ACCORD D’entreprise de mise en place

DES COMITES SOCIAUx ET ECONOMIQUEs

ET SUR LE DIALOGUE SOCIAL

AU SEIN DE L’ASSOCIATION ETAI

ENTRE

L’Association Entraide Travail Accompagnement Insertion (E.T.A.I.) dont le siège est situé au 16, rue Anatole France 94270 Le Kremlin Bicêtre, représentée par la Directrice Générale,

D’une part

Et

• L’organisation syndicale CGT représentée par le délégué syndical,

• L’organisation syndicale CFDT représentée par la déléguée syndicale,

D’autre part

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE 5

PARTIE 1 : DISPOSITONS PRELIMINAIRES 6

Article 1 – l’objet 6

Article 2 – Le cadre juridique 6

Article 3 – Le champ d'application 6

PARTIE 2 : LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 6

Article 4 – La mise en place/périmètres 6

Article 5 – La composition 7

5.1. La présidence 7

5.2. Les membres élus 7

Article 6 - Déroulement des réunions du CSE 7

6.1. La convocation, l'ordre du jour et la transmission des documents afférents à l'information et la consultation 7

6.2. La fréquence des réunions en matière de santé, sécurité et conditions de travail 8

6.3. L’établissement des procès-verbaux 8

6.4. L’information relative à l’absence d’un élu titulaire et l’organisation du remplacement 8

PARTIE 3 : DIALOGUE SOCIAL 9

Article 7 – La CSSCT 9

7.1. Les compétences 9

7.2. La présidence 9

7.3. Le nombre de membres 9

7.4. Le nombre et la fréquence des réunions 10

7.5. La formation des membres 10

7.6. Le crédit d'heures 10

Article 8 : La commission technique 10

8.1. La mise en place d’une commission technique 10

8.2. Les membres de la Commission Technique 10

8.3. Le nombre et la fréquence des réunions 10

Article 9 : Les représentants de proximité 11

9.1. Le périmètre et le nombre de représentants de proximité 11

9.2. La nomination des Représentants de proximité 11

9.3. La durée du mandat des Représentants de proximité 13

9.4. Les missions des Représentants de proximité 13

9.5. Les attributions des représentants de proximité 14

9.6. Les moyens des Représentants de proximité 14

Article 10 – Les bons de délégation à l’usage des représentants du personnel 14

10.1. Le recours obligatoire au bon de délégation 14

10.2. Le délai de prévenance 15

10.3. Le contenu du bon de délégation 15

Article 11 - Le local et le matériel mis à disposition du CSE 16

11.1. Le local 16

11.2. Le matériel 16

11.3. Les moyens informatiques 16

Article 12 - Les consultations récurrentes du CSE 16

Article 13 - Les expertises du CSE 16

13.1. Les conditions de recours à l’expertise 16

13.2. Les frais d’expertise 16

Article 14 – La Base de Données Economiques et Sociales 17

14.1. Les documents et informations 17

14.2. Les format de la BDES 17

14.3. L’alimentation et actualisation de la BDES 17

14.4. Les règles de fonctionnement de la BDES 18

PARTIE 4 – LES DISPOSITIONS FINALES 19

Article 15 – Le durée de l’accord et date d’effet 19

Article 16 – La commission de suivi de l'accord 19

Article 17 – La dénonciation de l'accord 20

Article 18 – La révision de l’accord 20

Article 19 – La notification, la publicité et le dépôt de l’accord 20

PREAMBULE

La réforme du dialogue social engagée avec les ordonnances du 22 septembre 2017 met fin aux instances représentatives du personnel actuelles (CE, DP et CHSCT), remplacées par le comité social et économique (CSE) au plus tard le 1^er janvier 2020.

La date de fin de mandat des instances actuelles est ultérieure au 31 décembre 2019.

Les parties par le présent accord se sont saisies des évolutions de la législation pour envisager et organiser le rapprochement des instances existantes afin d’aboutir à une organisation sociale nouvelle :

• la mieux adaptée de l’E.T.A.I. au regard de ses spécificités, notamment fonctionnelles,

• la plus pertinente pour la représentation des salariés.

Elles rappellent à ce titre leur attachement au dialogue social de qualité, qui soit à la fois efficace, constructif fluide, et en cohérence avec l’organisation de l’E.T.A.I..

Cela nécessite que les différents acteurs impliqués dans le dialogue social, et notamment les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales, agissent avec respect, loyauté et transparence et dans une volonté commune de parvenir à un consensus.

C’est ainsi qu’après s’être réunies lors de différentes réunions de négociation, les parties signataires sont convenues des dispositions suivantes, concernant notamment la mise en place du Comité Social et Économique au sein de l’association en vue des élections professionnelles à intervenir avant la fin 2019.

Compte tenu des dispositions légales, les partenaires sociaux ont décidé de se rencontrer, afin de mettre en place la nouvelle représentation du personnel, en fonction de l’organisation de l’activité et des besoins qu’ils ont pu identifier en matière de dialogue social et au terme de la négociation, se sont mis d'accord sur les dispositions ci-après.

Cet accord est un élément essentiel dans la rénovation et le renforcement du dialogue social.

Au terme de la négociation, les parties se sont mis d'accord sur les dispositions ci-après.

PARTIE 1 : DISPOSITONS PRELIMINAIRES

Article 1 – L’objet

Le présent accord a pour objet de définir la structuration de la représentation du personnel ainsi que les règles de dialogue social applicable au sein d’ETAI.

Article 2 – Le cadre juridique

Le présent accord a été conclu dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur portant sur la représentation du personnel et le dialogue social et, en particulier, l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Il est rappelé que conformément à l’ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017, les dispositions des accords d’entreprise portant sur les délégués du personnel, le Comité d’entreprise et le Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, cessent de plein droit de produire leurs effets à la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le présent accord met définitivement fin à l’ensemble des règles et pratiques, écrites ou non, pouvant exister sur la représentation du personnel et le dialogue social.

Article 3 – Le champ d'application

Le présent accord définit les règles devant s'appliquer à l’ensemble des salariés des services d’ETAI, pour ce qui concerne la représentation du personnel.

PARTIE 2 : LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Article 4 – La mise en place/périmètres

Il est mis en place un comité social et économique d’association, désigné sous la terminologie de CSE unique.

L’association ETAI est composée d’un seul établissement distinct, au sens des représentants du personnel et des articles L. 2313-2 à L. 2313-4 du Code de travail.

Tout nouvel établissement qui serait créé après la conclusion du présent accord, sera rattaché au CSE unique en matière de représentation du personnel, à défaut de révision dudit accord.

Compte tenu de l’effectif salarié, le CSE est doté de la personnalité morale.

La mise en place du CSE interviendra à compter des prochaines élections professionnelles prévues au quatrième trimestre de 2019.

Article 5 – La composition

5.1. La présidence

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant dûment mandaté à cet effet.

Le Président du CSE est assisté en tant que de besoin de tous responsables en charge notamment d’un sujet inscrit à l’ordre du jour, dans la limite de trois collaborateurs.

5.2. Les membres élus

La durée des mandats des élus du CSE sont fixés à 4 ans.

La durée des mandats des représentants des organisations syndicales prend fin à l’issue des mandats des élus du CSE.

Le nombre de membres titulaires et suppléants du CSE est fixé selon les dispositions légales et réglementaires.

Le CSE désigne, parmi ses membres titulaires, au cours de la première réunion suivant son élection, un secrétaire et un trésorier.

Le Secrétaire bénéficie d’un crédit d’heure de 10 heures mensuelles en plus des heures de délégation dont il dispose au titre de son mandant de titulaire du CSE.

Article 6 - Déroulement des réunions du CSE

6.1. La convocation, l'ordre du jour et la transmission des documents afférents à l'information et la consultation

L'ordre du jour est élaboré conjointement entre le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet et le secrétaire.

Il doit être communiqué aux membres de l'instance au moins 7 jours calendaires avant la réunion en cas d'information-consultation, sauf circonstances exceptionnelles.

Sous réserve des points inscrits de plein droit à l’ordre du jour, le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet et le secrétaire, se transmettent mutuellement et en amont les points envisagés à l’ordre du jour.

Les parties fixent un délai de 7 jours avant la date de la réunion envisagée pour communiquer les points à l’ordre du jour entre :

• le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet ;

• le secrétaire.

Ce délai apparait nécessaire pour pouvoir établir l’ordre du jour en amont de sa transmission aux élus.

L’ordre du jour et la convocation peuvent être communiqués par courrier électronique aux adresses électroniques fournies par les salariés élus selon des modalités plus précises définies par le Règlement Intérieur du CSE.

6.2. La fréquence des réunions en matière de santé, sécurité et conditions de travail

• Nombre de réunion du CSE

Le CSE se réunit douze fois par an, sauf circonstances exceptionnelles et sous réserve des dispositions légales plus favorables.

• Nombre de réunion du CSE portant sur l’hygiène, la santé, la sécurité et les conditions de travail des salariés

Au moins 4 réunions du CSE, à raison d’une par trimestre, portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Les temps de réunion de ces 4 réunions seront dissociés de la réunion initiale afin que de s’assurer d’un temps d’échange suffisant pour l’ensemble des sujets.

6.3. L’établissement des procès-verbaux

Lors de chaque réunion, un procès-verbal est établi dans un délai de 15 jours suivant la réunion par le secrétaire de l'instance.

En cas de projet de réorganisation, le procès-verbal est établi au plus tard 8 jours avant la prochaine réunion du CSE.

Le procès-verbal est adressé à la direction par le secrétaire de l'instance. Le secrétaire le soumet aux membres titulaires et suppléants.

Le procès-verbal est soumis pour approbation lors de la réunion plénière suivante.

6.4. L’information relative à l’absence d’un élu titulaire et l’organisation du remplacement

Il est rappelé que conformément à la loi les élus suppléants n’assistent pas aux réunions. Toutefois, ils sont convoqués aux réunions, compte tenu du fait que des absences inopinées des élus titulaires demeurent possibles.

Les suppléants ont également accès aux mêmes informations que les titulaires afin de pouvoir participer aux réunions en cas d’absence des titulaires.

Afin d’organiser au mieux le déroulement des réunions du CSE, chaque titulaire informe de son absence lors d’une ou plusieurs réunions du CSE dès qu’il en a connaissance, directement ou à défaut par le biais d’un représentant de son organisation syndicale ou d’un autre membre de sa liste, le suppléant de droit, le secrétaire ainsi que le président du CSE (Article L.2314-37 du Code du Travail).

En outre, au début des réunions, un appel est effectué pour établir les éventuelles absences, et les remplacements nécessaires. A l’issue de cet appel, les élus suppléants qui ne remplacent pas un titulaire (en surnuméraire) quittent la réunion.

Il est précisé que, dans le cas où un titulaire absent n’aurait pas pu être remplacé par un suppléant lors d’une réunion du CSE, les délibérations adoptées par l’instance à la majorité des membres présents sont réputées valides.

Le temps de déplacement et de présence en début de réunion des élus suppléants, est considéré comme du temps de travail effectif et payé comme tel.

PARTIE 3 : DIALOGUE SOCIAL

Article 7 – La CSSCT

Afin d’assurer la meilleure prise en charge des problématiques liées à la santé, la sécurité et les conditions de travail, une Commission santé, sécurité et conditions de travail au niveau du CSE est instaurée.

7.1. Les compétences

La CSSCT se voit confier, par délégation du CSE, les attributions du CSE relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l'exception du recours à un expert et des attributions consultatives du comité.

En cas de consultation du CSE sur une question relevant des attributions de la CSSCT, cette dernière est réunie en amont de la réunion du CSE portant sur cette consultation.

Sa vocation est aussi d'assurer une information réciproque et une réflexion commune sur les questions concernant la santé, la sécurité, les conditions de travail ainsi que le développement durable.

7.2. La présidence

Conformément à l’article L. 2315-39 du Code du travail, la CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant.

7.3. Le nombre de membres

La CSSCT est composée de 4 membres dont au moins un cadre, désignés parmi les membres du CSE à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE, sous réserve des trois alinéas suivants.

En cas d’absence de longue durée, et sur demande de l’élu membre de la CSSCT, le CSE peut désigner, pour siéger dans la Commission, un élu qui vient remplacer temporairement l’élu empêché. Cet élu désigné est de la même catégorie professionnelle que l’élu remplacé, ou à défaut dans une autre catégorie. Le mandat à la CSSCT du membre remplaçant prend fin au retour du membre de la CSSCT initialement désigné.

En cas de rupture du contrat de travail ou démission du mandat de l’élu membre de la CSSCT, les membres élus du CSE peuvent désigner un nouveau membre de la CSSCT.

Le médecin du travail, l’agent contrôle de l'inspection du travail et les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale seront invités aux réunions de la commission.

Le Secrétaire de la commission est désigné parmi ses membres, en priorité parmi ses membres titulaires au CSE.

7.4. Le nombre et la fréquence des réunions

Sauf circonstances exceptionnelles tel qu’un projet de réorganisation ou la survenance d’un incident grave, la CSSCT se réunit au plus 4 fois par an, ou à l’initiative de la direction ou à celle de la majorité des membres du CSE.

Lors de chaque réunion de la CSSCT, un rapport de la commission est établi par le secrétaire et transmis à tous les membres du CSE dans un délai maximum de deux semaines à l'issue de la réunion et en tout état de cause au plus tard 15 jours avant la tenue de la réunion du CSE au cours de laquelle un avis est demandé.

7.5. La formation des membres

Les membres de la CSSCT bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé et sécurité telle que mentionnée à l’article L.2315-40 du Code du travail pour une durée maximale de 5 jours et prise en charge par l’employeur (article L. 2315-18 du Code du travail). Cette formation initiale n’exclut pas une formation continue durant leur mandat.

7.6. Le crédit d'heures

Les membres de la CSSCT disposent chacun d’un crédit mensuel de 3 heures supplémentaires.

Article 8 : La commission technique

8.1. La mise en place d’une commission technique

Une Commission Technique est mise en place au niveau du CSE.

Les commissions égalité professionnelle, du logement et de la formation professionnelle prévues par la loi fusionneront au sein de cette Commission Technique.

Seules la Commission des Marchés, si l’association réunit ses critères de mise en place, et les Commissions Santé Sécurité et Conditions de Travail, fonctionnent indépendamment de la Commission Technique.

8.2. Les membres de la Commission Technique

La Commission Technique est composée de 3 membres désignés parmi les membres du CSE à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

Le/La Secrétaire de la commission est désigné(e) parmi les membres titulaires du CSE, sous réserve qu’un ou plusieurs titulaires aient été nommés dans cette commission.

8.3. Le nombre et la fréquence des réunions

Sauf circonstances exceptionnelles, la commission technique se réunit au plus 3 fois par an, ou à l’initiative de la direction ou à celle de la majorité de ses membres.

La commission a un programme de travail fixé par le CSE et permet de rendre compte de son activité au CSE.

Lors de chaque réunion, un rapport est établi et transmis à tous les membres du CSE dans un délai maximum d’un mois à l'issue de la réunion et au plus tard, 15 jours avant la réunion au cours de laquelle l’avis du CSE est sollicité.

Les réunions de cette Commission technique sont considérées comme du temps de travail effectif, non déduit des heures de délégation, à hauteur de 30 heures par an par élu à cette Commission.

Article 9 : Les représentants de proximité

9.1. Le périmètre et le nombre de représentants de proximité

Il est créé des Représentants de proximité au sein de l’association ETAI.

Leur nombre est fixé à un par site ou établissement(s)tels que listés ci-après :

	RP
Site du Kremlin Bicêtre *	2
Site de Choisy le Roi*	3
Les Ateliers - ESAT J. Henry	1
Pôle de direction- APCO	1
I.M.E. S. Brunel	1
M.A.S. Potier	1
Total :	9

*Site du Kremlin Bicêtre : les Jardins E.T.A.I., la Résidence, la Maison, le Relais du KB

*Site de Choisy le roi : S.A.V.S., le Relais de Choisy, Foyer M.O.B., les Jardins de Choisy, F.A.M. Val d’ETAI, F.A.M. Valette

Les Représentants de proximité n’ont pas de suppléant.

9.2. La nomination des Représentants de proximité

9.2.1 Collège désignatif

Les élus titulaires aux Comités Sociaux et Économiques d’Établissement, et suppléants remplaçant un titulaire, forment le collège désignant les représentants de proximité.

La Direction ne participe pas au vote.

9.2.2 Modalités de désignation et de révocation

Les modalités de désignation des Représentants de proximité sont les suivantes :

• la Direction convoque les membres du CSE à une première réunion commune au cours de laquelle elle rappelle :

  • les sites et établissements concernés par le vote ;

  • les modalités de désignation des Représentants de proximité ;

  • les priorités applicables pour la détermination des représentants de proximité ;

  • le cas échéant les modalités d’information des salariés et de dépôt des candidatures, fixées par l’employeur ;

• la Direction convoque les membres du CSE pour une deuxième réunion commune au cours de laquelle le collège désignatif désignera le/les candidat(e)s prioritaire(s), ou votera pour choisir les Représentants de proximité parmi les candidatures qui auront été transmises ;

• en cas de vote, le mode de scrutin est uninominal majoritaire à un seul tour ;

• en cas de vote, les membres du collège désignatif votent à bulletin secret ou par un système informatique permettant d’assurer la confidentialité et la sincérité des votes ;

• à l’issue des votes, un décompte des voix est opéré en séance. Les bulletins blancs ou nuls, tels que définis dans le protocole d’accord préélectoral, ne sont pas pris en compte. Le candidat ayant obtenu le plus de voix est élu. En cas d’égalité de voix, le candidat ayant le plus d’ancienneté dans le site ou établissement(s) est désigné.

• Le collège désignatif proclame les résultats et constate, le cas échéant, l’éventuel carence de représentant de proximité pour les départements concernés.  

9.2.3 Candidatures

• La priorisation des candidats aux fonctions de représentants de proximité

Les parties ont convenu que :

• les fonctions de représentants de proximité sont réservées en priorité aux élus titulaires, travaillant sur le site ou établissement(s) concernés par la désignation du représentant de proximité, sous réserve de leur acceptation.

A ce titre, dès lors que plusieurs élus travaillent sur le site ou établissement(s) concernés, la priorité est donnée de la manière suivante :

• l’élu titulaire candidat aux fonctions de représentant de proximité sur le site ou établissement(s)concernés est prioritaire sur l’élu suppléant.

Dès lors que plusieurs élus titulaires candidatent, la priorité est donnée à l’élu ayant reçu le plus de voix aux dernières élections. En cas d’égalité de voix, l’élu titulaire candidat ayant le plus d’ancienneté dans le site ou établissement(s) est choisi pour exercer la fonction de représentant de proximité sur le site ou établissement(s) concernés ;

• en l’absence d’élu titulaire candidat aux fonctions de représentant de proximité sur le site ou établissement(s) concernés, la priorité est donnée à un élu suppléant du CSE.

Dès lors que plusieurs élus suppléants candidatent, la priorité est donnée à l’élu ayant reçu le plus de voix aux dernières élections. En cas d’égalité de voix, l’élu suppléant candidat ayant le plus d’ancienneté dans le site ou établissement(s) est choisi pour exercer la fonction de représentant de proximité sur le site ou établissement(s) concernés ;

• en l’absence d’élus présents sur le site ou établissement(s)et/ou candidats élus à la fonction de représentant de proximité sur le site ou établissement(s) concernés, des salariés non-élus doivent candidater à cette fonction dans le cadre de la procédure indiquée ci-après. A défaut de candidatures, le mandat de représentant de proximité est déclaré vacant, pour la durée du mandat.

• Les modalités de candidature dans les sites ou établissement(s) concernés n’ayant pas d’élus ou sans élu candidat à la fonction de représentant de proximité.

La Direction affiche dans les sites ou établissement(s)concernés une note d’information invitant les salariés à candidater aux fonctions de représentant de proximité dans chacun des sites ou établissement(s) concernés.

La note d’information précise les conditions, délais et les modalités pour candidater.

A ce titre, les candidat(e)s non-élus doivent remplir les conditions suivantes :

• être affecté(e)s au site ou établissement(s) de l’association ETAI pour lequel ils/elles candidatent ;

• avoir une ancienneté d’un an à la date de la réunion initiale du processus de désignation des représentants de proximité ;

• ne pas être titulaire d’une délégation de pouvoirs de la part de l’employeur.

L’employeur présente au collège désignatif les candidatures conformes et reçues dans les délais requis pour candidater.

9.3. La durée du mandat des Représentants de proximité

Les Représentants de proximité sont désignés pour la durée du mandat des élus au Comités Sociaux et Économiques.

Au terme des mandats des élus, leur désignation est privée d’effet.

Le changement d’affectation (changement de site ou établissement(s) de travail) du représentant de proximité entraine la perte de son mandat de représentant de proximité, compte tenu du fait que ce mandat est lié à la présence du salarié sur le site ou établissement(s) concernés.

En cas de rupture du contrat de travail, démission de la fonction de représentant de proximité, une nouvelle désignation sera réalisée sauf si la durée restant du mandat est inférieure ou égale à 6 mois.

9.4. Les missions des Représentants de proximité

Les Représentants de proximité participent à la remontée d’informations utiles provenant des salariés affectés sur leur site ou établissement(s).

Ils transmettent les informations concernées à la Direction Générale, à la Direction de site ou établissement(s), et aux élus du Comité Social et Économique le cas échéant.

En fonction des nécessités et en cas d’urgence, ils peuvent solliciter un rendez-vous d’échanges avec le/la Directeur/trice du site ou d’établissement(s) s’agissant de problématiques en termes d’hygiène, santé, sécurité et conditions de travail. Ce rendez-vous ne peut faire obstacle à la mise en œuvre éventuelle des prérogatives accordées aux élus des Comités Sociaux et Économiques.

9.5. Les attributions des représentants de proximité

Soucieuses et attachées à un dialogue social de qualité et de proximité, les parties ont souhaité préciser les attributions suivantes des représentants de proximité.

Sans préjudice des attributions du CSE, les représentants de proximité ont pour mission, au sein de l’unité dans laquelle ils ont été désignés :

de représenter les collaborateurs et d’entretenir des échanges de qualité, constructifs et respectueux avec les collaborateurs et les managers de leur unité,

• de présenter les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, et à l’application de la règlementation ou des dispositions conventionnelles auprès du CSE et de son président au sein de leur unité,

• de contribuer à promouvoir la santé, la sécurité, l’amélioration des conditions de travail et plus largement la qualité de vie au travail des salariés,

• de prévenir les situations de harcèlement moral et sexuel.

Les représentants de proximité sont à ce titre les interlocuteurs privilégiés des managers locaux de leur site ou établissement(s) telle que définie à l’article 9.1. du présent accord.

Les managers ont à ce titre un rôle à jouer pour instaurer un dialogue social de proximité de qualité, dans leur périmètre. Ils veilleront également à organiser et entretenir des échanges de qualité, constructifs et respectueux avec les représentants de proximité de leur périmètre.

9.6. Les moyens des Représentants de proximité

Les Représentants de proximité bénéficient d’un temps pour exercer leur mission de 5 heures par mois. Ces temps ne sont pas annualisables et cessibles.

Ce temps est considéré comme du temps de travail effectif, sous réserve de ce que, dans la mesure du possible et sauf urgence, les Représentants de proximité préviennent leur responsable ou le/la Directeur/trice de site ou d’établissement(s) au moins 5 jours calendaires avant l’utilisation de ce temps prévu.

9.7. La protection des Représentants de proximité

Les représentants de proximité bénéficient du régime de protection des représentants du personnel élus au CSE.

Article 10 – Les bons de délégation à l’usage des représentants du personnel

10.1. Le recours obligatoire au bon de délégation

Les heures de délégation sont utilisées librement par les élus et représentants syndicaux.

Toutefois, des bons de délégation sont mis en place pour permettre un équilibre entre la continuité de gestion des services à destination d’usagers, et la liberté d’action des représentants du personnel. Un modèle est établi en annexe.

Ainsi, quel que soit la nature de son mandat, il est convenu la rédaction par le représentant du personnel d’un bon de délégation, préalablement à l’absence à son poste pendant les heures de service à l’intérieur ou à l’extérieur de l’association ETAI.

L’usage du bon de délégation est personnel.

Toutefois, une intervention non prévisible et dans un cas d’urgence dans le cadre de sa fonction doit permettre à l’élu de s’exonérer de la rédaction d’un bon de délégation.

Dans ce cas et malgré tout, afin de permettre à l’employeur de réaliser les missions auprès des usagers, les élus et représentants syndicaux préviennent directement leur supérieur hiérarchique de leur absence.

10.2. Le délai de prévenance

Le crédit d’heures est précédé d’un délai de prévenance suffisant pour des raisons de nécessités de service.

Dans le cadre des fonctions des élus et représentants syndicaux, un délai de prévenance de 5 jours calendaires est mis en place.

Une intervention non prévisible ou urgente dans le cadre de leurs fonctions les dispensera de ce délai de prévenance, sous réserve de prévenir directement de l’absence leur supérieur hiérarchique.

Dans le cadre de la mise en commun d’heures de délégation entre élus titulaires au CSE ou avec les élus suppléants au CSE dans les limites prévues par la loi, il est rappelé que l’élu au CSE transmet à sa hiérarchie le bon de délégation au moins 8 jours calendaires pleins avant l’utilisation des heures de délégation.

10.3. Le contenu du bon de délégation

Il est convenu l’utilisation du bon de délégation qui contient : (cf. annexe 1)

• le nom et prénom du représentant du personnel,

• le service,

• le mandat exercé au titre de la délégation,

• l’heure de départ,

• l’heure de retour, ajoutée à la fin de la délégation,

• la date de l’absence,

• la durée présumée de l’absence,

• le crédit d’heures restant,

• éventuellement le partage des heures de délégation à un autre titulaire ou à un suppléant, ou l’utilisation du crédit d’heures au-delà du crédit règlementaire mensuel.

Outre ces mentions, il est impératif que ce bon soit signé par le représentant du personnel.

Le/la Directeur/trice de site ou d’établissement(s) est garant qu’un récapitulatif du nombre d’heures de délégation utilisé, signé par le représentant du personnel, sera établi mensuellement et transmis au responsable du service Ressources Humaines.

Article 11 - Le local et le matériel mis à disposition du CSE

11.1. Le local

L’employeur mettra à disposition un local aménagé.

11.2. Le matériel

L’employeur mettra à disposition le matériel nécessaire au fonctionnement du CSE (ligne téléphonique, Internet, ordinateur, photocopieur, imprimante, mobilier, ...).

11.3. Les moyens informatiques

Les élus communiqueront une adresse email à l’employeur.

Elle permet de fluidifier les échanges entre les représentants des salariés et ceux de la Direction, notamment dans le cadre de l’élaboration de l’ordre du jour ou de la transmission d’informations.

Article 12 - Les consultations récurrentes du CSE

Pour les consultations prévues à l’article L. 2312-17 du Code du travail, le CSE est consulté selon les récurrences suivantes :

• la situation économique et financière de l’association, tous les ans

• la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi, tous les ans

• les orientations stratégiques de l'association tous les deux ans.

Article 13 - Les expertises du CSE

13.1. Les conditions de recours à l’expertise

Le CSE peut solliciter le recours à un expert avant de rendre un avis, dans les conditions suivantes :

• dans le cadre des conditions prévues par la loi pour les expertises au titre des consultations ponctuelles et les expertises libres ;

• pour l’ensemble des consultations récurrentes obligatoires au sens de l’article L.2312-22 du Code du travail, l’exercice du droit à expertise ne peut aboutir à recourir à plus d’une expertise par consultation prévue.

13.2. Les frais d’expertise

Le coût des expertises est pris en charge selon les modalités légales et règlementaires.

Article 14 – La Base de Données Économiques et Sociales

14.1. Les documents et informations

La BDES est le support des consultations périodiques du CSE sur les orientations stratégiques, la politique sociale et la situation économique et financière d’ETAI.

Seules les informations et documents devant légalement être transmis au CSE doivent nécessairement être mis à disposition sur la BDES (Article R2312-8)

La mise à disposition sur la BDES est considérée comme un acte de communication des rapports et informations qui sont transmis de manière récurrente au CSE, conformément à l’article L.2312-18 du code du travail et qui ne sont plus adressés sous quelque autre forme que ce soit aux représentants du personnel.

Les informations figurant dans la BDES portent sur l’année en cours (année n), sur les deux années précédentes (n-1 et n-2) et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les deux années suivantes (n+1 et n+2).

Pour les informations portant sur l’année n+1, ETAI s’engage à transmettre les données les plus claires et précises possibles.

Pour l’année n+2, au regard du caractère aléatoire, les données pourront être communiquées sous la forme de « grandes tendances ».

14.2. Les formats de la BDES

La Base de Données Économiques et Sociales a un support informatique sur l’intranet de l’association.

L’ensemble des documents transmis par le biais de la Base de Données Économiques et Sociales est sous format « pdf ».

Aucun document contenu dans la BDES ne peut être modifié par les utilisateurs élus et les délégués syndicaux.

14.3. L’alimentation et actualisation de la BDES

Certaines données économiques ont un caractère définitif en raison de leur historisation.

Les données économiques, au titre de l’année en cours, sont mises à jour selon le calendrier défini.

Quant aux données économiques portant sur les années futures pouvant être amenées à évoluer en fonction des choix stratégiques, les mises à jour peuvent être effectuées de manière semestrielle ou éventuellement au moment de la connaissance d’éléments probants et déterminants pouvant affectés la prise de décision sur une décision stratégique de l’année en cours.

ETAI désigne les personnes habilitées à mettre à jour la Base de Données Economiques et Sociales. Elle a la possibilité de désigner le/la chargé(e) de communication comme personne en charge de cette mise à jour.

Dans l’hypothèse de retard dans l’actualisation des données, les utilisateurs/trices sont informé(e)s par courriel dès que la mise à jour a été faite.

Préalablement à la procédure d'information et de consultation, les membres de l’instance concernée sont informés de la mise à disposition des documents dans la BDES.

14.4. Les règles de fonctionnement de la BDES

14.4.1 Périmètre d’accès

La BDES est accessible aux élus des CSE, aux délégués syndicaux, ainsi qu’aux représentants syndicaux.

Un accès dynamique en consultation de la BDES est attribué à chaque utilisateur/trice identifié(e) dans le présent accord, et en fonction de son périmètre d'autorisation.

La BDES est accessible en permanence à l’ensemble des élus et délégués syndicaux.

Le service communication d’ETAI est à la disposition des utilisateur/utilisatrice(s) pour répondre à leurs demandes et solutionner les incidents signalés dans les meilleurs délais.

14.4.2 Modalités d’accès, sécurité et confidentialité

Au vu de l’importance stratégique et de la confidentialité des informations intégrées dans la BDES, un processus d’accès a été mis en place garantissant le niveau de sécurité défini par ETAI.

Le processus d’accès se définit de la manière suivante :

• chaque représentant du personnel utilisateur/trice avec un mandat en cours se voit attribuer un identifiant personnel, lui permettant ainsi d’être reconnu par le système informatique à chaque connexion ;

• à chaque connexion, le représentant du personnel utilisateur/trice s’engage à avoir pris connaissance du respect des normes de sécurité et de confidentialité avant l’ouverture de sa session ;

• au terme du mandat, pour quelque cause que ce soit, l’accès du représentant du personnel sera supprimé ;

• en cas de départ, pour quelque motif que ce soit, les accès du représentant du personnel utilisateur/trice seront supprimés le jour de sa sortie des effectifs d’ETAI.

Ces accès doivent être saisis à chaque connexion et ne peuvent faire l’objet d’une mémorisation dans le système informatique.

Les codes d'accès sont remis en mains propres contre décharge aux représentants du personnel utilisateur/trice, qui s’engagent à ne pas les divulguer et à modifier régulièrement leur mot de passe afin de garantir la sécurité des accès.

Les représentants d’ETAI qui administrent cette plateforme n’auront pas accès au mot de passe des utilisateurs/trices. Ils seront néanmoins en capacité de réinitialiser ceux-ci s’ils sont oubliés.

ETAI s’engage à ne pas procéder à une traçabilité qualitative et/ou quantitative des connexions des utilisateurs/trices.

Le représentant du personnel utilisateur/trice peut demander à suspendre ou supprimer ses droits d’accès.

En cas de violation des règles de sécurité et de confidentialité, ETAI se réserve le droit d’engager des actions à l’encontre des utilisateurs/trices contrevenants.

Afin de sécuriser au mieux la BDES et pour tenir compte des avancées technologiques, ETAI se réserve la possibilité d’améliorer et/ou de modifier les conditions d’accès définies ci-dessus.

Ces modifications ne doivent pas empêcher les utilisateurs/trices de consulter les données de la BDES.

14.4.3 Obligation des utilisateurs/utilisatrices

Dans le cadre de la BDES, l’association est amenée à communiquer des éléments de sa stratégie et des informations, en particulier comptables et financières, qui doivent demeurer en tout état de cause confidentielles.

Cette obligation de confidentialité concerne l’ensemble des utilisateurs/trices, des représentants du personnel titulaires ou suppléants, mais aussi des experts pouvant intervenir. Cette obligation de confidentialité s'applique également aux services informatiques externes ou internes d’ETAI, qui assurent la maintenance et la gestion du réseau et qui pourraient de par leurs missions avoir accès à des données strictement confidentielles.

Les utilisateurs/trices s’engagent à conserver confidentiels leurs codes d’accès. Ils ne sont en aucun cas communicables et transmissibles à une tierce personne, élue ou non.

PARTIE 4 – LES DISPOSITIONS FINALES

Article 15 – Le durée de l’accord et date d’effet

Le présent accord est conclu à durée indéterminée et prend effet à compter de sa signature.

Article 16 – La commission de suivi de l'accord

Il est institué une commission de suivi du présent accord. Elle est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale représentative au sein d’ETAI. La commission de suivi se réunira une fois tous les deux ans, afin de dresser un bilan de la mise en œuvre de l'accord.

Ce bilan sera remis au CSE et à la Direction.

Article 17 – La dénonciation de l'accord

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires dans les conditions fixées par l'article L. 2261-9 du Code du travail et moyennant le respect d'un délai de préavis de 3 mois.

Article 18 – La révision de l’accord

A la demande d'une ou plusieurs des organisations syndicales signataires, il peut être convenu d'ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article 19 – La notification, la publicité et le dépôt de l’accord

La direction d’ETAI procède aux formalités de dépôt conformément aux articles L. 2231-6, D. 2231-2 et D.2231-4 du Code du travail.

Une copie du présent accord et du récépissé de dépôt sont communiqués aux organisations syndicales.

Il est également procédé à la publicité du présent accord conformément aux articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail.

Le présent accord fera l’objet des mesures de publicité suivantes :

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de prud'hommes de CRETEIL,

• l’accord sera déposé sur la plateforme de télé-procédure de la Direccte.

En outre, le présent accord est soumis à la procédure d'agrément dans le cadre des dispositions de l'article L 314-6 du Code de l'action sociale et des familles.

Fait à Villejuif, le 10 juillet 2019 en 4 exemplaires.

Pour l’ETAI Pour le Syndicat CGT

Directrice Générale Délégué syndical

Pour le Syndicat CFDT

Déléguée syndicale

ANNEXE

BON DE DÉLÉGATION

NOM : ………………………………………..

PRÉNOM : …………………………………..

SERVICE : ……………………………………………….

MANDAT : …………………………………………..

DATE DE L’ABSENCE : ……………………………………………………….

HEURE DE DÉPART : ……………………….

HEURE DE RETOUR ENVISAGEE : …………………… (ou à remplir au retour par le représentant du personnel)

DURÉE PRESUMÉE DE L’ABSENCE : ………………………………..

CRÉDIT D’HEURES RESTANT : ……………………………….

MUTUALISATION DES HEURES DE DELEGATION (éventuellement) :

ELU CONCERNE : ………………

HEURES : ………………

SIGNATURE DU REPRESENTANT DU PERSONNEL : …………………………

DATE : …………………………