Protocole d’accord pré-électoral

POUR LES ÉLECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION - 2022

XXXXXXXXXXXX

Sommaire

Sommaire 2

Définition des parties 2

Préambule 4

ARTICLE 1 : EFFECTIF, COLLEGES, SIEGES : NOMBRE ET REPARTITION 5

Article 1.1 : Nombre de sièges 5

Article 1.2 : Répartition du personnel dans les collèges 5

Article 1.3 : Répartition des sièges entre les différents collèges 5

ARTICLE 2 : VOTE ÉLECTRONIQUE 5

ARTICLE 3 : ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES 5

Article 3.1 : Date et horaires des votes par internet 5

Article 3.2 : Affichage des listes électorales 6

Article 3.3 : Information des salariés 7

Article 3.4 : Listes de candidats 7

Article 3.5 : Professions de foi 8

Article 3.6 : Bureau de vote et Commission de surveillance 8

ARTICLE 4 : MODALITÉS PRATIQUES DU VOTE ÉLECTRONIQUE 9

Article 4.1 Le matériel de vote 9

Article 4.2 : Les modalités du vote 9

Article 4.3 : Le scellement et la formation 10

Article 4.4 : L’assistance aux utilisateurs 10

Article 4.5 : Descellement – Procès-verbaux- Résultats 11

ARTICLE 5 : CONTENTIEUX DES ELECTIONS 12

ARTICLE 6 : DUREE DES MANDATS 12

ARTICLE 7 : DUREE ET PUBLICITE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL 12

Annexe 1 : Accord relatif AU RECOURS AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE 13

Définition des parties

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration (ci-après dénommé le CA), au sein de l’Organisme, ci-après dénommée « l’élection ».

ENTRE :

L’organisme xxxxxxx, rattachée à la Convention collective nationale du personnel des organismes de sécurité sociale (IDCC n° 0218) et représentée par xxxxxxx, Directrice par intérim, dûment mandatée pour conclure les présentes,

ci-après désigné « xxxxxxx »,

d’une part,

ET :

L’organisation syndicale définie ci-dessous :

Organisation Syndicale « XXXXX » représentée par xxxxxxxxxxxx

ci-après désignée l’ « Organisation syndicale »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Préambule

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral, du Code du travail et du Code de la Sécurité sociale, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Économique et Social.

Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 19 octobre 2021 dénommé « Accord relatif au recours au vote par voie électronique » pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration 2022, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société xxxxxxxx

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection de la Délégation Unique du Personnel, ou des délégués du personnel et des représentants au Comité d’Entreprise et modifiant le Code du Travail,

• Aux articles R2314-8 alinéa 2 modifié par décret du 5 Décembre 2016 et R2324-4 alinéa 2 relatifs aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles qui imposent de suivre un cahier des charges respectant des prescriptions légales minimales,

• A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après :

ARTICLE 1 : EFFECTIF, COLLEGES, SIEGES : NOMBRE ET REPARTITION

Article 1.1 : Nombre de sièges

Le code de la Sécurité Sociale a prévu la présence, à titre consultatif, de trois représentants du personnel au sein des conseils d’administration des organismes du régime général, élus dans des conditions précisées par les articles D231-5 à D231-23 du code de la Sécurité sociale.

Article 1.2 : Répartition du personnel dans les collèges

Conformément à l’accord signé entre l’organisme et l’organisation représentative (la XXXX) le 19 octobre 2021, 2 collèges électoraux comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes, sont retenus pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration.

• 1^er collège « Employés » : Tous les salariés sans cotisation Apec 

• 2^ème collège « Cadres » : Tous les salariés avec cotisation Apec

Article 1.3 : Répartition des sièges entre les différents collèges

Les sièges à pourvoir sont répartis entre les différents collèges de la manière suivante :

• 1^er collège : « Employés » : 2 élus

• 2^ème collège : « Cadres » : 1 élu

ARTICLE 2 : VOTE ÉLECTRONIQUE

En application de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration conclu entre xxxxxxxxxxxxxxxxx et la xxxxx (accord annexé au présent protocole), le vote sera exclusivement électronique.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Le vote par procuration est impossible.

ARTICLE 3 : ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 3.1 : Date et horaires des votes par internet

Le premier tour des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration aura lieu le 5 janvier 2022.

Les dates du vote visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

Les plages horaires de vote par internet pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration sont, pour l’ensemble des électeurs de l’organisme, les suivantes :

Du vendredi 17 décembre 2021 à 14 heures au mercredi 5 janvier 2022 à 14 heures.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Les électeurs pourront voter de leur poste de travail sur site ou à distance dans le cadre du télétravail sur leur temps de travail, ou à partir de tout autre appareil personnel en dehors de leur temps de travail. Par ailleurs, des postes en libre-service dans des salles réservées à cet effet seront mis à disposition dans les locaux du siège de l’organisme et permettront à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins. Les postes en libre-service seront accessibles durant les horaires de bureau, soit de 7H30 à 18H30.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

Article 3.2 : Affichage des listes électorales

Le Code de la Sécurité sociale prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour les représentants du personnel au Conseil d’Administration. Articles D231-7, D231-8 et suivants de la Sécurité sociale.

Critères de capacité des électeurs

Sont électeurs les salariés des deux sexes remplissant les conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin :

-avoir 16 ans accomplis ;

-avoir au moins trois mois d’ancienneté dans l’institution au 1^er jour du scrutin ;

-être en contrat à durée indéterminée, en contrat à durée déterminée, en contrat de professionnalisation, en contrat unique d’insertion (Parcours Emploi Compétences) ;

-jouir de ses droits civiques.

Les salariés dont le contrat de travail est suspendu restent électeurs. (Exemples : absence pour maladie professionnelle ou non, accident de travail, congé de maternité, congé parental d’éducation, congé de formation...).

Les salariés détenant une délégation particulière d’autorité établie par écrit permettant de les assimiler à l’employeur sont exclus de l’électorat.

Critères d’éligibilité

Sont éligibles les salariés des deux sexes remplissant les conditions suivantes :

-être électeur et figurer sur les listes électorales ;

-avoir 18 ans accomplis ;

-travailler dans l’institution depuis six mois au moins sans interruption ;

-ne pas être conjoint, ascendant, descendant, frère, sœur de l’employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Les salariés détenant une délégation particulière d’autorité établie par écrit permettant de les assimiler à l’employeur ne sont pas éligibles.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le 15 novembre 2021.

Cette liste comportera les indications suivantes : le nom, le prénom, l’âge, la date d’ancienneté dans l’institution, le collège d’appartenance, et l’éligibilité des électeurs.

L’ancienneté dans l’institution sera calculée à la date du scrutin.

La date limite de réclamation des listes électorales est le 18 novembre 2021.

Article 3.3 : Information des salariés

La direction procédera à l’affichage d’un appel à candidatures le 15 novembre 2021 qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures fixées au 2 décembre 2021 à 10 heures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le 3 décembre 2021. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour) ainsi que les jours et horaires d’accès aux postes en libre-service.

Les résultats seront affichés le 5 janvier 2022.

Le 3 janvier 2022 matin, un mail de relance émis par le système sera automatiquement adressé aux salariés non-votants sur leur messagerie professionnelle.

Une information rappelant le déroulement des élections sera adressée par courrier aux agents en longue absence durant la période d’ouverture des scrutins.

Article 3.4 : Listes de candidats

Les candidats aux fonctions de représentants du personnel sont présentés exclusivement par les organisations syndicales déclarées représentatives des salariés au niveau de l’organisme à l’issue des élections de la délégation du personnel au CSE d’avril 2021.

Le personnel est informé par voie d’affichage sur les panneaux dédiés aux élections situés au rez-de-chaussée des ailes A et C et au 1er étage de l’aile B et sous xxx.

Ces moyens d’information constituent un appel aux candidatures.

Sous peine de ne pas être retenues, ces candidatures seront déposées sous forme de listes dans les conditions suivantes :

- formalisme : pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à l’adresse mail suivante : xxxxxxxxx, copie à xxxxxxxxxxxxx , avant le 2 décembre 2021 à 10 heures. Un accusé de réception sera envoyé par mail.

- contenu et présentation des listes :

  . mention des noms et sigle de l’organisation syndicale ;

. mention du collège électoral ;

. mention des noms, prénoms des candidats dans l’ordre de présentation;

. une liste par collège.

La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d'une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste.

A cette déclaration collective sont jointes les déclarations individuelles de chacun des candidats de la liste. Chaque déclaration individuelle est signée par le candidat.

Chaque liste comprend, au maximum, un nombre de candidats égal au triple du nombre de postes de représentant du personnel à pourvoir dans le collège concerné, soit 6 au maximum pour le collège « employés » et 3 pour le collège « cadres ».

Les fonctions de suppléant des représentants du personnel sont exercées par les candidats venant sur la liste immédiatement après le dernier candidat élu de cette liste.

Article 3.5 : Professions de foi

Au premier tour, l’organisation syndicale pourra remettre à la Direction son support de propagande électorale pour qu'il soit mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ce support est fixée au 2 décembre 2021 à 10 heures.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 4 pages au maximum.

Article 3.6 : Bureau de vote et Commission de surveillance

La commission de surveillance est composée d’un représentant de l’organisation syndicale signataire du présent protocole, des membres du bureau de vote et d’un représentant de la Direction.

Le bureau de vote est constitué d'un président et de trois assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle. Ils seront nommés avant le 29 novembre 2021. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et aux plus jeunes, sauf s’ils se présentent comme candidats.

Le temps consacré à la tenue du bureau de vote par les président et assesseurs et par les membres de la commission de surveillance est considéré comme du temps de travail effectif.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au Siège Social de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Les membres du bureau de vote détiendront les clés de chiffrement des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de quatre, indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Toute modification substantielle des dates programmées pour le déroulement des élections fera l’objet d’un avenant au présent protocole, négocié avec les organisations syndicales signataires dudit protocole.

Toutefois, un dysfonctionnement informatique au siège de l’organisme empêchant la connexion au site de vote d’une durée maximale d’une journée ne pourra avoir pour effet le report de la période d’ouverture des scrutins.

La commission de surveillance participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner deux représentants de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative.

ARTICLE 4 : MODALITÉS PRATIQUES DU VOTE ÉLECTRONIQUE

Article 4.1 Le matériel de vote

Chaque électeur recevra à son domicile, avant l’ouverture du site de vote, 2 courriers distincts. Le 1^er contiendra l’adresse URL permettant d’accéder au site de vote ainsi que son identifiant, le 2^nd, son mot de passe. Ces données de connexion sont strictement personnelles et confidentielles.

L’envoi de ces courriers aura lieu le 15 décembre en affranchissement PRIORITAIRE.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Article 4.2 : Les modalités du vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse du site de vote communiquée, soit httpsxxxxxxxxxxxxxxxx

Le déroulement est le suivant :

• Après avoir saisi l’URL dans la barre d’adresse de son navigateur internet, l'électeur devra saisir son code d’accès et son mot de passe imprimés sur ses courriers ainsi qu’un code secret non imprimé sur ses courriers.

• Ce code secret non imprimé sera la date de naissance.

• Une fois connecté, l'électeur se verra présenter le seul bulletin de vote correspondant à son collège (un seul vote pour les titulaires et pour les suppléants). Il pourra alors procéder à son choix :

• choisir une liste complète

• raturer des candidats,

• voter blanc

Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier. A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

En cas de perte, l’électeur pourra au choix contacter la ligne d’assistance du prestataire ou se déclarer directement en ligne. L'électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant : 

• ses Nom et Prénom

• sa date de naissance

• matricule agent (consultable notamment sur le bulletin de salaire ou dans GRH)

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l'électeur.

Article 4.3 : Le scellement et la formation

Une formation par le prestataire de vote électronique prévue le vendredi 17 décembre 2021 à 10h est assurée :

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement ;

• pour la Déléguée Syndicale, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote ;

• pour les représentants des organisations syndicales présentant une liste souhaitant avoir un rôle d’observateur du scrutin ;

• pour deux représentants de la Direction.

Le scellement des urnes électroniques qui aura lieu à l’issue de la formation a pour effet de :

• figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection) ;

• remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;

• créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 4.4 : L’assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin telle que définie à l’article 1 du présent protocole d’accord, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse Email :  XXXXXXX ou par téléphone (numéro communiqué lors de l’envoi des codes d’accès).

Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser au service ressources humaines.

Article 4.5 : Descellement – Procès-verbaux- Résultats

L’ensemble des opérations suivantes : descellement, impression et signature des procès-verbaux, proclamation des résultats auront lieu le 5 janvier 2022 à 14 heures.

A la clôture du scrutin à l'heure fixée par le présent protocole, le président du bureau annoncera la clôture du scrutin. Le site de vote électronique ne sera plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l'employeur ou son représentant.

Le processus de dépouillement est le suivant :

- clôture du site internet de vote ;

- déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote : descellement,

- dépouillement ;

- calcul automatique des résultats et attribution des sièges ;

- téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux ;

- impression et signature des procès-verbaux pré-remplis ;

- proclamation des résultats.

L'élection a lieu au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage. Lorsque le nom d'un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 p. 100 des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat ; dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de présentation.

A l’issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote qui ont réalisé les opérations de scellement des urnes électroniques procèdent au descellement en saisissant leurs clés définies lors du scellement.

Le processus de descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour accéder aux résultats et aux listes d’émargement. Les membres du bureau contrôlent et signent les PV de résultats. Les résultats sont proclamés par le président oralement.

Les résultats de chaque scrutin seront consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau et établi en plusieurs exemplaires :

• un exemplaire pour la Direction ;

• un exemplaire pour chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats à l’adresse de leur fédération ;

• un exemplaire pour l’organisation syndicale signataire du protocole d’accord préélectoral (à l’issue de la proclamation des résultats ou dans les 3 jours suivants par mail en version électronique);

• un exemplaire destiné à l’affichage ;

• un exemplaire pour le chef de l’antenne régionale de la Mission Nationale de Contrôle (MNC).

ARTICLE 5 : CONTENTIEUX DES ELECTIONS

Les contentieux sur l’électorat, l’éligibilité des candidats et la régularité des opérations électorales doivent être soulevées dans un délai de 5 jours à compter de la proclamation des résultats devant le tribunal d’instance du siège de l’organisme dans les formes prévues à l’article D231-21 du Code de la Sécurité sociale.

ARTICLE 6 : DUREE DES MANDATS

L’article D231-22 du code de la Sécurité sociale prévoit que les représentants du personnel sont élus pour la durée du mandat du conseil d’administration où ils siègent soit 4 ans.

ARTICLE 7 : DUREE ET PUBLICITE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Le présent protocole est conclu pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration du 5 janvier 2022.

Il est convenu qu’un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail du siège social de l’Organisme, conformément à l’article L. 2314-12 du nouveau Code du travail, ainsi qu’à la MNC et à l’organisation syndicale signataire du présent protocole.

Un exemplaire sera affiché sur les panneaux d’affichage et sur le portail d’entreprise (Cafcom).

Fait à Ploufragan, le 10/11/2021

En 4 exemplaires

Pour XXXXXXXXX La directrice par intérim, xxxxxxxx
Pour l’organisation syndicale XXXXX La déléguée syndicale, xxxxxxxx

Annexe 1 : Accord relatif AU RECOURS AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

Accord d’Entreprise relatif au recours au vote par voie électronique pour les élections 2022 des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la xxxxxxx

Entre les soussignés :

xxxxx

représentée par xxx, directrice par intérim,

d’une part,

Et

-L’organisation syndicale xxxx,

représentée par xxx, déléguée syndicale,

d’autre part,

il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

PREAMBULE .......................................................................................................... 3

ARTICLE 1 - PRINCIPES GÉNÉRAUX DU VOTE ÉLECTRONIQUE................................ ………………………………………............... 3

ARTICLE 2 – MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE………........................................................................................... 4

SECTION 2.I –Vote exclusivement par internet …………………………………….……………................................................ 4

SECTION 2.2 – Recours à un prestataire extérieur……............................................................................................................. 4

SECTION 2.3 – Respect de la loi Informatique et Libertés......................................................................................................................4

ARTICLE 3 – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS DE VOTE ÉLECTRONIQUE……………………………………………………………………….... 5

SECTION 3.1 – Listes électorales ……………………………………..………................................................ 5

SECTION 3.2 – Liste des candidats………........................................................................................................ 5

SECTION 3.3 – Bulletins de vote .................................................................................................................................. 6

SECTION 3.4 – Plan de communication.......................................................................................................... 6

SECTION 3.5 – Durée du scrutin et lieux........................................................................................................................... 6

ARTICLE 4 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE .................................................................................................................................. 7

SECTION 4.1 – Modalités d’accès au serveur de vote........................................................................................................................... 7

SECTION 4.2 – Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin....................................................................................................................... 8

SECTION 4.3 – Dépouillement des bulletins de vote – Procès-verbaux - Résultats................................................................................................................... 9

ARTICLE 5 – ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DE L’ACCORD ................................................................................................................................. 10

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation de l’élection des représentant du personnel au Conseil d’Administration de XXXXXXXXXXXXXXXX, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet, conformément aux dispositions des articles R2314-6 à R2314-18 du Code du Travail.

Le recours au vote électronique permet :

- pour les électeurs, de faciliter la participation à ces élections en supprimant les difficultés liées à l’éloignement géographique de certains personnels ;

- pour l’organisme, d’assurer la fiabilité et la sécurité des opérations de vote et de dépouillement, de réduire le temps consacré à ce dernier et de favoriser la participation à ces élections.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de La loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (loi n°2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), du décret d’application du 25 avril 2007 (N°2007-602) et conformément aux articles R2314-8 alinéa 2 modifié par décret du 5 Décembre 2016 et R2324-4 alinéa 2 relatifs aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles qui imposent de suivre un cahier des charges respectant des prescriptions légales minimales.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du dispositif à un prestataire externe spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, retenu dans le cadre d’un marché national (accord cadre n°18/AC/22).

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges qui sera annexé au protocole d’accord pré-électoral.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

Article 1 – Principes généraux du vote électronique

Le système retenu par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le système retenu sera mis en place dans le respect du principe de sécurité prévu par les dispositions des articles R.2314-9 et R2324-5 du code du travail et conformément aux prescriptions de la délibération CNIL N°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique via internet.

Article 2 – Mise en place du vote électronique

Article 2.1 – Vote exclusivement par internet

Les parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet.

Article 2.2 – Recours à un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place du dispositif à un prestataire spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur nommé xxxxx, retenu par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dans le respect du marché national (accord cadre n°18/AC/22) et sur la base des dispositions du présent accord et d’un cahier des charges respectant les dispositions règlementaires (article R.2314-6).

Article 2.3 – Respect de la loi Informatique et Libertés et du RGPD

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’organisme. La transmission de ce fichier de données personnelles sera sécurisée via chiffrement du fichier. L’inscription au registre local de xxxxx sera effectuée pour tout traitement créé dans le cadre du vote électronique.

Par ailleurs, les signataires rappellent que le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit être conforme au RGPD. Le prestataire devra adresser à xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx au plus tard un mois avant l’ouverture du vote la preuve de l’accomplissement de ces formalités déclaratives. Cette dernière sera transmise par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx aux organisations syndicales représentatives afin de satisfaire aux obligations d’information, prévues par les articles R2314-11 et R2314-18 du Code du travail.

Article 3 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Article 3.1 – Listes électorales

En application de l’article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007, les listes électorales sont établies par la caisse d’Allocations familiales des Côtes d’Armor qui en assure la transmission au prestataire retenu à la date fixée par le protocole d’accord pré-électoral.

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx transmettra au prestataire les fichiers « listes électorales » et « fichiers électeurs » comprenant les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d’ancienneté, âge, collège d’appartenance, et en sus pour le fichier « électeurs », la donnée adresse postale. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé.

De son côté, le prestataire assure dès réception des listes leur sécurité et confidentialité.

Article 3.2 – Listes des candidats

Les listes de candidats seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord pré-électoral ainsi que les logos et les professions de foi. L’ensemble de ces documents sera adressé par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx au prestataire au plus tard à la date fixée par le protocole d’accord pré-électoral, pour intégration dans le système de vote électronique.

Les professions de foi devront être fournies dans le respect des caractéristiques imposées par le prestataire dans le cahier des charges.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Article 3.3 – Bulletins de vote

Les signataires conviennent que le prestataire veillera dans l’élaboration du matériel de vote à assurer l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection. A ce titre, il devra, notamment, se conformer aux exigences contenues à cet effet dans le cahier des charges.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des sigles indiqués sur les logos fournis par les organisations syndicales.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité entre les listes de candidats, le prestataire s’engagera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes, et permettent leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard.

Article 3.4 – Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et règles du vote en ligne

• Information sur la date d’envoi des identifiants/codes de vote par le prestataire

• Messages ciblés sur le portail d’entreprise, relayés par messagerie

Pendant le scrutin :

Les électeurs pourront appeler le service Ressources Humaines de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article 3.5 – Durée du scrutin et lieux

Les signataires conviennent que le scrutin se déroulera, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, sur plusieurs jours (article R2314-14 du code du travail) et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet ou portail d’entreprise, de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période du scrutin correspondant aux heures ouvrées de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, des micro-ordinateurs en libre-service avec une connexion sécurisée au site du prestataire, seront mis à la disposition des électeurs, selon des modalités qui seront précisées dans le protocole d’accord pré-électoral. En tout état de cause, les micro-ordinateurs devront être installés en nombre suffisant et dans des lieux préservant la confidentialité du vote pour chaque électeur, en particulier pour les salariés travaillant sur plateau ou dans des bureaux communs.

Une information en local sera effectuée sur cet emplacement.

Les salariés seront informés par le portail d’entreprise de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles n’entraîne aucune réduction de salaire.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

Article 4.1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Les signataires conviennent que, conformément au cahier des charges, chaque électeur recevra avant le scrutin et conformément au calendrier fixé par le protocole pré-électoral, à son domicile, par courrier simple, une note explicative récapitulant les opérations à effectuer, accompagné d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel généré de façon aléatoire par le prestataire, conformément à l’article R2314-12 du Code du travail.

Cet identifiant de vote et le code confidentiel seront également valables en cas de second tour. A cette fin, les courriers d’envoi devront expressément l’indiquer à l’électeur et attirer son attention sur la nécessité de conserver son identifiant et code confidentiel jusqu’à la proclamation définitive des résultats.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et de sa date de naissance.

Le vote se déroule en quatre étapes :

- authentification de l’électeur ;

- choix du vote ;

- confirmation du vote par la saisie du code confidentiel ;

- affichage d’un accusé de réception.

Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

La saisie de l’identifiant, du code confidentiel et de la date de naissance de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin (article R 2314-16).

Conformément à l’article R2314-15 du code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique du prestataire :

-Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

-Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4.2 – Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 et R2314-7 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Conformément à l’article R2314-8 du code du travail, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec un fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les organisations syndicales et les représentants de l’employeur peuvent consulter sur un site sécurisé, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire le taux de participation mis à jour.

Les signataires conviennent, par ailleurs, que le système du prestataire devra permettre :

• de conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours (article R2314-17 du code du travail) et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde,

• de procéder, à nouveau et en tant que de besoin, au décompte des votes.

A l’expiration du délai de recours ou à l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, il est demandé au prestataire de procéder à la destruction des fichiers supports, en présence des délégués représentant les listes de candidats, qui en feront la demande.

Article 4.3 – Dépouillement des bulletins de vote – Procès-verbaux - Résultats

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permettra d’obtenir les résultats de manière quasi-instantanée.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième assesseur suppléant sera désigné pour pallier l’absence d’un des deux assesseurs le jour du scellement ou le jour du dépouillement.

Le président du bureau de vote devra compléter le procès-verbal en portant la mention manuscrite « élu » au regard de chacun des candidats élus et il signera ensuite le procès-verbal ainsi que tous les autres membres du bureau de vote.

Par ailleurs tous les membres du bureau de vote devront signer la liste d’émargement éditée par le système de vote.

En cas d’égalité des voix, le siège reviendra au candidat le plus âgé. Si cette éventualité se produit, il conviendra de traiter ce cas localement, de manière manuelle.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement (Article R2314-10 du code du travail).

Article 5 – Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée liée aux élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dans le cadre du renouvellement du Conseil d’Administration prévu en 2022.

Il pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L2222-5 et L 2226-1 à 14 du code du travail.

Le présent accord sera notifié à l’organisation syndicale représentative.

Le présent accord sera transmis dès sa signature à la Direction de la Sécurité Sociale par voie électronique, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du code de la sécurité sociale.

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, à savoir le dépôt d’une version signée des parties et une version anonymisée sur support électronique auprès de la Direccte et un exemplaire auprès du greffe du conseil de Prud’hommes.

Fait à Ploufragan, le 19 octobre 2021

En 2 exemplaires originaux

Pour xxxxxxx La directrice par intérim, xxxxxxxxxxxxx
Pour l’organisation syndicale xxxxxxxxxxxxx La déléguée syndicale, xxxxxxxxxxxxxx