avec tout mandat de délégué syndical, de membre du comité d’entreprise, de membre du comité de groupe, de délégué du personnel ou de membre du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail de la société.

L’administrateur qui, lors de son élection, est titulaire d’un ou de plusieurs de ces mandats doit s’en démettre dans les huit jours. A défaut, il est réputé démissionnaire de son mandat d’administrateur.

Le dépôt de candidatures se fera auprès de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales (_DRH - Relations Sociales/SIEGE/MAIF) au plus tard le mercredi 7 mars 2018 à 17h (heure de la Métropole) et sera accompagné des déclarations d'intention émargées des candidats et des listes de candidats.

Des déclarations d’intention seront utilisées pour le 1^er tour de scrutin, et le cas échéant pour le collège « cadres », pour le 2^nd tour. Elles se limiteront dans tous les cas, au maximum, à une déclaration d’intention par liste de candidats et/ou candidatures et par tour de scrutin pour le collège « cadres ».

Pour chaque collège, la déclaration d’intention de chaque candidat ou de chaque liste de candidats est limitée à une feuille au format A4, éventuellement imprimée recto verso, en couleur ou en noir et blanc. Les logos éventuels devront être remis dans les mêmes délais, soit avant le mercredi 7 mars 2018 à 17h.

Les salariés de l’entreprise seront informés des candidatures au plus tard le vendredi 16 mars 2018 pour le 1^er tour, et au plus tard le Mardi 10 avril 2018 en cas de 2^nd tour.

ARTICLE 8 : Exigences réglementaires et exigences internes au Conseil d’administration

Tout candidat à l'élection des administrateurs par le personnel salarié déclare avoir pris connaissance des dispositions relatives aux exigences de compétence, d’expérience et d’honorabilité des administrateurs prévues par les articles L. 322-2 (VII), R. 322-167 et R. 322-11-6 du Code des assurances, 258 et 273 du Règlement délégué (UE) 2015/35 de la Commission du 10 octobre 2014 complétant la directive 2009/138/CE du Parlement européen et du Conseil sur l'accès aux activités de l'assurance et de la réassurance et leur exercice (solvabilité II) (cf. pièces jointes).

Il joint à sa candidature :

• Une attestation sur l’honneur conforme au modèle joint au présent protocole (cf. Annexe 2), à reproduire manuellement, dater et signer ;

• Un extrait de casier judiciaire (bulletin n° 3) datant de moins de trois mois, à demander en ligne sur le site Casier judiciaire national du ministère de la Justice (www.cjn.justice.gouv.fr) ;

• Une copie ou une version scannée d’une pièce d’identité en cours de validité.

Ces documents sont à adresser sous pli confidentiel au Service Relations Sociales, Siège social, Station 12, ou par courrier postal, Service relations sociales, 200 av Salvador Allende CS 90000, 79038 NIORT Cedex 9.

En outre, il prend connaissance des engagements contenus dans le Règlement intérieur du Conseil d’administration qu’il sera amené à signer et à respecter en cas d’élection (cf. pièces jointes).

ARTICLE 9 : Vote électronique par internet

Pour l’organisation de ces élections, le système de vote électronique est accessible par le réseau Internet. La solution retenue avec le prestataire étant accessible par l’ensemble des électeurs, pendant leur temps de travail ou en dehors du temps de travail, aucun autre moyen de vote ne sera mis à disposition.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le vote est secret.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique garantissent notamment le respect des principes suivants :

- vérification de l’identité des électeurs,

- sincérité et impossibilité de falsifier les votes,

- sécurité et possibilité de contrôle a posteriori en cas de besoin (scellement de l’ensemble),

- confidentialité, anonymat et secret du vote électronique,

- publicité du scrutin, notamment dans les phases de contrôle du scellement avant ouverture, à la clôture et au dépouillement des urnes électroniques.

ARTICLE 10 : Dates et lieux des élections

Les scrutins seront ouverts du Jeudi 29 mars 2018 à 14h (heure de la Métropole) au Mercredi 4 avril 2018 à 15h (heure de la Métropole).

Dans le cas où, pour le collège « cadres », un second tour serait nécessaire, les scrutins seront ouverts du Jeudi 19 avril 2018 à 14h (heure de la Métropole) au Mercredi 25 avril 2018 à 15h (heure de la métropole).

Pendant la période d’ouverture des scrutins fixée ci-avant, chaque électeur peut voter, sur place ou à distance, par l’intermédiaire d’une connexion Internet.

Afin de garantir un taux de participation satisfaisant aux élections, pendant la période de vote, des mails de relance seront transmis aux salariés par l’Entreprise.

ARTICLE 11 : Campagne électorale et diffusion de la communication électorale

11.1 Durée de la campagne électorale

• Campagne du 1er tour

La date de début est fixée au Jeudi 15 mars 2018 à 8h (heure de la métropole). Elle prend fin la veille de l’ouverture du 1er tour soit le Mercredi 28 mars 2018 à 19h30 (heure de la métropole).

• Campagne éventuelle du 2ème tour pour le collège « cadres »

La date de début est fixée Lundi 9 avril 2018 à 8h (heure de la métropole).

Elle prend fin la veille de l’ouverture du 2ème tour soit le Mercredi 18 avril 2018 à 19h30, (heure de la métropole).

En dehors de ces périodes, et en tout état de cause pendant toute la période d’ouverture du scrutin, les diffusions de publications, sous forme papier ou électronique, ne seront pas autorisées :

1. Les poses de nouvelles affiches, les distributions de tracts, les envois sur sites par fax ou par la navette du courrier, seront interdites.

2. Les publications électorales déjà diffusées resteront en ligne sur l’intranet, mais aucun nouveau document ne devra être mis en ligne.

Aucun message électronique collectif ne pourra être envoyé au personnel de l’entreprise à des fins syndicales ou de propagande électorale, sans préjudice des dispositions par l’article 9 bis de l’accord relatif aux Institutions Représentatives du personnel et à l’exercice du droit syndical du 27 juin 2002.

Aucune utilisation de la messagerie instantanée à des fins syndicales ou de propagande électorale n’est autorisée.

11.2 Modes de diffusion de la communication électorale

• Mise en ligne des déclarations d’intention sur le site Internet de vote électronique

Les déclarations d’intention visées à l’article 7 seront mises en ligne sur le site web de vote 7 jours avant l’ouverture du scrutin soit le jeudi 22 mars 2018 pour le 1^er tour.

Sauf dépôt de nouvelles déclarations d’intention au plus tard le Jeudi 5 avril 2018 à 16h (heure de la Métropole), les déclarations d’intention du 1^er tour seront utilisées pour le 2^nd tour éventuel pour le collège « cadres ».

Elles seront mises en ligne sur le site web de vote 7 jours avant l’ouverture du scrutin soit le jeudi 12 avril 2018 pour le 2^nd tour éventuel dans le collège « cadres ».

Le document devra être transmis en format pdf et ne pas dépasser 5 Mo (il est conseillé de ne pas dépasser 1Mo pour assurer un affichage rapide quelle que soit la qualité de la connexion Internet de l’électeur).

De plus, les candidatures pourront être accompagnées de logos, de photographies et de vidéos de présentation des listes de candidats ou des candidats.

Les fichiers correspondants communiqués à la direction, pour publication sur le site de vote, devront respecter les formats suivants :

• Logos : seules les images aux formats jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et inférieures à 500Ko sont acceptées ;

• Photographies : seules les images aux formats jpg, png, bmp ou gif et de moins de 2Mo sont acceptées – au format photo d’identité ;

• Vidéos : les vidéos doivent être communiquées aux formats mp4 et ogv, de taille inférieure à 32 Mo et de préférence avec une définition de 854 par 480 pixels.

• Publication intranet

Pendant la période de campagne, chaque candidat ou liste de candidats pourra diffuser, sur l’espace intranet spécifique dédié aux publications électorales, au maximum deux publications électorales.

Les documents validés par les candidats ou listes de candidats sont mis en ligne sur l’espace intranet dédié, selon la procédure en vigueur existant pour le site « Vie Syndicale ».

11.3 Obligations des parties prenantes

Les Organisations Syndicales Représentatives de la MAIF ou les cents salariés qui présenteraient des candidatures s’interdisent toute polémique ou attaque qui serait assimilable à de l’abus de propagande et qui pourrait fausser les résultats des élections.

Il est rappelé à cet égard que la fraude électorale désigne toutes les irrégularités qui peuvent se dérouler pendant une élection. 

Elle peut concerner les opérations électorales elles-mêmes ou des manœuvres constatées pendant la durée de la campagne électorale. La fraude est sanctionnée dès lors qu’elle fausse l’expression du choix des électeurs. Outre l’annulation des élections, une action pénale ou civile peut être engagée en vertu des dispositions régissant le droit électoral. En vertu de l’article L. 114 du Code électoral, l’action publique et l’action civile peuvent être intentées jusqu’à six mois à partir du jour de la proclamation du résultat de l'élection.

ARTICLE 12 : Modalités pratiques de vote

Le vote est personnel et confidentiel.

Pendant la période du scrutin par voie électronique, chaque électeur aura le choix de voter gratuitement, anonymement et à tout moment sur son site de travail, à son domicile ou son lieu de villégiature, ou à partir de tout autre poste informatique équipé d’une connexion Internet, y compris depuis un pays étranger.

Le salarié ne peut déléguer à un tiers ses identifiants pour voter à sa place. Ainsi, le vote par procuration n’est pas possible.

Le prestataire NEOVOTE adressera à chaque électeur, à son domicile, au cours de la semaine précédant la date des élections (semaine 12), le matériel nécessaire pour voter. Celui-ci comprendra :

• un code d’identification et un mot de passe personnels totalement secrets, générés automatiquement et de manière aléatoire ;

• un courrier expliquant les modalités pratiques de vote par Internet ;

• les déclarations d’intention au format A4 recto verso (en couleur) présentant les candidats (collège « cadres ») ou les listes de candidatures (collège employés).

Le vote pourra s’effectuer librement en dehors ou pendant le temps de travail, selon les règles habituelles pour les élections dans l’entreprise.

Une cellule d’assistance téléphonique dédiée du prestataire (hotline), accessible via un numéro Vert, sera mise en service pendant le scrutin 24h/24 et 7 jours sur 7. En cas de perte de son identifiant, chaque électeur pourra demander à la hotline la transmission de nouveaux codes.

La génération de nouveaux codes doit rester exceptionnelle.

Il est rappelé que le fait de se faire passer pour un tiers dans le but d’obtenir des identifiants de vote constitue une usurpation d’identité, délit puni d’un an d’emprisonnement de 15 000 € d’amende (art. 226-4-1 du Code pénal), ainsi qu’une fraude électorale.

L’électeur s’identifiera en communiquant :

• son nom,

• son prénom,

• sa date de naissance,

• son lieu de naissance.

Une fois identifié, l’électeur communiquera à la hotline un numéro de téléphone mobile, une adresse mail, ou un numéro de téléphone fixe. Il recevra alors ses nouveaux codes par sms, par email, ou via un serveur vocal.

En cas de 2^nd tour, un nouveau courrier sera adressé par le prestataire aux électeurs concernés.

ARTICLE 13 : Bureau de vote

Pour chaque collège, il sera constitué un bureau de vote.

Le bureau de vote sera composé :

• d’un membre titulaire désigné  par chaque Organisation Syndicale Représentative ayant présenté des candidats dans le collège concerné.

• d’un membre titulaire désigné  par les cent salariés ayant présenté des candidats dans le collège concerné.

Il est également demandé la désignation d’un remplaçant pour chaque titulaire désigné.

Les salariés désignés seront choisis parmi les électeurs du collège considéré.

Les Organisations Syndicales Représentatives ou les cent salariés ayant présenté des candidats aux élections feront connaître à la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales (_DRH - Relations Sociales/SIEGE/MAIF) le nom des deux représentants (titulaire et remplaçant) désignés pour constituer les bureaux de vote au plus tard le jeudi 8 mars 2018 à 14h (heure de la Métropole).

Il est entendu que seuls les membres titulaires constitueront le bureau de vote, les membres remplaçants n’étant habilités à intervenir au sein du bureau de vote qu’en cas d’absence du membre titulaire.

Le bureau de vote présidera aux opérations dans le collège considéré. Le bureau est informé des éventuelles problématiques qui pourraient impacter le vote (problème informatique…).

Chaque bureau de vote désignera en son sein le/la Président(e).

En cas de désaccord entre les membres du bureau sur la désignation du Président, le salarié le plus âgé des membres du bureau est désigné Président.

Les autres membres du bureau de vote titulaires seront assesseurs. Les noms du / de la Président(e) et des assesseurs seront communiqués à la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales au plus tard le vendredi 16 mars 2018 à 14h (heure de la Métropole).

Les membres du bureau de vote bénéficient du temps d’absence nécessaire à l’accomplissement de leurs fonctions, y compris pour participer à la séance de formation qui se déroulera au siège social de la MAIF (date à programmer entre le 12 mars et le 27 mars 2018). Ce temps est assimilé à du temps de travail effectif et donne lieu au maintien de la rémunération.

ARTICLE 14 : Ouverture et fermeture des scrutins pour le 1^er tour

Pour les deux collèges et de façon simultanée :

• l’ouverture du scrutin aura lieu le jeudi 29 mars 2018 à 14h précises (heure de la métropole), dans les locaux du siège social de la MAIF,

• la fermeture du scrutin aura lieu le Mercredi 4 avril 2018 à 15h précises (heure de la métropole), dans les locaux du siège social de la MAIF.

L’ouverture et la fermeture des scrutins se réaliseront sous le contrôle des membres du Bureau de Vote aux dates et heures prévues dans le présent accord.

Avant l’heure d’ouverture des scrutins, les membres du bureau de vote pourront contrôler, via leurs codes d’accès personnels à l’espace de vote, l’absence de votes et d’émargements et le fait que le vote n’est pas ouvert.

Après l’heure d’ouverture des scrutins, et à tout moment pendant la période de vote, les membres du bureau de vote pourront contrôler, via leurs codes d’accès personnels à l’espace de vote, que le vote est ouvert et consulter les compteurs des votes et les émargements au fil de l’eau.

Après l’heure de fermeture des scrutins, les membres du bureau de vote pourront contrôler, via leurs codes d’accès personnels à l’espace de vote, que le vote est fermé.

A tout moment pendant les opérations de vote, le Président de bureau de vote le plus âgé, après avoir consulté le Président de l’autre bureau de vote, et après avis des représentants de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales, peut ordonner toute mesure immédiate nécessaire pour préserver le bon déroulement des opérations, y compris l’interruption du vote. La Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales prendra contact avec NEOVOTE pour que les interventions techniques éventuellement nécessaires soient effectuées dans les plus brefs délais.

Remise des clés de déchiffrement :

Au sein de chaque bureau de vote, le Président et les assesseurs détiendront chacun une clé de déchiffrement des urnes. Dans le périmètre de chaque bureau de vote, trois clés de déchiffrement au minimum permettront de dépouiller les urnes.

La société prestataire NEOVOTE transmettra les clés de déchiffrement par courrier sécurisé au représentant de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales dans une enveloppe contenant les plis scellés adressés à chaque titulaire de clé. Les représentants de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales ne peuvent prendre connaissance du contenu des enveloppes scellées contenant les codes d’accès, lesquelles sont remises uniquement aux membres des bureaux de vote concernés.

Contrôle des données, test et scellement du système :

Avant chaque tour de vote, les membres des bureaux de vote, en présence des représentants de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales et avec le soutien de la cellule d’assistance technique procèderont aux vérifications et opérations suivantes :

- vérification du paramétrage du système de vote (notamment : droits d’accès aux informations des différentes catégories d’acteurs, dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins, nombre de sièges à pourvoir par instance, collège et type de siège) ;

- vérification des listes électorales ;

- vérification des candidatures ;

- vérification de la composition de chaque bureau de vote ;

- test du bon fonctionnement des serveurs et de l’absence de vote et d’émargement ;

- vérification des modalités de génération des clés de déchiffrement, puis génération des clés   à l’attention des membres des bureaux de vote ;

- scellement du système de vote.

Le scellement du système aura pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées pour toute la durée des opérations de vote pour le tour considéré. L’opération se traduira également par l’édition et l’affichage du code de scellement, que les membres des bureaux de vote pourront vérifier tout au long du scrutin, afin de s’assurer que l’application ne subit aucune modification.

La séance de contrôle des données, test et scellement du système aura lieu le 29 mars 2018 à 10h00 pour le premier tour et 19 avril 2018 à 10h00 pour l’éventuel deuxième tour.

Cellule d’assistance technique :

Aux fins d’assurer le bon déroulement des opérations de vote, une Cellule d’assistance technique sera constituée. La Cellule d’assistance technique sera composée :

- d’un représentant du prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

- d’un représentant de l’entreprise, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l’élection ».

Le Représentant du prestataire sera chargé du bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

Le Gestionnaire de l’élection sera chargé de l’organisation des opérations électorales au sein de l’Entreprise. A ce titre :

- Il communiquera au prestataire l’ensemble des données et des documents destinés à être   importés au sein du Système de vote et contrôlera l’importation de ces éléments au sein du   Système de vote ;

- Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les   participants concernés ;

- Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l’Entreprise, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations  électorales.

De plus, il sera le point de contact du prestataire au sein de l’entreprise et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l’élection ne donnera aucun droit d’accès à des informations confidentielles dans le cadre de l’élection, telles que les identifiants et mots de passe des utilisateurs et les listes d’émargement pendant et à l’issue des opérations électorales. Seul le statut d’électeur et/ou d’observateur donne accès au site de vote.

ARTICLE 15 : Second tour

Pour le collège « cadres », et si nécessaire, un second tour sera organisé.

Sauf désistement exprimé par écrit auprès de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales (_DRH - Relations Sociales/SIEGE/MAIF) au plus tard le jeudi 5 avril 2018 à 15h (heure de la Métropole), les candidats présentés au premier tour participeront au second tour. Sauf dépôt de nouvelles déclarations d’intention et de nouvelles candidatures au plus tard le jeudi 5 avril 2018 à 16h (heure de la Métropole), les déclarations d’intention du 1^er tour seront utilisées pour le 2^nd tour.

Les opérations électorales auront lieu, selon les dispositions retenues pour le premier tour, du jeudi 19 avril 2018 à 14h (heure de la Métropole) au mercredi 25 avril 2018 à 15h (heure de la métropole).

Le bureau de vote constitué pour le 1^er tour du collège « cadres » présidera, dans sa même composition, aux opérations électorales du 2^nd tour.

ARTICLE 16 : Dépouillement et proclamation des résultats

La Cellule d’assistance technique, en présence du Président et des assesseurs de chaque bureau de vote animera la séance de dépouillement. Afin de permettre le dépouillement des urnes, les membres des bureaux de vote titulaires de clés de déchiffrement révèleront publiquement leurs clés, qui seront saisies dans le système de vote.

L’édition en ligne des résultats se fera publiquement : compteurs des voix par élection et par liste de candidatures, affectation théorique des sièges. Les états de résultats fournis seront contrôlés et validés par chaque bureau de vote.

Après validation par les deux bureaux de vote, le système de vote électronique est complètement scellé. Il est rappelé que les copies de tous les fichiers, y compris les programmes sources et les programmes exécutables, sont conservés sous scellés par le prestataire, conformément à la loi. A l’expiration des délais légaux, les fichiers sont détruits.

Après contrôle de conformité, le Président de chaque bureau de vote communique publiquement les résultats des élections de son collège. Si nécessaire, le Président de bureau de vote du collège cadres précise qu’un deuxième tour de scrutin sera organisé.

A l’issue des opérations électorales, les présidents de bureaux de vote proclameront les résultats.

Ne peuvent assister à la séance de dépouillement et communication / proclamation des résultats que :

• d’une part, les membres des bureaux de vote,

• d’autre part, les représentants de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales,

• ainsi que, en dehors de leur temps de travail, des électeurs de chaque collège.

Après avoir consulté le Président de l’autre bureau de vote, et après avis des représentants de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales, le Président de bureau de vote le plus âgé peut ordonner toute mesure immédiate nécessaire pour préserver l’ordre et la sérénité, ainsi que le respect des règles impératives de sécurité relatives à l’occupation des locaux.

ARTICLE 17 : Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR) : information et pouvoir d’opposition à la poursuite d’un mandat d’administrateur

Les candidats à l’élection des administrateurs par le personnel salarié sont informés aux termes du présent accord que la MAIF communique à l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution les noms, dates et lieux de naissance, domiciles et professions des membres du Conseil d’administration, conformément aux instructions 2016-I-16 et 2016-I-17 de l’Autorité, relatives aux documents prudentiels à lui transmettre.

En outre, tout candidat à l'élection des administrateurs par le personnel salarié déclare avoir pris connaissance des dispositions des articles L. 612-23-1 (V) et R. 612-29-3 (III) du Code monétaire et financier joints au présent protocole (cf. pièces en annexe).

L’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution peut s’opposer à la poursuite du mandat d’un ou de plusieurs administrateurs lorsqu’ils ne remplissent pas les conditions d’honorabilité ou les conditions de compétence et d’expérience qui leur sont applicables.

ARTICLE 18 : Date d’effet, durée et terme des mandats

Conformément à l'article R.322-55-2 (I) du Code des assurances, les mandats prendront effet à l’issue de la réunion de l’assemblée générale ordinaire qui statuera, en 2018, sur les comptes sociaux de l’exercice 2017, et se termineront à l’issue de la réunion de l’assemblée générale ordinaire qui statuera, en 2021, sur les comptes sociaux de l’exercice 2020.

ARTICLE 19 : Contestations

Les contestations relatives à l’électorat, à l’éligibilité et à la régularité des opérations de vote sont de la compétence du tribunal d’instance qui statue en dernier ressort, conformément aux dispositions de l’article L.225-28 du Code de commerce.

ARTICLE 20 : Durée de l’accord

Le présent accord a une durée déterminée et ne s’applique qu’aux élections des Administrateurs par le personnel salarié de l’année 2018.

Au terme de cette période, il prendra fin de plein droit et cessera de produire ses effets au-delà du terme.

ARTICLE 21 : Dépôt et publicité

Le présent accord est notifié à l’issue de la procédure de signature par la Direction Générale à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives.

Au terme d’un délai de 8 jours à compter de cette notification et à défaut d’opposition, le présent accord est déposé au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Niort et à l’Unité départementale des Deux-Sèvres de la Direction Régionale de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE).

Son contenu sera à la disposition du personnel sur l'intranet de l'entreprise.

Fait en 10 exemplaires originaux,

A Niort, le 16 février 2018

Pour la M.A.I.F. Pour Filia-M.A.I.F.

Directeur Général MAIF Directeur Général Filia-MAIF

Pour les Organisations Syndicales ci-dessous dénommées :

- la CAT,

- la CFDT,

- la CFE-CGC,

- la CGT,

- FO,

- l’UNSA-MAIF,
Annexe 1 Planning récapitulatif des opérations

Dates	Tâche
Semaine 07	Signature du protocole préélectoral avec les Organisations Syndicales
Vendredi 2 mars 2018	Date limite d’affichage des listes électorales
Mercredi 7 mars 2018 à 17h	Date limite de réception des listes de candidatures
	Date limite de réception des déclarations d’intention
	Date limite de réception des logos des OS
Jeudi 8 mars 2018	Date limite de transmission des membres du bureau de vote
Jeudi 15 mars 2018	Début de la campagne électorale à 8h
	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Vendredi 16 mars 2018	Date limite d’information des salariés sur les candidatures
	Date limite d’information des noms des Président et Assesseurs des bureaux de vote
Semaine 12	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Jeudi 22 mars 2018	Mise en ligne des déclarations d’intention
Entre le 12 et le 27 mars 2018	Tests du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
	Formation des membres du bureau de vote
Mercredi 28 mars 2018	Fin de la campagne électorale à 19h30
Jeudi 29 mars 2018 à 10h00	Contrôle des données, test et scellement du système de vote
Jeudi 29 mars 2018	Ouverture du scrutin 1er tour à 14h
Mercredi 4 avril 2018	Fermeture du scrutin 1er tour à 15h
Mercredi 4 avril 2018 à partir de 15 h	Dépouillement des résultats
	Communication des résultats
Jeudi 5 avril 2018 à 16h	Date limite candidatures 2nd tour et déclarations d’intention
Lundi 9 avril 2018 à 8h	Début de la campagne électorale
Mardi 10 avril 2018	Date limite d’information des salariés sur les candidatures (en cas de 2nd tour pour le collège cadre)
Jeudi 12 avril 2018	Mise en ligne des déclarations d’intention
Semaine 15	Envoi du matériel de vote aux électeurs
	Tests du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Mercredi 18 avril 2018 à 19h30	Fin de la campagne électorale à 19h30
Jeudi 19 avril 2018 à 10h00	Contrôle des données, test et scellement du système de vote
Jeudi 19 avril 2018	Ouverture du scrutin 2nd tour à 14h
Mercredi 25 avril 2018	Fermeture du scrutin 2nd tour à 15h
Mercredi 25 avril à partir de 15 h	Dépouillement des résultats
	Communication des résultats

Annexe 2

Modèle d’attestation sur l’honneur à reproduire manuellement

« J’atteste sur l’honneur :

• avoir pris connaissance des dispositions des articles L.322-2, R. 322-11-6 et R. 322-167 du Code des assurances, 258 et 273 du Règlement délégué n°2015/35 de la Commission européenne du 10 octobre 2014, L.612-23-1 (V) et R. 612-29-3 (III) du Code monétaire et financier joints à l’accord relatif à l’élection des administrateurs salariés au Conseil d’administration de la MAIF du ../../2018 ;

• ne pas être frappé/e d’une des incapacités à exercer les fonctions d’administrateur visées à l’article L.322-2 du code des assurances ».

Fait à

Le

Signature :

PIECES JOINTES

• Textes réglementaires

• Articles L322-2 (cf. VII), R322-11-6 et R322-167 du Code des assurances

• Articles 258 et 273 du Règlement délégué (UE) n° 2015/35 du 10 octobre 2014, complétant la directive 2009/138/CE du Parlement européen et du Conseil sur l'accès aux activités de l'assurance et de la réassurance et leur exercice (solvabilité II)

• Articles L612-23-1 (cf. V) et R612-29-3 (cf. III) du Code monétaire et financier

• Règlement intérieur du Conseil d’administration